8 Schlüsselthemen, die bei der Planung eines Intranets für Ihr Unternehmen zu berücksichtigen sind

Die Planung eines neuen Intranets erfordert einen strategischen Ansatz und die Berücksichtigung vieler Faktoren - von den Bedürfnissen verschiedener Abteilungen, über technische Aspekte, bis hin zu einer langfristigen und klaren Vision für die Entwicklung. Eine gut geplante Intranet-Seite erhöht die Produktivität und verbessert den Informationsfluss. Ein schlecht vorbereitetes Projekt könnte jedoch als ein Werkzeug enden, das die Mitarbeiter ignorieren. In diesem Artikel werde ich wichtige Aspekte der Intranet-Planung - sowohl strategisch als auch praktisch - besprechen, die Ihnen helfen werden, Fallstricke zu vermeiden und ein System aufzubauen, das Ihrer Organisation wirklich dient.

In diesem Artikel:

• 1. Definieren Sie die Geschäftsziele und Erfolgsmetriken Ihres Intranet-Projekts
• 2. Untersuchen Sie die Anforderungen in allen Abteilungen
• 3. Definition des Intranet-Inhaltsmanagementmodells und die Rolle der Redakteure
• 4. Wählen Sie die richtige Intranet-Lösun
• 5. Planen Sie die Informationsarchitektur und Navigation
• 6. Planen Sie Integrationen sehr sorgfältig
• 7. Gestalten Sie das Benutzererlebnis (UX)
• 8. Budget und Zeitplan
• Intranet-Planung – Zusammenfassung

1. Definieren Sie die Geschäftsziele und Erfolgsmetriken Ihres Intranet-Projekts

Bevor Sie mit der Arbeit an Ihrem Intranet beginnen, müssen Sie wissen, warum Sie es erstellen und wie Sie seine Effektivität messen werden. Ohne klare Ziele ist es leicht, ein System mit vielen Funktionen zu erstellen, das kein spezifisches Problem löst.

Warum braucht das Unternehmen ein Intranet?

Führen Sie eine kurze Analyse der aktuellen Situation durch - sprechen Sie mit Vertretern verschiedener Abteilungen, fragen Sie sie nach ihren größten Frustrationen im Zusammenhang mit der internen Kommunikation und dem Zugang zu Informationen. Das Verständnis der "Schmerzpunkte" im täglichen Arbeitsablauf ermöglicht es Ihnen, realistische Ziele für die neue Plattform zu definieren. 

Die häufigsten Gründe für die Implementierung eines Intranets sind:

• Verbesserung der internen Kommunikation. Wichtige Informationen gehen in Emails verloren und Ankündigungen erreichen nicht jeden. Als zentrale Kommunikationsdrehscheibe sorgt das Intranet dafür, dass jeder Zugang zu den neuesten Nachrichten an einem vorhersehbaren Ort hat.
• Zentralisierung des Firmenwissens. Dokumente sind oft über verschiedene Systeme verstreut - Google Drive, SharePoint und lokale Server. Das Intranet ist ein einziger Ort für das gesamte organisatorische Wissen mit einer klaren Struktur und Suchmaschine.
• Prozessautomatisierung. Urlaubsanträge, Geschäftsreisen, Bestellungen - statt Formulare auszudrucken und Unterschriften zu sammeln, können Mitarbeiter Dinge online in wenigen Minuten erledigen.
• Vereinfachte Einarbeitung. Neue Mitarbeiter fühlen sich oft verloren. Ein Intranet mit Checklisten, Anleitungsvideos und FAQs verkürzt die Einarbeitungszeit von Wochen auf Tage.
• Aufbau der Organisationskultur. Besonders wichtig in dezentralisierten Organisationen kann das Intranet als Plattform dienen, auf der Teams Erfolge teilen und ein Gemeinschaftsgefühl fördern.

Key Performance Indicators (KPIs)

Nachdem Sie Ihre Ziele definiert haben, entscheiden Sie, wie Sie die Effektivität des Intranets messen werden. Die Überwachung spezifischer Indikatoren ermöglicht es Ihnen, zu beurteilen, ob das System seinen Zweck erfüllt und wo Verbesserungen notwendig sind.

• Anzahl aktiver Intranet-Nutzer. Wie viele Mitarbeiter nutzen das Intranet täglich oder monatlich? Wenn die Mehrheit das System nicht regelmäßig besucht, funktioniert etwas nicht so, wie es sollte.
• Beliebteste Bereiche und Suchbegriffe. Die Analyse zeigt, was den Mitarbeitern wichtig ist und welche Inhalte möglicherweise schwer zu finden oder nicht vorhanden sind.
• Reduzierung wiederholter Anfragen. Wenn IT-, Personal- oder Verwaltungsabteilungen weniger Fragen wie "Wie beantrage ich Urlaub?" erhalten, funktioniert das Intranet.
• Zeit bis zur Informationsbeschaffung. Messen Sie die Zeit, die Mitarbeiter benötigen, um spezifische Informationen zu finden. Nach der Implementierung des Intranets sollte diese Zeit deutlich reduziert sein.
• Ausmaß der Nutzerbindung. Kommentare, Likes, Shares – je mehr Interaktion, desto besser. Das Intranet ist ein lebendiges Kommunikationstool, nicht nur ein Schwarzes Brett.
• Zufriedenheitsrate. Vierteljährliche Umfragen: "Wie würden Sie den Nutzen des Intranets auf einer Skala von 1-10 bewerten?" werden zeigen, wie sich die Wahrnehmung des Systems verändert.

Wie formuliert man Ziele?

Der häufigste Fehler ist die Formulierung von Zielen, die zu vage sind. "Verbesserung der Kommunikation" oder "Erleichterung des Zugangs zu Informationen" klingen gut, können aber nicht überprüft werden. Ein gutes Geschäftsziel muss spezifisch, messbar und zeitgebunden sein.

Beispiele für gut formulierte Ziele:

• "Reduzieren Sie die Anzahl der Mitarbeiter, die über wichtige Unternehmensankündigungen nicht im Bilde sind, um 50% innerhalb von 6 Monaten nach dem Start des Intranets (gemessen durch eine vierteljährliche Umfrage)."
• "Reduzieren Sie die durchschnittliche Zeit, um Firmenprozeduren zu finden, von 15 auf 3 Minuten innerhalb der ersten 3 Betriebsmonate des Intranets."
• "Reduzieren Sie die Anzahl der Anfragen nach grundlegenden Informationen an die Personalabteilung um 40% innerhalb von sechs Monaten."

Diese Ziele können später gemessen und deutlich festgestellt werden, ob das Intranet-Projekt erfolgreich war. Setzen Sie sie vor Projektbeginn und überwachen Sie sie regelmäßig nach dem Start des Intranets.

2. Untersuchen Sie die Anforderungen in allen Abteilungen

Das Intranet ist ein Werkzeug für die gesamte Organisation, nicht nur für die Kommunikations- oder Personalabteilung. Daher ist es entscheidend, Anforderungen von Vertretern aller Abteilungen zu sammeln - von Vertrieb, über IT, bis zur Verwaltung. Jede Abteilung hat unterschiedliche Bedürfnisse und Schmerzpunkte, und deren Verständnis ermöglicht es Ihnen, ein System aufzubauen, das wirklich für jeden nützlich ist.

Führen Sie Interviews mit Vertretern jeder Abteilung

Es ist am besten, mit Personen zu sprechen, die sich täglich mit organisatorischen oder Kommunikationsproblemen befassen. Sie können eine Kombination von Methoden verwenden:

• Einzelinterviews – sie ermöglichen ein tieferes Verständnis der spezifischen Bedürfnisse der Abteilung,
• Gruppenworkshops – offenbaren systemische Probleme und helfen bei der Entwicklung gemeinsamer Lösungen,
• Online-Umfragen – für größere Organisationen, um eine breitere Perspektive zu sammeln.

Stellen Sie spezifische Fragen: "Was nimmt zu viel Ihrer Zeit in Anspruch?", "Welche Informationen sind schwer zu finden?", "Was möchten Sie an einem Ort haben?"

Identifizieren Sie Schlüsselkommunikations- und Organisationsprobleme

Konzentrieren Sie sich während der Interviews und Workshops auf konkrete Probleme, mit denen die Teams täglich konfrontiert sind. Im Folgenden sind die am häufigsten auftretenden Probleme aufgeführt und wie das Intranet sie lösen kann.

Unfähigkeit, effektiv mit den Mitarbeitern zu kommunizieren

Wichtige Ankündigungen gehen in E-Mails verloren, nicht jeder erhält oder liest sie. Jede Abteilung veröffentlicht Informationen an anderen Stellen - Teams, Schwarze Bretter, geteilte Laufwerke. Mitarbeiter haben oft Schwierigkeiten, aktuelle Informationen zu finden.

Lösung: Das Intranet kann als zentraler Ort für die Veröffentlichung von Unternehmensneuigkeiten, Geschäftsführungsankündigungen und Abteilungskommunikationen dienen - mit Benachrichtigungen und gezielter Ansprache bestimmter Mitarbeitergruppen. Es kann auch ein einheitliches Veröffentlichungssystem mit einer klaren Kategoriestruktur, einem Archiv von Beiträgen und einer Suchfunktion enthalten. 

Der Firmennachrichtenbereich im Open Intranet System. 

Bedarf an Dashboards und Navigationsleisten

Abteilungen erstellen Berichte und Dashboards in Excel oder BI, haben aber keinen Ort, um sie mit ihren Teams zu teilen.

Solution: Auf den Abteilungsseiten des Intranets können eingebettete Dashboards angezeigt werden, die sich automatisch aktualisieren und für autorisiertes Personal 24/7 zugänglich sind.

Dokumentation auf verschiedenen Systemen verstreut

Firmenprozeduren werden in Google Drive gespeichert, Vorlagen befinden sich in SharePoint, Anleitungen sind in Teams verfügbar und Richtlinien werden per E-Mail kommuniziert. Es dauert 15 Minuten, um ein spezifisches Dokument zu finden.

Solution: Eine zentrale Dokumentenablage mit einer klaren Ordnerstruktur, Verschlagwortung, Suchmaschine und Versionskontrolle – ein System für das gesamte Firmenwissen.

Dokumentenverwaltung auf der Open Intranet-Plattform.

Schwierigkeiten bei der Einführung neuer Mitarbeiter

Neue Mitarbeiter stellen Dutzende der gleichen Fragen, wissen nicht, an wen sie sich wenden sollen, und verlieren sich in Prozeduren. Die Einarbeitung dauert Wochen.

Lösung: Ein spezielle Einarbeitungssegment mit Checklisten, Anleitungsvideos, einem Mitarbeiterverzeichnis, FAQs und einem Büroplan – alles an einem Ort, ab dem ersten Tag verfügbar.

Priorisieren Sie Funktionen basierend auf dem Geschäftswert und der Leichtigkeit der Implementierung

Nachdem Sie die Anforderungen gesammelt haben, werden Sie wahrscheinlich eine lange Liste haben. Verwenden Sie eine Priorisierungsmatrix:

• Schnelle Gewinne. Beginnen Sie mit Lösungen, die leicht umzusetzen sind und einen hohen Wert haben.

Beispiele: Mitarbeiterverzeichnis, FAQ, Vorlagenablage, Firmenkalender. 

• Schlüsselfunktionen. Planen Sie für die erste Phase des Projekts auch Lösungen, die schwieriger umzusetzen sind, aber einen hohen Geschäftswert haben. 

Beispiele: Integration mit dem HR-System, Automatisierung von Anfragen und eine erweiterte Suchmaschine. 

• Nice to have. Dies sind nützliche, aber nicht kritische Lösungen, planen Sie sie daher später in Ihrer Intranet-Roadmap ein.

Beispiele: Soziales Modul, Integrationsspiele und erweiterte Analytics. 

• Niedrige Priorität. Dies sind Funktionen von geringem Wert oder die sehr schwierig umzusetzen sind. Es ist besser, sie zu verschieben oder abzulehnen.

Beispiele: Fortschrittliches Gamification-System mit Ranglisten und Belohnungen, proprietärer Messenger (wenn das Unternehmen bereits Teams/Slack nutzt).

Dokumentieren und verwalten Sie die Erwartungen

Sie werden nicht in der Lage sein, alle Wünsche zu erfüllen. Seien Sie transparent - erklären Sie, warum einige Funktionen nicht in der ersten Version enthalten sein werden, aber später hinzugefügt werden können. Machen Sie eine Liste der Anforderungen mit Prioritäten und teilen Sie sie mit den wichtigsten Stakeholdern. Dies dient als Bezugspunkt während des gesamten Intranet-Projekts und als Grundlage für die Planung der nächsten Entwicklungsphasen. Zu zeigen, dass Sie zugehört und die Vorschläge berücksichtigt haben, baut Vertrauen und Engagement bei den Teams auf.

3. Definition des Intranet-Inhaltsmanagementmodells und die Rolle der Redakteure

Auch das am besten gestaltete Intranet wird ohne ein klar definiertes Inhaltsmanagementmodell nicht funktionieren. Sie müssen entscheiden, wer für die Veröffentlichung von Intranet-Inhalten verantwortlich sein wird, wie der Genehmigungsprozess aussehen wird und welche Richtlinien Redakteure befolgen werden.

Wer wird für die Veröffentlichung von Inhalten verantwortlich sein?

Es gibt mehrere Inhaltsmanagementmodelle:

• Zentralisiertes Modell – eine Person oder ein kleines Team (z.B. die Kommunikationsabteilung) ist für alle Veröffentlichungen auf dem Intranet verantwortlich, während andere Abteilungen ihnen Materialien zur Veröffentlichung zukommen lassen
• Dezentralisiertes Modell – jede Abteilung hat ihre eigenen Redakteure, die eigenständig Inhalte in ihren Bereichen des Intranets veröffentlichen,
• Hybridmodell (am häufigsten empfohlen) – unternehmensweite Nachrichten und Management-Ankündigungen werden vom Kommunikationsteam veröffentlicht. Die einzelnen Abteilungen haben eigene Redakteure, die spezialisierte Inhalte in ihren Bereichen des Intranets erstellen.

Welche Abteilungen werden Veröffentlichungsrechte haben?

Bestimmen Sie, welche Abteilungen Redaktionsrechte benötigen und in welchen Bereichen:

• Kommunikation/Marketing – Unternehmensnachrichten, Management-Ankündigungen, Veranstaltungen,
• Personalwesen – Stellenangebote, Sozialleistungen, Richtlinien, Eingewöhnung,
• IT – technische Anweisungen, Problemberichte, IT-FAQ,
• Verwaltung – Raumbuchungen, Parkplatz, Catering,
• Fachabteilungen – eigene Bereiche mit spezialisiertem Wissen.

Nicht jede Abteilung muss sofort Zugangsberechtigungen haben – beginnen Sie mit denen, die am meisten zu kommunizieren haben.

4. Wählen Sie die richtige Intranet-Lösung

Die Entscheidung über die Technologie, auf der Sie Ihr Intranet aufbauen werden, ist einer der wichtigsten Schritte in der Planungsphase. Ihre Wahl beeinflusst die Kosten, die Implementierungszeit, die Flexibilität und die langfristigen Systementwicklungsmöglichkeiten.

SaaS-Lösungen

Systeme sind sofort auf monatlicher Abonnementbasis verfügbar. Sie können Ihr Intranet in Tagen oder Wochen starten, zahlen pro Benutzer, und der Anbieter kümmert sich um die Infrastruktur und Updates. Dies ist der schnellste Weg, um ein Intranet in Betrieb zu nehmen, aber mit begrenzten Anpassungsmöglichkeiten für spezifische Geschäftsprozesse. Diese Lösung ist für kleinere Unternehmen geeignet, die grundlegende Funktionen benötigen, ohne ein IT-Team einzubeziehen.

Erstellen eines Intranets von Grund auf

Ein speziell für Ihre Organisation entworfenes und gebautes Intranet. Alles kann genau so sein, wie Sie es möchten – die Benutzeroberfläche, Funktionen und Integrationen. Diese Lösung gibt Ihnen volle Kontrolle und Eigentum, geht aber mit den höchsten Kosten und der längsten Implementierungszeit einher. Dies ist eine Option für große Unternehmen mit komplexen, einzigartigen Anforderungen, die das Intranet als strategisches Werkzeug betrachten und das entsprechende Budget haben.

Open-Source-Lösungen

Sie nutzen bewährte Grundlagen (z.B. Drupal, WordPress), können das System aber an Ihre Intranet-Bedürfnisse anpassen. Sie zahlen nicht für pro-Benutzer-Lizenzen, behalten die Kontrolle über Ihre Daten und können die Funktionalität im Laufe der Zeit weiterentwickeln. Diese Lösung erfordert technische Kompetenzen, bietet aber das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für mittelgroße Organisationen.

Wichtige Auswahlkriterien

Es gibt keine universelle Antwort darauf, welche Intranet-Software am besten ist – es hängt alles vom Kontext Ihrer Organisation ab. Anstatt nach Meinungen oder Markttrends zu wählen, bewerten Sie jede Option anhand von vier Schlüsselkriterien, die den Erfolg der Intranet-Implementierung realistisch beeinflussen werden.

1. Budget und Finanzierungsmodell

Bevorzugen Sie einen niedrigen Einstiegspunkt mit monatlichen Gebühren, die mit Ihrem Unternehmen wachsen? Oder ist es besser, am Anfang mehr zu investieren, ohne später feste Kosten zu haben? SaaS-Lösungen haben vorhersehbare Betriebskosten. Open-Source- oder dedizierte Systeme erfordern eine größere Anfangsinvestition, aber ohne steigende Benutzergebühren.

2. Technische Ressourcen im Unternehmen

Verfügen Sie über eine kompetente IT-Abteilung? Dann sollten Sie eine Lösung in Betracht ziehen, die eine technische Verwaltung erfordert. Haben Sie kein technisches Team? Ein SaaS-System mit voller Unterstützung des Intranet-Anbieters wird eine sicherere Wahl sein. Sie können auch ein Open-Source-Tool wählen und dessen Entwicklung und Wartung an eine externe Agentur auslagern.

3. Spezifität der Geschäftsanforderungen

Wenn Ihr Unternehmen standardmäßige Kommunikations- und Zusammenarbeitsbedürfnisse hat, wird eine fertige SaaS-Lösung oder ein Open-Source-System mit grundlegender Konfiguration wahrscheinlich ausreichen. Wenn Ihre Organisation einzigartige Prozesse, Branchenanforderungen und fortgeschrittene Arbeitsabläufe hat, wählen Sie ein dediziertes System oder eine Open-Source-Lösung, die an Ihre spezifischen Bedürfnisse angepasst werden kann.

4. Sicherheitsanforderungen und Compliance

In regulierten Branchen (Finanzen, Gesundheitswesen, öffentliche Verwaltung) kann die vollständige Kontrolle über Daten eine gesetzliche Anforderung sein. In solchen Fällen werden Selbst-Hosting und Code-Transparenz wesentlich. Wenn Ihr Unternehmen nach ISO 27001 zertifiziert ist oder der DSGVO unterliegt und ein hohes Risiko für die Datenverarbeitung besteht, können die Möglichkeit einer Sicherheitsprüfung und die vollständige Kontrolle über die Infrastruktur entscheidende Faktoren sein.

Ein praktischer Ansatz zur Entscheidungsfindung

Statt eine Lösung aufgrund theoretischer Vorteile zu wählen, testen Sie die tatsächlichen Optionen. Die meisten Anbieter bieten Testzeiträume oder Demos während Intranet-Konsultationen an. Laden Sie eine Gruppe von Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen ein, geben Sie ihnen typische Aufgaben zur Ausführung und beobachten Sie, wie sie mit der Benutzeroberfläche zurechtkommen.

Bereiten Sie eine Liste der 10 wichtigsten Funktionen und Prozesse vor, die das Intranet unterstützen muss. Überprüfen Sie, wie jede Lösung damit umgeht - nicht theoretisch, sondern praktisch während des Tests.

Betrachten Sie auch die Perspektive von 3-5 Jahren. Wird die gewählte Lösung skalierbar sein, wenn das Unternehmen wächst? Werden Sie in der Lage sein, neue Funktionen hinzuzufügen, wenn neue Bedürfnisse entstehen? Die günstigste Option heute kann sich auf lange Sicht als die teuerste erweisen, wenn sie Sie dazu zwingt, in zwei Jahren auf ein anderes System umzusteigen.

5. Planen Sie die Informationsarchitektur und Navigation

Eine gut gestaltete Informationsarchitektur ist das Fundament eines nützlichen Intranets. Wenn Mitarbeiter nicht schnell finden können, wonach sie suchen, werden sie aufhören, es zu nutzen - egal, wie wertvoll die von Ihnen veröffentlichten Inhalte sind.

Menüstruktur und Inhaltskategorien

Beginnen Sie mit der Definition der Hauptbereiche des Intranets. Die Struktur sollte die Bedürfnisse der Benutzer widerspiegeln, nicht die Organisationsstruktur des Unternehmens.

Beispiel für eine Hauptmenüstruktur:

• Nachrichten – Nachrichten, Ankündigungen,
• Für Mitarbeiter – Personalabteilung, Sozialleistungen, Urlaub, Eingewöhnung,
• Wissen – Verfahren, Dokumente, Vorlagen, FAQ,
• Tools – Verknüpfungen zu Systemen, Formularen, Reservierungen,
• Über das Unternehmen – Mission, Werte, Struktur, Geschichte,
• Abteilungen – Bereiche für einzelne Abteilungen.

Ein gutes Menü sollte maximal 5-7 Hauptkategorien haben - mehr als das überfordert die Benutzer. Verwenden Sie klare und verständliche Namen, ohne Fachjargon. Gruppieren Sie ähnliche Inhalte zusammen und halten Sie eine flache Struktur bei – maximal 2-3 Unterebenen.

Such- und Tagging-Strategie

Auch mit der besten Navigation werden die Mitarbeiter die Suchmaschine nutzen - stellen Sie sicher, dass sie effektiv funktioniert. Die Suchmaschine sollte Titel, Inhalte und Downloads durchsuchen, Phrasen während der Eingabe vorschlagen (Autocomplete), relevante Ergebnisse oben anzeigen und es ermöglichen, Ergebnisse nach Abteilung, Datum oder Inhaltstyp zu filtern.

Open Intranet enthält eine Suchmaschine, die es ermöglicht, Ergebnisse leicht nach Kategorie zu filtern. 

Das Tagging-System ist ebenfalls wichtig. Jeder Intranet-Inhalt sollte Tags haben, die seinen Inhalt beschreiben - verwenden Sie einheitliche Tags aus einer Liste von genehmigten Stichworten. 

Personalisierung von Inhalten für verschiedene Benutzergruppen

Nicht jeder Mitarbeiter muss alles sehen. Personalisieren Sie das Intranet, um seine Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen. Content kann personalisiert werden nach:

• Abteilung – ein Entwickler sieht IT-Nachrichten, ein Verkäufer sieht Vertriebsnachrichten,
• Standort – ein Mitarbeiter in Madrid sieht Informationen über das Büro in Madrid,
• Stellung – ein Manager sieht zusätzliche Bereiche,
• Interessen – Benutzer wählen, welche Abschnitte sie interessieren.

Die Personalisierung kann die Startseite (verschiedene Widgets für verschiedene Gruppen), das Menü (Anzeigen oder Ausblenden von Abschnitten je nach Berechtigungen) oder Nachrichten (Filtern nach Präferenzen) betreffen.

Startseite – was sollte darauf stehen?

Die Startseite ist der am häufigsten besuchte Ort auf dem Intranet. Nachfolgend finden Sie Elemente, die sich lohnen, einzubeziehen. 

• Neueste Nachrichten und Bekanntmachungen – 3-5 aktuellste Beiträge mit der Option, alle anzusehen. Dies ist der Hauptgrund, warum Mitarbeiter das Intranet jeden Tag besuchen.
• Schnelllinks – die am häufigsten verwendeten Tools und Systeme an einem Ort: HR-Systeme, CRM, Helpdesk, Kalender und Reservierungen. Sie sparen Zeit und Klicks.
• Suchmaschine – sichtbar in der Mitte oder am oberen Rand der Seite. Viele Benutzer suchen zunächst, anstatt das Menü zu durchsuchen.
• Kommende Veranstaltungen – ein Kalender mit den nächsten Terminen für Schulungen, Firmenveranstaltungen und andere Events.
• Verknüpfungen zu beliebten Dokumenten – am häufigsten heruntergeladene Vorlagen, Verfahren, FAQs.

Die Startseite sollte klar und nicht überwältigend sein. Es ist besser, weniger Elemente einzufügen, aber solche, die gut gestaltet sind.

6. Planen Sie Integrationen sehr sorgfältig

Eine Intranet-Plattform funktioniert selten isoliert. Ihr wahrer Wert zeigt sich, wenn das Intranet mit anderen Unternehmenswerkzeugen integriert ist. Schlecht geplante Integrationen sind eine der häufigsten Ursachen für Verzögerungen und Budgetüberschreitungen bei Intranet-Projekten.

Inventur von Systemen für die Integration

Beginnen Sie mit der Erstellung einer Liste aller Systeme, mit denen das Intranet kommunizieren soll. Die häufigsten Integrationen sind:

• Active Directory / LDAP – Anmeldung und Benutzerverwaltung. Mitarbeiter melden sich mit den gleichen Anmeldedaten wie für andere Unternehmenssysteme an, und ihre Daten (Vorname, Nachname, Abteilung, Position) werden automatisch synchronisiert.
• HR-System – Mitarbeiterdaten, Urlaub, Organisationsstruktur. Das Mitarbeiterverzeichnis wird automatisch aktualisiert und Urlaubsanträge werden an das HR-System gesendet.
• Kommunikationswerkzeuge – MS Teams, Slack. Benachrichtigungen aus dem Intranet werden an Kommunikationskanäle gesendet, in denen die Mitarbeiter die meiste Zeit verbringen.
• Dokumentenmanagementsysteme – SharePoint, Google Drive. Dokumente, die in bestehenden Systemen gespeichert sind, werden auf dem Intranet angezeigt, ohne dass eine Migration erforderlich ist.
• Projektmanagementwerkzeuge – Jira, Asana, Monday. Projekt-Dashboards und Aufgabenstatus sind auf dem Intranet für die relevanten Teams sichtbar.
• Kalender und Reservierungssysteme – Outlook, Google Kalender und Raumreservierungssysteme. Firmenveranstaltungen werden mit den Kalendern der Mitarbeiter synchronisiert, und Raumreservierungen sind über das Intranet verfügbar.

Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Software die notwendigen Integrationen unterstützt

Überprüfen Sie vor der Auswahl einer Intranet-Plattform, ob diese fertige Integrationen mit Ihren Systemen bietet. Fragen an den Anbieter:

• Hat die Plattform fertige Integrationsmodule für unsere Systeme?
• Erfordert die Integration eine zusätzliche Lizenzierung?
• Wie funktioniert die Datensynchronisation - in Echtzeit oder periodisch?
• Ist die Integration bidirektional (lesen und schreiben) oder nur unidirektional?
• Welche Daten werden synchronisiert und wie oft?
• Gibt es technische Einschränkungen oder API-Begrenzungen?

Wenn das Intranet keine fertige Integration mit dem ausgewählten System hat, bewerten Sie die Kosten und den Zeitaufwand für die Erstellung einer speziellen Integration. Bedenken Sie, dass dies Ihr Budget und Ihren Zeitplan erheblich beeinflussen kann.

API und zukünftige Erweiterungsmöglichkeiten

Nicht alle Integrationen sind vom ersten Tag an erforderlich. Stellen Sie sicher, dass die ausgewählte Plattform eine offene API hat, die es Ihnen ermöglicht, in der Zukunft neue Integrationen hinzuzufügen, ohne das gesamte System ändern zu müssen.

Überprüfen Sie die API-Dokumentation - ist sie vollständig, aktuell und verständlich? Gibt es Implementierungsbeispiele? Ist die Entwicklergemeinschaft aktiv? Dies sind Anzeichen dafür, dass eine Erweiterung möglich sein wird und Sie nicht nur von einem Anbieter abhängig sind.

7. Gestalten Sie das Benutzererlebnis (UX)

Selbst das funktionalste Intranet wird nicht genutzt, wenn es nicht benutzerfreundlich ist und optisch unangenehm wirkt. Gutes UX (User Experience) ist eine Investition, die sich durch höheres Mitarbeiterengagement und effektivere Arbeit auszahlt.

Einfachheit und intuitive Navigation

Mitarbeiter sollten nicht darüber nachdenken müssen, wo sie die Informationen finden, die sie benötigen. Die Navigation muss offensichtlich und vorhersehbar sein. Das Menü sollte immer sichtbar und auf jeder Seite an derselben Stelle sein. Verwenden Sie standardmäßige Konventionen - das Logo in der oberen linken Ecke führt zur Startseite, die Suchmaschine oben, das Hauptmenü in der Kopf- oder Seitenleiste.

Breadcrumbs zeigen dem Benutzer, wo er sich in der Intranet-Struktur befindet und ermöglichen ihm, schnell zur vorherigen Ebene zurückzukehren. Schlüsselfunktionen und die am häufigsten verwendeten Abschnitte sollten innerhalb von 2-3 Klicks von der Startseite aus erreichbar sein.

Reaktionsfähigkeit und mobile Zugänglichkeit

Immer mehr Mitarbeiter nutzen das Intranet auf Smartphones und Tablets, insbesondere diejenigen, die aus der Ferne arbeiten oder im Hybrid-Modus sind. Das Intranet muss reibungslos auf allen Geräten funktionieren. Ein responsives Design passt das Layout der Seite automatisch an die Bildschirmgröße an. Das Menü wird auf einem mobilen Gerät zu einem Hamburger-Menü, die Spalten werden vertikal angeordnet und die Schaltflächen werden groß genug, um mit dem Finger zu klicken.

Dank seines responsiven Designs wird Open Intranet perfekt auf mobilen Geräten angezeigt.

Zugänglichkeit für alle Mitarbeiter

Das Intranet sollte für alle Mitarbeiter zugänglich sein, einschließlich derjenigen mit Behinderungen. Dies ist nicht nur eine ethische Frage, sondern häufig auch eine gesetzliche Anforderung.

Grundlegende Zugänglichkeitsregeln:

• ausreichender Kontrast zwischen Text und Hintergrund (lesbar für Menschen mit Sehbehinderungen),
• Fähigkeit, mit einer Tastatur ohne Maus zu navigieren,
• alternative Beschreibungen für Grafiken (für Screenreader),
• lesbare Schriftarten und die Möglichkeit, den Text zu vergrößern ohne Funktionsverlust.

Intranet-Design in Übereinstimmung mit der visuellen Identität des Unternehmens

Das Intranet ist Teil des Markenökosystems - es sollte visuell auf die visuelle Identität des Unternehmens verweisen. Verwenden Sie Unternehmensfarben, Schriftarten und grafischen Stil. Kopieren Sie jedoch nicht blind die Unternehmenswebsite - das Intranet hat unterschiedliche Ziele und Nutzer. Es kann weniger marketingorientiert und funktionaler sein, sollte aber die DNA der Marke behalten.

8. Budget und Zeitplan

Realistische Budget- und Zeitplanplanung ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Intranet-Projekt. Eine Unterschätzung von Kosten oder Zeit kann zu Frustration, Kompromissen bei der Qualität und einem Verlust des Vertrauens der Stakeholder führen.

Ein realistischer Intranet-Implementierungsplan mit Zeitpuffer

Typische vor Ort installierte Intranet-Lösungen dauern von der Konzeption bis zur Einführung je nach Komplexität des Systems 3 bis 6 Monate.

Die grundlegenden Phasen des Intranet-Projekts sind:

• Entdeckung und Planung (Interviews, Anforderungsanalyse, Plattformauswahl),
• Design und Informationsarchitektur (UX/UI-Design, Menüstruktur),
• Entwicklung und Konfiguration (Implementierung von Funktionen, Integrationen, Datenmigration),
• Tests und Korrekturen (funktionale, integrative, Usability-Tests),
• Inhaltsvorbereitung und Schulung (Erstinhalte, Schulung für Redakteure),
• Einführung und Stabilisierung (Soft Launch, Monitoring, schnelle Korrekturen).

Zu diesem Plan sollte ein Zeitpuffer von 20-30% hinzugefügt werden, um unvorhergesehene Verzögerungen zu berücksichtigen - Probleme bei der Integration, Änderungen in den Anforderungen, Verzögerungen bei der Genehmigung.

Schnellerer Start mit einem Open-Source-Intranet

Das Open-Intranet-System ermöglicht es Ihnen, die Basisversion des Intranets selbst zu implementieren. Wenn Ihr Unternehmen zusätzliche Funktionen, Integrationen oder Datenmigrationen benötigt, werden unsere Spezialisten bei Droptica die Software nach Ihren spezifischen Anforderungen anpassen. Das bedeutet, dass Ihre Organisation nicht mehrere Monate auf das System warten muss. Die Software steht schnell zur Verfügung, und Ihr Unternehmen kann eine Liste der Anforderungen für die Erweiterung erstellen, während es das Intranet im täglichen Betrieb nutzt.

Ein Budget, das alle Kosten abdeckt

Das Intranet-Budget ist nicht nur der Preis der Softwarelizenz (bei Open-Source-Systemen gibt es keine solche Gebühr). Berücksichtigen Sie alle Komponenten:

• Entwicklung und Implementierung - die Kosten für die Plattform, UX/UI-Design, Konfiguration und Anpassung und Datenmigration. Wenn Sie einen externen Anbieter nutzen, berücksichtigen Sie die Kosten für die Arbeitsstunden des Teams.
• Integrationen - jede Integration ist ein zusätzlicher Kostenpunkt während der Entwicklung und ggf. bei API-Lizenzen. Manche Systeme verlangen für den Zugang zu APIs oder haben Call-Limits, die kostenpflichtige Pläne erfordern.
• Schulungen - Schulungen für Redakteure und Endnutzer, Schulungsmaterialien (Videos, Dokumentation), Zeit des internen Trainers oder Kosten für externe Schulungen.
• Wartung und Support (mindestens die ersten 12 Monate) – Hosting und Infrastruktur, Sicherheits- und funktionsbezogene Updates, technischer Support, Überwachung und Administration. Die typischen Wartungskosten betragen 15-25% der jährlichen Implementierungskosten.
• Budget für Verbesserungen nach dem Start - reservieren Sie 10-20% des Budgets für Verbesserungen und Korrekturen in den ersten 6-12 Monaten. Das Feedback der Benutzer wird Bedürfnisse aufdecken, die Sie in der Planungsphase nicht vorhergesehen haben.

Intranet-Planung – Zusammenfassung

Die Planung eines Intranets ist ein Prozess, der viele Perspektiven berücksichtigen muss - von der Geschäftsstrategie und Benutzerbedürfnissen bis hin zu technischen Fragen und Sicherheit. Der Schlüssel zum Erfolg eines Intranets ist nicht nur eine gute Vorbereitung in der Planungsphase, sondern auch Flexibilität und die Bereitschaft, das System nach seiner Einführung ständig zu verbessern.

Denken Sie daran, dass ein Intranet kein einmaliges Projekt ist, sondern eine langfristige Investition in die Kommunikation und Effizienz Ihrer Organisation. Je mehr Zeit Sie für eine sorgfältige Planung aufwenden, desto größer ist die Chance, dass Sie ein Werkzeug erstellen, das Ihre Mitarbeiter tatsächlich nutzen möchten. Unsere Spezialisten können Ihnen bei der Planung, Implementierung und Entwicklung Ihres Intranets helfen.

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Aktualisierter Artikel vom 06/08/2020