Intranet-Inhaltsideen. Welche Inhaltstypen können Sie auf Ihrer Plattform verwenden?

Ist es Ihre Aufgabe, die internen Kommunikationsprozesse Ihres Unternehmens zu verwalten? Liegt es an Ihnen, neue Wege zu entdecken, um Beziehungen zu Mitarbeitern aufzubauen und sie in das Unternehmensleben einzubinden? Wir schlagen vor, welche Arten von Inhalten Sie auf Ihrem Intranet-Portal veröffentlichen sollten, um Benutzer zu interessieren und ihre Arbeit zu unterstützen. Sehen Sie sich unsere Vorschläge an

1. Interne Wissensdatenbank im Unternehmensintranet

Informationen bereitzustellen ist eine der wesentlichen Funktionen des Intranets. Es gibt zahlreiche Ideen für Inhalte, die darauf erscheinen können. Wissen sollte den Mitarbeitern in verschiedenen Formen zur Verfügung gestellt werden, damit jeder auf die für ihn angenehmste Weise lernen kann.

Welche Arten von Inhalten sind am häufigsten?

• Herunterladbare Dokumente – diese können leicht ausgedruckt werden, wenn jemand bevorzugt, Wissen auf traditionelle Weise aufzunehmen oder Notizen am Rand der Ausdrucke zu machen.
• Artikel – kürzere Texte sind für Leser leichter zugänglich.
• Infografiken und Präsentationen – grafisch aufbereitete Materialien sprechen besonders visuelle Lerner an.
• Videos – der 2022 Index-Bericht von Sprout Social zeigt, dass bis zu 66 % der Internetnutzer kurze Videos gegenüber anderen Inhaltsformen bevorzugen.
• Podcasts – Audioaufnahmen können in fast jeder Situation (beim Training, Putzen oder Autofahren) gehört werden und beschleunigen die Wissensaneignung.

Verschiedene Arten von Inhalten können in diesen Formen präsentiert werden – von Onboarding-Tipps bis hin zu Informationen, die den Mitarbeitern des Unternehmens täglich bereitgestellt werden. Dazu gehören beispielsweise Zahlen zur Leistung der Organisation (zum Wachstum des Unternehmensgewinns oder zur Verbesserung der Produktivität) und Berichte über durchgeführte Veranstaltungen (Tage der offenen Tür, Konferenzen). Das ist jedoch nicht alles.

Es ist eine gute Idee, es den Mitarbeitern zu erleichtern, mehr über die Branche zu erfahren, indem Berichte und Nachrichten aus einem bestimmten Wirtschaftszweig geteilt werden. Auch schadet es nicht, interessante Materialien von anderen Websites zu empfehlen, indem Links über das Unternehmensintranet versendet werden. 

2. Mitarbeiterregelungen und -prozesse

In jedem Unternehmen gibt es bestimmte Richtlinien für die Durchführung spezifischer Aktivitäten, die Nutzung von Firmenausrüstung oder verfügbare Vorteile. Die zu beschreibenden Prozesse variieren je nach Art der Organisation. In Fabriken ist es entscheidend, dass Mitarbeiter Zugriff auf Bedienungsanleitungen und Sicherheitsrichtlinien haben. In Dienstleistungsunternehmen muss das Unternehmensintranet zum Beispiel Skripte zur Definition von Kundenservicestandards enthalten.

Detaillierte Prozessbeschreibungen ermöglichen es Ihnen, Transparenz sicherzustellen, die Kommunikation innerhalb des Unternehmens zu verbessern, angemessene Standards zu entwickeln und qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen anzubieten.

Handbücher und Regelungen sollten den Mitarbeitern immer zur Verfügung stehen, daher macht es Sinn, diese im Intranet zu platzieren. Ideen für solche Inhalte beschränken sich nicht darauf, ein Dokument im PDF-Format zu veröffentlichen. Anleitungen können in Form von Videos, Infografiken und mehr bereitgestellt werden.

3. Schulungsmaterialien

Neben der Wissensdatenbank lohnt es sich, dem Intranet interaktive Schulungen hinzuzufügen, die oft besser motivieren, sich weiterzubilden, als umfangreiche Fachartikel, Skripte oder Handbücher. Großartige Ideen für Intranet-Inhalte umfassen E-Learning-Elemente. Sie können im System Bildungsquiz, Wissenstests mit Zertifizierung, gamifizierte Schulungen und Videokurse implementieren.

Sie können den Schulungsteil des Intranets nach Teilnehmern unterteilen. Bestimmte Kurse und Workshops (z.B. spezialisierte Kurse zu bestimmten Berufen) können einer bestimmten Gruppe von Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Andere (z.B. Schulungen oder Webinare zur Entwicklung von Soft Skills und der Nutzung von Softwaretools, die die Arbeit erleichtern) sollten allen sichtbar gemacht werden.

4. Unternehmensnews

In einem Unternehmen passiert jeden Tag etwas Neues. Wenn Sie jedoch ein großes oder mittelständisches Unternehmen führen, können einzelne Abteilungen Schwierigkeiten haben, effizient zu kommunizieren. Infolgedessen erreichen wichtige Informationen aus dem Unternehmensleben nicht alle Mitarbeiter. Sie können dies lösen, indem Sie einen News-Bereich auf dem Intranet-Portal einrichten. Was ist es wert, darin veröffentlicht zu werden?

Informationen über neue Projekte, Fortschritte bei bestehenden Projekten und Berichterstattung über Veranstaltungen (z.B. Konferenzen) zählen zu den häufigsten News-Artikeln im Intranet. Ideen für Inhalte auf der Intranet-Plattform können auch Informationen über wesentliche Änderungen im Unternehmen (Ernennung neuer Führungskräfte, Änderungen in der Organisationsstruktur etc.) sowie Ankündigungen zur Einführung neuer Tools und Prozesse umfassen.

Das Mitarbeiterintranet sollte auch Ankündigungen zu bevorstehenden Veranstaltungen (Konferenzen, Tage der offenen Tür, Vorträge, Messen) präsentieren. Im News-Bereich können Sie Einladungen zur Teilnahme an Integrationen, Schulungen und zusätzlichen Aktivitäten wie Familienpicknicks oder Fremdsprachenkursen veröffentlichen.

5. Dokumentvorlagen

Ein gewisses Maß an Formalität ist in jedem Unternehmen notwendig, egal wie zwanglos und freundlich die Atmosphäre ist. Verschiedene Arten von Anträgen, Verträgen, Referenzen und Zertifikaten sollten ein vorgegebenes Erscheinungsbild haben. Fertig zum Ausfüllen und Einreichen online (oder Herunterladen und Ausdrucken) können Vorlagen von verschiedenen Dokumenten im Intranet platziert werden. Dies wird die Arbeit von Verwaltungsfachleuten und Managern, die diese Formulare erhalten und bearbeiten, erheblich erleichtern.

Um die interne und externe Kommunikation kohärenter zu gestalten, ist es auch eine gute Idee, Templates für die Erstellung von E-Mail-Fußzeilen, E-Mail-Schemata für Geschäftspartner, Richtlinien für die Kundenansprache und Beispiele für tägliche Arbeitsberichte oder Geschäftspräsentationen auf Ihrem Mitarbeiterintranet zu platzieren. Sie könnten auch erwägen, Beispieldokumente in verschiedenen Formaten (.pdf, .doc) auf Ihrem Intranet einzustellen.

6. Benachrichtigungen zu aktuellen Aufgaben im Mitarbeiterintranet

Jeder vergisst manchmal etwas, und ein Kalendereintrag ist nicht immer so effektiv wie eine automatische Erinnerung, die in der Mitte des Mitarbeiterbildschirms erscheint und nicht verschwindet, bis der Mitarbeiter eine bestimmte Aktion durchgeführt hat. Solche Intranet-Nachrichten können auch in Form einer E-Mail, Informationen auf Slack oder SMS erfolgen.

Benachrichtigungen erleichtern es den Mitarbeitern, ihre Aufgaben zu erfüllen. Außerdem sparen sie Zeit für HR- und Verwaltungsexperten, die für die Organisation von Integrationen, die Entwicklung von Fähigkeiten und das Management von Vorteilen verantwortlich sind.

Was sind Beispiele für Intranet-Benachrichtigungen?

• Erinnerungen zur Teilnahme an Umfragen – z.B. bezüglich der Mitarbeiterzufriedenheit oder der Auswahl des Veranstaltungsorts für Corporate Integration.
• Anmeldungen zu Schulungen, Integrationen, oder anderen vom Unternehmen organisierten Veranstaltungen.
• Individuelle Benachrichtigungen, die bestimmten Mitarbeitern zugewiesen werden können – zum Beispiel erhalten neue Mitarbeiter Benachrichtigungen zum Onboarding oder zur Auswahl von Vorteilen, und abgehende Mitarbeiter sehen eine rechtzeitige Aufforderung, ihre Geschäftsausrüstung zurückzugeben.
• Informationen zur Notwendigkeit, Versicherungen oder Mitarbeiteruntersuchungen zu erneuern.

Dies sind nur einige Ideen für Intranet-Inhalte in dieser Form. Sie können einzigartige Benachrichtigungen erstellen, die die Arbeit der von Ihnen eingestellten Fachleute verbessern.

7. Mitarbeiterumfragen

Viele Unternehmen verwenden das Umfragetool von Google, um schnell die erforderlichen Informationen von ihren Mitarbeitern zu sammeln. Damit können Sie durchführen:

• Umfragen zu Einzelheiten organisierter Veranstaltungen,
• Mitarbeiterzufriedenheitsumfragen,
• Bewertungen von Kollegen,
• Bewertungen der implementierten Tools,
• Abstimmungen in Wettbewerben für Mitarbeiter.

Google-Umfragen sind jedoch extern und bieten nur begrenzte Möglichkeiten. Darüber hinaus müssen Sie, wenn es notwendig ist, Antworten von Mitarbeitern des gesamten Unternehmens zu sammeln, den richtigen Kommunikationskanal wählen und sicherstellen, dass jeder den Link zur Umfrage erhalten hat. Dies erfordert viel Zeit (in der Regel die Aufgabe der Manager eines bestimmten Teams oder des Verwaltungspersonals).

Die Lösung für dieses Problem ist die Implementierung einer Umfrage in das Mitarbeiterintranet. Auf diese Weise können Sie leicht alle Ihre Mitarbeiter erreichen. Sie können die Schaltfläche, die zum Fragebogen führt, hervorheben (z.B. durch Farbe, Größe oder Platzierung in einem zusätzlichen Abschnitt), damit es niemand verpasst. Darüber hinaus ermöglichen automatische Benachrichtigungen, sicherzustellen, dass jeder die Fragen beantwortet. 

8. Stellenausschreibungen im Unternehmensintranet für interne Rekrutierung

Das Intranet kann eine gute Unterstützung für die Personal- und Rekrutierungsabteilungen sein. Stellenangebote können im System veröffentlicht werden. Diese Lösung bringt mehrere Vorteile mit sich.

Erstens kann ein Recruiter, indem er die Rekrutierung für eine neue Position auf dem Intranet-Portal ankündigt, die Hilfe seiner Kollegen in einem Unternehmen mit einem Mitarbeiterempfehlungsprogramm fördern. Eine Person aus der Organisation kann einen bestimmten Rekrutierungsprozess Freunden mit den richtigen Fähigkeiten empfehlen und einen Bonus erhalten. Auf diese Weise helfen eingestellte Mitarbeiter, den Zugang zu Ausschreibungen zu erhöhen.

Zweitens könnte das Angebot für die Mitarbeiter des Unternehmens interessant sein, die sich in eine höhere Position verändern möchten. Interne Rekrutierungen, die auf dem Unternehmensintranet angekündigt werden, richten sich direkt an beschäftigte Personen, was deren Abwanderung zu anderen Organisationen reduziert.

Drittens kann das Unternehmen von einem Rebranding (Umschulung) profitieren und einem vielversprechenden, loyalen Mitarbeiter eine völlig neue Position anbieten. Eine solche Ankündigung kann ebenfalls im Intranet veröffentlicht werden. Ideen für Inhalte sind in diesem Fall durchdacht. Sie können zunächst zusätzliche, kostenlose Schulungen in der alten Position anbieten und dann nach Erlangung der erforderlichen Kompetenzen in die neue wechseln. 

9. Benutzererstellte Inhalte 

Machen Sie sich Sorgen, dass das Erstellen von Artikeln, Videos und anderen Veröffentlichungen länger dauert, als Sie für die Entwicklung Ihres Intranets wünschen? Ideen für Inhalte gehen nie aus. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen beweisen, wenn Sie ihnen die Möglichkeit geben, diesen virtuellen Raum mitzugestalten.

Endbenutzergenerierte Inhalte sind ein wesentlicher Bestandteil des Unternehmensintranets. Ehrgeizige und kreative Mitarbeiter sind bereit, sich selbst zu engagieren, solange ihnen von ihrem Arbeitgeber benutzbare Tools zur Verfügung gestellt werden.

Welche Inhalte können Mitarbeiter im Intranet veröffentlichen?

• Interne spezialisierte Blogs und Podcasts – erfahrene Spezialisten können ihr Wissen durch diese Formen mit anderen Mitarbeitern teilen.
• Foto- und Videogalerien – Mitarbeiter verbringen einen bedeutenden Teil ihres Lebens miteinander. Es ist eine gute Idee, ihnen einen Raum zu geben, um Bilder von gemeinsam verbrachten Mittagspausen, Treffen und Schulungen zu teilen.
• Dokumente und Tutorials – das Erstellen von Projektdokumentationen oder Benutzerhandbüchern (z.B. für Geschäftstools) ist Teil der beruflichen Aufgaben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass sie, sobald sie abgeschlossen sind, in die Archive der Manager gehen sollten. Im Intranet platziert, können sie ein Modell für andere Teams sein oder ihnen bei ihrer Arbeit dienen.
• Forum – eine Intranet-Funktionalität, die den Austausch von Wissen innerhalb von Teams, Abteilungen oder dem gesamten Unternehmen sowie Diskussionen zu verschiedenen Themen ermöglicht. 

10. Motivationsinhalte auf dem Mitarbeiterintranet

Wenn Sie sich um geeignete Funktionalitäten und ein gutes Intranet-Design kümmern, kann es zum bevorzugten virtuellen Treffpunkt Ihrer Mitarbeiter werden. Es lohnt sich, dass dieses Unternehmenswerkzeug an jedem Schritt zur Erkundung einlädt. Deshalb sollte es auch motivierende und unterhaltsame Inhalte enthalten, die es den Mitarbeitern ermöglichen, für eine Weile durchzuatmen, ihren Geist aufzufrischen und vor allem das Gefühl zu haben, dass sich das Unternehmen um ihr Wohlbefinden kümmert.

Mitarbeiter sollten das Intranet gerne und freiwillig nutzen. Mögliche Ideen für Inhalte, die man in Betracht ziehen könnte, sind:

• Ratschläge zur Pflege der psychischen Gesundheit,
• motivierende Inhalte im Blogbereich des Intranets,
• Dankesworte für gute Leistungen, Anerkennung von Erfolgen (z.B. beim Erreichen von Zielen),
• Kudos – öffentliche Anerkennung eines Kollegen.

Denken Sie daran, dass Sie nicht alle diese Inhalte intern innerhalb Ihres Unternehmens erstellen müssen. Sie können einen Abschnitt einrichten, um Zusammenfassungen interessanter Berichte zur Mitarbeitergesundheit oder Links zu Artikeln von externen Portalen zu präsentieren. 

11. Fotogalerien und Werbevideos

Manchmal ist es leicht, die vielen Initiativen des Arbeitgebers zur Steigerung der Mitarbeiterbindung oder des Engagements zu übersehen. Indem man sich auf ein herausforderndes Projekt konzentriert, vergessen viele Menschen die ganze Welt und hören auf, wahrzunehmen, was in den anderen Abteilungen des Unternehmens passiert. Das können Sie verhindern.

Das Intranet bietet viele Vorteile. Es ist auch ein gutes Werkzeug für internes Arbeitgeber-Branding (konzentriert auf Aktivitäten, die zu einer positiven Wahrnehmung des Unternehmens durch aktuelle Mitarbeiter führen). Das für diese Aufgaben verantwortliche Team kann Fotos (von Geschäftsreisen, Konferenzen und Arbeitsplätzen) in das Intranet hochladen, um ein Gemeinschaftsgefühl zu stärken.

Spannende Ideen für Intranet-Inhalte umfassen auch Videos, die die Organisation (oder deren Initiativen) fördern und zu einem stärkeren Engagement im Unternehmensleben ermutigen.

12. Tipps zu Intranet-Funktionen

Tipps zur Nutzung größerer Systeme, wie z.B. Intranets, zeigen oft dem Nutzer, was und wie funktioniert. So ist es nicht notwendig, regelmäßig Schulungen durchzuführen, um den Menschen zu helfen, die Intranet-Funktionalität besser zu nutzen. Tipps können neuen Mitarbeitern als Leitfäden angezeigt werden.

Tutorials auf einem Unternehmensintranet müssen sich nicht auf Anweisungen für Anfänger beschränken. Solche Tools wurden über die Jahre entwickelt und mit neuen Funktionalitäten diversifiziert. Eine geeignete Benachrichtigung mit Tipps kann an prominenter Stelle erscheinen, nachdem eine neue Lösung implementiert wurde. Diese Art von Inhalten auf einem Intranet beansprucht nicht viel Platz. Oft genügen 1-2 Sätze, um einem Mitarbeiter interessante Möglichkeiten aufzuzeigen.

Intranet-Inhaltsideen – Zusammenfassung

Der Aufbau starker Beziehungen zu Mitarbeitern und die Förderung ihrer Loyalität ist eine wesentliche Aufgabe in jeder Organisation. Um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten, ist das Intranet eines Unternehmens notwendig. Die Ideen für Intranet-Inhalte variieren je nach Organisation, deren Größe und der Branche, in der sie tätig ist. Es lohnt sich, sie sorgfältig auszuwählen und dabei die tatsächlichen Bedürfnisse der Endbenutzer zu berücksichtigen. Wir können Sie zu den Inhalten beraten, die sich am besten für die Plattform Ihres Unternehmens eignen, und ein personalisiertes Intranetsystem erstellen , um sie zu integrieren.