12 Funktionen, die das Engagement im Intranet effizient steigern

Ein effektives Intranet ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das die Art und Weise, wie eine Organisation kommuniziert und zusammenarbeitet, vollständig verändern kann. Viele Unternehmen stehen jedoch vor dem Problem einer geringen Mitarbeiterbindung auf Intranet-Plattformen. Das Werkzeug wird eher als Ablageort für Dokumente behandelt denn als lebendige Geschäftsplattform. Die Lösung besteht darin, strategisch Funktionen zu implementieren, die die Mitarbeiter dazu ermutigen, das Intranet regelmäßig zu nutzen, während sie die tägliche Arbeit des Teams unterstützen.

In diesem Artikel:

• Ein strategischer Ansatz zur Steigerung des Intranet-Engagements
• 1. Interne Kommunikation - Intranet-Chat
• 2. Forum oder Diskussionsgruppen
• 3. Intelligente Suche
• 4. Benachrichtigungen
• 5. Unternehmensnachrichten und Unternehmenskommunikation
• 6. Veranstaltungen und Firmenkalender
• 7. Mitarbeiterprofile und Organisationsverzeichnis
• 8. Gamification
• 9. Von Mitarbeitern generierte Inhalte
• 10. Mitarbeiterfeedback-Umfragen
• 11. Responsives Design und mobile App
• 12. Integration mit Geschäftstools
• Steigern Sie das Mitarbeiterengagement mit Open Intranet

Ein strategischer Ansatz zur Steigerung des Intranet-Engagements

Mitarbeiterengagement auf einem Intranet ist kein Zufall, sondern das Ergebnis durchdachter Maßnahmen und strategischer Technologieentscheidungen. Um eine Plattform zu schaffen, die die tägliche Arbeit des Teams wirklich unterstützt, ist es notwendig, die Mechanismen zu verstehen, die die Nutzer motivieren, interne Kommunikationswerkzeuge aktiv zu nutzen.

Definition von Intranet-Engagement

Intranet-Engagement geht weit über das bloße Einloggen ins System oder das Herunterladen von Dokumenten hinaus. Es ist die aktive Teilnahme der Mitarbeiter am digitalen Leben der Organisation, die sich in regelmäßigen Interaktionen, der Erstellung von Intranet-Inhalten, der Teilnahme an Diskussionen und der Nutzung vorhandener Funktionen zur Lösung realer Geschäftsprobleme manifestiert.

Ein engagierter Intranet-Nutzer behandelt die Plattform wie einen digitalen Arbeitsplatz, an dem Wissen geteilt, Informationen gesucht, berufliche Kontakte geknüpft und aktiv zur Organisationskultur beigetragen wird. Anders als ein passiver Konsument von Inhalten wird ein engagierter Mitarbeiter zum Mitgestalter des Intranet-Ökosystems.

Hauptfaktoren, die die Nutzerakzeptanz beeinflussen

Die Effektivität eines Unternehmensintranets hängt von mehreren Schlüsselfaktoren ab, die direkt die Bereitschaft der Mitarbeiter beeinflussen, die Plattform regelmäßig zu nutzen.

Die Benutzerfreundlichkeit und Intuitivität der Oberfläche sind die Grundlage jedes erfolgreichen Intranets. Wenn Mitarbeiter zusätzliche Zeit aufwenden müssen, um zu lernen, wie das System zu benutzen ist, oder auf technische Barrieren stoßen, werden sie seine Nutzung schnell zugunsten bewährter Kollaborationswerkzeuge aufgeben. Die Benutzeroberfläche muss mit den vielfältigen Bedürfnissen der Nutzer entworfen werden – von denen mit weniger technischem Hintergrund bis hin zu fortgeschrittenen Nutzern.

Dem Arbeitsalltag einen Mehrwert hinzufügen ist das zweite Schlüsselelement. Die Intranet-Software muss reale Probleme lösen und die Ausführung von Geschäftaufgaben erleichtern. Dies könnte ein schneller Zugang zu Dokumenten, effektive Kommunikation mit dem Team, die Möglichkeit zur Nachverfolgung von Projekten oder die Automatisierung routinemäßiger Prozesse sein. Ohne klare funktionale Vorteile wird selbst das schönste Mitarbeiter-Intranet ungenutzt bleiben.

Unternehmenskultur und Management-Unterstützung spielen eine ebenso wichtige Rolle. Wenn das Management die Intranetnutzung nicht aktiv fördert und nicht selbst ein Beispiel gibt, indem es regelmäßig Inhalte postet oder an Diskussionen teilnimmt, ist es schwierig, Engagement von anderen Mitarbeitern zu erwarten. Das Intranet muss als strategisches Geschäftsinstrument behandelt werden, nicht nur als ein zusätzlicher Kommunikationskanal.

In den folgenden Abschnitten werden wir zwölf spezifische Intranet-Funktionen diskutieren, die sich als effektive Motivatoren für die aktive Nutzung dieses Werkzeugs erwiesen haben. Wir werden mit den grundlegenden Kommunikationstools beginnen, die die Basis jeder engagierten Arbeitsumgebung darstellen.

1. Interne Kommunikation - Intranet-Chat

Der Intranet-Chat ist eine Lösung, die chaotische E-Mail-Austausche durch strukturierte, Echtzeit-Kommunikation ersetzt. Mit kontextuellen Gesprächen und der Möglichkeit, einen breiteren Kollegenkreis einzubeziehen, wird er zum Zentrum der Teamkommunikation.

Kommunikation in Echtzeit

Der größte Vorteil des Chats ist die Unmittelbarkeit – Mitarbeiter erhalten Antworten ohne die Verzögerungen, die bei E-Mails auftreten, was die Entscheidungsfindung beschleunigt. Die "Wer ist online"-Funktion ermöglicht es, zu einem passenden Zeitpunkt Kontakt mit verfügbaren Personen aufzunehmen, und Verfügbarkeitsstatus (verfügbar, beschäftigt, abwesend) ermöglichen die Verwaltung der eigenen Kommunikationsverfügbarkeit.

Projektgruppen erstellen

Der Chat erlaubt es, dedizierte Kanäle für spezifische Projekte oder Teams zu erstellen. Jede Gruppe ist geschlossen, was die Sicherheit vertraulicher Informationen gewährleistet. Alle Teilnehmer haben Zugriff auf den vollständigen Gesprächsverlauf, sodass sich neue Mitglieder schnell einarbeiten können, ohne zusätzliche Meetings. Das Markieren bestimmter Personen stellt sicher, dass wichtige Informationen die richtige Zielgruppe erreichen.

Gesprächsverlauf und Anhänge

Die automatische Dokumentation von Gesprächen ermöglicht es, über Stichwortsuchen sofort spezifische Absprachen oder Entscheidungen zu finden. Ein integriertes Verwaltungssystem für Anhänge katalogisiert alle geteilten Dateien, was den Ärger beim Auffinden der neuesten Dokumentversionen beseitigt. Versionierung und die Möglichkeit, Dateien zu kommentieren, verbessern die Zusammenarbeit an Arbeitsmaterialien zusätzlich.

Der Intranet-Chat amortisiert sich schnell durch Zeitersparnis und verbesserte interne Kommunikation. Organisationen berichten häufig von einer signifikanten Reduzierung interner E-Mails und der Zeit zur Projektfertigstellung.

2. Forum oder Diskussionsgruppen

Foren und Diskussionsgruppen sind Werkzeuge, die ein Intranet von einem passiven Informationsspeicher in eine aktive Plattform für Wissensaustausch verwandeln. Anders als ein Chatroom, der sich auf die tägliche Kommunikation konzentriert, erstellt ein Forum eine dauerhafte organisatorische Wissensbasis, in der Mitarbeiter Erfahrungen teilen, Probleme lösen und zur Entwicklung des Unternehmens beitragen können.

Mitarbeiter können Fragen, Herausforderungen oder berufliche Dilemmata posten und erhalten Antworten aus verschiedenen Perspektiven von Kollegen in verschiedenen Abteilungen. Dieser Prozess führt oft zur Entdeckung unkonventioneller Lösungen, die in traditionellen hierarchischen Kommunikationsstrukturen nicht entwickelt würden.

Diskussionen über bewährte Praktiken sind besonders wertvoll, bei denen erfahrene Mitarbeiter bewährte Arbeitsmethoden teilen. Neue Teammitglieder können von Experten lernen, während sie neue Einsichten in Routineprozesse einbringen. Das Forum wird so zu einem Werkzeug für Mentoring und Kompetenzentwicklung und erleichtert gleichzeitig die Kommunikation.

Mechanismen zum Abstimmen und Markieren der besten Antworten lassen die wertvollsten Intranet-Inhalte hervortreten und schaffen eine sich selbst organisierende Hierarchie des Wissens. Aktive Nutzer lernen schnell, Experten in bestimmten Bereichen zu erkennen, was zukünftige Konsultationen und Zusammenarbeit erleichtert.

3. Intelligente Suche

Intelligente Suche ist eine Funktionalität, die über den Erfolg eines gesamten Unternehmens-Intranets entscheiden kann. In Organisationen, in denen Information das primäre Arbeitswerkzeug ist, beeinflusst die Fähigkeit, benötigte Inhalte sofort zu finden, direkt die Produktivität des Teams.

Dynamische Phrasenvorschläge

Moderne Intranet-Suchmaschinen arbeiten ähnlich wie Google – sie schlagen bereits nach Eingabe der ersten Buchstaben mögliche Phrasen vor. Das System bietet:

• automatische Vervollständigung von Anfragen - spart Zeit und hilft bei der Formulierung effizienter Abfragen,
• Lernen aus vorherigen Suchen - schlägt beliebte Phrasen vor, die von anderen Mitarbeitern verwendet werden,
• Handhabung von Unternehmens-Terminologie - hilft neuen Mitarbeitern, interne Nomenklatur zu erlernen,
• Korrektur von Rechtschreibfehlern - besonders hilfreich in internationalen Organisationen.

Kategorisierung der Ergebnisse

Robuste Suchfunktionen bedeuten nicht nur das Finden von Inhalten im Intranet, sondern auch die logische Organisation:

• Gruppierung nach Typ - Dokumente, Foren-Nachrichten, Multimedia-Dateien, Kontakte,
• erweiterte Filtermöglichkeiten - nach Datum, Autoren, organisatorischen Abteilungen,
• Berücksichtigung von Berechtigungen - Anzeige nur der Inhalte, die dem Nutzer zugänglich sind,
• visuelle Hervorhebung - neueste Intranet-Inhalte, meistgesehen, am höchsten bewertet.

Offene Intranet- filterbare Suchergebnisse.

Intelligente Suche amortisiert sich vielfach durch Zeitersparnis und bessere Nutzung der Informationsressourcen der Organisation. Mitarbeiter, die schnell die benötigten Informationen finden können, sind produktiver und nutzen das Intranet eher.

4. Benachrichtigungen

Ein effektives Benachrichtigungssystem ist der Schlüssel, um Mitarbeiter im Unternehmens-Intranet zu binden. Ohne richtige Alarme können selbst die besten Intranet-Inhalte unbemerkt bleiben, und wertvolle Diskussionen können ohne Teilnehmer ablaufen. Intelligente Benachrichtigungen erinnern die Menschen an die Existenz des Intranets und ermutigen sie, zur Plattform zurückzukehren.

Personalisierte Benachrichtigungen

Jeder Mitarbeiter hat unterschiedliche Informationsbedürfnisse und unterschiedliche Toleranzstufen für Benachrichtigungen. Das System sollte es ermöglichen, Alarme an individuelle Vorlieben anzupassen:

• Themenwahl - Abonnement für bestimmte Abteilungen, Projekte oder Inhaltskategorien,
• Häufigkeit der Alarme - sofortige, tägliche Zusammenfassungen oder wöchentliche Zusammenfassungsberichte,
• Wichtigkeitsebenen - Unterscheidung zwischen dringenden Nachrichten und allgemeinen Informationen,
• Personalisierung der Quellen - Verfolgung bestimmter Personen, Teams oder Newsgroups.

Push-Benachrichtigungen und E-Mail-Alarme

Multikanal-Benachrichtigungen sorgen dafür, dass wichtige Informationen die Empfänger erreichen, unabhängig von deren aktueller Aktivität auf dem Mitarbeiter-Intranet. Push-Benachrichtigungen für mobile Geräte arbeiten sofort und eignen sich ideal für dringende Nachrichten, während E-Mail-Alarme gut als Backup oder Zusammenfassungen für Personen geeignet sind, die sich seltener ins Intranet-System einloggen.

Die Möglichkeit, verschiedene Kanäle für verschiedene Inhaltstypen einzurichten, ist entscheidend – zum Beispiel Push-Benachrichtigungen für Direktnachrichten, E-Mails für neue Vorstandsankündigungen und stille Benachrichtigungen innerhalb des Systems für weniger dringende Neuigkeiten.

Das intelligente Benachrichtigungssystem lernt auch vom Nutzerverhalten. Wenn jemand regelmäßig einen bestimmten Alarmsogar ignoriert, kann das System die Häufigkeit automatisch reduzieren oder eine Änderung der Einstellungen vorschlagen. Dies schafft ein Gleichgewicht zwischen informieren und der Vermeidung von Kommunikationsspam.

5. Unternehmensnachrichten und Unternehmenskommunikation

Unternehmensnachrichten sind die Grundlage für den Aufbau einer engagierten internen Gemeinschaft. Wenn sich die Mitarbeiter gut informiert fühlen über das, was im Unternehmen vor sich geht, entwickeln sie ein Zugehörigkeitsgefühl und Verständnis für die Mission und Richtung des Unternehmens. Die Intranet-Software wird zum Zentrum der Unternehmenskommunikation, ersetzt chaotische E-Mails und fragmentierte Informationen.

Vorstandsnachrichten und Ankündigungen

Transparente Vorstands-Kommunikation baut Vertrauen auf und reduziert Unsicherheit in der Organisation. Das regelmäßige Veröffentlichen von Aktualisierungen über die Unternehmensstrategie, Finanzergebnisse, Entwicklungspläne oder wichtige geschäftliche Entscheidungen vermittelt den Mitarbeitern das Gefühl, Teil eines Größeren Ganzen zu sein.

Unternehmensnachrichtenmodul im Open Intranet-Tool.

Die Priorisierung der Inhalte ist entscheidend – dringende Ankündigungen sollten visuell hervorgehoben und automatisch Benachrichtigungen erzeugen, während allgemeine Nachrichten auf eine weniger aufdringliche Weise veröffentlicht werden können. Das System kann auch Kommentare zu Managementankündigungen zulassen, was Raum für Fragen und Meinungen schafft.

Die Archivierung aller Unternehmensankündigungen ermöglicht es Mitarbeitern, historische Informationen leicht zu finden und die Entwicklung der Unternehmensstrategie nachzuverfolgen. Dies ist besonders wertvoll für neue Mitarbeiter, die schnell den Kontext der aktuellen organisatorischen Aktivitäten erlernen können.

Interner Newsletter

Ein regelmäßiger interner Newsletter ist ein effektiver Weg, um personalisierte Zusammenfassungen der wichtigsten Unternehmensereignisse bereitzustellen. Anders als traditionelle E-Mails kann ein Intranet-Newsletter interaktive Elemente enthalten – Links zu vollständigen Artikeln, die Möglichkeit, Inhalte zu kommentieren oder mit anderen Mitarbeitern zu teilen.

Der Newsletter kann automatisch basierend auf der Rolle, der Abteilung oder den im Profil deklarierten Interessen des Mitarbeiters personalisiert werden. Mitarbeiter im Vertrieb erhalten mehr Informationen über neue Produkte und Verkaufsergebnisse, während das IT-Team über Technologieveränderungen und Systemprojekte informiert wird.

Newsletter-Engagement-Metriken – Öffnungsrate, Klickrate und Verweildauer auf dem Inhalt – liefern wertvolle Informationen über die Themen, die die Mitarbeiter am meisten interessieren, und darüber, wie man zukünftige Kommunikation optimieren kann.

6. Veranstaltungen und Firmenkalender

Ein integrierter Firmenkalender ist ein Koordinationszentrum für das Organisationsleben, das weit über die einfache Planung von Meetings hinausgeht. Wenn Unternehmensereignisse sichtbar, zugänglich und leicht zu verfolgen sind, fühlen sich Mitarbeiter mehr in den Rhythmus der Organisation eingebunden und nehmen eher an Teaminitiativen teil.

Transparenter Veranstaltungskalender im Open Intranet-System.

Der Intranet-Kalender kombiniert Funktionalität mit dem Aufbau der Unternehmenskultur. Mitarbeiter können nicht nur die Termine wichtiger Meetings oder Schulungen einsehen, sondern auch über informelle Teambuilding-Veranstaltungen, Branchen-Webinare oder Feierlichkeiten von Teamerfolgen informiert werden.

Das System kann sich automatisch mit den individuellen Kalendern der Mitarbeiter synchronisieren, wodurch die Notwendigkeit entfällt, Termine manuell neu zu schreiben. Intelligente Benachrichtigungen erinnern an bevorstehende Ereignisse, und die Möglichkeit, sich online anzumelden, vereinfacht die Organisation von Schulungen, Workshops oder Firmenveranstaltungen.

Einen besonderen Mehrwert bietet die Möglichkeit, verschiedene Kategorien von Veranstaltungen zu erstellen – von obligatorischen Gesundheits- und Sicherheitsschulungen über optionale Webinare bis hin zu informellen Teaminitiativen. Mitarbeiter können ihre Kalenderansicht personalisieren, indem sie nur die Kategorien abonnieren, die sie interessieren, was Informationschaos reduziert und die Relevanz der empfangenen Benachrichtigungen erhöht.

Das Veranstaltungsarchiv ermöglicht es, die Geschichte der Unternehmensaktivitäten zu verfolgen und die Beliebtheit verschiedener Initiativen zu analysieren. Dies ist eine wertvolle Informationsquelle für HR-Abteilungen und das Management, das auf Basis dieser Informationen zukünftige Veranstaltungen optimieren und besser an die Bedürfnisse des Teams anpassen kann.

7. Mitarbeiterprofile und Organisationsverzeichnis

Mitarbeiterprofile sind der soziale Aspekt eines Unternehmens-Intranets und verwandeln die Plattform von einem Dokumentenmanagementwerkzeug in eine lebendige Kollaborationsumgebung. Wenn Mitarbeiter sich gegenseitig kennenlernen, Experten in der Organisation identifizieren und berufliche Beziehungen aufbauen können, wird das Intranet zu einem Ort für internes Networking.

Detaillierte Nutzerprofile

Ein gut gestaltetes Mitarbeiterprofil ist mehr als eine Visitenkarte – es ist ein Werkzeug zum Aufbau von Vertrauen und zur Erleichterung der Zusammenarbeit. Neben grundlegenden Kontaktinformationen sollten Profile enthalten:

• Kompetenzen und Spezialisierungen - erleichtert die Identifikation von Experten in spezifischen Bereichen,
• aktuelle Projekte - um Engagement und Tätigkeitsbereiche zu verstehen,
• berufliche Interessen - unterstützt Teambuilding und Mentoring,
• Errungenschaften und Zertifizierungen - baut Glaubwürdigkeit und Vertrauen auf.

Die Abschnitte über Erfahrung und Spezialisierung sind besonders wertvoll. Neue Mitarbeiter können leicht einen Mentor in ihrem Bereich identifizieren, und Projektmanager können die richtigen Experten für das Team finden. Profile werden so zu einem Werkzeug für Talentmanagement und die Optimierung der Nutzung von Kompetenzen innerhalb der Organisation.

Mitarbeiterprofil im Open Intranet.

Organisationsstruktur

Ein interaktives Organigramm ist mehr als ein statisches Diagramm – es ist eine Karte der Beziehungen im Unternehmen. Mitarbeiter können nicht nur die Hierarchie des Managements sehen, sondern auch die Verbindungen zwischen Abteilungen verstehen und die richtigen Personen für spezifische Anliegen leicht finden. Die dynamische Organisationsstruktur aktualisiert sich automatisch, wenn sich Personal verändert, und eliminiert das Problem veralteter Organigramme.

Experten im Unternehmen auffinden

Die wichtigste Funktion des Mitarbeiterverzeichnisses ist die Möglichkeit, schnell die richtige Person für eine spezifische Aufgabe oder ein Problem zu finden. Das System kann Kompetenzen, bisherige Projekte und Fachgebiete indexieren, sodass Sie nach Schlüsselworten nach Experten suchen können.

Die Funktion "Wer kann helfen" schlägt automatisch Personen mit den richtigen Kompetenzen basierend auf einer Problembeschreibung vor. Dies ist besonders wertvoll in großen Organisationen, in denen Mitarbeiter oft nicht alle Experten im Unternehmen kennen. Das System kann auch den Auslastungsgrad einzelner Experten anzeigen.

8. Gamification

Gamification ist das Einbeziehen und Motivieren von Menschen zur Aktion unter Verwendung von Spielelementen. Im Kontext eines Unternehmens-Intranets wird Gamification zu einem mächtigen Werkzeug zur Steigerung der Mitarbeiteraktivität, das routinemäßige Aktivitäten in aufregende Herausforderungen verwandelt. Gut durchdachte Gamification kann die Art und Weise, wie ein Team alltägliche internkommunikative Verantwortlichkeiten wahrnimmt, radikal ändern.

Punktsystem und Errungenschaften

Die Grundlage effektiver Gamification ist ein klares System zur Belohnung von Intranet-Aktivitäten. Mitarbeiter erhalten Punkte für verschiedene Aktivitäten, wie das Veröffentlichen von Intranet-Inhalten, Kommentieren von Beiträgen, Teilen von Wissen, Teilnahme an Diskussionen oder Hilfe bei der Lösung von Problemen.

Eine Vielzahl von Möglichkeiten, Punkte zu sammeln, ist entscheidend:

• Kommunikationsaktivität - Punkte für Beiträge, Kommentare, Reaktionen auf Intranet-Inhalte,
• Wissensaustausch - höhere Belohnungen für die Erstellung wertvoller Schulungsmaterialien,
• Teamarbeit - Punkte für Mentoring, Unterstützung bei Projekten, Aufbau von Beziehungen,
• Konsistenz - zusätzliche Punkte für regelmäßige Aktivität über einen bestimmten Zeitraum.

Das Errungenschaftssystem (Abzeichen) hebt visuell verschiedene Arten des Beitrags zur Organisation hervor. "Abteilungsexperte", "Mentor des Jahres" oder "Innovator des Monats" sind nicht nur Prestige-Symbole, sondern auch eine Möglichkeit, Schlüsseltalente im Unternehmen zu identifizieren.

Aktivitätsrankings

Transparente Aktivitätsrankings sind ein Element, das das Mitarbeiterengagement und die Wettbewerbsfähigkeit erheblich steigern kann, aber einen vorsichtigen Ansatz erfordert. Die besten Rankings sind thematische – "Top-Autoren des Monats", "Aktivste Teams" oder "Hilfreichste Antworten" – die verschiedene Arten von Beiträgen feiern.

Es ist wichtig, dass Rankings nicht zur Quelle von Stress oder ungesundem Wettbewerb werden. Das System sollte Qualität und nicht nur die Quantität der Aktivität belohnen und unterschiedliche Wege zum Erfolg anbieten, die unterschiedlichen Arbeitsstilen und Persönlichkeiten entsprechen.

Intranet-Gamification, wenn sie mit Bedacht umgesetzt wird, kann Teil der Unternehmenskultur werden - ein Weg zur Steigerung der Produktivität, zum Aufbau von Teamarbeit und zur Identifikation von Talent. Der Schlüssel ist, Spaß mit dem realen Geschäftswert zu balancieren, der durch erhöhte Mitarbeiteraktivität generiert wird.

9. Von Mitarbeitern generierte Inhalte

Von Nutzern generierte Inhalte sind das Herz eines lebendigen Intranets. Wenn das Team aktiv Wissen schafft und teilt, hört die Plattform auf, ein einseitiger Kommunikationskanal zu sein, und wird zu einem dynamischen Ökosystem für den Austausch von Erfahrungen.

Interner Blog und Expertenartikel

Ein interner Blog ist ein Raum, in dem Mitarbeiter spezialisiertes Wissen, Projekterfahrungen oder Analysen von Branchentrends teilen. Im Gegensatz zu offiziellen Mitteilungen haben die Artikel des Teams einen authentischen Charakter, der Vertrauen aufbaut und Diskussionen stimuliert.

Fallstudien aus Projekten, Analysen von implementierten Lösungen und "Lessons Learned" aus Fehlern sind von besonderem Wert. Ein Tagging-System erleichtert den Zugriff auf Intranet-Inhalte, und eine "Vom Team empfohlen"-Funktion hebt die wertvollsten Artikel hervor.

Kommentar- und Bewertungssystem

Interaktivität verwandelt statische Inhalte in lebhafte Diskussionen. Kommentare erlauben, Fragen zu stellen und sich in sachliche Debatten zu engagieren, was besonders wertvoll ist, wenn es um komplexe technische Themen geht. Bewertungen und Reaktionen identifizieren die wertvollsten Intranet-Inhalte und motivieren Autoren, weiterhin zu erstellen.

Kommentare unter einem Artikel auf einem internen Blog im Open Intranet-System.

Wissen und Erfahrungen teilen

Die wertvollsten nutzergenerierten Inhalte entstehen spontan – wenn jemand ein schwieriges Problem löst, eine effektive Arbeitsmethode entdeckt oder lernt, wie man ein neues Werkzeug verwendet. Ein Intranet sollte das schnelle Teilen solcher Entdeckungen durch Folgendes erleichtern:

• schnelle Tipps - kurze Tipps und Tricks,
• Problem-Lösungs-Beiträge - Beschreibungen gelöster Probleme,
• Werkzeugbewertungen - Bewertungen von Werkzeugen und Anwendungen,
• Prozessverbesserungen - Vorschläge zur Verbesserung der Arbeit.

Von Mitarbeitern generierte Inhalte schaffen eine einzigartige organisatorische Wissensbasis – eine strategische Ressource, die nicht gekauft oder von der Konkurrenz kopiert werden kann.

10. Mitarbeiterfeedback-Umfragen

Umfragen und Abstimmungen verwandeln das Intranet in einen Zweiweg-Kommunikationskanal, bei dem jede Stimme der Mitarbeiter zählt. Wenn das Team das Gefühl hat, dass ihre Meinungen gehört und in Entscheidungen einbezogen werden, steigt das Engagement der Mitarbeiter.

Regelmäßige Mitarbeiterzufriedenheitsumfragen

Die systematische Messung der Zufriedenheit über das Unternehmensintranet ermöglicht es, schnell auf Probleme zu reagieren und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren. Kurze monatliche oder vierteljährliche Mitarbeiterumfragen liefern aktuelle Daten zur Stimmung der Organisation.

Der Schlüssel liegt in der Vielfalt der untersuchten Bereiche – von Arbeitswerkzeugen über Teambeziehungen bis hin zu interner Kommunikation. Anonymität ermutigt zur Offenheit und automatisierte Berichte ermöglichen eine schnelle Analyse von Trends.

Mitbestimmung bei Unternehmensinitiativen

Demokratische Entscheidungsfindung erhöht das Gefühl der Ermächtigung der Mitarbeiter. Die Abstimmung kann beinhalten:

• Mitarbeitervergünstigungen - welche Vorteile am wünschenswertesten sind,
• CSR-Initiativen - für welche sozialen Aktivitäten Budget bereitgestellt werden soll,
• Verbesserungen im Büro - wie gemeinsamer Raum entwickelt werden soll,
• Schulungsthemen - welche Kompetenzen das Team entwickeln möchte.

Transparente Ergebnisse und Informationen über umgesetzte Änderungen bauen Vertrauen auf und zeigen die reale Wirkung der Mitarbeitermeinungen auf die Organisation.

11. Responsives Design und mobile App

Im Zeitalter der hybriden Arbeit ist der Zugriff auf ein Intranet nur von einem Bürocomputer aus eine große Einschränkung. Responsives Design und eine mobile App machen die Intranetlösungen zu Werkzeugen, die überall zugänglich sind, und steigern dadurch die Nutzungsfrequenz erheblich.

Zugriff von Mobilgeräten aus

Responsives Design ist die Grundlage moderner Intranetlösungen. Die Benutzeroberfläche muss sich nahtlos an verschiedene Bildschirmgrößen anpassen und die gleiche Funktionalität auf einem Smartphone wie auf einem Computer bieten. Schlüsselkomponenten:

• vereinfachte Navigation - angepasst an Berührung,
• schnelles Laden - optimiert für mobiles Internet,
• leicht lesbare Schriftarten - für kleine Bildschirme angemessen dimensioniert,
• Berührungssteuerung - tasten angepasst an die Finger.

Open Intranet hat ein responsives Design, weshalb es auch auf Smartphones problemlos angezeigt wird.

Offline-Funktionalität

Eine dedizierte mobile App bietet Offline-Funktionalität, sodass zuvor heruntergeladene Inhalte ohne Internet angezeigt werden können. Dies ist besonders wertvoll für Mitarbeiter, die auf Reisen sind oder an Orten mit eingeschränkter Konnektivität. Die App synchronisiert sich automatisch, wenn die Konnektivität wiederhergestellt ist.

Push-Benachrichtigungen für Smartphones

Natürliche Push-Benachrichtigungen sind der effektivste Weg, um mit Ihrem Intranet verbunden zu bleiben. Anders als E-Mails erscheinen Push-Benachrichtigungen direkt auf dem Bildschirm des Mobilgeräts. Kontextbezogene Benachrichtigungen – Erinnerungen an Meetings mit Links zu Materialien oder Alarme zu neuen Beiträgen in verfolgten Threads – sind besonders effektiv.

12. Integration mit Geschäftstools

Integration mit bestehenden Werkzeugen ist ein wesentlicher Bestandteil beim Aufbau von Intranet-Engagement. Wenn Mitarbeiter eine einzige Plattform anstelle des Umschaltens zwischen Dutzenden von Anwendungen nutzen können, wird das Intranet zum zentralen Hub für die tägliche Arbeit.

Verknüpfung mit HR- und ERP-Systemen

Die Synchronisation mit HR-Systemen ermöglicht die automatische Aktualisierung von Profilen, Organisationsstrukturen und Berechtigungen. Die Integration mit ERP-Software bietet:

• Zugriff auf Projektdaten - Status, Budgets, Fristen,
• Echtzeit-Berichterstattung - wichtige Leistungsindikatoren, Metriken, Ergebnisse,
• automatischer Workflow - Aufgabenverlagerung zwischen Abteilungen,
• Dokumentenmanagement - Zugriff auf Rechnungen, Verträge, Spezifikationen.

Single Sign-On (SSO) für einfachen Zugriff

SSO vereinfacht die Intranet-Nutzung radikal. Mitarbeiter loggen sich einmal ein und erhalten automatisch Zugriff auf alle integrierten Anwendungen. Dies beseitigt die Frustration des Passwort-Memorierens und erhöht die Sicherheit durch zentralisiertes Zugangsmanagement.

Die Implementierung sicherer Logins ist durch die Integration des Intranets mit Diensten wie LDAP, Microsoft Entra ID (ehemals Azure Active Directory), Google Workspace-Konten oder Microsoft 365 möglich.

Steigern Sie das Mitarbeiterengagement mit Open Intranet

Alle in diesem Artikel beschriebenen Funktionen können bereits in Open Intranet – einem von Droptica entwickelten Open-Source-System – in die Praxis umgesetzt werden, das kostenlos installiert werden kann.

Open Intranet ist ein gebrauchsfertiges Starter-Kit mit vorkonfigurierten Modulen für interne Kommunikation, Wissensaustausch und Teamzusammenarbeit. Das System enthält alle im Artikel diskutierten Schlüsselelemente – von Kommunikationstools über Dokumentenmanagement bis hin zu Mitarbeiterprofilen und einem responsiven Design, das auf mobilen Geräten funktioniert.

Die Plattform unterstützt nahtlose Integration mit Geschäftstools wie Jira, Asana und Slack. Sie bietet auch Benutzern sicheren Single Sign-On durch die Integration mit Active Directory, LDAP, Google Workspace und Microsoft 365. 

Das System wird aktiv entwickelt und gewartet, und es werden regelmäßig neue Funktionen basierend auf dem Feedback der Benutzer-Community veröffentlicht. Dank seiner offenen Architektur kann die Funktionalität nach Belieben durch das Hinzufügen benutzerdefinierter Drupal-Module oder die Integration mit zusätzlichen Systemen erweitert werden.

Wenn Ihr Unternehmen technische Unterstützung benötigt, bieten wir Intranet-Implementierung und Entwicklung zusätzlicher Funktionalitäten an.

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Aktualisierter Artikel vom 18.09.2020