Was sind Projektmanagement-Methodologien und welche sollten Sie für Ihr Projekt wählen?

Die Umsetzung von Projekten ist für die überwiegende Mehrheit der Unternehmen und Organisationen, unabhängig von der Branche, in der sie tätig sind, Teil des Lebensrhythmus geworden. Kein Wunder, dass der Bedarf an effektivem, erfolgreichem Projektmanagement zu einem eigenen Ziel geworden ist und sich ein dichtes Netzwerk von Methodologien um das Projektmanagement entwickelt hat, um es zu erreichen. In unserem Artikel präsentieren wir Ihnen einige davon und beraten Sie, wie Sie die beste Methodologie für Ihr Projekt auswählen.

Warum benötigen Sie möglicherweise Projektmanagement-Methodologien?

Projektmanagement wird als ein Prozess definiert, bei dem die Person, die das Projekt verwaltet, die Aufgaben, die im Projekt enthalten sind, bewusst plant und kontrolliert und die angemessene Zuweisung der dem Projekt zugewiesenen Mittel sichert, indem sie die entsprechenden Techniken und Methoden verwendet. All dies tun sie, um die vorgegebenen Anforderungen innerhalb des festgelegten Zeitraums und im Einklang mit den zugewiesenen Kosten zu erfüllen.

Das Projektmanagement als Disziplin entstand aus der Kombination mehrerer Ingenieurtypen bereits zu Beginn des 20. Jahrhunderts. Es dauerte jedoch fünf Jahrzehnte, bis man erkannte, dass ohne die richtigen Werkzeuge und Techniken der Projekterfolg nur ein Traum bleiben könnte. Ein Projekt, als hochkomplexes Unterfangen, das den Einsatz erheblicher, aber begrenzter Ressourcen erfordert, ist durch hohe Unsicherheit und Risiko gekennzeichnet. Eine richtig ausgewählte Projektmanagement-Methode bietet Wege, um damit umzugehen sowie mit Unsicherheit und Komplexität, sodass das Projektziel erreicht wird. Durch die Verwendung anerkannter Projektmethodologien können wir sicher sein, dass Projekte optimal verwaltet werden, um Geschäftsvorteile im Rahmen des Projektbudgets und des festgelegten Zeitraums zu erzielen.

Laut dem KPMG-Bericht vom Oktober 2019 verwenden nahezu 70% der befragten polnischen Unternehmen ihre eigene interne proprietäre Projektmanagement-Methodologie. Eigenentwickelte Lösungen werden als am effektivsten angesehen, da sie auf die spezifischen Anforderungen der Projekte und das Funktionieren der Organisation zugeschnitten sind. Um jedoch Ihre eigene Projektmanagement-Methode zu entwickeln, sollten Sie sich auf allgemein akzeptierte und bewährte Methodologien stützen. Weiter im Artikel präsentieren wir die beliebtesten Methodologien und erzählen Ihnen von unserer eigenen Projektmanagement-Methode, die bei Droptica gut funktioniert.

Wasserfall-Projektmanagement

Eine der beliebtesten traditionellen Projektmanagement-Methodologien ist das Wasserfall-Modell. Laut diesem Modell sollten die Aufgaben des Projekts nacheinander ausgeführt werden. Erst nach Abschluss einer Aufgabe kann mit der nächsten begonnen werden. Daher ist die Planungsphase sehr umfassend – es werden präzise Zeitpläne und Kostenprognosen erstellt, und die Projektdokumentation ist sehr umfangreich.

Der Wasserfall funktioniert gut in Projekten, in denen die Produkte und der Arbeitsumfang konstant sind. Es mag nicht die beste Wahl für umfassende IT-Projekte sein, bei denen der Markt sehr dynamisch ist und häufige Änderungen an der Tagesordnung sind. Die Wasserfall-Methode ist weniger flexibel als andere Projektmanagement-Methodologien, da es nicht möglich ist, zu den vorherigen Entwicklungsphasen zurückzukehren. Daher müssen wir nach Abschluss der Planungsphase das ursprünglich Geplante umsetzen. Was macht den Wasserfall sonst noch aus?

Vorteile:

• Gute Projektdokumentation hilft bei der Kontrolle seines Verlaufs.
• Der Prozess ist linear, sodass sein Verlauf leicht zu verstehen oder vorhersehbar ist.
• In der Planungsphase kann der Kunde Schritt für Schritt sehen, was (zumindest nach Plan) passieren wird und wann.

Nachteile:

• Änderungen im Design können nicht flexibel vorgenommen werden.
• Die ersten Änderungen werden erst nach Durchlaufen aller geplanten Aufgaben in jeder Designphase vorgestellt und implementiert.

Agile

Als Antwort auf klassische Projektmanagement-Methoden wurden agile Methodologien um die Agile-Philosophie herum entwickelt. Agile selbst ist keine Methodologie oder ein Prozess – es ist eine Denkweise, die auf Flexibilität, Transparenz und gesundem Menschenverstand basiert. Im Gegensatz zum Wasserfallmodell geht Agile davon aus, dass wir zu Beginn des Projekts nicht in der Lage sind, den gesamten Verlauf des Projekts genau zu planen. Daher wird an einem Projekt gearbeitet, das im Geiste der Agilität durchgeführt wird, und in kurze Zyklen – Iterationen – aufgeteilt.

Was bedeutet eine Iteration?

Im iterativen Ansatz zur Projektdurchführung erstellen wir detaillierte Pläne nur für den nächsten Zeitraum, die sogenannte Iteration. Jede Iteration hat ein klar definiertes Ziel und je nach dessen Umsetzung werden Pläne für die nächste erstellt. Im Laufe der Durchführung von Aufgaben nimmt der Projektplan Gestalt in Reaktion auf die aktuellen Bedürfnisse – die Projektziele. Dadurch entsteht eine außergewöhnliche Offenheit für Änderungen im Umfang des Projekts. Es ist zwar wahr, dass die endgültige Lösung in kleineren Teilen geliefert wird, aber regelmäßig und mit größerer Sorgfalt für den aktuellen Zweck des Projekts. Darüber hinaus ermöglicht die Aufteilung der Arbeit in kurze Iterationen, die Produktqualität zu verbessern – potenzielle Fehler oder Abweichungen von den Erwartungen werden kontinuierlich erkannt und beseitigt. Iteration ist die Grundlage aller Projektmanagement-Frameworks, die auf der Agile-Philosophie basieren.

Kanban

Die Kanban-Methodologie hat ihren Ursprung in der Produktionsindustrie, wo kanban als Tafel verwendet wurde, um den Fortschritt der Produktionsaufgaben zu visualisieren. Eine klassische Kanban-Tafel umfasst die folgenden Aufgaben-Kategorien: Zu erledigen, In Bearbeitung und Erledigt, die die Phase darstellen, in der sich die Aufgabe befindet. Die Idee hinter Kanban ist es, die Anzahl der vom Team zu erledigenden Aufgaben anzupassen – um zu viele Aufgaben in Bearbeitung zu vermeiden und Engpässe zu beseitigen, die den Prozess stören.

Die Kanban-Tafel in Jira, einem Projektmanagement-Tool. Quelle: Atlassian

Kanban ist perfekt geeignet für Projekte, die eine schnelle Reaktion auf Änderungen erfordern, während die Planung reduziert wird. Es funktioniert möglicherweise nicht gut, wenn das Projekt durch einen hohen Komplexitätsgrad gekennzeichnet ist und mehrere Implementierungsstufen aufweist.

Vorteile:

• Visualisiert den aktuellen Status der Arbeit perfekt.
• Es hilft, die Aufgaben zu identifizieren, die Engpässe darstellen und sich direkt auf das Arbeitstempo und Ausfallzeiten auswirken.

Nachteile:

• Es erfordert ständige Kontrolle und Aktualisierung, um den aktuellen Projektverlauf korrekt zu visualisieren.
• Es passt nicht gut zu interdisziplinären, großen Projektteams und aufgabenreichen Projekten.
• Es ist eine sehr grundlegende Methode, daher reicht sie möglicherweise nicht für ein effektives Projektmanagement aus.

Scrum

Scrum setzt ein hohes Engagement des Teams und seine Selbstorganisation voraus. Obwohl es Freiheit in Bezug auf die Implementierung bietet, sind seine Struktur und grundlegende Prinzipien klar definiert und sollten vom Projektteam eingehalten werden, um den vollen Vorteil dieser Methode zu nutzen. Die Scrum-Methodologie lässt sich am einfachsten über die 3-5-3-Struktur beschreiben, die wiederum den 3 Rollen, 5 Events und 3 Artefakten entspricht.

3 Rollen in Scrum

Der Product Owner ist verantwortlich für den Produkt-Backlog, das heißt ein Satz von Aufgaben, die erledigt werden müssen. Sie legen die Prioritäten fest, haben eine klare Produktvision und arbeiten eng mit dem Rest des Design-Teams zusammen, um die Arbeiten zu leiten. Sie überprüfen den gelieferten Wert jeder Iteration, vertrauen jedoch auf die Fähigkeiten ihres Teams.

Scrum Master kümmert sich um die Einhaltung der Scrum-Regeln. Sie sind Trainer, Mentor und helfen dem Projektteam, effizient zu arbeiten, indem sie Engpässe identifizieren und verringern. Sie sorgen dafür, dass das Team auf das gemeinsame Ziel konzentriert bleibt und eine kontinuierliche Verbesserung des Prozesses und des dem Kunden gelieferten Werts gewährleistet ist.

Das Entwicklungsteam ist ein sich selbst organisierendes und selbst verwaltendes Team, das die Aufgaben ausführt, die im Sprint-Backlog enthalten sind (der Satz von Aufgaben, die in einem gegebenen Sprint zu erledigen sind), und arbeitet eng mit dem Product Owner zusammen.

5 Events in Scrum

Sprint ist der Zeitraum (immer derselbe innerhalb eines gegebenen Projekts), in dem das Projektteam die im Sprint-Backlog geplanten Aufgaben erledigt. Während eines Sprints kann der Product Owner fertige Lösungen fortlaufend testen, er kann jedoch den Inhalt des Backlogs nicht ändern.

Sprint-Planung ist ein Event, bei dem das Entwicklungsteam und der Product Owner gemeinsam die Prioritäten und den Umfang eines zukünftigen Sprints festlegen.

Tägliches Meeting ist ein tägliches 15-minütiges Treffen des Entwicklungsteams mit dem Scrum Master oder dem Product Owner. Während dieser Zeit spricht das Team darüber, was am Vortag erreicht wurde, was heute getan wird, und berichtet, ob es Probleme gibt, die den Erfolg – das Erreichen des Sprint-Ziels – beeinträchtigen könnten.

Sprint Review ist ein Treffen, bei dem die erzielten Ergebnisse eines Sprints präsentiert werden. Natürlich findet das Review am Ende eines gegebenen Sprints statt und wird oft mit einer Retrospektive kombiniert. Das gesamte Projektteam – Entwickler, der Scrum Master und der Product Owner – nimmt immer an der Sprint Review teil. Es ist nicht ungewöhnlich, dass auch Stakeholder (Einzelpersonen oder Organisationen, die an dem Projekt beteiligt oder interessiert sind) eingeladen werden, an dem Treffen teilzunehmen.

Sprint-Retrospektive ist ein Treffen, bei dem das Projektteam den vergangenen Sprint diskutiert, um festzustellen, was besser gemacht werden könnte, und um dies im nächsten Sprint umsetzen zu können.

3 Artefakte

Produkt-Backlog ist ein Satz von Aufgaben, deren Erledigung zur Erreichung des Projektziels führt.

Sprint-Backlog ist ein Satz von Aufgaben aus dem Produkt-Backlog, deren Erledigung zur Erreichung des Sprint-Ziels führt.

Produktinkrement ist das Ziel jedes Sprints, der spezifische Wert, den das Projektteam am Ende eines gegebenen Sprints liefert.

 

Wann sollte die Scrum-Methodologie verwendet werden?

Scrum funktioniert für hochflexible Teams, die sich schnell an Änderungen anpassen können und von erfahrenen Managern geleitet werden, die über die einzigartige Fähigkeit verfügen, Aufgaben zu priorisieren. Die Scrum-Methode ist eine der iterativen Methodologien, bei denen wir schnell neue Lösungen testen und sofort auftretende Fehler beheben können.

Vorteile:

• Fokus auf kontinuierliche Verbesserung des Projektumsetzungsprozesses.
• Möglichkeit, das Projekt in kleinere Teile aufzuteilen, die entsprechend den Prioritäten des Kunden umgesetzt werden können.

Nachteile:

• Der Projekterfolg hängt von der engen Zusammenarbeit des Teams und der Einhaltung der Scrum-Regeln und -Vorschriften ab.
• Das Fehlen von Pausen zwischen den Sprints kann dazu führen, dass die Projektteammitglieder schnell ausbrennen.

Scrumban

Scrumban wurde als Kombination der Kanban- und Scrum-Ansätze entwickelt. Es verwendet den agilen Ansatz von Scrum, hebt ihn jedoch auf ein noch höheres Niveau. Scrumban weicht von der restriktiven Nutzung von Sprints ab, wodurch es die Freiheit bietet, die zu erledigenden Aufgaben zu wählen. Das Projektteam konzentriert sich auf Prioritäten, ohne den Zeitpunkt der Überprüfung der im Plan festgelegten Leistungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums fürchten zu müssen.

Design on Demand ist die Domäne von Kanban, aber Scrumban hat mehr von dieser Methodologie übernommen. Wie bei Kanban ist die Visualisierung des Workflows in der Scrumban-Methodologie sehr wichtig. Die Verwendung eines Kanban-Boards bietet allen Teammitgliedern ständigen Zugriff auf Projektinformationen.

Quelle: Kissflow

Scrumban funktioniert gut für schwierige, anspruchsvolle Projekte, die voller unerwarteter Änderungen der Prioritäten sind. Es ist besonders perfekt für das Projektmanagement bei der Verbesserung eines neu entwickelten Produkts oder beim Erstellen von Proof-of-Concept-Lösungen, bei denen einzelne Funktionen mit aufeinander folgenden Iterationen erweitert werden.

Vorteile:

• Es visualisiert den Workflow im Projekt perfekt.
• Es hilft, schnell zu erkennen, welche Aufgaben zur Bildung von Engpässen beitragen.
• Es reduziert die komplexen Regeln und Theorien und verringert die Anzahl der Meetings, was Zeit spart und die Effizienz des Projektteams erhöht.

Nachteile:

• Jedes Teammitglied darf gleichzeitig an nicht mehr als einer Aufgabe arbeiten.
• Der Verzicht auf die täglichen Meetings schränkt die Rolle des Projektmanagers bei der Prozesskontrolle und deren möglichen schnellen Reaktion ein.

Welche Methodologie verwenden wir bei Droptica?

Bei Droptica arbeiten wir im Sinne von Agile, basierend auf Flexibilität, Transparenz und vor allem gesundem Menschenverstand. Beim Management von Projekten konzentrieren wir uns immer auf die Bedürfnisse unserer Projektteams und die individuellen Anforderungen des Kunden.

Unsere eigene Projektmanagement-Methode zeichnet sich durch Agilität aus, und während ihrer Erstellung stützten wir uns beispielsweise auf die Scrum-, Kanban- und Scrumban-Methodologien.

Wie bei Scrum geben Sprints den Rhythmus unserer Arbeit vor. Wir liefern Wert in kurzen Iterationen, aber wir planen nicht immer den gesamten Sprint mit perfekter Genauigkeit. Dadurch lassen wir Raum für eine Änderung der Prioritäten sowie die Umsetzung von kleinen, aber aus geschäftlicher Sicht sehr wichtigen, Aufgaben, die "im Vorbeigehen" auftauchen. Scrumban gibt uns die Freiheit, die zu erledigenden Aufgaben auszuwählen. Dank seiner Flexibilität kann sich das Projektteam immer auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren.

Wir verwenden bei den meisten Projekten ein Kanban-Board, das den Fortschritt der Teamarbeit perfekt visualisiert und es dem Projektmanager erleichtert, potenzielle Engpässe zu beseitigen. Wir zerlegen die Anforderungen und schätzen sie zweimal pro Woche während der Backlog-Pflegesitzungen. Vor der Übertragung von Aufgaben auf einen Sprint stellen wir sicher, dass sie mit den Erwartungen des Kunden übereinstimmen (sowohl in Bezug auf Budget als auch auf Funktionen). Wir orientieren uns auch bei der Berichterstattung an den Bedürfnissen des Unternehmens, mit dem wir zusammenarbeiten. Wir bieten Berichte gemäß den individuellen Bedürfnissen des Kunden an, nicht unbedingt basierend auf einem Sprint.

Wir treffen uns jeden Tag zu täglichen Meetings und der Projektmanager übernimmt in den meisten Projekten die Rolle des Scrum Masters.

Wir lassen uns von kontinuierlicher Entwicklung und Prozessverbesserung leiten, weshalb Retrospektiven nicht nur im Rahmen der Projektsprints stattfinden. Wir treffen uns regelmäßig, um die Arbeit der Projektteams zu besprechen und deren internen Prozesse und verwendeten Tools zu überprüfen.

Welche Methodologie ist die beste für Ihr Projekt?

Die Auswahl einer Projektmanagement-Methodologie ist nicht einfach. Jedes Projekt ist ein einzigartiges, einmaliges Vorhaben, das eine besondere Behandlung erfordert. Darüber hinaus sollte die Methode den Bedürfnissen des Teams entsprechen, das für die Umsetzung verantwortlich sein wird. Leider funktioniert der Schwarz-Weiß-Ansatz, der die Überlegenheit einer der Methoden anerkennt, hier nicht. Jede von ihnen ist neben ihren Vorteilen auch mit Nachteilen behaftet, die in Ihrem Projekt auftreten können.

Um die richtige Methodologie auszuwählen, empfehlen wir, nach den Antworten auf einige wichtige Fragen zu suchen:

1. Wie stark wird der Kunde oder Endbenutzer am Projektumsetzungsprozess beteiligt und verfügbar sein?
2. Welche Anforderungen hat der Kunde an die Verfolgung des Arbeitsflusses?
3. Erwarten Kunden die Einführung einer großen Anzahl von Änderungen?
4. Wie gut ist die Produktspezifikation dokumentiert?
5. Wie schnell muss das Produkt, das sich aus der Projektumsetzung ergibt, geliefert werden?
6. Welche Erfahrungen hat die Organisation oder die Mitglieder des Projektteams im Umgang mit einer bestimmten Methode?

Wenn die Antworten auf die oben genannten Fragen und das Wissen, das Sie bereits über beliebte Projektmanagement-Methoden haben, noch nicht ausreichen und Sie sich unter den vielen Projektmanagement-Methodologien verloren fühlen, wird unsere Drupal-Agentur Ihnen gerne helfen. Gemeinsam betrachten wir Ihr Projekt, sprechen über dessen Umsetzung und entwickeln klare Kooperationsregeln. Wir werden die Art des Projektmanagements passend anpassen, um den Erfolg sicherzustellen.