Womit Sie Ihr Intranet-System integrieren sollten, um es nützlich zu machen

09.09.2020

Interne Kommunikationssysteme, die nur Informationen darüber enthalten, was im Unternehmen passiert, werden von den Mitarbeitern oft vergessen. Wenn Sie möchten, dass das Intranet-System regelmäßig besucht wird, müssen Sie es zu einem Ort machen, der Informationen enthält, die für alle relevant sind. Schauen Sie, mit welchen Systemen Sie Ihr Intranet integrieren sollten, um es für die Menschen in Ihrer Organisation attraktiv zu gestalten.

Wie man integriert

Viele Menschen verstehen den Ausdruck „Systemintegration” als ein kompliziertes IT-Projekt, das viel Zeit und ein großes Budget erfordert. Dies muss jedoch bei einem Intranet nicht der Fall sein. Im Intranet möchten Sie nicht die Funktionalitäten anderer Systeme kopieren, sondern die wichtigsten Informationen für eine bestimmte Person präsentieren.

Das einfachste Beispiel könnte eine Integration mit einem Projektmanagementsystem sein. Ein solches System ist eine Sammlung von Aufgaben, die Status haben und verschiedenen Personen zugewiesen sind. Im Rahmen von Drupal-Beratung weisen wir unsere Kunden darauf hin, dass es im Intranet ausreicht, die den aktuell angemeldeten Personen zugewiesenen Aufgabentitel anzuzeigen, um relevante Informationen für einen bestimmten Nutzer zu vermitteln. Es wird sehr personalisierte und nützliche Informationen geben. Der Nutzer wird eher das Intranet aufrufen und nachsehen, welche Aufgaben er zu erledigen hat.

In programmiertechnischer Hinsicht ist eine solche Integration sehr einfach. Es reicht aus, dass das System auf irgendeine Weise (z. B. JSON, XML oder sogar RSS) eine Liste der einem ausgewählten Nutzer zugewiesenen Aufgaben bereitstellt. Dann sollten Sie diese Quelldaten im HTML-Format an einem ausgewählten Ort im Intranet anzeigen.

Aus unserer Erfahrung bei der Implementierung eines Intranetsystems kann ich sagen, dass eine solche Integration von einem effizienten Programmierer an einem Tag abgeschlossen werden kann.

Unterstützungssystem für Projektmanagement

Im vorherigen Absatz schrieb ich zunächst, dass Sie im Intranet Aufgaben aus dem Projektmanagement-Unterstützungssystem einsehen können, die einer bestimmten Person zugewiesen sind.

Zusätzlich zum Titel ist es gut, den Namen des Projekts anzuzeigen (oft arbeiten Personen gleichzeitig an mehreren Projekten) und die Priorität.

Es ist auch gut, wenn die Liste sortiert wird, z. B. nach Prioritäten oder nach dem voraussichtlichen Fertigstellungstermin, damit die dringendsten Aufgaben oben auf der Liste stehen.

Sie können auch die drei wichtigsten Aufgaben visuell hervorheben, damit jeder weiß, worauf er sich zuerst konzentrieren sollte.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen noch keine Projekt- und Aufgabenverwaltungssysteme verwenden, empfehle ich, sich mit den bekanntesten Systemen (kostenpflichtig und kostenlos) vertraut zu machen:

Jira
Redmine
Asana
Trello

Sie können weitere Systeme im Internet finden.

Active Directory/LDAP

Viele Unternehmen nutzen AD/LDAP-Server zur Benutzerauthentifizierung. Es ist gut, das Intranet-System mit einem LDAP-Server zu integrieren und so den Zugang zum Intranet zu erleichtern

Wenn Sie ein Intranet auf Basis von Drupal aufbauen, müssen Sie nur das fertige Modul https://www.drupal.org/project/ldap verwenden. Nach der Installation müssen Sie die LDAP-Serverkonfiguration angeben und können sich mit den Daten von LDAP im System anmelden

Soziale Medien

Unternehmen veröffentlichen oft wertvolle Informationen auf ihren Social-Media-Profilen. Dort werden auch Informationen über neue Kunden, abgeschlossene Projekte usw. veröffentlicht.

Derzeit präsentieren Algorithmen auf sozialen Netzwerkseiten Inhalte selektiv. Selbst wenn ein Mitarbeiter des Unternehmens sein Profil auf Facebook gemocht hat, kann es sein, dass er die dort geposteten Inhalte aufgrund des Facebook-Algorithmus nicht sehen kann.

Deshalb ist es auch gut, Beiträge, die in Social-Media-Profilen veröffentlicht werden, im Intranet-System anzuzeigen. Dann können Sie sicher sein, dass die Inhalte aus den sozialen Medien auch die Mitarbeiter erreichen.

Technisch gesehen beinhaltet eine solche Integration meist das Einbetten des Codes in das iframe-Element. Es ist sehr einfach und sollte nicht mehr als 1-3 Arbeitsstunden in Anspruch nehmen.

Kalender

Ein Kalender ist ein häufig genutztes System zur Organisation von Arbeit in Unternehmen (z.B. Google Calendar). Es ist sinnvoll, im Intranet die bevorstehenden für eine bestimmte Person geplanten Ereignisse anzuzeigen

Wenn Sie Drupal für ein Intranet-System verwenden, finden Sie vorgefertigte Module für die Integration mit Google Calendar

Google Analytics

Für viele Unternehmen ist ihre Website mittlerweile die Hauptquelle für Kunden oder Anfragen. Informationen über den Website-Verkehr können für die Mitarbeiter des Unternehmens interessant sein.

Es ist gut, die Anzahl der Besuche auf der Website innerhalb des letzten Monats, der letzten Woche oder aktuell anzuzeigen. Eine interessante Option ist es, die Daten in Form von Diagrammen darzustellen.

Google Analytics verfügt über eine API, dank der Sie Daten problemlos herunterladen und in Ihrem Intranet-System teilen können.

Arbeitszeiterfassung

Viele Unternehmen haben separate Systeme zur Erfassung von Arbeitszeiten, Urlauben, Geschäftsreisen usw. Es ist auch sinnvoll, diese Daten den Nutzern im Intranet-System bereitzustellen.

Zu den grundlegenden Informationen, die für jeden Mitarbeiter wichtig sind, gehören sicherlich die Anzahl der verbleibenden Urlaubstage im laufenden Jahr oder die Anzahl der Tage oder Stunden, die in einem bestimmten Monat gearbeitet wurden.

Unbezahlte Rechnungen

Diese Informationen sind hauptsächlich für den Vorstand oder die Personen von Bedeutung, die sich mit finanziellen Angelegenheiten befassen. Im Intranet können Sie ihnen die unbezahlten Rechnungen anzeigen, damit sie Zugriff auf eine Liste der einzufordernden Zahlungen haben.

Sie können auch andere finanzielle Daten präsentieren, z. B. Einnahmen aus den Vormonaten. Dann können Sie sehen, ob das Unternehmen in guter Verfassung ist oder sich entwickelt.

Zusammenfassung

Es gibt sicherlich viele andere Systeme, die mit einem Intranet integriert werden können. Es hängt alles davon ab, wie die Organisation arbeitet. Bei der Entscheidung über die Integration sollten Sie an die Menschen denken. Überprüfen Sie die Funktionen, die Ihre Mitarbeiter dazu bringen werden, das Intranet gerne zu nutzen. Integrationen müssen nicht teuer und zeitaufwendig sein. Es reicht aus, die Daten im Nur-Lese-Modus darzustellen. Die gesamte Funktionalität sollte im externen System verbleiben.

Intranet-Integration und -Implementierung sind unsere Drupal-Entwicklungsdienste. Wenn Sie Hilfe suchen, kontaktieren Sie uns.