Ist es besser, ein Intranet zu erstellen oder zu kaufen? Die richtige Lösung auswählen

Die Wahl eines Unternehmens-Intranets ist eine Entscheidung, die die Arbeitsweise Ihres Teams verändern kann. Auf dem Markt gibt es SaaS-Systeme, die morgen eingeführt werden können, und maßgeschneiderte Lösungen, die mehrere Monate Arbeit erfordern. Dazwischen befinden sich Open Source-Systeme, die einen Kompromiss zwischen Schnelligkeit und Flexibilität bieten. Wie wählen Sie die beste Option für Ihre Organisation?

In diesem Artikel:

• Bedarfsanalyse - Wo soll man beginnen, wenn man ein neues Intranet wählt?
• Funktionen
• Auf dem Markt verfügbare Intranets - ein Überblick über die Möglichkeiten
• Preis und Kosten der Implementierung von Intranet-Lösungen
• Zeit erforderlich für die Implementierung der Mitarbeiter-Intranet-Plattform
• Steuerung und Flexibilität der Lösung
• Erscheinungsbild und Benutzerfreundlichkeit
• Technologien
• Integrationen
• Datenschutz und Sicherheit
• Ein Intranet bauen oder kaufen? Zusammenfassung

Bedarfsanalyse - Wo soll man beginnen, wenn man ein neues Intranet wählt?

Bevor Sie beginnen, spezifische Systeme zu vergleichen, müssen Sie genau verstehen, was Ihr Unternehmen benötigt. Dies mag offensichtlich erscheinen, aber die meisten Unternehmen machen den Fehler, eine Lösung basierend auf einer Liste von Intranet-Funktionen zu wählen, anstatt auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Benutzer zu achten.

Beginnen Sie mit Gesprächen mit Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen. Fragen Sie sie, nach welchen Informationen sie am häufigsten suchen, mit welchen internen Kommunikationsproblemen sie konfrontiert sind und welche Prozesse am zeitaufwändigsten sind. Das Marketing benötigt möglicherweise schnellen Zugriff auf Branding-Materialien, HR könnte ein effizientes Onboarding-System für Neueinstellungen benötigen, und Projektteams könnten Tools benötigen, um Dokumente gemeinsam zu bearbeiten.

Bestimmen Sie auch den Umfang der Implementierung. Reden Sie über ein 20-Personen-Unternehmen, in dem sich jeder kennt, oder über große Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern an verschiedenen Standorten? Die Größe der Organisation hat einen entscheidenden Einfluss auf die Wahl der Technologie - was für ein Startup funktioniert, könnte für ein großes Unternehmen nicht ausreichend sein.

Vergessen Sie nicht die technologischen Bedürfnisse. Überprüfen Sie, mit welchen Systemen das Intranet integriert werden muss - eigenes CRM, HR-System, Buchhaltungstools oder Kommunikationsplattformen. Je mehr Integrationen Sie benötigen, desto wichtiger wird die Flexibilität der gewählten Lösung.

Bewerten Sie schließlich Ihre internen Ressourcen. Haben Sie ein IT-Team, das ein anspruchsvolles System verwalten kann, oder benötigen Sie eine "plug and play"-Lösung? Diese Antwort wird die Liste der verfügbaren Optionen stark einschränken und Ihnen helfen, kostspielige Fehler in der Zukunft zu vermeiden.

Funktionen

Jedes Intranet, unabhängig von der Unternehmensgröße, sollte den Mitarbeitern Zugriff auf wichtige Informationen und grundlegende Kommunikationstools bieten. Wesentliche Funktionen umfassen:

• Wissensdatenbank und Dokumente - ein zentrales Repository für Verfahren, Anleitungen, Formulare und Arbeitsmaterialien in verschiedenen Formaten (PDF, Video, Präsentationen),
• Kontaktliste - ein vollständiges Adressbuch der Organisation mit Kontakt- und Strukturinformationen.
• FAQ - Antworten auf häufig gestellte Fragen zu Unternehmensprozessen,
• Kalender - ein gemeinsamer Kalender für Veranstaltungen, Meetings und wichtige Termine,
• Nachrichtenbereich - Mitteilungen der Geschäftsleitung, Ankündigungen und Unternehmensnachrichten,
• Suchsystem - die Möglichkeit, schnell die benötigten Informationen im gesamten Intranet zu finden.

Kommunikationsfunktionen - Mitarbeiterbindung aufbauen

In der Ära der Fern- und hybriden Arbeit werden die sozialen Funktionen des Intranets entscheidend, um die Unternehmenskultur aufrechtzuerhalten. Die Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens verbessern mithilfe des Intranets ist dank folgender Funktionen möglich:

• Chat und private Nachrichten - direkte Kommunikation zwischen Mitarbeitern,
• Diskussionsforum - ein Ort zum Austausch von Meinungen und zur Problembehebung,
• Kommentare und Reaktionen - die Möglichkeit, auf Veröffentlichungen zu reagieren,
• Schwarze Bretter - Raum für informelle Mitarbeiterkommunikation und Ankündigungen.

Benutzer der Open Intranet-Plattform können Likes und Kommentare zu Veröffentlichungen hinzufügen.

Entwicklungsfunktionen - Investition in Humankapital

In einer Zeit, in der die Fähigkeiten der Mitarbeiter kontinuierlich verbessert werden müssen, kann ein integriertes Schulungssystem einem Unternehmen jährlich Tausende von Euro für externe Kurse sparen. Darüber hinaus ermöglicht es die Standardisierung von Onboarding- und Weiterentwicklungsprozessen in der gesamten Organisation. Die Schulung und Weiterentwicklung der Fähigkeiten der eingestellten Personen wird durch folgende Funktionen unterstützt:

• e-Learning-System - Quizze, Videolektionen, Tests und Online-Kurse,
• Microlearning - kurze Lernmaterialien im Stil von sozialen Medien,
• Entwicklungspfade - personalisierte Schulungsprogramme für verschiedene Positionen,
• Zertifikate und Abzeichen - ein Anreizsystem zur Bestätigung der erworbenen Fähigkeiten.

Managementfunktionen - Prozessoptimierung

Die beste Intranet-Software ist nicht nur eine Informationsplattform, sondern auch ein Werkzeug zur Steigerung der betrieblichen Effizienz eines Unternehmens. Die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben und das bessere Management des Informationsflusses können zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen führen. Für das Workflow-Management können sich für Sie nützlich erweisen:

• Zeiterfassung - Nachverfolgung der Stunden und Abrechnung der Projekte,
• Aufgabenmanagement - Zuweisung und Überwachung der Fortschritte bei Zielen,
• Benachrichtigungen und Erinnerungen - automatische Warnungen zu bevorstehenden Fristen,
• Analyse-Dashboards - Berichte, die die Nutzung der Plattform und die Effizienz von Prozessen zeigen,
• Workflow-Systeme - Automatisierung sich wiederholender Geschäftsprozesse.

Die Auswahl von spezifischen Funktionen sollte auf den tatsächlichen Bedürfnissen der Organisation basieren, nicht auf der Verfügbarkeit von Optionen in einem bestimmten System. Es ist besser, ein Unternehmens-Intranet mit weniger Funktionen zu haben, die aktiv von verschiedenen Teams genutzt werden, als eine überladene Plattform, die nur von einer Handvoll Mitarbeiter genutzt wird.

Auf dem Markt verfügbare Intranets - ein Überblick über die Möglichkeiten

Der Markt für Intranet-Lösungen bietet heute drei Hauptwege, die jeweils ihre eigenen Vorteile und Einschränkungen haben. Die Wahl der richtigen Option hängt vom Budget, den technischen Ressourcen des Unternehmens und den langfristigen Entwicklungsplänen der Organisation ab.

SaaS-Lösungen - Fertige Intranets

Software as a Service-Systeme sind die beliebteste Wahl für Unternehmen, die einen Intranet-Start wollen. Plattformen wie Microsoft SharePoint oder Confluence bieten sofort einsatzbereite Funktionen, die unmittelbar nach der Installation zur Verfügung stehen, und man kann fast sofort mit der Arbeit beginnen.

Hauptvorteile:

• schnelle Implementierung - oft innerhalb von Tagen,
• keine Notwendigkeit, die IT-Infrastruktur zu warten,
• regelmäßige Updates und technischer Support inklusive,
• vorhersehbare monatliche Kosten.

Einschränkungen:

• begrenzte Personalisierungsoptionen,
• Abhängigkeit vom Anbieter und seinen Geschäftsentscheidungen,
• Kosten steigen mit der Anzahl der Benutzer,
• weniger Kontrolle über Daten und Sicherheit.

Ein Beispiel für ein Intranet, das mit der Confluence-Plattform erstellt wurde. Quelle: Atlassian

Individuell erstellte Lösungen

Dies ist eine Option für Organisationen, die einzigartige Funktionen benötigen, die in Standardlösungen nicht möglich sind. Softwareagenturen erstellen individuelle Lösungen, um detaillierte Kundenanforderungen zu erfüllen.

Hauptvorteile:

• vollständige Personalisierung von Funktionalität und Erscheinungsbild,
• hervorragende Anpassung an Geschäftsprozesse,
• Code-Eigentum und vollständige Kontrolle über das System,
• die Möglichkeit, mit allen externen Systemen zu integrieren.

Einschränkungen:

• hohe Anfangskosten,
• lange Implementierungszeit (von mehreren Monaten bis zu einem Jahr),
• die Notwendigkeit, ein technisches Team zu haben,
• technische Risiken im Zusammenhang mit der Softwareentwicklung.

Open-Source-Lösungen

Open-Source-Systeme wie das auf Drupal basierende Open Intranet bieten einen Kompromiss zwischen Flexibilität und Kosten. Sie gewähren Zugriff auf den Quellcode ohne Lizenzgebühren, erfordern jedoch möglicherweise technisches Engagement.

Hauptvorteile:

• keine Lizenzkosten,
• die Möglichkeit, das System zu ändern und weiterzuentwickeln,
• große, aktive Gemeinschaften, die die Entwicklung des Tools unterstützen,
• Unabhängigkeit von einem einzelnen Anbieter,
• schnellere Implementierung als maßgeschneiderte Systeme.

Einschränkungen:

• die Notwendigkeit technischer Kompetenz für die Implementierung und laufende Wartung,
• technischer Support, oft kostenpflichtig oder eingeschränkt,
• die Notwendigkeit, Sicherheitsupdates selbst zu verwalten,
• kann zusätzliche Anpassungen erfordern, um vollständig zu passen.

Open Intranet reduziert Einschränkungen

Open Intranet basiert auf Drupal und erfordert nicht, dass das implementierende Unternehmen sich mit dem neuen Open-Source-Ökosystem und den Regeln eines Projekts dieses Typs auskennt. In Open Intranet sehen Upgrade, Hosting, Wartung und Entwicklung genauso aus wie in jedem anderen auf Drupal basierendem Projekt. Wissen zu diesen Themen ist frei im Internet verfügbar. Sie können LLM-Tools (wie ChatGPT) verwenden, um danach zu suchen. Fragen Sie einfach nach Drupal, und die Antwort gilt auch für Open Intranet. Dies macht es viel bequemer als andere Open-Source-Intranet-Systeme.

Nachrichtenbereich in der Open Intranet-Plattform.

Preis und Kosten der Implementierung von Intranet-Lösungen

Kosten sind oft ein entscheidender Faktor bei der Wahl einer Intranet-Lösung, aber sich nur auf den anfänglichen Preis zu konzentrieren, kann zu kostspieligen Fehlern führen. Es ist entscheidend, die Gesamtkosten des Eigentums (TCO) über den gesamten Lebenszyklus des Systems zu verstehen, der Implementierung, Wartung und Entwicklung der Plattform umfasst.

Implementierungskosten - Anfangsinvestition

Fertig-Intranets scheinen die niedrigste Einstiegshürde zu haben - oft nur ein paar Dutzend Euro pro Monat für kleine Teams. Das Problem tritt auf, wenn man skaliert. Wenn Ihr Unternehmen 500 Mitarbeiter hat und der Zugang zum Intranet für jeden von ihnen 15 Euro pro Monat kostet, liegen die jährlichen Kosten bereits bei 45.000 Euro. Für Organisationen mit Tausenden von Mitarbeitern können Abonnementskosten unerschwinglich sein.

Individuelle Intranets erfordern eine große einmalige Investition - von Zehntausenden bis Hunderttausenden von Euro, abhängig von der Komplexität des Projekts. Dies kann eine Hürde für kleinere Unternehmen sein, aber langfristig erweist es sich oft als kostengünstiger als ein Abonnement, insbesondere für größere Organisationen.

Open-Source-Intranets bieten hier eine interessante Alternative. Open Intranet kann kostenlos heruntergeladen und installiert werden. Die Nutzung der Open-Source-Version der Software ist ebenfalls kostenlos. Sie müssen die Kosten für das Hosting und optional für Schulungen tragen. Auf der Seite des Unternehmens, das sich für eine Open-Source-Lösung entscheidet, gibt es auch Sicherheitsaktualisierungen. Wenn eine Organisation die Open-Source-Version mehr anpassen muss, kann sie dies selbst tun, die Arbeit an Droptica oder ein anderes Drupal-Unternehmen auslagern. Dann hängen die Anpassungskosten von der Art der Änderungen ab, die das Unternehmen an dem System vornehmen möchte. 

Wartungs- und Upgrade-Kosten

Hier sind die Proportionen umgekehrt. Bei fertigen Lösungen liegen Wartung und Upgrades auf der Anbieterseite - Benutzer tragen keine zusätzlichen Kosten, haben jedoch auch kein Mitspracherecht bei der Zeitplanung von Änderungen oder der Priorisierung von Funktionen.

Personalisierte Intranets erfordern laufende technische Unterstützung. Das bedeutet, ein IT-Team zu unterhalten oder mit externen Spezialisten zusammenzuarbeiten. Die jährlichen Wartungskosten können 10-20% der ursprünglichen Investition betragen.

Open-Source-Lösungen erfordern einen ähnlichen Ansatz wie maßgefertigte Intranets, jedoch mit einem wichtigen Unterschied - Sie haben die Wahl des Dienstanbieters. Sie sind nicht auf ein Unternehmen angewiesen und können sich für einen lokalen Technologiepartner entscheiden, was oft zu niedrigeren Kosten und besserem Support führt.

Entwicklungs- und Änderungskosten

Bei SaaS-Modellen ist der Zugriff auf neue Funktionen normalerweise eine Frage der Umstellung auf ein höheres Preispaket. Die Auswahl ist auf ein paar oder ein Dutzend vorgegebene Optionen beschränkt, aber die Implementierung erfolgt sofort.

Individuell erstellte Intranets ermöglichen jede Weiterentwicklung, aber jede Anpassung erfordert Programmierkosten. Die Planung eines Budgets für die Weiterentwicklung wird entscheidend - es lohnt sich, 15-25% des Budgets für Funktionen zu reservieren, die nach der Implementierung auftreten werden.

Open-Source-Lösungen kombinieren Flexibilität mit Kosteneinsparungen. Viele zusätzliche Module und Erweiterungen werden von der Gemeinschaft erstellt und sind kostenlos erhältlich, zum Beispiel Module für die Integration mit beliebten Tools oder zusätzliche Kommunikationsfunktionen. Kosten entstehen nur, wenn Sie sehr spezialisierte Funktionen benötigen, die von einem externen Unternehmen programmiert werden müssen.

Versteckte Kosten

Unabhängig von der gewählten Option sollten Sie zusätzliche Ausgaben für Benutzerschulungen, die Datenmigration aus bestehenden Systemen und vorübergehende Produktivitätsverluste während der Implementierung einplanen. Diese Kosten können 20-30% der Gesamtsinvestition ausmachen, werden jedoch oft in den anfänglichen Berechnungen übersehen.

Denken Sie auch an die Kosten der Integration mit bestehender Software - je mehr Verbindungen Sie benötigen, desto höher können die Implementierungskosten sein, insbesondere bei fertigen Lösungen mit eingeschränkten Integrationsmöglichkeiten.

Zeit erforderlich für die Implementierung der Mitarbeiter-Intranet-Plattform

Die Implementierungszeit ist ein entscheidender Faktor, insbesondere wenn eine Organisation dringend  die interne Kommunikation verbessern oder veraltete Systeme ersetzen muss. Jede der drei Hauptoptionen bietet unterschiedliche Zeitrahmen, die an Ihre Möglichkeiten und Erwartungen angepasst werden sollten.

SaaS-Lösungen - fast sofortiger Start

Wenn Sie dringend Ihr eigenes Intranet benötigen, sind vorgefertigte Lösungen der schnellste Weg.  Sie können buchstäblich eine Basisversion des Systems innerhalb von Stunden in Betrieb nehmen - erstellen Sie einfach ein Konto, fügen Sie Benutzer hinzu und beginnen Sie mit der Nutzung der Grundfunktionen.

Die tatsächliche Implementierungszeit wird länger, wenn Sie das System an Ihre Bedürfnisse anpassen müssen. Die Konfiguration der Benutzerberechtigungen, der Import von Daten aus bestehenden Systemen, die Schulung der Mitarbeiter und die Anpassung des Designs können von wenigen Tagen bis zu mehreren Wochen dauern. Darüber hinaus kann die Integration mit externen Tools, wie HR- oder CRM-Systemen, technische Unterstützung und zusätzliche Zeit erfordern.

Individuelle Intranets - Geduld zahlt sich aus

Die besten individuellen Lösungen werden nicht über Nacht geschaffen.  Das Designen und Bauen eines Intranets speziell für ein bestimmtes Unternehmen ist ein Prozess, der von einigen Wochen bis zu mehreren Monaten dauern kann und für sehr komplexe Projekte bis zu einem Jahr dauern kann.

Die Implementierungszeit hängt in erster Linie vom Funktionsumfang und dem Personalisierungsgrad ab. Ein einfaches Informationsportal mit einer Wissensdatenbank kann in 6-8 Wochen erstellt werden, während ein erweitertes System mit mehreren Integrationen und personalisierten Workflows 6-12 Monate Arbeit erfordern kann.

Open-Source-Lösungen - ein vernünftiger Kompromiss

Der Vorteil von Open-Source-Lösungen besteht darin, dass sie bereits über grundlegende Intranet-Funktionen verfügen, sodass Sie diese nicht von Grund auf programmieren müssen. Die Implementierungszeit wird hauptsächlich für die Anpassung des Aussehens, die Konfiguration von Modulen und die Integration mit bestehender Unternehmenssoftware aufgewendet.

In addition, the open source community often provides off-the-shelf modules bereitgestellte Module und Erweiterungen, die schnell installiert werden können, anstatt sie programmieren zu lassen. Dies beschleunigt den Prozess der Implementierung von Funktionalitäten erheblich, die in dedizierten Systemen Wochen programmatischen Aufwands erfordern würden.

Faktoren, die die Implementierungszeit beeinflussen

Unabhängig von der gewählten Option können mehrere Faktoren den Zeitplan erheblich beeinflussen:

• Datenbereitschaft - Je besser Sie Ihre Dokumente, Kontakte und andere Informationen für die Migration organisiert haben, desto schneller wird die Implementierung sein. Informationschaos kann den Prozess um mehrere Wochen verlängern.
• Teamengagement - Projekte, an denen Vertreter aus verschiedenen Abteilungen des Unternehmens beteiligt sind, werden schneller und effizienter umgesetzt. Der Mangel an klaren Geschäftsentscheidungen ist die häufigste Ursache für Verzögerungen.
• Integrationskomplexität - Das Verbinden Ihres Intranets mit mehreren externen Systemen verlängert den Prozess immer. Planen Sie zusätzliche Zeit für Tests und das Abstimmen der Verbindungen ein.

Denken Sie daran, dass eine schnellere Intranet-Implementierung nicht immer ein besseres Ergebnis bedeutet. Manchmal lohnt es sich, zusätzliche Wochen in die sorgfältige Planung der Funktionen und das Überdenken von Prozessen zu investieren, anstatt monatelang mit einem nicht passenden System zu kämpfen.

Steuerung und Flexibilität der Lösung

Das Maß an Kontrolle über ein Intranet-System und dessen Anpassbarkeit sind Schlüsselfaktoren, die den langfristigen Wert der gewählten Lösung erheblich beeinflussen. Die verschiedenen auf dem Markt verfügbaren Optionen bieten völlig unterschiedliche Ansätze zur Verwaltung und Personalisierung der Plattform.

SaaS-Lösungen bieten begrenzte Flexibilität - in der Regel kann man Logos, Farben oder Layouts von Elementen innerhalb der verfügbaren Vorlagen ändern. Tiefere Funktionalitätsänderungen erfordern jedoch oft die Umstellung auf teurere Pläne oder sind überhaupt nicht möglich. Sie sind von den Plänen des Anbieters abhängig und haben keine Kontrolle über die Richtung des Produkts.

Dedizierte Systeme geben Ihnen vollständige Kontrolle über jeden Aspekt der Plattform. Sie können genau die Funktionalität definieren, die Sie benötigen, und die Oberfläche so anpassen, dass sie den spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation gerecht wird. Diese Lösung eignet sich ideal für Unternehmen mit einzigartigen Geschäftsprozessen oder hohen Sicherheitsanforderungen.

Open-Source-Lösungen sind ein Kompromiss zwischen Flexibilität und Zugänglichkeit. Mit Open-Source-Code haben Sie die Möglichkeit, das System nach Bedarf zu ändern und gleichzeitig von der Arbeit der Entwicklergemeinschaft zu profitieren. Ein Beispiel für diesen Ansatz ist Open Intranet, ein Drupal-basiertes System, das fertige Funktionalitäten mit der Möglichkeit der weiteren Erweiterung und Personalisierung bietet.

Datenmanagement und Hosting

Die Wahl der Lösung bestimmt auch das Maß an Kontrolle über die Daten und die technische Infrastruktur der Organisation.

Mit SaaS-Systemen werden Daten auf den Servern des Anbieters gespeichert, oft in der Cloud. Dies ist zwar bequem, bedeutet jedoch eine eingeschränkte Kontrolle über den Speicherort der Daten und die Abhängigkeit von den Sicherheitsrichtlinien eines Drittanbieters. Für Unternehmen, die die Einhaltung bestimmter Vorschriften (z. B. RODO) erfordern, kann dies problematisch sein.

Dedizierte Lösungen ermöglichen die vollständige Kontrolle über Hosting und Datenmanagement. Sie können auswählen, ob das System auf Ihren eigenen Servern oder in der Cloud Ihrer Wahl betrieben wird. Dies ist insbesondere für Organisationen im Finanz-, Medizin- oder Regierungssektor von Bedeutung.

Open-Source-Plattformen bieten in dieser Hinsicht die größte Flexibilität. Sie können das System auf Ihrer eigenen Infrastruktur hosten, einen Cloud-Anbieter wählen oder Managed-Hosting-Dienste nutzen. Open Intranet kann lokal oder in jeder beliebigen Cloud bereitgestellt werden und ermöglicht die vollständige Kontrolle über die Daten Ihrer Organisation bei gleichzeitiger Nutzung bewährter Technologie-Lösungen.

Es ist wichtig zu bedenken, dass größere Kontrolle auch eine größere Verantwortung für Sicherheit, Upgrades und Systemwartung bedeutet. Daher sollte die Wahl des richtigen Maßes an Kontrolle an die technischen Möglichkeiten und Bedürfnisse Ihrer Organisation angepasst werden.

Erscheinungsbild und Benutzerfreundlichkeit

Die Benutzeroberfläche ist das erste Element, auf das die Mitarbeiter beim Einloggen in ein Intranet stoßen.  Gutes Design kann den Erfolg des gesamten Projekts bestimmen - eine Plattform mit ausgezeichneter Funktionalität wird nicht genutzt, wenn die Benutzerführung unlogisch ist.

SaaS-Systeme  bieten begrenzte Anpassungsmöglichkeiten - Sie können das Logo, die Farben ändern und aus den verfügbaren Vorlagen auswählen. Das Erscheinungsbild kann sich jedoch ohne Ihre Zustimmung ändern, wenn Sie das System aktualisieren.

Dedizierte Lösungen  bieten Ihnen volle Freiheit im Interface-Design. Sie können ein einzigartiges Design erstellen, das die Identität des Unternehmens widerspiegelt und die Mitarbeitererfahrung verbessert.

Open-Source-Plattformen  bieten einen Kompromiss zwischen Flexibilität und Schnelligkeit der Bereitstellung. Ein offenes Intranet basierend auf Drupal ermöglicht durch vorgefertigte Komponenten eine beträchtliche visuelle Personalisierung. Sie können das Farbschema oder Layouts von Elementen anpassen.

Responsiveness der Intranet-Software

Responsiveness ist bereits eine Anforderung, keine Option. Beim Remote-Arbeiten müssen Mitarbeiter von verschiedenen Geräten aus auf das Intranet zugreifen. Leider sind nicht alle SaaS-Lösungen vollständig ansprechend. Drupal-basierte Systeme verwenden flexible Layouts und spezielle Module zur Optimierung der Anzeige auf  mobilen Geräten. Open Intranet bietet vollständige Responsiveness von Anfang an und erleichtert den bequemen Zugriff, unabhängig vom Gerät.

Technologien

Die Wahl der Technologien, die einem Intranet-System zugrunde liegen, beeinflusst dessen langfristige Effektivität, Wachstumschancen und Wartungskosten. Verschiedene Systemtypen bieten unterschiedliche Ansätze zu technologischen Fragen.

SaaS-Lösungen  nehmen Ihnen vollständig die Einflussnahme auf die Auswahl der Technologien, die zur Entwicklung der Plattform verwendet werden. Sie sind auf die Entscheidungen des Anbieters und dessen Technologieplan angewiesen. Auf der anderen Seite erhalten Sie Zugriff auf die technischen Supportteams als Teil Ihres Abonnementpakets - die teuersten Pläne umfassen oft einen dedizierten technischen Betreuer.

Dedizierte Systeme  geben Ihnen die volle Kontrolle über die Auswahl der Technologie, erfordern jedoch die richtige Expertise in Ihrem Team oder die Zusammenarbeit mit externen Spezialisten. Sie können den Technologiestapel an die bereits im Unternehmen verwendeten Lösungen anpassen, was die Integration und Wartung erleichtert.

Open-Source-Plattformen  bieten die beste Kombination aus Kontrolle und Unterstützung der Community. Technologien wie Drupal, auf denen Open Intranet basiert, haben eine große und aktive Entwicklergemeinschaft, die regelmäßig Updates und neue Funktionen herausbringt.

Die Wahl einer Open-Source-Technologie für Ihr eigenes Intranet bringt mehrere wichtige Vorteile:

• Zugriff auf den Systemcode ohne den Kauf teurer Lizenzen,
• die Möglichkeit, die Lösung nach den Bedürfnissen der Organisation beliebig zu ändern,
• Freiheit, den Dienstanbieter zu wechseln.

Open-Source-Technologien zeichnen sich auch durch die hohe Verfügbarkeit von Spezialisten auf dem Markt aus. Die Wahl einer beliebten Lösung wie Drupal garantiert leichten Zugriff auf Unternehmen und Freiberufler mit den notwendigen Fähigkeiten sowie wettbewerbsfähige Preisangebote.

Integrationen

Ein modernes Intranet funktioniert nicht im luftleeren Raum - es muss nahtlos mit dem Ökosystem der bereits in der Organisation verwendeten Tools zusammenarbeiten. Die  Integrationsmöglichkeiten verschiedener Lösungen beeinflussen wesentlich deren praktischen Wert und Benutzerakzeptanz.

SaaS-Systeme  bieten in der Regel einen vordefinierten Satz von Integrationen mit gängigen Tools. Obwohl die Liste beeindruckend erscheinen mag, sind Sie auf die vom Anbieter ausgewählten Lösungen beschränkt. Wenn Ihr Unternehmen weniger populäre oder branchenspezifische Systeme verwendet, kann es sein, dass die Integration unmöglich ist oder teure Zwischenlösungen erfordert.

Dedizierte Lösungen  geben Ihnen volle Integrationsfreiheit, erfordern jedoch für jede Verbindung individuelles Programmieren. Dies bedeutet höhere Implementierungskosten, aber auch die Möglichkeit, ein perfekt zugeschnittenes Ökosystem von Tools zu erstellen.

Open-Source-Plattformen sind ein Kompromiss - sie bieten umfangreiche Integrationsmöglichkeiten mithilfe vorgefertigter Module und Plugins.

Datenschutz und Sicherheit

Die Sicherheit von Firmendaten und Mitarbeiterinformationen sollte bei der Auswahl einer Intranet-Lösung höchste Priorität haben. Unterschiedliche Arten von Intranets bieten verschiedene Kontrollniveaus über Sicherheit und Datenschutz.

SaaS-Systeme verlagern die Verantwortung für die Sicherheit auf den Anbieter, was sowohl ein Vorteil als auch ein Nachteil sein kann. Einerseits müssen Sie sich nicht um Sicherheitsupdates oder Bedrohungsüberwachung kümmern. Andererseits erklären Anbieter selten im Detail, wie sie potenzielle Angriffe durch Cyberkriminelle abwehren, was für Organisationen mit hohen Sicherheitsanforderungen fragwürdig sein kann.

Dedizierte Lösungen geben Ihnen die volle Kontrolle über die Sicherheit, erfordern jedoch das richtige Know-how und Ressourcen. Sie müssen sich selbst um alle Aspekte der Sicherheit kümmern - von der Serverkonfiguration bis zu regelmäßigen Updates und Überwachung.

Open-Source-Plattformen bieten die Transparenz, die geschlossenen Lösungen fehlt. Sie können genau sehen, wie das Sicherheitssystem funktioniert.  Die Entwickler von Drupal legen großen Wert auf Sicherheit, sodass die Technologie für Projekte empfohlen wird, die erweiterte Sicherheitsfunktionen erfordern. Dieses CMS ist mit einem Fehlermeldesystem ausgestattet, das in der Lage ist, jede Verwundbarkeit oder Sicherheitslücke zu erkennen und dann das entsprechende Team darüber zu informieren. Regelmäßige Updates der Software und die Installation der neuesten Versionen von Modulen ermöglichen es Ihnen, Ihr Drupal-Intranet und seine Benutzer gut zu schützen.

Ein Intranet bauen oder kaufen? Zusammenfassung

Der Entscheidungsprozess zwischen dem Kauf oder dem Bau einer Intranet-Lösung sollte auf einer gründlichen Analyse der Bedürfnisse der Organisation, der verfügbaren Ressourcen und der langfristigen Geschäftsziele basieren. Es gibt keine universelle Lösung - jeder Ansatz hat seinen Platz in verschiedenen Szenarien.

Wann sollte man sich für SaaS-Lösungen entscheiden?

SaaS-Systeme sind die beste Wahl für Organisationen, die eine schnelle Implementierung grundlegender Intranet-Funktionen benötigen. Sie sind ideal für kleine Unternehmen (bis zu 50 Mitarbeiter), die kein eigenes IT-Team haben und jeden Monat mit vorhersehbaren Kosten planen. Wenn Ihre Organisation standardmäßige Kommunikationsbedürfnisse hat und keine erweiterten Integrationen erfordert, kann eine fertige Lösung ausreichen.

Wann sollte man sich für den Aufbau eines Intranets von Grund auf entscheiden?

Der Aufbau eines Systems von Grund auf macht in großen Organisationen mit komplexen, einzigartigen Geschäftsprozessen Sinn. Es ist eine Lösung für Unternehmen, die das Intranet als strategisches Wettbewerbsinstrument betrachten und über ein erhebliches Budget sowie ein technisches Team verfügen. Dedizierte Systeme eignen sich auch für Organisationen mit hohen Sicherheitsanforderungen oder spezifischen regulatorischen Anforderungen.

Open-Source-Lösungen als goldener Mittelweg

Open Intranet und ähnliche Open-Source-Plattformen sind gute Lösungen für Unternehmen jeder Größe. Sie kombinieren die Flexibilität von dedizierten Systemen mit der Verfügbarkeit von SaaS-Lösungen. Sie sind eine ideale Option für Unternehmen, die ihre Daten kontrollieren wollen, monatliche Benutzergebühren umgehen und die Möglichkeit zur Weiterentwicklung des Systems in der Zukunft beibehalten möchten. Wenn Sie ein Open-Source-Intranet in Betracht ziehen, vereinbaren Sie eine kostenlose Beratung. Wir zeigen und erzählen Ihnen mehr über die Open Intranet-Plattform und wie sie für Ihr Team angepasst werden kann.

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Aktualisierter Artikel vom 19.05.2023