Unternehmens-Intranet - Warum sollten Sie personalisierte Tools wählen?

Nicht jedes Unternehmen verfügt über ein Werkzeug, das von seinen Mitarbeitern bereitwillig genutzt wird. Viele Organisationen kaufen fertige Geschäftslösungen und beginnen einfach, sie zu nutzen. Ein neu implementiertes Intranet erweist sich jedoch nicht immer als das richtige Werkzeug für eine bestimmte Organisation. Die Alternative besteht darin, eine personalisierte Intranet-Software zu erstellen, die spezifische Probleme Ihres Unternehmens löst und mit ihm wächst.

Was ist ein personalisiertes Intranet?

Verschiedene Unternehmen - verschiedene Prozesse. Sie mögen denken, dass sich Ihr Unternehmen nicht wesentlich von anderen Unternehmen in derselben Branche unterscheidet, aber das stimmt nicht. Sie beschäftigen bestimmte Spezialisten, fördern eine besondere Arbeitskultur und arbeiten nach bestimmten Prozessen, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Deshalb benötigen Sie ein personalisiertes Intranet. Es wird ein Intranet sein, das mit Blick auf Ihr Unternehmen und seine besonderen Herausforderungen entwickelt wurde. Es wird mit spezifischen Funktionen ausgestattet sein, die Sie benötigen, um Ihre Unternehmenskultur zu fördern, die hohen Qualifikationen der Mitarbeiter und die Standards im Kundenservice aufrechtzuerhalten.

Aber wie erstellt man ein solches Intranet? Jeder Ihrer Mitarbeiter hat seine eigenen spezifischen Vorlieben und Werkzeuge, die er bisher verwendet hat, um effizienter und einfacher zu arbeiten. Dennoch haben sie nicht auf alle davon am Arbeitsplatz Zugriff. Sie können ihre Effizienz und Arbeitszufriedenheit steigern, indem Sie ein Intranet erstellen, das auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Was kann in einem Unternehmens-Intranet personalisiert werden?

Bei der Berücksichtigung der Erwartungen an Ihr Intranet sollten Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter im Blick behalten. Es gibt viele interessante Funktionen, dank derer Ihr Team das Unternehmens-Intranet gerne nutzen wird, z.B. Chat, Mitarbeiterprofile, die denen in sozialen Medien ähneln, Wissensdatenbanken. Darüber hinaus ist es wichtig, dass sich die von Ihnen eingestellten Spezialisten fühlen, als wäre das Werkzeug speziell für sie erstellt worden.

Personalisierung der Startseite und Unterseiten

Heutzutage kann ein modernes Intranet einen Mitarbeiter nach dem Einloggen mit seinem Namen begrüßen. Zudem können Sie Ihren neuen Mitarbeiter mit einem personalisierten Begrüßungs-Pop-up überraschen. Sie können auch unterschiedliche Versionen spezifischer Unterseiten für jeden Mitarbeiter erstellen, abhängig von der Abteilung, die er repräsentiert, oder seiner Position, z.B. ein HR-Mitarbeiter wird andere Benachrichtigungen sehen als ein Customer-Service-Spezialist.

Auf den Seiten mit internen Wettbewerben oder Wissensdatenbanken können Sie auch auf das Benutzerprofil zugeschnittene CTAs anwenden (z.B. eine "erneut lesen"-Nachricht neben einem Link zu einem Artikel, wenn die betreffende Person dessen Inhalt bereits angesehen hat). Es gibt viele Bereiche innerhalb eines Unternehmens-Intranets, in denen Sie Inhaltspersonalisierung anwenden können.

Angepasste Nachrichten

Ein Nachrichtenmodul ist ein unverzichtbares Werkzeug, um die Integration der Mitarbeiter in der Organisation zu stärken. Nachrichten werden in der Regel auf der Startseite oder in einem festen Abschnitt angezeigt, der auf allen Unterseiten sichtbar ist. Es ist gut, sich darauf zu konzentrieren, sie an die Bedürfnisse der Mitarbeiter anzupassen, insbesondere wenn Sie Niederlassungen an verschiedenen Standorten oder eine komplizierte interne Struktur haben.

Sie können auch ein Empfehlungssystem verwenden, das den Mitarbeitern die interessantesten Inhalte empfiehlt: Berichte aus dem Unternehmensleben, Inhalte aus internen Mitarbeiterblogs, Schulungssystemen, sozialen Kanälen – basierend auf ihrem Profil (Position, Interessen) und vorherigen Aktivitäten.

Zusätzliche Intranet-Funktionen werden die Arbeit Ihres Teams beschleunigen. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, hervorgehobene Inhalte zu speichern, um sie später anzusehen. Sie können sich so wertvolle Materialien für die Durchführung verschiedener Aufgaben vorbereiten und schnell darauf zurückgreifen. Auf diese Weise erstellen sie ihre eigenen Wissensdatenbanken.

Benachrichtigungen aus integrierten Systemen

Unternehmen nutzen zahlreiche Anwendungen wie ERP, CRM und Dokumentenverwaltungssysteme. Ihr Mitarbeiter kann über das Intranet eine Benachrichtigung erhalten, sobald ihr Vorgesetzter ihnen eine neue Aufgabe im System zuweist oder sie in einem Dokument markiert, das ihre Aufmerksamkeit erfordert. Es ist eine äußerst praktische Lösung, dank der alle Mitarbeiter auf dem neuesten Stand bleiben, ohne sich ständig in verschiedene Arbeitsmanagementsysteme einloggen zu müssen.

Zugriff auf Werkzeuge, die die Nutzung eines Intranets erleichtern

Das Hinzufügen interessanter Funktionen zu einer Intranet-Lösung muss nicht teuer sein, wenn Ihre Organisation die richtigen Technologien wählt. Wenn Sie Drupal verwenden, stehen Ihnen zahlreiche nützliche Intranet-Module zur Verfügung. Einige von ihnen erhöhen die Sicherheit Ihrer Informationen und Dateien, da sie es Ihnen ermöglichen, Gruppen zu erstellen und Mitarbeiterberechtigungen zu verwalten. Andere richten sich an Ihre Experten (z.B. Fivestar), die ihre Meinungen in Umfragen äußern oder sie motivieren, ihre Fähigkeiten durch den Einsatz von Gamification weiterzuentwickeln.

Fragen Sie sich was Sie mit Ihrem Unternehmens-Intranet integrieren sollten? Sie können es attraktiver machen, indem Sie es mit sozialen Medien oder anderen externen Anwendungen verbinden, die die Arbeit der Redakteure erleichtern, die Inhalte für Ihr Unternehmens-Intranet erstellen, sowie der Mitarbeiter (Zeiterfassungstools, Kalender, Analysetools), die sie durchstöbern.

Vorteile eines personalisierten Intranets für das Unternehmen

Eine personalisierte Intranet-Lösung ermöglicht es Ihnen, die Zeit, die für die Durchführung täglicher Aufgaben aufgewendet wird, erheblich zu sparen – dank des Zugriffs auf praktische Werkzeuge sowie zukünftige Kosten zu reduzieren – dank der Optimierung von Prozessen innerhalb der Organisation. Ein ordnungsgemäß angepasstes Intranet erhöht auch die Möglichkeit, die Entwicklung von Mitarbeitern zu fördern, indem Elemente der Gamification, Schulungskurse, die Möglichkeit zur Führung eines spezialisierten Blogs und die Integration von Mitarbeitern, indem ihnen eine Möglichkeit gegeben wird, ihre Meinungen zu signifikanten Veränderungen innerhalb des Unternehmens zu äußern (Umfragen, offene Diskussionen), implementiert werden.

Sicherheit und höhere Effizienz

Die Verwendung von fertiger Open-Source-Software birgt auch ein gewisses Risiko von Datenlecks oder Cyberangriffen. Wenn Sie sich für ein personalisiertes System entscheiden, werden die Spezialisten für solche Lösungen es unter Berücksichtigung Ihrer individuellen Anforderungen und Sicherheitsstandards erstellen. Sie wissen, wie Sie die Dokumente und Informationen Ihres Unternehmens vor unbefugtem Zugriff schützen können.

Es ist gut zu bedenken, dass die Ausstattung Ihrer Mitarbeiter mit geeigneten Werkzeugen durch die Integration mit einer Intranet-Lösung sich nicht nur positiv auf deren Effizienz, sondern auch auf die Sicherheit auswirkt. Wenn die notwendigen Anwendungen "griffbereit" sind, werden die Mitarbeiter nicht auf unzuverlässige Websites zugreifen und Inhalte außerhalb der Organisation in ungetesteten Anwendungen verfügbar machen.

Flexibilität und Integration

Ein personalisiertes Intranet erhöht nicht nur die Leistung Ihres Unternehmens durch die Integration mehrerer Werkzeuge und Plattformen, sondern hilft Ihnen auch beim Aufbau der Arbeitgebermarke. Wenn Sie die Erstellung einer personalisierten Intranet-Lösung in Auftrag geben, können Sie den Entwicklern die zahlreichen Anwendungen und Programme angeben, auf die Ihre Mitarbeiter von dieser Ebene aus Zugriff haben sollen.

Es ist auch gut, den Zugriff auf das Unternehmens-Intranet und einige Ressourcen von verschiedenen Geräten aus zu berücksichtigen. Die Flexibilität einer solchen Lösung ergibt sich in erster Linie aus der einfachen Änderung und Hinzufügung neuer Funktionen. Gute Anwendungen sollten sich mit der Organisation auf jeder Entwicklungsstufe ändern. Die Ausstattung des Unternehmens-Intranets mit modernen Werkzeugen zeigt, dass das Unternehmen Innovation schätzt.

Skalierbarkeit und Freiheit zur Erweiterung Ihres Unternehmens-Intranets in der Zukunft

Die Zukunft lässt sich nicht vorhersagen, aber eines ist sicher – Wandel. Viele Unternehmen begehen manchmal Fehler beim Planen eines Intranets. Denken Sie daran, dass Ihr Unternehmen wachsen wird. Das Aufkommen neuer, attraktiverer Technologien ist nur eine Frage der Zeit, daher ist es gut, eine personalisierte Intranet-Lösung zu wählen, die zukünftige Erweiterungen im Blick hat. Ihre Geschäftslösung, die auf einer skalierbaren Architektur basiert, wird einfach und unkompliziert zu ändern sein.

Bessere interne Kommunikation über mehrere Kanäle

Der Informationsfluss ist in jedem Unternehmen von größter Bedeutung. Daher kann Ihre maßgeschneiderte Intranet-Lösung mit Kommunikationstools wie Slack oder Messenger integriert werden. Sie können auch Blog-Optionen für Mitarbeiter hinzufügen, Gruppen erstellen, eine Pinnwand mit zahlreichen Threads, die Möglichkeit, Inhalte zu bewerten und zu kommentieren.

Popularisierung der Unternehmenskultur und -werte

Sie möchten sicherlich, dass Ihre Mitarbeiter von den Werten Ihrer Organisation geleitet werden. Indem Sie die Erzählung innerhalb Ihres Intranets in einer bestimmten Weise lenken, können Sie aktiv die Wahrnehmung Ihrer Mitarbeiter vom Unternehmen beeinflussen. Sie können ihnen die Möglichkeit geben, sich auszudrücken, indem Sie personalisierte Umfragen einführen. Die Einbindung der Mitarbeiter in die Mitgestaltung der Inhalte in einem Unternehmens-Intranet erhöht auch ihr Zugehörigkeitsgefühl. Lassen Sie sie ihre eigenen Blogs und Informationsmaterialien erstellen, die sie mit anderen teilen können.

Erhöhte Produktivität und Zusammenarbeit

Die Produktivitätssteigerung ist eine schwierige Aufgabe für einen Mitarbeiter, dem die richtigen Werkzeuge fehlen. In einem personalisierten Intranet können Sie ihnen Zugriff auf ihre bevorzugten Werkzeuge geben, wie z.B. Anwendungen zum Speichern interessanter Seiten, Texteditoren, Kalender. Diese Erleichterungen wirken sich auf die Entwicklung positiver Benutzererfahrungen (UX) des Unternehmenssystems aus und sorgen dafür, dass sie bereitwilliger arbeiten, anstatt die Arbeit zu vermeiden und sie auf später zu verschieben.

Der Zugriff auf ein modernes Intranet verbessert auch die Zusammenarbeit - Sie können einen Raum für die kollaborative Entwicklung von Dokumenten und Prozessen schaffen, den Austausch von Dateien, Diskussionen, die Organisation von Videokonferenzen und das Chatten.

Effektivere Standardisierung von Prozessen

Sie können im Unternehmens-Intranet die Werkzeuge und Dokumentvorlagen veröffentlichen, die Ihre Mitarbeiter benötigen, um einheitliche Unternehmensdokumentationen zu erstellen. Teilen Sie Musterdokumente, Unternehmensgrafiken (wie Logos für die Verwendung in Präsentationen) und Anleitungen. Sie können auch nützliche Vorlagen entwerfen, die nur mit Daten ausgefüllt werden müssen, um ein Dokument zu erstellen. Die Wahl des richtigen Texteditors ist ebenfalls wichtig und kann den Prozess der Erstellung von Berichten, Verträgen und internen Unternehmensbriefen erheblich verbessern.

Zusammenfassung

Ein personalisiertes Unternehmens-Intranet erhöht die Sicherheit der Unternehmensressourcen. Die Integration verschiedener Werkzeuge verbessert die Effizienz der Mitarbeiter und deren Engagement im Unternehmensleben. Es fördert auch die Kommunikation innerhalb des Teams. Eine solche Lösung kann leicht angepasst werden, um das Unternehmen an die sich ständig ändernden Geschäftsbedingungen anzupassen. Unser erfahrenes Entwicklerteam wird Sie zu den geeigneten Funktionen für Ihr Unternehmen beraten. Erfahren Sie mehr über die Erstellung eines Intranet-Systems, wenn Sie eine einzigartige Lösung für Ihr Unternehmen benötigen.