Idées de contenu pour l'intranet. Quels types de contenu pouvez-vous utiliser sur votre plateforme ?

Est-ce votre travail de gérer les communications internes de votre entreprise ? Est-ce à vous de découvrir de nouvelles façons de nouer des relations avec les employés et de les impliquer dans la vie de l'entreprise ? Nous vous suggérons quels types de contenu publier sur votre portail intranet pour intéresser les utilisateurs et soutenir leur travail. Découvrez nos suggestions.

1. Base de connaissances internes sur l'intranet d'entreprise

Fournir des informations est l'une des fonctions essentielles de l'intranet. Les idées de contenu qui peuvent y apparaître sont nombreuses. Les connaissances doivent être mises à disposition des employés sous différentes formes afin que chacun puisse les assimiler de la manière la plus confortable.

Quels types de contenu sont les plus courants ?

• Documents téléchargeables – ceux-ci peuvent être facilement imprimés si une personne préfère assimiler les connaissances de manière traditionnelle ou prendre des notes en marge des impressions.
• Articles – les textes plus courts sont plus accessibles pour les lecteurs.
• Infographies et présentations – les matériaux enrichis graphiquement séduiront particulièrement les apprenants visuels.
• Vidéo – le rapport 2022 de Sprout Social montre que jusqu'à 66 % des utilisateurs d'Internet préfèrent les vidéos courtes à d'autres formes de contenu.
• Podcasts – les enregistrements audio peuvent être écoutés dans presque toutes les situations (pendant l'entraînement, le ménage ou la conduite), accélérant l'acquisition de connaissances.

Différents types de contenu peuvent être présentés sous ces formes, allant des conseils d'intégration aux informations fournies quotidiennement aux employés de l'entreprise. Ceux-ci incluent, par exemple, les chiffres sur les performances de l'organisation (sur la croissance du profit de l'entreprise ou l'amélioration de la productivité) et les rapports sur les événements organisés (journées portes ouvertes, conférences). Mais ce n'est pas tout.

Il est judicieux de faciliter l'apprentissage du secteur par les employés en partageant des rapports et des actualités d'un secteur particulier de l'économie. Il n'est pas non plus inutile de recommander des matériaux intéressants d'autres sites en leur envoyant des liens via l'intranet d'entreprise. 

2. Règlements et processus des employés

Dans chaque entreprise, il existe certaines directives pour effectuer des activités spécifiques, utiliser des équipements de l'entreprise ou des avantages disponibles. Les processus qui doivent être décrits varient en fonction du type d'organisation. Dans les usines, il est essentiel de veiller à ce que les employés aient accès aux manuels d'utilisation des équipements et aux consignes de santé et de sécurité. Dans les entreprises de service, l'intranet d'entreprise doit par exemple inclure des scripts définissant les normes de service client.

Décrire les processus en détail permet d'assurer la transparence, d'améliorer la communication au sein de l'entreprise, de développer des normes appropriées et d'offrir des produits et services de qualité.

Les manuels et règlements doivent toujours être accessibles aux employés, il est donc logique de les mettre sur l'intranet. Les idées de contenu de ce type ne se limitent pas à la publication d'un document au format PDF. Les instructions peuvent prendre la forme de vidéos, d'infographies, et plus encore.

3. Matériaux de formation

En plus de la base de connaissances, il vaut la peine d'ajouter des formations interactives à l'intranet, qui motivent souvent mieux les employés à développer leurs compétences que des articles volumineux spécialisés, des scripts ou des manuels. De grandes idées pour le contenu de l'intranet incluent les éléments d'apprentissage en ligne. Vous pouvez implémenter des quiz éducatifs, des tests de connaissances avec certification, des formations basées sur la gamification et des cours vidéo dans le système.

Vous pouvez diviser la partie formation de l'intranet par participants. Certains cours et ateliers (par exemple, des cours spécialisés liés à des professions spécifiques) peuvent être disponibles pour un groupe particulier d'employés. D'autres (par exemple, des formations ou des webinaires pour développer des compétences douces, et l'utilisation d'outils logiciels pour faciliter le travail) méritent d'être rendus visibles à tous.

4. Actualités de l'entreprise

Dans une entreprise, quelque chose de nouveau se passe tous les jours. Cependant, si vous dirigez une grande ou moyenne entreprise, les départements individuels peuvent avoir des difficultés à communiquer efficacement. En conséquence, des informations importantes sur la vie de l'organisation ne parviendront pas à tous les employés. Vous pouvez résoudre cela en créant une section d'actualités sur le portail intranet. Qu'est-ce qui vaut la peine d'y être publié ?

Les informations sur les nouveaux projets, les progrès des projets existants et la couverture des événements (par exemple, conférences) figurent parmi les actualités les plus courantes sur l'intranet. Les idées de contenu sur la plateforme intranet peuvent également inclure des informations sur des changements significatifs dans l'entreprise (nomination de nouveaux dirigeants, changements dans la structure de l'organisation, etc.), ainsi que des annonces sur l'implémentation de nouveaux outils et processus.

L'intranet des employés devrait également présenter des annonces sur les événements à venir (conférences, journées portes ouvertes, conférences, foires). Dans la section des actualités, vous pouvez publier des invitations à participer à des intégrations, des formations et des activités supplémentaires telles que des pique-niques familiaux ou des leçons de langue étrangère.

5. Modèles de documents

Un certain degré de formalisme est nécessaire dans toute entreprise, peu importe à quel point l'atmosphère est décontractée et conviviale. Divers types de demandes, contrats, références et certificats doivent avoir une apparence prédéterminée. Des modèles prêts à remplir et à soumettre en ligne (ou à télécharger et imprimer) de plusieurs documents peuvent être placés sur l'intranet. Cela facilitera considérablement le travail des spécialistes administratifs et des managers qui reçoivent et traitent ces formulaires.

Pour rendre la communication interne et externe plus cohérente, il est également bon de mettre sur votre intranet d'employés des modèles pour préparer les pieds de page d'emails, les schémas d'emails aux partenaires commerciaux, les directives pour néanmoins avec les clients, et des exemples de rapports de travail quotidiens ou de présentations commerciales. Vous pourriez également envisager de mettre des documents modèles dans divers formats (.pdf, .doc) sur votre intranet.

6. Notifications des tâches actuelles sur l'intranet des employés

Tout le monde oublie parfois quelque chose, et une entrée de calendrier n'est pas toujours aussi efficace qu'un rappel automatique qui apparaîtra au milieu de l'écran d'un employé et ne disparaîtra pas tant que l'employé n'aura pas effectué une action donnée. Ces messages intranet peuvent également prendre la forme d'un email, d'une information sur Slack, ou d'un SMS.

Les notifications facilitent l'accomplissement des devoirs des employés. De plus, elles économisent du travail pour les professionnels des ressources humaines et administratifs responsables de l'organisation des intégrations, du développement des compétences et de la gestion des avantages.

Quels sont les exemples de notifications intranet ?

• Rappels pour voter dans les sondages – par exemple, concernant la satisfaction des employés ou le choix du lieu d'intégration d'entreprise.
• Demandes d'inscriptions pour des formations, des intégrations, ou d'autres événements organisés par l'entreprise.
• Notifications individuelles qui peuvent être assignées à des employés spécifiques – par exemple, les nouveaux employés peuvent recevoir des notifications d'intégration ou de sélection des avantages, et les employés partants verront une demande opportune de rendre leur équipement de l'entreprise.
• Informations sur la nécessité de renouveler les assurances ou examens des employés.

Ce ne sont que quelques idées de contenu intranet sous cette forme. Vous pouvez créer des notifications uniques qui amélioreront le travail des professionnels que vous embauchez.

7. Sondages des employés

De nombreuses entreprises utilisent l'outil de sondage de Google pour collecter rapidement les informations nécessaires de leurs employés. Grâce à lui, vous pouvez réaliser :

• des sondages sur les détails des événements organisés,
• des sondages de satisfaction des employés,
• des évaluations de collègues,
• l'évaluation des outils en cours d'implémentation,
• des votes dans des concours pour employés.

Les sondages Google, cependant, sont externes et ont des capacités limitées. De plus, s'il est nécessaire de collecter les réponses de l'ensemble des employés de l'entreprise, vous devez choisir le bon canal de communication et vous assurer que tout le monde a reçu le lien vers le sondage. Cela prend beaucoup de temps (généralement la tâche des managers d'une équipe particulière ou du personnel administratif).

La solution à ce problème est de mettre en œuvre un sondage dans l'intranet des employés. De cette façon, vous pouvez facilement atteindre tous vos employés. Vous pouvez mettre en valeur le bouton menant au questionnaire (par exemple, par la couleur, la taille ou son placement dans une section supplémentaire) afin que personne ne le rate. En outre, des notifications automatiques vous permettront de vous assurer que tout le monde répond aux questions. 

8. Offres d'emploi sur l'intranet de la société pour le recrutement interne

L'intranet peut être un bon soutien pour les ressources humaines et les services de recrutement. Les offres d'emploi peuvent être publiées dans le système. Cette solution présente plusieurs avantages.

Tout d'abord, en annonçant un recrutement pour un nouveau poste sur le portail intranet, un recruteur peut encourager l'aide de ses collègues dans une entreprise avec un programme de parrainage d'employés. Une personne de l'organisation peut recommander un processus de recrutement particulier à des amis possédant les compétences requises et recevoir une prime. De cette manière, les employés embauchés aident à augmenter l'accès aux annonces.

Deuxièmement, l'offre peut intéresser les employés de l'entreprise qui souhaiteraient accéder à un poste plus élevé. Les recrutements internes annoncés sur l'intranet de l'entreprise sont destinés directement aux employés, réduisant ainsi leur départ vers d'autres organisations.

Troisièmement, l'entreprise peut profiter du rebranding (requalification) et offrir à un employé prometteur et loyal un tout nouveau poste. Une telle annonce peut également être publiée sur l'intranet. Les idées de contenu, dans ce cas, valent la peine d'être réfléchies. Vous pouvez d'abord proposer une formation supplémentaire et gratuite dans l'ancien poste puis transférer vers le nouveau après avoir obtenu les compétences nécessaires. 

9. Contenu généré par les utilisateurs 

Avez-vous peur que la création d'articles, de vidéos et d'autres publications prenne plus de temps que ce que vous souhaitez pour développer votre intranet ? Les idées de contenu ne s'épuisent jamais. Vos employés vous le prouveront si vous leur donnez la possibilité de co-créer cet espace virtuel.

Le contenu généré par les utilisateurs finaux est un composant essentiel de l'intranet d'entreprise. Les employés ambitieux et créatifs sont impatients de s'engager dans la création tant qu'ils disposent d'outils pratiques fournis par leur employeur.

Quel contenu les employés peuvent-ils publier sur l'intranet ?

• Blogs spécialisés internes et podcasts – les spécialistes expérimentés peuvent partager leurs connaissances avec d'autres employés à travers ces formes.
• Galeries de photos et vidéos – les collègues passent une partie importante de leur vie ensemble. C'est une bonne idée de leur donner un espace pour partager des photos des déjeuners, des réunions et des sessions de formation passées ensemble.
• Documents et tutoriels – créer des documentations de projet ou des manuels d'utilisation (par exemple, des outils commerciaux) fait partie des tâches professionnelles. Cela ne signifie pas, cependant, qu'une fois terminés, ils devraient aller dans les archives des managers. Placés sur l'intranet, ils peuvent servir de modèle pour d'autres équipes ou les aider dans leur travail.
• Forum – est la fonctionnalité de l'intranet qui permet le partage de connaissances au sein des équipes, des départements ou de l'ensemble de l'entreprise, ainsi que des discours sur divers sujets. 

10. Contenu motivationnel sur l'intranet des employés

Si vous vous souciez des fonctionnalités appropriées et d'un bon design d'intranet, il peut devenir le lieu de rencontre virtuel préféré de vos employés. Il est utile que cet outil de l'entreprise encourage l'exploration à chaque étape. C'est pourquoi il devrait également contenir du contenu motivationnel et divertissant qui permettra aux employés de se détendre un moment, de rafraîchir leur esprit et, surtout, de se sentir que l'entreprise se soucie de leur bien-être.

Les employés devraient utiliser l'intranet volontairement et avec plaisir. Les idées de contenu que vous pourriez envisager sont :

• des conseils pour prendre soin de la santé mentale,
• du contenu motivationnel dans l'espace blog de l'intranet,
• des remerciements pour les bonnes performances, la reconnaissance des succès (par exemple, dans la réalisation d'objectifs),
• des kudos – appréciation publique d'un collègue de travail.

N'oubliez pas que vous n'avez pas à créer tout ce contenu en interne au sein de votre entreprise. Vous pouvez créer une section pour présenter des résumés de rapports intéressants liés à la santé des employés ou des liens vers des articles de portails externes. 

11. Galeries de photos et vidéos promotionnelles

Parfois, il est facile de manquer les nombreuses initiatives de l'employeur pour augmenter la fidélité ou l'implication des employés. En se concentrant sur un projet difficile, beaucoup de personnes oublient le monde entier et cessent de remarquer ce qui se passe dans les autres départements de l'entreprise. Vous pouvez éviter cela.

L'intranet offre de nombreux avantages. C'est aussi un bon outil pour le branding interne de l'employeur (axé sur les activités menant à une perception positive de l'entreprise par les employés actuels). L'équipe responsable de ces tâches peut télécharger des photos (de voyages d'affaires, conférences et lieux de travail) sur l'intranet pour renforcer le sentiment de communauté.

Les idées intéressantes pour le contenu de l'intranet incluent également des vidéos qui promeuvent l'organisation (ou ses initiatives) et encouragent une implication plus vitale dans la vie de l'entreprise.

12. Conseils sur les fonctionnalités de l'intranet

Les conseils pour utiliser des systèmes plus grands, tels que les intranets, montrent souvent à l'utilisateur ce qui fonctionne et comment. De cette manière, il n'est pas nécessaire de proposer des formations régulières pour aider les gens à mieux utiliser la fonctionnalité de l'intranet. Des conseils peuvent être affichés comme une orientation pour les nouveaux employés.

Les tutoriels sur un intranet d'entreprise ne doivent pas être limités aux instructions pour les débutants. Ces outils ont été développés au fil des ans et enrichis de nouvelles fonctionnalités. Une notification appropriée avec des conseils peut apparaître à un endroit en vue après l'implémentation d'une nouvelle solution. Ce type de contenu sur un intranet ne prend pas beaucoup de place. Souvent, 1 à 2 phrases suffisent pour indiquer aux employés des possibilités intéressantes.

Idées de contenu intranet – résumé

Construire des relations solides avec les employés et favoriser leur fidélité est une tâche essentielle dans toute organisation. Pour assurer une communication fluide, un intranet d'entreprise est nécessaire. Les idées de contenu pour l'intranet varient en fonction de l'organisation, de sa taille et du secteur dans lequel elle opère. Il est important de les choisir avec soin, en tenant compte des besoins réels des utilisateurs finaux. Nous pouvons vous conseiller sur les éléments de contenu qui fonctionneront le mieux sur la plateforme de votre entreprise et créer un système intranet personnalisé pour les intégrer.