Comment créer un système simple sur Drupal pour la liste d'équipements avec les actifs de l'entreprise ?

Dans cet article, je vous montrerai comment créer un système pour suivre les actifs de votre entreprise en utilisant Drupal. Ce système vous permet de créer et de gérer facilement une liste d'équipements avec des ressources telles que des ordinateurs portables, des téléphones, des moniteurs ou des bureaux qui sont attribués aux employés. Il est idéal pour les entreprises à distance ou hybrides, où le contrôle des équipements délivrés est crucial. Lisez l'article de blog ou regardez un épisode de la série “Nowoczesny Drupal” (la vidéo est en polonais).

Pourquoi implémenter un système pour la liste des équipements?

Les entreprises, en particulier celles qui utilisent le travail à distance ou ont plusieurs bureaux, ont besoin de gérer les actifs de l'entreprise. Lorsque des employés se voient attribuer différents équipements, avec le temps, il peut être difficile de suivre qui a quels appareils, ce qui a été retourné, et ce qui doit être remplacé. Avec un système basé sur Drupal, nous pouvons facilement surveiller l'inventaire de chaque employé et identifier quel équipement n'est pas attribué et peut être réutilisé.

Il est aussi à noter que ce système peut être construit comme une installation Drupal indépendante, ou une telle fonctionnalité peut être ajoutée à un système existant, tel qu'une partie de l' intranet de l'entreprise.

Passons maintenant à une explication étape par étape de la construction d'un tel système en utilisant Drupal comme exemple.

Créer des types de données dans Drupal

Nous commencerons par créer les types de données qui seront nécessaires pour créer les vues des enregistrements d'équipement.

Types d'équipement et paramètres

Pour commencer, vous devez créer les types de données qui seront stockés dans le système. Drupal facilite la définition de différents types d'équipements, tels que des ordinateurs portables, des téléphones ou des moniteurs. Nous pouvons également attribuer des paramètres appropriés, tels que la RAM ou la taille de l'écran.

La création des types de données se fait par l'onglet "Structure" dans le panneau d'administration Drupal. Nous créons le type d'équipement comme une taxonomie et les paramètres d'équipement comme d'autres termes de taxonomie qui peuvent être attribués à l'équipement.

Exemples de types d'équipement :

• Ordinateur portable
• Téléphone
• Moniteur

La seconde chose que nous allons spécifier sont les paramètres de l'équipement. Des exemples de paramètres que nous utilisons sont :

• RAM
• Taille de l'écran

L'étape suivante sera d'ajouter un élément qui déterminera les paramètres ci-dessus, tels que la taille du moniteur (13 pouces et 16 pouces) ou la taille de la RAM (16 Go et 32 Go). Pour ce faire, nous développons notre liste en ajoutant d'autres partitions.

Ensuite, nous trions nos éléments de sorte que les paramètres appropriés soient sous les catégories de données appropriées.

Cela vous permet de décrire précisément chaque pièce d'équipement et d'organiser toutes les informations.

Créer des entités d'équipement

L'étape suivante consiste à créer une entité qui stockera toutes les informations sur l'équipement. Dans Drupal, nous créons un nouveau type de contenu - "Équipement".

Puis, dans la section "Gérer les champs", nous cliquons sur "Créer un nouveau champ" et sélectionnons le type de champ que nous voulons ajouter. Pour les paramètres, nous nous référons aux éléments que nous avons ajoutés précédemment, c'est-à-dire que nous ajoutons un champ de "Référence" au type d'équipement et à ses paramètres.

Il est important de changer le nombre de valeurs autorisées dans la référence de paramètre à "illimité". Cela vous permettra d'ajouter plus d'un paramètre (exemple : RAM, taille de l'écran) à un matériel donné.

De la même manière, nous créerons un champ "Utilisateur".

Nous pouvons ajouter plusieurs champs à cette entité, tels que :

• Nom de l'équipement - champ de texte
• Type d'équipement (ordinateur portable, moniteur, téléphone) - champ de référence
• Paramètres (RAM, taille de l'écran) - champ de référence
• Utilisateur assigné - champ de référence
• Numéro de série - champ numérique
• Date d'achat - champ avec une date
• Prix d'achat - champ numérique + suffixe
• Facture (possibilité d'attacher un fichier PDF ou une photo) - champ de type téléversement de fichier

Ces champs peuvent être ajoutés selon le besoin sous forme de texte, numérique, téléversement de fichiers, et champs de date, comme vu avec les exemples spécifiques ci-dessus. Vous pouvez également utiliser des suffixes (ex : ajout de PLN dans le champ avec le prix) et plusieurs autres spécifications supplémentaires.

Vous pouvez immédiatement voir combien il y a de types de champs à utiliser dans Drupal pour différentes structures de données ou types de contenu, et à quelle vitesse ils sont construits. Chacun de ces champs peut être personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise, rendant le système plus flexible.

Après avoir créé de telles structures, nous voyons un formulaire avec des données à remplir.

Créer des vues pour gérer les équipements et les actifs de l'entreprise

Pour rendre l'affichage du formulaire esthétiquement agréable, nous devons l'améliorer en créant des vues.

Catégorisation des informations

Notre formulaire comporte plusieurs types de données que nous pouvons regrouper. Nous créerons trois groupes de données d'équipement :

• Général (nom, type d'équipement, utilisateur)
• Financier (prix, facture, date d'achat)
• Autre (paramètres, numéro de série)

Une fois sauvegardé, nous avons catégorisé les données, rendant le formulaire plus lisible. Vous pouvez également personnaliser ces champs en fonction des besoins que nous avons dans l'entreprise.

Maintenant, nous allons effectuer une autre modification - nous allons changer le champ pour choisir le type d'équipement en select2, ce qui nous permettra de choisir les types d'équipement que notre entreprise a listés précédemment.

Cela nous donne une liste déroulante intéressante qui nous permettra de sélectionner facilement les types d'équipements, non seulement en cliquant mais aussi en tapant par nom, ce qui est utile, surtout lorsqu'il y en a beaucoup.

Une autre modification sera de changer le champ dans "Paramètres". Nous remplacerons l'autocomplétion par un champ de type Hierarchical select.

Cela nous donnera la possibilité de sélectionner le type de paramètre avec une valeur qui lui est attribuée en conséquence.

Vous pouvez voir ici que vous pouvez modifier ces widgets librement, même après les avoir créés, gagnant ainsi une interface pratique pour gérer les données matérielles.

Après avoir rempli les champs et sauvegardé les données, la vue de chaque équipement contiendra les colonnes suivantes :

• ID de l'équipement
• Nom
• Type d'équipement
• Paramètres
• Prix d'achat
• Option de modification
• Utilisateur assigné

Cela donne à la personne gérant la liste des équipements une vue d'ensemble complète des ressources disponibles et elle peut facilement ajouter de nouveaux actifs de l'entreprise ou modifier les données existantes si nécessaire.

Vues des actifs de l'entreprise

Maintenant, nous allons travailler sur les vues d'équipement.

Nous allons dans "Structures" puis cliquons sur "Vues". Nous ajoutons un nom, qui est "Équipement". Nous changeons le contenu en "Équipement", allons dans "Paramètres de la page" et cliquons sur "Créer une page". Nous ajoutons un titre, un chemin, un nombre d'éléments à afficher et sauvegardons. Maintenant dans la section "Format", nous changeons l'affichage des éléments en "Tableau".

Dans celui-ci, nous ajouterons quelques champs, tels que l'ID, le type d'équipement, les paramètres, le prix, et le lien pour modifier. Je laisse le reste des options par défaut, mais bien sûr, vous pouvez le modifier comme vous le souhaitez.

L'étape suivante consiste à définir l'ordre des données dans le tableau, nous voulons avoir l'ID et le type d'équipement au début et l'option de modification à la fin. À cette étape, nous ajoutons également un lien pour ajouter de nouveaux équipements (comme en-tête) et un tri complet. Nous obtenons une vue conviviale :

Comme nous pouvons le voir, Drupal permet une personnalisation avancée des formulaires d'ajout d'équipements, rendant cela beaucoup plus facile pour les utilisateurs et l'entrée de données devient plus claire et organisée.

Filtrage et tri des données de la liste des équipements

Nous allons maintenant ajouter une option de filtrage des données. Pour ce faire, nous irons dans l'option de configuration du filtrage et ajouterons des critères - "Filtrer par nom".

Ensuite, nous allons envisager d'ajouter la capacité de trier les données par critères spécifiques, par exemple, par prix, ID, et nom. Cela peut être fait dans les paramètres de la méthode d'affichage :

En conséquence, les en-têtes de table sont devenus cliquables, permettant de les trier par ordre croissant ou décroissant :

Cela permet à l'utilisateur de rechercher facilement l'équipement par nom, prix ou autres paramètres. Introduire la possibilité de trier les colonnes (par exemple, par prix ou date d'achat) améliore considérablement la commodité d'utilisation du système.

Créer des vues avancées de la liste des équipements

Drupal vous permet de développer davantage le système en créant des vues plus avancées, telles que :

• Équipements non assignés à un utilisateur - la vue permet d'identifier les actifs de l'entreprise disponibles à la livraison.
• Équipements sans factures - une liste d'équipements sans factures attachées, ce qui peut vous aider à organiser votre documentation.
• Équipements avec les paramètres que nous spécifions.

Pour ce faire, copiez la vue actuelle et renommez-la, par exemple, en « équipements non assignés ». Ensuite, nous ajoutons un filtre au champ "utilisateur" et le définissons comme vide. Cela nous donne une vue facile des équipements, qui sont dans l'entreprise et non assignés à quiconque.

Nous avons donc deux vues :

Grâce à la flexibilité de Drupal, il peut être cloné à volonté, en changeant les paramètres et en créant d'autres vues, telles que des équipements sans factures ou avec des paramètres spécifiques pour répondre aux besoins de l'entreprise ou des départements individuels, tels que l'administration informatique ou la comptabilité.

Liste de matériel avec les actifs de l'entreprise - résumé

Configurer un système d'inventaire de matériel d'une entreprise sur Drupal est une tâche qui peut être accomplie relativement rapidement et sans beaucoup de dépenses. Drupal offre d'immenses possibilités pour adapter la structure des données et la fonctionnalité du système aux besoins spécifiques de l'organisation. Avec des outils simples tels que les types de contenu, les vues et les formulaires avancés, nous pouvons construire un système qui rationalise la gestion des ressources dans une entreprise.

Finalement, un tel système peut également être intégré à d'autres applications, exposant les données au format JSON ou les important à partir de fichiers CSV. Tout cela fait de Drupal un excellent choix pour les entreprises qui souhaitent tenir des registres efficaces des équipements.

Si vous vous demandez si Drupal est la bonne technologie pour votre entreprise, il est judicieux de planifier une consultation gratuite, pour discuter des solutions possibles.