Die 15 besten Drupal-Intranet-Module, die Ihr System bereichern werden

Drupal ist ein hervorragendes Tool zum Aufbau von Intranet-Netzwerken. Der Drupal-Kern bietet bereits viele wichtige Intranet-Funktionen, während seine eigentliche Stärke in den von der Community entwickelten Modulen liegt. Mit diesen Erweiterungen können Unternehmen zu minimalen Kosten erweiterte Funktionen hinzufügen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen 16 der besten Module vor, die Ihr Drupal-Intranet in ein professionelles Kommunikations- und Kollaborationszentrum verwandeln.

In diesem Artikel:

• 1. LDAP – umfassende Integration mit Active Directory
• 2. Group - Gruppen- und Zugriffsverwaltung
• 3. Webform – erweiterte Formulare
• 4. Flag - Interaktionen mit Inhalten
• 5. Message - Benachrichtigungssystem
• 6. Scheduler - Publikationsplanung
• 7. Profiles - erweiterte Mitarbeiterprofile
• 8. Search API - intelligente Suche
• 9. Private Message - direkte interne Kommunikation
• 10. Calendar - Veranstaltungsmanagement
• 11. Forum - Diskussionen und Wissensaustausch
• 12. Masquerade - Benutzerwechsel
• 13. Workflow - Workflow-Management
• 14. Fivestar - Inhaltsbewertungssystem
• 15. Panels/Page Manager - Anpassung der Benutzeroberfläche
• Open Intranet - eine fertige Lösung mit den besten Modulen

1. LDAP - umfassende Integration mit Active Directory

Das LDAP-Modul ermöglicht die Integration von Drupal mit Active Directory und anderen Verzeichnisdiensten. Unternehmen verwenden in der Regel Active Directory, um den Zugriff ihrer Mitarbeiter auf ihre Systeme zu verwalten. Active Directory fungiert als primäre Datenquelle, auf deren Grundlage Mitarbeiter die Systeme derzeit nutzen können, und alle anderen Anwendungen gewähren Benutzern Zugriff auf der Grundlage der von Active Directory bereitgestellten Daten.

Das LDAP-Modul besteht aus mehreren Untermodulen, die zusammen eine vollständige Integration ermöglichen:

• LDAP-Server – verwaltet Verbindungen zu LDAP-/Active Directory-Servern. Damit können Sie mehrere LDAP-Server konfigurieren und deren Verbindungsparameter wie Serveradresse, Port und Authentifizierungsdaten definieren.
• LDAP-Authentifizierung – ermöglicht es Mitarbeitern, sich mit denselben Anmeldedaten, die sie für die Anmeldung an ihren Computern verwenden, beim Drupal-Intranet anzumelden. Das bedeutet, dass der Benutzer nach der Anmeldung an einem Firmencomputer auf das Intranet zugreifen kann, ohne sein Passwort erneut eingeben zu müssen.
• LDAP-Autorisierung – ordnet Active Directory-Gruppen automatisch Rollen in Drupal zu. Wenn ein Mitarbeiter zur Gruppe „HR” in Active Directory gehört, erhält er automatisch die entsprechenden Berechtigungen im Intranet. Wenn sich seine Position im Unternehmen ändert, werden seine Berechtigungen im Intranet automatisch aktualisiert.
• LDAP-Benutzer – synchronisiert Mitarbeiterdaten zwischen Active Directory und Drupal. Informationen wie Vorname, Nachname, Position, Abteilung und Telefonnummer werden im Intranet automatisch auf der Grundlage der Daten aus dem HR-System aktualisiert.
• LDAP-Abfrage – ermöglicht Ihnen die Durchführung erweiterter Abfragen in Active Directory, beispielsweise um dynamische Listen von Mitarbeitern nach Abteilung oder Standort zu erstellen.

2. Group - Gruppen- und Zugriffsverwaltung

Mit dem Gruppenmodul können Sie Benutzergruppen im Intranet erstellen und verwalten, was für die Organisation der Arbeit in größeren Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist. Mit diesem Modul können Sie Mitarbeiter ganz einfach nach Abteilung, Projekt oder Team organisieren und dann ihren Zugriff auf relevante Inhalte und Funktionen steuern.

Erstellen von Projekt- und Abteilungsgruppen

Administratoren können spezielle Gruppen für verschiedene Bereiche des Unternehmens erstellen, z. B. „Personalabteilung“, „IT-Team“, „Projekt Alpha“ oder „Vorstand“. Jede Gruppe kann ihre eigenen Einstellungen, Moderatoren und Mitgliedschaftsregeln haben.

Kontrolle des Zugriffs auf Inhalte

Die wichtigste Funktion des Gruppenmoduls ist die Möglichkeit, den Zugriff auf Inhalte auf Mitglieder bestimmter Gruppen zu beschränken. Vertrauliche HR-Dokumente sind nur für Mitarbeiter dieser Abteilung sichtbar, und Projektmaterialien sind nur für Teammitglieder sichtbar. Inhalte können gleichzeitig einer oder mehreren Gruppen zugewiesen werden.

Delegieren von Moderationsrechten

Mit dem Modul können Sie Gruppenmoderatoren ernennen, die die Mitgliedschaft verwalten, neue Inhalte hinzufügen oder Diskussionen innerhalb ihrer Gruppe moderieren können. Das bedeutet, dass nicht nur der Hauptadministrator Inhalte verwalten kann, sondern dass die Verantwortung auch auf Abteilungsleiter oder Projektleiter verteilt werden kann.

Das Gruppenmodul ist besonders nützlich in großen Unternehmen, in denen das traditionelle Rollensystem von Drupal möglicherweise nicht ausreicht, um die komplexe Struktur von Berechtigungen und Inhaltszugriffen zu verwalten.

3. Webform – erweiterte Formulare

Das Webform-Modul ist ein leistungsstarkes Tool zum Erstellen verschiedener Formulare im Drupal-Intranet, die weit über die grundlegenden Funktionen von Standard-Kontaktformularen hinausgehen. Dank einer intuitiven Drag-and-Drop-Oberfläche können Administratoren komplexe Formulare ganz einfach und ohne Programmierkenntnisse erstellen.

Quelle: Drupal.org

Urlaubsanträge und IT-Meldungen

Das Modul eignet sich ideal für die Digitalisierung von HR- und IT-Prozessen. Mitarbeiter können Urlaubsanträge mit automatischer Weiterleitung an Vorgesetzte einreichen, technische Probleme mit Zuweisung an die entsprechenden Spezialisten melden oder Anträge für den Kauf von Geräten mit einem bestimmten Genehmigungsworkflow einreichen.

Umfragen und interne Untersuchungen

Mit Webform können Sie anspruchsvolle Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit, Studien zum Betriebsklima oder Feedback zu Unternehmensprozessen erstellen. Das Modul unterstützt verschiedene Fragetypen: Multiple-Choice-Fragen, Bewertungsskalen, offene Fragen oder bedingte Logik (Fragen erscheinen abhängig von vorherigen Antworten).

Automatische Weiterleitung und Benachrichtigungen

Für jedes Formular können automatische Aktionen konfiguriert werden: Versenden von E-Mail-Benachrichtigungen an die zuständigen Personen, Weiterleitung von Anfragen an die entsprechenden Abteilungen basierend auf den ausgewählten Optionen oder Erstellung von Aufgaben in externen Systemen durch Integrationen.

4. Flag - Interaktionen mit Inhalten

Das Flag-Modul ist ein äußerst leistungsstarkes Tool, mit dem Benutzer auf vielfältige Weise mit Inhalten im Drupal-Intranet interagieren können. Dank seiner flexiblen Konfiguration können Sie verschiedene Arten von Flags erstellen, die auf die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation zugeschnitten sind.

Likes und Lesezeichen

Die beliebteste Verwendung des Moduls ist die Erstellung eines „Like”-Systems für Artikel, Dokumente oder Forenbeiträge. Mitarbeiter können nützliche Inhalte als Favoriten markieren, wodurch die wertvollsten Materialien leichter identifiziert werden können. Mit der Lesezeichen-Funktion können Benutzer Inhalte „zum späteren Lesen” speichern und so eine persönliche Liste von Materialien für weitere Studien erstellen.

Probleme und Missbrauch melden

Mit dem Modul können Sie ein „Problem melden”-Flag erstellen, mit dem Benutzer Inhalte markieren können, die Fehler, veraltete Informationen oder unangemessene Kommentare enthalten. Administratoren erhalten automatische Benachrichtigungen über gemeldete Probleme und können schnell auf unerwünschte Inhalte reagieren.

Benutzer und Projekte verfolgen

Mitarbeiter können anderen Benutzern (z. B. Experten auf einem bestimmten Gebiet) oder bestimmten Projekten „folgen”. Auf diese Weise erhalten sie Benachrichtigungen über neue Veröffentlichungen oder Aktualisierungen von den Personen, denen sie folgen, oder im Rahmen von Unternehmensinitiativen, die sie interessieren.

5. Message - Benachrichtigungssystem

Das Modul „Message“ ist ein fortschrittliches Benachrichtigungssystem, das eine effektive Kommunikation im Drupal-Intranet gewährleistet, indem es die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen liefert. Im Gegensatz zu einfachen E-Mail-Benachrichtigungen bietet Message eine flexible und skalierbare Lösung, die auf die Bedürfnisse moderner Unternehmen zugeschnitten ist.

Benachrichtigungen über neue Inhalte

Das System informiert interessierte Benutzer automatisch über die Veröffentlichung neuer Artikel, Dokumente oder Ankündigungen in ihren Interessengebieten. IT-Teammitglieder erhalten Benachrichtigungen über technische Updates, die Personalabteilung wird über neue Personalverfahren informiert und Mitglieder bestimmter Projekte werden über den Fortschritt ihrer Initiativen informiert.

Benutzeraktivitäten in Echtzeit

Das Modul verfolgt und meldet verschiedene Intranet-Aktivitäten, wie z. B. neue Kommentare, Antworten auf Beiträge, Änderungen an Dokumenten und Aktivitäten in Projektgruppen. Auf diese Weise können Manager das Engagement ihres Teams überwachen und Mitarbeiter bleiben über die Diskussionen, an denen sie teilnehmen, auf dem Laufenden.

Personalisierte Kommunikationskanäle

Jeder Benutzer kann seine eigenen Benachrichtigungseinstellungen konfigurieren: sofortige Benachrichtigungen, tägliche Zusammenfassungen oder nur Benachrichtigungen zu den wichtigsten Ereignissen. Das System unterstützt verschiedene Übermittlungskanäle: Intranet-Benachrichtigungen, E-Mail oder Integrationen mit Unternehmens-Messengern.

6. Scheduler - Publikationsplanung

Das Scheduler-Modul ermöglicht die automatische Verwaltung des Lebenszyklus von Inhalten im Drupal-Intranet, sodass Administratoren und Redakteure die Veröffentlichung und Entfernung von Materialien zu bestimmten Terminen planen können. Dieses Tool ist besonders nützlich in Organisationen mit regelmäßigen Kommunikationskampagnen und zeitlich begrenzten Initiativen.

Automatische Veröffentlichung von Inhalten

Redakteure können Artikel, Ankündigungen oder Dokumente im Voraus vorbereiten und ihre Veröffentlichung für einen bestimmten Zeitpunkt planen. So kann beispielsweise eine Mitteilung über neue Verfahren automatisch am Montagmorgen um 8:00 Uhr veröffentlicht werden, wenn alle Mitarbeiter ihre Arbeit aufnehmen, und eine Ankündigung zu einer Firmenveranstaltung kann genau einen Monat vor dem Termin erscheinen.

Automatisches Zurückziehen von Inhalten

Mit dem Modul können Sie auch festlegen, wann Inhalte ausgeblendet oder gelöscht werden sollen. Ankündigungen über vorübergehende Änderungen in der Arbeitsorganisation können nach Ablauf ihrer Gültigkeit automatisch zurückgezogen werden, und interne Angebote (z. B. zu Sozialleistungen) können nach Ablauf der Bewerbungsfrist verschwinden.

Internes Kampagnenmanagement

Bei größeren Unternehmensinitiativen, wie der Einführung neuer Systeme oder Sicherheitskampagnen, können Sie mit Scheduler eine ganze Reihe von Nachrichten planen. Schulungsmaterialien können schrittweise über mehrere Wochen veröffentlicht werden, und Schulungserinnerungen können in festgelegten Intervallen automatisch erscheinen.

Synchronisation mit dem Unternehmenskalender

Scheduler kann mit dem Kalendermodul zusammenarbeiten und automatisch Erinnerungen an bevorstehende Veranstaltungen oder Besprechungen veröffentlichen. Informationen zu Unternehmenskonferenzen können rechtzeitig im Voraus im Intranet erscheinen.

7. Profiles - erweiterte Mitarbeiterprofile

Das Modul „Profiles“ erweitert die Standardfunktionen von Drupal zur Verwaltung von Benutzerdaten und ermöglicht Ihnen die Erstellung umfangreicher und detaillierter Mitarbeiterprofile, die auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Im Gegensatz zu einfachen Benutzerfeldern bietet „Profiles“ eine flexible Lösung für die Erfassung und Darstellung von Informationen über Teammitglieder.

Zusätzliche Felder und Mitarbeiterinformationen

Mit dem Modul können Sie benutzerdefinierte Felder zu Benutzerprofilen hinzufügen: Position, Abteilung, Standort, Durchwahlnummer, Fachgebiete, Hobbys oder Profilfoto. Administratoren können Felder verschiedener Typen erstellen: Text, Listenauswahl, Datum, Dateien oder sogar komplexe Datenstrukturen. So kann jedes Profil vollständige Kontakt- und berufliche Informationen enthalten.

Mehrere Profile für einen einzelnen Benutzer

Ein wesentlicher Vorteil des Profiles-Moduls ist die Möglichkeit, verschiedene Arten von Profilen für denselben Benutzer zu erstellen. Ein Mitarbeiter kann ein „Arbeitsprofil” mit Kontakt- und beruflichen Angaben, ein „Projektprofil” mit Informationen zu aktuellen Aufgaben und Kompetenzen und ein „soziales Profil” mit Interessen und Hobbys haben.

Automatische Synchronisierung

Das Modul „Profile” kann in HR- oder Active Directory-Systeme integriert werden und aktualisiert Mitarbeiterinformationen automatisch auf der Grundlage von Daten aus Quellsystemen, sodass die Informationen im Mitarbeiterverzeichnis stets aktuell und konsistent sind.

8. Search API - intelligente Suche

Das Search-API-Modul ist ein fortschrittliches Suchsystem, das die Grundfunktionen der Drupal-Suchmaschine bei weitem übertrifft. Dank der Integration mit externen Suchmaschinen und fortschrittlichen Indizierungsalgorithmen können Mitarbeiter die benötigten Informationen in der wachsenden Wissensdatenbank des Unternehmens schnell und präzise finden.

Suchergebnisse basierend auf dem Such-API-Modul im Open Intranet-System.

Integration mit Elasticsearch oder Solr

Die Such-API funktioniert mit professionellen Suchmaschinen wie Elasticsearch und Apache Solr, die eine deutlich bessere Leistung und Genauigkeit bieten als Standardlösungen. Diese Suchmaschinen unterstützen erweiterte Sprachfunktionen wie Synonymerkennung, Rechtschreibprüfung und phonetische Suche, sodass Benutzer auch bei ungenauen Suchanfragen die richtigen Inhalte finden können.

Suche innerhalb von Dokumentinhalten

Das System indexiert nicht nur Artikel und Intranetseiten, sondern auch den Inhalt angehängter Dateien: PDF-Dokumente, PowerPoint-Präsentationen, Excel-Tabellen und Word-Dateien. Ein Mitarbeiter, der nach Informationen zum „Budget 2024” sucht, findet nicht nur Artikel zu diesem Thema, sondern auch bestimmte Folien aus Präsentationen oder Zellen in Tabellenkalkulationen.

Facettierte Filterung der Ergebnisse

Mit der Such-API können Sie erweiterte Filter erstellen, mit denen Sie die Suchergebnisse eingrenzen können. Benutzer können die Ergebnisse nach Inhaltstyp (Artikel, Dokumente, Veranstaltungen), Abteilung (Personalwesen, IT, Marketing), Veröffentlichungsdatum, Autor oder Themen-Tags filtern. Dies beschleunigt die Suche nach den richtigen Informationen in großen Organisationen erheblich.

9. Private Message - direkte interne Kommunikation

Das Modul Private Message führt ein privates Nachrichtensystem in das Drupal-Intranet ein, mit dem Mitarbeiter direkt kommunizieren können, ohne externe Tools für die Zusammenarbeit nutzen zu müssen. Diese Lösung ist besonders nützlich für Unternehmen, die die gesamte interne Kommunikation auf einer einzigen, sicheren Plattform halten möchten.

Private Nachrichten zwischen Benutzern

Mitarbeiter können sich über das Intranet direkt private Nachrichten senden, ähnlich wie bei beliebten Instant Messengern. Das System unterstützt Textnachrichten, grundlegende Formatierungen und die Möglichkeit, Dateien anzuhängen. Jede Unterhaltung ist privat und nur für die Teilnehmer zugänglich, wodurch die Vertraulichkeit der geschäftlichen Kommunikation gewährleistet ist.

Gruppenkommunikation in Projekten

Mit dem Modul können Sie Gruppenunterhaltungen zwischen Projektteammitgliedern erstellen. Der Projektleiter kann eine Kommunikationsgruppe einrichten, zu der alle Teammitglieder automatisch hinzugefügt werden. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, mehrere E-Mails zu versenden, und es wird sichergestellt, dass alle Teilnehmer Zugriff auf die gleichen, aktuellen Informationen haben.

Konversationsverlauf und Anhänge

Alle Nachrichten werden archiviert und sind durchsuchbar, sodass frühere Vereinbarungen leicht nachgeschlagen werden können. Mitarbeiter können im Konversationsverlauf nach bestimmten Informationen suchen und alle Dateien anzeigen, die innerhalb einer bestimmten Konversation ausgetauscht wurden. Dies ist besonders nützlich für langfristige Projekte, bei denen wichtige Vereinbarungen in Vergessenheit geraten können.

Private Message zentralisiert die interne Kommunikation, beseitigt die Fragmentierung über verschiedene Plattformen hinweg und stellt sicher, dass wichtige geschäftliche Konversationen innerhalb einer sicheren Unternehmensumgebung bleiben.

10. Calendar - Veranstaltungsmanagement

Das Calendar-Modul verwandelt das Drupal-Intranet in ein Veranstaltungsmanagement-Center für Unternehmen und bietet eine intuitive Kalenderoberfläche für die Planung, Organisation und Nachverfolgung aller organisatorischen Aktivitäten. Dank der Integration mit anderen Drupal-Modulen wird Calendar zu einem leistungsstarken Tool für die Koordination der Teamarbeit.

Unternehmens- und Projektkalender

Mit dem Modul können Sie verschiedene Arten von Kalendern erstellen, die auf die Struktur Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Der Hauptkalender des Unternehmens kann allgemeine Veranstaltungen wie Schulungen, Vorstandssitzungen oder Feiertage enthalten, während sich Projektkalender auf Termine konzentrieren, die für einzelne Initiativen spezifisch sind: Fristen, Präsentationen oder Meilensteine. Jeder Kalender kann ein eigenes Farbschema und eigene Zugriffsregeln haben.

Konferenzraum- und Ressourcenbuchung

Der Kalender kann zu einem Ressourcenbuchungssystem für Unternehmen erweitert werden. Mitarbeiter können die Verfügbarkeit von Konferenzräumen, Arbeitsplätzen oder Geräten (Projektoren, Firmenwagen) überprüfen und diese direkt über das Intranet buchen. Das System prüft automatisch auf Terminkonflikte und versendet Buchungsbestätigungen.

Integration mit externen Kalendern

Das Modul kann mit gängigen Kalendersystemen wie Outlook, Google Calendar und Exchange synchronisiert werden. So können Mitarbeiter Unternehmensereignisse in ihren persönlichen Kalendern sehen und wichtige Projekttermine werden automatisch in ihren täglichen Arbeitsplänen angezeigt.

11. Forum - Diskussionen und Wissensaustausch

Das Forum-Modul erweitert das Drupal-Intranet um eine Diskussionsforum-Funktionalität und schafft so einen Raum für Wissensaustausch, Problemlösung und Gemeinschaftsbildung innerhalb des Unternehmens. Im Gegensatz zu herkömmlichen Kommunikationskanälen ermöglicht das Forum strukturierte, thematische Diskussionen, die für alle interessierten Mitarbeiter zugänglich sind.

Thematische Diskussionsforen

Administratoren können verschiedene, auf die Unternehmensstruktur zugeschnittene Forumskategorien erstellen: „IT-Fragen“, „Verbesserungsvorschläge“, „Wissensaustausch“ oder „Projekte“. Jedes Forum kann eine eigene Beschreibung, Diskussionsregeln und zugewiesene Moderatoren haben, sodass Mitarbeiter leicht den richtigen Ort finden, um Fragen zu stellen oder Erfahrungen auszutauschen.

Moderation und Diskussionsmanagement

Das Modul bietet umfangreiche Moderationswerkzeuge, darunter die Möglichkeit, wichtige Threads an den Anfang der Liste zu heften, abgeschlossene Diskussionen zu schließen, Beiträge zwischen Kategorien zu verschieben und unangemessene Inhalte auszublenden. Moderatoren können bestimmten Abteilungen oder Themen zugewiesen werden, wodurch ein professionelles Diskussionsniveau und schnelle Antworten auf Probleme gewährleistet sind.

Integration mit dem Benachrichtigungssystem

Das Forum arbeitet mit dem Nachrichtenmodul zusammen und benachrichtigt Benutzer automatisch über neue Antworten in Threads, denen sie folgen, neue Beiträge in Kategorien, die sie interessieren, oder direkte Erwähnungen. Mitarbeiter können bestimmte Themen abonnieren und Benachrichtigungen entsprechend ihren Präferenzen erhalten.

12. Masquerade - Benutzerwechsel

Das Masquerade-Modul ist ein unschätzbares Werkzeug für Administratoren und technische Support-Teams, da es ihnen ermöglicht, sicher zu den Konten anderer Benutzer zu wechseln, ohne deren Passwörter zu kennen. Diese Funktion erleichtert die Lösung von Problemen, die von Mitarbeitern gemeldet werden, sowie das Testen von Berechtigungen in komplexen Organisationsstrukturen erheblich.

Sichere Anmeldung als anderer Benutzer

Mit einem einzigen Klick können Administratoren zum Konto eines beliebigen Intranetbenutzers wechseln und erhalten genau die gleichen Berechtigungen und die gleiche Ansicht des Systems wie dieser Mitarbeiter. Nach Beendigung ihrer Arbeit kann der Administrator sofort zu seinem eigenen Konto zurückkehren, ohne sich erneut anmelden zu müssen. Der gesamte Vorgang ist sicher – die Passwörter der Benutzer bleiben unverändert und sind dem Administrator nicht bekannt.

Lösung von Problemen, die von Mitarbeitern gemeldet werden

Wenn ein Mitarbeiter ein Problem meldet, z. B. „Ich kann Dokument X nicht sehen“ oder „Ich kann keinen Artikel veröffentlichen“, kann der Administrator sofort zu dessen Konto wechseln und genau das sehen, was der Benutzer sieht. Dadurch entfallen langwierige Erklärungen und das Problem kann sofort direkt in der Umgebung des Benutzers diagnostiziert werden.

Testen von Berechtigungen und Benutzerrollen

Bei der Konfiguration neuer Benutzerrollen oder der Änderung von Berechtigungen können Sie mit Masquerade sofort überprüfen, wie sich die Änderungen auf die Benutzererfahrung auswirken. Der Administrator kann schnell testen, ob Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen den richtigen Zugriff auf Inhalte und Funktionen haben, ohne Testkonten erstellen zu müssen.

Masquerade reduziert den Zeitaufwand für die Behebung technischer Probleme erheblich und beseitigt die Frustration der Benutzer, die mit langwierigen Fehlerdiagnoseprozessen verbunden ist, während gleichzeitig die Sicherheit und Kontrolle über den Zugriff auf Benutzerkonten gewährleistet ist.

13. Workflow - Workflow-Management

Das Workflow-Modul führt ein fortschrittliches Workflow-Managementsystem in das Drupal-Intranet ein, das die Definition und Automatisierung von Geschäftsprozessen im Zusammenhang mit der Erstellung, Genehmigung und Veröffentlichung von Inhalten ermöglicht. Dies ist ein wichtiges Werkzeug für Organisationen, die die Qualität veröffentlichter Materialien und formelle Dokumentgenehmigungsverfahren kontrollieren müssen.

Definition von Phasen der Inhaltsveröffentlichung

Administratoren können mehrstufige Veröffentlichungsprozesse erstellen, die auf die Besonderheiten der Organisation zugeschnitten sind. Ein typischer Workflow kann die folgenden Phasen umfassen: „Entwurf“ → „Zur Überprüfung bereit“ → „In Bearbeitung“ → „Genehmigt“ → „Veröffentlicht“. Jeder Inhaltstyp (Artikel, Verfahren, Ankündigungen) kann einen eigenen, individuell angepassten Workflow mit einer unterschiedlichen Anzahl von Phasen und Genehmigungsanforderungen haben.

Automatische Benachrichtigungen über Statusänderungen

Das System benachrichtigt die zuständigen Personen automatisch über Änderungen des Dokumentstatus. Wenn ein Redakteur einen Artikel als „Zur Überprüfung bereit“ markiert, erhält der Abteilungsleiter automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zum Material. Nach der Genehmigung wird der Autor über die Veröffentlichung informiert, und das Kommunikationsteam kann über neue Inhalte informiert werden, die beworben werden müssen.

Kontrolle über den Dokumentgenehmigungsprozess

Mit dem Modul können Sie festlegen, wer Inhalte zwischen verschiedenen Phasen des Workflows verschieben darf. Beispielsweise können nur Manager Materialien zur Veröffentlichung freigeben, während Redakteure Inhalte nur von „Entwurf“ nach „Zur Überprüfung bereit“ verschieben können. Dadurch wird sichergestellt, dass wichtige Unternehmensdokumente die entsprechenden Qualitätskontrollkanäle durchlaufen.

14. Fivestar - Inhaltsbewertungssystem

Das Fivestar-Modul führt ein intuitives 1-5-Sterne-Bewertungssystem für Inhalte im Intranet ein, mit dem Mitarbeiter ihre Meinung zur Qualität und Nützlichkeit veröffentlichter Materialien äußern können. Es ist eine einfache, aber effektive Möglichkeit, Feedback von Benutzern zu sammeln und die wertvollsten Unternehmensressourcen zu identifizieren.

Bewertung von Artikeln und Dokumenten auf einer Skala von 1 bis 5 Sternen

Mit einem einzigen Klick können Mitarbeiter die Nützlichkeit von Anweisungen, die Qualität von Artikeln in der Wissensdatenbank oder die Nützlichkeit von Unternehmensverfahren bewerten. Das System zeigt die durchschnittliche Bewertung und die Anzahl der Stimmen an und gibt so einen schnellen Überblick darüber, wie die Inhalte vom Team wahrgenommen werden. Die Bewertung ist anonym, was zu ehrlichen Meinungen ermutigt.

Quelle: Drupal.org

Identifizierung der wertvollsten Inhalte

Durch die Aggregation von Bewertungen können Administratoren leicht die Materialien identifizieren, die bei den Mitarbeitern am beliebtesten sind und am meisten geschätzt werden. Artikel mit den höchsten Bewertungen können auf der Intranet-Startseite, in internen Newslettern oder während Schulungen für neue Mitarbeiter beworben werden.

Integration mit dem Voting-API-Modul

Fivestar basiert auf der Voting-API, was bedeutet, dass es um zusätzliche Abstimmungsfunktionen und komplexere Bewertungssysteme erweitert werden kann. Unternehmen können weitere Abstimmungsarten hinzufügen: „Sind diese Informationen aktuell?“, „War dieses Dokument hilfreich?“ oder „Würden Sie dieses Material Ihren Kollegen weiterempfehlen?“, um so ein umfassendes Feedback-System zu schaffen.

15. Panels/Page Manager - Anpassung der Benutzeroberfläche

Das Panels-Modul bietet in Kombination mit dem Page Manager erweiterte Anpassungsoptionen für Intranet-Seitenlayouts, mit denen Sie einzigartige Oberflächen erstellen können, die auf die unterschiedlichen Anforderungen der Benutzer und Abteilungen in Ihrem Unternehmen zugeschnitten sind. Dieses Tool verwandelt statische Seiten in dynamische, konfigurierbare Arbeitsumgebungen.

Konfigurierbares Dashboard für Benutzer

Jeder Mitarbeiter kann ein personalisiertes Dashboard erhalten, das die für seine Rolle und Aufgaben relevantesten Informationen anzeigt. Ein Mitarbeiter der Personalabteilung sieht auf seinem Dashboard die neuesten HR-Verfahren, Urlaubsstatistiken und bevorstehende Schulungen, während Entwickler Zugriff auf technische Dokumentationen, Projektstatus und Entwicklungstools haben.

Personalisierte Abteilungsseiten

Verschiedene Abteilungen können ihre eigenen, auf die Besonderheiten ihrer Arbeit zugeschnittenen Seitenlayouts haben. Die Seite der Vertriebsabteilung kann sich auf Leistungsdiagramme und Marketingmaterialien konzentrieren, während die Seite der Finanzabteilung Budgetberichte und Buchhaltungsverfahren in einem übersichtlichen, tabellarischen Layout präsentiert.

Drag-and-Drop

Administratoren können Seitenlayouts über eine intuitive Drag-and-Drop-Oberfläche ganz einfach ändern, ohne dass sie über Programmierkenntnisse verfügen müssen. Inhaltsblöcke, Widgets und Komponenten können frei verschoben, in der Größe angepasst und konfiguriert werden, um für jedes Team die optimale Arbeitsumgebung zu schaffen.

Open Intranet - eine fertige Lösung mit den besten Modulen

Open Intranet ist ein kostenloses Open-Source-Intranetsystem auf Drupal-Basis, das viele der oben genannten Module in einer vorgefertigten Konfiguration enthält. Das System wurde als Einstiegslösung für Intranets entwickelt, die die wichtigsten Funktionen integriert, die in Unternehmen benötigt werden.

Integrierte Funktionen auf Basis vorgefertigter Module:

• Elektronische Formulare (Webform-Modul) – Urlaubsanträge, IT-Berichte und interne Umfragen,
• Veranstaltungskalender (Kalender-Modul) – Verwaltung von Unternehmensveranstaltungen und Ressourcenbuchung,
• Erweiterte Suche (Search API-Modul) – Schnellsuche nach Inhalten und Dokumenten im gesamten Intranet,
• Inhaltskennzeichnung (Flag-Modul) – Likes, Lesezeichen und Meldung von Problemen durch Benutzer,
• Benutzerwechsel (Masquerade-Modul) – ein Support-Tool für Administratoren.

Open Intranet ermöglicht eine schnelle Intranet-Implementierung, da es vorkonfigurierte Module enthält, die die Implementierungszeit im Vergleich zum Aufbau eines Intranets von Grund auf erheblich reduzieren. Als Open-Source-Lösung fallen keine Lizenzgebühren für die Nutzung an, sodass es für Unternehmen mit unterschiedlichen Budgets zugänglich ist. Das System bietet außerdem vollständige Erweiterbarkeit mit zusätzlichen Drupal-Modulen, wenn die Anforderungen des Unternehmens wachsen.

Open Intranet ist eine Alternative für Unternehmen, die ein funktionales Intranet benötigen, aber keine Zeit für die Auswahl und Konfiguration einzelner Contrib-Module aufwenden möchten oder können. Das System bietet eine vorgefertigte Infrastruktur, die dann an die spezifischen Anforderungen der Organisation angepasst werden kann. Wir zeigen Ihnen gerne weitere Möglichkeiten von Open Intranet im Rahmen einer kostenlosen Beratung.

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Aktualisierter Artikel vom 13.08.2020