Quelles sont les méthodologies de gestion de projet et laquelle choisir pour votre projet ?

La mise en œuvre de projets est devenue une partie du rythme de vie pour la grande majorité des entreprises et organisations, quelle que soit l'industrie dans laquelle elles opèrent. Il n'est donc pas étonnant que le besoin d'une gestion de projet efficace et réussie soit devenu un objectif en soi, et qu'un dense réseau de méthodologies ait émergé autour de la gestion de projet pour l'atteindre. Dans notre article, nous vous présenterons certaines d'entre elles et vous conseillerons sur la manière de choisir la meilleure méthodologie pour votre projet.

Pourquoi pourriez-vous avoir besoin de méthodologies de gestion de projet ?

La gestion de projet est définie comme un processus au cours duquel la personne qui gère le projet réalise une planification et un contrôle délibéré des tâches incluses dans le projet, et assure l'allocation appropriée des fonds attribués au projet, en utilisant les techniques et méthodes appropriées. Tout cela est fait pour atteindre les exigences imposées dans le délai spécifié et conformément aux coûts désignés.

La gestion de projet en tant que discipline est née de la combinaison de plusieurs types d'ingénierie, dès le début du XXe siècle. Cependant, il a fallu cinq décennies pour comprendre que sans les bons outils et techniques, réussir un projet peut être simplement un rêve. Un projet, en tant qu'entreprise hautement complexe nécessitant l'implication de ressources importantes mais limitées, se caractérise par de hauts niveaux d'incertitude et de risque. Une méthode de gestion de projet correctement sélectionnée offre des moyens de faire face à cela, ainsi qu'à l'incertitude et à la complexité, afin que l'objectif du projet soit atteint. En utilisant des méthodologies de projet reconnues, nous pouvons être sûrs que les projets sont gérés de manière optimale, apportant des avantages commerciaux dans le budget du projet et les délais spécifiés.

Selon le rapport KPMG d'octobre 2019, près de 70 % des entreprises polonaises interrogées utilisent leur propre méthodologie interne de gestion de projet. Les solutions auto-créées sont considérées comme les plus efficaces parce qu'elles sont adaptées aux spécificités des projets et au fonctionnement de l'organisation. Cependant, pour développer votre propre méthode de gestion de projet, vous devez vous fier aux méthodologies couramment acceptées et éprouvées. Plus loin dans l'article, nous vous présenterons les méthodologies les plus populaires et vous parlerons de notre propre méthode de gestion de projet qui fonctionne bien chez Droptica.

Gestion de projet en cascade (Waterfall)

L'une des méthodologies de gestion de projet traditionnelles les plus populaires est le modèle en cascade (Waterfall). Selon celui-ci, les tâches du projet doivent être exécutées les unes après les autres. Ainsi, ce n'est qu'après avoir terminé une tâche que vous pouvez commencer la suivante. Par conséquent, l'étape de planification est très étendue – des calendriers précis et des estimations de coûts sont créés, et la documentation de conception est très large.

Le modèle en cascade fonctionne bien dans les projets où les produits et le périmètre de travail sont constants. Ce n'est peut-être pas le meilleur choix pour les projets informatiques complexes, où le marché est très dynamique et où les changements fréquents sont monnaie courante. La méthode Waterfall est moins flexible que d'autres méthodologies de gestion de projet car il n'est pas possible de revenir aux phases de développement précédentes. Par conséquent, après avoir terminé la phase de planification, nous devons nous en tenir à ce qui a été initialement prévu. Qu'est-ce qui distingue encore Waterfall ?

Avantages:

• Une bonne documentation de projet aide à contrôler son déroulement.
• Le processus est linéaire, il est donc facile à comprendre ou à prévoir.
• À l'étape de planification, le client peut voir ce qui se passera, quand et étape par étape (au moins selon les plans).

Inconvénients:

• Tout changement dans le design ne peut pas être fait de manière flexible.
• Les premiers changements sont présentés et mis en action uniquement après que toutes les tâches prévues ont traversé chaque étape de conception.

Agile

En réponse aux méthodes de gestion de projet classiques, les méthodologies agiles ont été créées autour de la philosophie Agile. Agile en lui-même n'est pas une méthodologie ou un processus – c'est une façon de penser basée sur la flexibilité, la transparence et le bon sens. Contrairement au modèle en cascade, Agile suppose qu'au début d’un projet, nous ne sommes pas en mesure de planifier précisément tout son déroulement. Par conséquent, le travail sur un projet, réalisé conformément à l'esprit de l'agilité, est divisé en courts cycles – des itérations.

Que signifie une itération ?

Dans l'approche itérative de la mise en œuvre de projet, nous créons des plans détaillés uniquement pour la période la plus proche, appelée l'itération. Chaque itération a un objectif clairement défini et, en fonction de sa mise en œuvre, les plans pour la suivante sont créés. Au cours de la réalisation des tâches, le plan du projet prend forme en réponse aux besoins actuels – les objectifs du projet. Cela permet une ouverture inhabituelle aux changements dans le périmètre du projet. Il est vrai que la solution finale est livrée en plus petites parties, mais de manière régulière et avec une plus grande attention pour l'objectif actuel du projet. De plus, le travail divisé en courtes itérations permet d'améliorer la qualité du produit – les erreurs potentielles ou écarts par rapport aux attentes sont détectés et retirés en temps réel. L'itération est la base de tous les cadres de gestion de projet construits sur la philosophie Agile.

Kanban

La méthodologie Kanban a ses racines dans l'industrie de la production, où kanban en tant que tableau était utilisé pour visualiser l'avancement des tâches de production. Un tableau Kanban classique comprend les catégories de tâches suivantes : À faire, En cours, et Terminé, représentant la phase dans laquelle se trouve la tâche. L'idée derrière Kanban est d'adapter le nombre de tâches à exécuter par l'équipe – éviter trop de tâches en cours et éliminer les goulets d'étranglement qui perturbent le processus.

Le tableau Kanban dans Jira, un outil de gestion de projet. Source : Atlassian

Kanban est parfaitement adapté aux projets nécessitant une réponse rapide aux changements tout en réduisant la planification. Il peut ne pas bien fonctionner si le projet est caractérisé par un haut niveau de complexité et comporte de nombreuses étapes de mise en œuvre.

Avantages:

• Il visualise parfaitement l'état actuel des travaux.
• Il aide à identifier les tâches qui sont des goulets d'étranglement et affectent directement le rythme de réalisation des tâches et les temps d'arrêt.

Inconvénients:

• Il nécessite un contrôle et une mise à jour constante pour visualiser correctement le cours actuel du projet.
• Il ne conviendra pas bien aux grandes équipes de projet interdisciplinaires et aux projets riches en tâches.
• C'est une méthode très basique, donc elle peut ne pas être suffisante pour une gestion de projet efficace.

Scrum

Scrum suppose un grand engagement de l'équipe et son auto-organisation. Bien qu'il offre une liberté d'exécution, sa structure et ses principes de base sont clairement définis et doivent être suivis par l'équipe de projet pour tirer pleinement parti de cette méthode. La méthodologie Scrum est la plus facilement décrite par la structure 3-5-3, qui correspond respectivement à : 3 rôles, 5 événements, et 3 artefacts.

3 rôles dans Scrum

Le propriétaire du produit est responsable du backlog de produit, c'est-à-dire l'ensemble de toutes les tâches à réaliser. Ils établissent les priorités, ont une vision claire du produit, et travaillent étroitement avec le reste de l'équipe de conception pour guider les travaux. Ils vérifient la valeur livrée à chaque itération, mais font confiance aux capacités de leur équipe.

Le Scrum Master s'assure du respect des règles Scrum. Ils sont un coach, un mentor, et aident l'équipe de projet à travailler efficacement en identifiant et en réduisant les obstacles. Ils font en sorte que l'équipe soit concentrée sur l'atteinte d'un objectif commun, assurent l'amélioration continue du processus et la valeur livrée au client.

Équipe de développement est une équipe autonome et auto-gérée qui effectue les tâches incluses dans le backlog de sprint (l'ensemble des tâches à accomplir dans un sprint donné), travaillant étroitement avec le propriétaire du produit.

5 événements dans Scrum

Le sprint est la période de temps (toujours la même au sein d'un projet donné) pendant laquelle l'équipe de projet complète les tâches prévues dans le backlog de sprint. Pendant un sprint, le propriétaire du produit peut tester les solutions prêtes sur une base continue, mais ne peut pas changer le contenu du backlog.

La planification du sprint est un événement où l'équipe de développement et le propriétaire du produit définissent conjointement les priorités et l'étendue d'un sprint futur.

Réunion quotidienne est une réunion quotidienne de 15 minutes de l'équipe de développement avec le Scrum Master ou le propriétaire du produit. Pendant ce temps, l'équipe parle de ce qui a été accompli la veille, de ce qui sera fait aujourd'hui, et signale s'il y a des problèmes qui peuvent affecter le succès, c'est-à-dire l'atteinte de l'objectif du sprint.

Examen du sprint est une réunion qui consiste à présenter les résultats obtenus d'un sprint. Bien sûr, l'examen a lieu à la fin d'un sprint donné et est souvent combiné avec une rétrospective. L'ensemble de l'équipe de projet – développeurs, Scrum Master et propriétaire du produit – participe toujours à l'examen du sprint. Il n'est pas rare que les parties prenantes (individus ou organisations impliqués ou intéressés par le projet) soient également invitées à la réunion.

Réunion de rétrospective du sprint est une réunion où l'équipe de projet discute du sprint passé pour déterminer ce qui aurait pu être mieux fait et pouvoir l'implémenter dans le sprint suivant.

3 artefacts

Backlog de produit est un ensemble de tâches dont l'accomplissement conduira à l'atteinte de l'objectif du projet.

Backlog de sprint est un ensemble de tâches provenant du backlog de produit, dont l'accomplissement conduira à l'atteinte de l'objectif du sprint.

Incrément du produit est l'objectif de chaque sprint, la valeur spécifique que l'équipe de projet fournit à la fin d'un sprint donné.

 

Quand utiliser la méthodologie Scrum ?

Scrum fonctionne pour les équipes hautement flexibles qui peuvent s'adapter rapidement au changement et sont dirigées par des gestionnaires expérimentés avec une capacité unique à prioriser les tâches. La méthode Scrum est l'une de ces méthodologies itératives dans lesquelles nous pouvons tester rapidement de nouvelles solutions et corriger immédiatement les erreurs.

Avantages:

• Accent mis sur l'amélioration continue du processus de mise en œuvre du projet.
• Capacité à diviser le projet en parties plus petites qui peuvent être mises en œuvre conformément aux priorités du client.

Inconvénients:

• Le succès du projet dépend de la coopération étroite de l'équipe et du respect des règles et régulations Scrum.
• L'absence de pauses entre les sprints peut entraîner un épuisement rapide des membres de l'équipe de projet.

Scrumban

Scrumban a été créé comme une combinaison des approches Kanban et Scrum. Il applique l'approche agile de Scrum, mais l'amène à un niveau encore plus élevé. Scrumban s'écarte de l'utilisation restrictive des sprints, ce qui permet la liberté de choisir les tâches à exécuter. L'équipe de projet se concentre sur les priorités sans redouter le moment de revoir ce qui a été accompli conformément au plan dans un délai donné.

Design sur demande est le domaine de Kanban, mais Scrumban a emprunté davantage à cette méthodologie. Comme dans Kanban, la visualisation du flux de travail est très importante dans la méthodologie Scrumban. L'utilisation d'un tableau Kanban fournit à tous les membres de l'équipe un accès constant aux informations sur le projet.

Source : Kissflow

Scrumban fonctionne bien pour les projets difficiles et exigeants, pleins de changements imprévus de priorités. Il est particulièrement parfait pour la gestion de projet consistant à améliorer un produit nouvellement créé ou à créer des solutions de Proof of Concept, où les fonctionnalités individuelles seront étendues avec des itérations successives.

Avantages:

• Il visualise parfaitement le flux de travail dans le projet.
• Il aide à identifier rapidement quelles tâches contribuent à la formation des goulets d'étranglement.
• Il réduit les règles et théories complexes et réduit le nombre de réunions, ce qui permet de gagner du temps et d'accroître l'efficacité de l'équipe de projet.

Inconvénients:

• Chaque membre de l'équipe ne peut travailler sur plus d'une tâche à la fois.
• Abandonner les réunions quotidiennes limite le rôle du chef de projet dans le contrôle du processus et leur réponse rapide possible.

Quelle méthodologie utilisons-nous chez Droptica ?

Chez Droptica, nous travaillons dans l'esprit de l'Agile, basé sur la flexibilité, la transparence et, avant tout, le bon sens. Lorsque nous gérons des projets, nous nous concentrons toujours sur les besoins de nos équipes de projet et les exigences individuelles du client.

Notre propre méthode de gestion de projet se caractérise par l'agilité, et lors de sa création, nous nous sommes appuyés, par exemple, sur les méthodologies Scrum, Kanban et Scrumban.

Comme dans Scrum, les sprints rythment notre travail. Nous livrons de la valeur en courtes itérations, mais nous ne planifions pas toujours tout le sprint avec une précision parfaite. Grâce à cela, nous laissons un espace pour un changement de priorités et l'exécution de petites tâches, mais très importantes du point de vue commercial, apparaissant "en cours de route". Scrumban nous donne la liberté de choisir les tâches à exécuter. Grâce à sa flexibilité, l'équipe de projet peut toujours se concentrer sur les tâches les plus importantes.

Pour la plupart des projets, nous utilisons un tableau Kanban, qui visualise parfaitement les progrès du travail de l'équipe et facilite au chef de projet l'élimination des goulets d'étranglement éventuels. Nous décomposons les exigences et les estimons deux fois par semaine lors de séances de préparation du backlog. Avant de transférer les tâches à un sprint, nous nous assurons qu'elles sont conformes aux attentes du client (en termes de budget et de fonctions). Nous nous appuyons également sur les besoins de l'entreprise avec laquelle nous collaborons en matière de reporting. Nous fournissons des rapports selon les besoins individuels du client, pas nécessairement sur la base d'un sprint.

Nous nous réunissons tous les jours pour des réunions quotidiennes et le chef de projet reprend généralement le rôle de Scrum Master dans la plupart des projets.

Nous nous orientons vers le développement continu et l'amélioration des processus, c'est pourquoi des rétrospectives sont organisées non seulement dans le cadre des sprints du projet. Nous nous réunissons périodiquement pour discuter du travail des équipes de projet et vérifier l'efficacité des processus internes et des outils utilisés.

Quelle méthodologie est la meilleure pour votre projet ?

Choisir une méthodologie de gestion de projet n'est pas facile. Chaque projet est une entreprise unique, exceptionnelle, qui nécessite un traitement particulier. En outre, la méthode doit répondre aux besoins de l'équipe qui sera responsable de sa mise en œuvre. Malheureusement, l'approche binaire, reconnaissant la supériorité de l'une des méthodes, ne fonctionnera pas ici. Chacune d'elles, en plus des avantages, est grevée d'inconvénients qui peuvent apparaître dans votre projet.

Pour choisir la bonne méthodologie, nous recommandons de rechercher pour des réponses à quelques questions clés :

1. Quelle est l’implication et la disponibilité du client ou de l'utilisateur final dans le processus de mise en œuvre du projet ?
2. Quels sont les besoins du client en matière de suivi des flux de travail ?
3. Le client prévoit-il d'introduire un grand nombre de modifications ?
4. Dans quelle mesure la spécification du produit est-elle bien documentée ?
5. À quelle vitesse le produit résultant de la mise en œuvre du projet doit-il être livré ?
6. Quelle est l'expérience de l'organisation ou des membres de l'équipe de projet dans le travail avec une méthode donnée ?

Si les réponses aux questions ci-dessus et les connaissances que vous avez déjà sur les méthodes populaires de gestion de projet ne sont toujours pas suffisantes, et que vous vous sentez perdu parmi les nombreuses méthodologies de gestion de projet, notre agence Drupal sera ravie de vous aider. Ensemble, nous examinerons votre projet, parlerons de sa mise en œuvre et développerons des règles claires de coopération. Nous ajusterons correctement le mode de gestion de votre projet pour assurer son succès.