13 Intranet-Funktionen für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter

Eine Intranet-Plattform in einem Unternehmen bringt viele Vorteile mit sich. Sie trägt zur Mitarbeiterbindung bei, erweitert deren Wissen und Fähigkeiten oder entwickelt die Unternehmenskultur. Zudem ermöglicht sie es Ihnen, die tägliche Kommunikation ständig zu verbessern, insbesondere zwischen Teammitgliedern, die remote oder verteilt arbeiten. Was kann Ihr System genau beinhalten? Nachfolgend finden Sie eine Liste der häufigsten und gewünschten Intranet-Funktionen.

1. Intranet-Startseite

Die Intranet-Startseite ist die Grundlage eines gut organisierten Systems in einem Unternehmen. Sie dient als zentraler Ausgangspunkt für die Mitarbeiter des Unternehmens. Es ist die erste Seite, die Benutzer sehen, wenn sie sich im Intranet anmelden. Daher ist ihre Rolle entscheidend für einen angemessenen Informationsfluss und die Arbeitseffizienz. 

Ein Beispiel für eine Intranet-Startseite von Droptica-Designern,
Quelle: behance.net/droptica

Es ist wichtig, die Abschnitte, die Mitarbeiter gerne nutzen (z. B. Nachrichten, Links zu wichtigen Ressourcen, Kalender mit Meetings), im Haupt-Dashboard des Intranets richtig anzuordnen. Durch eine klare und durchdachte Anordnung der Elemente können Benutzer schnell auf die relevantesten Werkzeuge, Informationen und Abschnitte von einem Ort aus zugreifen, was ihnen Zeit spart und die Arbeit vereinfacht.

Es ist auch wichtig, die Ansicht entsprechend den Bedürfnissen der Benutzer anzupassen.  Bei der Planung eines Intranets für ein Unternehmen, sollte darauf geachtet werden, dass Mitarbeiter die Intranet-Startseite nach ihren Vorlieben personalisieren können, damit sie das System noch schneller und effizienter bedienen können.

2. Wissensdatenbank für Mitarbeiter

Eine Wissensdatenbank ist ein Ort, an dem Sie alle Materialien speichern können, die für Ihre Mitarbeiter nützlich sind. Sie können Dokumentationen wie Richtlinien, schriftliche Verfahren oder die Werte der Organisation teilen. Sie eignet sich auch hervorragend als Abschnitt mit hilfreichem Know-how für die Veröffentlichung von E-Books, Anleitungen, Tutorials, Präsentationen, interessanten Links und anderen Schulungsressourcen. Sie können die Form der Wissensdatenbank frei an das Profil der Organisation anpassen.

Diese Intranet-Funktion ist besonders wertvoll für neue Mitarbeiter. Indem die gesamte Dokumentation der Organisation über Prozesse, Wissen und Abläufe an einem Ort gesammelt wird, erleichtert das Intranet-Portal den Neueinsteigern den Einstieg in ihre Verantwortlichkeiten. Sie können die verfügbaren Ressourcen jederzeit nutzen, um die benötigten Informationen in verschiedenen Phasen der Einarbeitung zu finden.

Es gibt viel Freiheit beim Hinzufügen der Intranet-Inhalte, dank der Möglichkeit, Kategorien zu erstellen. Das Wissensdatenbankmodul wird in der Regel mit einem Autorisierungssystem kombiniert - Sie können Zugriffsrechte auf bestimmte Dokumente oder einzelne Kategorien vergeben. Es ist eine gute Idee, die Wissensdatenbank auf dem Intranet klar und organisiert zu sammeln, damit Mitarbeiter die gewünschten Materialien schnell und einfach finden können.

Ein Beispiel für die Funktionalität zur Vergabe von Berechtigungen für den Zugriff auf Inhalte,
Quelle: behance.net/droptica

3. Nachrichtenbereich als Intranet-Funktion

Eine weitere Intranet-Funktion ermöglicht es Ihnen, aktuelle Informationen aus dem Leben der Organisation zu teilen. Wir meinen den Nachrichtensektor, der für verschiedene Zwecke genutzt werden kann, einschließlich:

• Veröffentlichung von Neuigkeiten über das Unternehmen,
• Informationen über Unternehmensaktivitäten und Aktionen, an denen sich Teammitglieder beteiligen können (z.B., dass das Unternehmen X nach Leuten für die Position Y sucht, und Mitarbeiter das Empfehlungssystem nutzen und einen Kandidaten vorschlagen können),
• Anerkennung der Leistungen von Mitarbeitern (sowohl berufliche als auch persönliche),
• Veröffentlichung von Änderungen in Bezug auf laufende Projekte oder Positionen im Unternehmen,
• Hinzufügen von Fotoreportagen von Firmenevents und Teambuilding-Ausflügen,
• Vorstellung von Mitarbeitern anlässlich interessanter Projekte, die von einem bestimmten Team durchgeführt werden,
• Teilen bedeutender Momente im Leben des Unternehmens (noch besser, wenn die Mitarbeiter selbst diese Art von Inhalten veröffentlichen),
• Bereitstellung automatischer Informationen über Geburtstage und Arbeitsjubiläen von Teammitgliedern (diese Daten können automatisch aus der Mitarbeiterdatenbank abgerufen werden),
• laufende Erinnerungen an kritische Pflichten, die zu erfüllen sind, oder Fristen, die eingehalten werden müssen.

Ein Vorschlag für das Layout des Intranet-Inhalts, Quelle: behance.net/droptica

4. Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Bezüglich des Inhalts im Intranet ist es auch ratsam, eine Seite mit Häufig gestellten Fragen zu erstellen. Der FAQ-Bereich sollte wiederkehrende Themen beschreiben, zu denen Mitarbeiter oft fragen. Es ist eine gute Idee, solche Fragen zu notieren und Antworten hinzuzufügen, damit sie interessierten Personen weithin zur Verfügung stehen.

Konzept der Intranet-FAQ-Seite, gestaltet von Designern bei Droptica, 
Quelle: behance.net/droptica

Die angesprochenen Themen sollten an die jeweilige Organisation angepasst werden. Es sind deren Vertreter, die am besten mit den Problemen oder Bedenken vertraut sind, mit denen sich Mitarbeiter im Alltag beschäftigen. Die Fragen in der FAQ können die Arbeitsorganisation, die Wissensdatenbank, die Regeln für die Nutzung von Büroausstattung, Herangehensweisen an die Erledigung von Aufgaben oder Lizenzen und den Zugang zu Programmen oder Tools betreffen.

Die Seite mit häufig gestellten Fragen auf dem Intranet ist ein Raum für neue und bestehende Mitarbeiter. Dieser Abschnitt ermöglicht es, die wichtigsten Informationen schnell zu verinnerlichen, wodurch die Anzahl wiederholter Nachrichten und Fragen, die beispielsweise an die Personalabteilung oder direkte Vorgesetzte gestellt werden, reduziert wird.

5. Die intuitive Intranet-Suche

Die Intranet-Suche ist eine weitere Funktion, ohne die es schwierig ist, sich ein internes System für Mitarbeiter vorzustellen. Der Suchmechanismus ermöglicht das Indizieren und Abrufen von Informationen und Ressourcen, die von der Organisation bereitgestellt werden (z. B. Dokumente, Mitarbeiter- oder Projektbeschreibungen).

Mit einer intuitiven Intranet-Suche können Mitarbeiter relevante Daten oder Materialien schneller finden, was Aufgaben beschleunigt und Entscheidungsprozesse verbessert. Die leichte Auffindbarkeit von Dateien führt dazu, dass Intranet-Nutzer eher auf das kollektive Wissen der Organisation zugreifen und es mit Kollegen teilen, wodurch Barrieren beim Informationszugriff reduziert werden. 

Wie andere Intranet-Funktionen, ist auch die Suchmaschine an die Bedürfnisse der Organisation anzupassen. Beispielsweise können Sie eine Dropdown-Liste mit Ergebnissen einrichten, die sich an das eingegebene Schlüsselwort anpasst und die Ergebnisse je nach Phrase eingrenzt. Eine weitere Option ist das Hinzufügen von Filtern und die Möglichkeit, die Ergebnisse zu sortieren, um ihre Relevanz zu erhöhen.  

Ein Beispiel für ein Intranet-Suchdesign,Quelle: behance.net/droptica

Sie können die Intranet-Suche generell für das gesamte System implementieren oder sie als dedizierten Mechanismus erstellen, um einen ausgewählten Bereich zu bedienen, wie z. B. mit Dokumenten oder Nachrichten, wie in der Grafik oben. 

6. Projektmanagement

Das Projektmanagement-Modul ermöglicht in der Regel Aktivitäten wie das Einrichten von Projekten im System und das Führen eines Kalenders oder Zeitplans für eine bestimmte Aufgabe.

Es ist auch möglich, Meetings zu organisieren (einschließlich Gruppentreffen) und Notizen einzutragen. Die Intranet-Funktion für das Projektmanagement kann auch einen integrierten Kalender enthalten und den Zeitplan aller in der Firma, einschließlich der Vorgesetzten, anzeigen. Es ist ratsam, es mit dem Abwesenheitsmodul zu verbinden, sodass das System automatisch solche Informationen sendet und im System anzeigt, wenn jemand im Urlaub ist.

Das Modul ermöglicht auch das Aufgabenmanagement und das Erstellen von Berichten. Eine unbegrenzte Anzahl an Aufgaben, Prioritäten, Status und die Zuweisung von Verantwortungen erleichtern die Systematisierung der Arbeit selbst des komplexesten Projekts oder verteilten Teams.

Mit Berichten ist es möglich, den Fortschritt und die Pünktlichkeit einzelner Aufgaben zu verfolgen. Im Gegenzug erleichtert die Zeiterfassung die Kontrolle der produktiven Nutzung der Stunden jedes Mitglieds des Projektteams.

Überwachung des Arbeitsfortschritts

Die Funktion Überwachung der Arbeitseffizienz ermöglicht die Bewertung der Leistung des Projektteams. Sie erleichtert Managern die Analyse der Effizienz einzelner Aktivitäten eines Projekts, einer bestimmten Abteilung oder des gesamten Unternehmens.

Darüber hinaus können im Modul zur Überwachung des Arbeitsfortschritts folgende Intranet-Funktionen enthalten sein:

• Verwaltung der Arbeit der Teammitglieder,
• Überwachung der Aktivität und des Fortschritts der Mitarbeiter,
• effizienter Informationsfluss,
• Prioritätensetzung,
• Delegierung von Aufgaben,
• Entgegennahme von Aufgabenberichten (Häufigkeit ist willkürlich).

Die Überwachung der Leistung eines gesamten Teams ist eine bedeutende Herausforderung. Besonders für Unternehmen, die remote oder in einem verteilten Modell arbeiten.

Unterstützung der Kommunikation und Teamarbeit 

Die Kommunikation ist ein entscheidendes Element in einem Unternehmen. Mit dem Intranet wird der Informationsfluss zwischen den Mitarbeitern einfach und transparent. Dies kann für die gesamte Organisation gelten, aber es ist auch möglich, sie auf spezifische Projekte innerhalb eines bestimmten Teams aufzuteilen.

Dank dessen gewinnen Sie:

• effektiver Informationsfluss innerhalb des Projekts,
• die Möglichkeit, neues Wissen zu gewinnen und mit anderen zu teilen,
• ferngesteuerten Zugriff auf Dokumente und Informationen,
• Verbesserung der Umsetzung von Aufgaben und Prozessen.

7. Soziale Netzwerke

Ein Mitarbeiter-Intranet kann auch einen komfortablen und sicheren Raum für den Austausch von Gedanken über Projekte, das Teilen von Wissen und Ideen oder das Diskutieren weniger formeller und nicht arbeitsbezogener Themen bieten. Es gibt viele Funktionen, durch die ein Intranet die Kommunikation in einem Unternehmen verbessert.

Auf der Plattform können Sie zum Beispiel ein Diskussionsforum oder einen Chat implementieren, der Gespräche fördert, mit Funktionen wie:

• Online- und Offline-Sichtbarkeit von Benutzern,
• private und öffentliche Kanäle,
• @Markierungen,
• Foto- und Videofreigabe,
• Verarbeitung interner und externer Links,
• Like- und Kommentarsystem,
• Unterhaltungshistorie.

8. Finanzen und HR im Intranet

Das Finanzmodul ist ein Zugeständnis an das Management und die Personalabteilung. Es ermöglicht Verbesserungen wie:

• elektronisches Register von Rechnungen,
• digitale Verwaltung von Geschäftsreisen, einschließlich deren Abrechnung (die Intranet-Funktion ermöglicht die Zirkulation von Delegationen zwischen dem Mitarbeiter, dem Vorgesetzten und der Buchhaltung),
• Erledigung von Bestellungen durch Mitarbeiter (diese können Bestellungen wie Werbegeschenke, Büromaterialien usw. sein; im Panel haben autorisierte Personen Zugriff auf detaillierte Informationen zu den Bestellungen).

Es ist wichtig zu bedenken, dass die Funktionen der Plattform auch in diesem Aspekt durch die Einführung personalisierter Intranet-Toolsangepasst werden können. 

9. Arbeitszeitaufzeichnungen

Arbeitszeitaufzeichnungen auf einem Intranet enthalten in der Regel Informationen über die Stunden der Mitarbeiter, Überstunden, Urlaub und andere Abwesenheiten und ermöglichen das Echtzeit-Management. 

Diese Intranet-Funktion bietet Transparenz bei der Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden. Beschäftigte können ihre Zeitaufzeichnungen jederzeit einsehen und überprüfen, was das Vertrauen innerhalb der Organisation stärkt.  Das Modul ermöglicht es den Mitarbeitern auch, freie Tage zu planen und Anträge bei ihren Vorgesetzten einzureichen, wie z. B. für Urlaub, was dieses Verfahren auf das notwendige Minimum reduziert.

Arbeitszeiterfassungen auf dem Intranet belegen auch, dass das Unternehmen die arbeitsrechtlichen Bestimmungen und Vorschriften bezüglich Arbeitszeiten, Überstunden oder Ruhezeiten einhält. Es vereinfacht den Prozess interner Audits und Prüfungen, sodass genaue Aufzeichnungen geführt werden können.

Die genaue Erfassung der Arbeitszeit kann auch eng mit der Lohnabrechnung verknüpft werden. Dies stellt sicher, dass Mitarbeiter korrekt und pünktlich für tatsächlich geleistete Stunden bezahlt werden. Dies umfasst Überstunden und Boni und verringert die Anzahl möglicher Fehler oder Missverständnisse.

10. Mitarbeiterprofil und Kompetenzentwicklung

Ein Unternehmens-Intranet ist eine Plattform für Mitarbeiter. Diese sind nicht nur passive Empfänger, sondern auch aktive Gestalter, die oft bereit sind, sich an der Entwicklung dieses virtuellen Raums zu beteiligen. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass sie dort auch eine eigene Seite haben, wie in sozialen Netzwerken.

Jeder Intranet-Nutzer sollte in der Lage sein, ein Mitarbeiterprofil zu erstellen, um Informationen über sich selbst zu teilen und seine Persönlichkeit anderen Teammitgliedern zu präsentieren. Eine solche Intranet-Funktion ermöglicht es den Menschen in der Organisation, sich besser kennen zu lernen und auf dem Laufenden zu bleiben. 

Ein Mitarbeiterprofil kann Informationen wie folgende enthalten:

• Beschreibung der Aufgaben und Kompetenzen,
• Dokumente und Notizen,
• Liste der Tests, Zertifikate und abgeschlossenen Kurse,
• Nachrichten über die neuesten Errungenschaften,
• Beschreibung der Interessen,
• Vertragsregister und Erinnerungen,
• Beschäftigungsverlauf,
• organisatorische Struktur,
• Integration mit der Gehaltsabrechnung.

Entwicklung angepasst an das Mitarbeiterprofil

Das Intranet funktioniert hervorragend als Mechanismus zur Förderung der Entwicklung einzelner Mitarbeiter. Sie können jeden Schritt im System abwickeln - von der Planung über die Terminierung bis zur Bereitstellung. Sie können problemlos Texte, Fotos, Diashows und Videos auf der Plattform veröffentlichen, die die erforderlichen Schulungsmaterialien bereitstellen.

Das Intranet-System kann auch automatisiert werden, um über die Notwendigkeit bestimmter Schulungen, Zertifizierungen oder Tests über den Status der einzelnen Informationen im Mitarbeiterprofil zu informieren.

Das Intranet erleichtert es auch dem HR-Personal, die Absolvierung von Schulungen zu überwachen, die Arbeit zu bewerten, Fragen zu beantworten und Wissen zu beurteilen.

11. Wertschätzung von Mitarbeitern und Kollegen

Das Intranet dient auch als ausgezeichnetes Instrument zur Wertschätzung von Mitarbeitern und Kollegen und ermöglicht die öffentliche Darstellung ihrer Errungenschaften und Beiträge zum Unternehmen.

Ein Intranet-System kann zu diesem Zweck folgende Funktionen haben:

• eine interaktive Pinnwand zum Teilen von Leistungen der Teammitglieder, wie das Erlangen eines Zertifikats in einer XYZ-Technologie oder das Aufwerten beruflicher Fähigkeiten,
• ein System zur Vergabe von Kudos oder informellen Anerkennungen an Kollegen für ihr positives Verhalten, Unterstützung oder Beiträge zu einem bestimmten Projekt,
• einen dedizierten Abschnitt zur Nominierung von Mitarbeitern für Unternehmensauszeichnungen in festgelegten Kategorien (z. B. Mitarbeiter des Monats),
• Newsletter und Unternehmensankündigungen, um Informationen über Projekterfolge, würdige Initiativen oder Abteilungsbeförderungen zu verbreiten. 

Ein Beispiel für eine Ansicht zum Hinzufügen neuer Kudos für Kollegen

12. Neue Ideen in der Organisation

Ein Intranet bringt viele Vorteile, wie zum Beispiel die kontinuierliche Entwicklung des Unternehmens und collaborative Innovationen. 

Diese Intranet-Funktion ermöglicht es Teammitgliedern, Ideen einzureichen, die verschiedene Aspekte der Organisation betreffen können, wie neue Tools, Verbesserungen in der Projektarbeit oder Vorschläge für thematische Schulungen.

Andere Mitarbeiter haben die Möglichkeit, die eingereichten Vorschläge und Initiativen zu bewerten. Die Möglichkeit, Einträge zu kommentieren, ist ein praktischer und wichtiger Teil des Intranets. Hier können auch Diskussionsgruppen eingerichtet werden, die Mitarbeiter ermutigen, ihr Wissen und ihre Meinungen zu teilen. Dadurch können Teammitglieder kontinuierlich miteinander kommunizieren und haben das Gefühl, einen sinnvollen Beitrag zum Unternehmen zu leisten.

13. Benachrichtigungen als Intranet-Funktion

Benachrichtigungen sind ein jüngeres, aber ebenso wichtiges Beispiel für eine nützliche Intranet-Funktion. Sie spielen eine wesentliche Rolle in der Kommunikation und Informationsverwaltung innerhalb der Organisation. Dank Benachrichtigungen werden Mitarbeiter über veröffentlichte Nachrichten oder die neuesten Änderungen im Unternehmen informiert.

Ein entscheidender Vorteil von Benachrichtigungen ist ihre Fähigkeit, andere, zeitaufwendigere Kommunikationsformen zu ersetzen, wie E-Mails oder Meetings. Nicht alle Nachrichten haben die Priorität, langen Inhalt zu erstellen oder Mitarbeiter zu einer Online-Versammlung zusammenzurufen. Manchmal reicht eine kurze Notiz aus, um den Informationsfluss zu beschleunigen.

Moderne Intranet-Systeme bieten zunehmend die Möglichkeit, Benachrichtigungen zu personalisieren. So können Mitarbeiter Benachrichtigungen erhalten, die auf ihre Position, Interessenbereiche oder ihr Team zugeschnitten sind, um nicht von einer Fülle irrelevanter Informationen überschwemmt zu werden.

Intranet-Funktionen - Zusammenfassung

Die oben genannten Fähigkeiten sind nur Beispiele, die aus einer Vielzahl an Intranet-Funktionen ausgewählt wurden. Solche Abschnitte können frei angepasst und je nach den Anforderungen einzelner Unternehmen und der gewählten Technologie oder Plattform verändert werden.

Bei Droptica passen wir jede Intranet-Implementierung an die Bedürfnisse des Kunden an. Wir können die oben beschriebenen Module im System enthalten sowie dedizierte Elemente erstellen, die mit anderen Tools im Unternehmen integriert sind. Erfahren Sie mehr über unsere Intranet-Systeme und konsultieren Sie den Umfang des Projekts mit unseren erfahrenen Spezialisten.

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Aktualisierter Artikel vom 08.12.2020