Intranet comme soutien pour le département des ressources humaines

Le système intranet est un outil remarquable non seulement pour la gestion, mais aussi pour le département des ressources humaines afin de gérer la documentation concernant les questions des employés.

Les spécialistes en RH ont tellement de choses en tête que suivre les problèmes administratifs de chaque employé représente un véritable défi. Il est toutefois possible de les aider, car de nombreuses activités sont des tâches répétitives qui nécessitent une documentation appropriée. Vous pouvez utiliser l'automatisation de l'intranet pour cela.

L'intranet fournit des outils complets qui permettent d'améliorer les activités du département des ressources humaines, tels que le flux des propositions, des demandes ou divers types de candidatures des employés. Comment l'intranet peut-il encore soutenir le département des ressources humaines ? Description détaillée ci-dessous.

Profil de l'employé

Le profil de l'employé sur l'intranet est un endroit où l'employé peut modifier ses données lui-même. En conséquence, le département RH et l'administrateur système n'ont pas à le faire eux-mêmes, et la satisfaction et l'engagement des employés augmentent.

Grâce à la possibilité pour les employés de modifier leurs données, ils peuvent mieux exprimer leur personnalité, leur expérience et leurs attentes en montrant aux autres membres de l'équipe qui ils sont. L'employé décide des informations spécifiques qu'il souhaite partager avec les autres membres de l'entreprise. Tous les droits relatifs aux informations affichées et modifiées par les employés peuvent être gérés de manière flexible par l'administrateur.

Planning des vacances

Un portail pour gérer les questions des employés peut faciliter la soumission des demandes de congé. Cela peut être fait directement via l'intranet, et le processus automatisé guidera la demande à travers les étapes d'approbation, en notifiant les personnes concernées. En même temps, l'employé sera tenu informé de l'état de la demande.

Une autre fonctionnalité est associée aux congés et autres absences du travail – le planning des absences de l'employé. Chaque fois qu'une absence se produit dans le calendrier de l'employé, le planning sera automatiquement mis à jour. Les informations peuvent également être saisies manuellement par une personne autorisée. Chaque utilisateur de l'intranet peut avoir accès au planning des absences. Cela améliore l'efficacité de la planification du travail et des événements en commun car chacun peut facilement vérifier si une personne donnée est au travail un jour donné ou non.

Recrutement interne

Le recrutement interne devient beaucoup plus facile grâce à un module dédié dans l'intranet. Le recrutement interne est effectué en annonçant les postes vacants et en acceptant les candidatures via l'intranet. Les recruteurs peuvent également utiliser l'intranet pour trouver eux-mêmes des personnes appropriées pour pourvoir les postes vacants au sein de l'entreprise et leur demander de postuler.

Communication

Nous sommes conscients que la tâche évidente accomplie par le système intranet est la communication. Le département des ressources humaines utilise souvent cette fonction pour informer des changements et des nouvelles. En utilisant l'intranet pour diffuser des informations, vous pouvez réduire considérablement le nombre de questions adressées au département des ressources humaines, permettant ainsi au personnel RH d'accomplir d'autres tâches.

L'intranet est également un excellent endroit pour rassembler et répondre aux questions des employés liées aux ressources humaines. Les réponses sont archivées au profit des autres employés. Un marquage approprié et l'utilisation de métadonnées facilitent la recherche de réponses spécifiques.

Intégration des nouveaux employés

Les recherches montrent que le temps nécessaire pour que les nouveaux employés deviennent productifs peut aller jusqu'à 12 mois, ce qui représente une perte significative pour l'organisation. Pourtant, les entreprises font peu pour simplifier le processus d'intégration, afin que ces premières semaines précieuses soient une expérience positive pour un nouvel employé.

Combien de fois arrive-t-il que, durant les premiers jours de leur travail, les nouveaux employés soient promenés dans les locaux et présentés à de nombreuses personnes dont ils ne peuvent tout simplement pas se souvenir des noms ? Vous est-il déjà arrivé de passer votre premier jour à lire des règles et des procédures que vous n'avez jamais eu l'occasion de revoir ?

Il y a quelques mesures que vous pouvez prendre pour rendre ce processus beaucoup moins contraignant. L'intranet est parfait pour cet objectif. Pourquoi ? L'intranet peut aider à l'intégration des employés de plusieurs façons :

1. Accueil des nouveaux employés

Assurez-vous que le nouvel employé se sente à l'aise et bien accueilli. L'intranet vous permet de créer une fonctionnalité pour présenter les employés. Grâce à cela, les autres employés pourront reconnaître la nouvelle personne et lui dire bonjour.

2. Page d'information

Créer un site web présentant les opérations de l'entreprise aux employés est une excellente idée ! Grâce à cela, le nouvel employé trouvera tout ce dont il a besoin pour apprendre à connaître l'organisation en un seul endroit. Sur la page d'information, le nouvel employé a l'opportunité de parcourir les informations d'introduction étape par étape, à son propre rythme, sans avoir à demander à plusieurs personnes séparément. Ce module vous permet de joindre des documents d'introduction, des vidéos, des informations générales, des présentations PDF, des formulaires RH, et bien plus encore.

3. Liste de contrôle

Vous pouvez créer des listes de contrôle avant que les nouveaux employés ne viennent travailler. Elles peuvent couvrir les premiers jours, les premiers mois, jusqu'à la première année de travail. Au début, il est bon de se concentrer sur les premiers jours. C'est le temps le plus urgent et le plus limité. Que doit contenir une telle liste de contrôle ? Les tâches que les employés doivent accomplir dans un certain délai et selon une séquence spécifique, telles que :

• vérifier les identifiants pour s'assurer qu'ils ont accès à tous les systèmes nécessaires pour effectuer leur travail,
• les formalités, c'est-à-dire remplir tous les formulaires requis,
• lire les informations sur l'entreprise (valeurs de base, mission, etc.) et déterminer si tout est clair,
• regarder les vidéos de formation,
• compléter son profil d'employé.

4. Retour d'information

Après la fin de la période d'essai, rencontrez à nouveau le nouvel employé afin d'obtenir des retours sur la manière dont il a perçu le processus d'intégration. Obtenir de telles informations est une étape importante dans le processus d'intégration et pour ses améliorations possibles. Recueillez des avis et utilisez-les pour améliorer l'intégration au sein de l'entreprise. Un bon moyen de le faire est d'utiliser un sondage destiné aux nouveaux employés qui doit être rempli sur la page d'intégration des employés dans l'intranet.

Résumé

L'intranet est un excellent outil pour atteindre les objectifs du département RH. Afin que les procédures d'administration du personnel fonctionnent efficacement, il est bon d'examiner les besoins des employés puis de concevoir l'intranet en fonction de ces besoins.

Si vous envisagez de mettre en œuvre un intranet dans votre entreprise, utilisez les services de consultation Drupal pour mener ce processus de la manière la plus efficace.