Wie kann man die Benutzererfahrung des Intranets verbessern? 10 Tipps für das Unternehmenssystem

Ein gut gestaltetes Intranet kann das Mitarbeiterengagement und die Teamproduktivität erheblich steigern. Dennoch kämpfen die meisten Unternehmen mit einer geringen Nutzung ihrer Systeme – Mitarbeiter vermeiden sie aufgrund schlechter Benutzererfahrung, schwieriger Navigation oder veralteter Inhalte. Mit einer durchdachten UX-Strategie können Sie das Intranet Ihres Unternehmens in einen digitalen Kommunikationshub verwandeln, den Ihr Team täglich nutzen wird.

In diesem Artikel:

• Die Bedeutung einer guten Intranet-Benutzererfahrung für Unternehmen
• 1. Führen Sie eine umfassende Analyse der Benutzeranforderungen durch
• 2. Entwerfen Sie eine intuitive Informationsarchitektur und Navigation
• 3. Stellen Sie die Ästhetik und Lesbarkeit der Benutzeroberfläche sicher
• 4. Führen Sie Personalisierungen der Mitarbeitererfahrungen ein
• 5. Erstellen Sie eine lebendige Inhaltsplattform, die Mitarbeiter anzieht
• 6. Stellen Sie eine reaktionsfähige und mobile Benutzererfahrung bereit
• 7. Überwachen und optimieren Sie die Intranet-UX iterativ
• 8. Verwenden Sie bewährte Tools und Best-Practice-Designmethoden
• 9. Planen Sie die langfristige Entwicklung Ihrer Intranet-Plattform
• 10. Wählen Sie ein System, das sich auf eine gute Benutzererfahrung konzentriert

Die Bedeutung einer guten Intranet-Benutzererfahrung für Unternehmen

Ein Intranet ist ein strategisches Werkzeug, das die Funktion einer ganzen Organisation radikal beeinflussen kann. Ein effektiv gestaltetes System wird zu einem wesentlichen Element der täglichen Arbeit und unterstützt die interne Kommunikation und Zusammenarbeit auf eine natürliche und intuitive Weise.

Direkte Auswirkungen auf die Leistungsfähigkeit der Organisation

Wenn Mitarbeiter die benötigten Informationen, Dokumente oder Verfahren schnell finden können, steigen ihre Produktivität und Motivation naturgemäß an. Intuitive Navigation und eine durchdachte Informationsarchitektur beseitigen die Frustration bei der Ressourcensuche und ermöglichen es dem Team, sich auf die Erreichung der Unternehmensziele zu konzentrieren, anstatt technologische Barrieren zu überwinden.

Die Kosten schlechter Benutzerfreundlichkeit im Arbeitsalltag

Ein schlecht gestaltetes Intranet erzeugt versteckte Kosten, die von Managern oft nicht wahrgenommen werden. Die Frustration der Mitarbeiter über Navigationsschwierigkeiten führt zur Umgehung des Systems, zur Schaffung alternativer Kommunikationskanäle und zur doppelten Informationsweitergabe. Teams vergeuden wertvolle Zeit damit, technologische Barrieren zu überwinden, anstatt sich auf die Erreichung der Unternehmensziele zu konzentrieren.

Der geschäftliche Wert eines gut funktionierenden Intranets

Ein effektives Intranet wird zum Mittelpunkt der organisatorischen Kommunikation und unterstützt die Entwicklung einer Unternehmenskultur, die auf transparentem Informationsaustausch basiert.

Eine zentrale Intranet-Plattform reduziert die Anzahl der Fehler, die durch die Verwendung veralteter Informationen entstehen, verbessert die Einhaltung der Unternehmensverfahren und unterstützt die Entwicklung einer Unternehmenskultur auf Basis transparenter interner Kommunikation.

1. Führen Sie eine umfassende Analyse der Benutzeranforderungen durch

Die Grundlage eines erfolgreichen Intranets ist ein tiefes Verständnis der Bedürfnisse seiner Benutzer. Anders als öffentliche Websites hat ein Intranet eine klar definierte Zielgruppe – die Mitarbeiter Ihres Unternehmens. Dieser Vorteil ermöglicht es Ihnen, Lösungen zu entwickeln, die auf spezifische Benutzererwartungen und organisatorische Prozesse zugeschnitten sind.

Erfahren Sie mehr über die Vielfalt der Rollen in der Organisation

Jede Abteilung und Position hat unterschiedliche prioritärere Anforderungen. Das Marketing benötigt möglicherweise schnellen Zugriff auf Markenmaterialien, die Personalabteilung benötigt Zugang zu Personaldokumenten, und Außendienstteams benötigen möglicherweise mobilen Zugriff auf wichtige Informationen. Anstatt anzunehmen, was die Mitarbeiter brauchen, führen Sie direkte Interviews oder Umfragen durch, um die tatsächlichen Herausforderungen in ihrem Arbeitsalltag zu identifizieren.

Analysieren Sie den Kontext und die Arbeitspräferenzen

Berücksichtigen Sie die unterschiedlichen Arbeitsstile in Ihrer Organisation. Einige Teams bevorzugen visuelle Dashboards mit Kennzahlen, während andere hauptsächlich Zugriff auf technische Dokumentation benötigen. Büroangestellte erwarten möglicherweise erweiterte Kollaborationsfunktionen, während mobile Teams Wert auf Einfachheit und Schnelligkeit legen.

Planen Sie regelmäßige Überprüfungen

Die Bedürfnisse der Benutzer ändern sich, wenn das Unternehmen wächst und sich Prozesse weiterentwickeln. Regelmäßig zu überprüfen, ob das Intranet noch den tatsächlichen Benutzererwartungen entspricht, ist der Schlüssel zum langfristigen Erfolg der Plattform. Legen Sie einen Zeitplan für regelmäßige Überprüfungen fest und seien Sie bereit, Anpassungen vorzunehmen, um auf die sich ändernden Bedürfnisse der Organisation zu reagieren.

2. Entwerfen Sie eine intuitive Informationsarchitektur und Navigation

Eine gut gestaltete Informationsarchitektur ist das unsichtbare Fundament eines effektiven Intranets. Mitarbeiter sollten die benötigten Informationen finden können, ohne darüber nachzudenken, wo sie danach suchen müssen – die beste Navigation ist von Anfang an intuitiv.

Aufgabenorientierte Navigation

Im Intranet-UX-Design ist es entscheidend, Inhalte nach den mentalen Modellen der Benutzer und nicht nach der Organisationsstruktur des Unternehmens zu organisieren. Anstatt Abschnitte wie "Personalabteilung" oder "IT-Abteilung" zu erstellen, überlegen Sie, welche tatsächlichen Bedürfnisse die Mitarbeiter haben, und gruppieren Sie Informationen nach den Aufgaben, die sie ausführen: "Urlaub und Abwesenheiten", "Sicherheitsverfahren" oder "Arbeitswerkzeuge".

Wenden Sie das Prinzip der flachen Hierarchie an – Benutzer sollten in maximal drei Klicks zur gewünschten Information gelangen. Bei der Gestaltung einer intuitiven Benutzeroberfläche sollten Sie vertraute Konventionen und Designmuster verwenden, die kein zusätzliches Lernen erfordern. Die Menünamen sollten klar und allgemein verständlich sein; vermeiden Sie unternehmensinterne Fachbegriffe oder Abkürzungen, die für neue Mitarbeiter unverständlich sind.

Suchmaschine, Filter und Kategorien

Selbst die logischste Menüstruktur kann eine leistungsstarke Suchmaschine nicht ersetzen. Stellen Sie sicher, dass die Suchfunktionalität nicht nur auf Dokumententitel, sondern auch auf deren Inhalt funktioniert. Implementieren Sie eine Autovervollständigungsfunktion, die beliebte Abfragen vorschlägt und die Suchzeit verkürzt.

Erweitern Sie die Inhalte mit einem System von Tags und Kategorien, das Ihnen ermöglicht, Suchergebnisse nach verschiedenen Kriterien zu filtern. Beispielsweise sollte ein Mitarbeiter, der nach Informationen zu Sicherheitsverfahren sucht, die Suchergebnisse schnell auf seine Abteilung oder seinen Standort beschränken können. Denken Sie an Breadcrumbs – eine Navigation, die dem Benutzer zeigt, wo er sich gerade befindet und wie er zu vorherigen Abschnitten zurückkehren kann.

Effektive Navigation ist eine, die der Benutzer nicht bemerkt – sie funktioniert einfach und hilft ihm, sein Ziel in kürzester Zeit zu erreichen.

3. Stellen Sie die Ästhetik und Lesbarkeit der Benutzeroberfläche sicher

Die Grundlage für ein gutes UX ist Lesbarkeit und Klarheit. Stellen Sie einen ausreichenden Kontrast zwischen Text und Hintergrund sicher – das Minimum ist ein Verhältnis von 4,5:1 für Standardtext. Wählen Sie lesbare Schriftarten und legen Sie die passende Schriftgröße fest (mindestens 14px für Hauptinhalte). Weißraum zwischen den Elementen ist kein Platzverschwendung, sondern ein Schlüsselelement, das dem Auge hilft, sich auszuruhen und sich besser auf den Inhalt zu konzentrieren.

Bewahren Sie ein konsistentes visuelles System – alle Schaltflächen desselben Typs sollten gleich aussehen, Überschriften sollten eine einheitliche visuelle Hierarchie aufweisen, und Farben sollten eine konsistente Rolle spielen (z.B. rot bedeutet immer Warnung, grün bedeutet Erfolg). Vermeiden Sie visuelles Chaos – es ist besser, weniger Elemente zu verwenden, die jedoch gut durchdacht und einheitlich gestaltet sind.

Nutzen Sie die Kraft der Datenvisualisierung und Grafiken in der internen Kommunikation

Ersetzen Sie lange Textberichte durch klare Dashboards mit wichtigen Kennzahlen. Diagramme und Infografiken machen komplexe Daten leichter verständlich, aber denken Sie daran, sie in Maßen zu verwenden – zu viele Grafiken können ablenken. Bereichern Sie jeden Beitrag mit passend ausgewählten Illustrationen, vermeiden Sie jedoch generische Fotos, die keinen Bezug zum Inhalt haben.

Sorgen Sie für visuelle Konsistenz mit Ihrer Unternehmensmarke

Verwenden Sie die Farbpalette Ihres Unternehmens, Typografie und grafische Elemente, um das Intranet visuell in Ihr Markensystem zu integrieren. Diese Konsistenz schafft das Gefühl, dass die Intranet-Software ein integraler Bestandteil der Organisation ist und kein von oben auferlegtes externes Tool. Eine einheitliche Markenpräsenz stärkt zudem das Vertrauen und das professionelle Image des Unternehmens bei den Mitarbeitern.

4. Führen Sie Personalisierungen der Mitarbeitererfahrungen ein

Jeder Mitarbeiter hat unterschiedliche Aufgaben, Prioritäten und Arbeitsweisen. Ein Manager benötigt schnellen Zugriff auf Teamberichte und Dashboards, während ein neuer Mitarbeiter nach Onboarding-Materialien und grundlegenden Verfahren sucht. Ein IT-Spezialist wird technische Dokumentation priorisieren, während ein Vertriebsmitarbeiter die aktuellen Preislisten und Marketingmaterialien bevorzugt. Die Personalisierung des Intranets ermöglicht es jedem Benutzer, direkt auf dem Startbildschirm das für ihn Wichtigste zu sehen.

Personalisierte Dashboards, die auf die Rollen in der Organisation zugeschnitten sind

Gestalten Sie unterschiedliche Ansichten der Startseite, abhängig von der organisatorischen Rolle des Benutzers.

• Ein Manager kann Teamergebnisse, Meeting-Kalender und die neuesten Berichte sehen.
• Ein Personalmitarbeiter hat schnellen Zugriff auf HR-Systeme, eine Liste von Urlaubsanträgen zur Genehmigung und aktuelle Verfahren.
• Ein Vertriebsmitarbeiter findet seine monatlichen Ziele, aktive Leads und die neuesten Produktmaterialien auf dem Dashboard.

Geben Sie den Benutzern die Möglichkeit, Widgets auf der Startseite anzupassen – lassen Sie sie wählen, welche Informationen im Vordergrund angezeigt werden sollen und welche in Unterbereichen versteckt werden können. Diese Flexibilität ermöglicht es jedem, seinen eigenen optimalen digitalen Arbeitsplatz zu gestalten.

Im Open Intranet-System können Sie die auf der Startseite angezeigten Elemente anpassen.

Personalisierte Benachrichtigungen

Ein intelligentes Benachrichtigungssystem ist die Grundlage für eine effektive Personalisierung. Anstatt alle mit denselben Informationen zu überfluten, filtern Sie Nachrichten nach Abteilung, Standort oder Zuständigkeitsbereich.

Geben Sie den Benutzern die Möglichkeit, ihre Benachrichtigungseinstellungen selbst zu verwalten – lassen Sie sie wählen, worüber sie benachrichtigt werden möchten, wie (E-Mail, Systembenachrichtigung, SMS) und wie oft. Führen Sie auch eine "intelligente Zusammenfassung" ein – wöchentliche Zusammenfassungen der wichtigsten Informationen, die auf das Profil des Benutzers zugeschnitten sind.

5. Erstellen Sie eine lebendige Inhaltsplattform, die Mitarbeiter anzieht

Die Hauptaufgabe der Intranet-Software besteht darin, Inhalte bereitzustellen und zu sammeln, daher hängt ihre Wirksamkeit hauptsächlich von der Qualität der veröffentlichten Inhalte ab. Wenn Mitarbeiter keine interessanten oder nützlichen Informationen auf der Plattform finden können, werden sie aufhören, sie zu nutzen. Selbst ein technologisch perfektes und visuell ansprechendes Intranet ohne wertvollen Inhalt wird letztendlich zu einem toten Raum, den Mitarbeiter meiden werden.

Regelmäßigkeit ist die Grundlage des Mitarbeiterengagements

Eine Plattform zum Veröffentlichen von Unternehmensinhalten zu schaffen, ist nur der erste Schritt. Es ist entscheidend, regelmäßig aktuelle Intranet-Inhalte bereitzustellen, damit Mitarbeiter zurückkehren, um nach neuen Informationen zu suchen. Wenn Artikel sporadisch und unregelmäßig veröffentlicht werden, hören die Benutzer auf, das Intranet zu überprüfen, und die Plattform verliert nach und nach ihre Bedeutung.

Legen Sie einen Veröffentlichungsplan fest und halten Sie sich konsequent daran. Es ist besser, kürzere Inhalte häufiger zu veröffentlichen als lange Artikel einmal im Monat. Die Mitarbeiter sollten wissen, dass sie, wenn sie sich bei der Intranet-Plattform anmelden, immer etwas Neues und Wertvolles für ihre Arbeit finden.

Wert und Vielfalt der Inhalte

Eine effektive Content-Strategie kombiniert Nützlichkeit mit Benutzerengagement. Veröffentlichen Sie Inhalte, die die Mitarbeiter tatsächlich in ihrer täglichen Arbeit unterstützen – aktuelle Verfahren, praktische Anleitungen, Informationen über Änderungen im Unternehmen oder Erfolge des Teams. Vielfältige Formate wie kurze Nachrichten, detaillierte Anleitungen, Videomaterialien oder interaktive Leitfäden bieten eine breite Palette an Inhalten.

6. Stellen Sie eine reaktionsfähige und mobile Benutzererfahrung bereit

Jedes Gerät und jede Situation erfordert einen leicht unterschiedlichen Ansatz zur Präsentation von Inhalten. Ein Mitarbeiter am Schreibtisch kann detaillierte Dokumente und Berichte durchsuchen, während jemand, der das Intranet während einer Pause auf seinem Telefon überprüft, wahrscheinlich nach schnellen Informationen oder den neuesten Ankündigungen sucht. Ein Tablet eignet sich gut zum Anzeigen von Präsentationen oder Fotogalerien von Unternehmensveranstaltungen.

Beim Entwerfen einer mobilen Version Ihres bestehenden Intranets sollten Sie Ihre Prioritäten berücksichtigen. Auf einem kleineren Bildschirm sollte die wichtigste Information sofort sichtbar sein, ohne dass Sie scrollen oder Menüs erweitern müssen. Stellen Sie sicher, dass Schlüsselfunktionen wie die Suchmaschine, die neuesten Ankündigungen und Teamkontakte mit einem einzigen Klick leicht zugänglich sind.

Menü in der mobilen Version des Open Intranet-Tools.

Technische Aspekte der Reaktionsfähigkeit

Stellen Sie schnelle Ladezeiten auf mobilen Geräten sicher – Benutzer auf Telefonen sind weniger geduldig als jene auf Computern. Optimieren Sie Bilder, minimieren Sie unnötige Animationen, und stellen Sie sicher, dass alle interaktiven Elemente groß genug sind, um bequem mit dem Finger angeklickt zu werden.

Testen Sie die Benutzeroberfläche auf verschiedenen Geräten und Bildschirmgrößen. Was auf dem neuesten iPhone gut aussieht, kann auf einem älteren Android-Telefon unleserlich sein. Denken Sie auch an die Landscape-Orientierung – einige Benutzer bevorzugen diese Art der Inhaltsansicht auf Tablets.

Offline-Modus und Synchronisierung

Erwägen Sie Offline-Fähigkeiten für Schlüsselfunktionen. Ein Außendienstmitarbeiter benötigt möglicherweise auch ohne Internetanschluss Zugriff auf wichtige Verfahren. Planen Sie auch eine intelligente Daten-Synchronisierung – Benachrichtigungen oder Nachrichten sollten auf allen Geräten des Benutzers aktualisiert werden.

Ein mobiles Intranet ist keine kleinere Version einer Desktop-Website, sondern ein gut gestaltetes Tool, das auf die Besonderheiten des mobilen Arbeitens abgestimmt ist.

7. Überwachen und optimieren Sie die Intranet-UX iterativ

Das Überwachen des Website-Verkehrs und das Beobachten des Mitarbeiterverhaltens liefert wichtige Erkenntnisse darüber, wie Benutzer tatsächlich das Intranet nutzen. Mit Analysetools wie Google Analytics oder HotJar erhalten Sie Informationen über gesuchte Inhalte, die auf einzelnen Unterseiten verbrachte Zeit, maximale Aktivitätszeiten und die von Ihren Mitarbeitern verwendeten Geräte.

Eine aktive Analyse dieser Daten ermöglicht es Ihnen, das Benutzerverhalten zu verstehen und Änderungen an deren tatsächliche Bedürfnisse anzupassen. Mit diesem Wissen können Sie die am meisten benötigten Funktionen hervorheben, aber auch reagieren, wenn andere nicht genutzt werden – möglicherweise haben Mitarbeiter Schwierigkeiten beim Zugriff auf bestimmte Abschnitte.

Usability-Tests und Feedback-Sammlung

Führen Sie einfache Mechanismen zur Sammlung von Mitarbeiterfeedback ein: kurze Umfragen nach Abschluss von Prozessen, Bewertungsbuttons neben Artikeln oder die Möglichkeit, schnell Probleme zu melden. Testen Sie regelmäßig die Benutzerfreundlichkeit mit Vertretern verschiedener Mitarbeitergruppen, indem Sie beobachten, wie sie typische Aufgaben ausführen und wo sie auf Schwierigkeiten stoßen.

Kontinuierliche Verbesserung der Intranet-Benutzererfahrung

Nehmen Sie schrittweise Verbesserungen basierend auf den gesammelten Daten vor. Es ist besser, kleine, regelmäßige Änderungen vorzunehmen, als radikale Neugestaltungen, die Benutzer verwirren können. Testen Sie neue Lösungen mit einer kleinen Gruppe, bevor Sie sie in der gesamten Organisation einführen.

Denken Sie daran, dass sich die Bedürfnisse der Organisation weiterentwickeln – regelmäßiges Monitoring ist eine Investition in den langfristigen Erfolg des Intranets als Werkzeug zur Unterstützung der Mitarbeiterproduktivität.

8. Verwenden Sie bewährte Tools und Best-Practice-Designmethoden

Nutzen Sie etablierte Standards und Tools, die sich bei der Gestaltung effektiver Unternehmensintranets bewährt haben.

Designmuster und UX-Konventionen

Verwenden Sie Konventionen, die den Benutzern vertraut sind:

• Logo in der oberen linken Ecke als Link zur Homepage,
• Hamburger-Menü auf mobilen Geräten,
• Breadcrumbs für die Navigation rückwärts.

Diese Standards funktionieren, weil Benutzer mit ihnen vertraut sind und sie nicht neu erlernen müssen. Implementieren Sie auch bewährte Suchmuster: Autovervollständigung, Ergebnisfilterung, Vorschläge für ähnliche Phrasen. Verwenden Sie universelle Symbole (Lupe für Suche, Haus für Startseite, Glocke für Benachrichtigungen) – sie sind sofort erkennbar.

Design-Systeme und Komponentenbibliotheken

Erstellen Sie ein konsistentes Design-System, das Farben, Typografie und Interface-Komponenten umfasst. Alle Schaltflächen desselben Typs sollten identisch aussehen, Formulare sollten eine einheitliche Struktur haben und Fehlernachrichten sollten auf die gleiche Weise angezeigt werden. Diese Konsistenz schafft Vertrauen und erleichtert die Intranet-Navigation.

Prototyping- und Test-Tools

Verwenden Sie Tools wie Figma oder Adobe XD, um interaktive Prototypen vor der Implementierung zu erstellen. So können Sie Ideen schnell mit Benutzern testen und Anpassungen vornehmen, ohne kostspielige Codeänderungen vornehmen zu müssen.

Verwenden Sie Analysetools, um A/B-Tests für verschiedene Versionen Ihrer Benutzeroberfläche durchzuführen, um herauszufinden, welche Version Benutzern besser hilft, ihre Ziele zu erreichen.

Einhaltung von Zugänglichkeitsstandards

Stellen Sie sicher, dass die Farbkontraste den WCAG-Standards entsprechen, alt-Text für Bilder beschreiben und eine logische Überschriftenstruktur vorhanden ist. Diese Praktiken unterstützen nicht nur Benutzer mit unterschiedlichen Bedürfnissen, sondern verbessern auch die allgemeine Benutzerfreundlichkeit des Systems. Denken Sie auch an die Größe interaktiver Elemente – sie sollten groß genug sein (mindestens 44px), um auf Touch-Geräten leicht geklickt oder angetippt zu werden.

Dokumentation und Styleguide

Erstellen Sie eine klare Designdokumentation für das Intranet-Entwicklungsteam, die Designprozesse, Zugänglichkeitsstandards und Methoden zur Sammlung von Benutzerfeedback beschreibt.

Entwickeln Sie einen detaillierten Styleguide, der alle visuellen Elemente definiert – von Farben und Typografie bis zu Interface-Komponenten wie Schaltflächen, Formularen und Inhaltskarten. Der Styleguide sollte eine praktische Anleitung sein, die zeigt, wie Markenelemente speziell in der Benutzeroberfläche angewendet werden, mit Anwendungsbeispielen und Regeln für die Kombination verschiedener Elemente. Dies wird die Konsistenz bei zukünftigen Erweiterungen sicherstellen und das Onboarding neuer Mitarbeiter erheblich erleichtern.

9. Planen Sie die langfristige Entwicklung Ihrer Intranet-Plattform

Ein Intranet ist ein lebender Organismus, der sich mit dem Unternehmen weiterentwickeln muss. Ein statischer "Erstellen Sie es einmal und es wird jahrelang funktionieren"-Ansatz ist ein sicherer Weg, ein veraltetes Tool zu erstellen, das seinen Zweck nicht mehr erfüllt.

Flexible technische Architektur

Bereits in der Planungsphase sollten Sie die Möglichkeit zukünftiger Erweiterungen berücksichtigen. Wählen Sie technologische Lösungen wie Drupal, die es Ihnen ermöglichen, problemlos neue Funktionen hinzuzufügen, ohne das gesamte System neu aufzubauen. Die modulare Architektur von Drupal ermöglicht es Ihnen, Änderungen schrittweise einzuführen, ohne den Arbeitsalltag der Benutzer zu stören.

Planen Sie Integrationen mit Tools, die Ihr Unternehmen möglicherweise in Zukunft benötigt – HR-Systeme, CRM, Projektmanagement-Tools, Kollaborationstools oder Kommunikationsplattformen. Offene APIs und Standardkommunikationsprotokolle sind eine Investition in zukünftige Flexibilität.

Anpassung der Benutzeroberfläche an sich ändernde Benutzerbedürfnisse

Während Ihre Organisation wächst, verändern sich auch Arbeitsmuster und die Erwartungen der Mitarbeiter an digitale Tools. Analysieren Sie regelmäßig, wie Benutzer das System navigieren, welche Features am beliebtesten sind und welche in Vergessenheit geraten sind. Diese Daten weisen Ihnen die Richtung, in die Sie die Benutzeroberfläche entwickeln sollten.

Seien Sie vorbereitet auf demografische Veränderungen im Team – neue Mitarbeiter können unterschiedliche Präferenzen hinsichtlich der Präsentation von Informationen oder der Interaktion mit dem System haben. Jüngere Generationen erwarten möglicherweise interaktivere, visuelle Lösungen, während ältere Mitarbeiter Einfachheit und Klarheit bevorzugen.

Entwicklung der Benutzererfahrung

Etablieren Sie einen Prozess zur regelmäßigen Neugestaltung wichtiger Benutzerpfade basierend auf gesammelten Daten und Feedback. Was heute funktioniert, kann sich in einem Jahr als ineffektiv erweisen. Planen Sie regelmäßige Usability-Tests und Benutzersitzungen, um den Bedarf an Änderungen der Benutzeroberfläche zu erkennen.

Verfolgen Sie Trends im UX-Design und führen Sie schrittweise bewährte Lösungen ein, die das Mitarbeitererlebnis verbessern können. Neue Interaktionsmuster, Datenpräsentationsmethoden und Personalisierungstechniken können den Wert der Intranet-Plattform erheblich steigern.

Bereiten Sie sich auf zukünftige Arbeitsszenarien vor

Entwerfen Sie die Benutzeroberfläche mit verschiedenen Arbeitsmodellen im Hinterkopf – remote, hybrid oder mobil. Zukünftige Änderungen in der Arbeitsorganisation können unterschiedliche Prioritäten bei der Informationsbereitstellung oder der Verfügbarkeit von Funktionen erfordern. Ein flexibles Design ermöglicht eine schnelle Anpassung an neue Bedingungen, ohne dass eine vollständige Systemumgestaltung erforderlich ist.

10. Wählen Sie ein System, das sich auf eine gute Benutzererfahrung konzentriert

Selbst die am besten geplante UX-Strategie wird keine Ergebnisse liefern, wenn sie auf einer Plattform implementiert wird, die moderne Designlösungen nicht unterstützt. Die Auswahl des richtigen Intranet-Systems ist eine grundlegende Entscheidung, die alle Aspekte der Benutzererfahrung beeinflusst.

Open Intranet – UX im Fokus

Open Intranet ist ein kostenloses Intranet-System auf Basis der Drupal-Plattform, das mit Blick auf die Benutzer und ihre alltäglichen Bedürfnisse entwickelt wurde. Anders als komplexe und überladene Unternehmenslösungen konzentriert sich Open Intranet auf Einfachheit und die Intuitivität der Benutzeroberfläche.

Das System bietet ein klares, responsives Design, das sich automatisch an verschiedene Geräte anpasst, von Desktops bis hin zu Smartphones. Die Mitarbeiter können die Plattform bequem nutzen, egal ob sie an ihrem Schreibtisch arbeiten oder während einer Pause auf ihrem Telefon Informationen abrufen.

Flexibilität im Intranet-Design

Open Intranet kann an die individuellen Bedürfnisse einer Organisation angepasst werden, ohne die Benutzerfreundlichkeit zu verlieren. Das System ermöglicht eine schrittweise Erweiterung der Funktionalität mit dem Wachstum des Unternehmens, wobei die Konsistenz der Benutzeroberfläche und die einfache Navigation erhalten bleiben.

Dank der modularen Architektur von Drupal können Sie die Plattform gemäß den Prinzipien der guten UX entwickeln – Elemente schrittweise hinzufügen, ihre Benutzerfreundlichkeit testen und basierend auf Benutzerfeedback Anpassungen vornehmen. Neue Funktionen können implementiert werden, ohne die bereits entwickelten Gewohnheiten und Arbeitsmethoden des Teams zu stören. Dies bedeutet, dass die Investition in die Schulung der Mitarbeiter mit zukünftigen Updates oder Erweiterungen nicht verloren geht – Benutzer können neue Funktionen nutzen und gleichzeitig ihre Kenntnisse über die bereits erlernten Benutzeroberflächenelemente behalten.

Mitarbeiterverzeichnis in Open Intranet.

Bewährte Grundlagen für die Entwicklung

Open Intranet bietet eine solide Grundlage in Form von Funktionen wie:

• Unternehmensnachrichten,
• Mitarbeiterverzeichnis,
• Wissensdatenbank,
• Kalender und Veranstaltungen,
• Formulare,
• KI-unterstützte Inhalte,
• Suchmaschine und Navigation,
• Statistiken und Berichte,

auf denen erweiterte Benutzererfahrungen aufgebaut werden können. Anstatt von Grund auf neu zu beginnen, können sich Organisationen darauf konzentrieren, ein bereits funktionierendes System an ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen. Wenn Sie nach einer Plattform suchen, die dies ermöglicht, können wir Ihnen mehr über die Möglichkeiten von Open Intranet während einer kostenlosen Beratung zeigen.