Wie kann man interne Kommunikationsprobleme in einem Unternehmen mit einem offenen Intranet lösen?
Effiziente interne Kommunikation ist die Grundlage für die effektive Arbeit einer Organisation. Ohne sie herrschen Chaos, Frustration und verminderte Produktivität. In diesem Artikel werde ich 13 der häufigsten internen Kommunikationsprobleme in Unternehmen vorstellen und zeigen, wie man sie effektiv mit Open Intranet löst, einem auf Drupal basierenden System. Im Artikel verwende ich Informationen aus meinem Video, das Sie auf dem Nowoczesny Drupal Kanal sehen können.
In diesem Artikel:
- Die häufigsten internen Kommunikationsprobleme im Unternehmen
- 1. Wissensverlust durch Mitarbeiterfluktuation
- 2. Zeitaufwändiger Onboarding-Prozess
- 3. Wiederholte Fragen an HR- und IT-Abteilungen
- 4. Kein Ticketsystem für Abteilungen
- 5. Schwieriger Zugang zu Dokumenten und Verfahren
- 6. Wissensisolation unter Mitarbeitern
- 7. Kommunikationssilos zwischen Abteilungen
- 8. Tool-Chaos
- 9. Zu viele Kommunikationstools
- 10. Mangel an Kommunikationskanälen für einige Mitarbeiter
- 11. Kein gemeinsamer Veranstaltungskalender
- 12. Keine Kontrolle über den Zugriff auf Daten
- 13. Kein Zugriff auf aktuelle interne Kontakte
- Open Intranet - grundlegende Informationen
- Hauptfunktionen von Open Intranet für die Mitarbeiterkommunikation
- Unternehmensintranet - ein Schlüssel für effektive interne Kommunikation
Die häufigsten internen Kommunikationsprobleme im Unternehmen
Wir haben eine detaillierte Analyse der internen Kommunikationsherausforderungen durchgeführt, die von unseren Kunden gemeldet wurden, die an der Implementierung von Intranet-Software interessiert sind. Unsere Studie basiert auf Daten von etwa 40 Unternehmen. Die Informationen stammten aus Anfragen, Briefings und direkten Gesprächen. Dabei haben wir 13 Probleme ausgewählt, die am häufigsten auftraten und den größten negativen Einfluss auf den Betrieb dieser Organisationen hatten.
Im ersten Teil dieses Artikels werde ich diese Schwierigkeiten erörtern, und im zweiten Teil werde ich zeigen, wie man sie mit dem Open Intranet-System, einer einsatzbereiten, flexiblen Intranet-Lösung auf Basis des beliebten Drupal-Content-Management-Systems, bewältigen kann.
1. Wissensverlust durch Mitarbeiterfluktuation
Ein Mitarbeiter, der ein Unternehmen verlässt, nimmt oft wichtiges Wissen über die Ausführung der Aufgaben mit, insbesondere wenn der Arbeitsumfang für seine oder ihre Position nicht klar beschrieben ist und Verfahren, Anleitungen oder Notizen nicht schriftlich festgehalten sind. Infolgedessen muss die neu eingestellte Person für dieselbe Position alle Aufgaben und Prozesse von Grund auf neu entdecken, was zeitaufwändig und kostspielig für das Unternehmen ist. Das Fehlen einer Wissensdokumentation führt dazu, dass das Unternehmen sowohl Zeit als auch finanzielle Ressourcen unnötig verschwendet.
Lösung in Open Intranet: eine Wissensdatenbank. Dort können Sie Anleitungen, Verfahren und Dokumente sammeln, die einen reibungslosen Übergang der Verantwortlichkeiten an die nächste Person erleichtern.
2. Zeitaufwändiger Onboarding-Prozess
Ein neuer Mitarbeiter benötigt Zeit, um die Besonderheiten der Unternehmensführung zu erlernen. Selbst wenn sie zuvor eine ähnliche Rolle in einer anderen Organisation hatten, hat jedes Unternehmen seine eigenen, einzigartigen Arbeitsmethoden, die ein neuer Mitarbeiter erlernen muss. Wenn das Onboarding nur auf allgemeinen Anleitungen basiert, kann der Prozess chaotisch und langwierig werden. Ohne gut vorbereitete Schulungsmaterialien, detaillierte Anleitungen und Beschreibungen von Verfahren fühlt sich ein neuer Mitarbeiter oft verloren und muss oft raten oder Fragen stellen, was zusätzliche Belastung für andere Teammitglieder bedeutet. Das Ergebnis dieses Ansatzes ist eine Verzögerung des Moments höchster Produktivität des neuen Mitarbeiters und höhere Kosten für das Unternehmen.
Lösung in Open Intranet: Wissensdatenbank. Unsere Intranet-Software ermöglicht es Ihnen, strukturierte Onboarding-Materialien in einer Wissensdatenbank zu erstellen, so dass jeder Mitarbeiter schnell hohe Produktivität erreichen kann.
3. Wiederholte Fragen an HR- und IT-Abteilungen
Mitarbeiter fragen häufig die IT- oder Personalabteilungen die gleichen Fragen zu Urlaub, Passwortzurücksetzungen oder Remote-Arbeit. Jede Frage, obwohl aus der Sicht eines Mitarbeiters kurz, kann Dutzende Male im Monat auftreten, was die Ressourcen dieser Abteilungen belastet.
Lösung in Open Intranet: eine Wissensdatenbank. Die Erstellung einer zentralen FAQ-Datenbank, in der Antworten auf wiederkehrende Fragen leicht verfügbar sind, wird den Mitarbeitern ermöglichen, schnell die benötigten Informationen zu finden und den Abteilungen Zeit für wichtigere Aufgaben zu sparen.
4. Kein Ticketsystem für Abteilungen
Lösung in Open Intranet: ein Ticketsystem. Eine solche Funktionalität ermöglicht es Ihnen, den Prozess der Übernahme und Bearbeitung von Benachrichtigungen zu organisieren, sie zu analysieren und ihren Status zu überwachen, was die Kommunikation und den Betrieb der gesamten Organisation erheblich verbessert.
5. Schwieriger Zugang zu Dokumenten und Verfahren
In vielen Unternehmen sind Dokumente und Verfahren an verschiedenen Orten verstreut - die Marketingabteilung nutzt Google Drive, die Vertriebsabteilung speichert Dateien in Notion und in der Produktion werden Anleitungen auf einem lokalen Netzlaufwerk gespeichert. Oft hängt der Speicherort der Dokumente von den Präferenzen der einzelnen Mitarbeiter ab, was zu einer Situation führt, in der einige Dokumente nur in E-Mails oder Instant Messengern wie Slack vorhanden sind. Infolgedessen erschwert es Mitarbeitern den Zugang zu benötigten Dokumenten, was oft Zeitverschwendung durch Fragen an andere bedeutet, anstatt sie aus einer zentralen Quelle abzurufen. Es kommt auch häufig vor, dass Mitarbeiter veraltete Versionen von Dokumenten verwenden, was zu Fehlern und Ineffizienz führt.
Lösung in Open Intranet: ein zentraler Ort zur Speicherung von Dokumenten. Er ermöglicht eine schnelle Suche, Versionskontrolle und präzises Zugriffsmanagement, beseitigt Chaos und verbessert die Arbeitseffizienz.
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6. Wissensisolation unter Mitarbeitern
7. Kommunikationssilos zwischen Abteilungen
Verschiedene Abteilungen oder Bereiche eines Unternehmens agieren oft wie separate Einheiten mit ihren eigenen Daten, Systemen und Verfahren, ohne effektiv zusammenzuarbeiten. Ein Beispiel wäre eine Situation, in der die Vertriebsabteilung von den Marketingaktivitäten nichts weiß oder die Zentrale keine Informationen darüber hat, was in den Regionalbüros passiert. Ein solcher Mangel an Zusammenarbeit führt zu doppelter Arbeit, Verlust wertvoller Informationen und verzögerter Entscheidungsfindung und Aufgabenerfüllung.
Lösung: ein geschlossenes Open Intranet. In diesem Fall wird die Implementierung einer einzigen, unternehmensweit gemeinsamen Intranet-Software die Kommunikation, Zusammenarbeit und den Wissensaustausch zwischen den Abteilungen verbessern.
8. Tool-Chaos
In vielen Unternehmen herrscht ein Tool-Chaos - unterschiedliche Abteilungen nutzen unterschiedliche Anwendungen und Systeme. Dies führt dazu, dass mehrere Benutzerkonten eingerichtet, zahlreiche Passwörter gemerkt und häufig zwischen Anwendungen gewechselt werden muss. Das Ergebnis sind frustrierte Mitarbeiter, langsamere Arbeitsabläufe und unorganisierte Daten.
Lösung: ein geschlossenes Open Intranet. Ein zentrales Werkzeug, das mehrere Funktionen integriert, rationalisiert die Arbeit, reduziert den Bedarf an mehreren Anwendungen und bietet Transparenz der Informationen.
9. Zu viele Kommunikationstools
Unternehmen nutzen häufig mehrere Kanäle - E-Mails, Instant Messaging und Social-Media-Plattformen. Dadurch erreicht wichtige Informationen - wie neue Verfahren, Schulungen oder wichtige Änderungen - die Mitarbeiter nicht. Jeder Mitarbeiter hat seine eigenen Vorlieben und Gewohnheiten in Bezug auf die Nutzung von Kommunikationstools, was zu Situationen führt, in denen wichtige Nachrichten übersehen oder ignoriert werden.
Lösung in Open Intranet: ein Hauptkommunikationskanal in Form von Unternehmensnachrichten, der wichtige Informationen für alle Mitarbeiter leicht zugänglich macht.
10. Mangel an Kommunikationskanälen für einige Mitarbeiter
Außendienst-, Schicht- oder Produktionsmitarbeiter haben oft keinen ausreichenden Zugang zu Unternehmensnachrichten, da sie nicht an Schreibtischen oder Computern arbeiten. Der Mangel an geeigneten Kanälen schließt sie vom internen Informationsfluss aus, was ihr Selbstwertgefühl und ihre Arbeitseffizienz mindert.
Lösung in Open Intranet: Zugang zum Intranet von mobilen Geräten aus und spezielle Abschnitte für alle Mitarbeitertypen, die sicherstellen, dass relevante Dokumente und Informationen unabhängig von Standort oder Arbeitsart verfügbar sind.
11. Kein gemeinsamer Veranstaltungskalender
Das Fehlen eines zentralen Ortes für Informationen über Unternehmensveranstaltungen, Schulungen und Meetings führt dazu, dass viele Mitarbeiter erst zu spät oder gar nicht davon erfahren. Das führt zu geringer Mitarbeiterbeteiligung und Frustration bei den Organisatoren.
Lösung in Open Intranet: ein zentraler Kalender für Unternehmensveranstaltungen, der jedem Mitarbeiter leicht zugänglich ist.
12. Keine Kontrolle über den Zugriff auf Daten
Unternehmen fehlt es oft an klaren Regeln für den Zugang zu Informationen. Dokumente, Verfahren oder andere wichtige Daten sind für alle zugänglich oder es ist unklar, wer tatsächlich Zugriff darauf hat. Infolgedessen können Mitarbeiter Informationen sehen, die nicht für sie bestimmt sind, und manchmal haben sogar ehemalige Mitarbeiter noch Zugriff auf vertrauliche Daten. Diese Situation erhöht das Risiko eines Informationsabflusses außerhalb der Organisation und verringert das allgemeine Vertrauen in das Unternehmenssystem. Der Mangel an klaren Regeln führt auch dazu, dass Mitarbeiter offizielle interne Kommunikationskanäle vermeiden, indem sie Dateien über inoffizielle Kanäle senden, was zusätzliches Chaos und ein Gefühl der Unsicherheit erzeugt.
Lösung in Open Intranet: ein Berechtigungsmanagement-System , das genau kontrolliert, wer Zugang zu bestimmten Dokumenten und Informationen hat.
13. Kein Zugriff auf aktuelle interne Kontakte
In vielen Organisationen ist es schwierig, schnell Kontaktinformationen für eine bestimmte Person zu finden oder zu sehen, wer in einer bestimmten Abteilung oder Einheit tätig ist. Mitarbeiter müssen andere fragen, E-Mails durchforsten oder versuchen ihr Glück, indem sie wahllos Leute anrufen. Diese Methode der internen Kommunikation ist ineffizient und frustrierend - sie verschwendet Zeit, verzögert Aufgaben und erhöht Missverständnisse. Neue Mitarbeiter fühlen sich zusätzlich verloren, weil sie nicht wissen, an wen sie sich mit einer bestimmten Frage wenden sollen. Obwohl das Team theoretisch existiert, ist es in der Praxis schwierig, mit ihnen zu kommunizieren.
Lösung in Open Intranet: ein Mitarbeiterverzeichnis filterbar nach Abteilung, Standort und Position, mit aktuellen Kontaktinformationen für alle Ihre Mitarbeiter.
Open Intranet - grundlegende Informationen
Open Intranet ist eine fix und fertige, flexible Intranet-Software auf Basis von Drupal, die effektiv alle beschriebenen Herausforderungen der internen Kommunikation löst. Das von uns erstellte Werkzeug ist kostenlos erhältlich. Alles, was Sie tun müssen, ist die Open Intranet Installation auf droptica.com zu besuchen und dieses Tool mit dem verfügbaren Installationsbefehl herunterzuladen.
Einfache Installation
Die Installation von Open Intranet ist einfach und schnell. Alles, was Sie benötigen, ist das DDEV-Tool, mit dem Sie Ihre Drupal-Umgebung schnell einrichten können.
- Stellen Sie vor Beginn der Installation sicher, dass DDEV ordnungsgemäß installiert ist - detaillierte Anweisungen finden Sie auf der Projektseite.
- Kopieren Sie dann den Installationsbefehl, fügen Sie ihn in das Terminal ein und warten Sie, bis das System alle notwendigen Drupal-Module und Konfigurationen heruntergeladen hat.
- Nach dem Abschluss des Downloads werden Sie aufgefordert, alle Entwicklerdateien zu entfernen.
- Der letzte Schritt besteht darin, den "DDEV Launch" Befehl einzugeben, der einen einfachen Installationsassistenten startet, in dem Sie die grundlegenden Installationsdaten eingeben und entscheiden können, ob Sie Beispielinhalte installieren möchten. Wir empfehlen, die Beispielinhalte beim ersten Start zu installieren, damit Sie sich einfacher mit den Funktionen des Systems vertraut machen können.
Hauptfunktionen von Open Intranet für die Mitarbeiterkommunikation
Open Intranet ist mit einer Reihe von Schlüsselfunktionen ausgestattet, die die zuvor genannten Herausforderungen der internen Kommunikation effektiv lösen. Nachfolgend ordnen wir die wichtigsten auf.
Nachrichten
Die Startseite des Intranets zeigt immer die neuesten Informationen an, wie Ankündigungen, Änderungen in Verfahren, Mitarbeitererfolge oder wichtige Unternehmensereignisse. Jeder Eintrag kann ein Foto, Datum, Titel und eine kurze Beschreibung enthalten. Benutzer können Nachrichten kommentieren und liken, was die Interaktion und das Engagement der Mitarbeiter fördert. Es gibt auch eine vollständige Historie aller Einträge im Nachrichten Abschnitt, in dem archivierte Nachrichten leicht über intuitive Paging-Funktionen angesehen werden können.
Wenn Sie einen neuen Eintrag hinzufügen, können Sie ihn mit spezifischen Tags versehen, die die spätere Suche und Filterung von Informationen nach Kategorie erleichtern, wie z.B. Unternehmensveranstaltungen oder Verfahrensaktualisierungen. Optional können auch verwandte Dokumente hinzugefügt werden, was nützlich ist, zum Beispiel, wenn neue Formulare oder Anleitungen eingeführt werden. Außerdem können wichtigere Nachrichten an den Anfang der Liste angeheftet werden, damit sie leicht von allen Mitarbeitern gesehen werden.
Kalender
Der Kalender in Open Intranet ist sowohl über das Hauptmenü als auch als abgekürzte Liste bevorstehender Veranstaltungen auf der Startseite verfügbar. Mitarbeiter können bevorstehende Teambesprechungen, Schulungen oder wichtige Daten in einer Monats- oder Wochenansicht einsehen. Das Hinzufügen eines neuen Ereignisses erfolgt über ein einfaches Formular - geben Sie einfach einen Titel, Beschreibung, Start- und Enddatum ein und - optional - Standort und Grafiken. So kann jedes Ereignis detailliert beschrieben und von den Teilnehmern leicht identifiziert werden.
Mitarbeiterverzeichnis
Das Mitarbeiterverzeichnis von Open Intranet ist ein praktisches Tool, um schnell jemanden im Unternehmen zu finden. Es basiert auf Benutzerkonten von Drupal, was bedeutet, dass jede Person mit Zugriff auf das Intranet eine Visitenkarte mit Namen, Position, Abteilung, Büro und Kontaktinformationen hat.
Das Verzeichnis kann nach verschiedenen Kriterien durchsucht und gefiltert werden - Vorname, Nachname, Abteilung oder Bürostandort, was die Zeit erheblich verkürzt, um den richtigen Kontakt zu finden. Wenn Sie auf das Profil eines Mitarbeiters klicken, können Sie sofort deren Kontaktinformationen sehen und sie per E-Mail oder Telefon kontaktieren.
Zugangsverwaltung
Open Intranet bietet dank seiner integrierten Funktion zur Berechtigungsvergabe ein fortschrittliches Zugangsmanagement zu Inhalten. Jeder Eintrag, sei es ein Nachrichtenartikel, ein Ereignis, ein Dokument oder eine Wissensdatenbank-Seite, kann spezifische Zugriffsbeschränkungen haben, abhängig von der Abteilung, dem Büro oder der spezifischen Benutzergruppe.
Administratoren können leicht festlegen, dass ein bestimmtes Material nur für HR-Mitarbeiter oder beispielsweise nur für Mitarbeiter der Niederlassung in Madrid sichtbar ist. Dieser Zugriff wird durch die Zuordnung geeigneter Tags und Taxonomien zum Benutzerprofil und zu den Inhalten definiert. Auf diese Weise sorgt das System für die Vertraulichkeit von Informationen, reduziert das Risiko einer versehentlichen Datenweitergabe an unbefugte Personen und stellt sicher, dass die Mitarbeiter nur Zugang zu Inhalten haben, die für sie relevant sind.
Wissensdatenbank
Die Wissensdatenbank von Open Intranet basiert auf dem Drupal-Book-Modul, das es Ihnen ermöglicht, eine strukturierte Inhaltsstruktur zu erstellen, die in Abteilungen wie HR, Marketing, Vertrieb oder Produktion unterteilt ist. Jede Abteilung kann ihre eigenen Unterseiten enthalten, die frei entwickelt und in der Struktur verschachtelt werden können. Das Hinzufügen neuer Seiten erfolgt intuitiv - klicken Sie einfach auf Unterseite hinzufügen, füllen Sie den Inhalt aus und speichern Sie ihn. Dadurch ist es möglich, umfangreiche, logisch geordnete interne Dokumentationen zu erstellen.
Die Wissensdatenbank umfasst auch Funktionen wie:
- globale Suchmaschine,
- Liste der Autoren, die Inhalte bearbeiten,
- Änderungshistorie
- Option zum Klonen vorhandener Seiten.
Ein solches System eignet sich hervorragend zur Organisation von Onboarding-Inhalten, Verfahren, Checklisten oder Antworten auf häufig gestellte Fragen - auf diese Weise versetzt das Wissen im Unternehmen die Isolation und gewinnt einen echten Wert für alle Mitarbeiter.
Dokumente
Eine der wichtigsten Funktionen von Open Intranet ist das zentrale Management von Unternehmensdokumenten. Die Intranet-Software ermöglicht es Ihnen, bequem Dateien zu speichern, zu durchsuchen und nach Abteilung, Thema oder Dokumenttyp zu filtern. Jede Datei kann einem bestimmten Geschäftsfeld zugeordnet, beschrieben, anhand der Version beschriftet und mit anderen Dokumenten verknüpft werden.
Darüber hinaus kann für jedes Dokument eingestellt werden, dass der Zugriff nur für ausgewählte Benutzergruppen möglich ist, was die Datensicherheit und Ordnung im Informationsfluss gewährleistet. Dank dieser Funktion verschwinden die Probleme beim Auffinden der richtigen Dokumentversionen, und die Mitarbeiter gewinnen einen geordneten digitalen Arbeitsplatz mit Unternehmensdateien.
Anwendungen
Es ist ein zentraler Ort zum Melden und Bearbeiten verschiedener technischer und organisatorischer Probleme und Bedürfnisse. Open Intranet bietet ein einfaches, anpassbares Ticket-Formular, das Mitarbeiter zum Beispiel verwenden können, um Ausrüstungsfehler zu melden, den Zugang zu Werkzeugen zu beantragen oder andere Unternehmensangelegenheiten zu regeln.
Das Formular kann einfach angepasst werden - neue Felder hinzufügen, Anfragen den entsprechenden Abteilungen zuweisen (z.B. IT, Verwaltung), Weiterleitungsregeln zu bestimmten Systemen oder E-Mail-Adressen festlegen. Dies gewährleistet, dass jede Anfrage genau dorthin gelangt, wo sie muss.
Das System basiert auf dem Webform-Modul, das es ermöglicht, je nach den Eigenheiten Ihres Unternehmens viele verschiedene Formulare zu erstellen. Alle Anfragen können verfolgt, ihr Status analysiert, die Reaktionszeit gemessen und wiederkehrende Probleme identifiziert werden, was die Organisation der Arbeit und die Qualität der internen Unterstützung erheblich verbessert.
Links zu Tools
Dies ist ein bequemer Ort auf der Startseite des Intranets, an dem Sie Links zu den am häufigsten verwendeten Anwendungen und Systemen hinzufügen können, sowohl intern als auch extern. Wenn ein Unternehmen beispielsweise Jira, CRM oder andere Kundenbeziehungs- und Projektmanagement-Tools verwendet, können hier schnelle Links zu diesen Systemen eingefügt werden. Dieser Abschnitt kann vollständig bearbeitet werden - Administratoren können neue Links hinzufügen, alte löschen und sie in separate Blöcke oder Kategorien organisieren. Mit diesem Ansatz wird Open Intranet zum Hauptzugangspunkt zu allen relevanten Tools und hilft, die Willkür in den verwendeten Anwendungen zu verringern und die konsistente und effiziente Teamarbeit innerhalb der Organisation zu unterstützen.
Einfache Erweiterung und Integration
Open Intranet basiert vollständig auf Drupal, einem beliebten und flexiblen Open-Source-Content-Management-System. Dadurch kann es je nach den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens frei um zusätzliche Module, Funktionen und Integrationen erweitert werden. Alle für Drupal verfügbaren Handbücher funktionieren auch in diesem System, was bedeutet, dass Sie, wenn Sie jemals etwas in der Konfiguration ändern oder eine neue Lösung hinzufügen möchten, einfach nach fertigen Tutorials suchen oder eine Frage stellen können, zum Beispiel im GPT-Chat.
Open Intranet ist kein geschlossenes System - es ist eine Lösung, die auf der Grundlage bekannter und bewährter Software entwickelt wurde, die sowohl eigenständig als auch mit der Hilfe des Droptica-Teams weiterentwickelt werden kann. Sie können Funktionen wie das Sammeln von Ideen von Mitarbeitern, Kudos, Geräteaufzeichnungen, ein Raumreservierungssystem, Zeitaufzeichnungen, ein Diskussionsforum oder einen Ankündigungsbereich hinzufügen.
Umfassende Integrationen mit externen Tools sind ebenfalls möglich. Beispielsweise können Sie Daten aus Jira, Asana oder Trello in das Intranet hochladen und Aufgaben anzeigen, die einem Mitarbeiter zugewiesen sind. Es ist auch möglich, die Intranet-Software mit Instant Messaging zu integrieren - wenn jemand eine Nachricht auf der Plattform postet, wird sie automatisch in Slack oder Microsoft Teams angezeigt.
Unternehmensintranet - ein Schlüssel für effektive interne Kommunikation
Effektive Kommunikation ist entscheidend für den effizienten Betrieb einer Organisation. Open Intranet ermöglicht es mit seinem umfassenden Funktionsumfang, die meisten typischen Herausforderungen der internen Kommunikation in Unternehmen zu lösen und die Transparenz, Effizienz und Sicherheit des Informationsaustauschs zu verbessern.
Wenn Sie die Implementierung Ihres ersten Intranet-Systems in Erwägung ziehen oder eine bereits bestehende Lösung verbessern möchten, kann unser Team Sie in jeder Projektphase unterstützen - von der Konzeptualisierung und dem Design der relevanten Funktionen über die Programmierarbeit bis hin zur Implementierung und zur fortlaufenden Wartung und Weiterentwicklung.
