Wie Sie die Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens verbessern können? 14 Best Practices für das Intranet

Ein Unternehmensintranet kann ein leistungsstarkes Werkzeug zur Unterstützung der internen Kommunikation, zum Aufbau der Unternehmenskultur und zur Steigerung der Mitarbeiterbindung sein. Seine Effektivität hängt jedoch von einer durchdachten Implementierung und der Verwendung bewährter Intranet-Best-Practices ab. Unten sind einige wesentliche Lösungen aufgeführt, die Ihnen helfen, das Kommunikationspotenzial Ihres Unternehmensintranets zu maximieren.

In diesem Artikel:

• Intranet-Strategie - die Grundlage effektiver Kommunikation
• 1. Fragen Sie die Mitarbeiter, was sie in einem Unternehmensintranet benötigen
• 2. Wählen Sie eine der besten Intranet-Plattformen
• 3. Stellen Sie sicher, dass das Portal intuitiv ist und passen Sie das Intranet an mobile Geräte an
• 4. Mitarbeiterverzeichnisse - Aufbau von Verbindungen innerhalb der Organisation
• 5. Aufbau der Unternehmenskultur über das Mitarbeiterintranet
• 6. Unternehmensnachrichten und laufende Kommunikation
• 7. Implementieren Sie Tools für Kommunikation und Meinungsaustausch
• 8. Mitarbeiterengagement und Nutzung von Personalisierung
• 9. Gute Praktiken für das Content-Management integrieren
• 10. Mitarbeitererfahrung - vom Onboarding bis zur Entwicklung
• 11. Mitarbeiteranerkennung und Teameinbindung
• 12. Zusammenarbeit ermöglichen
• 13. Schaffung des digitalen Arbeitsplatzes der Zukunft
• 14. Entwickeln Sie Ihr Portal im Laufe der Zeit gemäß den besten Praktiken für Intranets weiter

Intranet-Strategie - die Grundlage effektiver Kommunikation

Ein effektives Intranet entsteht nicht zufällig - es erfordert eine durchdachte Strategie, die Geschäftsziele mit den Bedürfnissen der Nutzer kombiniert. Bevor Sie mit der Arbeit am System beginnen, lohnt es sich, die grundlegenden Fragen zu beantworten: Welche Kommunikationsprobleme soll das Intranet lösen, wer werden seine Hauptnutzer sein und wie messen wir seine Effektivität.

Eine gut entwickelte Intranet-Strategie wird zur Roadmap für den gesamten Systemimplementierungs- und Entwicklungsprozess und stellt sicher, dass die Investition in interne Kommunikation der Organisation greifbare Vorteile bringt.

Entwicklung einer internen Kommunikationsstrategie

Die Intranet-Strategie sollte ein integraler Bestandteil der umfassenden internen Kommunikationsstrategie des Unternehmens sein. Ermitteln Sie, welche Kommunikationskanäle bereits in der Organisation vorhanden sind, welche gut funktionieren und welche unterstützt oder ersetzt werden müssen. Ein Intranet kann als zentrale Anlaufstelle dienen, um zuvor verstreute Informationen und Tools zu verbinden.

Es ist auch entscheidend, den Ton der Kommunikation zu definieren - ob er formell und unternehmensweit oder eher leger und freundlich sein soll. Der Kommunikationsstil im Intranet sollte die Unternehmenskultur widerspiegeln und mit den Werten des Unternehmens übereinstimmen.

Ziele und KPIs für das Unternehmensintranet definieren

Ohne klar definierte Ziele ist es schwierig zu beurteilen, ob das Intranet seine Rolle erfüllt. Ziele können von der Erhöhung des Mitarbeiterengagements bis hin zur Verbesserung des Informationsflusses und zur Verkürzung der Zeit reichen, die zur Suche nach bestimmten Daten benötigt wird.

Es ist wichtig, messbare Erfolgsindikatoren (KPIs) festzulegen:

• quantitative Metriken: Anzahl der aktiven Nutzer, Häufigkeit der Logins, im System verbrachte Zeit,
• qualitative Metriken: Nutzerzufriedenheit gemessen durch Umfragen, Geschwindigkeit der Informationssuche, Grad der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen,
• Geschäftsmetriken: Auswirkung auf die Produktivität, Verringerung der Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter, Verbesserung der Projektkommunikation.

Bedarfsanalyse verschiedener Mitarbeitergruppen

Unterschiedliche Rollen innerhalb einer Organisation bedeuten unterschiedliche Kommunikationsbedürfnisse. Die Ermittlung dieser Anforderungen in der Planungsphase ermöglicht es Ihnen, ein System zu schaffen, das für alle wirklich nützlich ist.

Beispiele für Bedürfnisse nach Gruppen:

• Management: Dashboards mit Schlüsselindikatoren, Werkzeuge zur schnellen Kommunikationsentscheidung,
• operative Mitarbeiter: Verfahren, Formulare, Möglichkeit zur Zusammenarbeit an Projekten,
• Unterstützungsabteilungen (HR, IT): spezialisierte Funktionen, Prozessmanagement-Tools.

1. Fragen Sie die Mitarbeiter, was sie in einem Unternehmensintranet benötigen

Ein Intranet ist ein Werkzeug, das die Kommunikation und Arbeit aller Ihrer Mitarbeiter erleichtert, von den niedrigsten bis zu den höchsten Rängen der Unternehmenshierarchie. Allerdings verstehen die Personen in den oberen Managementebenen oft nicht genau, welche Probleme alle haben. Gleichzeitig sind die im Internet empfohlenen Best Practices für Intranets nicht auf die individuellen Bedürfnisse spezifischer Unternehmen zugeschnitten.

Methoden zur Sammlung von Informationen von Mitarbeitern

Wie bauen Sie das richtige Werkzeug? Die Lösung ist einfach - fragen Sie einfach, was Ihre Mitarbeiter brauchen und was sie dazu bringen würde, die Intranet-Software als Kommunikationsmittel zu nutzen. Es gibt mehrere effektive Methoden zur Sammlung dieser Informationen:

• Online-Umfragen: eine schnelle und effektive Lösung für größere Organisationen, um Feedback von allen Mitarbeitern zu sammeln,
• Einzelinterviews: tiefere Gespräche mit wichtigen Nutzern, besonders nützlich für komplexe Geschäftsprozesse,
• Gruppenworkshops: Brainstorming für kleinere Unternehmen oder einzelne Abteilungen
• Arbeitsplatzbeobachtungen: Analyse der tatsächlichen Kommunikationsprozesse und Identifizierung von Schmerzpunkten.

Beim Sammeln der Anforderungen ist es sinnvoll, sich auf bestimmte Aspekte zu konzentrieren:

• Welche Informationen sind im aktuellen System am schwierigsten zu finden?
• Welche Kommunikationsmittel nutzen Sie am häufigsten und warum?
• Welche Prozesse nehmen Sie am meisten Zeit in Anspruch, da geeignete Tools fehlen?
• Wie würde ein idealer Arbeitstag aus der Perspektive des Informationszugangs aussehen?
• Welche Funktionen würden Sie dazu bewegen, eine Intranet-Website häufiger zu nutzen?

Einbeziehung der Vielfalt der Bedürfnisse

Durchführung von Workshops mit Vertretern verschiedener Benutzergruppen wird helfen, deren spezifische Bedürfnisse zu identifizieren und die Funktionen zu priorisieren. Denken Sie daran, dass sich die Bedürfnisse nicht nur zwischen Abteilungen unterscheiden können, sondern auch zwischen Standorten, insbesondere in multinationalen Unternehmen, in denen unterschiedliche Vorschriften oder kulturelle Kommunikationsstandards gelten können.

Kontinuierliches Feedback nach der Implementierung

Das Sammeln von Mitarbeiter-Feedback endet nicht in der Designphase. Sobald Ihr Intranet eingeführt ist, überwachen Sie regelmäßig die Benutzerzufriedenheit und sammeln Sie Verbesserungsvorschläge. Sie können eingebaute Umfragen, Benutzerverhaltensanalysen oder regelmäßige Feedback-Sitzungen der Mitarbeiter nutzen, um dies zu tun. Denken Sie daran, dass sich die Bedürfnisse Ihrer Organisation weiterentwickeln und die Intranet-Software sich an diese Änderungen anpassen sollte.

Die Investition von Zeit in das Verständnis der Benutzerbedürfnisse zu Beginn eines Intranet-Projekts wird sich in Form von höheren Adoptionsquoten des Systems und realen Verbesserungen in der internen Kommunikation der Organisation vielfach auszahlen.

2. Wählen Sie eine der besten Intranet-Plattformen

Die Auswahl der richtigen Intranet-Lösung ist eine der wichtigsten Entscheidungen, die Funktionalität, Sicherheit und Skalierbarkeit Ihres Systems beeinflussen wird. Es gibt verschiedene Intranet-Plattformen auf dem Markt, jede mit ihren eigenen Vorteilen und Einschränkungen.

Fertige Intranets im SaaS-Modell

Die erste Option sind SaaS-Intranet-Abonnements (Software as a Service), die sofort einsatzbereit sind. Die Hauptvorteile einer solchen Intranet-Lösung sind eine schnelle Implementierung, regelmäßige Sicherheitsupdates und technischer Support des Anbieters. Wenn Sie sich dafür entscheiden, lohnt es sich, sich nach einem modernen Intranet umzusehen, das personalisiert werden kann. Zusätzliche Funktionen können durch Integrationen mit anderen Tools hinzugefügt werden.

Beliebte SaaS-Lösungen bieten:

• schnellen Start (oft innerhalb weniger Tage),
• vorhersehbare monatliche Kosten,
• automatische Updates und Backups,
• technischen Support im Rahmen des Abonnements.

Es ist jedoch wichtig, die Einschränkungen dieses Modells zu beachten - Unternehmen sind von dem Anbieter und seinen Produktentwicklungsentscheidungen abhängig, was bedeuten kann, dass spezifische Funktionalitäten nicht implementiert werden können. Darüber hinaus können sich monatliche Lizenzgebühren langfristig als kostspieliger erweisen als eine einmalige Investition in eine dedizierte Software.

Dedizierte Intranet-Lösung

In ein einzigartiges System zu investieren, das zu 100 % maßgeschneidert ist, ist eine Lösung für Organisationen mit spezifischen Anforderungen oder komplexen Geschäftsprozessen. Dedizierte moderne Intranet-Lösungen werden von Grund auf neu erstellt und berücksichtigen alle Benutzerbedürfnisse und die Integration mit bestehenden Unternehmenssystemen.

Individuelle Lösungen erfordern jedoch deutlich mehr Geld und Zeit. Die Implementierungszeit kann mehrere Monate bis zu einem Jahr betragen, und die Kosten für Entwicklung und Wartung sind höher als für vorgefertigte Intranet-Plattformen.

Open-Source-Intranet als Alternative

Open-Source-Technologien stellen einen Kompromiss zwischen vorgefertigten SaaS-Systemen und kostspieliger dedizierter Software dar und kombinieren die Flexibilität von maßgeschneiderten Intranet-Lösungen mit der Implementationsgeschwindigkeit vorgefertigter Plattformen.  Plattformen wie Drupal, WordPress, oder Joomla bieten eine solide Basis, die an die spezifischen Bedürfnisse einer Organisation angepasst werden kann, während sie die Kontrolle über den Code und die Möglichkeit zur Weiterentwicklung behalten.

Eine interessante Lösung in diesem Bereich ist Open Intranet, ein kostenloses Open-Source-Intranet-System basierend auf der Drupal-Plattform. Es umfasst ein Set von Grundfunktionen wie eine Wissensdatenbank, ein Mitarbeiterverzeichnis, Dokumentenmanagement und -freigabe sowie Zusammenarbeitstools. 

3. Stellen Sie sicher, dass das Portal intuitiv ist und passen Sie das Intranet an mobile Geräte an

Wenn ein Unternehmensintranet nicht benutzerfreundlich ist, werden die Mitarbeiter keine Lust haben, es zu nutzen. Eine klare, intuitive Navigation ist der Schlüssel zum Erfolg eines Systems, das darauf ausgelegt ist, die tägliche Arbeit Ihres Teams zu unterstützen.

Entwurf einer intuitiven Benutzeroberfläche

Beginnen Sie mit der Identifikation der wichtigsten Funktionen der Intranet-Seite und reduzieren Sie unnötige Funktionalitäten. Dies erleichtert die Erstellung eines einfachen Menüs und verhindert zeitaufwändige Suchen nach den Portalelementen, die die Intranet-Nutzer am meisten benötigen könnten.

Wichtige Prinzipien der intuitiven Navigation:

• Informationshierarchie: Die wichtigsten Funktionen sollten in höchstens 2-3 Klicks zugänglich sein,
• Konsistenz: Einheitliche Navigationsmuster auf allen Intranet-Seiten,
• Klare Bezeichnungen: Menü- und Schaltflächennamen sollten für alle Benutzer verständlich sein,
• Suchmaschine: leicht zugängliche Suchfunktion als Alternative zur Navigation.

Zusätzliche Call-to-Action-Schaltflächen an prominenten Stellen auf der Website und durchdachte interne Verlinkungen erleichtern es den Nutzern, zu den wichtigsten Intranet-Inhalten zu navigieren.

Optimierung für mobile Geräte

Eine der Intranet-Best-Practices für die Navigation ist es, eine separate Version für mobile Geräte zu entwerfen oder ein responsives Portal zu wählen. Dies erleichtert die Nutzung des Intranets überall und jederzeit, was besonders in der Ära der Remote- und hybriden Arbeit wichtig ist.

Das Open Intranet-System ist an mobile Geräte angepasst.

Erwägen Sie, die Optionen im Hauptmenü der mobilen Version des Portals zu beschränken. Es muss keine originalgetreue Kopie des Unternehmensintranets sein, das im Browser auf einem Computer verfügbar ist. Stattdessen konzentrieren Sie sich auf die Funktionen, die von den Mitarbeitern unterwegs am häufigsten genutzt werden:

• schneller Zugriff auf Kontakte und das Mitarbeiterverzeichnis,
• die Möglichkeit, Unternehmensnachrichten zu lesen,
• grundlegende Kommunikationsfunktionen (Nachrichten, Benachrichtigungen),
• Zugriff auf wichtige Dokumente und Verfahren.

Technische Anforderungen für die mobile Version

Die mobile Version des modernen Intranets muss ästhetisch ansprechend, interessant und gut gestaltet sein, damit die Nutzer sie gerne auf einem Smartphone verwenden. Bei der Erstellung des Systems sollten Sie sich auf die Details konzentrieren und spezifische Elemente an die Bildschirme mobiler Geräte anpassen:

• Formulare: vereinfachte Felder, größere Schaltflächen, Auto-Fill,
• interaktive Elemente: Umfragen, Quiz und andere Elemente, die für Touchscreens angepasst sind,
• Grafiken: automatische Skalierung auf geeignete Größen,
• Schaltflächen: groß genug, damit der Benutzer keine Probleme beim Drücken hat,
• Ladezeit: Optimierung für langsamere mobile Verbindungen.

Denken Sie auch daran, die Funktionalität auf verschiedenen Geräten und Betriebssystemen zu testen, um eine konsistente digitale Mitarbeitererfahrung unabhängig von der verwendeten Hardware sicherzustellen.

4. Mitarbeiterverzeichnisse - Aufbau von Verbindungen innerhalb der Organisation

Ein Mitarbeiterverzeichnis ist weitaus mehr als ein digitales Telefonbuch - es ist ein Werkzeug zum Aufbau von Beziehungen und zur Zusammenarbeit innerhalb einer Organisation. Ein gut gestaltetes Verzeichnis hält die Mitarbeiter verbunden, hilft ihnen, relevante Experten zu finden, und ermöglicht den Aufbau von Netzwerken innerhalb des Unternehmens.

Detaillierte Mitarbeiterprofile erstellen

Grundlegende Kontaktinformationen sind nur der Anfang. Ein effektives Mitarbeiterprofil sollte umfassen:

• Kontaktinformationen: Telefon, E-Mail, Bürostandort, Arbeitszeiten,
• Organisationsstruktur: Abteilung, Team, direkter Vorgesetzter und Untergebene,
• Rolle und Verantwortlichkeiten: eine kurze Beschreibung der Position und Hauptaufgaben,
• Profilfoto: erleichtert das Erkennen, besonders in großen Organisationen,
• Fachliche Interessen: Bereiche, in denen der Mitarbeiter sich entwickeln möchte,
• Persönliche Daten (optional): Hobbys, Interessen, die helfen, Mitarbeiterinteraktionen und Beziehungen zu fördern.

Das Mitarbeiterverzeichnis im Open Intranet enthält ihre Kontaktinformationen, Positionen und direkten Vorgesetzten.

Es ist wichtig, das Gleichgewicht zwischen Benutzerfreundlichkeit und Privatsphäre zu wahren - Mitarbeiter sollten die Kontrolle darüber haben, welche Informationen sie teilen.

Kompetenzen und Fachgebiete kartieren

Eine der wichtigsten Funktionen des Verzeichnisses ist die Möglichkeit, Experten in bestimmten Bereichen schnell zu finden. Das Kompetenz-Tagging-System ermöglicht es:

• Experten identifizieren: schnelles Auffinden von Personen mit den richtigen Fähigkeiten,
• Projektplanung: Auswahl eines Teams auf Basis der erforderlichen Kompetenzen,
• Talententwicklung: Aufdeckung von Kompetenzlücken in der Organisation,
• Mentoring: Verknüpfung von Lernwilligen mit denen, die unterrichten können.

Kompetenzen können nach verschiedenen Kriterien kategorisiert werden - technisch, soft, branchen- oder produktspezifisch. Es ist wichtig, dass das Unternehmensintranet flexibel ist und Profile leicht aktualisiert werden können, wenn sich Mitarbeiter beruflich weiterentwickeln.

Vernetzung zwischen Abteilungen erleichtern

In großen Organisationen kennen Mitarbeiter oft keine Personen aus anderen Abteilungen, was die Zusammenarbeit und den Wissensfluss einschränken kann. Ein Mitarbeiterverzeichnis kann dies ändern durch:

• Erweiterte Suchfunktionen: Filtern nach Abteilung, Standort, Kompetenz,
• Verbindungen vorschlagen: Algorithmen, die basierend auf gemeinsamen Projekten oder Interessen Kontakte vorschlagen,
• Visualisierung der Organisationsstruktur: Diagramme, die Verbindungen zwischen Teams zeigen,
• Kooperationshistorie: Informationen über frühere gemeinsame Projekte.

5. Aufbau der Unternehmenskultur über das Mitarbeiterintranet

Ein Intranet ist ein mächtiges Werkzeug zur Gestaltung der Unternehmenskultur, das weit über die bloße Kommunikation hinausgeht. Es ist ein digitaler Arbeitsplatz, an dem die Werte des Unternehmens lebendig werden und Mitarbeiter aktiv an der Schaffung einer gemeinsamen Identität für die Organisation teilnehmen können.

Präsentation der Unternehmenswerte und -mission

Ein Unternehmensintranet sollte ein lebendiges Spiegelbild der Unternehmenskultur sein und nicht nur ein Ort, an dem Werte in trockenem Text niedergelegt sind. Effektive Möglichkeiten zur Präsentation der Unternehmenskultur sind:

• „Über uns“-Bereich: dynamisch aktualisierte Unternehmensgeschichte, Mission und Vision mit Beispielen für deren Umsetzung,
• Erfolgsgalerie: Fälle, die zeigen, wie die Unternehmenswerte in konkrete Aktionen übersetzt werden,
• Zitate und Erklärungen von Führungskräften: regelmäßige Nachrichten des Managements, die Entscheidungen im Kontext der Unternehmenswerte erklären,
• Kultur-Lexikon: Erklärungen zu den wichtigsten Konzepten und Prinzipien der Organisation.

Es ist wichtig, dass diese Intranet-Inhalte regelmäßig aktualisiert und ansprechend präsentiert werden, anstatt als statische Unternehmensdokumente.

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Schaffen Sie Raum, um Erfolgsgeschichten zu teilen

Eine echte Unternehmenskultur entsteht durch die Geschichten und Erfahrungen der Mitarbeiter. Das Intranet kann eine Plattform sein, um diese Geschichten zu teilen über:

• ein Mitarbeiterblog: ein Raum, wo Teams ihre Projekte, Herausforderungen und Erfolge beschreiben können,
• ein Bereich gewidmet den Mitarbeitern: Interviews mit Mitarbeitern, ihre beruflichen Geschichten und persönlichen Reflexionen,
• Fallstudien: Projektbeschreibungen, die zeigen, wie das Unternehmen seine Werte in die Praxis umsetzt,
• Erfolgsgalerie: Fotos und Berichte über wichtige Momente im Unternehmensleben.

6. Unternehmensnachrichten und laufende Kommunikation

Die effektive Kommunikation aktueller Informationen ist die Grundlage einer gut funktionierenden Organisation. Das moderne Intranet kann zur zentralen Anlaufstelle für alle wichtigen Mitteilungen werden, sodass Mitarbeiter schnellen Zugriff auf aktuelle Informationen haben und Informationschaos eliminieren.

Zentralisierung von Management-Nachrichten

Eine der größten Herausforderungen der Unternehmenskommunikation ist es sicherzustellen, dass wichtige Informationen zeitgleich und in derselben Form alle Mitarbeiter erreichen. Das Intranet löst dieses Problem durch:

• einen Nachrichtenbereich: einen dedizierten Raum für die wichtigsten Unternehmensnachrichten,
• Informationshierarchie: Hervorheben der wichtigsten Nachrichten auf der Intranet-Startseite,
• Nachrichtenkategorien: Unterteilung in verschiedene Informationstypen (HR, Projekte, Erfolge, organisatorische Änderungen),
• Nachrichtenarchiv: Möglichkeit, zu früheren Informationen zurückzukehren, mit Suchfunktion.

Filterbare Suchergebnisse im Open Intranet-System.

Benachrichtigungs- und Alarmsystem

Nicht alle Informationen haben denselben Bedeutungsgrad. Ein effektives Kommunikationssystem sollte zwischen routinemäßigen Updates und dringenden Nachrichten unterscheiden:

• Push-Benachrichtigungen: für kritische Informationen, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern,
• Zusammenfassende E-Mails: regelmäßige Zusammenfassungen der wichtigsten Nachrichten aus einem bestimmten Zeitraum,
• In-App-Benachrichtigungen: dezente Benachrichtigungen beim Arbeiten im Intranet,
• Personalisierte Alarme: Möglichkeit, Benachrichtigungen für bestimmte Kategorien oder Abteilungen festzulegen.

Das Unternehmensintranet sollte den Mitarbeitern auch die Kontrolle darüber geben, welche Benachrichtigungen sie erhalten möchten, um Informationsüberflutung zu vermeiden.

Archivierung wichtiger Informationen

Aktuelle Mitteilungen können schnell im Fluss der täglichen Informationen verloren gehen. Aus diesem Grund ist es wichtig, ein Archivierungssystem einzurichten:

• Themenkategorien: Organisation von Mitteilungen nach Abteilung oder Thema,
• Tagging: die Möglichkeit, einer einzelnen Nachricht mehrere Etiketten zuzuweisen,
• Robuste Suchfunktionen: erweiterte Filter, um Informationen schnell zu finden,
• Angeheftete Beiträge: die Möglichkeit, die wichtigsten Informationen oben in der Liste zu halten.

Gut organisierte, laufende Kommunikation sorgt dafür, dass sich Mitarbeiter besser informiert und stärker in das Unternehmensleben eingebunden fühlen. Dies ist die Grundlage für den Aufbau von Vertrauen und Transparenz in der Organisation.

7. Implementieren Sie Tools für Kommunikation und Meinungsaustausch

Ein Intranet versammelt alle Mitarbeiter eines Unternehmens an einem Ort online. Es lohnt sich, dies zu nutzen und ihnen die Möglichkeit zu geben, sich darüber auszutauschen, anstatt in zusätzliche externe Tools zu investieren. Es ist ideal, Ihren Mitarbeitern mehrere Lösungen zu bieten, damit jeder seine bevorzugte Kommunikationsmethode wählen kann. Einige mögliche Tools sind:

• Echtzeit-Chat: für schnelle Konsultationen und dringende Angelegenheiten,
• Diskussionsforum: für tiefere Gespräche und den Austausch von Fachwissen,
• Kurze Beiträge: Nachrichten im Stil sozialer Medien für laufende Updates,
• Längere Artikel: Raum für detaillierte Diskussionen über Projekte oder Verfahren,
• Kommentare: Möglichkeit, auf alle Arten von Inhalten im Intranet zu reagieren.

Kommentare und Reaktionen unter einem Beitrag im Open Intranet.

Wenn Videokonferenztreffen auch auf der Agenda Ihrer Firma stehen, sollten Sie erwägen, das Intranet mit Software zu integrieren, die dies ermöglicht, wie Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet.

8. Mitarbeiterengagement und Nutzung von Personalisierung

Versuchen Sie, Mitarbeiter dazu zu ermutigen, ihr Wissen und ihre Einsichten zu verschiedenen Themen zu teilen. Schaffen Sie Gelegenheiten für Menschen, auf Beiträge zu reagieren - zum Beispiel, indem sie Likes hinzufügen, Kommentare hinterlassen oder  Inhalte im Intranet bewerten. Ihre Mitarbeiter werden begeisterter sein, zu posten, während sie mehr Aufmerksamkeit darauf verwenden, was sie schreiben.

Gamification-Elemente

Befürchten Sie, dass Ihre Mitarbeiter nicht auf den von Ihnen veröffentlichten Inhalt reagieren wollen? Implementieren Sie Gamification-Elemente, um Benutzer zu motivieren, aktiv zu werden:

• Aktivitätsranking: eine Liste der engagiertesten Intranet-Nutzer,
• Punktesystem: Belohnungen für Reaktionen, Kommentare und Veröffentlichung von Inhalten im Intranet,
• Abzeichen und Auszeichnungen: Auszeichnungen für verschiedene Arten der Aktivität,
• Monatliche Herausforderungen: Wettbewerbe, um bestimmte Aktivitäten zu fördern,
• Abteilungsranglisten: gesunder Wettbewerb zwischen Teams.

Personalisierung von Inhalten im Intranet

Das Anzeigen von Inhalten, die auf die Interessen der Benutzer zugeschnitten sind, erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich eher an Diskussionen beteiligen und das Portal mit mehr Enthusiasmus nutzen. Personalisierung des Unternehmensintranets ist besonders nützlich in großen Unternehmen mit Hunderten von Mitarbeitern.

Personen auf verschiedenen Karrierestufen (und somit mit unterschiedlichen Hintergründen) benötigen verschiedene Materialien und Werkzeuge, um ihre Arbeit zu erleichtern. Sie haben auch unterschiedliche Interessen. Effektive Möglichkeiten zur Personalisierung:

• Personalisierte Intranet-Startseite: Anzeige von auf eine bestimmte Abteilung oder Rolle relevanten Inhalten,
• Themenfilter: Möglichkeit, bestimmte Kategorien von Inhalten auszublenden oder hervorzuheben,
• Empfehlungen: Algorithmen, die Artikel basierend auf früheren Aktivitäten vorschlagen,
• Benutzerdefinierte Dashboards: Möglichkeit, die Benutzeroberfläche nach eigenen Vorlieben zu gestalten.

Die Kombination von aktiver Ermutigung zur Interaktion mit intelligenter Personalisierung fördert den Wissensaustausch und motiviert die Mitarbeiter, das Intranet als primäres Unternehmenskommunikationswerkzeug zu nutzen.

9. Gute Praktiken für das Content-Management integrieren

Intranet-Best-Practices umfassen nicht nur die Steigerung des Mitarbeiterengagements, der Kommunikation und des Austauschs von Wissen und Ideen, sondern auch die Überprüfung, ob die Benutzer die Regeln sozialer Interaktion befolgen. Effektives Content-Management stellt sicher, dass das moderne Intranet ein sicherer und produktiver Raum für alle Mitarbeiter bleibt.

Möglichkeiten zur Moderation von Beiträgen

Das Überwachen der Benutzeraktivität macht es möglich, auf Diskriminierung, Mobbing oder Hassrede zu reagieren. Dies ermöglicht es, eine Kultur des Respekts und der Offenheit im Unternehmen zu fördern. Der Administrator des Portals sollte die Verantwortung für die veröffentlichten Inhalte übernehmen, aber dies kann auch von einem speziell zu diesem Zweck eingesetzten Moderator gehandhabt werden.

Ein System von Autorität und Rollen

Wenn Sie sich entscheiden, spezielle Moderatoren zu benennen, ist es nützlich, wenn Ihre Intranet-Software in der Lage ist, Berechtigungen zu erteilen an Benutzer. Dies ermöglicht es Ihnen, bestimmten Personen die Möglichkeit zu geben, Inhalte zu ändern und zu löschen, die von anderen Mitarbeitern erstellt wurden. Das Rollensystem sollte flexibel sein und unterschiedliche Zugriffsebenen bieten, von regulären Benutzern zu Abschnittsmoderatoren bis hin zu Administratoren mit voller Berechtigung.

Eine Ansicht von Benutzern im Administrationspanel im Open Intranet mit der Option zur Filterung nach ihrer Rolle im System.

10. Mitarbeitererfahrung - vom Onboarding bis zur Entwicklung

Ein Intranet kann den gesamten Weg eines Mitarbeiters in einem Unternehmen erheblich beeinflussen, vom ersten Tag bis hin zum Karriereaufstieg. Eine gut gestaltete Intranet-Erfahrung sorgt dafür, dass sich Mitarbeiter schneller anpassen, ihre Rollen besser verstehen und eine klare Vorstellung von Wachstumsmöglichkeiten haben.

Der digitale Einführungsprozess für neue Mitarbeiter

Der erste Arbeitstag kann überwältigend sein - neue Gesichter, Verfahren, Systeme und Erwartungen. Ein Intranet kann diesen Prozess viel angenehmer und effizienter gestalten. Es kann schaffen:

• Ein Willkommensleitfaden: ein interaktiver Weg, um den neuen Mitarbeiter in die Unternehmenskultur einzuführen,
• Onboarding-Aufgabenlisten: Checklisten mit klar definierten Schritten, die in den ersten Tagen oder Wochen zu befolgen sind,
• Bürokarte: ein digitaler Plan des Hauptsitzes mit markierten Schlüsselstandorten und Personen,
• Formulare und Dokumente: ein zentraler Ort für alle notwendigen Unterlagen.

Sch Schulungsmaterialien und Wissensdatenbanken

Das Intranet kann die Hauptquelle des Wissens für Mitarbeiter in jeder Phase ihrer Karriere werden. Funktionen, die dabei helfen:

• Trainingsbibliothek: ein Katalog verfügbarer Online-Kurse, Webinare und Lernmaterialien,
• Prozesse und Anleitungen: Schritt-für-Schritt-Anleitungen für alle wichtigen Prozesse,
• Abteilung FAQs: Antworten auf häufig gestellte Fragen spezifisch für jedes Team,
• Wissensdatenbank zu Produkten: detaillierte Informationen zu den Angeboten des Unternehmens,
• Technische Dokumentation: Werkzeuge, Systeme und Standards, die in der Organisation verwendet werden.

Es ist wichtig, dass Materialien regelmäßig aktualisiert und leicht durchsuchbar sind.

11. Mitarbeiteranerkennung und Teameinbindung

Öffentliche Anerkennung von Mitarbeiterleistungen hat einen erheblichen Einfluss auf die Motivation und den Aufbau einer positiven Unternehmenskultur. Das Intranet kann zu einer Plattform werden, auf der Erfolge gefeiert und das Mitarbeiterengagement systematisch gestärkt wird.

Systeme zur Anerkennung von Leistungen und Erfolgen

Effektive Anerkennungssysteme im Intranet umfassen eine Wall of Fame, die Mitarbeiterleistungen darstellt, monatliche Auszeichnungen für herausragende Fachleute und eine Galerie von Projekterfolgen. Es ist entscheidend, dass die Mitarbeiteranerkennung spezifisch, zeitnah und in Bezug zu klar definierten Unternehmenswerten steht.

Kollegiale Anerkennung

Die authentischste Anerkennung kommt oft von Kollegen, die die Arbeit des anderen täglich beobachten. Ein Kudossystem zum Versenden von Dankeschöns zwischen Mitarbeitern und Kollegennominierungen schafft eine Kultur der gegenseitigen Unterstützung und baut stärkere Bindungen im Team auf.

12. Zusammenarbeit ermöglichen

Ein Unternehmensintranet kann nicht nur eine Wissensdatenbank sein, sondern auch ein umfassendes Werkzeug zur Erleichterung der täglichen Teamarbeit. Moderne Organisationen benötigen Plattformen, die verschiedene Formen der Zusammenarbeit unterstützen und ein effektives Projektmanagement ermöglichen.

Zusammenarbeit über Dokumente und Dateien

Implementieren Sie Funktionen, um über Dokumente, Berichte und andere Dateien zusammenzuarbeiten. Wichtige Möglichkeiten umfassen das kontrollierte Teilen von Materialien mit Kollegen, verschiedene Zugriffsebenen - von Nur-Lesen bis zu vollen Bearbeitungsrechten.  Das System sollte das Kommentieren von Dokumenten, Vorschlagen von Änderungen und Nachverfolgen aller Modifikationen mit der Möglichkeit bieten, zu früheren Versionen zurückzukehren.

Versionsverwaltung und Zugangskontrolle

Ein wichtiger Aspekt der Zusammenarbeit ist die Gewährleistung, dass alle an aktuellen Versionen von Dokumenten arbeiten. Das Intranet sollte Dateiversionen automatisch verwalten, eine Historie der Änderungen anzeigen und Ihnen mitteilen, wer zu welchem Zeitpunkt Änderungen vorgenommen hat.  Das Berechtigungssystem muss flexibel sein und den Zugriff für bestimmte Personen, Abteilungen oder Projekte ermöglichen.

13. Digitale Arbeitsplätze der Zukunft schaffen

Moderne Organisationen benötigen ein Unternehmensintranet, das über die traditionelle Kommunikation hinausgeht und zu einem vollständigen digitalen Ökosystem wird. Die Zukunft der Arbeit erfordert Plattformen, die alle Aspekte des Arbeitslebens in einer einzigen, kohärenten Umgebung integrieren.

Integration mit Arbeitswerkzeugen

Ein effektiver digitaler Arbeitsplatz  integriert das Intranet mit allen wichtigen Systemen, die in der Organisation verwendet werden. Die Integration von Kalendern ermöglicht es, Besprechungen direkt aus dem Intranet zu planen, Termine zu synchronisieren und automatische Erinnerungen für wichtige Ereignisse zu erhalten.

Ein Aufgabenmanagementsystem ermöglicht es, Aufgaben zu erstellen, zuzuweisen und den Projektfortschritt zu verfolgen, während die Dokumentenintegration direkten Zugriff auf Dateien bietet, ohne zwischen Anwendungen wechseln zu müssen.

Moderne Intranets können auch mit Analysetools, CRM-Systemen oder branchenspezifischer Software verbunden werden, um eine einheitliche Benutzeroberfläche für alle täglichen Aktivitäten eines Mitarbeiters zu schaffen.

Anpassung an hybrides und Remote-Arbeiten

Die Zukunft der Arbeit ist ein hybrides Modell, bei dem Mitarbeiter ihre Zeit zwischen Büroarbeit und Remote-Arbeiten aufteilen. Das Unternehmensintranet muss diesen Trend mit Funktionalität unterstützen, die eine nahtlose Mitarbeitererfahrung unabhängig vom Standort bietet. Verfügbarkeitskarten zeigen, wer im Büro und wer remote arbeitet, und erleichtern so die Planung von Meetings und die Zusammenarbeit.

Das System sollte virtuelle Zusammenarbeitstools bieten, von integrierten Videokonferenzplattformen bis hin zu gemeinsamen Arbeitsbereichen und der Möglichkeit, schnell zwischen Büro- und Remote-Modus zu wechseln. Es ist auch wichtig, gleichberechtigten Zugang zu Informationen und Ressourcen für alle Mitarbeiter zu bieten, unabhängig von ihrem physischen Standort.

14. Entwickeln Sie Ihr Portal im Laufe der Zeit gemäß den besten Praktiken für Intranets weiter

Ein Intranet ist ein lebender Organismus, der sich mit den Bedürfnissen des Unternehmens und der technologischen Entwicklung weiterentwickeln muss. Sie können mit einem einfachen Intranet beginnen, das als Wissensdatenbank für Mitarbeiter dient. Eine solche Strategie ermöglicht es Ihnen, das System schnell zu starten und erste Mitarbeitererfahrungen zu sammeln. Im Laufe der Zeit, wenn sich das Team an die grundlegendsten Funktionalitäten gewöhnt hat, können Sie schrittweise fortschrittlichere Möglichkeiten hinzufügen: von Kommunikationstools über Kollaborationssysteme bis hin zu erweiterter Analytik.

Reaktion auf neue Technologien und Systemaktualisierungen

Im Laufe der Zeit tauchen neue Technologien und deren Anwendungen auf, die es wert sind, implementiert zu werden, damit das Unternehmensintranet intuitiv und modern bleibt. Die Entwicklung künstlicher Intelligenz, neuer Sicherheitsstandards oder Änderungen in der Art und Weise, wie wir arbeiten (wie z.B. die Zunahme von Remotemitarbeitern), erfordern die Anpassung von Unternehmenssystemen. Regelmäßige Überwachung von Technologietrends ermöglicht es, die Aktualisierungen proaktiv zu planen.

Es ist ebenso wichtig, im Auge zu behalten, dass bestehende Technologien sich ständig weiterentwickeln und Sie nach einiger Zeit möglicherweise neuere Lösungen verwenden müssen.  Regelmäßige Sicherheitsupdates des Intranets, Leistungsoptimierungen und Anpassungen an neue Standards sind notwendig, um die Systemfunktionalität aufrechtzuerhalten. Die Planung von Technologiewechselzyklen vermeidet Situationen, in denen das System veraltet und eine kostspielige Überholung erforderlich ist.

Strategische Planung

Erfolgreiche Intranet-Entwicklung erfordert langfristige Planung im Einklang mit der Geschäftsstrategie des Unternehmens. Die Entwicklungs-Roadmap sollte sowohl die erwarteten Bedürfnisse der Organisation als auch das verfügbare Budget für Technologieinvestitionen berücksichtigen. Regelmäßige Überprüfungen Ihrer Entwicklungsstrategie ermöglichen es Ihnen, Ihre Pläne an geänderte Umstände anzupassen.

Wir können Ihnen helfen, Ihr Intranetplanning zu erstellen, zu entwickeln und zu implementieren gemäß den Best Practices, damit Ihre Investitionen in die interne Kommunikation über viele Jahre hinweg Vorteile bringen und das System ein nützliches Werkzeug bleibt, das die Geschäftsziele Ihrer Organisation unterstützt.

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Aktualisierter Artikel vom 12.05.2023