Points clés à considérer lors de la planification d'un nouvel intranet pour votre entreprise

Tout comme pour tout projet complexe, un projet de construction d'un nouvel intranet nécessite une bonne planification. Dans cet article, je discuterai de certains points clés à considérer lors de la création du plan. 

En essence, un intranet est un site web, simplement accessible uniquement aux employés. De nombreuses étapes de planification seront donc similaires. J'ai déjà abordé certains des points clés généraux dans d'autres articles sur la planification de projet de site web et la gestion des parties prenantes. Un autre article pertinent traitera de la réduction du délai de mise sur le marché et du coût des sites web. Consultez-les pour une approche globale. Dans cet article, je discuterai des points pertinents uniquement pour l'intranet et mettrai en avant certains des points les plus importants.

Recherchez les exigences avec tous les départements

Un site web d'entreprise est orienté vers l'extérieur, donc les seuls départements qui auront des contributions pertinentes seront ceux qui interagissent avec le monde extérieur - notamment les ventes et le marketing. Cependant, dans le cas de l'intranet, les avis de tous les départements sont importants. Après tout - ils constituent le public - les clients pour lesquels le produit est conçu.

Évidemment, vous ne pourrez peut-être pas satisfaire tous les souhaits et demandes, mais bien souvent, vous pouvez obtenir des gains rapides qui aident énormément. 

Les éléments à rechercher en particulier sont :

1. Incapacité à communiquer avec les employés.
2. Besoins de lieux pour publier des choses
3. Tableaux de bord qui n'ont pas de bon endroit où être publiés et accessibles
4. Documentation stockée dans des éléments spécifiques aux départements créés par nécessité
5. Etc.

Plus vous trouvez de fonctionnalités requises mais faciles à livrer, plus il sera facile de construire un intranet qui est souvent visité et plus vous obtiendrez l'adhésion de l'entreprise dans son ensemble.

Planifiez les intégrations très soigneusement

Les intranets sont très souvent intégrés à plusieurs systèmes internes. Lors de la planification du nouvel intranet, vous devez en tenir compte. 

• Assurez-vous que toutes les intégrations dont vous aurez besoin seront possibles avec le progiciel de votre choix. 
• Vérifiez ce que vos équipes informatiques et de sécurité examineront pour garantir que votre système répondra aux exigences.

Certaines considérations clés doivent être prises en compte, comme l'hébergement de l'intranet en interne ou en externe, l'autorisation d'accès VPN depuis l'extérieur du réseau de l'entreprise pour les employés travaillant à distance, etc. 

Planifiez pour la phase initiale après le lancement

Les premiers mois de la vie d'un nouvel intranet sont beaucoup plus importants que ceux d'un site web classique. L'intranet doit être très actif dès le départ. Si vous lancez un site web et n'ajoutez pas souvent d'articles de blog, ce ne sera peut-être pas un gros problème, mais si vous démarrez un intranet et ne le mettez pas à jour, vos employés le considéreront comme dormant et cesseront de le visiter. Les ramener est difficile.

Le meilleur plan est d'avoir une bonne liste de choses prêtes à être publiées. Préparez-les avant la mise en ligne pour éviter les surprises. Publier quotidiennement au début est une excellente approche pour accrocher les employés et induire une habitude de vérification des mises à jour (par exemple, une fois par jour pendant le café du matin). 

Planifiez la surveillance et les améliorations

Vous ne réussirez pas tout du premier coup. Prévoyez une phase de corrections et d'améliorations. Intégrez-la dans le budget. Une fois que l'intranet est en ligne, vous recevrez des commentaires des personnes de toute l'organisation sur les choses qui pourraient être améliorées. Ce serait dommage de ne pas utiliser cet élan pour améliorer l'intranet et montrer également au personnel que vous écoutez leurs suggestions et souhaitez améliorer l'intranet pour eux.

Planifiez pour la maintenance

Tout comme n'importe quel autre site web, l'intranet nécessite un entretien. Des mises à jour de sécurité et des améliorations doivent être effectuées et la performance doit être surveillée. Vérifiez comment cela sera fait. Si votre intranet est construit par un prestataire externe, vérifiez avec votre département informatique comment l'accès sera géré pour que le prestataire puisse continuer à fournir le service.