Travailler à distance - Comment bien le faire

Chez Droptica, nous sommes une entreprise travaillant à distance depuis le début. Certains de nos employés travaillent dans des villes où nous n'avons pas de bureaux, d'autres ont voyagé à travers le monde tout en continuant leur travail quotidien. Tout cela tout en fournissant le meilleur support Drupal et les services de développement Drupal possibles. 

Le travail à distance, cependant, n'est pas aussi simple que de simplement avoir un ordinateur portable à domicile. Dans cet article, je partage des considérations cruciales qu'une entreprise doit prendre en compte lorsqu'elle souhaite permettre à ses employés de travailler à domicile.

Règles pour les processus commerciaux

Objectifs et buts clairement définis

Il va sans dire que si vous définissez clairement vos attentes, vous obtenez de meilleurs résultats. Dans un contexte de travail à distance, cela est d'autant plus important, car chaque personne travaille sans supervision directe. Pour pouvoir fournir un travail de qualité, les gens doivent avoir des objectifs et des tâches clairement définis, qui peuvent être facilement traduits en actions et livrables.

Quand vous regardez le développement web, cela signifie que les projets sont divisés en récits utilisateur et en tâches nécessaires pour les réaliser. Les récits utilisateur ont des critères d'acceptation clairement définis, ce qui permet aux développeurs de les comprendre et de les mettre en œuvre sans ambiguïté ni erreurs.

Mécanismes de contrôle

Des objectifs clairement définis sont la base d'un bon contrôle de projet. Dans un environnement à distance, la capacité de contrôler sur quoi chacun travaille et combien de temps cela prend devient encore plus importante. Chez Droptica, les méthodologies et outils de gestion de projet que nous utilisons nous permettent de suivre avec clarté le progrès du projet par rapport au plan.

En particulier, nous utilisons Jira pour capturer toutes les exigences, récits utilisateur et tâches, les assigner aux personnes, fixer des délais et suivre le progrès. Avoir de bons outils en ligne donne à tout le monde une visibilité sur l'avancement.

Bonne communication

Si une équipe travaille à distance, une bonne communication est primordiale. Des messages et exigences peu clairs peuvent rapidement se transformer en gros malentendus. Pour éviter cela, toutes les tâches, exigences et e-mails doivent être communiqués par écrit. Les notes des réunions doivent être rédigées et les actions de suivi clairement précisées.
 
Chez Droptica, nous évitons généralement les e-mails, qui peuvent se transformer en fils longs et difficiles à suivre, et nous nous concentrons sur la conservation de toutes les tâches et documents liés au projet dans Jira ou dans notre système de documentation. 

Nous suivons la méthodologie SCRUM pour gérer la plupart des projets. SCRUM est excellent car il offre un cadre de communication solide, qui fonctionne très bien pour les équipes à distance. 

1. Les réunions quotidiennes à des horaires convenus tiennent tout le monde informé. 
2. Les réunions de raffinement, de planification, de démonstration et de rétrospective permettent une définition claire du travail à faire, l'attribution des responsabilités, la présentation des résultats et l'amélioration des processus.

Réunions ad hoc

Malgré un excellent cadre, des réunions ad hoc sont parfois nécessaires. C'est principalement pour discuter de problèmes spécifiques détaillés ou expliquer des ambiguïtés. La visioconférence est utile dans ces situations. Il est juste important de se rappeler que vous ne pouvez pas simplement marcher jusqu'au bureau des gens pour les rassembler pour une discussion. Vous devez peut-être planifier cela un peu. Par exemple, les prévenir via Slack que vous aimeriez parler dans 15 minutes.

C'est une bonne idée de définir quel canal de communication est utilisé pour quel type de communication, par exemple.

1. Réunions de projet (par exemple, réunions SCRUM) pour planifier, discuter, comprendre, parvenir à un accord.
2. Jira  - pour capturer ce qui a été planifié et convenu et suivre l'avancement.
3. Slack - pour des questions rapides et des clarifications (dont les résultats seraient transférés vers Jira) et pour la coordination, l'aide, etc. (par exemple, des déploiements).
4. Vidéo ad hoc - pour les discussions et clarifications qui prendraient trop de temps ou seraient trop difficiles par écrit. 
5. Email - communication unidirectionnelle plus longue, par exemple mise à jour du statut du projet, etc.

Outils

Le travail à distance nécessite une assistance technologique. Heureusement, il existe de nombreux logiciels qui facilitent grandement la coordination et la communication dans une équipe distante. Ci-dessous, je décris nos choix. 

Jira pour la gestion de projet

Jira est notre principal outil pour gérer les projets. Toute la communication de projet se déroule dans JIRA. C'est génial car tout le monde peut accéder à toutes les informations de n'importe où dans le monde et à tout moment. Grâce aux tâches clairement définies, il n'y a pas d'ambiguïté quant à ce qui doit être fait et qui devrait le faire. Vous pouvez lire plus en détail sur la façon dont nous utilisons Jira dans notre article sur le processus de support (https://www.droptica.com/blog/how-drupal-support-works-droptica/).

Slack

Slack est l'un des messagers les plus largement utilisés. Il permet aux équipes de poster rapidement des messages visibles par tout le monde. Chaque projet et équipe a son propre canal qui permet aux gens de ne lire que les informations pertinentes pour leur travail. 

Vous pouvez lire pourquoi et comment nous utilisons Slack dans notre article de blog Slack et ses 8 super pouvoirs.

Google Meet / Skype / Zoom 

Il existe plusieurs outils de visioconférence et nous les utilisons de façon interchangeable en fonction des exigences et attentes des clients. La visioconférence est très utile pour réduire la distance entre les personnes travaillant sur un projet. Cela aide car parfois ils ne se voient jamais en personne. Voici quelques éléments à considérer :

1. Caméra allumée - la visioconférence fonctionne bien mieux lorsque tout le monde a sa caméra allumée. Lorsque les gens se voient, ils peuvent établir une bien meilleure relation les uns avec les autres. 
2. Microphone de bonne qualité - rien n'est plus agaçant qu'un son étouffé ou haché. Investir dans un casque de haute qualité avec microphone améliorera l'expérience globale de tous les participants. Chez Droptica, chaque nouvelle recrue reçoit un casque neuf à utiliser lors des téléconférences.
3. Arrière-plan - Il est judicieux de se retourner et de voir ce qu'il y a derrière vous lors de la téléconférence. Un mur blanc est peut-être préférable à un évier rempli de vaisselle sale. Zoom est excellent dans ce domaine car il permet de choisir une image pour remplacer votre véritable arrière-plan. À part cela, vérifiez le bruit de fond. Ce serait vraiment ennuyeux pour les autres participants, donc baisser la musique ou trouver une pièce calme est un bon choix. 

Cohésion d'équipe

De bons processus ne suffiront pas à construire une grande équipe. Pour bien travailler ensemble, les gens doivent se connaître un peu. Heureusement, il existe diverses activités de renforcement d'équipe que vous pouvez entreprendre.

• Retraites d'équipe périodiques - Chez Droptica, nous organisons deux événements de ce type chaque année pour que tout le monde puisse se rencontrer en personne dans un cadre non professionnel.
• Vidéoconférences juste pour le plaisir - Nous tenons une vidéoconférence "toujours active" uniquement pour socialiser. De plus, deux fois par jour, il y a un rappel de café sur notre Slack. Si vous voulez discuter avec quelqu'un, ces moments sont les plus opportuns pour rencontrer d'autres personnes sur le canal.
• Réunions du personnel - événements en ligne où tout le monde se réunit pour obtenir des mises à jour sur ce qui se passe dans l'entreprise
• Formation en ligne - donnée par un membre de l'équipe aux autres, où des discussions ont lieu entre les employés.

Résumé

Le travail à distance n'est pas très difficile, mais il nécessite une attention supplémentaire à la gestion de projet et à la communication.