Die "Must Read"-Funktion im offenen Intranet - Wie kommuniziert man effektiv Neuigkeiten am Arbeitsplatz?
Haben Sie jemals eine wichtige Ankündigung an das gesamte Unternehmen gesendet, nur um festzustellen, dass die meisten Menschen sie nicht gelesen haben? Oder haben Sie wichtige Informationen über Sicherheits- oder regulatorische Änderungen verteilt und von Mitarbeitern gehört: "Ich habe diese Nachricht nicht gesehen"? Die Funktion "Muss gelesen werden" in Open Intranet löst dieses Problem ein für alle Mal. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie dieses Werkzeug funktioniert und wie man es benutzt. Ich lade Sie ein, den Blogbeitrag zu lesen oder eine Folge der Serie „Nowoczesny Drupal“ zu sehen.
In diesem Artikel:
- Der Kopfschmerz von HR und internen Kommunikationsabteilungen
- Was ist die "Muss gelesen werden"-Funktion und wie funktioniert sie?
- Die "Muss gelesen werden"-Funktion in Open Intranet - Praktische Demo
- Geschäftsvorteile der "Muss gelesen werden"-Funktion
- Technische Umsetzung in Drupal – Schritt für Schritt
- Die "Muss gelesen werden"-Funktion für Nachrichten am Arbeitsplatz - Zusammenfassung
Der Kopfschmerz von HR und internen Kommunikationsabteilungen
In den meisten Unternehmen ist die effektive Information der Mitarbeiter die größte Herausforderung für die interne Kommunikation und Personalabteilungen. Selbst die wichtigsten Nachrichten können in der Flut von täglichen Neuigkeiten untergehen. Oft wissen die Mitarbeiter nicht, welche Nachrichten sofortige Aufmerksamkeit erfordern und welche warten können.
Darüber hinaus gibt es keine Möglichkeit zu verfolgen, wer wichtige Neuigkeiten am Arbeitsplatz gelesen hat. Dies ist besonders problematisch in einer Krise, wenn alle schnell über Änderungen der Sicherheitsregeln, neue Verfahren oder Managemententscheidungen informiert werden müssen.
Das Ergebnis sind Ineffizienz und Frustration auf beiden Seiten - bei den Mitarbeitern und den Personalabteilungen - und manchmal sogar ernsthafte geschäftliche Folgen. Glücklicherweise ist die Option "Muss gelesen werden" in Open Intranet eine effektive Lösung für dieses interne Kommunikationsproblem.
Was ist die "Muss gelesen werden"-Funktion und wie funktioniert sie?
"Muss gelesen werden" ist eine Funktion in Open Intranet, mit der Sie die wichtigsten Neuigkeiten am Arbeitsplatz als Pflichtlektüre markieren können. Sie funktioniert sehr einfach, aber effektiv:
- Editor: Der Editor markiert beim Veröffentlichen einer Nachricht das Feld "Muss gelesen werden", um die Nachricht als wichtig und unbedingt lesenswert zu kennzeichnen.
- Mitarbeiter: Der Benutzer klickt auf die Schaltfläche "Als gelesen markieren", die sich unter der Nachricht befindet, um zu bestätigen, dass er den Inhalt gelesen hat.
- System: Das System verfolgt, wer die Nachricht gelesen hat und wer nicht, speichert Bestätigungen und erstellt Berichte, die für den Editor verfügbar sind.
Es ist wichtig, dass der Editor Zugang zu einer vollständigen Liste der Personen hat, die die Nachrichten gelesen und nicht gelesen haben. Er kann auch eine automatische E-Mail-Erinnerung an Mitarbeiter senden, die nicht bestätigt haben, dass sie die Nachricht gelesen haben.
Dieses einfache Werkzeug verhindert, dass wichtige Informationen in der Flut des täglichen Inhalts untergehen. Es ermöglicht auch sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter sie lesen.
Hauptvorteil - sofort einsatzbereit
Die "Muss gelesen werden"-Funktion ist bereits im Open Intranet-System implementiert. Es ist nicht notwendig, irgendwo zu klicken, zusätzliche Module zu installieren oder Programmierer um die Umsetzung zu bitten. Sie können sofort mit der fertigen Intranet-Software beginnen.
Die Funktion "Muss gelesen werden" im Open Intranet - praktische Demonstration
In der Praxis ist die Verwendung der Funktion "Muss gelesen werden" sehr intuitiv.
"Muss gelesen werden" aus der Sicht des Redakteurs und des Benutzers
Wenn ein Redakteur einen neuen Arbeitsplatznachrichtenartikel erstellt, steht ihm eine zusätzliche Option "Muss gelesen werden" zur Verfügung. Das ist eigentlich das Einzige, was sie bei der Erstellung oder Bearbeitung eines Artikels tun müssen - das Kontrollkästchen auswählen.
Für reguläre Benutzer ist der Prozess genauso einfach. Nach dem Einloggen in das System und dem Aufrufen des als "Muss gelesen werden" markierten Nachrichtenartikels sieht der Benutzer eine Schaltfläche "Als gelesen markieren".
Diese Schaltfläche erscheint nur für Arbeitsplatznachrichtenartikel, die vom Redakteur als lesebestätigungspflichtig markiert wurden. Nach dem Klicken auf die Schaltfläche zeichnet das System auf, dass die Person den Inhalt gelesen hat.
Dashboard mit Berichten - bessere Kontrolle für Redakteure
Im Open Intranet haben Redakteure Zugriff auf ein spezielles Dashboard mit einem zusätzlichen Tab "Muss gelesen werden Bericht":
Start > Administration > Dashboard > Muss gelesen werden Bericht
Alle Inhalte mit dem ausgewählten Kontrollkästchen "Muss gelesen werden" werden dort angezeigt. Das Panel zeigt, wie viele Benutzer "Als gelesen markieren" für jede Nachricht angeklickt haben.
Zusätzlich bietet ein Klick auf "Details" eine detaillierte Ansicht, die genau zeigt, wer die Nachricht markiert hat und wann. Dieser Bericht enthält auch eine vollständige Liste der Benutzer, die noch nicht bestätigt haben, dass sie die Unternehmensnachrichten gelesen haben.
Email-Erinnerungen - effektive Durchsetzung von Arbeitsplatznachrichten
Das System bietet auch eine nützliche Funktion zum Versenden von Massen-Erinnerungen. Am unteren Rand des Panels befindet sich eine Schaltfläche "Erinnerungs-E-Mail senden", mit der Sie eine E-Mail an alle Benutzer senden können, die die Nachricht noch nicht gelesen haben.
Sie können alle oder einige der Benutzer auswählen, einen E-Mail-Betreff und Erinnerungstext mit einem Link zum Artikel schreiben und Benachrichtigungen mit einem einzigen Klick senden.
Sie können den gesamten Prozess des Versendens von Erinnerungen bei Bedarf wiederholen. Nach einigen Tagen kann die für die Kommunikation verantwortliche Person überprüfen, wer die Informationen noch nicht gelesen hat, und erneut Erinnerungen senden. Wenn mehrere E-Mails nicht funktionieren, können Sie individuelle Nachrichten senden oder sogar bestimmte Personen anrufen. Dies gewährleistet eine effektive Kommunikation.
Geschäftliche Vorteile der Funktion "Muss gelesen werden"
Die Implementierung der Funktion "Muss gelesen werden" bringt Ihrem Unternehmen messbare Vorteile. Die Personalabteilung und die Abteilung für interne Kommunikation können sicher sein, dass alle wichtigen Informationen alle Mitarbeiter erreicht haben, und sie wissen auch genau, wer die Nachricht noch nicht gelesen hat. Dies eliminiert das Risiko von Übersehenem und ermöglicht eine effektive Durchsetzung der Schlüsselinhaltlieferung.
Zusätzlich ermöglicht das System die Überwachung der Geschwindigkeit, mit der Nachrichten sich in der gesamten Organisation verbreiten. Der Redakteur kann täglich - oder sogar alle paar Stunden - überprüfen, wie viele Mitarbeiter die Nachricht bereits gelesen haben und wie viele noch nicht. Dies liefert der Organisation praktische Daten, die dazu beitragen, die Kommunikation innerhalb des Unternehmens zu verbessern, ihre Wirksamkeit zu analysieren und Schlussfolgerungen für die Zukunft zu ziehen.
Technische Umsetzung in Drupal – Schritt für Schritt
Für diejenigen, die sich für die technische Seite interessieren oder das System an ihre Bedürfnisse anpassen möchten, ist es sinnvoll, genau zu erklären, wie diese Funktion funktioniert. Zwei Module, die Teil des Drupal-Kerns sind – Feld und Ansichten – wurden verwendet, um sie zu erstellen, und das Flaggenmodul wurde ebenfalls installiert. Zusätzlich wurde ein kleiner Code-Snippet in die Vorlage eingefügt, in der Funktion preprocess node. Im Folgenden beschreibe ich die nachfolgenden Stadien dieser Konfiguration.
Feld – Hinzufügen eines Felds mit einer Checkbox
In Struktur → Inhaltstypen → Felder verwalten, wurde ein zusätzliches boolesches (Checkbox) Feld hinzugefügt – "Muss gelesen werden".
Damit kann der Redakteur eine bestimmte Nachricht als Pflichtlektüre markieren. Bei den Formulareinstellungen (Formulardarstellung verwalten) wurde das Feld am Ende der Seite platziert, aber es kann jederzeit an eine bequemere Stelle verschoben werden.
Flag – Konfiguration der Lesezeichen
Der nächste Schritt war die Verwendung des Flaggenmoduls. Im System wurde eine Flagge namens "Gelesen" erstellt (Struktur → Flags).
In Drupal kann es auch Flags für andere Funktionen geben, aber in diesem Fall sind wir an dieser interessiert. Die Konfiguration ist sehr einfach - nur Labels und Nachrichten hinzufügen, die nach dem Klick angezeigt werden, und zusätzliche Optionen festlegen.
Es ist erwähnenswert, dass der "Als gelesen markieren" Button, der unter der Nachricht erscheint, als AJAX-Element konfiguriert wurde. Dadurch wird die Seite beim Klicken nicht vollständig neu geladen, und die Information wird dynamisch und ohne Unterbrechung für den Benutzer gespeichert.
Ansichten – Berichterstattung und detaillierte Ansichten
Das Ansichten-Modul (Struktur → Ansichten) wurde verwendet, um Berichte zu bearbeiten. Es wurden mehrere verschiedene Ansichten erstellt:
- eine Ansicht mit einer Liste von Newsbeiträgen, die als "Muss gelesen werden" markiert sind,
- eine detaillierte Ansicht (Details), die zeigt, wer die Nachricht als gelesen markiert hat oder nicht.
Die Konfiguration von Ansichten basiert auf der Verwendung von Beziehungen und kontextuellen Filtern, die es ermöglichen, Daten nach bestimmten Newsbeiträgen zu filtern. Dies ermöglicht es dem Redakteur, detaillierte Informationen über eine einzelne Nachricht zu überprüfen.
Ansichten Senden – Versenden von Erinnerungsmails
Das Modul Ansichten Senden wurde verwendet, um das Versenden von Erinnerungen zu ermöglichen. Es fügt ein spezielles Global E-Mail senden Feld zur Ansicht hinzu. Dies ermöglicht dem Redakteur, eine E-Mail an alle oder ausgewählte Mitarbeiter direkt aus dem Bericht zu senden.
Dieses Modul bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten: Sie können verschiedene Ansichten konfigurieren, um Nachrichten an in Drupal verfügbare E-Mail-Adressen zu senden.
Zusätzlicher Code in der Vorlage
Die Konfiguration wird durch einen kleinen Code-Schnipsel ergänzt, der in der Vorlage, in der Funktion preprocess node, hinzugefügt wurde. Er ist verantwortlich für die Logik, den Button "Als gelesen markieren" nur für Newsbeiträge mit der ausgewählten Checkbox "Muss gelesen werden" anzuzeigen.
Konfigurationszusammenfassung
In der Praxis lässt sich die oben genannte Konfiguration auf drei Elemente reduzieren:
- Die Ansicht der Nachrichtenliste "Muss gelesen werden" zeigt alle Inhalte, die als obligatorisch markiert sind.
- Eine zusätzliche detaillierte Ansicht filtert Benutzer und zeigt an, wer gelesen hat und wer nicht.
- Das Modul Ansichten Senden ermöglicht das Versenden von E-Mail-Erinnerungen an Personen, die den Button noch nicht geklickt haben.
Die Funktion "Muss gelesen werden" für Arbeitsplatznachrichten - Zusammenfassung
Die Funktion "Muss gelesen werden" in Open Intranet ist ein einfaches, aber äußerst effektives Tool, das die interne Kommunikation innerhalb des Unternehmens erheblich verbessert. Dank ihr können Personalabteilungen immer sicher sein, dass ihre Nachrichten alle Mitarbeiter erreicht haben, und bei Bedarf können sie E-Mail-Erinnerungen an diejenigen senden, die die Nachricht noch nicht gelesen haben. Dies vermeidet das Risiko, dass Schlüsselankündigungen übersehen werden und stellt sicher, dass die wichtigsten Informationen nicht im Flut des täglichen Contents verloren gehen.
Diese Funktion ist sofort nach der Installation verfügbar und erfordert keine zusätzliche Konfiguration. Sie kann sofort nach der Implementierung des Systems genutzt werden. Open Intranet ist eine völlig kostenlose Lösung, die in jeder Organisation eingesetzt werden kann. Wenn Sie sehen möchten, wie es die Kommunikation in Ihrem Unternehmen verbessern kann, schauen Sie sich unser Open Source Intranet an.
