HR-Intranet. Wie kann das richtige System die Personalabteilung unterstützen?

Die Personalabteilung ist für die Rekrutierung, Mitarbeiterentwicklung und Urlaubsverwaltung verantwortlich. Gleichzeitig verbringen HR-Profis den Großteil ihrer Zeit mit sich wiederholenden administrativen Aufgaben. Ein modernes Intranet-System kann Routineprozesse automatisieren und den Mitarbeitern die Werkzeuge an die Hand geben, um ihre eigenen Angelegenheiten zu verwalten. Wie genau unterstützt die Intranet-Software die Arbeit der HR-Teams?

In diesem Artikel:

• 1. Prozessautomatisierung durch elektronische Formulare
• 2. Mitarbeiterprofil und Self-Service
• 3. Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
• 4. Interne Rekrutierung
• 5. Wissensbasis für HR
• 6. Onboarding neuer Mitarbeiter
• 7. Mitarbeiterentwicklung und -ausbildung
• Zusammenfassung - Vorteile eines Unternehmensintranets für HR

1. Prozessautomatisierung durch elektronische Formulare

Die Personalabteilung erhält jeden Tag dutzende Anfragen: Urlaubsanträge, Geschäftsreisen, Schulungen, Problemmeldungen und Zufriedenheitsumfragen. Die traditionelle Verwaltung dieser Prozesse mit Papierformularen oder chaotischen E-Mails ist ein echter Albtraum – Dokumente gehen verloren, es ist unklar, in welcher Phase sich eine Anfrage befindet, und Mitarbeiter bombardieren das HR-Personal mit Fragen zum Status ihrer Fälle. Elektronische Formulare auf dem Unternehmensintranet-Portal sind eine Revolution in der HR-Prozessverwaltung. Das System lenkt automatisch jede Anfrage an die richtige Person, verfolgt den Fortschritt in Echtzeit und informiert alle Beteiligten über Statusänderungen. Anstelle von manuellem Dokumententransfer zwischen den Abteilungen findet der gesamte Prozess automatisch nach vordefinierten Regeln statt.

Wesentliche Vorteile von elektronischen Formularen:

• Beseitigung von Kommunikationschaos. Es gibt keine Situationen mehr, in denen ein Urlaubsantrag in einem E-Mail-Posteingang eines Vorgesetzten "verloren" geht. Jedes Formular hat eine eindeutige Nummer und einen Umlaufweg, der wie eine Kuriersendung verfolgt werden kann.
• Automatisierung des Genehmigungs-Workflows. Das System weiß, dass ein Urlaubsantrag zuerst zum unmittelbaren Vorgesetzten gehen muss, dann zum Abteilungsleiter und schließlich zur Personalabteilung. Alles passiert automatisch, ohne dass Dokumente manuell übertragen werden müssen.
• Transparenz der Prozesse. Mitarbeiter können jederzeit den Status ihrer Anfrage überprüfen. Wird sie gerade vom Vorgesetzten genehmigt? Oder wurde sie bereits genehmigt und wartet nur darauf, ins HR-Intranet-Portal eingetragen zu werden?
• Datenzentralisierung. Alle Formulare werden an eine einzige Datenbank gesendet, was die Erstellung von Berichten, die Analyse von Trends und die Ressourcenplanung erleichtert. HR-Manager können leicht überprüfen, wie viele Personen planen, im Juli Urlaub zu nehmen oder welche die beliebtesten Schulungsthemen sind.
• Fehlerreduzierung. Elektronische Formulare können eingebaute Validierungen haben - sie überprüfen, ob alle Felder ausgefüllt sind, ob die Daten logisch sind und ob der Mitarbeiter genügend Urlaubszeit hat. Dies beseitigt die meisten Fehler bereits im Antragsstadium.

Beispiel aus Open Intranet

Open Intranet, ein kostenloses Open-Source-Intranet-System, enthält vier vorgefertigte Formulare, die speziell für die Bedürfnisse von Organisationen konzipiert wurden.

• Hilfeanfragen - ein Formular für Hilfeanfragen mit Problemeinstufung.
• Mitarbeiterumfrage - eine Mitarbeiterzufriedenheitsumfrage (eNPS) mit einer Hauptfrage auf einer Skala von 0-10 und zusätzlichen Fragen je nach Antwort.
• Schulungsanfrage - ein Formular zur Meldung von Schulungsbedarf mit Feldern wie Kategorie, Datum und Begründung.
• Nachrichten einreichen - ein Formular zur Einreichung von Firmennachrichten-Vorschlägen mit Kategorisierung und Dringlichkeitsgrad.

Erstellen zusätzlicher Formulare

Das System verwendet das Drupal Webform-Modul, mit dem Sie zusätzliche Formulare ohne Programmierkenntnisse erstellen können. Im Abschnitt Struktur > Webforms können Sie verschiedene Feldtypen hinzufügen: Textfelder, Dropdown-Listen, Kontrollkästchen, Anhänge und diese an die speziellen Bedürfnisse Ihrer Organisation anpassen.

Alle Formulare sind mit dem Intranet-Portal integriert, so dass Mitarbeiter sie am gleichen Ort ausfüllen, wo sie jeden Tag Nachrichten und Dokumente überprüfen. Diese Integration erhöht die Antwortrate erheblich im Vergleich zu externen Umfragetools oder per E-Mail gesendeten Links. Das System sammelt automatisch alle Daten an einem Ort, so dass ein Sprung zwischen verschiedenen Plattformen für HR-Manager entfällt.

2. Mitarbeiterprofil und Self-Service

Die Personalabteilung in Unternehmen, die Hunderte oder Tausende von Mitarbeitern beschäftigen, erhält ständig Anfragen wie "Ich brauche Kontaktdaten von jemandem aus der Marketingabteilung in Warschau" oder "Wer ist verantwortlich für Datenanalyse?". Mitarbeiter können sich nicht die Namen und Rollen aller in der Organisation erinnern, daher wenden sie sich an HR, um Hilfe bei der Suche nach den richtigen Kontakten zu bekommen.

Ein Mitarbeiterverzeichnis in einem modernen Intranet-System ist eine Lösung, die die HR-Abteilung von routinemäßigen Kontaktanfragen entlastet und es den Mitarbeitern erleichtert, eigenständig die richtigen Personen in der Organisation zu finden. Das System ermöglicht die Suche nach verschiedenen Kriterien und bietet einfachen Zugang zu aktuellen Kontaktdaten.

Vorteile eines Mitarbeiterverzeichnisses:

• Reduzierung von Anfragen an HR. Anstatt die HR anzurufen, um zu fragen "wer ist für Marketing in der Krakauer Niederlassung zuständig?", können Mitarbeiter selbst im Verzeichnis nach den richtigen Personen suchen.
• Reduzierter Arbeitsaufwand für Datenaktualisierung. Je nach Systemkonfiguration können Mitarbeiter ihre Kontaktdaten selbst aktualisieren, was die manuelle Bearbeitung durch die HR-Abteilung überflüssig macht.
• Unterstützung für HR-Prozesse. Das Verzeichnis erleichtert die interne Rekrutierung, die Planung von Schulungen und die Identifizierung von Experten in bestimmten Bereichen für bereichsübergreifende Projekte.
• Besseres Management der Organisationsstruktur. HR hat ein klares Bild von der Unternehmensstruktur und den Beziehungen zwischen Vorgesetzten und Untergebenen und kann organisatorische Veränderungen leichter managen.

Datenmanagement des Profils

Der Ansatz zur Profilbearbeitung kann je nach den Bedürfnissen der Organisation variieren.

Vollständiger Self-Service für Mitarbeiter

Mitarbeiter können ihre Kontaktdaten, Fotos und Kompetenzbeschreibungen selbst aktualisieren. Diese Lösung entlastet die Personalabteilung maximal von routinemäßigen Aufgaben zur Datenaktualisierung.

Kontrolliertes Berechtigungsmanagement

Der Administrator kann genau festlegen, welche Felder jeder Mitarbeiter bearbeiten kann und welche in der Verantwortung der HR bleiben. In einigen Organisationen werden Profile von externen Systemen (z.B. Active Directory) heruntergeladen und die Nutzer können nur ausgewählte Elemente bearbeiten - zum Beispiel ein Foto oder eine Kompetenzbeschreibung - können aber ihre Position, Abteilung oder Bürozuweisung nicht ändern. Dies gewährleistet die Konsistenz der Organisationsdaten und die Kontrolle der HR über Schlüsselinformationen.

Beispiel aus Open Intranet

In Open Intranet erhält jeder Mitarbeiter ein editierbares Profil mit der Möglichkeit, Schlüsselinformationen zu aktualisieren. Das System ermöglicht es Ihnen:

• Kontaktdaten zu bearbeiten – Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Wohnadresse,
• ein Profilfoto hinzufügen – erleichtert die Identifizierung, insbesondere in großen Organisationen,
• eine Stellenbeschreibung und Kompetenzen hinzufügen - Mitarbeiter können ihre Fähigkeiten und Interessenbereiche präsentieren,
• Angaben über Erfahrungen hinzufügen - nützlich für interne Rekrutierung und bereichsübergreifende Projekte,
• zusätzliche Informationen hinzufügen, die auf die Besonderheiten des Unternehmens abgestimmt sind. Je nach Bedarf der Organisation können Felder wie Zertifikate und Lizenzen, eine Liste von Kunden, mit denen die Person gearbeitet hat, eine Liste von Technologien oder Geräten (z.B. in einem Bauunternehmen), mit denen der Mitarbeiter vertraut ist, und standardisierte Arbeitszeiten (wenn das Unternehmen mehrere Schichten oder flexible Arbeitszeiten hat) hinzugefügt werden.

Flexible Berechtigungen

Der Administrator des Unternehmensintranets kann genau festlegen, welche Felder von den Mitarbeitern bearbeitet werden können und welche nur vom HR-Personal geändert werden können. Sie können auch verschiedene Sichtbarkeitsstufen festlegen - einige Informationen können dem gesamten Unternehmen zur Verfügung stehen, während andere Informationen nur für Vorgesetzte sichtbar sein können.

Organisationsstruktur

Das System ordnet automatisch bestehende Mitarbeiter den Abteilungen und Teams zu und zeigt die Beziehungen zwischen Vorgesetzten und Untergebenen auf. Dies erleichtert es jedem, die richtige Kontaktperson in der Organisation zu finden, was besonders für neue Mitarbeiter nützlich ist.

3. Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung

Die Urlaubsverwaltung ist einer der zeitaufwändigsten Prozesse in der Personalabteilung. Papieranträge, die physisch bei einem Vorgesetzten einzureichen sind, E-Mails, in denen um Genehmigung gebeten wird, manuelle Überprüfung der verfügbaren Urlaubstage und Führen von Kalendern in Excel - all dies erzeugt Chaos und Fehler. Mitarbeiter wissen nicht, ob ihre Anfrage die richtige Person erreicht hat, Vorgesetzte verlieren Dokumente und HR-Manager verbringen Stunden mit der Verfolgung des Status von einzelnen Anfragen.

Ein elektronisches Urlaubsverwaltungssystem in der HR-Intranet-Software automatisiert den gesamten Prozess von der Einreichung bis zur Aktualisierung des Abwesenheitskalenders. Der Mitarbeiter füllt ein Online-Formular aus, das System leitet es automatisch an den entsprechenden Vorgesetzten weiter, und sobald es genehmigt wurde, aktualisiert es den für die gesamte Organisation verfügbaren Abwesenheitskalender.

Wesentliche Vorteile der elektronischen Urlaubsverwaltung:

• Automatischer Genehmigungsworkflow. Das System weiß, dass ein Urlaubsantrag zuerst zum unmittelbaren Vorgesetzten, dann zum Abteilungsleiter und schließlich zu den HR-Managern gehen muss. Jede Person in der Genehmigungskette erhält eine automatische E-Mail-Benachrichtigung mit der Möglichkeit, die Anfrage direkt aus der Nachricht anzunehmen oder abzulehnen.
• Transparenz des Prozesses. Mitarbeiter können jederzeit den Status ihrer Anfrage überprüfen, ob sie zur Genehmigung durch den Vorgesetzten aussteht, ob sie genehmigt wurde oder ob zusätzliche Informationen erforderlich sind.
• Automatische Verfügbarkeitsprüfung. Die HR-Intranet-Software kann überprüfen, ob der Mitarbeiter genug Urlaubstage hat, ob seine Anforderung mit den Urlauben von Schlüsselteammitgliedern kollidiert oder ob sie während einer Betriebsferienzeit liegt. Falsche Anfragen werden automatisch abgelehnt mit einer Erklärung des Grundes.

Unterschiedliche Arten von Abwesenheiten

Das System kann nicht nur Urlaubsanträge bearbeiten, sondern auch Krankheitstage, Freistellungen, Geschäftsreisen und Sonderurlaub - jeweils mit eigenen Genehmigungsregeln.

Vertretungen

Bei der Antragstellung kann ein Mitarbeiter eine Vertretung angeben und dieser Schlüsselinformationen über seine aktuellen Aufgaben geben.

Benachrichtigungen für das Team

Das System kann das Team automatisch über geplante Abwesenheiten informieren, damit sie ihre Arbeit entsprechend planen können.

Berichte und Statistiken

Das HR-Team erhält fertige Berichte über den Urlaubsverbrauch, durchschnittliche Zeiten für die Antragsgenehmigung und die beliebtesten Urlaubsperioden, was die Planung und Entscheidungsfindung erleichtert.

4. Interne Rekrutierung

Externe Rekrutierung ist ein kostspieliger und zeitaufwändiger Prozess – Anzeigen auf Jobportalen, Sichtung von Lebensläufen und Interviews mit Kandidaten, die oft nicht mit der Unternehmenskultur vertraut sind. Dabei arbeiten in dem Unternehmen möglicherweise bereits Personen mit den benötigten Kompetenzen, die ihre Karriere in eine neue Richtung entwickeln möchten. Das Problem dabei ist, dass viele Mitarbeiter oft nicht über verfügbare Aufstiegsmöglichkeiten informiert sind und HR kein vollständiges Bild von den Talenten innerhalb der Organisation hat.

Die interne Rekrutierung über das HR-Intranet-Portal ist eine Möglichkeit, das Potenzial der aktuellen Mitarbeiter zu nutzen und Karrierewege innerhalb der Organisation zu fördern. Das System ermöglicht es, Stellenausschreibungen zu veröffentlichen, die nur für das aktuelle Team verfügbar sind, Bewerbungen zu sammeln und den gesamten Rekrutierungsprozess innerhalb des Unternehmens durchzuführen.

Vorteile der internen Rekrutierung:

• Geringere Rekrutierungskosten. Keine Kosten für Stellenanzeigen auf Jobportalen, weniger Zeitaufwand für die Sichtung von Lebensläufen externer Kandidaten, schnellere Entscheidungsfindung dank Vertrautheit mit den Kandidaten.
• Bessere kulturelle Passung. Aktuelle Mitarbeiter kennen bereits die Unternehmenswerte, Arbeitsweise und Erwartungen, so dass das Risiko einer kulturellen Fehlanpassung viel geringer ist als bei externen Kandidaten.
• Motivation und Bindung. Die Möglichkeit der internen Promotion erhöht die Mitarbeiterbindung und reduziert die Fluktuation. Die Menschen sehen Aussichten auf Wachstum innerhalb des Unternehmens und bleiben wahrscheinlich länger.
• Schnelleres Onboarding. Ein Mitarbeiter, der das Unternehmen, die Verfahren und das Team bereits kennt

5. Wissensbasis für HR

Jeden Tag beantwortet die Personalabteilung die gleichen Fragen: "Wo finde ich die Arbeitsregelungen?", "Wie reiche ich einen Erstattungsantrag ein?", "Wann sind Zahlungstage?", "Welche Urlaubsrechte habe ich?". Mitarbeiter bombardieren das HR-Team mit E-Mails und Telefonanrufen auf der Suche nach Informationen, die leicht zugänglich sein sollten. Währenddessen sind HR-Richtlinien, Vorschriften, Verfahren und Formulare über verschiedene Netzwerkordner, alte E-Mails oder physische Dateien verstreut.

Eine zentrale HR-Wissensbasis auf der Intranet-Seite ist eine Lösung, die Informationschaos beseitigt und die Personalabteilung von wiederholten Anfragen entlastet. Alle wichtigen Dokumente, Verfahren und Antworten auf häufig gestellte Fragen befinden sich an einem Ort und sind rund um die Uhr für alle Mitarbeiter zugänglich.

Vorteile einer zentralen HR-Wissensbasis:

• Beseitigung von wiederholten Fragen. Statt die gleichen Fragen dutzende Male zu beantworten, kann das HR eine vollständige Antwort einmal erstellen und in der Wissensbasis zur Verfügung stellen. Die Mitarbeiter finden die Informationen, die sie benötigen, selbst, ohne die Personalabteilung kontaktieren zu müssen.
• Immer aktuelle Informationen. Wenn Arbeitsregelungen oder Urlaubsverfahren geändert werden, müssen Sie nur ein Dokument in der HR-Intranet-Software aktualisieren. Alle Mitarbeiter haben automatisch Zugang zur neuesten Version, ohne das Risiko, veraltete Informationen zu verwenden.
• Einfache Suche. Statt durch Ordner und E-Mails zu suchen, können Mitarbeiter ein Schlüsselwort eingeben und sofort das Dokument oder Verfahren finden, das sie benötigen. Das System kann verwandte Inhalte und die am häufigsten gesuchten Informationen vorschlagen.
• Zugriffskontrolle. Einige HR-Informationen sind vertraulich oder nur für bestimmte Mitarbeitergruppen relevant. Das Intranet-System ermöglicht es Ihnen, genau zu verwalten, wer Zugang zu welchen Dokumenten hat – von allgemein zugänglichen Vorschriften bis hin zu vertraulichen HR-Verfahren.
• Änderungshistorie und Versionierung. Das System speichert automatisch die Historie aller Änderungen an Dokumenten, was besonders wichtig für HR-Richtlinien ist, die den Arbeitsgesetzen entsprechen müssen.

Dokumenten- und Verfahrensabschnitt

Arbeitsregelungen, Urlaubsverfahren, Dienstreiseordnungen, Sicherheitsrichtlinien - alles nach Kategorie organisiert und leicht zu finden.

Formulare und Anträge

Eine zentrale Stelle für alle HR-Formulare - von Urlaubsanträgen bis hin zu Schulungsanmeldungen. Mitarbeiter wissen, wo sie suchen müssen, und können sicher sein, dass sie die neuesten Versionen verwenden.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Antworten auf häufig gestellte Mitarbeiterfragen, nach Thema sortiert. Statt HR-Manager anzurufen, können Mitarbeiter die FAQ für Antworten überprüfen.

Nachrichten und HR-Ankündigungen

Ein spezieller Bereich für HR-Ankündigungen - Änderungen bei den Mitarbeiterleistungen, neue Verfahren, Antragsfristen und Schulungsinformationen.

Anleitungen und Instruktionen

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die wichtigsten HR-Prozesse - wie man einen Urlaubsantrag einreicht, wie man eine Geschäftsreise meldet und wie man Vorteile nutzt.

Beispiel von Open Intranet

Open Intranet bietet eine Wissensbasis, die es Ihnen ermöglicht:

• Dokumente nach Kategorie und Tags zu klassifizieren. HR-Dokumente können nach Abteilung (Rekrutierung, Gehaltsabrechnung, Vorteile) und Tags (dringend, neue Verfahren, Formulare) organisiert werden. Dies erleichtert es den Mitarbeitern, die benötigten Informationen schnell zu finden.
• Zugriff auf spezifische Dateien zu kontrollieren. Der Administrator kann genau festlegen, wer Zugang zu welchen Dokumenten hat. Allgemeine Regelungen können für alle zugänglich sein, während vertrauliche HR-Verfahren nur für ausgewählte Personen zugänglich sein können.
• Dokumentversionierung und Änderungshistorie. Das System speichert automatisch alle Versionen von Dokumenten, was für HR-Richtlinien entscheidend ist, die gesetzlichen Vorschriften entsprechen müssen. Sie können leicht überprüfen, wann und von wem eine Änderung vorgenommen wurde.
• Vorgeschlagene verwandte Inhalte - Wenn ein Mitarbeiter über das Urlaubsverfahren liest, kann das System automatisch verwandte Dokumente wie ein Urlaubsantragsformular oder Arbeitszeitregelungen vorschlagen.

6. Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Die ersten Tage eines neuen Mitarbeiters in einem Unternehmen sind ein entscheidender Moment, der sein langfristiges Engagement und seinen Erfolg in der Organisation bestimmen kann. Ein gut organisierter Einarbeitungsprozess beeinflusst, ob ein neuer Mitarbeiter schnell Teil des Teams wird und seine volle Produktivität erreicht. Leider ist in vielen Unternehmen die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ein chaotischer Prozess – sie durch das Büro führen, sie Dutzenden von Personen vorstellen, deren Namen unmöglich zu merken sind, und sie durch einen Stapel von Dokumenten führen, auf die sie nie wieder Zugang haben werden.

Systematische Einarbeitung auf der firmeninternen Intranet-Seite ist eine Möglichkeit, einen positiven ersten Eindruck zu schaffen und einen neuen Mitarbeiter effektiv in die Unternehmenskultur einzuführen. Das HR-Intranet-System ermöglicht es Ihnen, den gesamten Einarbeitungsprozess an einem Ort zu organisieren, der rund um die Uhr zugänglich ist, wo der neue Mitarbeiter das Unternehmen in seinem eigenen Tempo kennenlernen und die notwendigen Formalitäten erledigen kann.

Vorteile einer organisierten Einarbeitung:

• Ein strukturierter Einarbeitungsprozess. Anstatt eines chaotischen ersten Tages erhalten neue Mitarbeiter einen klaren Aktionsplan mit spezifischen Aufgaben, die bis zu bestimmten Fristen erledigt werden müssen. Sie wissen, was von ihnen erwartet wird und können ihren Fortschritt verfolgen.
• Informationen sind rund um die Uhr verfügbar. Schulungsmaterialien, Regeln und Verfahren sind jederzeit verfügbar. Neue Mitarbeiter können sich wiederholt auf sie beziehen, ohne ihre Kollegen bitten zu müssen, grundlegende Probleme zu erläutern.
• Verminderung von Stress und Unsicherheit. Klare Anweisungen und ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden (der als Mitarbeiterhandbuch fungiert) beseitigen die Unsicherheit, die typisch für die ersten Tage in einem neuen Job ist. Mitarbeiter wissen, was sie tun sollen und wo sie Hilfe suchen können.
• Einsparung von Teamzeit. Statt dasselbe immer wieder verschiedenen neuen Mitarbeitern zu erklären, kann sich das Team auf die inhaltliche Unterstützung und Integration konzentrieren.
• Prozesskonsistenz. Jeder neue Mitarbeiter durchläuft den gleichen, bewährten Einarbeitungsprozess, so dass niemand wichtige Informationen verpasst.

Begrüßungsseite für neue Mitarbeiter

Ein spezieller Abschnitt mit einer herzlichen Begrüßung, grundlegenden Informationen über das Unternehmen und einer Anleitung für die ersten Tage. Hier finden neue Mitarbeiter alles, was sie zum Start brauchen.

Interaktive Checkliste

Eine detaillierte Liste von Aufgaben, die in den ersten Tagen, Wochen und Monaten der Beschäftigung zu erledigen sind. Jede Aufgabe kann als erledigt markiert werden, was ein Gefühl von Fortschritt und Kontrolle über den Prozess vermittelt.

Schulungs- und Einführungsmaterialien

Videos, Präsentationen, Dokumente und Anleitungen sind in einem digitalen Arbeitsplatz verfügbar. Neue Mitarbeiter können jederzeit darauf zurückgreifen und in ihrem eigenen Tempo lernen.

Darstellung von Team und Organisationsstruktur

Mitarbeiterverzeichnisse mit ihren Rollen, Kompetenzen und Fotos erleichtern das Merken von Namen und Funktionen im Unternehmen. Das ist besonders nützlich in großen Organisationen.

Formulare und Formalitäten

Alle notwendigen Dokumente zum Ausfüllen an einem Ort – von Verträgen bis zu Einwilligungen zur Datenverarbeitung. Die firmeninterne Intranet-Seite kann Sie an Fristen erinnern und verfolgen, welche Formalitäten bereits erledigt wurden.

Feedback-Umfrage

Nach der Probezeit können Sie die Mitarbeiter um Feedback zum Einarbeitungsprozess bitten, was eine kontinuierliche Verbesserung des Einarbeitungssystems ermöglicht.

Beispiel von Open Intranet

Open Intranet bietet alle Tools, die Sie für einen umfassenden Einarbeitungsprozess benötigen. Neue Mitarbeiter können auf einen speziellen Abschnitt mit einem Schritt-für-Schritt-Leitfaden zugreifen, wo sie Schulungsmaterialien, Einführungsvideos und eine interaktive Checkliste von Aufgaben finden, die sie erledigen müssen. Das System ermöglicht automatische Benachrichtigungen über neue Personen im Unternehmen, was die Teamintegration erleichtert. Das Mitarbeiterverzeichnis mit Rollen und Kompetenzen hilft neuen Mitarbeitern, schnell die Struktur der Organisation zu verstehen und die richtigen Ansprechpartner zu finden.

Dank der Funktion für interne Formulare ermöglicht Open Intranet auch die Erfassung von Mitarbeiterfeedback zum Einarbeitungsprozess, so dass Sie das Einarbeitungssystem kontinuierlich verbessern und an die tatsächlichen Bedürfnisse der Organisation anpassen können. Eine effektive Einarbeitung ist eine Investition, die sich durch höhere Mitarbeiterbindung, schnelleres Erreichen der vollen Produktivität und besseres Mitarbeiterengagement vielfach auszahlt.

7. Mitarbeiterentwicklung und -ausbildung

Die Planung von Mitarbeiterschulungen auf herkömmliche Art und Weise ist oft ein Schuss ins Blaue. Die Personalabteilung organisiert Schulungen auf der Grundlage von allgemeinen Annahmen oder Vorschlägen vom Management, ohne ein vollständiges Bild der tatsächlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter zu haben. Das Ergebnis? Geringe Beteiligung, schlechtes Engagement und ein verschwendetes Schulungsbudget für Kurse, die nicht den tatsächlichen Bedürfnissen des Teams entsprechen.

Ein System für die Mitarbeiterentwicklung im HR-Intranetportal ermöglicht es Ihnen, spezifische Schulungsbedürfnisse direkt von den betroffenen Personen zu sammeln und Ihr Entwicklungsbudget auf der Grundlage der tatsächlichen Nachfrage zu planen. Anstatt zu raten, erhalten HR-Manager genaue Daten darüber, welche Fähigkeiten die Mitarbeiter entwickeln möchten und in welchen Bereichen sie den größten Bedarf sehen.

Vorteile eines systematischen Mitarbeiterentwicklungsmanagements:

• Budgetplanung basierend auf tatsächlichen Bedürfnissen. Anstatt Gelder für Schulungen nach dem Zufallsprinzip zu verteilen, kann die Personalabteilung Mitarbeiteranfragen analysieren und die beliebtesten Entwicklungsbereiche identifizieren. Dies ermöglicht es Ihnen, bessere Preise für Gruppenschulungen auszuhandeln und Investitionen in Kurse zu vermeiden, für die sich niemand anmelden wird.
• Erhöhtes Engagement in der Ausbildung. Wenn Mitarbeiter selbst ihre Schulungsbedürfnisse melden, sind sie viel motivierter zur Teilnahme. Dies ist kein Kurs von oben herab, sondern eine Reaktion auf ihre eigenen Entwicklungsbedürfnisse.
• Erkennen von Entwicklungstrends. Die Firmen-Intranet-Lösung ermöglicht eine Analyse, welche Kompetenzen in einzelnen Abteilungen am häufigsten gemeldet werden. HR-Manager können wachsende Bedürfnisse in neuen Technologien oder Arbeitsmethoden frühzeitig erkennen.
• Gerechter Zugang zur Entwicklung. Ein transparentes System zur Meldung von Bedürfnissen verhindert Situationen, in denen nur ausgewählte Personen von Schulungsmöglichkeiten erfahren. Jeder Mitarbeiter hat gleichen Zugang zu Informationen über Entwicklungsmöglichkeiten.

Formulare zur Meldung von Schulungsbedürfnissen

Mitarbeiter können spezifische Bereiche melden, in denen sie sich weiterentwickeln möchten, zusammen mit einer Begründung des Bedarfs und ihrem bevorzugten Termin. Das HR-Intranet-System kann Anfragen nach Abteilung, Art der Schulung oder Dringlichkeit kategorisieren.

Datenbank für verfügbare Schulungen

Eine zentrale Stelle mit Informationen über verfügbare Kurse, interne Schulungen und externe Entwicklungsmöglichkeiten. Mitarbeiter können das Angebot durchsehen und sich für eine Schulung, die sie interessiert, anmelden.

Register für abgeschlossene Schulungen

Die HR-Intranet-Software speichert den Verlauf aller von jedem Mitarbeiter absolvierten Schulungen, was die Karriereplanung und die Identifizierung von Experten in spezifischen Bereichen erleichtert.

Zertifikats- und Lizenzmanagement

Automatische Erinnerungen an bevorstehende Ablauftermine für Zertifikate oder Lizenzen, was besonders wichtig in Branchen ist, die eine regelmäßige Erneuerung der Qualifikationen erfordern.

Beurteilung der Schulungseffektivität

Rückmeldungen nach der Schulung ermöglichen es Ihnen, die Qualität von Kursen und Anbietern zu bewerten, was Ihnen hilft, bessere Entscheidungen über zukünftige Investitionen in die Entwicklung zu treffen.

Beispiel von Open Intranet

Open Intranet ermöglicht die Installation von Kursen, einem umfassenden Learning-Management-System (LMS) für die Organisation von Schulungen und Kurslieferung. Nach der Installation des Moduls erstellt das System Inhaltsarten für Kurse und Lektionen mit Feldern für die Kursstruktur, den Lektioneninhalt und die Fortschrittserfassung.

Nach der Installation des Moduls steht ein Beispielkurs "Passwortsicherheit" zur Verfügung, um die Systemfähigkeiten zu demonstrieren. Administratoren können ihrer Organisation angepasste Schulungskurse leicht hinzufügen.

Zusammenfassung - Vorteile eines Unternehmensintranets für HR

Die modernen Intranet-Lösungen verwandeln die Arbeit der Personalabteilung von reaktiver Verwaltung in strategisches Personalmanagement. Die Automatisierung von Routineprozessen, die Zentralisierung von Informationen und die Selbstbedienung der Mitarbeiter bilden die Grundlage für diesen Wandel.

Wichtigste Vorteile:

• Einsparung von Zeit und Ressourcen. Elektronische Formulare, automatische Genehmigungsworkflows und eine Wissensdatenbank eliminieren Dutzende von Stunden pro Woche, die für die manuelle Bearbeitung von Anfragen und Beantwortung von sich wiederholenden Fragen aufgewendet werden. HR-Manager können sich auf strategische Aufgaben anstatt auf Verwaltung konzentrieren.
• Bessere datengesteuerte Entscheidungen. Das System liefert spezifische Informationen über Mitarbeiterbedürfnisse, Urlaubstrends und Zufriedenheitsniveaus im Team. Dies ermöglicht es Ihnen, Maßnahmen auf der Grundlage von Fakten und nicht auf Intuition zu planen.
• Erhöhte Mitarbeiterbeteiligung. Transparente Prozesse, einfacher Zugang zu Informationen und die Möglichkeit, Angelegenheiten selbständig zu verwalten, schaffen Vertrauen und Zufriedenheit im Team. Die Mitarbeiter fühlen sich mehr am Leben der Organisation beteiligt.
• Professionalisierung der Prozesse. Standardverfahren und digitale Dokumentation erhöhen das Professionalitätsniveau der Personalabteilung, was sich in der Glaubwürdigkeit des Unternehmens in den Augen der Mitarbeiter und Kandidaten widerspiegelt.

Praktische Umsetzung

Lösungen wie das Open Intranet zeigen, dass erweiterte HR-Funktionen keine riesigen Budgets oder lange Intranet-Implementierungen erfordern. Software auf der Grundlage von bewährten Technologien kann an die Bedürfnisse jeder Organisation angepasst werden, von kleinen Unternehmen bis hin zu Großkonzernen.

Der Schlüssel zum Erfolg ist die schrittweise Implementierung von Funktionalitäten - beginnend mit grundlegenden Prozessen wie der Urlaubsverwaltung und dann die Erweiterung des Systems auf andere Bereiche, wenn das Team mit den neuen Tools vertraut ist. Wir können Ihnen diesen Prozess detailliert erklären und Ihnen die Funktionen von Open Intranet für HR-Abteilungen während einer kostenlosen Beratung zeigen.

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Aktualisierter Artikel vom 10.09.2020