Gestion de projet informatique : Qu'est-ce que c'est et comment mener ce processus ?

La gestion de projet est le processus dans lequel la personne responsable d'un projet - le chef de projet, planifie et contrôle les tâches qui font partie du projet et attribue les ressources en conséquence. La gestion de projet vise à atteindre l'objectif du projet dans le délai et le budget fixés. Dans l'industrie informatique, les méthodologies agiles sont le plus souvent utilisées pour atteindre ces objectifs, permettant une adaptation fluide du processus et du produit aux conditions environnementales changeantes et aux attentes des clients.

Qu'est-ce que la gestion de projet informatique ?

La gestion de projet dans le domaine informatique diffère de la gestion de projet traditionnelle car les projets logiciels ont un cycle de vie spécifique qui nécessite plusieurs cycles de tests, de mises à jour et de retour d'information de la part des clients. La plupart des projets liés à l'informatique sont gérés en utilisant des méthodologies agiles pour suivre le rythme de l'entreprise et itérer en fonction des retours des clients et des parties prenantes. Habituellement, après la mise en œuvre d'un produit, le travail de l'équipe informatique ne se termine pas, mais la phase de support commence, qui devrait durer aussi longtemps que le produit existe. Dans le monde de l'informatique, il est difficile de faire face sans mettre à jour les systèmes, développer les fonctionnalités des applications ou améliorer les fonctionnalités de sécurité.

Plan de projet

Avant de commencer les travaux de développement sur un projet, un registre de produit est préparé. Cet élément est la responsabilité du Product Owner, c'est-à-dire généralement le client, ou du Chef de projet, qui décrit le résultat attendu en coopération avec le client. Le backlog est un ensemble d'hypothèses de projet sous forme de récits utilisateurs décrivant les fonctions et éléments particuliers du produit final. Lorsque le backlog est prêt - ou du moins contient suffisamment d'histoires pour que les travaux puissent commencer - le Chef de projet et l'équipe projet se réunissent pour sélectionner les histoires qui doivent être réalisées en premier et pour faire une estimation de leur intensité de travail requise.

Planification de projet

Dans le cas de petits projets, il est parfois possible d'effectuer une estimation complète de l'ensemble du projet, de son début à son exécution. Cependant, il est plus courant de diviser le travail en phases et de les exécuter dans des sprints (périodes de temps définies et fixes). Estimer l'intensité du travail requise pour des tâches individuelles permet de déterminer le coût et les délais pour terminer les phases individuelles ou le projet entier. Grâce à l'estimation, en connaissant les ressources disponibles, c'est-à-dire la taille et l'expérience de l'équipe, il est possible de planifier le travail assez précisément sur plusieurs semaines, parfois même des mois.

Planifier le travail d'une équipe projet nécessite une connaissance du flux de processus. Le travail des membres individuels de l'équipe peut être interdépendant ou peut être effectué en parallèle. Dans le cas du développement web, la préparation de l'environnement de développement et de test n'est pas liée au travail de l'équipe graphique afin qu'ils puissent avoir lieu en parallèle. Cependant, il est impossible de planifier indépendamment les tests de produit du travail de l'équipe de développement car ce n'est qu'après la construction des éléments individuels que le testeur peut vérifier leur fonctionnement.

La connaissance du processus avec la connaissance de la consommation de travail des tâches individuelles permet d'organiser le travail sur une chronologie et de réserver la disponibilité des membres individuels de l'équipe uniquement pendant le temps où ils participent activement au processus. Ainsi, ils peuvent participer à d'autres projets aux autres étapes du travail.

Gestion des coûts

La gestion des coûts dans la gestion de projet est le processus de planification, d'estimation, de budgétisation et de contrôle des coûts du projet. Le processus de gestion des coûts permet de prévoir les dépenses futures afin de réduire la probabilité de dépassement de budget. Les coûts prévus sont calculés pendant la phase de planification du projet et doivent être approuvés avant le début des travaux.

L'élément de base de la gestion des coûts est de déterminer les ressources nécessaires pour réaliser toutes les activités du projet.

Allocation des ressources

Un chef de projet expérimenté est capable de déterminer quels membres de l'équipe seront nécessaires pour le projet. Cependant, il est toujours bon de discuter de la tâche avec l'équipe avant de démarrer le projet. Cela vise à établir si tout le monde est suffisamment compétent pour mener à bien un élément du projet ou si le travail doit être réparti non seulement selon la disponibilité en temps mais aussi selon l'expérience et les compétences des membres individuels de l'équipe.

Lors de l'allocation des ressources, l'optimisation est également un élément important afin d'éviter les interruptions dans le travail des membres individuels de l'équipe. Si un membre donné de l'équipe ne peut effectuer que certaines activités et que ses tâches se terminent à un moment donné, il peut être transféré (temporairement ou définitivement) à une autre équipe où ses compétences seront utilisées pendant la période d'inactivité dans notre projet.

Gestion des tâches

La gestion des tâches est le processus de surveillance des tâches du projet à toutes les phases, du début à la fin. Elle implique de prendre des décisions concernant les tâches afin d'accommoder les changements susceptibles de survenir en cours de route. Le but de la gestion des tâches est toujours de mener les tâches à terme.

Que fait le chef de projet ?

Le chef de projet gère les projets, c'est-à-dire qu'il est responsable de la planification, de l'exécution et de la mise en œuvre d'un projet donné. C'est la personne responsable de l'organisation du travail de l'équipe, ce qui ne signifie pas qu'elle doit être le supérieur des membres de l'équipe. Le chef de projet est le chef du projet, planifiant le temps et la séquence des travaux. Il est responsable du résultat final et participe donc toujours au projet.

Le chef de projet doit organiser le travail sur le projet dans le temps, déterminer qui participe au projet et les règles de coopération (par exemple, fréquence des réunions d'équipe, méthode de création de la documentation, flux d'informations, forme de reporting).

La personne occupant ce poste gère souvent également les coûts à partir desquels elle peut déterminer ce qui est dans le périmètre du projet et ce qui est au-delà. Elle influence également la qualité du projet, car il incombe au chef de projet de déterminer ce qui sera présenté au client. Le chef de projet gère souvent le flux d'informations entre le client et l'équipe projet.

Dans le cas de grands projets, cette personne est essentielle pour que le projet se déroule sans problème, tandis que le fait de ne pas inclure le PM dans le projet et d'attribuer les responsabilités du PM à des membres individuels de l'équipe se termine rarement bien. La responsabilité est diluée, il y a un manque de flux d'informations et il y a un risque de perdre beaucoup de temps à résoudre des conflits.

Attribution des tâches

Dans le cas des projets IT, il est très important que les tâches soient attribuées aux bonnes personnes. Selon la méthodologie, soit les membres de l'équipe choisissent eux-mêmes les tâches qu'ils peuvent mener à bien, soit le Chef de projet attribue ces tâches. En termes pratiques, les logiciels de gestion de projet sont généralement utilisés à cette fin car ils permettent de transparence du projet.

Reporting sur l'avancement du projet

Si le projet est mené en sprints, le reporting sur l'avancement a lieu lors d'une Sprint Review ou d'une démo. C'est une réunion d'équipe avec les parties prenantes ou le client où le travail effectué pendant le dernier sprint est présenté et les prochaines étapes sont planifiées. Pour les projets menés dans des méthodologies non agiles, le reporting dépend des accords avec le client.

Le reporting à chaque phase du projet est un élément clé pour sa mise en œuvre réussie. Le client n'est souvent pas une personne du monde de l'informatique, donc ses idées sur le produit qu'il reçoit peuvent différer des possibilités réelles. Par conséquent, la communication avec le client doit se faire de manière continue, et tout doute ou obstacle que l'équipe rencontre lors de la mise en œuvre du projet doit être signalé dès que possible.

Gestion des risques

Le risque projet est un événement incertain qui peut ou non se produire au cours du projet. Dans la gestion de projet, la gestion des risques est la pratique consistant à identifier, évaluer et prévenir ou atténuer les risques pour un projet qui pourraient affecter le résultat du projet. Les chefs de projet sont généralement responsables de la surveillance du processus de gestion des risques tout au long du projet.

Probablement l'un des risques de projet les plus courants - le risque de coût - est causé par une mauvaise planification budgétaire, des estimations de coûts inexactes et une extension de la portée du projet. Le risque est plus élevé lorsque les clients attendent beaucoup bien que le projet dispose de peu de ressources. Le risque de coût peut entraîner d'autres risques projet, tels que le risque de maintien du calendrier ou les risques d'exécution.

Outils de gestion de projet IT

Utiliser des outils de gestion de projet vous permet d'éviter de passer constamment d'un email à un tableur et à diverses listes "à faire". Les outils de gestion de projet intègrent toutes les fonctions essentielles nécessaires pour un bon flux d'informations au sein de l'équipe, la communication avec le client et une visibilité sur l'avancement du travail. Ils vous permettent de rassembler plans, fichiers, détails du projet et retours d'expérience en un seul endroit.

Jira

Jira est actuellement l'un des outils les plus populaires et les plus puissants pour mener des projets IT. Il offre une gestion transparente des projets et des ressources et permet de mener des projets dans plusieurs méthodologies, selon la configuration adoptée. Jira vous permet de planifier le travail, de surveiller les heures travaillées sur des tâches individuelles, ainsi que de travailler avec le client en cas de reporting d'erreurs.

Source: Atlassian

Les tâches ont différents types et peuvent être regroupées en histoires ou en épopées plus larges. Jira vous permet de créer des dépendances entre les tâches, c'est-à-dire de les organiser dans une séquence appropriée pour leur exécution. Cet outil peut également être enrichi de plusieurs compléments pour générer divers rapports, qui permettent de détecter rapidement et efficacement les problèmes d'exécution du projet.

Asana

Asana est un outil de gestion de travail beaucoup plus simple, et son interface est conviviale à la fois pour ceux ayant une formation technique et ceux non impliqués dans l'industrie informatique.

Ce programme permet de créer des tâches dans des mises en page telles que des listes, des tableaux kanban, des chronologies ou des calendriers. Vous pouvez passer à tout moment entre ces éléments. Vous pouvez regrouper des tâches en sections, les attribuer à des membres de l'équipe et fixer des délais pour leur achèvement. La version payante offre des outils pour le reporting, la création de dépendances entre les tâches ou des paramètres de confidentialité plus avancés.

Source: Asana

Mener des projets IT complexes avec Asana peut nécessiter l'utilisation d'outils externes supplémentaires. Cependant, pour organiser le travail quotidien de n'importe quel équipe, l'outil est clair, fonctionnel et très facile à utiliser, ce qui est un avantage certain par rapport à Jira.

Mantis Bug Tracker

Mantis Bug Tracker est un logiciel open source gratuit pour créer et gérer des tâches. Sa fonctionnalité est limitée à une liste de tâches sans graphique ni rapport. Cependant, ce n'est pas une liste "à faire", car il existe de nombreux champs à remplir, typiques des rapports de bogues, par exemple récurrence, priorité, visibilité et statut.

Source: MantisBT

Dans le cas de projets de faible complexité, vous pouvez utiliser cet outil pour gérer un projet du début à la fin. En raison de sa conception, cet outil semble optimal pour le support et le service client continu, lorsque des éléments supplémentaires tels que des rapports ou un enregistrement de temps ne sont pas nécessaires.

Feng Office

Feng Office est un outil davantage destiné à la gestion de l'ensemble de l'entreprise qu'à celle des seuls projets IT. En plus de la gestion des tâches de projet, le logiciel dispose de fonctions intégrées, telles que client de messagerie, dépôt de fichiers, gestion documentaire, base de données de clients et de contacts.

En termes de gestion de projet, Feng Office fonctionne de manière similaire à d'autres outils, vous permettant de créer des tâches, de les combiner en groupes, d'attribuer des utilisateurs et de surveiller l'avancement des travaux par exemple en utilisant un diagramme de Gantt. Il permet également de générer de nombreux rapports, tels que des rapports financiers, des niveaux d'exécution de projet, un flux de temps des tâches, etc.

Source: Feng Office

Dans la version gratuite, Feng Office vous permet d'utiliser un ensemble de base d'éléments. Dans les versions payantes, c'est un système de gestion très complet.

OpenProject

OpenProject est un logiciel de gestion de projet open source gratuit (version communautaire). De manière similaire à tous les outils de ce type, il permet de définir le flux de travail du projet en ajoutant un grand nombre de statuts, avec des variantes disponibles de leur flux de travail. Cependant, dans la version gratuite, l'outil ne fournit pas de tableau Kanban - c'est une fonctionnalité payante.

Source: OpenProject

OpenProject vous permet de surveiller le temps de travail, d'attribuer des taux appropriés aux utilisateurs, et donc de générer automatiquement les coûts du projet. Déjà dans sa version gratuite, c'est un outil très puissant, et les packages commerciaux l'enrichissent d'autres éléments très fonctionnels.

Gestion de projet IT - résumé

Mener un projet IT (concernant, par exemple le développement de logiciels sur mesure), en particulier en utilisant des méthodologies agiles, diffère de la réalisation de projets dans d'autres industries. Les outils utilisés par les entreprises et les spécialistes IT peuvent être avancés, et ils ne sont pas toujours applicables dans d'autres industries. Cependant, cela ne signifie pas qu'il n'existe pas de points communs. Tous les projets en entreprise sont réalisés avec des ressources, un temps et un budget spécifiques, et dans chaque cas, ils nécessitent une gestion appropriée. C'est au chef de projet et à toute l'équipe de décider quelles pratiques et outils ils trouvent les plus efficaces pour leur projet. Cependant, l'aspect le plus important est de ne pas perdre de vue l'objectif du projet et de s'efforcer constamment de l'atteindre avec tous vos efforts.