Welche 10 unverzichtbaren CMS-Funktionen braucht das Hochschulwesen?

Hochschulen benötigen ein robustes Content-Management-System, um ihre digitale Präsenz zu organisieren und ein vielfältiges Publikum (einschließlich Studenten, Dozenten und anderer Organisationen) anzusprechen. In diesem Artikel präsentieren wir einen umfassenden Überblick über die zehn wichtigsten CMS-Funktionen, die es Universitäten ermöglichen, ihre Websites einfach zu verwalten und gleichzeitig ein effizientes, sicheres und benutzerfreundliches digitales Erlebnis für alle Zielgruppen zu bieten.

1. Benutzerfreundliche Bearbeitungsoberfläche

Dozenten und Mitarbeiter sind Experten auf ihrem Gebiet, aber nicht unbedingt in Webentwicklung oder Programmierung. Deshalb benötigen sie eine intuitive Bearbeitungsoberfläche, die das Erstellen und Verwalten von Inhalten vereinfacht. Sie ermöglicht es diesen nicht-technischen Benutzern, ihr Fachwissen und ihre Erkenntnisse direkt zur Website beizutragen, ohne auf die IT-Abteilung angewiesen zu sein.

Die Möglichkeit, Kursinformationen, Forschungsergebnisse, Veranstaltungsdetails und Nachrichtenartikel in Echtzeit zu aktualisieren, ist entscheidend. Eine benutzerfreundliche CMS-Oberfläche erleichtert zeitgerechte Aktualisierungen und Anpassungen, um sicherzustellen, dass die Website der Institution aktuell und korrekt bleibt. Dies wirkt sich positiv auf den Ruf der Institution aus und unterstützt ihre operativen und pädagogischen Ziele, indem aktuelle Informationen bereitgestellt werden.

CKEditor 5 in Drupal 10, das Beispiel eines benutzerfreundlichen Editors

CMSs haben typischerweise eingebaute WYSIWYG- (What You See Is What You Get) Editoren - zum Beispiel hat Drupal 10 CKEditor 5. Sie können Drag-and-Drop-Funktionalitäten, benutzerfreundliche Content-Erstellungstools und vorgefertigte Vorlagen enthalten, die es einfacher machen, ein einheitliches Erscheinungsbild auf der Website zu bewahren. Diese Optionen können die Zeit und den Aufwand, der für die Veröffentlichung neuer Inhalte erforderlich ist, erheblich reduzieren.

2. Workflows für redaktionelle Überprüfung und Veröffentlichungssteuerung

Effektives Inhaltsmanagement erfordert ein System von Kontrollen und Feedback. Eine CMS-Lösung mit Workflow-Fähigkeiten für redaktionelle Überprüfung und Veröffentlichungssteuerung stellt sicher, dass alle Texte den institutionellen Standards entsprechen, bevor sie live gehen. Es hilft, die Inhaltsqualität und Markenkonsistenz aufrechtzuerhalten.

Im Kontext der Hochschulbildung, wo die präsentierten Informationen die Entscheidungen potenzieller Studenten, Förderer und Forschungspartner beeinflussen können, sind die Einsätze unglaublich hoch. Diese Content-Workflows ermöglichen es zugewiesenen Prüfern, Texte auf Genauigkeit, Relevanz und Einhaltung der Botschaften und ethischen Richtlinien der Institution zu überprüfen. Es verhindert auch die Verbreitung veralteter oder falscher Informationen.

Wie sieht dieser Workflow aus? Zum Beispiel kann ein Dozent einen Artikel über einen neuen Forschungsdurchbruch entwerfen. Anschließend kann das Forschungsteam ihn auf wissenschaftliche Genauigkeit überprüfen und ihn an das Grant-Büro zur Prüfung der Einhaltung von Förderanforderungen weiterleiten. Schließlich genehmigt die Kommunikationsabteilung den Artikel zur Veröffentlichung.

3. Integrierte SEO-Tools als CMS-Funktion

SEO-Tools sind unverzichtbar, um die Sichtbarkeit von Inhalten und hohe Suchmaschinenrankings sicherzustellen. Sie helfen Institutionen, in den Suchmaschinenergebnissen wettbewerbsfähig zu bleiben und mehr potenzielle Studenten anzuziehen.

Welche integrierten SEO-Funktionen findet man am häufigsten in CMS-Systemen?

• Anpassbare URL-Strukturen: dank dieser Option können Redakteure intuitive und keywordreiche Webadressen erstellen. Es erhöht das SEO-Ranking der Webseite, da Suchmaschinen URLs bevorzugen, die den Inhalt klar beschreiben.
• Redirect-Management: wenn Websites wachsen, ändern sich Seiten oder werden gelöscht, was zu defekten Links führen kann. Integriertes Redirect-Management ermöglicht das Umleiten alter URLs zu neuen, bewahrt Linkwertigkeit und stellt sicher, dass Besucher finden, wonach sie suchen.
• Bildoptimierungstools: Websites für die höhere Bildung sind oft medienreich. Eingebaute Tools zur Bildoptimierung, einschließlich Dateigrößenreduzierung und Hinzufügen von Alt-Text, stellen sicher, dass Bilder SEO unterstützen und die Ladegeschwindigkeit der Seite verbessern.
• Meta-Tagging-Fähigkeiten: Meta-Tags bieten Suchmaschinen und Benutzern Informationen über den Inhalt einer Webseite. Anpassungen von Meta-Titeln und Beschreibungen ermöglichen es Institutionen, jede Seite für relevante Keywords zu optimieren.

Ein Beispiel für einen eingebauten Bereich im Editor zur Vervollständigung von Meta-Tags

4. Multi-Site-Funktionalität

Eine weitere wichtige CMS-Funktion ist die Multi-Site-Funktionalität. Sie ist besonders vorteilhaft für große Universitäten, die an verschiedenen Standorten tätig sind oder eine breite Palette von Programmen anbieten. Diese Funktion ermöglicht es jedem Fachbereich, jeder Fakultät oder jedem Programm, eine eigene Website unter dem digitalen Hauptdach der Institution zu haben und gleichzeitig eine zentrale Aufsicht und Kontrolle zu ermöglichen.

Aus praktischer Sicht bedeutet dies, dass während die Marketingabteilung eine konsistente Markenbildung auf allen Plattformen sicherstellen kann, die einzelnen Abteilungen ihre Inhalte an die spezifischen Bedürfnisse ihres Publikums anpassen können. Dieses Gleichgewicht zwischen Autonomie und Kohärenz ist entscheidend, um ein einheitliches Markenimage in der Öffentlichkeit zu präsentieren, die Navigation zwischen den Seiten zu verbessern und das Benutzererlebnis für Studenten, Dozenten und potenzielle Bewerber zu erhöhen.

Darüber hinaus vereinfacht die Multi-Site-Funktionalität die technische Wartung dieser Websites. Zentrale IT-Abteilungen können Updates, Sicherheitspatches und neue Funktionen gleichzeitig auf alle Seiten anwenden. Dies reduziert die Arbeitsbelastung und stellt sicher, dass jede Seite sicher ist und mit der genutzten Technologie wächst.

5. Erweiterte Sicherheitsfunktionen des CMS

Im Hochschulbereich, wo Institutionen große Mengen vertraulicher Daten (einschließlich Studentenakten, Finanzinformationen und Forschungsdaten) bearbeiten, kann die Bedeutung der Implementierung erweiterter Sicherheitsmaßnahmen nicht überschätzt werden. 

Hier sind einige Beispiele für kritische Komponenten eines sicheren CMS:

• SSL-Zertifizierung (Secure Sockets Layer): gewährleistet, dass zwischen dem Browser des Benutzers und dem CMS übertragene Daten verschlüsselt sind, was es Hackern praktisch unmöglich macht, sie abzufangen und zu entschlüsseln.
• Regelmäßige Sicherheitsupdates: das gewählte Content-Management-System muss durch kontinuierliche Updates und Patches voraus sein. Sie schließen Sicherheitslücken, die von Angreifern ausgenutzt werden könnten, und stellen sicher, dass die digitale Infrastruktur der Institution gegen neue Hacking-Techniken und Malware resistent bleibt.
• Starke Authentifizierungsmethoden: sie sind unerlässlich, um die Identität von Benutzern zu überprüfen und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zum Beispiel erfordert die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) von Benutzern, mehrere Verifizierungsfaktoren bereitzustellen, um auf das CMS zuzugreifen, was das Risiko von Datenverletzungen erheblich reduziert.

6. Berechtigungs- und Benutzerrollenverwaltung

Ein anspruchsvolles CMS ermöglicht die Erstellung anpassbarer Benutzerrollen und Berechtigungen (auf den Zugriffskontrolllisten), die den einzigartigen Strukturen und Anforderungen der Institution entsprechen. Zum Beispiel können Rollen für Inhaltsautoren, Redakteure, Abteilungsadministratoren und IT-Mitarbeiter angepasst werden, wobei jede mit Zugriffsebenen entsprechend ihren Verantwortlichkeiten ausgestattet wird. Diese Anpassung stellt sicher, dass Benutzer die notwendigen Werkzeuge und den Zugriff haben, um ihre Rollen effektiv auszuführen, ohne das System unnötigem Risiko auszusetzen.

Mit klar definierten Rollen und Berechtigungen kann jede Aktion innerhalb des CMS verfolgt und einzelnen Benutzern zugeordnet werden. Dies schafft eine Prüfspur, die bei der Problemlösung von Problemen, der Durchführung von Sicherheitsprüfungen oder der Klärung von Streitigkeiten über Inhaltsänderungen von unschätzbarem Wert sein kann. Die Transparenz und Verantwortung, die durch die detaillierte Benutzerverwaltung geboten werden, erhöhen die Sicherheit in der Institution.

Indem der Zugriff auf sensible Funktionen und Inhalte beschränkt wird, können Institutionen auch das Risiko von versehentlichen oder böswilligen Datenverletzungen erheblich verringern. Zum Beispiel könnten nur wenige Administratoren Zugriff auf Studenteninformationen oder Finanzdaten haben, während eine breitere Gruppe von Benutzern Nachrichtenaktualisierungen oder Veranstaltungsinformationen veröffentlichen kann.

7. Barrierefreiheit CMS-Funktionen

Ein CMS mit robusten Barrierefähigkeiten ist mit Werkzeugen und Funktionen ausgestattet, die darauf abzielen, Webinhalte für Menschen mit einer Vielzahl von Behinderungen zugänglich zu machen. Dazu gehören visuelle, auditive, physische, sprachliche, kognitive und neurologische Behinderungen. Das Ziel ist es sicherzustellen, dass alle Benutzer die Webinhalte wahrnehmen, verstehen, navigieren und mit ihnen interagieren können und Inhalte beitragen können.

Hier sind Beispiele für Barrierefreiheitsfunktionen in CMS-Systemen:

• Alternativtexte für Bilder: um sicherzustellen, dass Benutzer, die keine Bilder sehen können, den Inhalt dennoch verstehen, sollte das CMS das Hinzufügen von Alternativtextbeschreibungen zu allen Bildern einfach machen. Dieser Text ist ein Ersatz, der die gleiche Botschaft oder den gleichen Zweck wie das Bild vermittelt.
• Unterstützung der Tastatur-Navigation: das CMS muss die Tastatur-Navigation für Benutzer unterstützen, die keine Maus verwenden können. Das bedeutet, dass Benutzer in der Lage sein sollten, alle Inhalte zu erschließen und die Website nur mit Tastaturbefehlen zu navigieren.
• Kontrast- und Farboptionen: das CMS sollte Farbschemata und Kontrasteinstellungen anpassen lassen, um Benutzer mit Sehbehinderungen, einschließlich solchen, die bestimmte Farben nicht wahrnehmen können, gerecht zu werden.
• Einhaltung der WCAG und anderer Standards: das CMS sollte auch die Einhaltung der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) und anderer relevanter Standards erleichtern, um sicherzustellen, dass der digitale Inhalt der Institution die neuesten Barrierefreiheitskriterien erfüllt.

8. Mehrsprachige Unterstützung

Durch das Anbieten von Inhalten in mehreren Sprachen können Institutionen ihre Reichweite erheblich erweitern, die ihre Websites einladender und einfacher zu navigieren für internationale Besucher machen. Dies hilft, den Respekt für kulturelle Unterschiede und sprachliche Identität zu zeigen, was eine stärkere Bindung zwischen der Institution und ihrem Publikum aus verschiedenen Ländern fördert.

Mehrsprachige Unterstützung in CMS-Systemen ist auch bei globalen Marketing- und Rekrutierungsbemühungen von wesentlicher Bedeutung. Sie ermöglicht es Institutionen, ihre Botschaften auf verschiedene Zielgruppen abzustimmen und ihre Sichtbarkeit in internationalen Suchmaschinenergebnissen zu verbessern.

Die Nutzung der Mehrsprachigkeitsfähigkeiten eines CMS erfordert sorgfältige Planung und Strategie, einschließlich der Auswahl relevanter Sprachen basierend auf den Benutzern der Institution und strategischen Zielen. Erfordert auch das Einhaltung hoher Inhaltsqualität und Konsistenz in allen Sprachen. Dies stellt sicher, dass jeder Benutzer das gleiche Maß an Information und Engagement von den Autoren erhält, unabhängig von der Sprachpräferenz.

9. Praktisches Medienmanagement

Effiziente Medienmanagement-Tools sind entscheidend für den Umgang mit der großen Menge an Bildern, Videos und Dokumenten auf Hochschulwebsites. Ein CMS sollte einfache Funktionen für das Hochladen, Organisieren und Einbetten bieten, um das Medienhandling zu optimieren.

Ein Beispiel für Medienmanagement in Drupal, ein gutes CMS für die Hochschulbildung

Diese Systeme umfassen typischerweise Funktionen wie automatische Bild- und Videoanpassung und Optimierung. Dies stellt sicher, dass Mediainhalte die Ladezeiten der Seite nicht negativ beeinflussen, ein kritischer Faktor für das Benutzererlebnis und das SEO-Ranking. 

Robuste Medienmanagement-Tools sollten fortschrittliche Tagging- und Kategorisierungsfunktionen unterstützen, wodurch Benutzer Medien leicht in den digitalen Vermögenswerten der Institution finden und wiederverwenden können. Dies erhöht die Effizienz der Inhaltserstellung und stellt Konsistenz und Genauigkeit der Medienrepräsentation auf verschiedenen Kanälen und Seiten sicher.

10. Integration von sozialen Medien und Drittanbietersystemen

Die Integration sozialer Medien in ein CMS ermöglicht es Institutionen nahtlos, ihre Inhalte mit beliebten sozialen Plattformen wie Facebook, X oder LinkedIn zu verbinden. Dies erleichtert das nahtlose Teilen von Nachrichten, Veranstaltungen und Bildungsressourcen. Dieser direkte Weg erhöht die Sichtbarkeit der Institution und fördert eine engagiertere Gemeinschaft, indem Interaktionen zwischen Studenten und Fakultäten angeregt werden.

Auf der anderen Seite hebt die Integration von Drittanbietersystemen in das CMS die operationale Effizienz und den Service der Institution erheblich. Durch die Schaffung eines nahtlosen Informationsflusses zwischen dem CMS und Systemen wie Studenteninformationssystemen (SIS), E-Mail-Marketing-Tools und Customer Relationship Management (CRM)-Plattformen können Institutionen einen einheitlichen Ansatz zur Studentenbindung sicherstellen, von der Rekrutierung bis zur Kommunikation mit Alumni.

Dieser integrierte Prozess unterstützt die strategische Nutzung von Analysen und ermöglicht es Institutionen, einen ganzheitlichen Überblick über Engagement und Effektivität über alle digitalen Kanäle hinweg zu gewinnen. Indem sie verstehen, wie Inhalte sowohl auf der Universitätswebsite als auch in sozialen Medien funktionieren und wie Benutzer mit verschiedenen institutionellen Systemen interagieren, können Entscheidungsträger Strategien verfeinern, um den Zielen der Institution und den Bedürfnissen ihrer Gemeinschaft besser gerecht zu werden.

CMS-Funktionen für die Hochschulbildung - Zusammenfassung

Hochschulinstitutionen benötigen ein solides CMS, um ihre Online-Präsenz effektiv zu verwalten. Sie benötigen Funktionen, die es einfach machen, Websites zu aktualisieren, sicher und für ein globales Publikum zugänglich zu halten. Drupal bietet all diese unverzichtbaren Funktionen, wie einfache Inhaltsbearbeitung, robuste Sicherheit, nahtlose Integration sozialer Medien und Unterstützung für mehrere Sprachen. Laut unserem Bericht über den Einsatz von CMS an polnischen Universitäten, haben viele Institutionen diese Technologie gewählt. 

Wir verstehen, wie wichtig es ist, dass akademische Websites diese Funktionen vollständig nutzen. Deshalb spezialisiert sich unser Team auf Drupal-Dienste für die Hochschulbildung. Wir können Ihrer Institution helfen, eine Website zu erstellen, die ein vielfältiges Publikum anspricht und die bereit ist, mit Ihnen zu wachsen.