SharePoint vs Open Intranet – Comparaison des coûts et des fonctionnalités

Le chaos communicationnel et le manque d'accès à l'information sont des problèmes qui touchent la plupart des organisations modernes. Les entreprises recherchent de plus en plus un intranet qui non seulement améliore la communication interne, mais qui n'alourdisse pas le budget avec des coûts de licence croissants. Open Intranet offre les mêmes fonctionnalités clés que SharePoint, mais sans avoir à payer pour chaque utilisateur, ce qui en fait une alternative intéressante pour les organisations qui souhaitent garder le contrôle sur les coûts et le développement du système.

Dans cet article:

• SharePoint vs Open Intranet – introduction à la comparaison
• SharePoint vs Open Intranet. Caractéristiques et fonctionnalités des deux plateformes
• SharePoint vs Open Intranet - sécurité et conformité
• SharePoint vs Open Intranet - comparaison des coûts mensuels
• Qui devrait choisir SharePoint et qui devrait choisir Open Intranet?

SharePoint vs Open Intranet – introduction à la comparaison

SharePoint et Open Intranet sont deux approches fondamentalement différentes de la création de systèmes intranet qui répondent aux mêmes besoins commerciaux, mais de manière différente.

SharePoint est une plateforme Microsoft qui domine le marché des solutions intranet depuis des années. Il s'agit d'une solution SaaS (Software as a Service) qui offre une intégration approfondie avec l'ensemble de l'écosystème Microsoft, d'Outlook et Teams à Power Platform. Le principal avantage de SharePoint est sa disponibilité immédiate et le soutien d'un géant technologique, ce qui se traduit par une stabilité et une prévisibilité du développement.

Open Intranet est un système intranet gratuit et open source basé sur Drupal 10, fourni sous la forme d'un kit de démarrage prêt à l'emploi avec des modules préconfigurés pour la communication interne, le partage des connaissances et la collaboration en équipe. Les principales différences sont les suivantes : contrôle total du code source, possibilité d'hébergement sur votre propre infrastructure et aucune dépendance vis-à-vis d'un seul fournisseur.

SharePoint vs Open Intranet. Caractéristiques et fonctionnalités des deux plateformes

Une comparaison entre SharePoint et Open Intranet montre que les deux plateformes offrent des fonctionnalités intranet de base similaires, mais diffèrent considérablement dans leur approche de la mise en œuvre et du développement. SharePoint fournit des solutions prêtes à l'emploi intégrées à l'écosystème Microsoft 365, tandis qu'Open Intranet offre une plus grande flexibilité et des options de personnalisation grâce à son architecture open source.

Gestion des documents et collaboration en équipe

La gestion des documents est le fondement de tout système intranet, et les différences entre SharePoint et Open Intranet sont particulièrement évidentes dans leur approche du contrôle des versions et de l'organisation des fichiers. SharePoint offre des bibliothèques de documents avancées intégrées à Microsoft 365, tandis qu'Open Intranet fournit un référentiel de fichiers flexible basé sur le CMS Drupal. Les deux plateformes prennent en charge la collaboration en équipe, mais elles adoptent des approches différentes en matière de collaboration sur le contenu et de gestion des flux de travail.

Gestion des documents dans SharePoint

SharePoint offre un système avancé de bibliothèque de documents avec un contrôle complet des versions, où chaque document peut avoir des versions principales et auxiliaires. Le système de gestion automatique des versions utilise l'intelligence artificielle pour optimiser le stockage. Un avantage significatif de SharePoint est son intégration profonde avec Microsoft Teams et Microsoft OneDrive, qui permet la collaboration en temps réel sur des documents Office directement dans le navigateur.

Source: SharePoint Maven

Les métadonnées sont gérées par le service Managed Metadata Service avec un magasin de termes centralisé garantissant une taxonomie cohérente. Le système prend en charge différents types de contenu, permettant ainsi l'utilisation de différents modèles de documents et schémas de métadonnées, avec des autorisations granulaires au niveau de la bibliothèque, du dossier ou du document individuel.

Gestion des documents dans Open Intranet

Open Intranet offre un référentiel de documents centralisé basé sur le logiciel CMS Drupal avancé. Le système assure le contrôle des versions avec suivi de l'historique des versions, la classification des documents par catégories et balises, et le contrôle d'accès qui limite l'accès à certains fichiers aux seuls utilisateurs autorisés.

La plateforme utilise l'IA pour suggérer du contenu connexe, recommandant automatiquement des documents pertinents aux utilisateurs. La recherche en texte intégral couvre tous les documents, articles et profils d'employés. De plus, Drupal 10 offre une prise en charge native du multilinguisme et une gestion avancée des médias.

Communication interne et actualités de l'entreprise

Une communication interne efficace est un élément clé de tout intranet, et la manière dont les informations sont diffusées varie considérablement d'une plateforme à l'autre. SharePoint utilise SharePoint News, qui permet de cibler des contenus spécifiques à certains groupes et offre des fonctionnalités de collaboration avancées grâce à l'intégration avec Teams et OneDrive, tandis qu'Open Intranet propose un système d'actualités flexible avec des options de catégorisation avancées. Les deux plateformes permettent la création de fils d'actualités, mais elles diffèrent dans leur approche de la personnalisation et de la gestion des flux d'informations.

SharePoint News et communication

SharePoint News permet de diffuser des actualités ciblées à des publics spécifiques. L'intégration avec Microsoft Teams et Viva Connections étend la portée de la communication. Le système propose des modèles de messages modernes avec la possibilité d'ajouter des images, des vidéos et des pièces jointes.

Source: Segment News on your Intranet with the SharePoint News Webpart

SharePoint offre une navigation globale qui permet aux utilisateurs de passer facilement d'un site d'entreprise à l'autre. Les sites hubs servent de centres de connexion, regroupant les équipes et les projets connexes sous un menu de navigation commun et une identité visuelle unifiée. La collaboration entre les équipes est encore facilitée par la synchronisation OneDrive, qui permet un partage fluide des fichiers entre les membres de l'équipe.

Système d'actualités dans Open Intranet

Open Intranet propose une section d'actualités sur la page d'accueil où les dernières informations, telles que les annonces, les changements de procédure et les événements importants de l'entreprise, sont toujours visibles. Chaque entrée peut inclure une photo, une date, un titre et une brève description. Les employés peuvent commenter et aimer les actualités, ce qui favorise une communication facile, une plus grande interaction et un engagement plus fort de l'équipe.

Lorsque vous ajoutez une nouvelle entrée, vous pouvez lui attribuer des balises spécifiques qui facilitent la recherche et le filtrage ultérieur des informations par catégorie, telles que les événements de l'entreprise ou les mises à jour des procédures. Vous pouvez également ajouter des documents connexes, ce qui est utile, par exemple, lors de l'introduction de nouveaux formulaires ou instructions. Les actualités les plus importantes peuvent être épinglées en haut de la liste pour une meilleure visibilité.

Le système offre un historique complet de toutes les entrées avec une pagination intuitive, permettant aux employés de parcourir facilement les actualités archivées de l'entreprise.

Annuaire des employés et structure organisationnelle

L'annuaire des employés est l'un des éléments les plus importants de tout intranet, car il permet de localiser rapidement les bonnes personnes au sein de l'organisation. Les deux plateformes proposent des approches différentes pour présenter la structure organisationnelle et gérer les coordonnées. Les principales différences concernent la source des données, les options de personnalisation et les méthodes de recherche et de filtrage des informations sur les employés.

Annuaire sur le site SharePoint

SharePoint utilise les profils Microsoft 365 avec l'intégration Microsoft Entra ID (anciennement Azure AD) pour les annuaires des employés. Le système offre une recherche avancée avec des balises de compétences. Les profils se synchronisent automatiquement avec les données RH et le système de gestion des identités. Delve et Microsoft Graph enrichissent les profils avec l'activité des utilisateurs, les fichiers de l'équipe et les projets, créant ainsi un annuaire intelligent des compétences organisationnelles.

Source: How to use the Staff Directory web part in SharePoint

Répertoire dans Open Intranet

Open Intranet propose un répertoire des employés qui peut être filtré par service, lieu et intitulé de poste, et qui contient les coordonnées à jour de tous les membres de l'organisation. Le répertoire peut être consulté et filtré selon différents critères, tels que le prénom, le nom, le service ou le lieu de travail, ce qui réduit le temps nécessaire pour trouver le bon contact.

Le système n'impose aucune restriction quant à la structure des profils utilisateur et peut être personnalisé pour répondre à toutes les exigences organisationnelles, y compris les champs personnalisés, les photos et les informations sur les compétences.

Système de tickets et flux de travail

Les processus métier et les flux de travail constituent la colonne vertébrale d'un intranet efficace, automatisant les tâches routinières et garantissant la cohérence des procédures. Les deux plateformes offrent différentes approches pour la création et la gestion des processus, allant de solutions prêtes à l'emploi à des systèmes entièrement personnalisables. Les principales différences concernent la flexibilité de la création des processus, les limitations du système et les capacités d'intégration avec des outils externes.

Power Automate dans SharePoint

Power Automate propose plus de 40 actions spécifiques à SharePoint, notamment la création, la mise à jour et la suppression d'éléments, ainsi que la gestion des autorisations. Les processus d'approbation modernes fonctionnent dans le centre d'approbation unifié de Microsoft 365.

Power Automate dispose de plus de 300 connecteurs vers des systèmes externes, mais les workflows ont une durée d'exécution limitée à 30 jours.

Workflow dans Open Intranet

Drupal propose un moteur de workflow entièrement configurable sans limite de temps d'exécution. Le système prend en charge les processus d'approbation en plusieurs étapes avec la possibilité de créer des workflows arbitrairement complexes.

Le système de tickets dans Open Intranet vous permet de créer des formulaires numériques pour les demandes de congés, les tickets informatiques et les commentaires des employés. Le système est basé sur le module Webform, qui vous permet de créer de nombreux formulaires différents en fonction des spécificités de votre entreprise.

Open Intranet peut être intégré à des systèmes populaires pour gérer des projets tels que Jira, Asana et Trello. Grâce à l'architecture API ouverte de la plateforme, des connexions personnalisées à n'importe quel outil externe sont également possibles.

Interface utilisateur, mobilité et accessibilité

L'expérience utilisateur et l'accessibilité sur différents appareils sont des facteurs clés dans l'adoption d'un intranet par les employés. Les deux plateformes offrent des interfaces modernes adaptées aux appareils mobiles, mais diffèrent dans leur approche de la mise en œuvre et de la gestion de l'accessibilité. Les principales différences concernent la technologie d'interface, la stratégie mobile et le niveau de prise en charge des normes d'accessibilité.

SharePoint – interface moderne de Microsoft 365

SharePoint utilise le framework Fluent UI avec un design réactif. Le rendu côté client avec distribution CDN garantit des temps de chargement plus rapides. Les applications mobiles SharePoint offrent un fil d'actualité, une fonction de recherche, un accès au site et une gestion des fichiers.

SharePoint déclare être conforme à la norme WCAG 2.1 AA pour les fonctionnalités de base, mais certains composants peuvent ne pas répondre entièrement aux normes d'accessibilité et nécessiter des solutions tierces supplémentaires.

Open Intranet - entièrement réactif

Open Intranet offre un design entièrement réactif optimisé pour les appareils mobiles grâce à Drupal 10. L'approche « mobile first » garantit des interfaces tactiles conviviales avec une expérience cohérente sur tous les appareils.

Drupal prend fortement en charge les normes d'accessibilité et est conforme à la norme WCAG 2.2 AA. Le système offre nativement un balisage HTML sémantique, une hiérarchie des titres appropriée et une prise en charge complète de la navigation au clavier, ce qui ne nécessite pas l'installation d'extensions supplémentaires.

Personnalisation du contenu et ciblage de l'audience

La personnalisation du contenu vous permet d'adapter l'intranet aux besoins individuels des utilisateurs et des groupes organisationnels, ce qui augmente l'engagement et l'efficacité. Les deux plateformes offrent divers mécanismes de ciblage et de personnalisation, mais diffèrent par leur flexibilité de configuration et leur gamme de fonctionnalités. Les principales différences concernent la manière dont les groupes cibles sont définis, le niveau de granularité du contrôle et les limitations du système dans la création de règles de personnalisation.

Ciblage dans SharePoint

SharePoint propose un ciblage de contenu à l'aide des groupes Microsoft 365, des listes de distribution et des groupes dynamiques. Vous pouvez cibler des articles d'actualité, des liens de navigation et des pages entières. Le système s'intègre à Microsoft Entra ID pour des scénarios de ciblage avancés.

Le ciblage dans SharePoint a ses limites : il détermine uniquement si le contenu est visible pour l'utilisateur, mais ne contrôle pas l'accès réel à celui-ci. De plus, le système ne fonctionne qu'avec les groupes Microsoft 365, ce qui limite la flexibilité de configuration.

Personnalisation dans Open Intranet

Drupal offre un système de profil utilisateur flexible avec plusieurs types de profils et des champs personnalisés. Le contenu peut être ciblé en fonction des rôles et des autorisations des utilisateurs.

Le système offre un large éventail de fonctionnalités de personnalisation : les utilisateurs peuvent enregistrer et marquer le contenu qui les intéresse, utiliser des éléments de motivation pour accroître leur engagement et participer à des processus avancés d'approbation et de publication.

Open Intranet n'impose aucune limite quant au nombre de critères de ciblage ou à la complexité des règles.

Capacités de personnalisation et de développement

La flexibilité de la plateforme et sa capacité à s'adapter aux besoins spécifiques de l'organisation déterminent souvent le succès à long terme d'une mise en œuvre d'intranet. Les deux plateformes offrent des approches différentes en matière de développement et de personnalisation, allant d'outils prêts à l'emploi à faible code à des environnements de développement complets. Les principales différences concernent le niveau de contrôle sur le code source, les compétences techniques requises et les limitations des modifications possibles.

SharePoint Framework (SPFx)

SharePoint Framework (SPFx) est un outil de développement qui vous permet de créer des solutions personnalisées à l'aide de technologies web populaires telles que React et TypeScript. Les applications qui en résultent peuvent être utilisées non seulement dans SharePoint, mais aussi dans Teams et Viva Connections. Pour les utilisateurs moins avancés, Power Platform est disponible, ce qui vous permet de créer des applications et d'automatiser des processus sans programmation, à l'aide des outils Power Apps, Power Automate et Power BI.

Les principales limitations sont une liberté moindre dans la personnalisation de l'apparence des sites SharePoint modernes et l'impossibilité de modifier les modèles de page maître. La création de solutions nécessite une connaissance approfondie des outils et technologies Microsoft, ce qui peut constituer un obstacle pour la plupart des équipes qui ne sont pas familiarisées avec cet écosystème.

Développement dans Open Intranet

Open Intranet, basé sur Drupal 10, offre un contrôle total sur les fonctionnalités et l'apparence visuelle du système. La plateforme utilise une architecture modulaire qui vous permet d'utiliser des milliers d'extensions prêtes à l'emploi disponibles sur Drupal.org. Le système a été conçu selon une approche API-first, offrant une prise en charge des interfaces API RESTful et JSON modernes.

Les possibilités de personnalisation sont pratiquement illimitées : les développeurs peuvent créer des modules personnalisés en PHP, utiliser le système avancé Views pour présenter le contenu et définir des structures de contenu adaptées aux besoins de l'organisation. Grâce à un accès complet au code source, toutes les modifications du système sont possibles sans restrictions imposées par le fournisseur de logiciels.

SharePoint vs Open Intranet - sécurité et conformité

La sécurité d'un intranet d'entreprise nécessite une approche globale qui inclut à la fois des mesures de sécurité techniques et le respect des réglementations légales. SharePoint, soutenu par l'infrastructure Microsoft 365, offre plus de 90 certificats de sécurité et des mécanismes de conformité prêts à l'emploi, tandis que Drupal 10 offre une transparence totale du code source et une grande flexibilité de mise en œuvre.

SharePoint

SharePoint, qui fait partie de l'écosystème Microsoft 365, dispose d'un ensemble impressionnant de certifications de sécurité qui garantissent que la plateforme répond aux exigences réglementaires les plus strictes. La certification ISO 27001:2022 est soumise à des audits annuels réalisés par des sociétés de certification indépendantes, qui couvrent l'ensemble de l'infrastructure de gestion de la sécurité de l'information. En outre, Microsoft conserve les certifications SOC 1 Type II et SOC 2 Type II, qui sont mises à jour tous les six mois et couvrent la sécurité, la disponibilité, l'intégrité du traitement et la confidentialité des données.

La gestion des identités est assurée par Microsoft Entra ID, qui offre une authentification unique pour plus de 1 000 applications SaaS, une authentification multifactorielle avec des options biométriques et un accès conditionnel basé sur l'analyse des risques. Le système prend en charge l'authentification sans mot de passe via Windows Hello for Business et les clés de sécurité FIDO2.

Microsoft 365 Compliance Center, désormais connu sous le nom de Microsoft Purview, intègre plus de 300 évaluations réglementaires intégrées. Les organisations reçoivent un score de conformité en temps réel accompagné de recommandations d'amélioration. La prévention des pertes de données protège contre les fuites de données dans Exchange Online, SharePoint, OneDrive, Teams et sur les appareils finaux fonctionnant sous Windows 10/11 et macOS.

Centres d'opérations de sécurité et Microsoft Security Copilot

Microsoft dispose de centres d'opérations de sécurité fonctionnant 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, avec une couverture mondiale, qui analysent 43 000 milliards de signaux de sécurité par jour. Microsoft Defender XDR offre une protection coordonnée pour les terminaux, les identités, les e-mails et les applications cloud. Les vulnérabilités critiques font l'objet de correctifs d'urgence dans les 24 à 48 heures suivant la détection d'une exploitation active.

Microsoft Security Copilot utilise l'IA pour enquêter automatiquement sur les incidents et y répondre. Le système offre une détection automatisée des menaces avec analyse comportementale et capacités de correction automatique.

Open Intranet

Le modèle de sécurité de Drupal repose sur la transparence du code source et l'implication de la communauté. L'équipe de sécurité Drupal, soutenue par des milliers de développeurs, fournit une analyse continue et des correctifs rapides des vulnérabilités. Le système publie des mises à jour de sécurité une fois par semaine pour les projets communautaires et une fois par mois pour le système central.

La conformité au RGPD est assurée par un écosystème de plus de 40 modules dédiés. Le module RGPD offre des outils complets pour gérer les droits des personnes concernées, notamment la suppression automatique, l'anonymisation et l'exportation des données personnelles. EU Cookie Compliance permet de gérer les bannières de cookies avec des options d'acceptation/de refus et le blocage de JavaScript. Le système vous permet de suivre l'historique des consentements de chaque utilisateur et de générer des rapports de conformité.

La gestion des utilisateurs dans Drupal 10 utilise un système avancé de contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC) avec un nombre illimité de rôles personnalisés. Le système offre un contrôle d'accès au niveau des champs, des nœuds et de la taxonomie. L'intégration avec LDAP et Active Directory est mise en œuvre grâce à un module LDAP dédié avec synchronisation complète des répertoires, création automatique d'utilisateurs et mappage des attributs. La prise en charge de SAML 2.0 permet l'intégration avec n'importe quel fournisseur d'identité d'entreprise, tandis que les modules OAuth/OpenID Connect offrent une authentification fédérée flexible.

Dans Open Intranet, les utilisateurs extérieurs à l'organisation (par exemple, les entrepreneurs, les sous-traitants, les bénévoles) peuvent se voir accorder l'accès à des espaces de travail sélectionnés sans processus d'identité complexes. Cela est également possible dans l'écosystème Microsoft 365, mais cela nécessite souvent une invitation formelle, une gestion des identités et des procédures de conformité, ce qui peut être difficile pour les équipes de projet à court terme (par exemple, l'organisation d'une conférence).

Sécurité du code

La sécurité du code dans Drupal 10 fonctionne selon le principe de la protection multicouche, qui protège automatiquement contre les menaces Internet les plus courantes répertoriées dans le Top 10 de l'OWASP. Le système utilise des mesures de sécurité spéciales pour les bases de données, appelées « prepared statements », qui empêchent les attaquants d'injecter du code SQL malveillant. Drupal nettoie automatiquement toutes les données affichées aux utilisateurs, ce qui protège contre les attaques XSS (cross-site scripting), dans lesquelles un attaquant tente d'injecter du code JavaScript malveillant.

Tous les formulaires et toutes les requêtes AJAX sont protégés par des jetons CSRF spéciaux qui empêchent toute action non autorisée d'être effectuée au nom de l'utilisateur connecté. Les mots de passe des utilisateurs sont cryptés à l'aide d'un algorithme SHA512 avancé, et chaque mot de passe dispose d'un code de sécurité supplémentaire unique, ce qui empêche leur décryptage même si la base de données est piratée.

Modules Drupal prenant en charge la sécurité

Drupal dispose d'un système de surveillance intégré qui enregistre tous les événements importants du système et permet aux administrateurs de spécifier la durée de conservation de ces journaux. Le module Login Security agit comme un garde du corps numérique : il détecte les tentatives de piratage par le biais de multiples tentatives de connexion (attaques par force brute), bloque les adresses IP suspectes et introduit des délais de plus en plus longs après chaque tentative de connexion infructueuse.

Le module Security Review est un auditeur de sécurité automatique qui analyse régulièrement le système et vérifie sa configuration à la recherche de vulnérabilités de sécurité connues, informant les administrateurs des problèmes potentiels. Le module Paranoia agit comme un garde supplémentaire : il restreint la possibilité d'exécuter du code PHP dangereux et suit toutes les actions risquées des administrateurs, avertissant des opérations suspectes.

SharePoint vs Open Intranet - comparaison des coûts mensuels

Nous avons analysé les dépenses mensuelles liées à l'utilisation de SharePoint et d'Open Intranet. Tous les calculs sont présentés pour une entreprise de 1 000 employés. Si votre organisation compte, par exemple, 3 000 employés, vous pouvez estimer le budget initial en multipliant les valeurs par trois.

Dépenses mensuelles pour Microsoft SharePoint/365 (1 000 utilisateurs)

SharePoint peut être acheté séparément ou dans le cadre du pack Office 365. Nous vous présentons donc ci-dessous deux tableaux avec les prix. Les prix ont été établis sur la base de l'offre actuelle de microsoft.com.

SharePoint autonome (sans Microsoft 365)

Microsoft 365 Entreprise (inclut SharePoint Plan 1)

Dépenses mensuelles Open Intranet (1 000 utilisateurs)

Nous recommandons Upsun (anciennement Platform.sh) comme hébergement par défaut pour les clients Droptica en raison de sa stabilité et de son excellent support. Si nécessaire, il est possible de migrer vers l'option Entreprise avec un SLA garanti à 99,9 % et un temps de réponse d'une heure pour les demandes d'assistance urgentes. Des options de sauvegarde avancées supplémentaires peuvent également être achetées.

Tableau des forfaits Upsun recommandés en fonction de l'échelle d'utilisation:

Informations sur l'option recommandée par défaut sur Upsun pour 1 000 utilisateurs:

• Plan: Large High Memory (4.11 vCPU & 8 GB RAM)
• Prix de base: €269.75/mois
• Stockage inclus: 5GB
• Stockage supplémentaire 100GB: €2.20/5GB × 20 = €44.00/mois
• Hébergement + 100 GB de stockage: 269,75 € + 44,00 € = 313,75 €/mois

Pas seulement l'hébergement pour les solutions open source

Lorsque vous hébergez des applications basées sur une technologie open source, vous devez également tenir compte des coûts liés aux mises à jour de sécurité, qui constituent un élément de maintenance constant. Lorsque l'intranet fonctionne exclusivement sur le réseau interne et n'est accessible qu'aux employés (bureau/VPN), la fréquence des mises à jour peut être limitée, mais elles ne doivent pas être abandonnées. L'absence de mises à jour entrave le développement (par exemple, modules Drupal incompatibles, problèmes d'implémentation de nouvelles fonctionnalités dans Open Intranet). Cette obligation n'existe pas dans le modèle SaaS. C'est pourquoi, dans le tableau, outre l'hébergement lui-même, nous présentons également des variantes liées à la sécurité. Cela vous permet de choisir le niveau d'assistance en fonction des besoins de l'équipe et du risque opérationnel.

Nous vous présentons trois variantes pratiques :

1. Surveillance de la sécurité Drupal. Nous surveillons le système et informons de la nécessité des mises à jour. Le client décide à chaque fois s'il souhaite commander le travail. Dans les environnements fermés, ces activités peuvent être effectuées moins fréquemment.
2. Surveillance + mises à jour. Pour un montant mensuel fixe, nous effectuons des mises à jour de sécurité quelle que soit leur fréquence (une ou plusieurs fois par mois, le coût est fixe).
3. Surveillance + mises à jour + X heures de développement - Le forfait le plus souvent choisi avec un pool d'heures pour le développement. Les organisations qui utilisent l'intranet soumettent régulièrement des idées d'améliorations. Un pool fixe (par exemple, 40/70/100 h) garantit la disponibilité de l'équipe et une mise en œuvre rapide.

Open Intranet On-Premise (1000 utilisateurs)

Nous présentons ci-dessous les dépenses mensuelles pour Open Intranet sur Upsun pour 1000 utilisateurs et 100 GB de stockage.
 

Plan SharePoint 1 (autonome) vs Open Intranet On-Premise (basique) pour 1 000 utilisateurs

Microsoft 365 Business Standard vs Open Intranet On-Premise (avec pack d'assistance)

Coûts supplémentaires

Dans les comparaisons, il convient de distinguer clairement les coûts fixes des coûts variables. Les coûts mensuels fixes comprennent principalement les frais de licence/d'abonnement (dans le cas de Microsoft 365/SharePoint) ou l'hébergement et la maintenance de l'environnement (dans le cas d'Open Intranet sur Upsun). À cela s'ajoutent des éléments de support continu tels que la surveillance de la sécurité, les mises à jour et les éventuels SLA. Il s'agit de dépenses récurrentes et prévisibles, faciles à planifier dans le budget OPEX (dépenses d'exploitation).

À côté des coûts fixes, il existe des coûts variables, le plus souvent sous la forme de forfaits horaires pour le développement et la maintenance. Dans Open Intranet, pratiquement tous les clients souhaitent développer le système après son lancement, c'est pourquoi ils optent souvent pour des forfaits de 40/70/100 heures par mois. Dans le monde SharePoint, la situation est similaire : les organisations ont besoin d'une personne ou d'une équipe pour la configuration, l'extension des fonctionnalités et l'intégration. La différence est que dans le modèle forfaitaire, nous payons pour le temps de travail réel consacré à des améliorations spécifiques, et pas seulement pour la possibilité de les réaliser.

Quelle que soit la solution choisie, les coûts initiaux doivent également être pris en compte : mise en œuvre et adaptation de l'intranet aux spécificités de l'organisation (migrations, intégrations, autorisations, formation). Ceux-ci sont généralement estimés comme le temps de mise en œuvre estimé (nombre d'heures) multiplié par le taux horaire.

Une observation importante du marché : les tarifs dans l'écosystème PHP/Drupal sont souvent inférieurs à ceux de l'écosystème des implémenteurs Microsoft. Cela a un impact réel sur le coût total de possession (TCO) et doit être pris en compte lors des décisions d'investissement.

Qui devrait choisir SharePoint et qui devrait choisir Open Intranet?

Le choix entre SharePoint et Open Intranet dépend principalement des besoins spécifiques de l'organisation, du budget et des capacités techniques. Chaque plateforme fonctionne bien dans différents scénarios commerciaux.

Scénarios idéaux pour SharePoint

SharePoint est un choix naturel pour les organisations qui utilisent déjà l'écosystème Microsoft 365, où la valeur ajoutée provient de l'intégration transparente avec Teams, Outlook et d'autres outils Microsoft. Il fonctionne bien dans les entreprises qui ont besoin d'un déploiement rapide avec des modèles prêts à l'emploi et une conformité certifiée aux réglementations du secteur.

SharePoint est particulièrement recommandé pour les organisations dotées d'une structure informatique traditionnelle qui privilégient la stabilité et la prévisibilité des coûts plutôt que la flexibilité de développement. Une entreprise comptant jusqu'à 200 employés et opérant dans un secteur réglementé tel que la finance ou la santé trouvera en SharePoint une solution qui répond aux exigences de conformité sans investissement supplémentaire dans le développement.

SharePoint est un bon choix pour les organisations qui :

• ont besoin d'une mise en œuvre rapide (en quelques semaines et non en plusieurs mois),
• disposent de ressources informatiques limitées ou préfèrent un modèle SaaS,
• ont besoin d'une intégration approfondie avec Microsoft 365,
• opèrent dans des environnements exigeant une conformité certifiée,
• apprécient le soutien d'un fournisseur mondial et des coûts d'exploitation prévisibles.

Quand choisir Open Intranet ?

Open Intranet est une solution destinée aux organisations qui accordent de l'importance à l'indépendance technologique et au contrôle des coûts à long terme, en particulier celles qui comptent un grand nombre d'utilisateurs. Le système est idéal pour les entreprises qui ont besoin de fonctionnalités personnalisées, d'une personnalisation poussée ou d'intégrations spécifiques à leur secteur d'activité.

L'un de ses principaux avantages réside dans les économies significatives qu'il permet de réaliser à grande échelle : pour 1 000 utilisateurs, la différence de coût peut atteindre 2,7 millions de zlotys sur une période de cinq ans par rapport à Microsoft 365 Business Standard. Basé sur Drupal, le système est idéal pour les organisations aux structures complexes qui ont besoin de workflows flexibles et d'un ciblage avancé du contenu.

Open Intranet est le choix idéal pour les entreprises qui :

• emploient plus de 200 à 500 employés (économies plus importantes),
• ont besoin d'un contrôle total sur les fonctionnalités et les données,
• ont besoin d'intégrations personnalisées avec des systèmes spécifiques à leur secteur d'activité,
• veulent éviter la dépendance vis-à-vis d'un fournisseur,
• disposent d'une équipe informatique capable de collaborer avec un fournisseur open source,
• ont besoin d'un accès pour les utilisateurs externes sans procédures d'identification complexes,
• privilégient le contrôle des coûts à long terme plutôt que la disponibilité immédiate.

Questions clés à se poser avant de choisir la solution finale

Avant de choisir la solution finale, il convient de réfléchir à quelques questions fondamentales.

1. Écosystème technologique : l'organisation utilise-t-elle déjà Microsoft 365, et l'intégration à cet écosystème apporte-t-elle une réelle valeur ajoutée ?
2. Échelle et perspectives : quelle est la base d'utilisateurs prévue pour les 3 à 5 prochaines années ?
3. Ressources techniques : l'organisation dispose-t-elle de sa propre équipe informatique capable de collaborer à la maintenance d'un système open source, ou préfère-t-elle externaliser entièrement cette tâche à un fournisseur SaaS ?
4. Exigences fonctionnelles : l'entreprise a-t-elle besoin de fonctionnalités standard ou d'un intranet pouvant être profondément personnalisé en fonction de processus métier spécifiques ?
5. Stratégie de sécurité : un contrôle total des données et de l'infrastructure est-il nécessaire, ou la confiance dans un fournisseur de cloud est-elle suffisante ?
6. Budget et modèle de coûts : l'organisation préfère-t-elle des coûts d'exploitation prévisibles (OPEX) ou est-elle prête à investir dans des économies à long terme ?

Si les réponses à ces questions vous orientent vers un système open source, nous serions heureux de vous présenter les possibilités offertes par Open Intranet lors d'une consultation gratuite.