Intranet personnalisé – comment l'adapter aux besoins de votre entreprise?

Un intranet personnalisé transforme l'expérience numérique des employés en un outil d'engagement réel. Cependant, de nombreuses entreprises luttent encore avec des systèmes internes inefficaces qui ne répondent pas aux besoins spécifiques de l'organisation et de ses employés. La clé du succès est d'adapter le lieu de travail numérique aux processus et à la culture uniques de l'entreprise, en créant un intranet qui soutient la productivité et construit une communauté organisationnelle solide.

Dans cet article :

• Intranet personnalisé et expérience numérique des employés
• Que peut-on personnaliser sur un intranet d'entreprise ?
• Comment la personnalisation affecte-t-elle l'engagement des employés ?
• Avantages d'un intranet personnalisé pour les organisations
• Créer une plateforme personnalisée avec Open Intranet

Intranet personnalisé et expérience numérique des employés

L'expérience numérique des employés est la somme de toutes les interactions avec la technologie qu'un employé a sur le lieu de travail. À l'ère du travail hybride et des attentes croissantes pour les outils numériques, la qualité de cette expérience se traduit directement par la productivité, l'engagement et la rétention des talents au sein de l'organisation.

Les intranets traditionnels ressemblent souvent à des tableaux d'affichage numériques : statiques, uniformes pour tous les utilisateurs et détachés des besoins réels des employés. Un tel système oblige les employés à parcourir des informations non pertinentes, à utiliser plusieurs outils non liés et à effectuer des tâches administratives répétitives. Le résultat ? Frustration, perte de temps et motivation diminuée à utiliser les systèmes de l'entreprise.

Un intranet d'entreprise personnalisé révolutionne cette approche en créant un lieu de travail numérique adapté aux besoins individuels de chaque employé. Le système "apprend à connaître" l'utilisateur - son rôle, son département, ses préférences et sa façon de travailler - pour fournir le contenu et les outils les plus pertinents. Un employé du  département des ressources humaines voit des notifications différentes de celles d'un spécialiste en informatique, et un manager a accès à des tableaux de bord analytiques qui ne sont pas disponibles pour d'autres membres de l'équipe.

Les éléments clés d'une expérience numérique positive pour les employés incluent :

• navigation intuitive,
• accès rapide aux informations nécessaires,
• intégration fluide avec les outils de travail quotidiens,
• la possibilité de personnaliser l'interface selon les préférences individuelles,
• automatisation des processus,
• notifications intelligentes,
• raccourcis personnalisés.

Lorsque l'intranet des employés devient le centre naturel de l'écosystème numérique de l'entreprise, les employés sont plus enclins à l'utiliser, ce qui se traduit par une meilleure communication interne, un partage de connaissances plus efficace et un sentiment d'appartenance plus fort à l'organisation.

Que peut-on personnaliser sur un intranet d'entreprise ?

Les possibilités de personnalisation sont vastes, allant d'éléments simples comme les salutations personnalisées à des tableaux de bord analytiques avancés et des systèmes de recommandation de contenu intelligent. Il est crucial de comprendre que chaque département, équipe, et même chaque employé peut avoir des besoins complètement différents en matière d'information et d'outils. Voici les domaines les plus importants où la personnalisation apporte les plus grands bénéfices à l'organisation et à ses employés.

Personnalisation de la page d'accueil et des sous-pages

L'intranet de l'entreprise peut accueillir les employés par leur nom lorsqu'ils se connectent. De plus, vous pouvez surprendre les nouveaux arrivants avec une fenêtre contextuelle de bienvenue personnalisée.

La page d'accueil peut être complètement différente pour chaque utilisateur :

• un manager verra les métriques clés de l'équipe et les échéances des projets à venir,
• un nouvel employé recevra un widget avec un plan d'intégration et une liste de formations obligatoires,
• un assistant pourra avoir le calendrier des réunions de son superviseur et une liste des tâches urgentes,
• et un programmeur verra le statut de construction du code et les demandes de tirage ouvertes qui doivent être examinées.

Le système peut également personnaliser la mise en page de la page d'accueil en fonction du contexte de travail actuel. Le lundi matin, un aperçu des tâches pour la semaine à venir apparaîtra à l'emplacement principal, et le vendredi après-midi, un résumé des réalisations et un rappel de se connecter à son temps de travail.

Vous pouvez également faire en sorte que chaque employé voie une version différente de certaines sous-pages en fonction du département qu'il représente ou de la position qu'il occupe – les employés des RH verront des notifications différentes de celles des spécialistes du service client.

La personnalisation des sous-pages peut aller bien plus loin – sur la page de la base de connaissances techniques, un développeur frontend verra principalement des articles sur JavaScript et CSS, tandis qu'un développeur backend recevra du contenu sur les bases de données et l'architecture du système. Une page d'équipe peut montrer des informations différentes à différentes personnes : données de productivité et indicateurs clés de performance au chef d'équipe, et tâches actuelles et disponibilité des collègues aux membres de l'équipe.

Les sous-pages peuvent également adapter le niveau de détail de l'information : un spécialiste expérimenté verra la documentation technique complète, tandis qu'une personne d'un autre département recevra un résumé simplifié avec les points clés. Le système peut également masquer les sections qui ne sont pas pertinentes pour un rôle donné et afficher des options supplémentaires disponibles uniquement pour certains utilisateurs.

Messages personnalisés et actualités de l'entreprise

Les actualités de l'entreprise sont un outil essentiel pour renforcer l'intégration des employés. Les messages sont généralement affichés sur la page d'accueil ou dans une section permanente visible sur toutes les sous-pages. Il est important de s'assurer qu'ils sont adaptés aux besoins des employés, surtout si vous avez des succursales dans différents endroits ou une structure interne complexe.

Actualités de l'entreprise visibles sur la page d'accueil dans le système Open Intranet.

Le système intranet peut automatiquement filtrer les messages par département, lieu ou niveau de poste :

• les employés du département informatique recevront des informations sur les interruptions techniques planifiées et les mises à jour du système,
• l'équipe de vente verra des messages sur les nouveaux produits et les changements de prix,
• les managers peuvent recevoir des messages de gestion qui ne sont pas accessibles aux autres employés,
• et les employés travaillant sur des projets spécifiques seront informés sur le statut et les changements liés uniquement à leurs tâches.

Les employés peuvent configurer comment et à quelle fréquence ils reçoivent les notifications. Certains préfèrent les alertes par e-mail instantanées, d'autres préfèrent les résumés quotidiens, et d'autres encore souhaitent seulement recevoir les messages les plus importants. L'intranet moderne permet une personnalisation détaillée des préférences de communication, respectant les styles de travail individuels et les besoins d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Vous pouvez également utiliser un système de recommandation qui proposera les contenus les plus intéressants aux employés : rapports sur la vie de l'entreprise, contenus des blogs internes des employés ou systèmes de formation, basés sur leur profil (position, intérêts) et activité précédente.

Un système d'actualités intelligent peut prioriser l'information selon sa pertinence pour l'utilisateur :

• les nouveaux employés verront d'abord les matériaux d'intégration et les réussites de l'entreprise.
• les employés de longue date recevront des informations sur le développement de carrière et les nouveaux projets,
• et les membres de l'équipe technique seront tenus informés des progrès en R&D et de la mise en œuvre de nouvelles technologies.

Des fonctionnalités supplémentaires d'intranet accéléreront le travail de votre équipe. Offrez aux employés la possibilité de sauvegarder le contenu recommandé pour un examen ultérieur. Ils pourront préparer des matériaux précieux nécessaires pour réaliser diverses tâches et y revenir rapidement. De cette manière, ils créeront leur propre base de connaissances personnalisée composée des actualités d'entreprise les plus importantes pour eux.

Personnalisation grâce à l'intégration avec d'autres outils et extensions système

Les organisations modernes utilisent des dizaines d'outils différents, des systèmes CRM et ERP aux plateformes de communication interne comme Slack et Teams, en passant par des logiciels spécialisés dans l'industrie. La personnalisation de votre intranet d'entreprise par l'intégration signifie que chaque employé peut connecter son lieu de travail numérique aux systèmes qu'il utilise le plus souvent.

Un spécialiste des ventes peut intégrer le logiciel intranet avec le système CRM pour recevoir des notifications concernant de nouveaux prospects directement sur sa page d'accueil. Un concepteur graphique aura accès aux dernières versions de fichiers de la plateforme de collaboration créative, et un analyste verra les indicateurs les plus importants issus des outils d'analyse de données. Chaque intégration peut être configurée individuellement : un employé a besoin de rapports détaillés, un autre préfère des notifications push simples.

Personnalisation à travers les modules et extensions

Les plateformes d'intranet modernes comme Drupal offrent un riche écosystème de modules et d'extensions qui peuvent être installés selon les besoins spécifiques des utilisateurs et des équipes. L'équipe RH peut utiliser le module Webform pour créer des formulaires de candidature. Le département informatique bénéficiera du module de suivi des activités des utilisateurs pour surveiller l'activité des utilisateurs et Backup and Migrate pour gérer les sauvegardes de données.

Menus adaptatifs et navigation basée sur les rôles

Le système peut adapter dynamiquement la structure du menu et les options de navigation disponibles selon le rôle de l'utilisateur dans l'organisation. Les employés voient uniquement les sections et les fonctionnalités pertinentes pour leur travail quotidien, ce qui simplifie considérablement l'utilisation du logiciel intranet et réduit la charge cognitive. De plus, les fonctionnalités fréquemment utilisées peuvent être automatiquement promues dans le menu, créant une expérience utilisateur plus intuitive.

Personnalisation des bases de connaissances et des documents

Un système intelligent de gestion des connaissances peut catégoriser et taguer les documents en fonction de leur pertinence pour des rôles, des projets ou des départements spécifiques. Les employés voient automatiquement en premier les matériaux les plus utiles pour leur travail quotidien. Le système peut également suivre l'historique des documents consultés et suggérer des matériaux connexes, créant ainsi des parcours d'apprentissage personnalisés.

Section de gestion des documents dans l'outil Open Intranet avec options de filtrage.

Formulaires personnalisés et processus de workflow

Les différents rôles dans une organisation nécessitent différents processus d'approbation et formulaires. Un logiciel intranet personnalisé peut automatiquement adapter le workflow : une demande de congé d'un employé régulier ira directement à son superviseur immédiat, tandis qu'une demande d'un manager peut nécessiter une approbation supplémentaire à un niveau supérieur. Les formulaires peuvent également être personnalisés dynamiquement pour n'afficher que les champs pertinents pour un rôle ou un département donné.

Espaces d'équipe et de projet personnalisés

Chaque équipe ou projet peut avoir son propre espace dédié sur l'intranet de l'entreprise, adapté aux spécificités du travail. L'équipe de développement aura une intégration avec les systèmes de contrôle de versions et de suivi des bogues, l'équipe marketing recevra des outils pour la gestion de campagnes et le calendrier de contenu, et le département des ventes aura accès aux CRM et aux matériaux de vente. Ces espaces peuvent être encore plus personnalisés par les membres de l'équipe eux-mêmes, leur permettant d'organiser leur travail selon leurs préférences.

Comment la personnalisation affecte-t-elle l'engagement des employés ?

La personnalisation de l'intranet a un impact direct et mesurable sur l'engagement des employés dans une organisation. Lorsque le système est adapté aux besoins individuels de l'utilisateur, celui-ci se sent vu et apprécié - ses besoins et préférences spécifiques ont été pris en compte dans la conception de l'environnement de travail numérique. Ce sentiment que l'outil a été créé "pour eux" génère des émotions positives et les motive à utiliser plus activement les systèmes de l'entreprise.

Réduction de la frustration numérique

Un des principaux facteurs réduisant l'engagement des employés est la frustration liée à l'utilisation d'outils numériques inefficaces. Lorsqu'un employé doit passer chaque jour par des informations non pertinentes, chercher des fonctions cachées dans des menus compliqués, ou remplir de manière redondante les mêmes données dans différents formulaires, sa motivation à travailler diminue constamment. Un intranet personnalisé élimine ces points de douleur en ne présentant à chaque utilisateur que ce qui est pertinent et utile pour lui.

Construction d'un sentiment d'appartenance

La personnalisation de l'intranet construit un lien émotionnel entre l'employé et l'organisation. Lorsque le système mémorise les préférences de l'utilisateur, le félicite pour ses réalisations et adapte la communication à son style de travail, les employés se sentent comme faisant partie d'une communauté plutôt que comme une "ressource humaine" anonyme. Les salutations personnalisées, les nouvelles spécifiques au rôle, et les parcours de carrière individuels renforcent le sentiment que l'entreprise investit dans l'individu.

Ceci est particulièrement important dans le travail à distance et hybride, où les liens sociaux naturels sont affaiblis.

Motivation pour la participation active

La personnalisation encourage les employés à participer plus activement à la vie de l'entreprise. Lorsque la solution intranet recommande du contenu adapté à leurs intérêts, les employés sont plus incités à le lire que des communications de masse génériques. Ils sont également plus enclins à s'engager dans des discussions, partager des connaissances et participer aux initiatives de l'entreprise lorsqu'ils sentent que leur voix est entendue et appréciée.

Les parcours de carrière personnalisés et les recommandations de formation montrent aux employés que l'entreprise pense à leur développement à long terme. Cela, à son tour, renforce la loyauté et les motive à investir leur propre temps et énergie dans le développement de compétences utiles à l'organisation.

Avantages d'un intranet personnalisé pour les organisations

Investir dans la personnalisation de l'intranet apporte des avantages commerciaux mesurables aux organisations, qui vont bien au-delà de l'amélioration du confort des employés. C'est une approche stratégique de la gestion du lieu de travail numérique qui se traduit par des résultats tangibles dans les domaines de l'efficacité, de la rétention des talents et de la compétitivité sur le marché.

Engagement et satisfaction des employés accrus

Un intranet personnalisé influence directement le niveau d'engagement des employés dans une organisation. Les employés qui utilisent des outils adaptés à leurs besoins montrent une motivation au travail plus élevée et une plus grande loyauté envers l'entreprise. Lorsque la solution intranet "comprend" les spécificités de leur rôle et fournit des informations pertinentes, les employés se sentent appréciés et voient que l'entreprise investit dans leur confort au travail. Cela se traduit par un taux de rotation du personnel plus faible et des taux de satisfaction plus élevés dans les enquêtes d'expérience des employés.

Sécurité et efficacité accrues

L'utilisation de solutions prêtes à l'emploi, universelles, comporte un certain risque de fuite de données ou de cyberattaque. Les logiciels d'intranet personnalisés sont créés en tenant compte des exigences individuelles et des normes de sécurité de l'organisation. Les spécialistes de ces solutions savent comment sécuriser les documents et informations de l'entreprise contre les accès non autorisés.

Il est important de se souvenir que doter les employés des bons outils en les intégrant au logiciel intranet a un impact positif non seulement sur leur productivité mais aussi sur la sécurité. Si les applications nécessaires sont "à portée de main", les employés n'utiliseront pas de sites non fiables ou ne partageront pas de contenus en dehors de l'entreprise dans des applications non éprouvées. La centralisation des outils dans un environnement intranet sécurisé minimise le risque de violations accidentelles de la politique de sécurité.

Flexibilité et intégration avec l'écosystème d'outils

Un intranet personnalisé agit comme un centre de commande pour l'écosystème numérique d'une organisation. Au lieu de forcer les employés à utiliser des dizaines d'applications dispersées, le système intègre tous les outils nécessaires dans une interface unique et cohérente. Cette consolidation élimine le besoin de passer constamment entre les systèmes et de se souvenir de différents identifiants et mots de passe.

La flexibilité d'une telle solution permet une adaptation rapide aux besoins commerciaux changeants. Lorsqu'une organisation déploie un nouvel outil ou modifie un processus, l'intranet personnalisé peut être facilement mis à jour pour refléter ces changements. Les employés n'ont pas à apprendre une nouvelle façon de travailler : la nouvelle fonctionnalité apparaît dans un environnement qu'ils connaissent déjà.

Évolutivité et liberté de développer le logiciel intranet à l'avenir

Le commerce évolue constamment, tout comme les besoins technologiques des organisations. Un intranet personnalisé construit sur une architecture évolutive peut croître avec votre entreprise. L'ajout de nouvelles fonctionnalités, l'intégration de systèmes supplémentaires ou le support d'un plus grand nombre d'utilisateurs ne nécessite pas une refonte complète du système.

La structure modulaire de Drupal permet d'étendre progressivement les capacités de votre intranet d'entreprise sans perturber les opérations quotidiennes. Votre organisation peut expérimenter de nouvelles fonctionnalités d'intranet, en les implémentant sélectivement pour des équipes spécifiques puis en développant les solutions les plus réussies dans toute l'entreprise.

Normalisation des processus plus efficace

La personnalisation peut conduire à une meilleure normalisation des processus métier. Le système peut présenter les mêmes normes et procédures d'une manière adaptée au rôle et à l'expérience de chaque employé. Un nouvel employé recevra des instructions détaillées étape par étape, tandis qu'un spécialiste expérimenté ne verra que des listes de contrôle clés.

Réduction des coûts de formation et d'intégration

Un intranet d'entreprise personnalisé réduit considérablement le temps nécessaire pour intégrer de nouveaux employés. Le système peut automatiquement créer des plans d'intégration personnalisés, présenter des matériaux de formation pertinents, et connecter les nouveaux employés avec des mentors et des membres de l'équipe. Au lieu d'une introduction générique, chaque nouvel employé reçoit un parcours adapté à son rôle, son expérience et ses besoins.

Le système réduit également le besoin de formations formelles, car les utilisateurs peuvent découvrir de nouvelles fonctionnalités et processus par eux-mêmes grâce à une interface intuitive et une aide contextuelle. Cela se traduit par des économies concrètes sur les budgets des ressources humaines et des technologies de l'information.

Créer une plateforme personnalisée avec Open Intranet

Open Intranet est une plateforme intranet open source basée sur Drupal qui offre la fondation parfaite pour construire une solution personnalisée pour votre organisation. Contrairement aux systèmes fermés et commerciaux, Open Intranet vous donne un contrôle total sur la fonctionnalité et la possibilité de personnaliser chaque élément selon les besoins spécifiques de votre entreprise.

Modules prêts à l'emploi comme point de départ

Open Intranet inclut déjà un ensemble de fonctions de base nécessaires dans tout intranet d'entreprise - un système de gestion des documents, un calendrier d'événements, un flux d'actualités, un annuaire des employés et une base de connaissances. Chaque module peut être modifié, étendu ou complètement personnalisé pour répondre aux besoins uniques de votre organisation.

La plateforme offre également une intégration avec des outils commerciaux populaires, des systèmes de messagerie et des applications de visioconférence aux plateformes de gestion de projet. Cette flexibilité signifie qu'Open Intranet peut devenir le pôle central de votre écosystème numérique entier.

Personnalisation sans limites techniques

Grâce à son code open source, les possibilités de personnalisation d'Open Intranet sont pratiquement illimitées. L'équipe de développement peut créer des modules personnalisés adaptés aux flux de travail spécifiques au sein de l'organisation, implémenter des systèmes avancés de rôles et de permissions, ou construire des tableaux de bord dédiés pour différents postes et départements.

Évolutivité

Open Intranet est conçu pour les organisations de toutes tailles. Il peut supporter à la fois des équipes de 50 personnes et des multinationales avec des milliers d'utilisateurs. L'architecture modulaire permet une extension progressive des fonctionnalités au fur et à mesure de la croissance de l'entreprise : vous pouvez commencer avec des fonctions de base et ajouter systématiquement des fonctionnalités avancées.

Le système supporte des déploiements multi-sites, ce qui est crucial pour les organisations ayant plusieurs succursales. Chaque localisation peut avoir sa propre version de l'intranet, adaptée à ses besoins locaux, tout en maintenant la cohérence au niveau de l'entreprise.

Coût total de possession

La nature open source signifie qu'il n'y a pas de frais de licence, ce qui réduit considérablement les coûts de maintenance à long terme de l'intranet. Les économies peuvent être dépensées pour développer des fonctionnalités dédiées ou des intégrations avec des outils commerciaux spécialisés.

De plus, le code open source signifie l'indépendance d'un fournisseur spécifique : l'organisation n'est pas liée à la feuille de route d'une entreprise externe et peut décider indépendamment de l'évolution de son intranet. Elle peut également utiliser le soutien d'agences de développement telles que Droptica, qui aide dans le développement et la mise en œuvre d'un intranet. 

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Article mis à jour en date du 26/03/2021