Intranet als Unterstützung für die Personalabteilung

Das Intranet-System ist ein hervorragendes Werkzeug, nicht nur für das Management, sondern auch für die Personalabteilung, um die Dokumentation zu Mitarbeiterangelegenheiten zu verwalten.

Die Personalabteilung hat so viel im Kopf, dass es eine echte Herausforderung ist, den Überblick über die administrativen Angelegenheiten jedes Mitarbeiters zu behalten. Es ist jedoch möglich, ihnen zu helfen, denn viele Aktivitäten sind sich wiederholende Aufgaben, die eine ordnungsgemäße Dokumentation erfordern. Hierfür können Sie Intranet-Automatisierung nutzen.

Das Intranet bietet umfassende Werkzeuge, die dazu beitragen, die Aktivitäten der Personalabteilung zu verbessern, wie den Ablauf von Vorschlägen, Anfragen oder verschiedenen Arten von Anträgen von Mitarbeitern. Wie sonst kann das Intranet die Personalabteilung unterstützen? Detaillierte Beschreibung unten.

Mitarbeiterprofil

Das Mitarbeiterprofil im Intranet ist ein Ort, an dem der Mitarbeiter seine Daten selbst bearbeiten kann. Dadurch müssen die Personalabteilung und der Systemadministrator dies nicht selbst tun, und die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung erhöhen sich.

Dank der Möglichkeit, ihre Daten zu bearbeiten, können die Mitarbeiter auch besser ihre Persönlichkeit, Erfahrung und Erwartungen ausdrücken, indem sie anderen Teammitgliedern zeigen, wer sie sind. Der Mitarbeiter entscheidet, welche spezifischen Informationen er mit anderen Mitgliedern des Unternehmens teilen möchte. Alle Rechte an den von den Mitarbeitern angezeigten und bearbeiteten Informationen können vom Administrator flexibel verwaltet werden.

Urlaubsplan

Ein Portal zur Bearbeitung von Mitarbeiterangelegenheiten kann die Einreichung von Urlaubsanträgen erleichtern. Dies kann direkt über das Intranet erfolgen, und der automatisierte Prozess wird den Antrag durch die Genehmigungsstufen führen und die entsprechenden Personen benachrichtigen. Gleichzeitig wird der Mitarbeiter über den Status des Antrags informiert.

Eine weitere Funktionalität ist mit Urlauben und anderen Abwesenheiten von der Arbeit verbunden – der Abwesenheitsplan des Mitarbeiters. Jedes Mal, wenn eine Abwesenheit im Kalender des Mitarbeiters auftritt, wird der Plan automatisch aktualisiert. Informationen können auch manuell von einer autorisierten Person eingegeben werden. Jeder Intranet-Nutzer kann auf den Abwesenheitsplan zugreifen. Dies verbessert die Effizienz der Planung gemeinsamer Arbeiten und Veranstaltungen, da jeder leicht überprüfen kann, ob eine bestimmte Person an einem bestimmten Tag anwesend ist oder nicht.

Interne Rekrutierung

Interne Rekrutierung wird dank eines speziellen Moduls im Intranet viel einfacher. Die interne Rekrutierung erfolgt durch die Ausschreibung von Stellenangeboten und die Annahme von Bewerbungen über das Intranet. Recruiter können auch das Intranet nutzen, um selbst geeignete Personen zu finden, um Firmenvakanzen zu besetzen und sie zur Bewerbung aufzufordern

Kommunikation

Wir sind uns bewusst, dass die offensichtliche Aufgabe des Intranetsystems die Kommunikation ist. Die Personalabteilung nutzt diese Funktion häufig, um über Änderungen und Neuigkeiten zu informieren. Durch die Nutzung des Intranets zur Verbreitung von Informationen können Sie die Anzahl der Anfragen an die Personalabteilung erheblich reduzieren, sodass das HR-Personal andere Aufgaben erledigen kann.

Das Intranet ist auch ein großartiger Ort, um HR-bezogene Fragen der Mitarbeiter zu sammeln und zu beantworten. Die Antworten werden archiviert, um anderen Mitarbeitern zugutezukommen. Durch geeignete Verschlagwortung und die Verwendung von Metadaten wird es einfacher, spezifische Antworten zu finden.

Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Forschungen zeigen, dass es bis zu 12 Monate dauern kann, bis neue Mitarbeiter produktiv werden, was einen erheblichen Verlust für die Organisation bedeutet. Dennoch tun Unternehmen wenig, um den Onboarding-Prozess zu optimieren, damit diese ersten wertvollen Wochen eine positive Erfahrung für einen neuen Mitarbeiter sind.

Wie oft passiert es, dass neuen Mitarbeitern in den ersten Tagen ihrer Arbeit das Büro gezeigt wird und sie einer Vielzahl von Personen vorgestellt werden, deren Namen sie sich einfach nicht merken können? Ist es schon einmal vorgekommen, dass Sie Ihren ersten Tag damit verbracht haben, Regeln und Verfahren durchzugehen, ohne jemals die Gelegenheit zu haben, sie erneut zu lesen?

Es gibt einige Dinge, die Sie tun können, um diesen Prozess erheblich weniger belastend zu gestalten. Das Intranet ist perfekt für diesen Zweck. Warum? Das Intranet kann auf verschiedene Weisen beim Onboarding von Mitarbeitern helfen:

1. Neue Mitarbeiter willkommen heißen

Stellen Sie sicher, dass sich der neue Mitarbeiter wohl und willkommen fühlt. Das Intranet ermöglicht es Ihnen, Funktionalitäten zur Präsentation von Mitarbeitern zu erstellen. Dadurch können andere Mitarbeiter die neue Person erkennen und sie willkommen heißen.

2. Informationsseite

Eine Website zu erstellen, die die Mitarbeiter in die Abläufe des Unternehmens einführt, ist eine großartige Idee! Dadurch findet der neue Mitarbeiter alles, was er benötigt, um die Organisation kennenzulernen, an einem Ort. Auf der Informationsseite hat der neue Mitarbeiter die Möglichkeit, sich Schritt für Schritt, in seinem eigenen Tempo, mit den einführenden Informationen vertraut zu machen, ohne mehrere Personen separat fragen zu müssen. Dieses Modul ermöglicht es Ihnen, Einführungsdokumente, Videos, allgemeine Informationen, PDF-Präsentationen, HR-Formulare und vieles mehr anzuhängen.

3. Checkliste

Sie können Checklisten erstellen, bevor die neuen Mitarbeiter zur Arbeit kommen. Sie können die ersten Tage, die ersten Monate bis hin zum ersten Arbeitsjahr abdecken. Am Anfang ist es gut, sich auf die ersten Tage zu konzentrieren. Es ist die drängendste und am stärksten begrenzte Zeit. Was sollte eine solche Checkliste enthalten? Die Aufgaben, die die Mitarbeiter innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens und in einer bestimmten Reihenfolge erledigen müssen, wie zum Beispiel:

• Überprüfung der Logins, um sicherzustellen, dass sie Zugang zu allen Systemen haben, die sie zur Erfüllung ihrer Arbeit benötigen,
• die Formalitäten, das Ausfüllen aller erforderlichen Formulare,
• Lesen der Informationen über das Unternehmen (Grundwerte, Mission, etc.) und Feststellung, ob alles klar ist,
• Ansehen der Schulungsvideos,
• Ausfüllen des eigenen Mitarbeiterprofils.

4. Feedback

Nach Ablauf der Probezeit treffen Sie den neuen Mitarbeiter erneut, um Feedback darüber zu erhalten, wie er den Einarbeitungsprozess empfunden hat. Solche Informationen zu erhalten, ist ein wichtiger Schritt im Einarbeitungsprozess der Mitarbeiter und dessen möglicher Verbesserung. Sammeln Sie Meinungen und nutzen Sie diese, um das Onboarding im Unternehmen zu verbessern. Ein guter Weg, dies zu tun, ist die Verwendung einer Umfrage für die neuen Mitarbeiter, die auf der Mitarbeiter-Onboarding-Seite im Intranet ausgefüllt werden muss.

Zusammenfassung

Ein Intranet ist ein ausgezeichnetes Werkzeug, um die Ziele der HR-Abteilung zu erreichen. Damit die Verfahren der Personalverwaltung effizient funktionieren, ist es ratsam, die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu untersuchen und dann das Intranet basierend auf diesen Bedürfnissen zu gestalten.

Wenn Sie planen, ein Intranet in Ihrem Unternehmen einzuführen, nutzen Sie Drupal-Beratung-Dienstleistungen, um diesen Prozess auf die effektivste Weise durchzuführen.