Gestion de projet dans Droptica

Chez Droptica, le travail à distance est quelque chose d'habituel. Dès le premier jour, nous avions deux bureaux à Wrocław et Gdańsk. Récemment, nous avons également ouvert notre troisième bureau à Rzeszów. Chaque jour, développeurs, testeurs, graphistes et autres spécialistes travaillent ensemble dans chacun de ces lieux. De plus, 90% de nos clients viennent de l'étranger, comme c'est le cas pour la plupart des sociétés de développement de logiciels. Au fil des années, nous avons développé des méthodes de coopération efficace et efficiente dans une équipe dispersée. Nous améliorons constamment notre modèle de travail, testons de nouveaux outils et des méthodes de travail. Dans cet article, vous découvrirez comment fonctionne notre système aujourd'hui.

Système de support à la gestion de projet

Depuis le début de l'existence de Droptica, nous utilisons Redmine. Redmine avait plusieurs modules complémentaires, y compris le module Backlogs soutenant le travail dans le modèle Scrum. De nos jours, nous utilisons Jira, car il fonctionne encore mieux avec Scrum. Les deux systèmes nous aident à contrôler ce qui se passe avec les projets. Chaque projet est divisé en sprints, et chaque sprint est encore subdivisé en tâches spécifiques. Toutes les informations sur la réalisation de chaque tâche sont sauvegardées et conservées dans Jira. Nos clients ont également accès à notre Jira pour une transparence totale. À notre avis, un tel système est une nécessité. Sans lui, il serait difficile, sinon impossible, de contrôler ce qui se passe avec le projet, surtout dans le cas de projets s'étalant sur plusieurs mois. La communication par e-mail est complètement inadaptée à cet usage.

Deux vitesses de communication

Les systèmes de soutien à la gestion de projet sont très utiles, mais insuffisants pour une mise en œuvre efficace du projet. Les membres de l'équipe doivent être capables de communiquer de manière confortable et rapide. Si l'équipe travaille dans un même bureau, il suffit de parler à quelqu'un et de poser des questions. Dans le cas d'une équipe dispersée, cette question devient assez complexe. Écrire un e-mail ou ajouter un ticket dans Jira pour poser une question rapide prend du temps. Le plus souvent, il faut faire ce qui suit:

• ouvrir Jira;
• trouver un projet;
• trouver la bonne tâche;
• ajouter un commentaire;
• vérifier après un moment s'il y a une réponse;

Ce processus prend souvent bien plus de temps que de simplement poser la question et obtenir une réponse, surtout lorsqu'il s'agit d'une question de type “oui/non”. 

Chez Droptica, nous résolvons ce problème en communiquant via Slack. Grâce à cette application, notre équipe répartie fonctionne comme si tous les membres étaient situés dans un même bureau. Nous communiquons rapidement et efficacement. Nous éliminons les e-mails inutiles, les appels téléphoniques et les visioconférences. Le nombre de commentaires sur les tâches dans Jira diminue également beaucoup – c'est utile car ils rendent souvent difficile l'analyse de l'état d'avancement d'une tâche donnée. 

Slack chez Droptica

Nous configurons plusieurs canaux pour chaque projet. Les canaux sont utilisés pour éliminer autant de notifications et de communications par e-mails que possible et pour répartir les messages par thème.

Le plus souvent, nous configurons les canaux de discussion suivants:

• chat du projet - un canal pour la communication interne concernant le projet. Ce canal est utilisé par toute l'équipe de développement, ainsi que par l'équipe de support projet (DevOps, testeurs, etc.);
• client du projet - un canal accessible au client et à l'équipe de développement. Ce canal est un lieu de communication avec le client, pour poser des questions rapides sur les tâches, fixer des dates de réunion, des appels, etc.;
• canaux avec des notifications des systèmes utilisés en lien avec un projet donné, tels que Jira, Jenkins, GitHub, Bitbucket, etc. Habituellement, chaque système obtient son propre canal. Chaque personne peut rejoindre les canaux qui sont importants pour elle et éliminer les notifications qui ne sont pas importantes ou redondantes, par exemple, un graphiste n'a pas besoin de lire les notifications de GitHub.

Avant Slack, nous utilisions des chats de groupe sur Skype, puis nous sommes passés à HipChat pendant un certain temps. Nous avons trouvé que Slack est la meilleure solution qui répond parfaitement à nos besoins et nous ne prévoyons pas de passer à une autre solution de sitôt. Il est également important que nos clients utilisent souvent déjà Slack, ce qui leur facilite la tâche pour rejoindre nos canaux en tant qu'autre organisation.

Autres outils de soutien au télétravail

Scrum Quotidien

Il n'y a pas de Scrum sans Scrum Quotidien. Dans une équipe dispersée, il est nécessaire de mener une visioconférence une fois par jour. Parfois, ces appels sont également suivis par le représentant du client, qui se trouve souvent à des centaines ou des milliers de kilomètres de nos bureaux. Nous tenons ces réunions en utilisant plusieurs outils, selon les préférences de l'équipe ou notre client. En général, nous optons pour Google Hangouts Meet, mais nous avons parfois recours à Zoom.us et Skype For Business.

Rétrospective Scrum

À cette fin, nous utilisons une simple feuille Google Docs. Nous avons une feuille avec les colonnes suivantes:

• abandonner - ce que nous devrions arrêter de faire si c’est possible;
• garder - ce qui est bien et ce que nous devrions continuer à faire;
• améliorer - ce qui doit être amélioré;
• ajouter - ce que nous devons ajouter pour mieux réaliser le travail sur le projet.

La feuille de calcul contient un historique de toutes les rétrospectives sous une forme facile à consulter et à éditer. Le document est accessible à tous les membres de l'équipe, quel que soit leur emplacement. Cela fonctionne très bien pour nous.

Revue de code

Nous effectuons la revue du code sur GitHub ou Bitbucket, selon le projet. Ces systèmes permettent de parcourir facilement le code et d'ajouter des commentaires aux lignes de script sélectionnées. Il n'est pas nécessaire qu'une personne vienne au bureau d'une autre personne pour examiner la qualité du code.

Nous disposons également de plusieurs outils internes et de scripts pour automatiser les tests qui soutiennent le développement Drupal.

Bonnes pratiques de télétravail

À mon avis, il n'est pas possible de se fier uniquement à la communication par e-mail ou Jira. Les visioconférences et les appels téléphoniques sont nécessaires pour mieux se comprendre. Cela améliore grandement la communication au sein de l'équipe de développement et entre le client et l'équipe. On pourrait dire que travailler selon la méthodologie Scrum nous y oblige. Chaque jour, nous réalisons le Scrum Quotidien sous forme de vidéoconférence. Nous avons également souvent des appels vidéo avec les clients, par exemple lors de la Revue de Sprint ou lors de la Raffinement du Backlog. De temps en temps, nous rencontrons également le client dans notre bureau ou nous lui rendons visite.

Il est également important que le processus de communication fonctionne de manière à ne pas perturber les autres trop souvent. Slack est un outil très utile, mais il peut également conduire à trop de messages inutiles, qui peuvent être distrayants et interrompre le travail. L'équipe doit en être consciente et utiliser Slack uniquement lorsque c'est nécessaire et envoyer des messages uniquement à ceux qui en ont besoin. Nous essayons de ne jamais impliquer des personnes dont la présence n'est pas nécessaire dans un cas donné.

Le télétravail est-il meilleur que le travail dans un seul bureau?

Avoir toute l'équipe travaillant dans un seul bureau rend certainement la communication beaucoup plus facile. Cependant, cela a aussi ses inconvénients – par exemple, cela rend beaucoup plus facile de déranger quelqu'un pendant qu'il travaille avec des discussions inutiles. Parfois, cela peut réduire la productivité.

Chez Droptica, nous combinons le télétravail avec le travail de bureau, ce qui nous permet de tirer parti des deux modèles. Si nécessaire, nous constituons des équipes travaillant dans un seul bureau.
Avoir plusieurs implantations nous donne un avantage concurrentiel car nous avons accès à plus de spécialistes de trois villes et de leurs environs généraux. Cela nous permet de constituer d'excellentes équipes de développement pour nos clients.

Le fait que Droptica ait plusieurs bureaux oblige également tous nos membres d'équipe à apprendre à travailler à distance. C'est pourquoi tous nos experts savent comment travailler avec un client à distance dès le départ.

Résumé

Chez Droptica, nous avons développé un système de télétravail qui fonctionne très bien pour nous. Je pense qu'un tel modèle n'est en aucun cas pire que le travail dans un seul bureau, de plus, il offre aussi de nombreux avantages. Si vous recherchez une équipe d'experts en Drupal, PHP, Symfony ou ReactJS, nous serons heureux de vous aider et de vous montrer que la communication avec une équipe à distance peut également être excellente.