Intranet d'entreprise - Pourquoi choisir des outils personnalisés ?

Toutes les entreprises n'ont pas un outil qui est utilisé volontiers par leurs employés. De nombreuses organisations achètent des solutions prêtes à l'emploi pour les entreprises et commencent simplement à les utiliser. Cependant, un intranet nouvellement mis en œuvre ne s'avère pas toujours être l'outil adéquat pour une organisation particulière. L'alternative est de créer un logiciel intranet personnalisé qui résoudra les problèmes spécifiques de votre entreprise et évoluera avec elle.

Qu'est-ce qu'un intranet personnalisé ?

Différentes entreprises - différents processus. Vous pourriez penser que votre entreprise n'est pas très différente des autres opérant dans la même industrie, mais ce n'est pas vrai. Vous employez des spécialistes particuliers, promouvez une culture de travail distincte et opérez conformément à certains processus conçus pour les besoins de votre entreprise. C'est pourquoi vous avez besoin d'un intranet personnalisé. Ce sera un intranet conçu en tenant compte des spécificités et des défis de votre entreprise. Il sera équipé de fonctions spécifiques dont vous avez besoin pour promouvoir votre culture d'entreprise, maintenir les hautes qualifications des employés et les standards de service à la clientèle.

Mais comment créer un tel intranet ? Chacun de vos employés a ses propres préférences spécifiques, des outils qu'ils ont utilisés jusqu'à présent pour travailler de manière plus efficace et facile. Cependant, ils n'y ont pas accès au travail. Vous pouvez augmenter leur efficacité et leur satisfaction professionnelle en créant un intranet adapté à leurs besoins.

Que peut-on personnaliser dans un intranet d'entreprise ?

En considérant les attentes envers votre intranet, vous devez tenir compte des besoins de vos employés. Il existe de nombreuses fonctionnalités intéressantes grâce auxquelles votre équipe sera ravie d'utiliser l'intranet d'entreprise, e.g. messagerie instantanée, profils d'employés similaires aux réseaux sociaux, bases de connaissances. De plus, il est important que les spécialistes que vous embauchez ressentent que l'outil a été créé spécialement pour eux.

Personnalisation de la page d'accueil et des sous-pages

De nos jours, un intranet moderne peut accueillir un employé par son nom après sa connexion. De plus, vous pouvez surprendre votre nouvel employé avec un message de bienvenue personnalisé sous forme de pop-up. Vous pouvez également créer différentes versions de sous-pages spécifiques pour chaque employé, en fonction du département qu'ils représentent ou de leur poste, e.g. un employé du service ressources humaines verra des notifications différentes de celles d'un spécialiste du service clientèle.

Sur les pages avec des concours internes ou des bases de connaissances, vous pouvez également utiliser des CTA adaptés au profil de l'utilisateur (e.g. un message "relire" à côté d'un lien vers l'article si la personne a déjà consulté son contenu). Il y a de nombreux domaines au sein d'un intranet d'entreprise où vous pouvez appliquer la personnalisation de contenu.

Messages personnalisés

Un module de nouvelles est un outil indispensable pour renforcer l'intégration des employés dans l'organisation. Les messages sont généralement affichés sur la page d'accueil ou dans une section permanente visible sur toutes les sous-pages. Il est bon de se concentrer sur leur adaptation aux besoins de l'employé, surtout si vous avez des filiales à différents endroits ou une structure interne complexe.

Vous pouvez également utiliser un système de recommandation qui recommandera aux employés le contenu le plus intéressant : rapports sur la vie de l'entreprise, contenu de blogs d'employés internes, systèmes de formation, canaux sociaux – basé sur leur profil (position, intérêts) et l'activité précédente.

Les fonctionnalités supplémentaires de l'intranet accéléreront le travail de votre équipe. Offrez à vos employés la possibilité de sauvegarder le contenu mis en avant pour consultation ultérieure. Ils pourront se préparer les matériaux précieux nécessaires pour effectuer diverses tâches et y revenir rapidement. Ainsi, ils créeront leurs propres bases de connaissances.

Notifications des systèmes intégrés

Les entreprises utilisent de nombreuses applications telles que les systèmes ERP, CRM et de gestion documentaire. Votre employé peut recevoir une notification via un intranet chaque fois que son superviseur lui assigne une nouvelle tâche dans le système ou le marque dans un document nécessitant son attention. C'est une solution extrêmement pratique, grâce à laquelle tous les employés resteront informés, sans avoir à se connecter constamment à divers systèmes de gestion du travail.

Accès à des outils facilitant l'utilisation d'un intranet

Ajouter des fonctionnalités intéressantes à une solution intranet n'a pas besoin d'être coûteux si votre organisation choisit les bonnes technologies. En utilisant Drupal, vous avez de nombreux modules intranet utiles à votre disposition. Certains d'entre eux augmentent la sécurité de vos informations et fichiers, car ils vous permettent de créer des groupes et de gérer les autorisations des employés. D'autres sont destinés à vos experts (e.g. Fivestar), leur permettant d'exprimer leurs opinions dans des sondages, ou les motivant à développer leurs compétences en employant la gamification.

Vous vous demandez avec quoi intégrer votre intranet d'entreprise ? Vous pouvez le rendre plus attractif en le connectant aux réseaux sociaux ou à d'autres applications externes qui faciliteront le travail des éditeurs qui créent du contenu pour votre intranet d'entreprise et des employés (outils de suivi du temps, calendriers, outils d'analyse) qui les consultent.

Les avantages qu'un intranet personnalisé apporte à l'entreprise

Une solution intranet personnalisée vous permet de gagner du temps sur l'accomplissement des tâches quotidiennes - grâce à l'accès à des outils pratiques, ainsi que de réduire les coûts à l'avenir - grâce à l'amélioration des processus au sein de l'organisation. Un intranet correctement ajusté augmente également la possibilité de stimuler le développement des employés en mettant en œuvre des éléments de gamification, des cours de formation, la possibilité de tenir un blog spécialisé, et d'intégrer les employés en leur donnant un moyen de présenter leurs opinions sur les changements significatifs se produisant au sein de l'entreprise (enquêtes, discussions ouvertes).

Sécurité et efficacité accrues

L'utilisation de logiciels prêts à l'emploi, open-source, comporte également un certain risque de fuite de données ou de cyberattaque. Si vous choisissez un système personnalisé, les spécialistes de ce type de solutions le créeront en tenant compte de vos exigences individuelles et des standards de sécurité. Ils savent comment protéger les documents et informations de votre entreprise contre l'accès non autorisé.

Il est bon de garder à l'esprit que doter vos employés d'outils appropriés en les intégrant à une solution intranet influence positivement non seulement leur efficacité mais aussi leur sécurité. Si les applications nécessaires sont "à portée de main", les employés n'utiliseront pas de sites non fiables et ne rendront pas le contenu disponible en dehors de l'organisation dans des applications non testées.

Flexibilité et intégration

Un intranet personnalisé non seulement augmente les performances de votre entreprise en intégrant plusieurs outils et plateformes, mais vous aide également à construire votre marque employeur. En confiant la création d'une solution intranet personnalisée, vous pouvez indiquer aux développeurs les nombreuses applications et programmes auxquels vos employés auraient accès depuis son niveau.

Il est également bon de considérer l'accès à l'intranet de l'entreprise et à certaines ressources depuis différents appareils. La flexibilité d'une telle solution résulte principalement de sa facilité de modification et d'ajout de nouvelles fonctionnalités. De bonnes applications devraient changer avec l'organisation à chaque étape de son développement. Équiper l'intranet d'entreprise d'outils modernes montre que la société valorise l'innovation.

Évolutivité et liberté d'extension future de votre intranet d'entreprise

Vous ne pouvez pas prédire l'avenir, mais une chose est certaine – le changement. De nombreuses entreprises commettent parfois des erreurs en planifiant un intranet. Rappelez-vous que votre entreprise va croître. L'émergence de nouvelles technologies plus attractives n'est qu'une question de temps, donc il est bon de choisir une solution intranet personnalisée qui sera créée avec des futures expansions à l'esprit. Votre solution d'affaires basée sur une architecture évolutive sera facile et simple à modifier.

Meilleure communication interne utilisant plusieurs canaux

La circulation de l'information est primordiale dans toute entreprise. Par conséquent, votre solution intranet sur mesure peut être intégrée à des outils de communication tels que Slack ou Messenger. Vous pouvez également ajouter des options de blog pour les employés, créer des groupes, un tableau d'affichage avec de nombreux fils, possibilité de voter et de commenter le contenu.

Popularisation de la culture et des valeurs d'entreprise

Vous voulez sûrement que vos employés soient guidés par les valeurs de votre organisation. En orientant la narration au sein de votre intranet d'une certaine manière, vous pouvez influencer activement la façon dont vos employés perçoivent l'entreprise. Vous pouvez leur donner la possibilité de s'exprimer en introduisant des sondages personnalisés. Impliquer les employés dans la co-création du contenu dans un intranet d'entreprise augmente également leur sentiment d'appartenance. Laissez-les créer leurs propres blogs et matériaux d'information qu'ils peuvent partager avec d'autres.

Productivité et coopération accrues

Augmenter la productivité est une tâche difficile pour un employé manquant des outils appropriés. Dans un intranet personnalisé, vous pouvez leur donner accès à leurs outils préférés, tels que des applications pour enregistrer des pages intéressantes, des éditeurs de texte, des calendriers. Ces facilitations influenceront le développement d'expériences utilisateur positives (UX) du système de l'entreprise et les feront travailler plus volontiers, au lieu d'éviter le travail et de le remettre à plus tard.

L'accès à un intranet moderne améliore également la coopération - vous pouvez créer un espace pour un développement collaboratif de documents et de processus, un partage de fichiers, des discussions, des organisations de vidéoconférences et des chats.

Standardisation des processus plus efficace

Vous pouvez publier dans l'intranet d'entreprise les outils et les modèles de documents qui obligeront vos employés à créer une documentation d'entreprise uniforme. Partagez des documents modèles, des graphiques d'entreprise (comme des logos à utiliser dans les présentations) et des instructions. Vous pouvez également concevoir des modèles utiles qu'il suffit de remplir avec des données pour créer un document. Le choix du bon éditeur de texte est également important et peut considérablement améliorer le processus de création de rapports, contrats et lettres internes de l'entreprise.

Résumé

Un intranet d'entreprise personnalisé augmente la sécurité des ressources de l'entreprise. L'intégration de divers outils améliore l'efficacité des employés et leur engagement dans la vie de l'organisation. Cela favorise également la communication au sein de l'équipe. Une telle solution peut être facilement modifiée pour adapter l'entreprise aux conditions commerciales en constante évolution. Notre équipe expérimentée de développeurs vous conseillera sur les fonctionnalités appropriées pour votre entreprise. Apprenez-en plus sur la création d'un système intranet si vous avez besoin d'une solution unique pour votre entreprise.