Comment créer une liste efficace de besoins pour un fournisseur CMS ?

Une liste pratique des exigences vous permet de choisir un fournisseur de CMS qui créera un système fonctionnel et adapté aux besoins de votre organisation. L'absence d'attentes précises conduit souvent à des retards, des dépassements de budget ou une plateforme inadéquate. À partir de cet article, vous apprendrez comment créer un ensemble d'exigences étape par étape qui vous aidera à trouver le meilleur fournisseur de CMS et à minimiser les risques du projet.

Dans cet article :

• Pourquoi une liste d'exigences pour un fournisseur de CMS est-elle cruciale pour le succès d'un projet ?
• Comment se préparer à créer une liste d'exigences pour un fournisseur de CMS ?
• Éléments clés d'une liste d'exigences efficace pour un fournisseur de CMS
• Exemples d'outils pour créer une liste d'exigences

Pourquoi une liste d'exigences pour un fournisseur de CMS est-elle cruciale pour le succès d'un projet ?

La première étape pour choisir le bon fournisseur de CMS est de déterminer quel type de système de gestion de contenu votre organisation a besoin. Même s'il existe différentes plateformes de CMS sur le marché - allant des petits builders de sites web simples aux outils d'entreprise hautement personnalisables - sans une liste précise des exigences, il est difficile d'évaluer lequel répondra à vos objectifs commerciaux. Une telle liste pose les bases d'une coopération efficace, car elle organise les attentes, facilite la vérification de l'offre et permet de se concentrer sur les aspects techniques et commerciaux essentiels.

Pour de nombreuses entreprises, non seulement le type de système de gestion de contenu est important, mais aussi l'expertise technique du partenaire potentiel. C'est pourquoi il vaut la peine de prêter attention à l'expérience dans la mise en œuvre de fonctionnalités ou d'intégrations spécifiques - surtout lorsque vous prévoyez de connecter une nouvelle plateforme à des applications existantes. Combiné à une liste solide d'exigences, cela vous permet de choisir un fournisseur de CMS pour mener à bien le projet selon votre vision, votre budget et votre échéancier.

Le rôle de la liste des exigences dans la communication avec le fournisseur de CMS

Un ensemble d'exigences soigneusement développé est un moyen efficace de bâtir un langage commun avec les fournisseurs de CMS. Il permet aux deux parties de savoir ce qui est une priorité pour un projet et ce qui est un extra optionnel. Décrire précisément les attentes - que ce soit pour la conception de l'interface, l'intégration avec d'autres systèmes ou des fonctionnalités marketing spécifiques - réduit le risque de malentendus et vous permet de vérifier l'expertise technique du fournisseur dans le contexte des besoins réels de votre organisation.

De nombreux clients choisissent diverses plateformes CMS, telles que Drupal, WordPress ou d'autres solutions dédiées, en espérant une mise en œuvre fluide et des résultats rapides. Cependant, sans une liste claire des exigences, le fournisseur peut se concentrer sur des éléments moins pertinents pour les objectifs commerciaux et négliger les fonctionnalités clés. C'est pourquoi il est si important de fixer ensemble les priorités et de les revoir à chaque étape du projet.

Conséquences de l'absence d'exigences précises

L'absence d'une liste détaillée des exigences conduit souvent à de nombreux problèmes. Tout d'abord, le fournisseur de CMS peut proposer une solution insuffisante ou excessivement élaborée par rapport aux exigences réelles. Le résultat est une fonctionnalité que personne n'utilise ou des fonctionnalités manquantes qui sont en fait nécessaires.

Deuxièmement, sans exigences clairement établies, il est difficile de fixer un prix précis pour le travail et de planifier le calendrier. Discussions prolongées sur la spécification du projet et le périmètre, entraînant des retards et des dépassements de budget.

Troisièmement, lorsqu'il n'est pas tout à fait évident quels modules et intégrations doivent être inclus, ​​de nombreuses révisions ou changements drastiques lors de la mise en œuvre. Tout cela affecte l'efficacité de la collaboration avec le fournisseur de CMS choisi et peut réduire considérablement la valeur finale de la mise en œuvre pour votre organisation.

Comment se préparer à créer une liste d'exigences pour un fournisseur de CMS ?

La clé pour développer avec succès une liste d'exigences est une compréhension approfondie des besoins de votre organisation et des capacités offertes par les diverses plateformes de CMS. Se préparer à ce processus inclut l'analyse de vos objectifs commerciaux, la discussion avec les parties prenantes et la familiarisation avec les technologies disponibles sur le marché. Ci-dessous, vous trouverez trois étapes cruciales qui vous aideront à développer un ensemble d'exigences cohérent et fiable pour votre futur fournisseur de CMS.

Définir les objectifs commerciaux

La première étape est de définir clairement ce que vous attendez de votre nouveau système de gestion de contenu. Considérez si votre principal objectif est de rationaliser la publication de contenu sur le site web, d'augmenter les ventes en ligne ou de mieux servir vos clients à travers différents canaux de communication.

Clarifier vos priorités commerciales vous permettra de :

• Déterminer quelles fonctionnalités sont essentielles et lesquelles peuvent être optionnelles.
• Choisir un fournisseur de CMS qui a déjà de l'expérience avec des projets dans votre secteur (par exemple, personnalisation fonctions CMS pour l'éducation supérieure) et qui comprend votre marché.
• Communiquer clairement votre mesure de succès (par exemple, réduction du temps de publication, augmentation des conversions ou facilitation de l'intégration avec d'autres systèmes) dans l'offre.

Des objectifs commerciaux bien formulés constituent un point de référence à chaque étape du projet - de l'analyse des exigences techniques à leur mise en œuvre et à la vérification des résultats obtenus.

Recueillir des informations auprès des employés et des parties prenantes

Un autre élément important est d'impliquer les personnes qui utiliseront quotidiennement le nouveau système de gestion de contenu. Parler aux spécialistes du marketing, aux éditeurs, aux spécialistes informatiques ou aux équipes de vente vous aidera à comprendre quels outils et fonctionnalités supplémentaires ils ont vraiment besoin.

Il est judicieux d'organiser à cette fin :

• Ateliers et réunions - permettront une discussion approfondie en personne sur les défis et les attentes.
• Révision des outils en usage - vous donnera une idée de comment les processus actuels peuvent être améliorés et quels systèmes le nouveau CMS doit intégrer (par exemple, CRM, ERP, outils d'analyse).
• Enquêtes et entretiens - vous permettront de recueillir des avis d'un plus grand nombre d'employés, y compris ceux qui n'ont pas toujours le temps d'assister à de longues réunions.

Un exemple d'enquête en ligne que vous pouvez mener parmi les employés pour recueillir les exigences d'un CMS

En conséquence de cette analyse, vous obtiendrez une image plus complète de vos besoins réels, ce qui se traduira par des décisions plus précises dans le choix d'un fournisseur de système de gestion de contenu et une meilleure adéquation du système final aux spécificités de votre organisation.

Aperçu des technologies disponibles

La dernière étape de la préparation consiste à se familiariser avec les différentes plateformes de CMS et leurs fonctionnalités. Il existe de nombreux systèmes sur le marché qui varient en termes de scalabilité, de flexibilité et de niveau de support de la communauté.

Pour décider de la solution la plus avantageuse :

• Étudiez les systèmes populaires et éprouvés : vérifiez Drupal, HubSpot CMS, Joomla, Magento, ou d'autres plateformes de CMS et builders de sites, en tenant compte de l'expertise technique des fournisseurs potentiels.
• Comparez les coûts de licence et de maintenance continue : en fonction du modèle (logiciel commercial ou open source), l'investissement financier pour l'implémentation et le développement ultérieur peut varier considérablement.
• Vérifiez la disponibilité des spécialistes : assurez-vous qu'il existe des entreprises d'implémentation sur le marché avec l'expérience et les compétences appropriées. Les certifications, telles que l'ISO27001, ou les références positives démontrent souvent une approche professionnelle de la sécurité et de la qualité de service.

Une bonne compréhension des possibilités technologiques vous facilitera la formulation d'une demande précise de proposition. Cela vous aidera à éviter de travailler avec des fournisseurs de CMS qui ne peuvent pas répondre à vos exigences, et votre organisation bénéficiera d'une base solide pour une mise en œuvre efficace du nouveau système.

Éléments clés d'une liste d'exigences efficace pour un fournisseur de CMS

Une fois que vous avez clairement défini vos objectifs de projet, que vous savez quelles parties prenantes vous devez consulter et que vous avez passé en revue les différentes plateformes de CMS, il est temps de vous concentrer sur ce qui doit être inclus dans votre liste d'exigences. Dans cette section, nous discuterons des domaines les plus critiques à inclure dans le document - des fonctionnalités du système de gestion de contenu aux nécessités pour le fournisseur de CMS lui-même.

Exigences du système de CMS

Chaque organisation a des besoins différents, c'est pourquoi il est si important de prendre en compte tous les aspects pertinents du projet - non seulement les fonctions de publication mais aussi les problèmes de sécurité ou l'intégration avec les outils externes.

Fonctionnalités de base et supplémentaires

Divisez les exigences entre celles qui sont absolument nécessaires (doit-avoir) et celles qui peuvent être mises en œuvre au gré des financements ou du temps disponibles (sympa-à-avoir). Cela permettra au fournisseur de CMS de proposer le périmètre de travail optimal et de prioriser la mise en œuvre.

Les fonctions principales peuvent inclure :

• Un éditeur de contenu intuitif avec la possibilité de gérer plusieurs types de publication,
• Des mécanismes de contrôle des versions et de flux de travail, c'est-à-dire, flux de travail de création de contenu (par exemple, approbation du texte par un superviseur),
• Des modèles réactifs et une prise en charge du multilinguisme.

D'autre part, le groupe sympa-à-avoir peut inclure des éléments tels que :

• Personnalisation avancée du contenu (par exemple, recommandations de contenu),
• Modules d'analyse ou d'automatisation marketing personnalisés,
• Plugins d'intégration supplémentaires qui ne sont pas nécessaires au lancement.

Exigences pour les caractéristiques du système

Que vous choisissiez Drupal ou d'autres plateformes de CMS, prêtez attention aux problèmes de performances et de sécurité.

Définissez clairement :

• Le niveau de sécurité requis - tel que la conformité aux directives de l'ISO27001 ou la nécessité de chiffrer les données.
• La scalabilité - la plateforme CMS est-elle censée gérer un trafic dynamique en croissance, et si oui, dans quelle mesure ?
• Les exigences en matière de disponibilité du service garanti (SLA, ou Service Level Agreement) - quel temps de réponse et de réparation (par exemple, en heures ou en jours) est acceptable pour ne pas risquer d'interruption de service ?

Indiquer ces éléments clairement dès le départ évitera une situation dans laquelle, après la mise en œuvre, il s'avère que le projet ne satisfait pas aux normes clés ou nécessite des révisions majeures.

Intégrations avec d'autres systèmes

L'implémentation d'un système de gestion de contenu se fait rarement en isolement complet - il est généralement nécessaire d'intégrer le CMS avec des systèmes et des bases de données externes.

Par conséquent, déjà sur la liste des exigences, vous devez indiquer :

• Quels systèmes (CRM, ERP, outils d'analyse, boutique e-commerce) nécessitent une intégration avec la nouvelle plateforme.
• Quel type d'échange de données est nécessaire - par exemple, des intégrations basées sur API suffisent-elles, ou faut-il envisager des mécanismes de synchronisation plus complexes ?

Cela permettra au fournisseur de CMS de préparer l'architecture appropriée à l'avance et d'estimer le temps nécessaire pour les travaux d'implémentation dans ce domaine.

Exigences en matière de support et de maintenance du système

Tout projet, surtout celui basé sur des technologies complexes comme Drupal, nécessite un support à long terme. Déjà à l'étape de la création de la liste des exigences, déterminez :

• Avez-vous besoin d'un support 24/7, ou le modèle de collaboration en "heures ouvrables en semaine" est-il suffisant ?
• Quelles normes SLA et temps de réponse sont critiques pour vous ?
• Attendez-vous des audits de sécurité réguliers et des mises à jour (par exemple, vers une version plus récente du système) ?

Ces informations ont un impact direct sur le coût de maintenance et d'exploitation, ainsi que sur la sélection d'un fournisseur avec le bon bagage de spécialistes et d'expertise technique.

Exigences du fournisseur de CMS

Outre les exigences pour le système lui-même, les critères que l'équipe de mise en œuvre du projet doit remplir sont également importants. Essentiels standard incluent :

• Expérience dans des projets similaires - références et études de cas d'implémentations de CMS.
• Certifications pour la qualité et la sécurité - par exemple, certification ISO27001 attestant d'un niveau adéquat de protection des données.
• Correspondance en termes de localisation et de fuseau horaire - important si vous prévoyez une collaboration étroite et des réunions en ligne fréquentes. Cependant, de nombreux fournisseurs offrent des horaires flexibles ou des processus élaborés qui vous permettent de coordonner efficacement un projet même avec une plus grande différence de temps. Il est donc judicieux d'établir des règles de communication et de disponibilité à l'avance pour éviter les malentendus et les retards.

Il est bon de se rappeler que le prix du service n'est pas tout. La culture organisationnelle, la façon de communiquer ou la flexibilité dans l'approche des changements lors de la mise en œuvre peuvent également être importantes.

Exigences formelles

La dernière partie de la liste des exigences pour un fournisseur de CMS inclut souvent des questions administratives et organisationnelles. Celles-ci peuvent inclure des sujets tels que :

• Date limite pour poser des questions concernant la spécification ou le brief.
• Date limite de soumission des propositions et la forme et l'étendue de la documentation que vous attendez des fournisseurs de CMS.
• Canaux de communication préférés (par exemple, email, plateformes de chat vidéo).
• Directives pour la présentation de l'offre (par exemple, sous forme de devis préliminaire avec un plan d'implémentation).

Inclure ces points dans la documentation officielle empêche les malentendus et favorise la transparence tout au long du processus - à la fois pour vous et les fournisseurs potentiels de CMS.

Exemples d'outils pour créer une liste d'exigences

Une liste précise des exigences est essentielle lors de la sélection d'un fournisseur de CMS et de la planification de la mise en œuvre d'un nouveau système de gestion de contenu. Pour simplifier le processus, il vaut la peine d'utiliser les bons outils pour aider à rassembler, systématiser et présenter les nécessités de manière accessible.

Voici quelques exemples d'outils qui peuvent faciliter l'ensemble du processus :

1. Cartes mentales

• Elles vous permettent de rassembler rapidement et de visualiser des idées, des fonctionnalités ou des intégrations potentielles.
• Elles facilitent la visualisation des relations entre les différents éléments d'un projet et l'isolation des priorités.
• Exemples d'outils simples de cartographie mentale : Coggle, FreeMind et MindMup.

2. Diagrammes de flux de données (organigrammes, BPMN)

• Les organigrammes et BPMN (Business Process Model and Notation) sont deux façons populaires de visualiser le flux de processus dans une organisation.
• Ils permettent une représentation graphique, par exemple, de la manière dont les données doivent circuler entre différents modules de système de gestion de contenu et les applications externes (par exemple, CRM, ERP).
• Ils facilitent la compréhension même des processus complexes, ce qui aide les équipes de projet à mieux identifier les besoins et à résoudre plus rapidement les problèmes émergents.

3. Tableurs et checklists

• Les tableurs permettent aux utilisateurs de prioriser les tâches, de marquer le travail comme terminé, et de prévoir le coût ou le temps requis pour l'implémentation.
• Chez Droptica, nous utilisons souvent des checklists et des outils basés sur des feuilles de calcul pour déterminer les fonctions nécessaires d'un système ou les estimations de projet. Nous préparons également de tels outils pour nos clients.

Un exemple de checklist développée par Droptica pour la planification de sites web pour les universités

4. Plates-formes de prototypage (par exemple, Figma, Sketch)

• Des outils tels que Figma ou Sketch seront utiles lorsque vous voulez vérifier le concept d'interface et les performances des premières versions du système avant que le travail principal de mise en œuvre ne commence.
• Avec les prototypes, l'équipe de projet et les parties prenantes peuvent plus rapidement vérifier l'utilisabilité du système et la conformité de la solution.

5. Outils de gestion de projet (par exemple, Jira, Trello)

• Jira et Trello sont des exemples d'outils utilisés dans le développement web pour gérer les projets.
• Ils facilitent le suivi de l'avancement des travaux sur les fonctions individuelles et l'attribution de tâches à des équipes spécifiques, ainsi que la vérification en continu de la conformité des résultats avec la liste d'exigences établie grâce aux options de reporting intégrées.
• Bien qu'ils soient le plus souvent utilisés déjà lors du travail avec des fournisseurs de CMS (pour appliquer les accords), ils peuvent également être utilisés même avant de sélectionner un partenaire de mise en œuvre pour établir les tâches, fixer un calendrier et organiser une première liste d'exigences.

Le choix des outils spécifiques dépend de l'échelle du projet, de la taille de l'équipe et du type de plateforme CMS que vous prévoyez d'implémenter. L'essentiel est de rendre la documentation des exigences un processus transparent et accessible à toutes les parties impliquées. Cela vous facilitera la comparaison des propositions de différents fournisseurs de CMS, l'évaluation de la fonctionnalité offerte, et le choix du meilleur partenaire dans le contexte des spécificités de votre entreprise.

Liste des exigences pour les fournisseurs de CMS - résumé

Une liste d'exigences soigneusement développée pour un fournisseur de système de gestion de contenu est la base d'une implémentation fluide d'un CMS idéal. Des priorités claires et des éléments précisément décrits - notamment en matière de sécurité (par exemple, ISO27001), de scalabilité, de modules complémentaires et de niveau de support - évitent les malentendus et les coûts supplémentaires. Inclure les bonnes technologies et fonctionnalités augmente considérablement les chances d'une implémentation réussie.

Si vous avez besoin d'un partenaire pour réaliser un projet selon vos exigences, Droptica fournit des solutions CMS personnalisées. Nous vous aiderons à implémenter des fonctionnalités clés, l'intégration et le design pour que l'ensemble du processus se déroule sans accroc et offre les résultats attendus.