Wie kann man das Mitarbeiterengagement steigern? 3 nützliche Intranet-Formulare
Effiziente interne Kommunikation ist die Grundlage für effektives Arbeiten in jeder Organisation. In diesem Artikel zeige ich, wie drei einfache Intranet-Formulare die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen intern kommuniziert, völlig verändern können. Mit solchen Lösungen können Sie Mitarbeiter in den Aufbau der Unternehmenskultur einbeziehen, der Personalabteilung helfen, bessere Entscheidungen zu treffen, und Inhalte erstellen, die das Team wirklich interessieren. Der Artikel basiert auf meinem Film vom Kanal Nowoczesny Drupal.
In diesem Artikel:
- Warum lohnt es sich, Formulare von E-Mails auf das Intranet-Portal zu verlagern?
- 1. Das eNPS-Formular - Steigern Sie das Engagement der Mitarbeiter
- 2. Formular für Mitarbeiterschulung und -entwicklung
- 3. Formular zur Einreichung von Unternehmensnachrichten
- Zusätzliche Verbesserungen und Automatisierung
- Erhöhte Effizienz und Mitarbeiterengagement mit Intranet-Formularen
Warum lohnt es sich, Formulare von E-Mails auf das Intranet-Portal zu verlagern?
In den meisten Unternehmen versenden HR-Abteilungen verschiedene Online-Formulare und Umfragen, jedoch meist über separate Tools - E-Mails, externe Umfrageplattformen oder Links zu Google Forms. Das Problem ist, dass Mitarbeiter die Links in einer E-Mail erhalten und dann die Umfrage in einem völlig anderen System ausfüllen sollen, was oft unpraktisch ist. Danach vergessen sie oft oder verschieben das Ausfüllen des Formulars und tun es schließlich nie.
Digitale Formulare im Intranet bieten großen Komfort für Mitarbeiter, die täglich das Intranet besuchen, um Nachrichten zu überprüfen, nach Dokumenten zu suchen und die Wissensdatenbank oder Unternehmenswerkzeuge zu nutzen. Wenn das Formular am selben Ort ist wie der Rest ihrer Arbeit, steigt die Antwortrate signifikant.
Ein weiterer Vorteil ist, dass alle Daten an einem Ort sind. Die Personalabteilung muss nicht zwischen verschiedenen Systemen wechseln, um die Ergebnisse von Umfragen oder Einreichungen zu sehen. Dies alles führt zu einer effektiveren internen Kommunikation.
1. Das eNPS-Formular - Steigern Sie das Engagement der Mitarbeiter
Das erste Formular ist der Employee Net Promoter Score (eNPS), ein einfacher Indikator, der zeigt, wie zufrieden die Mitarbeiter mit ihren Arbeitsplätzen im Unternehmen sind. Die Hauptfrage in diesem Formular lautet: "Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Unternehmen als Arbeitsplatz weiterempfehlen?" Die Mitarbeiter antworten auf einer Skala von 0 bis 10.
Das Formular endet jedoch nicht mit dieser einen Frage. Am wichtigsten sind zusätzliche Fragen, die abhängig von der gegebenen Antwort erscheinen. Wenn jemand eine niedrige Bewertung abgibt (0-6), können wir fragen, warum er eine solche Bewertung abgegeben hat und was im Unternehmen verbessert werden kann. Wenn jemand eine hohe Bewertung abgibt (9-10), können wir fragen, was ihm am Unternehmen am besten gefällt und diese Informationen später für interne Zwecke oder in Stellenanzeigen verwenden.
Vorteile der regelmäßigen eNPS-Messung
Die Messung von eNPS in HR-Operationen hat mehrere wichtige Vorteile. Erstens ermöglicht es Ihnen, Probleme mit dem Mitarbeiterengagement früher zu erkennen. Wenn wir diesen Indikator regelmäßig messen, können wir sehen, ob der Wert sinkt, steigt oder auf dem gleichen Niveau bleibt. Wenn der Wert fällt, können wir reagieren, bevor die Leute anfangen, das Unternehmen zu verlassen. Zweitens können wir Markenbotschafter identifizieren - Mitarbeiter, die hohe Bewertungen abgeben und das Unternehmen loben. Wir können enger mit ihnen zusammenarbeiten, um ihre positive Einstellung gegenüber dem Unternehmen zu nutzen. Drittens erhalten wir konkrete Vorschläge, was verbessert werden kann. Diese sind oft nicht allgemeine Kommentare wie "bessere Arbeitsbedingungen", sondern spezifische Dinge wie "es ist zu laut im Großraumbüro" oder "nicht genug Entwicklungsmöglichkeiten".
Die Messung des eNPS einer Organisation gibt uns auch die Möglichkeit, unsere Leistung mit anderen Unternehmen zu vergleichen. Es gibt verschiedene Umfragen und Daten, die im Internet zu finden sind, sodass Sie sehen können, wie sich unser Unternehmen im Vergleich zur Konkurrenz verhält.
Es ist auch möglich, die Effektivität von HR-Aktivitäten zu messen. Beispielsweise haben wir Remote- oder Hybridarbeit eingeführt und können überprüfen, wie sich eine solche Änderung auf den eNPS-Wert auswirkt. Dies ermöglicht Ihnen eine objektive Bewertung, ob die vorgenommenen Änderungen tatsächlich einen positiven Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit haben.
Wie baut man ein eNPS-Formular auf dem Open Intranet?
Das eNPS-Formular kann einfach im Open Intranet-System mit dem Webform-Modul erstellt werden. Open Intranet ist eine kostenlose Open-Source-Intranet-Lösung, die von Droptica entwickelt wurde. Sie können es ohne Lizenzen oder versteckte Kosten herunterladen, installieren und nutzen. Die Software basiert auf Drupal und bietet Ihnen dadurch volle Freiheit und Flexibilität, sie an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anzupassen. Funktionen wie Unternehmensnachrichten, Wissensdatenbank, Dokumente, Mitarbeitervisitenkarte, Veranstaltungskalender und ein System zur Erstellung digitaler Formulare sind bereits integriert.
Standardmäßig gibt es nach der Installation von Open Intranet ein Formular im Help & Requests-Bereich zur Einreichung von Hilfen oder Anfragen, aber wir können viele weitere hinzufügen. Gehen wir zu Structure > Webforms, sehen wir eine Liste von Formularen, die dem Inhaltstab ähnelt. Es gibt eine Add webform-Schaltfläche und eine Liste darunter mit Filteroptionen. Sobald wir ein neues Formular hinzufügen, können wir es von Grund auf neu erstellen.
Das eNPS-Formular besteht aus mehreren Elementen. Zuerst haben wir eine Hauptfrage mit einer Bewertung von 0 bis 10. Wenn der Benutzer 9 auswählt, erscheint ein zusätzliches Feld mit der Frage Was gefällt Ihnen am besten am Unternehmen? Wenn sie 8 oder 7 auswählen, verschwindet das Feld, und wenn sie 6 oder weniger auswählen, die Frage Warum denken Sie, dass Sie unser Unternehmen nicht empfehlen würden? Im eNPS betrachten wir alle Bewertungen bis 6 als "würde nicht empfehlen", 7-8 als "neutral" und 9-10 als "würde empfehlen". Wir setzen die Bedingungen in der Feldkonfiguration - standardmäßig ist das Feld verborgen, und wenn die Bewertung kleiner oder gleich 6 ist, hat das Feld den sichtbar-Status. Dasselbe gilt für das zweite Feld - wenn die Bewertung größer oder gleich 9 ist, hat es den Status sichtbar.
Dann haben wir eine weitere Frage im Formular Was kann verbessert werden und ein optionales Feld Unterschrift. Dieses Feld ist besonders nützlich, wenn der Mitarbeiter eine Nachricht oder ein Feedback hinterlassen möchte und jemand vom HR oder ein Vorgesetzter es mit ihm besprechen möchte. In diesem Fall sollte er oder sie unterschreiben, damit weiterer Kontakt möglich ist.
Die wichtige Frage der Anonymität
Abgesehen von den oben genannten Punkten ist es sehr wichtig, dass das eNPS-Formular anonym ist. Dies kann erreicht werden, indem die Option Anonyme Einreichung markiert wird, die nach dem Hinzufügen des zusätzlichen Moduls Webform anonyme Einreichung erscheint.
Wenn das Formular ausgefüllt ist, können wir im Results-Tab sehen, dass es von einem "anonymen Benutzer" ausgefüllt wurde, sodass Sie nicht wissen, wer es ausgefüllt hat. Dies gibt den Mitarbeitern das Gefühl, sicher und ehrlich zu antworten.
2. Mitarbeitertraining und Entwicklungsformular
In der Regel plant die Personalabteilung Schulungen von oben nach unten und trifft dabei oft nicht die Bedürfnisse der Mitarbeiter. Die Schulungsantragsformulare dienen dazu, diesen Prozess umzukehren. Der Mitarbeiter füllt ein Formular aus, in dem er das Thema der Schulung angibt und begründet, warum er diese benötigt. Oft wird der Fachmann, der dem betreffenden Prozess am nächsten steht, besser wissen, welche Schulung benötigt wird.
Das Formular kann so erstellt werden, dass es neben dem Thema selbst zusätzliche Felder enthält:
- Bevorzugte Form der Schulung (online, Präsenz, Workshop),
- das Datum, wann die Schulung stattfinden soll,
- Vorteile für das Unternehmen oder Team,
- die geschätzten Kosten (oft wissen die Mitarbeiter bereits, welche Angebote es für die betreffende Schulung gibt).
Mit einem solchen Formular haben HR-Profis sofort ein vollständiges Bild der Schulungsbedarfe und aller Details. Das Formular nutzt beiden Parteien - der Mitarbeiter kann leicht seine Entwicklungserwartungen äußern, und die Personalabteilung sieht genau, welche Schulungen die Mitarbeiter benötigen.
Wie richtet man Schulungsantragsformulare im Open Intranet ein?
Ein Intranet-Formular zur Sammlung von Schulungsvorschlägen kann einfach im Structure > Webforms Abschnitt erstellt werden. Nachdem ein neues Formular hinzugefügt wurde, können wir es mit verschiedenen Feldern konfigurieren, um den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden.
Das Basisformular enthält die folgenden Felder:
- Schulungsthema - ein Textfeld mit Beispieltext als Eingabeaufforderung, damit die Benutzer wissen, was sie hier eingeben können. Wenn sie mit der Eingabe beginnen, verschwindet der Hinweis automatisch.
- Geplante Form der Schulung - ein Auswahlfeld mit Optionen wie online, Präsenz, Workshop. Sie können natürlich neue Optionen hinzufügen oder bestehende löschen, um das Feld an die Besonderheiten Ihres Unternehmens anzupassen.
- Termin - ein Auswahlfeld mit Optionen in dieses Quartal, dieses Halbjahr, dieses Jahr und flexibler Termin.
- Vorteile - ein Textfeld zur Beschreibung der Vorteile für den Mitarbeiter oder das Team, z.B. Ich werde schneller in Excel arbeiten.
- Geschätzte Kosten - ein Feld mit vorgefertigten Preisspannen zur Auswahl. Dies kann als Dropdown-Liste mit verschiedenen Kostenbereichen eingerichtet werden, um dem Budget des Unternehmens zu entsprechen.
- Dauer - ein Auswahlfeld mit einem bestimmten Zeitraum.
- Zusätzliche Anmerkungen - ein optionales Feld für weitere Informationen.
Praktische Tipps für die Konfiguration
Die oben beschriebenen Felder sind Beispiel und jedes Unternehmen kann sie an seine Bedürfnisse anpassen. Sie können mit einem einfacheren Formular beginnen und es später erweitern oder umgekehrt - mit der vollständigen Version beginnen und sie bei Bedarf vereinfachen. Wichtig ist, dass nicht alle Felder zwingend erforderlich sind, insbesondere wenn das Formular viele Elemente hat. Benutzer könnten keine Lust haben, übermäßig lange Intranet-Formulare auszufüllen.
Formulare zu erstellen ist dem Erstellen anderer Arten von Inhalten in Drupal sehr ähnlich - Sie fügen Felder verschiedenen Typs hinzu (Text, Kontrollkästchen, mehrzeiliges Textfeld) und konfigurieren sie je nach Bedarf. Alles kann leicht später geändert werden, wenn das Unternehmen seine genauen Bedürfnisse für die Sammlung von Schulungsvorschlägen kennt.
3. Formular zur Einreichung von Unternehmensnachrichten
Das Problem in vielen Unternehmen ist, dass Kommunikations- und Personalabteilungen ein System zur Veröffentlichung von Unternehmensnachrichten haben, aber oft nicht wissen, was im Unternehmen und in einzelnen Teams vor sich geht. Infolgedessen sind Nachrichten im Intranet uninteressant, realitätsfremd und ziehen kaum die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter auf sich.
Die Intranet-Nachrichten Anforderungsformulare ermöglichen es den Mitarbeitern, selbst interessante Geschichten aus ihrer Arbeit einzureichen. Der Mitarbeiter kann den Nachrichtentyp auswählen - ob es sich um eine separate Nachricht oder eine kurze Information für den monatlichen Newsletter handeln sollte.
Die Person, die ein Thema einreicht, kann auch die Kategorie der Nachricht wählen, z.B.:
- Erfolge des Teams,
- neuer Kunde,
- neuer Mitarbeiter,
- interessante Herausforderungen in einem Projekt und deren Lösung,
- Errungenschaften,
- von Mitarbeitern organisierte Veranstaltungen.
Es können auch Felder für die Art der Abteilung oder des Teams hinzugefügt werden, über die die Nachricht handelt - dies hilft bei der Kategorisierung. Wichtig ist auch ein Feld zum Hochladen von Dateien, z.B. Fotos, damit diese Materialien in den Nachrichten verwendet werden können, die veröffentlicht werden sollen.
Vorteile des Formulars zur Einreichung von Nachrichtenideen
Ein solches Intranet-Formular löst mehrere Probleme im Unternehmen:
- Es reduziert die Last auf die interne Kommunikationsabteilung - anstatt selbst nach Themen zu suchen und zu fragen, erhalten sie fertige Vorschläge.
- Es schafft ein Gefühl von gemeinsamer Verantwortung für die Unternehmenskommunikation - die Mitarbeiter fühlen, dass sie mehr Einfluss darauf haben, worüber das Unternehmen spricht.
- Es erhöht die Transparenz im Unternehmen - die Menschen sehen die Erfolge anderer Teams, erfahren von interessanten Projekten und Herausforderungen.
- Nichts Wichtiges entgeht der Aufmerksamkeit - anstatt sich darauf zu verlassen, was man zufällig beim Kaffee erfährt, haben wir ein System, das Informationen aus dem gesamten Unternehmen sammelt.
Wie baut man ein Formular zur Sammlung von Nachrichtenvorschlägen im Open Intranet?
Wie die anderen Intranet-Formulare im System kann dieser Formular-Typ im Structure > Webforms-Abschnitt erstellt werden. Das Nachrichteneinreichungsformular besteht aus mehreren wesentlichen Feldern, die den Prozess des Sammelns und Veröffentlichen von Unternehmensnachrichten organisieren helfen.
Basisfelder des Formulars:
Nachrichtentyp - ein Auswahlfeld, in dem Sie bestimmen können, ob es sich um eine separate Nachricht oder eine Monatszusammenfassung handeln soll. Oft veröffentlichen Unternehmen zwei Arten von Nachrichten: individuelle Nachrichten über spezifische Ereignisse und die wichtigsten Nachrichten des gesamten Monats, veröffentlicht als eine Zusammenfassung.
Kategorie - eine Dropdown-Liste mit Optionen wie Erfolge des Teams, neuer Kunde, oder Errungenschaften.
Titel - Textfeld für den Titel der Nachricht.
Ereignisbeschreibung - ein mehrzeiliges Textfeld für eine detaillierte Beschreibung.
Abteilung - ein Auswahlfeld zur Angabe, welche Abteilung betroffen ist, was bei der Kategorisierung hilft.
Dringlichkeit - ein sehr nützliches Feld zur Bestimmung, wann eine bestimmte Nachricht im Intranet erscheinen soll.
Dateien - ein Feld zum Hochladen zusätzlicher Materialien.
Ansprechpartner - ein optionales Feld, wenn es sich nicht um die Person handelt, die das Formular ausfüllt. Sie können einen Kontakt für eine andere Person angeben, die zusätzliche Informationen liefern kann.
Konfiguration und Anpassung
Wie bei anderen Intranet-Formularen können alle Felder hinzugefügt, entfernt oder nach den Bedürfnissen des Unternehmens neu angeordnet werden. Auswahllisten (Kategorien, Abteilungen, Dringlichkeit) können leicht durch Hinzufügen neuer Elemente oder Entfernen unnötiger angepasst werden.
Das Formular wird standardmäßig im Webform-Modul erstellt. Wir fügen Felder verschiedener Typen hinzu (Auswahl, Textfeld, Textbereich) und konfigurieren sie entsprechend den Bedürfnissen der Organisation.
Zusätzliche Verbesserungen und Automatisierung
Sobald wir diese Online-Formulare in unser Intranet-System integriert haben, können wir Analyse-Dashboards mit Grafiken und Trends hinzufügen, um zu beobachten, wie sich die eNPS-Rate im Laufe der Zeit verändert, oder welche Schulungskategorien am beliebtesten sind.
Es können auch automatische Erinnerungen hinzugefügt werden - beispielsweise das vierteljährliche Versenden einer E-Mail mit einem Link zur eNPS-Umfrage. Das System kann auch mit externen Tools, die im Unternehmen verwendet werden, integriert werden, sodass Daten aus Intranet-Formularen in diese einfließen können. Diese Verbesserungen können schrittweise vorgenommen werden, wenn die Bedürfnisse der Organisation wachsen.
Erhöhte Effizienz und Mitarbeiterengagement mit Intranet-Formularen
Drei einfache Intranet-Formulare - eNPS, Schulungsanfragen und Nachrichtenideen - können die interne Kommunikation eines Unternehmens völlig verändern. Sie machen das Intranet zu einem Ort für aktive Zusammenarbeit, bei dem Mitarbeiter einen echten Einfluss auf die Arbeitsweise der Organisation haben, und Unterstützungsabteilungen erhalten konkrete Daten, um bessere Entscheidungen zu treffen.
Open Intranet bietet alle Werkzeuge, die erforderlich sind, um diese Lösungen umzusetzen. Das System ist kostenlos, basiert auf dem bewährten Drupal und kann angepasst werden, um den Anforderungen jeder Organisation gerecht zu werden. Wenn Sie planen, Ihr Intranet zu verbessern oder ein Intranet in Ihrem Unternehmen zu implementieren, zeigen wir Ihnen gerne die Möglichkeiten, unsere Software auf Ihre Bedürfnisse anzupassen.
