IT-Projektmanagement: Was ist das und wie führt man diesen Prozess durch?
Projektmanagement ist der Prozess, bei dem die für ein Projekt verantwortliche Person - der Projektmanager - Aufgaben plant und steuert, die Teil des Projekts sind und Ressourcen entsprechend zuweist. Ziel des Projektmanagements ist es, das Projektziel innerhalb der festgelegten Frist und des Budgets zu erreichen. In der IT-Branche werden am häufigsten agile Methoden eingesetzt, um diese Ziele zu erreichen, da sie eine reibungslose Anpassung des Prozesses und Produkts an sich ändernde Umweltbedingungen und Kundenerwartungen ermöglichen.
Was ist IT-Projektmanagement?
Das Projektmanagement im IT-Bereich unterscheidet sich vom traditionellen Projektmanagement, da Softwareprojekte einen spezifischen Lebenszyklus haben, der mehrere Testdurchläufe, Updates und Kundenfeedback erfordert. Die meisten IT-bezogenen Projekte werden mit Hilfe agiler Methoden verwaltet, um mit dem Tempo des Geschäfts Schritt zu halten und basierend auf dem Feedback von Kunden und Stakeholdern zu iterieren. In der Regel endet die Arbeit des IT-Teams nach der Implementierung eines Produkts nicht, sondern es beginnt die Support-Phase, die so lange dauern sollte, wie das Produkt existiert. In der IT-Welt ist es schwierig, ohne Systemaktualisierungen, die Entwicklung von Anwendungsfunktionen oder die Verbesserung von Sicherheitsmerkmalen auszukommen.
Projektplanung
Bevor die Entwicklungsarbeiten an einem Projekt beginnen, wird ein Produkt-Backlog vorbereitet. Dieses Element liegt in der Verantwortung des Product Owners, d. h. in der Regel des Kunden oder des Projektmanagers, der das erwartete Ergebnis in Zusammenarbeit mit dem Kunden beschreibt. Das Backlog ist ein Satz von Projektannahmen in Form von User Stories, die bestimmte Funktionen und Elemente des Endprodukts beschreiben. Wenn das Backlog fertig ist - oder zumindest genügend Stories enthält, um die Arbeiten zu starten -, treffen sich der Projektmanager und das Projektteam, um die Stories auszuwählen, die zuerst erledigt werden müssen, und die erforderliche Arbeitsintensität zu schätzen.
Projektzeitplanung
Bei kleinen Projekten ist es manchmal möglich, eine vollständige Schätzung des gesamten Projekts von Anfang bis zur Implementierung vorzunehmen. Es ist jedoch häufiger, die Arbeit in Phasen zu unterteilen und sie in sogenannten Sprints (vordefinierte, feste Zeitrahmen) auszuführen. Die Schätzung der erforderlichen Arbeitsintensität für einzelne Aufgaben ermöglicht es, die Kosten und Zeitrahmen für den Abschluss einzelner Phasen oder des gesamten Projekts festzulegen. Dank der Schätzung kann unter Berücksichtigung der verfügbaren Ressourcen, d. h. der Größe und Erfahrung des Teams, die Arbeit über mehrere Wochen, manchmal sogar Monate hinweg genau geplant werden.
Die Planung der Arbeit eines Projektteams erfordert Kenntnisse über den Prozessablauf. Die Arbeit einzelner Teammitglieder kann voneinander abhängig sein oder parallel verlaufen. Im Fall der Webentwicklung steht die Vorbereitung der Entwicklungs- und Testumgebung nicht im Zusammenhang mit der Arbeit des Grafikteams, so dass sie parallel stattfinden können. Es ist jedoch unmöglich, die Produkttests unabhängig von der Arbeit des Entwicklungsteams zu planen, da der Tester erst nach dem Aufbau der einzelnen Elemente deren Funktion überprüfen kann.
Die Kenntnis des Prozesses zusammen mit dem Wissen über den Arbeitsaufwand einzelner Aufgaben ermöglicht es, die Arbeit in einem Zeitplan zu arrangieren und die Verfügbarkeit einzelner Teammitglieder nur für die Zeit zu reservieren, in der sie aktiv am Prozess teilnehmen. Dadurch können sie in anderen Projekten während der verbleibenden Arbeitsphasen mitwirken.
Kostenmanagement
Das Kostenmanagement im Projektmanagement ist der Prozess der Planung, Schätzung, Budgetierung und Kontrolle der Projektkosten. Der Kostenmanagementprozess ermöglicht es, zukünftige Ausgaben vorherzusagen, um die Wahrscheinlichkeit von Budgetüberschreitungen zu verringern. Die voraussichtlichen Kosten werden in der Planungsphase des Projekts berechnet und sollten vor Beginn der Arbeiten genehmigt werden.
Das grundlegende Element des Kostenmanagements besteht darin, die Ressourcen zu bestimmen, die zur Durchführung aller Projektaktivitäten benötigt werden.
Ressourcenzuweisung
Ein erfahrener Projektmanager kann feststellen, welche Teammitglieder für das Projekt benötigt werden. Es ist jedoch immer eine gute Praxis, die Aufgabe mit dem Team zu besprechen, bevor das Projekt beginnt. Auf diese Weise kann festgestellt werden, ob jeder in der Lage ist, ein bestimmtes Element des Projekts auszuführen, oder ob die Arbeit nicht nur nach Zeitverfügbarkeit, sondern auch nach Erfahrung und Fähigkeiten der einzelnen Teammitglieder verteilt werden sollte.
Bei der Ressourcenzuweisung ist auch die Optimierung ein wichtiges Element, um Unterbrechungen in der Arbeit einzelner Teammitglieder zu vermeiden. Wenn ein Teammitglied nur bestimmte Aktivitäten ausführen kann und seine Aufgaben zu einem bestimmten Zeitpunkt enden, kann es (vorübergehend oder dauerhaft) in ein anderes Team versetzt werden, wo seine Fähigkeiten während der Inaktivitätsphase in unserem Projekt genutzt werden.
Aufgabenverwaltung
Die Aufgabenverwaltung ist der Prozess der Überwachung von Projektaufgaben in allen Phasen, vom Anfang bis zum Ende. Es beinhaltet die Entscheidungsfindung über Aufgaben, um Änderungen, die auftreten können, laufend zu berücksichtigen. Das Ziel der Aufgabenverwaltung ist es immer, Aufgaben zum Abschluss zu bringen.
Was macht der Projektmanager?
Der Projektmanager leitet Projekte, d. h. er ist verantwortlich für die Planung, Durchführung und Implementierung eines bestimmten Projekts. Dies ist die Person, die für die Organisation der Teamarbeit verantwortlich ist, was nicht bedeutet, dass er der Vorgesetzte der Teammitglieder sein muss. Der Projektmanager ist der Leiter des Projekts und plant die Zeit und die Abfolge der Arbeiten. Er ist verantwortlich für das Endergebnis und nimmt daher jederzeit am Projekt teil.
Der Projektmanager sollte die Arbeit am Projekt zeitlich festlegen, bestimmen, wer am Projekt teilnimmt, und die Regeln der Zusammenarbeit (z. B. Häufigkeit der Teambesprechungen, Art der Dokumentationserstellung, Informationsfluss, Form des Berichtswesens) festlegen.
Die Person in dieser Position verwaltet oft auch die Kosten, aus denen sie ableiten können, was im Rahmen des Projekts liegt und was darüber hinausgeht. Sie beeinflusst auch die Qualität des Projekts, da es dem Projektmanager obliegt, zu bestimmen, was dem Kunden präsentiert wird. Der Projektmanager verwaltet oft den Informationsfluss zwischen dem Kunden und dem Projektteam.
Im Falle großer Projekte ist diese Person von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass das Projekt reibungslos abläuft, während das fehlende Einbeziehen des Projektmanagers und die Übertragung der Projektmanagementverantwortung auf einzelne Teammitglieder selten zu einem guten Ergebnis führt. Die Verantwortung wird verwässert, es fehlt der Informationsfluss und es besteht das Risiko eines großen Zeitverlusts zur Lösung von Konflikten.
Aufgabenzuweisung
Bei IT-Projekten ist es sehr wichtig, dass Aufgaben den richtigen Personen zugewiesen werden. Je nach Methodik wählen entweder die Teammitglieder selbst die Aufgaben, die sie ausführen können, oder der Projektmanager weist solche Aufgaben zu. In der Praxis wird hierfür in der Regel eine Projektmanagement-Software verwendet, die Transparenz im Projekt ermöglicht.
Berichterstattung über den Projektfortschritt
Wenn das Projekt in Sprints durchgeführt wird, findet die Berichterstattung über den Fortschritt während eines Sprint-Reviews oder einer Demo statt. Es handelt sich um ein Teammeeting mit Stakeholdern oder dem Kunden, bei dem die während des letzten Sprints geleistete Arbeit präsentiert und die nächsten Schritte geplant werden. Für Projekte, die in nicht-agilen Methoden durchgeführt werden, hängt die Berichterstattung von den Vereinbarungen mit dem Kunden ab.
Die Berichterstattung in jeder Projektphase ist ein Schlüsselelement für eine erfolgreiche Implementierung. Der Kunde ist oft keine Person aus der IT-Welt, daher können seine Ideen über das Produkt, das er erhält, von den tatsächlichen Möglichkeiten abweichen. Daher sollte die Kommunikation mit dem Kunden laufend stattfinden und alle Zweifel oder Hindernisse, denen das Team während der Projektimplementierung begegnet, sollten so schnell wie möglich gemeldet werden.
Risikomanagement
Projektrisiko ist ein unsicheres Ereignis, das während des Projekts auftreten kann oder nicht. Im Projektmanagement ist das Risikomanagement die Praxis der Identifizierung, Bewertung und Prävention oder Minderung von Risiken für ein Projekt, die das Projektergebnis beeinflussen könnten. Projektmanager sind in der Regel verantwortlich für die Überwachung des Risikomanagementprozesses während des gesamten Projekts.
Wahrscheinlich eines der häufigsten Projektrisiken - das Kostenrisiko - wird durch eine schlechte Budgetplanung, ungenaue Kostenschätzungen und einen erweiterten Projektumfang verursacht. Das Risiko ist höher, wenn Kunden viel erwarten, obwohl das Projekt nur über begrenzte Ressourcen verfügt. Das Kostenrisiko kann zu anderen Projektrisiken führen, wie zum Beispiel dem Risiko der Zeitplanpflege oder Ausführungsrisiken.
IT-Projektmanagement-Tools
Der Einsatz von Projektmanagement-Tools ermöglicht es Ihnen, das ständige Wechseln zwischen E-Mails, Tabellenkalkulationen und verschiedenen "To-do"-Listen zu vermeiden. Projektmanagement-Tools integrieren alle wesentlichen Funktionen, die für einen ordnungsgemäßen Informationsfluss im Team, die Kommunikation mit dem Kunden und den Einblick in den Arbeitsfortschritt erforderlich sind. Sie ermöglichen es Ihnen, Pläne, Dateien, Projektdetails und Feedback an einem Ort zu sammeln.
Jira
Jira ist derzeit eines der beliebtesten und leistungsstärksten Tools für die Durchführung von IT-Projekten. Es bietet ein transparentes Projekt- und Ressourcenmanagement und ermöglicht es, Projekte in mehreren Methoden durchzuführen, abhängig von der angenommenen Konfiguration. Jira ermöglicht es Ihnen, die Arbeit zu planen, die geleisteten Stunden bei einzelnen Aufgaben zu überwachen sowie mit dem Kunden im Falle von Fehlerberichten zusammenzuarbeiten.
Quelle: Atlassian
Die Aufgaben haben unterschiedliche Typen und können in größere Stories oder Epics gruppiert werden. Jira ermöglicht es Ihnen, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu erstellen, d. h. sie in eine geeignete Reihenfolge zur Ausführung zu bringen. Dieses Tool kann auch mit mehreren Add-ons zur Erstellung verschiedener Berichte erweitert werden, die eine sehr schnelle und effiziente Erkennung von Problemen bei der Projektdurchführung ermöglichen.
Asana
Asana ist ein wesentlich einfacheres Werkzeug zur Arbeitsverwaltung, und seine Benutzeroberfläche ist sowohl für technisch versierte als auch für nicht-IT-affine Personen benutzerfreundlich.
Dieses Programm ermöglicht es, Aufgaben in Layouts wie Listen, Kanban-Boards, Zeitplänen oder Kalendern zu erstellen. Sie können jederzeit zwischen diesen Elementen wechseln. Aufgaben können in Abschnitten gruppiert, Teammitgliedern zugewiesen und Fristen für ihre Fertigstellung festgelegt werden. Die bezahlte Version bietet Werkzeuge zur Berichterstellung, zum Erstellen von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben oder für weiterführende Datenschutzeinstellungen.
Quelle: Asana
Die Durchführung komplexer IT-Projekte mit Asana kann den Einsatz zusätzlicher externer Tools erfordern. Für die Organisation der täglichen Arbeit eines Teams ist das Tool jedoch klar, funktional und sehr einfach zu bedienen, was einen deutlichen Vorteil gegenüber Jira darstellt.
Mantis Bug Tracker
Mantis Bug Tracker ist eine kostenlose Open Source Software zur Erstellung und Verwaltung von Aufgaben. Seine Funktionalität ist auf eine Liste von Aufgaben ohne Diagramme oder Berichte beschränkt. Es handelt sich jedoch nicht um eine einfache 'To-do'-Liste, da es zahlreiche auszufüllende Felder gibt, die typisch für Fehlerberichte sind, wie z. B. Wiederholungshäufigkeit, Priorität, Sichtbarkeit und Status.
Quelle: MantisBT
Bei Projekten mit niedriger Komplexität kann dieses Tool verwendet werden, um ein Projekt von Anfang bis Ende zu verwalten. Aufgrund seines Designs scheint dieses Tool optimal für die Unterstützung und den laufenden Kundenservice zu sein, wenn zusätzliche Elemente wie Berichte oder Zeiterfassung nicht erforderlich sind.
Feng Office
Feng Office ist ein Tool, das mehr auf die Verwaltung des gesamten Unternehmens als nur auf IT-Projekte abzielt. Zusätzlich zur Verwaltung von Projektaufgaben verfügt die Software über integrierte Funktionen wie z. B. E-Mail-Client, Dateiablage, Dokumentenverwaltung, Kunden- und Kontaktdatenbank.
In Bezug auf das Projektmanagement arbeitet Feng Office ähnlich wie andere Tools und ermöglicht das Erstellen von Aufgaben, das Kombinieren in Gruppen, das Zuweisen von Benutzern und die Überwachung des Arbeitsfortschritts, z. B. anhand eines Gantt-Diagramms. Es ermöglicht auch die Erstellung zahlreicher Berichte, z. B. Finanzberichte, Ausführungsgrade von Projekten, Zeitfluss von Aufgaben usw.
Quelle: Feng Office
In der kostenlosen Version können Sie Feng Office mit einem Basispaket von Elementen verwenden. In den kostenpflichtigen Versionen ist es ein sehr umfassendes Verwaltungssystem.
OpenProject
OpenProject ist eine kostenlose (Community-Version) Open Source Projektmanagement-Software. Ähnlich wie alle Werkzeuge dieser Art ermöglicht es die Festlegung von Projektworkflows durch das Hinzufügen einer großen Anzahl von Status zusammen mit verfügbaren Varianten ihres Workflows. In der kostenlosen Version bietet das Tool jedoch kein Kanban-Board - das ist eine kostenpflichtige Funktion.
Quelle: OpenProject
OpenProject ermöglicht es Ihnen, die Arbeitszeit zu überwachen, den Benutzern entsprechende Raten zuzuweisen und damit automatisch Projektkosten zu generieren. Bereits in seiner kostenlosen Version ist es ein sehr leistungsstarkes Tool und kommerzielle Pakete bereichern es mit weiteren sehr funktionalen Elementen.
IT-Projektmanagement - Zusammenfassung
Die Durchführung eines IT-Projekts (z. B. maßgeschneiderte Softwareentwicklung), insbesondere mit agilen Methoden, unterscheidet sich von der Durchführung von Projekten in anderen Branchen. Die von Unternehmen und IT-Spezialisten verwendeten Tools können fortschrittlich sein und sind nicht immer auf andere Branchen anwendbar. Dies bedeutet jedoch nicht, dass es keine gemeinsamen Punkte gibt. Alle Projekte im Geschäftsbereich werden mit spezifischen Ressourcen, Zeit und Budget durchgeführt und erfordern in jedem Fall ein geeignetes Management. Es liegt am Projektmanager und dem gesamten Team zu entscheiden, welche Praktiken und Tools sie für ihr Projekt am effektivsten finden. Der wichtigste Aspekt ist jedoch, das Projektziel nicht aus den Augen zu verlieren und sich kontinuierlich mit allen Anstrengungen darum zu bemühen, es zu erreichen.
