Wie kann die Kommunikation in Ihrem Unternehmen verbessert werden? 11 Best Practices für Intranets
Gute Kommunikation innerhalb eines Unternehmens ist entscheidend für den Erfolg, aber wie kann man sie sicherstellen? Es lohnt sich, einen Blick auf die mehr oder weniger offensichtlichen bewährten Praktiken zu werfen, die die Kommunikation in einem Unternehmen mit einem Intranet fördern. Sehen Sie sich unsere Tipps an.
1. Fragen Sie die Mitarbeiter, was sie im Unternehmensintranet benötigen
Ein Intranet ist ein Werkzeug, das die Arbeit aller Ihrer Mitarbeiter erleichtern soll, von der untersten bis zur obersten Ebene der Unternehmenshierarchie. Das Problem ist, dass diejenigen auf höheren Führungsebenen oft nicht genau die Probleme aller Mitarbeiter verstehen. Gleichzeitig sind im Internet empfohlene Intranet-Best Practices nicht auf die individuellen Bedürfnisse spezifischer Unternehmen zugeschnitten. Wie baut man also das richtige Tool? Die Lösung ist einfach - fragen Sie einfach, was Ihre Mitarbeiter benötigen und was sie dazu bringen würde, das Intranet als Kommunikationsmittel zu nutzen. Die Antworten können durch eine Umfrage oder eine Brainstorming-Sitzung (wenn das Unternehmen nur wenige Mitarbeiter hat) gesammelt werden.
2. Wählen Sie eine der besten Intranet-Plattformen
Sie haben zwei Möglichkeiten. Die erste besteht darin, ein Abonnement für ein SaaS (Software as a Service) Modell-Intranet zu erwerben, das sofort einsatzbereit ist. Wenn Sie sich dafür entscheiden, lohnt es sich, nach einem Programm zu suchen, das personalisiert werden kann. Durch Integration mit anderen Tools können zusätzliche Funktionalitäten hinzugefügt werden.
Quelle: WhatIsMyIp.com
In ein einzigartiges System zu investieren, das auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist, ist die zweite Option. Es lohnt sich, den Aufbau in Zusammenarbeit mit einer Softwareentwicklungsagentur in Betracht zu ziehen, die Open-Source-Technologien nutzt. Diese garantieren Flexibilität und Freiheit bei der Lösungsentwicklung, da eine große und aktive Gemeinschaft von Entwicklern um sie herum zahlreiche interessante Module erstellt, die anderen Nutzern zur Verfügung stehen. Dies gibt die Gewissheit, dass sich die Technologie auch in Zukunft weiterentwickelt.
Eine solche Lösung ist Drupal. Es bietet Module, mit denen Sie ein Portal gemäß den besten Praktiken für Unternehmensintranets erstellen können. Eines davon ist die Unterstützung der Teamkommunikation, zum Beispiel durch die Erstellung von Gruppen mit dem Group-Modul. Diese Funktionalität erleichtert die Kommunikation in einem Projekt erheblich, da sie die Vernetzung von Mitarbeitern in kleinere Gruppen ermöglicht. So entstehen Kanäle, in denen spezifische themenbezogene Projekte diskutiert werden, wodurch das Risiko, wichtige Informationen zu übersehen, minimiert wird. Andererseits können Nutzer dank der Fivestar- und Flag-Module auf Inhalte reagieren und diese bewerten, die im Intranet veröffentlicht werden. Erwähnenswert sind auch Module wie Comment Notify (Aktivitätsbenachrichtigungen), Drupal Chat (Kommunikationsmittel) und Forum (ein Werkzeug zum Meinungsaustausch zwischen Nutzern).
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3. Achten Sie auf die Intuitivität des Portals
Wenn das Unternehmensintranet nicht benutzerfreundlich ist, werden die Mitarbeiter keine Lust haben, es zu nutzen. Eine klare, intuitive Navigation ist der Schlüssel zum Erfolg. Beginnen Sie mit dem Entwurf, indem Sie die wichtigsten Funktionen der Plattform identifizieren und unnötige Funktionen reduzieren. So wird es einfacher, ein einfaches Menü zu erstellen und zeitaufwendige Suchanfragen nach den Portalelementen zu vermeiden, die die Nutzer am dringendsten benötigen könnten. Durch das Platzieren zusätzlicher Call-to-Action-Buttons an prominenten Stellen auf der Website und durchdachte interne Verlinkungen wird es ihnen erleichtert, zu den wichtigsten Inhalten zu gelangen.
4. Passen Sie Ihr Intranet für mobile Geräte an
Eine der besten Praktiken für die Intranet-Navigation besteht darin, eine separate Version für mobile Geräte zu entwerfen oder ein responsives Portal auszuwählen. Dies erleichtert die Nutzung des Intranets überall und jederzeit, was besonders im Zeitalter der Remote-Arbeit von Bedeutung ist. Erwägen Sie, die Optionen im Hauptmenü der mobilen Version des Portals zu begrenzen. Es muss keine originalgetreue Kopie des auf einem Computer im Browser verfügbaren Intranets sein.
Die mobile Version des Intranets muss ästhetisch ansprechend, interessant und gut gestaltet sein, damit die Benutzer sie gerne auf einem Smartphone verwenden. Beim Erstellen des Systems sollten Sie sich auf die Details konzentrieren und spezifische Elemente wie Formulare oder interaktive Teile (Umfragen, Quizze, Minispiele usw.) an die Bildschirme mobiler Geräte anpassen. Grafiken sollten automatisch auf die richtige Größe skaliert werden, und die Buttons müssen groß genug sein, damit der Benutzer sie problemlos drücken kann.
5. Implementieren Sie Tools für Kommunikation und Meinungsaustausch
Ein Intranet versammelt alle Mitarbeiter des Unternehmens an einem Ort im Web. Es ist sinnvoll, dies zu nutzen und ihnen die Möglichkeit zu geben, über das Intranet miteinander in Kontakt zu treten, anstatt in zusätzliche externe Tools zu investieren. Am besten stellen Sie Ihren Mitarbeitern mehrere Lösungen zur Verfügung. Attraktive Intranet-Funktionen umfassen beispielsweise Chat, Foren, das Verfassen kurzer Beiträge (ähnlich Social-Media-Nachrichten) und längerer Blogartikel. So kann jeder seine bevorzugte Kommunikationsmethode wählen.
Echtzeit-Kommunikationstools (und nicht nur) sind sehr wertvoll, da sie es ermöglichen, effizient mit Ihrem Team und auch mit Kollegen aus anderen Abteilungen zu kommunizieren. Wenn auch Videokonferenz-Meetings auf der Agenda Ihres Unternehmens stehen, sollten Sie eine Integration mit einer entsprechenden Software in Betracht ziehen.
6. Ermutigen Sie zur Reaktion auf Inhalte
Versuchen Sie, die Nutzer zu ermutigen, ihr Wissen und ihre Erkenntnisse zu verschiedenen Themen zu teilen. Erstellen Sie Optionen zum Reagieren auf Beiträge (z.B. Likes hinzufügen, kommentieren oder Inhalte bewerten). Ihre Mitarbeiter werden mit mehr Enthusiasmus posten und gleichzeitig mehr auf das achten, was sie schreiben.
Sind Sie besorgt, dass Ihre Mitarbeiter nicht auf die veröffentlichten Inhalte reagieren wollen? Implementieren Sie Gamification-Elemente (z.B. Aktivitäts-Rankings, Punktevergabe für Reaktionen oder Teilnahme an Umfragen), um die Nutzer zu motivieren, aktiv zu werden. Führen Sie Umfragen durch, stellen Sie Fragen und reagieren Sie auf die Antworten, indem Sie Änderungen am Betrieb des Unternehmens und des Intranets vornehmen.
7. Beziehen Sie Best Practices für das Intranet-Inhaltsmanagement ein - Möglichkeit zur Moderation von Beiträgen
Best Practice für ein Intranet ist nicht nur die Förderung der Kommunikation und der Austausch von Wissen und Ansichten, sondern auch die Überprüfung, ob die Nutzer die Regeln des sozialen Miteinanders befolgen. Die Überwachung ihrer Aktivitäten ermöglicht es, auf Diskriminierung, Mobbing oder Hassrede zu reagieren. Damit kann eine Kultur des Respekts und der Offenheit innerhalb des Unternehmens gefördert werden.
Der Portaladministrator sollte die Verantwortung für die veröffentlichten Inhalte übernehmen. Er kann die Inhalte selbst überwachen, aber dies kann auch von einem speziell dafür ernannten Moderator übernommen werden. Wenn Sie sich für die zweite Lösung entscheiden, profitiert Ihr Intranet von der Fähigkeit, den Nutzern Berechtigungen zu erteilen. Auf diese Weise können Sie bestimmten Personen gestatten, Inhalte zu ändern, zu zensieren und zu löschen, die von anderen Mitarbeitern erstellt wurden.
8. Nutzen Sie die Personalisierung
Das Anzeigen von auf die Interessen der Nutzer zugeschnittenen Inhalten erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich eher an Diskussionen beteiligen und das Portal enthusiastischer nutzen. Die Personalisierung des Intranets ist besonders nützlich für große Unternehmen mit hunderten von Mitarbeitern.
Menschen auf unterschiedlichen Karrierestufen (und damit mit unterschiedlichen Erfahrungen) benötigen verschiedene Materialien und Werkzeuge, um ihre Arbeit zu erleichtern. Sie haben auch unterschiedliche Interessen. Content-Empfehlungen (Vorschläge für Beiträge und Artikel, die auf die Bedürfnisse der Nutzer zugeschnitten sind) sind eine Möglichkeit, das Engagement zu steigern.
9. Ermöglichen Sie die Zusammenarbeit
Ein Intranet kann nicht nur eine Wissensdatenbank sein, sondern auch ein umfassendes Tool, um die tägliche Arbeit zu erleichtern. Implementieren Sie Funktionalitäten, die eine Zusammenarbeit an Dokumenten, Berichten und anderen Dateien ermöglichen - Materialien mit Kollegen teilen, kommentieren, Vorschläge machen und Änderungen nachverfolgen. Die Arbeit an Projekten wird durch die bereits erwähnte Möglichkeit zur Erstellung von Diskussionsgruppen für ausgewählte Mitarbeiter erheblich erleichtert.
10. Nutzen Sie Benachrichtigungen
Im Intranet passiert wirklich viel. Nutzer kommentieren, fügen Artikel hinzu, ändern den Status ihrer Aufgaben, senden Nachrichten und führen verschiedene andere Aktivitäten aus. In einem Informationsmeer ist es leicht, selbst wichtige Nachrichten zu übersehen. Benachrichtigungen ermöglichen eine schnelle (manchmal sofortige) Reaktion auf ein Ereignis im Intranet. Dies verbessert die Kommunikation erheblich und hält Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden, unabhängig davon, was sie derzeit tun oder wo sie sich befinden.
11. Entwickeln Sie Ihr Portal im Laufe der Zeit gemäß den Intranet-Best Practices
Sie können mit einem einfachen Intranet beginnen, das als Wissensbasis für Mitarbeiter dient. Mit der Zeit gibt es jedoch neue Technologien und Anwendungen, die es wert sind, implementiert zu werden, damit das Intranet intuitiv und modern bleibt. Sie können mehr Integrationen hinzufügen, wenn Sie neuere, effektivere Tools kennenlernen, die die Arbeit und Kommunikation Ihrer Teams erleichtern könnten (Kalender, Chat, soziale Medien-Integrationen, Projektmanagement-Software und mehr). Es ist auch wichtig zu beachten, dass sich Technologien weiterentwickeln und nach einiger Zeit möglicherweise neuere Lösungen verwendet werden müssen.
Best Practices für Intranets - Zusammenfassung
Die Optimierung der Kommunikation innerhalb eines Unternehmens ist eines der Hauptziele der Verwendung eines Intranets. In Out-of-the-Box-Lösungen können einige der besten Praktiken durch verschiedene Integrationen implementiert werden. Nicht alle externen Tools bieten jedoch ausreichende Möglichkeiten. Dann kann es sinnvoll sein, ein personalisiertes Intranet zu entwickeln. Dies gibt Ihnen auch die Sicherheit, dass Sie es regelmäßig aktualisieren können, da der Code Ihnen gehört. Wir können ein maßgeschneidertes Intranet-System für Ihr Unternehmen erstellen.
