Projektspezifikation: Was ist das und was sollte sie enthalten?

Haben Sie eine Idee für eine Anwendung oder Website? Möchten Sie diese umsetzen, wissen aber nicht, wie Sie mit einem Team von Designern und Entwicklern beginnen sollen? Die Spezifikation, also kurz gesagt der Umfang des Projekts, spielt in diesem Prozess eine wichtige Rolle. Mit diesem Beitrag helfen wir Ihnen, die Bedeutung einer Spezifikation für Ihr Team zu verstehen und wie ein gut durchdachtes Dokument dieser Art hilft, die Arbeit an einem Projekt zu starten.

Was ist eine Projektspezifikation?

Wie sieht es aus, ein Projekt von Grund auf zu erstellen? Am Anfang steht normalerweise eine Idee. Es ist jedoch nur ein Überblick über den Arbeitsumfang des Projekts. Um ein Projekt Designern und Entwicklern zur Umsetzung zu übergeben, ist es notwendig zu definieren, was genau getan werden soll. Ein Dokument mit derartigem Inhalt wird als Projektspezifikation bezeichnet.

Eine Spezifikation ist meist eine Textdatei, in der alle erwarteten Elemente des Projekts aufgeführt sind: die Unterseiten oder Ansichten, Funktionalitäten, formelle Anforderungen und Umsetzungszeit. In einer guten Spezifikation sollten wir sorgfältig alles auflisten, was der Kunde erwartet, wenn er das Projekt in Auftrag gibt.

Produktspezifikation

Eine Projektspezifikation kann in Teile unterteilt werden. Der erste Teil ist die Design- (UI) und User Experience (UX) Spezifikation. Es ist der Teil der gesamten Spezifikation, der sich beispielsweise auf folgende Punkte bezieht:

• Aussehen des entworfenen Produkts,
• Anzahl und Art der Unterseiten (Ansichten),
• Informationen über die Benutzer oder Personas,
• Genauigkeit der Wireframes und Prototypen,
• Informationsarchitektur,
• visuelle Erwartungen,
• Farbpräferenzen,
• Präferenzen bezüglich der Fotos, Symbole und Illustrationen,
• Erwartungen, die sich aus der Corporate Identity des Kunden ergeben,
• individuelle responsive Versionen.

Es können auch andere Themen im Zusammenhang mit dem Aussehen der Website hier enthalten sein.

Technische Spezifikation

Der zweite Teil einer Projektspezifikation betrifft die Fragen im Zusammenhang mit dem technischen Aspekt des Projekts. Daher werden die Fragen im Zusammenhang mit der Programmierung, Implementierung und Unterstützung berücksichtigt. Einfach ausgedrückt sind dies die Dinge, die der Kunde von den Entwicklern und den in die Umsetzung des Projekts eingebundenen Personen erwartet. Diese Art von Spezifikation kann solche Informationen beinhalten wie:

• erwartete Funktionen des Systems (z.B. CMS),
• SEO-Parameter,
• Ladezeit der Seite,
• Erstellungs- und Implementierungszeitplan des Projekts,
• Bedürfnisse der responsiven Versionen,
• Fragen zur laufenden technischen Wartung der Website im entsprechenden Standard.

Anforderung vs. Spezifikation

Was ist der Unterschied? Eine Anforderung ist etwas, das getan werden muss, und eine Spezifikation ist eine genaue Beschreibung, wie man es tut, oder mit anderen Worten – ausführliche Informationen über die Anforderungen. Eine Spezifikation umfasst viele Faktoren, die eine bestimmte Anforderung erfüllen muss, um erreicht zu werden.

Beispiel

Anforderung: Die Seite sollte ein Formular zur Newsletter-Anmeldung enthalten.

Design-Spezifikation:

• Das Formular sollte in der Nähe des Menüs sichtbar sein.
• Es sollte die Felder für Vorname und E-Mail-Adresse sowie Kästchen zur Bestätigung von Marketingeinwilligungen enthalten.
• Nach der Registrierung einer E-Mail sollte eine Bestätigungsnachricht in Form eines Pop-up-Fensters erscheinen.
• Das Formular sollte auf den Farbschemata des Markenbuches des Unternehmens basieren.

Technische Spezifikation:

• Das Formular sollte mit einem Newslettersystem (z.B. Mailchimp) synchronisiert werden.
• Die Anzahl der Abonnenten sollte im Panel der Content-Management-Lösung sichtbar sein.
• Die mit dem Newsletter verbundenen E-Mails sollten nicht als Spam markiert werden.

Vorteile einer Spezifikation

Mit einer Spezifikation kann das Software-Entwicklungsteam die Idee des Kunden verstehen und den Umfang der erwarteten Arbeiten kennenlernen. Ein Projektspezifikationsdokument erleichtert die Erstellung einer genauen Bewertung und die Schätzung der benötigten Zeit zur Fertigstellung des Projekts. Mit einer vollständigen Spezifikation kann das Team sofort eine sachliche Diskussion über die Arbeiten beginnen und, in einigen Fällen, sogar mit den Vorbereitungsarbeiten beginnen.

Eine Spezifikation in der Phase der Projektbewertung ermöglicht es dem Kunden, die Kosten der einzelnen Elemente des Projekts zu erfahren, da der Auftragnehmer in der Lage ist, seine Bewertung in einzelne Teile des Arbeitsumfangs zu unterteilen. Ein solcher Ansatz erleichtert die Budget- und Projektplanung über die Zeit.

Eine Projektspezifikation ermöglicht die Planung und Verteilung von Aufgaben innerhalb des Teams. Eine wichtige Rolle einer Spezifikation ist auch, dass sie Teil des Vertrags zwischen dem Kunden und dem Unternehmen wird. Je gründlicher und präziser die Spezifikation ist, desto geringer ist das Risiko einer Unterschätzung oder Fehlinterpretation der Erwartungen des Kunden hinsichtlich des Umfangs der auszuführenden Arbeiten.

Was tun, wenn der Kunde keine Projektspezifikation bereit hat?

Die Erstellung einer Spezifikation sollte die Aufgabe der Kunden sein, da sie ihre Bedürfnisse am besten verstehen und wissen, was sie wollen. Sie kommen jedoch nicht immer mit einer vollständigen Projektspezifikation. In vielen Fällen haben die Kunden nur eine Idee oder einen Umriss. Nicht alle Kunden haben in der Vergangenheit Erfahrungen mit IT-Unternehmen gemacht, weshalb sie nicht wissen, dass es sinnvoll ist, eine solche Spezifikation zu erstellen. Oftmals sind sich die Kunden auch nicht bewusst, dass etwas, das ihnen offensichtlich erscheint, für Entwickler und Designer nicht so offensichtlich sein könnte.

Das ist kein Problem! Zusammen mit dem dedizierten Software-Entwicklungsteam helfen wir den Kunden, eine Spezifikation zu erstellen, damit das Projekt realisierbar ist. Abhängig von der Größe des Projekts sprechen wir mit dem Kunden in mehreren Besprechungen oder in längeren (mehrtägigen) Workshops und diskutieren, was in die Spezifikation aufgenommen werden soll. Unsere Erfahrung und unser Wissen ermöglichen es den Kunden, ein umfassendes Dokument mit einer Projektspezifikation zu erstellen.

Spezifikation vs. die MVP-Idee

Das Erstellen einer Spezifikation ermöglicht es Ihnen, deren wichtigste Teile auszuwählen, die in das MVP (Minimum Viable Product) aufgenommen werden können, also die Produktversion, die nur die Schlüsselfunktionalitäten enthält. Der Start eines Projekts ist nicht immer von der Umsetzung des gesamten Umfangs seiner Spezifikation abhängig. Die MVP-Version ist per Definition ein abgespeckter Inhalt des vollständigen Projekts, der den Kunden nach dem Start Wert bringt. Die Schlussfolgerungen aus einer funktionierenden MVP-Version wirken sich häufig auf die Korrekturen oder Änderungen in einer Spezifikation aus, wodurch der Umfang an die aktualisierten Erwartungen und Bedürfnisse angepasst werden kann.

Spezifikation kann sich weiterentwickeln

Die genehmigte Spezifikation ist nicht in Stein gemeißelt. Es spricht nichts dagegen, die Spezifikation im Verlauf des Projekts zu ändern. Die Umsetzung von Projekten dauert oft viele Monate, sodass sich die Erwartungen des Kunden in dieser Zeit ändern können.

Eine variable Spezifikation ist gut beim Arbeiten an Projekten im Scrum-System, wo die Arbeiten basierend auf Sprints (wöchentlich oder zweiwöchentlich) geplant werden. Scrum in Kombination mit Time & Material (eine Methode, bei der der Kunde für die tatsächlich ausgeführten Arbeiten zahlt) bringt die besten Ergebnisse. In einem solchen Ansatz ist eine anfängliche Spezifikation ein guter Ausgangspunkt und ein Wegweiser für die weiteren Arbeiten, aber der Kunde und das Team sind nicht daran gebunden und nehmen deren Veränderlichkeit an.

Projektspezifikation – das Fazit

Eine vollständige Spezifikation bringt viele Vorteile. Sie erleichtert die Arbeitsbewertung und Zeitabschätzung, wodurch der Kunde schnell die Kosten des Projekts erfahren und eine sachliche Diskussion mit den Auftragnehmern beginnen kann. Eine sorgfältig vorbereitete Projektspezifikation ist ein guter Start, um die Angebote vieler Spezialisten kennenzulernen, da die meisten von ihnen nach diesem Dokument fragen werden. Das Erstellen einer Spezifikation ermöglicht es dem Kunden, über sein Projekt nachzudenken und eine konkrete Vision zu entwickeln.