SharePoint vs. Open Intranet - Vergleich von Kosten und Funktionalitäten

Kommunikationschaos und fehlender Zugang zu Informationen sind Probleme, die die meisten modernen Organisationen betreffen. Unternehmen suchen zunehmend nach einem Intranet, das nicht nur die interne Kommunikation verbessert, sondern auch das Budget nicht mit steigenden Lizenzkosten belastet. Open Intranet bietet dieselben Schlüsselfunktionen wie SharePoint, aber ohne die Notwendigkeit, für jeden Nutzer zu bezahlen, was es zu einer attraktiven Alternative für Organisationen macht, die die Kontrolle über Kosten und Systementwicklung behalten wollen.

In diesem Artikel:

• SharePoint vs Open Intranet – eine Einführung in den Vergleich
• SharePoint vs Open Intranet. Funktionen und Fähigkeiten beider Plattformen
• SharePoint vs Open Intranet - Sicherheit und Compliance
• SharePoint vs Open Intranet - monatlicher Kostenvergleich
• Wer sollte SharePoint wählen, und wer sollte Open Intranet wählen?

SharePoint vs Open Intranet – eine Einführung in den Vergleich

SharePoint und Open Intranet sind zwei grundlegend verschiedene Ansätze zum Aufbau von Intranetsystemen, die die gleichen Geschäftsanforderungen erfüllen, aber auf unterschiedliche Weise.

SharePoint ist eine Microsoft-Plattform, die seit Jahren den Markt für Intranet-Lösungen dominiert. Es handelt sich um eine SaaS-Lösung (Software as a Service), die eine tiefe Integration mit dem gesamten Microsoft-Ökosystem bietet – von Outlook und Teams bis zur Power Platform. Der Hauptvorteil von SharePoint ist die "out of the box"-Bereitschaft und Unterstützung durch einen Technologieriesen, was sich in Stabilität und Vorhersehbarkeit der Entwicklung niederschlägt.

Open Intranet ist ein kostenloses, Open-Source-Intranetsystem auf Basis von Drupal 10, das als einsatzbereites Starterkit mit vordefinierten Modulen für die interne Kommunikation, das Wissensaustausch und die Teamarbeit geliefert wird. Die Unterschiede liegen in der vollen Kontrolle über den Quellcode, der Möglichkeit, auf der eigenen Infrastruktur zu hosten, und in der Unabhängigkeit von einem einzelnen Anbieter.

SharePoint vs Open Intranet. Funktionen und Fähigkeiten beider Plattformen

Ein Vergleich von SharePoint und Open Intranet zeigt, dass beide Plattformen ähnliche Kernfunktionen für das Intranet bieten, sich jedoch erheblich in ihrer Umsetzung und Entwicklung unterscheiden. SharePoint bietet fertige Lösungen, die mit dem Microsoft 365-Ökosystem integriert sind, während Open Intranet dank seiner Open-Source-Architektur eine größere Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten bietet.

Dokumentenmanagement und Teamzusammenarbeit

Dokumentenmanagement ist die Grundlage eines jeden Intranetsystems, und die Unterschiede zwischen SharePoint und Open Intranet zeigen sich besonders deutlich in ihrem Ansatz zur Versionskontrolle und Dateiorganisation. SharePoint bietet erweiterte Dokumentbibliotheken mit Integration in Microsoft 365, während Open Intranet ein flexibles Dateiarchiv auf Basis des Drupal CMS bietet. Beide Plattformen unterstützen die Teamzusammenarbeit, gehen jedoch unterschiedliche Wege bei der Zusammenarbeit an Inhalten und dem Workflow-Management.

Dokumentenmanagement in SharePoint

SharePoint bietet ein fortgeschrittenes Bibliothekssystem für Dokumente mit vollständiger Versionskontrolle, in dem jedes Dokument Haupt- und Nebenversionen haben kann. Das automatische Versionierungssystem nutzt künstliche Intelligenz, um die Speicherorganisation zu optimieren. Ein bedeutender Vorteil von SharePoint ist die tiefe Integration mit Microsoft Teams und Microsoft OneDrive, die eine Echtzeit-Zusammenarbeit an Office-Dokumenten direkt im Browser ermöglicht.

Quelle: SharePoint Maven

Die Metadaten werden durch den Managed Metadata Service mit einem zentralen Term Store für eine konsistente Taxonomie verwaltet. Das System unterstützt Inhaltstypen, ermöglicht verschiedene Dokumentvorlagen und Metadatenschemata und ermöglicht granulare Berechtigungen auf Bibliotheks-, Ordner- oder einzelne Dokumentenebene.

Dokumentenmanagement in Open Intranet

Open Intranet bietet ein zentrales Dokumentenarchiv, basierend auf der fortschrittlichen Drupal CMS Software. Das System bietet Versionskontrolle mit Verfolgung der Versionshistorie, Dokumentenklassifizierung nach Kategorien und Tags und Zugriffskontrolle, die bestimmte Dateien nur von autorisierten Benutzern zugänglich macht.

Die Plattform nutzt KI, um relevante Inhalte vorzuschlagen und empfiehlt den Nutzern automatisch relevante Dokumente. Mit der Volltextsuche können alle Dokumente, Artikel und Mitarbeiterprofile durchsucht werden. Darüber hinaus bietet Drupal 10 native Unterstützung für Mehrsprachigkeit und erweitertes Medienmanagement.

Interne Kommunikation und Unternehmensnachrichten

Effektive interne Kommunikation ist ein Schlüsselelement eines jeden Intranets, und die Art und Weise, wie Informationen verteilt werden, variiert erheblich zwischen den Plattformen. SharePoint verwendet SharePoint News, das eine auf bestimmte Gruppen ausgerichtete Inhalte ermöglicht und erweiterte Kollaborationsfunktionen dank der Integration mit Teams und OneDrive bietet, während Open Intranet ein flexibles Newssystem mit erweiterten Kategorisierungsoptionen anbietet. Beide Plattformen ermöglichen die Erstellung von Newsfeeds, unterscheiden sich aber in ihrem Ansatz zur Personalisierung und zum Management des Informationsflusses.

SharePoint News und Kommunikation

SharePoint News bietet gezielte Nachrichtenverteilung für spezifische Zielgruppen. Die Integration mit Microsoft Teams und Viva Connections erweitert die Reichweite der Kommunikation. Das System bietet moderne Nachrichtenvorlagen mit der Möglichkeit, Bilder, Videos und Anhänge hinzuzufügen.

Quelle: Segment News on your Intranet with the SharePoint News Webpart

SharePoint bietet eine globale Navigation, die es Benutzern ermöglicht, nahtlos zwischen verschiedenen Unternehmensseiten zu wechseln. Hub Sites fungieren als Verbindungshubs, die verwandte Teams und Projekte unter einem gemeinsamen Navigationsmenü und einer einheitlichen visuellen Identität gruppieren. Die Zusammenarbeit im Team wird weiter unterstützt durch die Synchronisation mit OneDrive, die einen nahtlosen Dateiaustausch zwischen den Teammitgliedern ermöglicht.

Nachrichtensystem in Open Intranet

Open Intranet bietet einen News-Bereich auf der Homepage, auf dem immer die neuesten Informationen, wie Ankündigungen, Änderungen von Verfahren und wichtige Unternehmensereignisse, sichtbar sind. Jeder Eintrag kann ein Foto, ein Datum, einen Titel und eine kurze Beschreibung enthalten. Mitarbeiter können Nachrichten kommentieren und liken, was eine einfache Kommunikation, mehr Interaktion und stärkere Team-Bindung fördert.

Bei der Erstellung eines neuen Eintrags können Sie diesen mit spezifischen Tags versehen, die es später erleichtern, Informationen nach Kategorie, wie z.B. Unternehmensereignisse oder Updates von Verfahren, zu suchen und zu filtern. Optional können Sie auch verwandte Dokumente hinzufügen, was zum Beispiel nützlich ist, wenn neue Formulare oder Anweisungen eingeführt werden. Wichtigere Nachrichten können oben in der Liste festgepinnt werden, um eine bessere Sichtbarkeit zu gewährleisten.

Das System bietet eine vollständige Historie aller Einträge mit intuitiver Seitennummerierung, die es den Mitarbeitern ermöglicht, problemlos in den archivierten Unternehmensnachrichten zu blättern.

Mitarbeiterverzeichnis und Organisationsstruktur

Das Mitarbeiterverzeichnis ist eines der wichtigsten Elemente eines jeden Intranets, da es die schnelle Auffindbarkeit der richtigen Personen innerhalb der Organisation ermöglicht. Beide Plattformen bieten unterschiedliche Ansätze zur Darstellung der Organisationsstruktur und zum Management von Kontaktdaten. Wesentliche Unterschiede bestehen in der Datenquelle, den Anpassungsoptionen und den Methoden zur Suche und Filterung von Mitarbeiterinformationen.

Verzeichnis auf der SharePoint-Seite

SharePoint nutzt Microsoft 365-Profile mit Microsoft Entra ID (ehemals Azure AD) Integration für Mitarbeiterverzeichnisse. Das System bietet Expertensuche mit Skill-Tagging. Profile werden automatisch mit HR-Daten und dem Identitätsmanagement-System synchronisiert. Delve und Microsoft Graph bereichern Profile mit Benutzeraktivitäten, Team-Dateien und -Projekten und schaffen so ein intelligentes Verzeichnis der organisatorischen Kompetenzen.

Quelle: Wie man den Mitarbeiterverzeichnis Webpart in SharePoint verwendet

Verzeichnis in Open Intranet

Open Intranet bietet ein Mitarbeiterverzeichnis, das nach Abteilung, Standort und Jobtitel gefiltert werden kann und aktuelle Kontaktdaten für alle Mitglieder der Organisation enthält. Das Verzeichnis kann nach verschiedenen Kriterien, wie Vorname, Nachname, Abteilung oder Bürostandort, durchsucht und gefiltert werden, wodurch die Zeit zur Suche nach dem richtigen Kontakt reduziert wird.

Das System hat keine Einschränkungen hinsichtlich der Struktur der Benutzerprofile und kann individuell an die Anforderungen der Organisation angepasst werden, einschließlich benutzerdefinierter Felder, Fotos und Kompetenzinformationen.

Ticketsystem und Workflow

Geschäftsprozesse und Workflows bilden das Rückgrat eines effektiven Intranets, indem sie routineaufgaben automatisieren und Verfahrenskonsistenz gewährleisten. Beide Plattformen bieten unterschiedliche Ansätze zur Prozesserstellung und -verwaltung, von fertigen Lösungen bis hin zu vollständig anpassbaren Systemen. Die wichtigsten Unterschiede betreffen die Flexibilität der Prozesserstellung, Systemgrenzen und Integrationsmöglichkeiten mit externen Tools.

Power Automate in SharePoint

Power Automate bietet über 40 SharePoint-spezifische Aktionen, einschließlich Erstellen, Aktualisieren und Löschen von Elementen sowie Verwalten von Berechtigungen. Moderne Genehmigungsprozesse arbeiten im einheitlichen Microsoft 365 Approval Center.

Power Automate verfügt über mehr als 300 Connectors zu externen Systemen, aber Workflows haben eine Ausführungszeitbeschränkung von 30 Tagen.

Workflow im Open Intranet

Drupal bietet einen vollständig konfigurierbaren Workflow-Motor ohne Ausführungszeitbegrenzungen. Das System unterstützt mehrstufige Genehmigungsprozesse mit der Möglichkeit, beliebig komplexe Workflows zu erstellen.

Das Ticketsystem im Open Intranet ermöglicht es Ihnen, digitale Formulare für Urlaubsanträge, IT-Tickets und Mitarbeiterfeedback zu erstellen. Das System basiert auf dem Webform-Modul, das Ihnen ermöglicht, je nach den Besonderheiten Ihres Unternehmens viele verschiedene Formulare zu erstellen.

Open Intranet kann mit gängigen Systemen zur Projektverwaltung wie Jira, Asana und Trello integriert werden. Dank der offen API-Architektur der Plattform sind auch benutzerdefinierte Verbindungen zu externen Tools möglich.

Benutzeroberfläche, Mobilität und Zugänglichkeit

Benutzererfahrung und Zugänglichkeit auf verschiedenen Geräten sind Schlüsselfaktoren für die Annahme eines Intranets durch die Mitarbeiter. Beide Plattformen bieten moderne Oberflächen, die auf mobile Geräte zugeschnitten sind, unterscheiden sich jedoch in ihrer Implementierung und Verwaltung der Barrierefreiheit. Die wichtigsten Unterschiede betreffen die Oberflächentechnologie, die mobile Strategie und das Unterstützungsniveau für Barrierefreiheitsstandards.

SharePoint – moderne Oberfläche von Microsoft 365

SharePoint verwendet das Fluent UI-Framework mit responsivem Design. Das clientseitige Rendern mit CDN-Verteilung sorgt für eine schnellere Ladezeiten. SharePoint mobile Apps bieten einen Newsfeed, Suche, Zugang zu Websites und Dateiverwaltung.

SharePoint erklärt die Konformität mit WCAG 2.1 AA für grundlegende Funktionen, aber einige Komponenten erfüllen möglicherweise nicht vollständig die Barrierefreiheitsstandards und erfordern zusätzliche Lösungen von Drittanbietern.

Open Intranet - vollständig responsiv

Open Intranet bietet ein vollständig responsives Design, das dank Drupal 10 für mobile Geräte optimiert ist. Der Mobile-First-Ansatz stellt touch-freundliche Oberflächen mit einem konsistenten Erlebnis auf allen Geräten sicher.

Drupal unterstützt stark Barrierefreiheitsstandards und entspricht WCAG 2.2 AA. Das System bietet nativ semantisches HTML-Markup, eine angemessene Überschriften-Hierarchie und volle Tastaturnavigation, was die Installation zusätzlicher Erweiterungen nicht erforderlich macht.

Inhalts-Personalisierung und Zielgruppenausrichtung

Die Personalisierung von Inhalten ermöglicht es Ihnen, das Intranet auf die individuellen Bedürfnisse von Benutzern und Organisationsgruppen zuzuschneiden, wodurch die Engagement und Effizienz gesteigert werden. Beide Plattformen bieten verschiedene Mechanismen zur Targeting und Personalisierung, unterscheiden sich jedoch in ihrer Konfigurationsflexibilität und Leistungsfähigkeit. Die wichtigsten Unterschiede betreffen die Definition von Zielgruppen, das Maß an Kontrolldetail und Systembeschränkungen bei der Erstellung von Personalisierungsregeln.

Zielgruppenausrichtung in SharePoint

SharePoint bietet Inhalts-Zielgruppenausrichtung mit Microsoft 365 Gruppen, Verteilerlisten und dynamischen Gruppen. Sie können Nachrichtenbeiträge, Navigationslinks und ganze Seiten gezielt anbieten. Das System integriert mit Microsoft Entra ID für erweiterte Szenarien der Zielgruppenausrichtung.

Die Zielgruppenausrichtung in SharePoint hat ihre Einschränkungen – sie beeinflusst nur, ob Inhalte für den Benutzer sichtbar sind, kontrolliert jedoch nicht den tatsächlichen Zugriff darauf. Darüber hinaus funktioniert das System nur mit Microsoft 365 Gruppen, was die Konfigurationsflexibilität einschränkt.

Personalisierung im Open Intranet

Drupal bietet ein flexibles Benutzerprofil-System mit mehreren Profiltypen und benutzerdefinierten Feldern. Inhalte können basierend auf Benutzerrollen und Berechtigungen ausgegeben werden.

Das System bietet eine breite Palette an Personalisierungsfunktionen: Benutzer können interessante Inhalte speichern und markieren, motivierende Elemente zur Steigerung des Engagements nutzen und an fortgeschrittenen Genehmigungs- und Veröffentlichungsprozessen teilnehmen.

Open Intranet hat keine Beschränkungen hinsichtlich der Anzahl der Targeting-Kriterien oder der Komplexität der Regeln.

Anpassungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

Die Flexibilität der Plattform und ihre Fähigkeit, sich an die spezifischen Bedürfnisse der Organisation anzupassen, bestimmen oft den langfristigen Erfolg einer Intranet-Implementierung. Beide Plattformen bieten verschiedene Ansätze zur Entwicklung und Personalisierung, von vorgefertigten Low-Code-Tools bis hin zu vollwertigen Entwicklungsumgebungen. Die wichtigsten Unterschiede betreffen die Kontrolle über den Quellcode, die erforderlichen technischen Fähigkeiten und die Einschränkungen möglicher Modifikationen.

SharePoint Framework (SPFx)

Das SharePoint Framework (SPFx) ist ein Entwicklungstool, mit dem Sie benutzerdefinierte Lösungen mit gängigen Webtechnologien wie React und TypeScript erstellen können. Die resultierenden Anwendungen können nicht nur in SharePoint, sondern auch in Teams und Viva Connections verwendet werden. Für weniger fortgeschrittene Benutzer ist Power Platform verfügbar, welche es ermöglicht, Anwendungen zu erstellen und Prozesse zu automatisieren ohne Programmierung, mit Power Apps, Power Automate und Power BI Tools.

Die Hauptbeschränkungen sind weniger Freiheit bei der Anpassung des Aussehens moderner SharePoint-Seiten und die Unmöglichkeit, Mastervorlagen zu ändern. Die Erstellung von Lösungen erfordert tiefe Kenntnisse der Microsoft-Tools und -Technologien, was für die meisten Teams, die mit diesem Ökosystem nicht vertraut sind, eine Barriere sein kann.

Entwicklung im Open Intranet

Open Intranet, das auf Drupal 10 basiert, bietet volle Kontrolle über die Funktionalität und das visuelle Erscheinungsbild des Systems. Die Plattform verwendet eine modulare Architektur, die es ermöglicht, Tausende von vorgefertigten Erweiterungen zu verwenden, die auf Drupal.org verfügbar sind. Das System wurde mit einem API-first-Ansatz konzipiert, mit Unterstützung für moderne RESTful und JSON API-Schnittstellen.

Die Anpassungsmöglichkeiten sind nahezu unendlich – Entwickler können benutzerdefinierte Module in PHP erstellen, das erweiterte Views-System zur Inhaltswiedergabe nutzen und Inhaltsstrukturen definieren, die auf die Bedürfnisse der Organisation zugeschnitten sind. Mit vollem Zugriff auf den Quellcode sind jegliche Modifikationen am System ohne durch den Softwareanbieter auferlegte Einschränkungen möglich.

SharePoint vs Open Intranet - Sicherheit und Compliance

Die Sicherheit eines Firmenintranets erfordert einen umfassenden Ansatz, der sowohl technische Sicherheitsmaßnahmen als auch die Einhaltung rechtlicher Vorschriften umfasst. SharePoint, unterstützt von der Infrastruktur von Microsoft 365, bietet über 90 Sicherheitszertifikate und fertige Compliance-Mechanismen, während Drupal 10 vollständige Transparenz des Quellcodes und Implementierungsflexibilität bietet.

SharePoint

SharePoint, als Teil des Microsoft 365-Ökosystems, verfügt über eine beeindruckende Reihe von Sicherheitszertifikaten, die gewährleisten, dass die Plattform den strengsten regulatorischen Anforderungen entspricht. Die ISO 27001:2022 Zertifizierung unterliegt jährlichen Audits durch unabhängige Zertifizierungsunternehmen und deckt die gesamte Informationssicherheitsmanagementinfrastruktur ab. Darüber hinaus hält Microsoft die SOC 1 Typ II und SOC 2 Typ II Zertifizierungen aufrecht, die alle sechs Monate aktualisiert werden und die Sicherheit, Verfügbarkeit, Prozessintegrität und Datengeheimhaltung abdecken.

Die Identitätsverwaltung wird von Microsoft Entra ID bereitgestellt und bietet Single Sign-On für über 1.000 SaaS-Anwendungen, Multi-Faktor-Authentifizierung mit biometrischen Optionen und bedingten Zugriff basierend auf Risikoanalysen. Das System unterstützt passwortlose Authentifizierung durch Windows Hello for Business und FIDO2-Sicherheitsschlüssel.

Microsoft 365 Compliance Center, jetzt als Microsoft Purview bekannt, integriert über 300 eingebaute regulatorische Assessments. Organisationen erhalten einen Echtzeit-Compliance-Score mit Verbesserungsvorschlägen. Die Data Loss Prevention schützt vor Datenverlusten in Exchange Online, SharePoint, OneDrive, Teams und auf Endgeräten mit Windows 10/11 und macOS.

Sicherheitsbetriebszentren und Microsoft Security Copilot

Microsoft betreibt 24/7 Sicherheitsbetriebszentren mit globaler Abdeckung, die täglich 43 Billionen Sicherheitssignale analysieren. Microsoft Defender XDR bietet koordinierten Schutz für Endpunkte, Identitäten, E-Mail und Cloud-Anwendungen. Kritische Sicherheitslücken erhalten innerhalb von 24-48 Stunden Notfallpatches, sobald eine aktive Ausnutzung erkannt wird.

Microsoft Security Copilot nutzt KI, um automatisch Vorfälle zu untersuchen und darauf zu reagieren. Das System bietet automatisierte Bedrohungserkennung mit Verhaltensanalyse und automatische Abhilfemöglichkeiten.

Open Intranet

Das Sicherheitsmodell von Drupal basiert auf der Transparenz des Quellcodes und der Beteiligung der Community. Das Drupal-Sicherheitsteam, das von Tausenden von Entwicklern unterstützt wird, sorgt für eine kontinuierliche Analyse und schnelle Behebung von Sicherheitslücken. Das System veröffentlicht einmal pro Woche Sicherheitsupdates für Community-Projekte und einmal pro Monat für das Kernsystem.

Die Einhaltung der DSGVO wird durch ein Ökosystem von über 40 speziellen Modulen gewährleistet. Das GDPR-Modul bietet umfassende Tools zur Verwaltung der Rechte betroffener Personen, einschließlich automatischer Löschung, Anonymisierung und Export personenbezogener Daten. EU Cookie Compliance bietet Cookie-Banner-Verwaltung mit Opt-in-/Opt-out-Optionen und JavaScript-Blockierung. Das System ermöglicht es Ihnen, die Einwilligungshistorie für jeden Benutzer zu verfolgen und Compliance-Berichte zu erstellen.

Die Benutzerverwaltung in Drupal 10 verwendet ein fortschrittliches rollenbasiertes Zugriffskontrollsystem (RBAC) mit einer unbegrenzten Anzahl benutzerdefinierter Rollen. Das System bietet Zugriffskontrolle auf Feld-, Knoten- und Taxonomieebene. Die Integration mit LDAP und Active Directory wird durch ein spezielles LDAP-Modul mit vollständiger Verzeichnissynchronisation, automatischer Benutzererstellung und Attributzuordnung implementiert. Die Unterstützung von SAML 2.0 ermöglicht die Integration mit jedem Identitätsanbieter für Unternehmen, während OAuth/OpenID Connect-Module eine flexible föderierte Authentifizierung bieten.

In einem offenen Intranet können Benutzern von außerhalb der Organisation (z. B. Auftragnehmer, Subunternehmer, Freiwillige) ohne komplexe Identitätsprozesse Zugriff auf ausgewählte Arbeitsbereiche gewährt werden. Dies ist auch im Microsoft 365-Ökosystem möglich, erfordert jedoch häufig formelle Einladungen, Identitätsmanagement und Compliance-Verfahren, was für kurzfristige Projektteams (z. B. bei der Organisation einer Konferenz) schwierig sein kann.
 

Code-Sicherheit

Die Codesicherheit in Drupal 10 basiert auf dem Prinzip des mehrschichtigen Schutzes, der automatisch vor den häufigsten Internetbedrohungen schützt, die in den OWASP Top 10 aufgeführt sind. Das System verwendet spezielle Datenbank-Sicherheitsmaßnahmen, sogenannte „vorbereitete Anweisungen”, die Angreifer daran hindern, bösartigen SQL-Code einzuschleusen. Drupal bereinigt automatisch alle Daten, die den Benutzern angezeigt werden, und schützt so vor XSS-Angriffen (Cross-Site-Scripting), bei denen ein Angreifer versucht, bösartigen JavaScript-Code einzuschleusen.

Alle Formulare und AJAX-Anfragen werden durch spezielle CSRF-Token geschützt, die verhindern, dass unbefugte Aktionen im Namen des angemeldeten Benutzers durchgeführt werden. Benutzerkennwörter werden mit einem fortschrittlichen SHA512-Algorithmus verschlüsselt, und jedes Kennwort verfügt über einen einzigartigen zusätzlichen Sicherheitscode, der verhindert, dass sie entschlüsselt werden können, selbst wenn die Datenbank gehackt wird.

Drupal-Module zur Unterstützung der Sicherheit

Drupal verfügt über ein integriertes Überwachungssystem, das alle wichtigen Ereignisse im System protokolliert und es Administratoren ermöglicht, festzulegen, wie lange diese Protokolle gespeichert werden sollen. Das Modul Login Security fungiert als digitaler Bodyguard – es erkennt Hacking-Versuche durch mehrere Anmeldeversuche (Brute-Force-Angriffe), blockiert verdächtige IP-Adressen und führt nach jedem fehlgeschlagenen Anmeldeversuch immer längere Verzögerungen ein.

Das Security Review-Modul ist ein automatischer Sicherheitsprüfer, der das System regelmäßig scannt und seine Konfiguration auf bekannte Sicherheitslücken überprüft und Administratoren über potenzielle Probleme informiert. Das Paranoia-Modul fungiert als zusätzlicher Schutz – es schränkt die Möglichkeit ein, gefährlichen PHP-Code auszuführen, und verfolgt alle riskanten Administratoraktionen, wobei es vor verdächtigen Vorgängen warnt.

SharePoint vs. Open Intranet – Vergleich der monatlichen Kosten

Wir haben die monatlichen Kosten für die Nutzung von SharePoint und Open Intranet analysiert. Alle Berechnungen beziehen sich auf ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise 3.000 Mitarbeiter hat, können Sie das Budget zunächst schätzen, indem Sie die Werte mit drei multiplizieren.

Monatliche Ausgaben für Microsoft SharePoint/365 (1000 Nutzer)

SharePoint kann separat oder als Teil des Office 365 Paketes erworben werden, deshalb stellen wir unten zwei Tabellen mit den Preisen vor. Die Preise wurden auf Basis des aktuellen Angebots von microsoft.com erstellt.

SharePoint Standalone (ohne Microsoft 365)

Microsoft 365 Business (beinhaltet SharePoint Plan 1)

Monatliche Ausgaben Open Intranet (1000 Nutzer)

Wir empfehlen Upsun (ehemals Platform.sh) als Standard-Hosting für Droptica-Kunden aufgrund seiner Stabilität und guten Unterstützung. Bei Bedarf ist eine Migration zur Enterprise-Option mit garantiertem 99,9% SLA und 1-stündiger Reaktionszeit für dringende Supportanfragen möglich. Zusätzlich können erweiterte Backup-Optionen erworben werden.

Tabelle der empfohlenen Upsun Pläne je nach Nutzungsskala:

Informationen über die standardmäßig empfohlene Option auf Upsun für 1000 Nutzer:

• Plan: Large High Memory (4.11 vCPU & 8 GB RAM)
• Basispreis: €269.75/Monat
• Inkludierter Speicher: 5GB
• Zusätzlicher Speicher 100GB: €2.20/5GB × 20 = €44.00/Monat
• Hosting + 100GB Speicher: €269.75 + €44.00 = €313.75/Monat

Nicht nur Hosting für Open-Source-Lösungen

Bei der Bereitstellung von Anwendungen auf Basis von Open-Source-Technologie müssen zusätzlich die Kosten für Sicherheitsupdates berücksichtigt werden - dies ist ein ständiges Wartungselement. Wenn das Intranet ausschließlich im internen Netzwerk betrieben wird und nur für Mitarbeiter (Büro/VPN) zugänglich ist, kann die Update-Frequenz begrenzt werden, sie sollten jedoch nicht aufgegeben werden. Fehlende Updates erschweren die Entwicklung (z.B. inkompatible Drupal-Module, Probleme bei der Implementierung neuer Funktionen in Open Intranet). Diese Verpflichtung besteht nicht im SaaS-Modell, daher zeigen wir in der Tabelle - neben dem Hosting selbst - auch Varianten im Zusammenhang mit der Sicherheit. Dies ermöglicht die Auswahl des Unterstützungsniveaus entsprechend den Teambedürfnissen und dem Betriebsrisiko.

Wir stellen drei praktische Arbeitsvarianten vor:

1. Drupal-Sicherheitsüberwachung. Wir überwachen das System und informieren über die Notwendigkeit von Updates. Der Kunde entscheidet jedes Mal, ob er die Arbeiten in Auftrag geben möchte. In geschlossenen Umgebungen können solche Aktivitäten seltener durchgeführt werden.
2. Überwachung + Updates. Für eine feste monatliche Gebühr führen wir Sicherheitsupdates durch, unabhängig von der Frequenz (einmal oder mehrmals im Monat - die Kosten sind fest).
3. Überwachung + Updates + X Stunden Entwicklung - Das am häufigsten gewählte Paket mit einem Pool an Stunden für die Entwicklung. Organisationen, die Intranet regelmäßig nutzen, reichen regelmäßig Ideen für Verbesserungen ein. Ein fester Pool (z.B. 40/70/100 h) gewährleistet die Verfügbarkeit des Teams und schnelle Implementierungen.

Open Intranet On-Premise (1000 Nutzer)

Untenstehend präsentieren wir die monatlichen Ausgaben für Open Intranet auf Upsun für 1000 Nutzer und 100GB Speicher.
 

SharePoint Plan 1 (standalone) vs Open Intranet On-Premise (Basic) für 1000 Nutzer

Microsoft 365 Business Standard vs Open Intranet On-Premise (mit Support-Paket)

Zusätzliche Kosten

Bei Vergleichen ist es sinnvoll, feste Kosten von variablen Kosten klar zu trennen. Feste monatliche Kosten beinhalten in erster Linie Lizenz-/Abonnementgebühren (im Falle von Microsoft 365/SharePoint) oder Hosting und Umgebungspflege (im Falle von Open Intranet auf Upsun). Hinzu kommen laufende Supportelemente wie Sicherheitsüberwachung, Updates und mögliche SLAs. Dies sind wiederkehrende, vorhersehbare Ausgaben, die leicht im OPEX-Budget (Betriebsausgaben) zu planen sind.

Neben den festen Kosten treten variable Kosten auf - meist in Form von Stundenzuschlägen für Entwicklung und Wartung. Bei Open Intranet wollen praktisch alle Kunden das System nach dem Start weiterentwickeln, daher werden oft Pakete mit 40/70/100 Stunden pro Monat gewählt. In der SharePoint-Welt sieht es ähnlich aus - Organisationen benötigen eine Person oder ein Team für Konfiguration, Funktionserweiterung und Integration. Der Unterschied besteht darin, dass wir im Paketmodell für die tatsächliche Arbeitszeit an bestimmten Verbesserungen zahlen und nicht nur für die Möglichkeit, sie durchzuführen.

Unabhängig von der gewählten Lösung müssen auch die Anfangskosten berücksichtigt werden - Implementierung und Anpassung des Intranets an die spezifischen Gegebenheiten der Organisation (Migrationen, Integrationen, Berechtigungen, Schulungen). Diese Kosten werden in der Regel als geschätzte Umsetzungszeit (Anzahl der Stunden) multipliziert mit dem Stundensatz berechnet.

Eine wichtige Marktbeobachtung: Die Tarife im PHP/Drupal-Ökosystem sind oft niedriger als im Microsoft-Implementierungsökosystem. Dies hat realen Einfluss auf die Gesamtbetriebskosten (TCO) und sollte bei Investitionsentscheidungen berücksichtigt werden.

Wer sollte SharePoint wählen und wer sollte Open Intranet wählen?

Die Wahl zwischen SharePoint und Open Intranet hängt in erster Linie von den spezifischen Bedürfnissen der Organisation, des Budgets und der technischen Fähigkeiten ab. Jede Plattform funktioniert gut in unterschiedlichen Geschäftsszenarien.

Ideal-Szenarien für SharePoint

SharePoint ist eine natürliche Wahl für Organisationen, die bereits das Microsoft 365-Ökosystem nutzen, bei denen der Mehrwert aus einer nahtlosen Integration mit Teams, Outlook und anderen Microsoft-Tools kommt. Es funktioniert gut in Unternehmen, die eine schnelle Bereitstellung mit vorgefertigten Vorlagen und eine zertifizierte Übereinstimmung mit Industrievorschriften benötigen.

SharePoint ist besonders empfehlenswert für Organisationen mit einer traditionellen IT-Struktur, die Stabilität und Kostenvorhersehbarkeit über Entwicklungsflexibilität priorisieren. Ein Unternehmen mit bis zu 200 Mitarbeitern, das in einem regulierten Sektor wie Finanzen oder Gesundheitswesen tätig ist, wird SharePoint als Lösung finden, die den Compliance-Anforderungen ohne zusätzliche Investitionen in die Entwicklung genügt.

SharePoint ist eine gute Wahl für Organisationen, die:

• schnelle Implementierung benötigen (Wochen, nicht Monate),
• begrenzte IT-Ressourcen haben oder ein SaaS-Modell bevorzugen,
• tiefe Integration mit Microsoft 365 benötigen,
• in Umgebungen arbeiten, die eine zertifizierte Compliance erfordern,
• die Unterstützung eines globalen Anbieters und vorhersehbare Betriebskosten schätzen.

Wann soll Open Intranet gewählt werden?

Open Intranet ist eine Lösung für Organisationen, die technologische Unabhängigkeit und Kontrolle über die langfristigen Kosten schätzen, insbesondere bei einer größeren Nutzerbasis. Das System ist ideal für Unternehmen, die kundenspezifische Funktionen, tiefe Personalisierung oder branchenspezifische Integrationen benötigen.

Ein Schlüsselvorteil sind die erheblichen Einsparungen bei größerem Umfang - bei 1000 Nutzern kann der Kostenvorteil im Vergleich zu Microsoft 365 Business Standard innerhalb von fünf Jahren bis zu 2,7 Millionen PLN betragen. Basierend auf Drupal ist das System ideal für Organisationen mit komplexen Strukturen, die flexible Workflows und erweiterte Inhaltszielung benötigen.

Open Intranet ist die ideale Wahl für Unternehmen, die:

• mehr als 200 bis 500 Mitarbeiter beschäftigen (größere Einsparungen),
• die volle Kontrolle über Funktionen und Daten benötigen,
• kundenspezifische Integrationen mit branchenspezifischen Systemen benötigen,
• eine Bindung an einen bestimmten Anbieter vermeiden möchten,
• über ein IT-Team verfügen, das mit einem Open-Source-Anbieter zusammenarbeiten kann,
• Zugriff für externe Benutzer ohne komplexe Identitätsverfahren benötigen,
• langfristige Kostenkontrolle gegenüber sofortiger Verfügbarkeit priorisieren.

Wichtige Fragen bei der Auswahl der endgültigen Lösung

Bevor Sie sich für die endgültige Lösung entscheiden, sollten Sie einige grundlegende Fragen berücksichtigen.

1. Technologie-Ökosystem: Nutzt das Unternehmen bereits Microsoft 365 und bietet die Integration in dieses Ökosystem einen echten Mehrwert?
2. Umfang und Ausblick: Wie sieht die geplante Nutzerbasis für die nächsten 3–5 Jahre aus?
3. Technische Ressourcen: Verfügt das Unternehmen über ein eigenes IT-Team, das in der Lage ist, an der Wartung eines Open-Source-Systems mitzuarbeiten, oder bevorzugt es eine vollständige Auslagerung an einen SaaS-Anbieter?
4. Funktionale Anforderungen: Benötigt das Unternehmen Standardfunktionen oder ein Intranet, das umfassend an spezifische Geschäftsprozesse angepasst werden kann?
5. Sicherheitsstrategie: Ist eine vollständige Kontrolle über Daten und Infrastruktur erforderlich oder reicht das Vertrauen in einen Cloud-Anbieter aus?
6. Budget und Kostenmodell: Bevorzugt das Unternehmen vorhersehbare Betriebskosten (OPEX) oder ist es bereit, in langfristige Einsparungen zu investieren?

Wenn die Antworten auf diese Fragen Sie zu einem Open-Source-System führen, zeigen wir Ihnen gerne die Möglichkeiten von Open Intranet im Rahmen einer kostenlosen Beratung.