Comment augmenter l'engagement des employés? 3 formulaires intranet utiles

Une communication interne efficace est la base d’un travail efficace dans toute organisation. Dans cet article, je vais montrer comment trois simples formulaires intranet peuvent complètement changer la manière dont votre entreprise communique en interne. Avec de telles solutions, vous pouvez engager les employés dans la construction de la culture d'entreprise, aider les RH à prendre de meilleures décisions et créer du contenu qui intéresse véritablement l'équipe. Cet article est basé sur mon film du canal Nowoczesny Drupal .

Dans cet article:

• Pourquoi vaut-il la peine de déplacer les formulaires des emails au portail intranet ?
• 1. Le formulaire eNPS - augmenter l'engagement des employés
• 2. Formulaire de formation et de développement des employés
• 3. Formulaire de soumission des nouvelles de l'entreprise
• Améliorations et automatisation supplémentaires 
• Efficacité accrue et engagement des employés avec les formulaires intranet

Pourquoi vaut-il la peine de déplacer les formulaires des emails au portail intranet ?

Dans la plupart des entreprises, les départements des RH envoient divers formulaires et enquêtes en ligne, mais ils le font généralement à travers des outils distincts - emails, plateformes d'enquête externes, ou liens vers Google Forms. Le problème est que les employés reçoivent les liens par email et doivent ensuite remplir l'enquête dans un autre système, ce qui est souvent peu pratique. Après cela, ils oublient souvent ou remettent à plus tard le remplissage du formulaire et ne le font finalement jamais.

Les formulaires numériques sur l’intranet offrent une grande commodité pour les employés qui visitent l'intranet chaque jour pour vérifier les actualités, rechercher des documents, et utiliser la base de connaissances ou les outils de l'entreprise. Lorsque le formulaire est au même endroit que le reste de leur travail, le taux de réponse augmente considérablement.

Un avantage supplémentaire est que toutes les données sont centralisées. Le département des RH n'a pas besoin de passer d'un système à l'autre pour voir les résultats des enquêtes ou des soumissions. Tout cela se traduit par une communication interne plus efficace.

1. Le formulaire eNPS - augmenter l'engagement des employés

Le premier formulaire est l'Employee Net Promoter Score (eNPS), un indicateur simple qui montre à quel point les employés sont satisfaits de leur travail dans l'entreprise. La question principale de ce formulaire est : "Quelle est la probabilité que vous recommandiez notre entreprise comme lieu de travail ?" Les employés répondent sur une échelle de 0 à 10.

Cependant, le formulaire ne se termine pas avec cette seule question. Les questions supplémentaires qui apparaissent en fonction de la réponse donnée sont les plus importantes. Si quelqu'un attribue une note basse (0-6), nous pouvons lui demander pourquoi il a donné une telle note et ce qui peut être amélioré dans l'entreprise. Si quelqu'un donne une note élevée (9-10), nous pouvons demander ce qu'ils préfèrent dans l'entreprise et utiliser ces informations ultérieurement à des fins internes ou dans les annonces de recrutement.

Avantages de la mesure régulière de l'eNPS

Mesurer l'eNPS dans les opérations RH présente plusieurs avantages importants. Tout d'abord, cela permet de détecter plus tôt les problèmes d'engagement des employés. Si nous mesurons cet indicateur régulièrement, nous pouvons voir si le score diminue, augmente ou reste au même niveau. Si le score diminue, nous pouvons réagir avant que les gens ne commencent à quitter l'entreprise. Deuxièmement, nous pouvons identifier les ambassadeurs de la marque - des employés qui donnent des notations élevées et louent l'entreprise. Nous pouvons travailler davantage avec eux pour tirer parti de leur attitude positive envers l'entreprise. Troisièmement, nous obtenons des suggestions spécifiques sur ce qu’il faut améliorer. Ce ne sont souvent pas des commentaires généraux comme "meilleures conditions de travail", mais des choses spécifiques, telles que "il y a trop de bruit dans l'espace ouvert" ou "pas assez d'opportunités de développement".

La mesure de l'eNPS de l'organisation nous donne également la possibilité de comparer notre performance avec d'autres entreprises. Il existe toutes sortes d'enquêtes et de données disponibles sur internet, de sorte que vous pouvez voir comment notre entreprise se compare à la concurrence.

Il est également possible de mesurer l'efficacité des activités RH. Par exemple, nous avons introduit le travail à distance ou hybride et nous pouvons vérifier comment un tel changement affectera le score eNPS. Cela vous permet d'évaluer objectivement si les changements que vous avez effectués ont réellement un impact positif sur la satisfaction des employés.

Comment construire un formulaire eNPS sur l'Open Intranet ?

Le formulaire eNPS peut être facilement construit dans le système Open Intranet à l'aide du module Webform. Open Intranet est une solution intranet open source gratuite développée par Droptica. Vous pouvez le télécharger, l'installer et l'utiliser sans aucune licence ni coût caché. Le logiciel est basé sur Drupal, ce qui vous offre une liberté et une flexibilité totales pour le personnaliser afin qu'il réponde aux besoins de votre organisation. Des fonctionnalités telles que les actualités de l'entreprise, la base de connaissances, les documents, l'annuaire des employés, le calendrier des événements et un système pour créer des formulaires numériques sont déjà intégrées.

Par défaut, après l'installation d'Open Intranet, nous avons un formulaire dans la section Aide & Demandes pour soumettre de l'aide ou des demandes, mais nous pouvons en ajouter bien d'autres. Si nous nous rendons dans Structure > Webforms, nous voyons une liste de formulaires qui ressemble à l'onglet de contenu. Il y a un bouton Ajouter un webform et une liste ci-dessous avec des options de filtrage. Une fois que nous ajoutons un nouveau formulaire, nous pouvons le créer à partir de zéro.

Le formulaire eNPS se compose de plusieurs éléments. Tout d'abord, nous avons une question principale avec une notation de 0 à 10. Si l'utilisateur sélectionne 9, un champ supplémentaire apparaît avec la question Qu'est-ce que vous aimez le plus dans l'entreprise ? Si ils sélectionnent 8 ou 7, le champ disparaît, et si ils sélectionnent 6 ou moins, la question Qu'est-ce qui vous fait penser que vous ne recommanderiez pas notre entreprise ? Dans l'eNPS, nous traitons toutes les notations jusqu'à 6 comme « ne recommanderait pas », 7-8 comme « neutre », et 9-10 comme « recommanderait ». Nous définissons les conditions dans la configuration du champ - par défaut, le champ est caché, et si la notation est inférieure ou égale à 6, le champ a un statut visible. Il en va de même pour le second champ - si la notation est supérieure ou égale à 9, il a le statut visible.

Ensuite, nous avons une question supplémentaire dans le formulaire, Que peut-on améliorer, et un champ optionnel Signature. Ce champ est particulièrement utile si l'employé souhaite laisser un message ou un retour et souhaite que quelqu'un des RH ou un superviseur discute avec lui. Dans ce cas, il ou elle doit signer pour que le contact ultérieur soit possible.

La question importante de l'anonymat

À l'exception des cas mentionnés ci-dessus, il est très important que le formulaire eNPS soit anonyme. Cela peut être fait en marquant l'option Soumission anonyme qui apparaît après l'ajout du module supplémentaire Soumission anonyme pour Webform.

Lorsqu'il est rempli, nous pouvons voir dans l'onglet Résultats qu'il a été rempli par un "utilisateur anonyme", ainsi vous ne savez pas qui l'a rempli. Cela permet aux employés de se sentir en sécurité pour répondre honnêtement.

2. Formulaire de formation et de développement des employés

Typiquement, les départements des RH planifient les formations de manière descendante, souvent sans répondre aux besoins des employés. Les formulaires de demande de formation sont le moyen de renverser ce processus. L'employé remplit un formulaire où il donne le sujet de la formation et justifie pourquoi il en a besoin. Souvent, le spécialiste qui est le plus proche du processus en question saura mieux quelle formation est nécessaire.

Le formulaire peut être construit pour inclure des champs supplémentaires en plus du sujet lui-même :

• forme préférée de formation (en ligne, en classe, atelier),
• date à laquelle la formation devrait avoir lieu,
• avantages pour l'entreprise ou l'équipe,
• coût estimé (souvent, les employés savent déjà quelles sont les offres de la formation en question).

Avec un tel formulaire, les professionnels des RH ont une vue complète des besoins de formation et de tous les détails tout de suite. Le formulaire bénéficie aux deux parties - l'employé peut aisément soumettre ses attentes de développement, et le département des RH peut voir exactement quels besoins de formation les employés ont.

Comment créer des formulaires de demande de formation dans Open Intranet ?

Un formulaire intranet pour collecter les propositions de formation peut être facilement construit dans la Structure > Webforms section. Après avoir ajouté un nouveau formulaire, nous pouvons le configurer avec divers champs pour répondre aux besoins de l'entreprise.

Le formulaire de base contient les champs suivants :

• Sujet de la formation - un champ texte avec un texte d'exemple en tant qu'indice pour que les utilisateurs sachent ce qu'ils peuvent saisir ici. Lorsqu'ils commencent à taper, l'indice disparaît automatiquement.
• Forme planifiée de formation - un champ de sélection avec des options telles que en ligne, en classe, atelier. Vous pouvez, bien sûr, ajouter de nouvelles options ou supprimer les existantes pour ajuster le champ aux spécificités de votre entreprise.
• Terme - un champ de sélection avec des options en Ce trimestre, Ce semestre, Cette année, et Terme flexible.
• Avantages - un champ texte décrivant les avantages pour l'employé ou l'équipe, par ex., Je travaillerai plus vite dans Excel.
• Coût estimé - un champ avec des plages de prix prêtes à choisir. Cela peut être configuré comme une liste déroulante avec différentes plages de coûts pour convenir au budget de l'entreprise.
• Durée - un champ de sélection avec une période spécifique.
• Remarques supplémentaires - un champ optionnel pour des informations supplémentaires.

Conseils pratiques pour la configuration

Les champs décrits ci-dessus sont des exemples et chaque entreprise peut les personnaliser pour répondre à ses besoins. Vous pouvez commencer par un formulaire plus simple et l'élargir plus tard, ou vice versa - commencer avec la version complète et simplifier si nécessaire. Il est important que tous les champs ne soient pas obligatoires, surtout si le formulaire comporte de nombreux éléments. Les utilisateurs peuvent ne pas vouloir remplir des formulaires intranet trop longs.

Construire un formulaire ressemble beaucoup à la création d'autres types de contenu dans Drupal - vous ajoutez des champs de différents types (texte, liste de contrôle, champ de texte à plusieurs lignes) et les configurez selon vos besoins. Tout peut être facilement modifié plus tard, une fois que l'entreprise connaît ses besoins exacts pour collecter les propositions de formation.

3. Formulaire de soumission des nouvelles de l'entreprise

Le problème dans de nombreuses entreprises est que les services de communication et de ressources humaines ont un système pour publier les nouvelles de l'entreprise, mais ils ne savent souvent pas ce qui se passe dans l'entreprise et dans les équipes individuelles. En conséquence, les nouvelles sur l'intranet sont peu intéressantes, détachées de la réalité et peu susceptibles d'attirer l'attention des employés.

Les formulaires de demande de nouvelles sur l’intranet permettent aux employés de soumettre eux-mêmes des histoires intéressantes de leur travail. L'employé peut choisir le type de nouvelle - s'il doit s'agir d'un élément d'actualité séparé ou d'une courte pièce d'information pour le bulletin mensuel.

La personne soumettant un sujet peut également choisir la catégorie de la nouvelle, par exemple :

• succès d'équipe,
• nouveau client,
• nouvel employé,
• défis intéressants sur un projet et comment les résoudre,
• réalisations,
• événements organisés par des employés.

Vous pouvez également ajouter des champs pour le type de département ou d'équipe dont parle la nouvelle - cela aidera à les catégoriser. Il est également important d’avoir un champ pour télécharger des fichiers, tels que des photos, afin que ces matériaux puissent être utilisés dans les nouvelles qui seront publiées.

Avantages du formulaire de soumission d'idées de nouvelles

Un tel formulaire intranet résout plusieurs problèmes dans l'entreprise :

• Il réduit la charge du département des communications internes - au lieu de rechercher et de demander eux-mêmes des sujets, ils reçoivent des suggestions prêtes à l'emploi.
• Il construit un sentiment de responsabilité partagée pour les communications de l'entreprise - les employés sentent qu'ils ont plus d'influence sur ce dont l'entreprise parle.
• Il augmente la transparence dans l'entreprise - les gens voient les succès d'autres équipes, apprennent des projets intéressants et des défis.
• Rien d'important n'échappe à l'attention - au lieu de se fier à ce que l'on peut apprendre accidentellement autour d'un café, nous avons un système qui recueille des informations de toute l'entreprise.

Comment créer un formulaire pour recueillir des suggestions de nouvelles sur l'Open Intranet ?

Comme les autres formulaires intranet du système, ce type de formulaire peut être construit dans la Structure > Webforms section. Le formulaire de Soumission de nouvelles est composé de plusieurs champs clés qui aident à organiser le processus de collecte et de publication des nouvelles de l'entreprise.

Champs de base du formulaire :

Type de nouvelle - un champ de sélection où vous pouvez déterminer s'il doit s'agir d'un élément d'actualité séparé ou d'un résumé du mois. Souvent, les entreprises publient deux types de nouvelles : des nouvelles individuelles sur des événements spécifiques et les nouvelles les plus importantes de tout le mois, publiées sous forme de résumé.

Catégorie - une liste déroulante avec des options telles que Succès de l'équipe, Nouveau client, ou Réalisations.

Titre - champ texte pour le titre de la nouvelle.

Description de l'événement - un champ de texte à plusieurs lignes pour une description détaillée.

Département - un champ de sélection précisant de quel département il s'agit, ce qui aide à la catégorisation.

Urgence - un champ très utile pour déterminer quand une nouvelle en particulier doit être sur l'intranet.

Fichiers - un champ pour télécharger des matériaux supplémentaires.

Personne de contact - un champ optionnel si ce n'est pas la personne remplissant le formulaire. Vous pouvez spécifier un contact pour une autre personne qui peut fournir des informations supplémentaires.

Configuration et personnalisation

Comme pour les autres formulaires intranet, tous les champs peuvent être ajoutés, supprimés ou réorganisés en fonction des besoins de l'entreprise. Les listes de sélection (catégories, départements, urgence) peuvent être facilement modifiées en ajoutant de nouveaux éléments ou en supprimant les éléments inutiles.

Le formulaire est construit comme standard dans le module Webform. Nous ajoutons des champs de différents types (sélection, champ texte, textarea) et les configurons selon les besoins de l'organisation.

Améliorations et automatisation supplémentaires

Une fois que nous avons ces formulaires en ligne dans notre système intranet, nous pouvons ajouter des tableaux de bord analytiques avec des graphiques et des tendances pour observer comment le taux d'eNPS évolue au fil du temps ou quelles catégories de formation sont les plus populaires.

Des rappels automatiques peuvent également être ajoutés - par exemple, envoyer un email chaque trimestre avec un lien vers l'enquête eNPS. Le système peut également être intégré à des outils externes utilisés dans l'entreprise afin que les données des formulaires intranet puissent y être intégrées. Ces améliorations peuvent être mises en œuvre progressivement à mesure que les besoins de l'organisation évoluent.

Efficacité accrue et engagement des employés avec les formulaires intranet

Trois simples formulaires intranet - eNPS, demandes de formation, et propositions de nouvelles - peuvent complètement changer la manière dont une entreprise communique en interne. Ils font de l'intranet un lieu de collaboration active, où les employés ont un impact réel sur les opérations de l'organisation, et les départements de support reçoivent des données concrètes pour prendre de meilleures décisions.

Open Intranet offre tous les outils nécessaires pour mettre en œuvre ces solutions. Le système est gratuit, basé sur le Drupal éprouvé, et peut être personnalisé pour répondre aux besoins de toute organisation. Si vous envisagez d'améliorer ou mettre en œuvre un intranet dans votre entreprise, nous serions ravis de vous montrer les possibilités de personnalisation de notre logiciel pour répondre à vos besoins.