La fonction "Must Read" dans l'Intranet Ouvert - Comment Communiquer Efficacement les Actualités du Lieu de Travail ?
Avez-vous déjà envoyé une annonce importante à toute l'entreprise, pour découvrir ensuite que la plupart des gens ne l'ont pas lue ? Ou distribué des informations essentielles sur les changements de sécurité ou réglementaires pour entendre des employés dire : "Je n'ai pas vu ce message" ? La fonctionnalité "Must Read" d'Open Intranet résout ce problème une fois pour toutes. Dans cet article, je vais vous montrer comment cet outil fonctionne et comment l'utiliser. Je vous invite à lire l'article de blog ou à regarder un épisode de la série “Nowoczesny Drupal”.
Dans cet article :
- Le casse-tête des départements RH et de communication interne
- Qu'est-ce que la fonctionnalité "à lire absolument" et comment fonctionne-t-elle ?
- La fonctionnalité "à lire absolument" dans Open Intranet - démonstration pratique
- Les avantages commerciaux de la fonctionnalité "à lire absolument"
- Mise en œuvre technique dans Drupal - étape par étape
- La fonctionnalité "à lire absolument" pour les actualités en milieu de travail - résumé
Le casse-tête des départements RH et de communication interne
Dans la plupart des entreprises, informer efficacement les employés est le plus grand défi pour les services de communication interne et les départements des ressources humaines. Même les messages les plus importants peuvent se perdre dans le flot des nouvelles quotidiennes. Les employés ne savent souvent pas quels messages nécessitent une attention immédiate et lesquels peuvent attendre.
De plus, il n'y a aucun moyen de suivre qui a lu les nouvelles importantes du lieu de travail. Cela est particulièrement problématique en période de crise, lorsque tout le monde doit être rapidement informé des changements de règles de sécurité, des nouvelles procédures ou des décisions de la direction.
Le résultat est une inefficacité et une frustration des deux côtés - parmi les employés et les départements RH - et parfois même des conséquences commerciales graves. Heureusement, l'option "à lire absolument" dans Open Intranet est une solution efficace à ce problème de communication interne.
Qu'est-ce que la fonctionnalité "Must Read" et comment fonctionne-t-elle ?
"Must Read" est une fonctionnalité disponible dans Open Intranet qui vous permet de marquer les nouvelles les plus importantes du lieu de travail comme lecture obligatoire. Elle fonctionne de manière très simple mais efficace :
- Éditeur : l'éditeur coche la case "à lire absolument" lors de la publication d'une nouvelle, marquant le message comme important et obligatoire à lire.
- Employé : l'utilisateur clique sur le bouton "Marquer comme lu" situé sous le message pour confirmer qu'il a lu le contenu.
- Système : le système suit qui a lu et qui n'a pas lu le message, enregistre les confirmations et génère des rapports disponibles pour l'éditeur.
Il est important de noter que l'éditeur a accès à une liste complète des personnes qui ont lu et qui n'ont pas lu les messages. Il peut également envoyer un rappel automatique par e-mail aux employés qui n'ont pas confirmé avoir lu le message.
Cet outil simple empêche les informations importantes de se perdre dans le flot quotidien de contenu. Il permet également de s'assurer que tous les employés le lisent.
Avantage clé - prêt à l'emploi immédiatement
La fonctionnalité "à lire absolument" est déjà mise en œuvre dans le système Open Intranet. Il n'est pas nécessaire de cliquer sur quoi que ce soit, d'installer des modules supplémentaires ou de demander aux programmeurs de procéder à l'implémentation. Vous pouvez commencer à utiliser le logiciel intranet clé en main prêt à l'emploi dès maintenant.
La fonctionnalité "Must Read" dans Open Intranet - démo pratique
En pratique, l'utilisation de la fonctionnalité "Must Read" est très intuitive.
"Must Read" du point de vue de l'éditeur et de l'utilisateur
Quand un éditeur crée une nouvelle actualité de lieu de travail, il dispose d'une option "Must Read" supplémentaire. C'est en fait la seule chose qu'ils doivent faire lors de la création ou de l'édition d'un article - sélectionner la case à cocher.
Pour les utilisateurs réguliers, le processus est tout aussi simple. Après s'être connecté au système et être allé à l'article marqué comme "Must Read", l'utilisateur voit un bouton "Marquer comme lu".
Ce bouton n'apparaît que pour les actualités du lieu de travail qui ont été marquées par l'éditeur comme nécessitant une confirmation de lecture. Après avoir cliqué sur le bouton, le système enregistre que la personne a lu le contenu.
Tableau de bord avec rapports - meilleur contrôle pour les éditeurs
Dans Open Intranet, les éditeurs ont accès à un tableau de bord spécial avec un onglet supplémentaire "Must Read Report" :
Accueil > Administration > Tableau de bord > Must Read Report
Tout le contenu avec la case à cocher "Must Read" est affiché là-bas. Le tableau montre combien d'utilisateurs ont cliqué sur "Mark as read" pour chaque message.
De plus, en cliquant sur "Détails", cela offre une vue détaillée montrant exactement qui a marqué le message et quand. Ce rapport inclut également une liste complète des utilisateurs qui n'ont pas encore confirmé qu'ils ont lu les nouvelles de l'entreprise.
Emails de rappel - application efficace des nouvelles du lieu de travail
Le système offre également une fonctionnalité pratique d'envoi de rappels en masse. Au bas du tableau, il y a un bouton "Envoyer un email de rappel" qui vous permet d'envoyer un email à tous les utilisateurs qui n'ont pas encore lu le message.
Vous pouvez sélectionner tous les utilisateurs ou certains d'entre eux, écrire une ligne d'objet d'e-mail et un texte de rappel avec un lien vers l'article, et envoyer des notifications en un seul clique.
Vous pouvez répéter l'ensemble du processus d'envoi de rappels si nécessaire. Après quelques jours, la personne responsable de la communication peut vérifier qui n’a pas encore lu l’information et envoyer à nouveau des rappels. Si plusieurs e-mails ne fonctionnent pas, vous pouvez envoyer des messages individuels ou même appeler des personnes spécifiques. Cela assure une communication efficace.
Avantages commerciaux de la fonctionnalité "Must Read"
Mettre en œuvre la fonctionnalité "Must Read" offre à votre entreprise des avantages mesurables. Les départements des ressources humaines et des communications internes peuvent être sûrs que toutes les informations importantes ont atteint tous les employés, et ils ont aussi une connaissance précise de qui n'a pas encore lu le message. Cela élimine le risque d'omissions et permet une application efficace de la livraison de contenu clé.
De plus, le système vous permet de surveiller la rapidité avec laquelle les messages se propagent à travers l'organisation. L'éditeur peut vérifier chaque jour - ou même toutes les quelques heures - combien d'employés ont déjà lu le message et combien ne l'ont pas encore fait. Cela fournit à l'organisation des données pratiques qui aident à améliorer la communication au sein de l'entreprise, à analyser son efficacité et à tirer des conclusions pour l'avenir.
Mise en œuvre technique dans Drupal - étape par étape
Pour ceux qui sont intéressés par l'aspect technique ou qui souhaitent personnaliser le système à leurs besoins, il vaut la peine d'expliquer exactement comment fonctionne cette fonctionnalité. Deux modules qui font partie du noyau Drupal – Field et Views – ont été utilisés pour la créer, et le module Flag a également été installé. De plus, un petit morceau de code a été ajouté au template, dans la fonction preprocess node. Ci-dessous, je décris les étapes successives de cette configuration.
Field - ajout d'un champ avec une case à cocher
Dans Structure → Types de contenu → Gérer les champs, un champ booléen supplémentaire (case à cocher) a été ajouté - "Must Read".
Cela permet à l'éditeur de marquer un élément d'actualité donné comme lecture obligatoire. Dans les paramètres du formulaire (Gérer l'affichage du formulaire), le champ a été placé en bas de la page, mais il peut être déplacé à un endroit plus pratique à tout moment.
Flag – configuration de la marque lu
L'étape suivante a été d'utiliser le module Flag. Un drapeau appelé "Lu" a été créé dans le système (Structure → Drapeaux).
Dans Drupal, il peut aussi y avoir des drapeaux pour d'autres fonctionnalités, mais dans ce cas, nous sommes intéressés par celui-ci. Sa configuration est très simple - il suffit d'ajouter des labels et des messages qui s'affichent après avoir cliqué et de définir des options supplémentaires.
Il vaut la peine de noter que le bouton "Marquer comme lu" qui apparaît sous l'élément d'actualité a été configuré comme un élément AJAX. Grâce à cela, lorsque vous cliquez dessus, la page ne se recharge pas entièrement, et l'information est sauvegardée de manière dynamique et sans perturber l'utilisateur.
Views – rapports et vues détaillées
Le module Views (Structure → Views) a été utilisé pour gérer les rapports. Plusieurs vues différentes ont été créées :
- une vue avec une liste d'éléments d'actualité marqués comme "Must Read",
- une vue détaillée (Détails) qui montre qui a marqué ou non l'actualité comme lue.
La configuration des vues est basée sur l'utilisation de relations et de filtres contextuels, ce qui permet de filtrer les données par éléments d'actualité spécifiques. Cela permet à l'éditeur de vérifier des informations détaillées sur un seul message.
Views Send – Envoi de rappels par e-mail
Le module Views Send a été utilisé pour permettre l'envoi de rappels. Il ajoute un champ spécial Global send email à la vue. Cela permet à l'éditeur d'envoyer un e-mail à tous les employés ou à ceux sélectionnés directement à partir du rapport.
Ce module offre une large gamme de possibilités : vous pouvez configurer différentes vues pour envoyer des messages à des adresses électroniques disponibles dans Drupal.
Code supplémentaire dans le template
La configuration est complétée par un petit morceau de code ajouté au template, dans la fonction preprocess node. Il est responsable de la logique d'affichage du bouton "Marquer comme lu" uniquement pour les éléments d'actualité avec la case "Must Read" sélectionnée.
Résumé de la configuration
En pratique, la configuration ci-dessus se résume à trois éléments :
- La vue de la liste des actualités "Must Read" montre tout le contenu marqué comme obligatoire.
- Une vue détaillée supplémentaire filtre les utilisateurs et montre qui a lu et qui n'a pas lu.
- Le module Views Send permet d'envoyer des rappels par e-mail aux personnes qui n'ont pas encore cliqué sur le bouton.
La fonctionnalité "Must Read" pour les actualités du lieu de travail - résumé
La fonctionnalité "Must Read" dans Open Intranet est un outil simple mais extrêmement efficace qui améliore considérablement la communication interne au sein de l'entreprise. Grâce à elle, les départements des ressources humaines peuvent toujours être sûrs que leurs messages ont atteint tous les employés, et si nécessaire, ils peuvent envoyer des rappels par e-mail à ceux qui n'ont pas encore lu le message. Cela évite le risque que des annonces clés soient négligées et assure que les informations les plus importantes ne se perdent pas dans le flot du contenu quotidien.
Cette fonctionnalité est disponible immédiatement après l'installation et ne nécessite pas de configuration supplémentaire. Elle peut être utilisée immédiatement après la mise en œuvre du système. Open Intranet est une solution entièrement gratuite, prête à être utilisée dans n'importe quelle organisation. Si vous voulez voir comment elle peut améliorer la communication dans votre entreprise, consultez notre intranet open source.
