8 Points Clés à Considérer Lors de la Planification d'un Intranet pour Votre Entreprise

La planification d'un nouvel intranet nécessite une approche stratégique et la prise en compte de nombreux facteurs, des besoins des différents départements, en passant par les aspects techniques, jusqu'à une vision à long terme et claire pour le développement. Un site intranet bien planifié augmente la productivité et améliore le flux d'information. Un projet mal préparé peut finir comme un outil ignoré par les employés. Dans cet article, je vais discuter des principales questions de planification de l'intranet, à la fois stratégiques et pratiques, qui vous aideront à éviter les pièges et à construire un système qui sert vraiment votre organisation.

Dans cet article:

• 1. Définir les objectifs commerciaux et les indicateurs de succès de votre projet d'intranet
• 2. Examiner les exigences dans tous les départements
• 3. Définir le modèle de gestion de contenu sur l'intranet et le rôle des éditeurs
• 4. Choisir la bonne solution intranet
• 5. Planifiez l'architecture de l'information et la navigation
• 6. Prévoyez les intégrations avec soin
• 7. Concevez l'expérience utilisateur (UX)
• 8. Budget et calendrier
• Planification de l'intranet – résumé

1. Définir les objectifs commerciaux et les indicateurs de succès de votre projet d'intranet

Avant de commencer à travailler sur votre intranet, il faut savoir pourquoi vous le construisez et comment vous allez mesurer son efficacité. Sans objectifs clairs, il est facile de créer un système avec de nombreuses fonctionnalités qui ne résout aucun problème spécifique.

Pourquoi l'entreprise a-t-elle besoin d'un intranet?

Menez une brève analyse de la situation actuelle - parlez à des représentants de divers départements, demandez-leur quelles sont leurs plus grandes frustrations liées aux communications internes et à l'accès à l'information. Comprendre où se situent les "points de douleur" dans le travail quotidien vous permettra de définir des objectifs réalistes pour la nouvelle plateforme.

Les raisons les plus courantes de la mise en œuvre d'un intranet sont:

• Améliorer la communication interne. Les informations importantes se perdent dans les emails et les annonces n'atteignent pas tout le monde. En tant que hub de communication central, l'intranet assure que tout le monde a accès aux dernières nouvelles en un seul endroit prévisible.
• Centralisation des connaissances de l'entreprise. Les documents sont souvent éparpillés dans différents systèmes - Google Drive, SharePoint et les serveurs locaux. L'intranet est un seul endroit pour toutes les connaissances organisationnelles avec une structure claire et un moteur de recherche.
• Automatisation des processus. Les demandes de vacances, les voyages d'affaires, les commandes - au lieu d'imprimer des formulaires et de collecter des signatures, les employés peuvent s'en occuper en ligne en quelques minutes.
• Optimisation de l'intégration. Les nouveaux employés se sentent souvent perdus. Un intranet avec des listes de contrôle, des vidéos d'instruction et des FAQ permet de réduire le temps d'intégration de plusieurs semaines à quelques jours.
• Construction de la culture organisationnelle. Particulièrement important dans les organisations dispersées, l'intranet peut servir de plateforme où les équipes partagent leurs succès et favorisent un sentiment d'appartenance.

Indicateurs clés de performance (ICP)

Une fois que vous avez défini vos objectifs, décidez comment vous allez mesurer l'efficacité de l'intranet. Le suivi d'indicateurs spécifiques vous permettra d'évaluer si le système remplit sa mission et où des améliorations sont nécessaires.

• Nombre d'utilisateurs actifs de l'intranet. Combien d'employés utilisent l'intranet quotidiennement ou mensuellement ? Si la majorité ne visitent pas régulièrement le système, quelque chose ne fonctionne pas comme il le devrait.
• Sections les plus populaires et termes de recherche. L'analyse montre ce qui est important pour les employés et quel contenu peut être difficile à trouver ou n'existe pas.
• Réduction des requêtes répétitives. Si les départements informatique, RH ou administratif reçoivent moins de questions comme "Comment demander des vacances ?", l'intranet fonctionne.
• Temps pour trouver l'information. Mesurez le temps qu'il faut aux employés pour trouver une information spécifique. Après la mise en œuvre de l'intranet, le temps devrait être considérablement réduit.
• Niveau d'engagement des utilisateurs. Commentaires, likes, partages - plus l'interaction est importante, mieux c'est. L'intranet est un outil de communication vivant, pas simplement un panneau d'affichage.
• Taux de satisfaction. Les enquêtes trimestrielles : "Comment évalueriez-vous l'utilité de l'intranet sur une échelle de 1 à 10 ?" montreront comment les perceptions du système évoluent.

Comment formuler des objectifs?

L'erreur la plus courante est de formuler des objectifs trop vagues. "Améliorer la communication" ou "faciliter l'accès à l'information" sonnent bien, mais ils ne peuvent pas être vérifiés. Un bon objectif commercial doit être spécifique, mesurable et limité dans le temps.

Exemples d'objectifs bien formulés:

• "Réduire de 50% le nombre d'employés qui ne sont pas au courant des annonces clés de l'entreprise dans les 6 mois suivant le lancement de l'intranet (mesuré par une enquête trimestrielle)."
• "Réduire le temps moyen de recherche des procédures de l'entreprise de 15 à 3 minutes dans les 3 premiers mois de fonctionnement de l'intranet."
• "Réduire de 40% le nombre de demandes d'informations de base au département des ressources humaines dans les six mois."

Vous pouvez mesurer ces objectifs plus tard et déterminer clairement si le projet intranet a été un succès. Fixez-les avant le début du projet et suivez-les régulièrement après le lancement de l'intranet.

2. Examiner les exigences dans tous les départements

L'intranet est un outil pour toute l'organisation, pas seulement pour le département de la communication ou des ressources humaines. Par conséquent, il est crucial de recueillir les exigences des représentants de tous les départements - de la vente, en passant par l'IT, jusqu'à l'administration. Chaque département a des besoins et des points de douleur différents, et les comprendre vous permettra de construire un système qui est vraiment utile pour tout le monde.

Mener des entretiens avec les représentants de chaque département

Il est préférable de parler aux personnes qui s'occupent quotidiennement des problèmes organisationnels ou de communication. Vous pouvez utiliser une combinaison de méthodes:

• entretiens individuels - ils permettent de comprendre en profondeur les besoins spécifiques du département,
• ateliers de groupes - révèlent les problèmes systémiques et aident à élaborer des solutions communes,
• enquêtes en ligne - pour les plus grandes organisations afin de recueillir une perspective plus large.

Posez des questions spécifiques : "Qu'est-ce qui prend trop de votre temps ?", "Quelle information est difficile à trouver ?", "Qu'aimeriez-vous avoir en un seul endroit ?".

Identifier les principaux problèmes de communication et d'organisation

Pendant les entretiens et les ateliers, concentrez-vous sur les problèmes spécifiques auxquels les équipes sont confrontées au quotidien. Voici les problèmes les plus courants et comment l'intranet peut les résoudre.

Incapacité à communiquer efficacement avec les employés

Les annonces importantes se perdent dans les e-mails, tout le monde ne les reçoit pas ou ne les lit pas. Chaque département publie des informations ailleurs - Teams, tableaux d'affichage, disques partagés. Les employés ont souvent du mal à trouver des informations à jour.

Solution : L'intranet peut servir de lieu central pour publier les actualités de l'entreprise, les annonces de la direction et les communications départementales - avec des notifications et le ciblage de groupes spécifiques d'employés. Il peut également inclure un système de publication unifié avec une structure de catégories claire, une archive des entrées et une fonction de recherche.

La section actualités de l'entreprise dans le système Open Intranet.

Besoin de tableaux de bord et de panneaux de navigation

Les départements créent des rapports et des tableaux de bord dans Excel ou BI, mais n'ont nulle part où les partager avec leurs équipes.

Solution : Les pages départementales sur l'intranet peuvent comprendre des tableaux de bord intégrés qui se mettent à jour automatiquement et sont accessibles au personnel autorisé 24h/24 et 7j/7.

Documentation dispersée dans différents systèmes

Les procédures de l'entreprise sont stockées sur Google Drive, les modèles se trouvent sur SharePoint, les instructions sont disponibles sur Teams et les politiques sont communiquées par email. Il faut 15 minutes pour trouver un document spécifique.

Solution : Un référentiel central de documents avec une structure de dossiers claire, des balises, un moteur de recherche et un contrôle des versions - un seul système pour toutes les connaissances de l'entreprise.

Gestion documentaire sur la plateforme Open Intranet.

Gains rapides. Commencez par les solutions faciles à mettre en œuvre et qui apporteront une grande valeur ajoutée.

Exemples : annuaire des employés, FAQ, répertoire de modèles, calendrier de l'entreprise.

• Fonctionnalités clés. Pour la première phase du projet, planifiez également des solutions plus difficiles à mettre en œuvre mais ayant une grande valeur commerciale.

Exemples : intégration avec le système RH, automatisation des demandes, moteur de recherche avancé.

• Bon à avoir. Il s'agit de solutions utiles mais non critiques, alors planifiez-les plus tard dans votre feuille de route d'intranet.

Exemples : module social, jeux d'intégration et analyse avancée.

• Faible priorité. Il s'agit de fonctionnalités de peu de valeur ou très difficiles à mettre en œuvre. Il vaut mieux les reporter ou les rejeter.

Exemples : système avancé de gamification avec classements et récompenses, messagerie propriétaire (lorsque l'entreprise utilise déjà Teams/Slack).

Documenter et gérer les attentes

Vous ne pourrez pas répondre à tous les souhaits. Soyez transparent - expliquez pourquoi certaines fonctionnalités ne seront pas incluses dans la première version mais pourraient être ajoutées ultérieurement. Dressez une liste des exigences avec des priorités et partagez-la avec les principaux intervenants. Cela servira de point de référence tout au long du projet d'intranet et de base pour la planification des prochaines phases de développement. Le fait de montrer que vous avez écouté et pris en compte les propositions renforce la confiance et l'engagement parmi les équipes.

3. Définir le modèle de gestion de contenu sur l'intranet et le rôle des éditeurs

Même l'intranet le mieux conçu ne fonctionnera pas sans un modèle de gestion de contenu clairement défini. Vous devez décider qui sera responsable de la publication du contenu sur l'intranet, à quoi ressemblera le processus d'approbation, et quelles directives les éditeurs suivront.

Qui sera responsable de la publication du contenu?

Il existe plusieurs modèles de gestion de contenu:

• modèle centralisé - une personne ou une petite équipe (par exemple, le département des communications) est responsable de toutes les publications sur l'intranet, tandis que les autres départements leur envoient du matériel pour publication
• modèle décentralisé - chaque département a ses propres éditeurs qui publient indépendamment du contenu dans leurs sections de l'intranet,
• modèle hybride (le plus souvent recommandé) - les nouvelles de l'entreprise et les annonces de la direction sont publiées par l'équipe de communication. Les départements individuels ont leurs propres éditeurs pour le contenu spécialisé de l'intranet dans leurs sections.

Quels départements auront le droit de publier?

Déterminez quels départements ont besoin de droits éditoriaux et dans quelles sections:

• communication/marketing - actualités de l'entreprise, annonces de la direction, événements,
• RH - offres d'emploi, avantages, politiques, intégration,
• IT - instructions techniques, rapports de problèmes, FAQ IT,
• administration - réservations de salles, parking, restauration,
• départements spécialisés - leurs propres sections avec des connaissances spécialisées.

Chaque département n'a pas besoin d'avoir des droits d'accès immédiatement - commencez par ceux qui ont le plus à communiquer.

4. Choisir la bonne solution intranet

La décision sur la technologie sur laquelle vous allez construire votre intranet est l'une des étapes clés de la planification. Votre choix influence les coûts, le temps de mise en œuvre, la flexibilité et les opportunités de développement du système à long terme.

Solutions SaaS

Les systèmes sont disponibles immédiatement sur une base d'abonnement mensuel. Vous pouvez lancer votre intranet en quelques jours ou semaines, payer par utilisateur, et le fournisseur s'occupe de l'infrastructure et des mises à jour. C'est la façon la plus rapide de mettre en place un intranet, mais avec des options de personnalisation limitées pour des processus métier spécifiques. Cette solution convient aux petites entreprises qui ont besoin de fonctionnalités de base sans impliquer une équipe IT.

Créer un intranet à partir de zéro

Un intranet conçu et construit spécifiquement pour votre organisation. Tout peut être exactement comme vous le souhaitez - l'interface, les fonctions, et les intégrations. Cette solution vous donne un contrôle total et une propriété complète, mais elle implique les coûts les plus élevés et le temps de mise en œuvre le plus long. C'est une option pour les grandes entreprises avec des exigences complexes et uniques qui considèrent l'intranet comme un outil stratégique et disposent du budget approprié.

Solutions open source

Vous utilisez des fondations éprouvées (par exemple, Drupal, WordPress), mais vous pouvez personnaliser le système en fonction de vos besoins d'intranet. Vous ne payez pas pour les licences par utilisateur, vous gardez le contrôle de vos données, et vous pouvez développer la fonctionnalité avec le temps. Cette solution nécessite une expertise technique, mais offre le meilleur rapport qualité-prix pour les organisations de taille moyenne.

Principaux critères de sélection

Il n'y a pas de réponse universelle à la question de savoir quel logiciel intranet est le meilleur - tout dépend du contexte de votre organisation. Au lieu de choisir en fonction des opinions ou des tendances du marché, évaluez chaque option à travers le prisme de quatre critères clés qui influenceront réellement le succès de la mise en œuvre de l'intranet.

1. Budget et modèle de financement

Préférez-vous un point d'entrée bas avec des frais mensuels qui augmentent avec votre entreprise ? Ou est-il préférable d'investir plus au début, sans frais fixes par la suite ? Les solutions SaaS ont des dépenses d'exploitation prévisibles. Les systèmes open source ou dédiés impliquent un investissement initial plus important, mais sans augmentation des frais d'utilisateur.

2. Ressources techniques au sein de l'entreprise

Disposez-vous d'un département IT compétent ? Vous voudrez peut-être considérer une solution qui nécessite une gestion technique. Vous n'avez pas d'équipe technique ? Un système SaaS avec un support complet du fournisseur de l'intranet sera un choix plus sûr. Vous pouvez également opter pour un outil open source et externaliser son développement et sa maintenance à une agence externe.

3. Spécificité des exigences commerciales

Si votre entreprise a des besoins standards de communication et de collaboration, une solution SaaS prête à l'emploi ou un système open source avec une configuration de base suffira probablement. Si votre organisation a des processus uniques, des exigences de l'industrie, et des workflows avancés, optez pour un système dédié ou une solution open source qui peut être personnalisée pour répondre à vos besoins spécifiques.

4. Exigences de sécurité et de conformité

Dans les industries régulées (finance, santé, administration publique), un contrôle total sur les données peut être une exigence légale. Dans ces cas, l'auto-hébergement et la transparence du code deviennent essentiels. Si votre entreprise est certifiée ISO 27001 ou soumise au RGPD avec un risque élevé de traitement des données, la possibilité d'auditer la sécurité et le contrôle total de l'infrastructure peuvent être des facteurs décisifs.

Une approche pratique de la prise de décision

Au lieu de choisir une solution sur la base des avantages théoriques, testez les options réelles. La plupart des fournisseurs offrent des périodes d'essai ou des démos lors de consultations sur l'intranet. Invitez un groupe d'employés de différents départements, donnez-leur des tâches typiques à accomplir, et observez comment ils se débrouillent avec l'interface.

Préparez une liste des 10 caractéristiques et processus les plus importants que l'intranet doit supporter. Vérifiez comment chaque solution les gère - non pas en théorie, mais en pratique lors des tests.

Pensez également à la perspective de 3 à 5 ans. La solution choisie sera-t-elle évolutive à mesure que l'entreprise grandit ? Serez-vous en mesure d'ajouter de nouvelles fonctionnalités lorsque de nouveaux besoins se présenteront ? L'option la moins chère aujourd'hui peut s'avérer être la plus coûteuse à long terme si elle vous oblige à migrer vers un autre système dans deux ans.

5. Planifiez l'architecture de l'information et la navigation

Une architecture de l'information bien conçue est la base d'un intranet utile. Si les employés ne trouvent pas rapidement ce qu'ils cherchent, ils cesseront de l'utiliser - peu importe la valeur du contenu que vous publiez.

Structure du menu et catégories de contenu

Commencez par définir les principales sections de l'intranet. La structure devrait refléter les besoins des utilisateurs, et non la structure organisationnelle de l'entreprise.

Exemple de structure de menu principal:

• Nouvelles - Actualités, annonces,
• Pour les employés - RH, avantages, vacances, intégration,
• Connaissances - procédures, documents, modèles, FAQ,
• Outils - liens vers des systèmes, des formulaires, des réservations,
• À propos de l'entreprise - mission, valeurs, structure, histoire,
• Départements - sections pour les différents départements.

Un bon menu devrait comporter un maximum de 5 à 7 catégories principales - plus que cela submerge les utilisateurs. Utilisez des noms clairs et compréhensibles, sans jargon. Regroupez les contenus similaires et maintenez une structure plate - un maximum de 2 à 3 niveaux de nidification.

Stratégie de recherche et de balisage

Même avec la meilleure navigation, les employés utiliseront le moteur de recherche - assurez-vous qu'il fonctionne efficacement. Le moteur de recherche doit rechercher les titres, le contenu et les téléchargements, suggérer des phrases pendant que vous tapez (autocomplete), montrer les résultats pertinents en haut, et permettre de filtrer les résultats par département, date, ou type de contenu.

Open Intranet comprend un moteur de recherche qui permet de filtrer facilement les résultats par catégorie.

Le système de balisage est également important. Chaque élément de contenu sur l'intranet devrait avoir des balises décrivant son contenu - utilisez des balises cohérentes à partir d'une liste de mots-clés approuvés.

Personnalisation du contenu pour différents groupes d'utilisateurs

Chaque employé n'a pas besoin de tout voir. La personnalisation de l'intranet augmente son utilité. Vous pouvez personnaliser le contenu par :

• département - un développeur voit les nouvelles IT, un commercial voit les nouvelles commerciales,
• localisation - un employé à Madrid voit des informations sur le bureau de Madrid,
• position - un manager voit des sections supplémentaires,
• intérêts - les utilisateurs choisissent les sections qui les intéressent.

La personnalisation peut s'appliquer à la page d'accueil (différents widgets pour différents groupes), au menu (montrant ou cachant des sections en fonction des autorisations), ou aux actualités (filtrant en fonction des préférences).

Page d'accueil - qu'est-ce qui devrait s'y trouver?

La page d'accueil est l'endroit le plus visité sur l'intranet. Vous trouverez ci-dessous des éléments à inclure.

• Les dernières actualités et annonces - 3 à 5 des publications les plus récentes avec la possibilité de voir toutes les actualités. C'est la raison principale pour laquelle les employés visitent l'intranet tous les jours.
• Liens rapides - les outils et systèmes les plus utilisés en un seul endroit : systèmes RH, CRM, service d'assistance, calendrier, réservations. Ils permettent de gagner du temps et des clics.
• Moteur de recherche - visible au centre ou en haut de la page. De nombreux utilisateurs recherchent d'abord plutôt que de parcourir le menu.
• Événements à venir - un calendrier avec les dates les plus proches des formations, des réunions d'entreprise et autres événements.
• Raccourcis vers les documents populaires - les modèles les plus téléchargés, les procédures, les FAQ.

La page d'accueil doit être claire et non saturée d'informations. Il vaut mieux inclure moins d'éléments, mais bien conçus.

6. Prévoyez les intégrations avec soin

Une plateforme intranet fonctionne rarement en isolation. Sa véritable valeur est révélée lorsque l'intranet est intégré aux autres outils de l'entreprise. Les intégrations mal planifiées sont l'une des causes les plus courantes de retards et de dépassements de budget dans les projets d'intranet.

Inventaire des systèmes à intégrer

Commencez par établir une liste de tous les systèmes avec lesquels l'intranet doit communiquer. Les intégrations les plus courantes sont :

• Active Directory / LDAP – gestion des identifiants et des utilisateurs. Les employés se connectent avec les mêmes identifiants que pour les autres systèmes de l'entreprise, et leurs données (prénom, nom, département, poste) sont automatiquement synchronisées.
• Système RH – données des employés, vacances, structure organisationnelle. L'annuaire des employés est automatiquement mis à jour et les demandes de vacances sont envoyées au système RH.
• Outils de communication – MS Teams, Slack. Les notifications de l'intranet sont envoyées aux canaux de communication où les employés passent la majorité de leur temps.
• Systèmes de gestion des documents – SharePoint, Google Drive. Les documents stockés dans les systèmes existants sont affichés sur l'intranet sans nécessiter de migration.
• Outils de gestion de projets – Jira, Asana, Monday. Les tableaux de bord des projets et les statuts des tâches sont visibles sur l'intranet par les équipes concernées.
• Calendriers et systèmes de réservation – Outlook, Google Calendar et systèmes de réservation de salles. Les événements de l'entreprise sont synchronisés avec les calendriers des employés et les réservations de salles sont accessibles depuis l'intranet.

Assurez-vous que le logiciel que vous choisissez prend en charge les intégrations nécessaires

Avant de choisir une plateforme d'intranet, vérifiez si elle propose des intégrations prêtes à l'emploi avec vos systèmes. Questions à poser au prestataire :

• La plateforme dispose-t-elle de modules d'intégration prêts à l'emploi pour nos systèmes ?
• L'intégration nécessite-t-elle une licence supplémentaire ?
• Comment fonctionne la synchronisation des données – en temps réel ou périodiquement ?
• L'intégration est-elle bidirectionnelle (lecture et écriture) ou uniquement unidirectionnelle ?
• Quelles données seront synchronisées et à quelle fréquence ?
• Y a-t-il des restrictions techniques ou des limites API ?

Si l'intranet n'a pas d'intégration prête à l'emploi avec le système sélectionné, évaluez le coût et le temps de création d'une intégration dédiée. Gardez à l'esprit que cela peut avoir un impact considérable sur votre budget et votre calendrier.

API et possibilités d'expansion future

Toutes les intégrations ne seront pas nécessaires dès le premier jour. Assurez-vous que la plateforme sélectionnée dispose d'une API ouverte qui vous permettra d'ajouter de nouvelles intégrations à l'avenir sans avoir à changer tout le système.

Vérifiez la documentation de l'API - est-elle complète, à jour et compréhensible ? Y a-t-il des exemples de mise en œuvre ? La communauté des développeurs est-elle active ? Ce sont des signes que l'expansion sera possible et que vous ne serez pas dépendant d'un seul fournisseur.

7. Concevez l'expérience utilisateur (UX)

Même l'intranet le plus fonctionnel ne sera pas utilisé s'il n'est pas convivial et visuellement désagréable. Une bonne UX (expérience utilisateur) est un investissement qui se traduit par une plus grande engagement des employés et un travail plus efficace.

Simplicité et navigation intuitive

Les employés ne doivent pas se demander où trouver l'information dont ils ont besoin. La navigation doit être évidente et prévisible. Le menu doit toujours être visible et au même endroit sur chaque page. Utilisez des conventions standard - le logo dans le coin supérieur gauche mène à la page d'accueil, le moteur de recherche en haut, le menu principal dans l'en-tête ou le panneau latéral.

Les fils d'Ariane indiquent à l'utilisateur où il se trouve dans la structure de l'intranet et lui permettent de revenir rapidement au niveau précédent. Les fonctions clés et les sections les plus fréquemment utilisées doivent être accessibles en 2-3 clics depuis la page d'accueil.

Réactivité et accessibilité mobile

De plus en plus d'employés utilisent l'intranet sur des smartphones et des tablettes, en particulier ceux qui travaillent à distance, sur le terrain ou en mode hybride. L'intranet doit fonctionner sans problème sur tous les appareils. Le design responsive ajuste automatiquement la mise en page de la page à la taille de l'écran. Le menu se transforme en menu hamburger sur un appareil mobile, les colonnes sont disposées verticalement et les boutons deviennent suffisamment grands pour être cliqués avec un doigt.

Grâce à son design responsive, Open Intranet s'affiche parfaitement sur les appareils mobiles.

Accessibilité pour tous les employés

L'intranet doit être accessible à tous les employés, y compris ceux qui ont des handicaps. Il ne s'agit pas seulement d'une question d'éthique, mais souvent aussi d'une exigence légale.

Règles de base de l'accessibilité:

• contraste suffisant entre le texte et l'arrière-plan (lisible pour les personnes ayant une déficience visuelle),
• possibilité de naviguer avec un clavier sans souris,
• descriptions alternatives pour les graphiques (pour les lecteurs d'écran),
• polices lisibles et possibilité d'agrandir le texte sans perdre de fonctionnalité.

Design de l'intranet conforme à l'identité visuelle de l'entreprise

L'intranet fait partie de l'écosystème de la marque - il doit faire référence visuellement à l'identité visuelle de l'entreprise. Utilisez les couleurs, les polices et le style graphique de l'entreprise. Cependant, ne copiez pas aveuglément le site web de l'entreprise - l'intranet a des objectifs et des utilisateurs différents. Il peut être moins orienté marketing et plus fonctionnel, mais il doit conserver l'ADN de la marque.

8. Budget et calendrier

La planification réaliste du budget et du calendrier est la clé d'un projet d'intranet réussi. Sous-estimer les coûts ou le temps peut entraîner de la frustration, des compromis sur la qualité et une perte de confiance des parties prenantes.

Un calendrier réaliste de mise en œuvre de l'intranet avec une marge de temps

Les solutions intranet sur site typiques prennent de 3 à 6 mois, du concept au lancement, en fonction de la complexité du système.

Les phases de base du projet intranet sont:

• découverte et planification (entretiens, analyse des exigences, sélection de la plateforme),
• conception et architecture de l'information (conception UX/UI, structure du menu),
• développement et configuration (mise en œuvre des fonctionnalités, intégrations, migration des contenus),
• tests et corrections (tests fonctionnels, d'intégration, de facilité d'utilisation),
• préparation des contenus et formation (contenu initial, formation des éditeurs),
• lancement et stabilisation (lancement doux, surveillance, corrections rapides).

Une marge de temps de 20-30% doit être ajoutée à ce plan pour prévoir les retards imprévus - problèmes d'intégration, changements dans les exigences, retards dans les approbations.

Lancement plus rapide avec un intranet open source

Le système Open Intranet vous permet de mettre en œuvre la version de base de l'intranet vous-même. Si votre entreprise a besoin de fonctionnalités supplémentaires, d'intégration ou de migration de données, nos spécialistes chez Droptica personnaliseront le logiciel selon vos besoins spécifiques. Cela signifie que votre organisation n'a pas à attendre plusieurs mois pour le système. Le logiciel est rapidement disponible et votre entreprise peut compiler une liste des exigences pour l'expansion tout en utilisant l'intranet au quotidien.

Un budget couvrant tous les coûts

Le budget de l'intranet n'est pas seulement le coût de la licence du logiciel (dans le cas des systèmes open source, il n'y a pas de frais de ce type). Prenez en compte tous les éléments :

• Développement et mise en œuvre – le coût de la plateforme, le design UX/UI, la configuration et la personnalisation, et la migration des données. Si vous utilisez un prestataire externe, incluez le coût des heures de travail de l'équipe.
• Intégrations – chaque intégration représente un coût supplémentaire lors du développement et potentiellement dans les licences API. Certains systèmes facturent l'accès à l'API ou ont des limites d'appel qui nécessitent des plans payants.
• Formation – formation des éditeurs et des utilisateurs finaux, matériel de formation (vidéos, documentation), le temps des formateurs internes, ou le coût de la formation externe.
• Maintenance et support (minimum 12 premiers mois) - hébergement et infrastructure, mises à jour de sécurité et fonctionnelles, support technique, surveillance et administration. Les coûts de maintenance sont généralement de 15 à 25% du coût annuel de mise en œuvre.
• Budget pour les améliorations après le lancement – réservez 10 à 20% du budget pour les améliorations et les corrections dans les 6 à 12 premiers mois. Les rétroactions des utilisateurs révèleront des besoins que vous n'aviez pas anticipés lors de la phase de planification.

Planification de l'intranet – résumé

La planification d'un intranet est un processus qui nécessite de prendre en compte de nombreux points de vue - de la stratégie d'entreprise et des besoins des utilisateurs aux questions techniques et de sécurité. La clé du succès de l'intranet n'est pas seulement une bonne préparation à l'étape de la planification, mais aussi la flexibilité et la volonté d'améliorer continuellement le système après son lancement.

N'oubliez pas qu'un intranet n'est pas un projet ponctuel, mais un investissement à long terme dans la communication et l'efficacité de votre organisation. Plus vous consacrez de temps à une planification soignée, plus vous avez de chances de créer un outil que vos employés voudront réellement utiliser. Nos spécialistes peuvent vous aider à planifier, mettre en œuvre et développer votre intranet.

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Article mis à jour le 06/08/2020