Die beste Intranet-Software auswählen. Welche Faktoren sind zu beachten?

Denken Sie darüber nach, eine Intranet-Software auszuwählen? Die Implementierung eines Intranets erfordert viel Arbeit, daher ist es besser, mehr Zeit darauf zu verwenden, sich über die verfügbaren Optionen zu informieren. Wir erklären, worauf Sie achten sollten, wenn Sie solche Lösungen vergleichen.

Funktionalitäten

Ein Intranet-Portal ist in erster Linie eine Wissensdatenbank, die das Hinzufügen von Materialien in verschiedenen Formen ermöglichen sollte - Videos, Präsentationen, Dokumente und interaktive Elemente. Die grundlegenden Funktionen einer solchen Plattform umfassen auch eine Kontaktliste, FAQ, Kalender, Zeiterfassung oder einen Nachrichtenbereich. 

Sie können Ihr Portal personalisieren, indem Sie es mit zusätzlichen, weniger typischen Lösungen entwickeln, um die Arbeit Ihres Unternehmens zu erleichtern. Die Kommunikation mit dem Intranet verbessern ist mit Chats, Foren und Reaktionen auf Veröffentlichungen (Kommentare, Likes usw.) möglich. 

Schulungen und die Weiterentwicklung der Fähigkeiten von Mitarbeitern werden durch Quizze, Videolektionen, Tests und Kursen im Stil von sozialen Medien (Microlearning) erleichtert. Auch Werkzeuge zur Workflow-Verwaltung, zur Fortschrittsüberwachung und zum Versenden von Fristbenachrichtigungen können nützlich sein.

Die beste Intranet-Software ist auf spezifische Unternehmen zugeschnitten. CMS Drupal verfügt über zahlreiche  Module für Intranets, die die Implementierung interessanter und praktischer Funktionen erleichtern. Sie können Ihren Mitarbeitern erlauben, Dateien innerhalb des Intranets mit dem Imce-Modul hinzuzufügen. Die Fivestar- und Flag-Module bieten Funktionen, die in sozialen Medien bekannt sind. Das erste erhöht die Benutzerbeteiligung, indem es Benutzern erlaubt, Inhalte zu bewerten. Das zweite ermöglicht es, Benutzerinhalte und -aktivitäten zu verfolgen. Wenn Ihnen Gamification-Elemente wichtig sind, steht Ihnen das User Points-Modul zur Verfügung, das es Benutzern erlaubt, Punkte für bestimmte Aktionen auf dem Intranet-Portal zu erhalten.

Preis und Implementierungskosten von Intranet-Lösungen

Die beste Intranet-Software gehört nicht zu den günstigsten. Wenn Sie sich für ein Intranet entscheiden, haben Sie zwei Möglichkeiten - Sie können entweder ein gebrauchsfertiges Tool im SaaS (Software as a Service)-Modell abonnieren oder Ihr eigenes Portal von Grund auf neu erstellen. Es lohnt sich, verschiedene Intranet-Beispiele in Bezug auf die Gesamtkosten des Produkts über den gesamten Lebenszyklus (TCO - Total Cost of Ownership) zu vergleichen.

Implementierungskosten

In Bezug auf Implementierungskosten ist bei einer SaaS-Lösung dies ein eher niedriger monatlicher Betrag für kleinere Unternehmen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass es in großen Organisationen mit Tausenden von Mitarbeitern sehr unerschwinglich werden kann, da sich die Kosten der Nutzung dieser Art von Software normalerweise nach der Anzahl der Benutzer richten. Stellen Sie sich vor, es arbeiten 5.000 Menschen in Ihrem Unternehmen und der Zugang zum Intranet kostet für jeden von ihnen 10 Euro (die Preise für einige komplexe Systeme können bis zu Dutzende von Euro pro Person betragen). Monatliche Ausgaben in einem solchen Szenario sind erheblich. Im Gegensatz dazu ist eine Lösung, die von Grund auf für Ihr Unternehmen erstellt wurde, eine große einmalige Investition, die sich langfristig als kostengünstiger erweisen kann als ein Abonnement.

Kosten für Upgrade und Wartung

Sie sollten die Kosten für die Wartung und Aktualisierung der Intranet-Plattform nicht vergessen. Bei SaaS-Systemen liegen diese Aufgaben auf der Seite des Anbieters, sodass die Benutzer keinen zusätzlichen Kosten ausgesetzt sind. Im Fall von einem personalisierten Intranet liegt die Wartung in der Verantwortung des Unternehmens, das es nutzt. Dies erfordert zusätzliche Ausgaben, wie z.B. ein festes Team, das sich um das Intranet-Portal kümmert, oder die Zusammenarbeit mit externen Spezialisten. Dies ist jedoch der einzige Weg, um die beste Intranet-Lösung zu schaffen, die auf die Bedürfnisse der Organisation zugeschnitten ist.

Kosten für Intranet-Änderungen und -Entwicklung

Selbst die beste Intranet-Software wird keine effektive Lösung mehr sein, wenn sie nicht mit der Zeit verbessert wird. Auch der Preis für Änderungen und Entwicklung sollte berücksichtigt werden. Bei einer SaaS-Lösung ist der Zugang zu zusätzlichen Funktionen meist eine Frage der Entscheidung für ein höheres (und damit teureres) Paket. Die Wahl von fortschrittlicheren Werkzeugen ist oft auf einige oder ein Dutzend spezifische beschränkt. Ein personalisiertes Intranet-Portal hingegen ermöglicht es, Lösungen individuell an die Bedürfnisse eines bestimmten Unternehmens anzupassen. Sowohl das Design als auch die Erstellung neuer Funktionen liegen jedoch auf der Seite des Unternehmens, was eine größere Investition alle paar Jahre bedeutet. 

Aussehen und Benutzerfreundlichkeit

Modernes Intranet-Design beeinflusst die Benutzererfahrung. Die beste Intranet-Software sollte die Möglichkeit bieten, das Design und Farbschema an die Bedürfnisse eines bestimmten Unternehmens anzupassen. Das Aussehen und das Gefühl einer SaaS-Lösung hängt vom Anbieter ab und kann sich unabhängig von den Benutzerbedürfnissen und -vorlieben ändern. Die Intuitivität der Navigation hängt von den spezifischen Beispielen des Intranets ab. Daher lohnt es sich, beim Vergleich mehrerer Produkte auf die Einfachheit der Navigation, die Reaktionsfähigkeit und andere zusätzliche visuelle Elemente zu achten, die für Sie wichtig sind. Die Möglichkeit, dunkle und helle Modi einzustellen, ist ebenfalls nützlich. 

In Drupal können Sie dies durch die Verwendung eines speziellen Dark Mode Moduls tun. Darüber hinaus verfügt dieses CMS über Lösungen, die den Aufbau eines Mega-Menus erleichtern. Es ist eine mehrstufige Lösung, die für eine komplexe Website mit vielen Funktionen und Unterseiten geeignet ist. 

Responsiveness der Intranet-Software

Nicht alle Intranets im SaaS-Modell sind responsiv. Dies kann darauf zurückzuführen sein, dass die Entwickler davon ausgehen, dass Benutzer sie höchstwahrscheinlich im Büro auf Computern verwenden. Heutzutage, mit Remote-Arbeit und Geschäftsreisen, ist der Zugang zu einem Intranet-Portal auf einem mobilen Gerät sehr wichtig. Es ermöglicht den Mitarbeitern, schnell Informationen zu erhalten und miteinander zu kommunizieren, egal wo sie sich gerade befinden. 

Drupal verwendet flüssige Layouts und spezielle Module. Das Responsive und off-canvas Menü-Tool ermöglicht es, dass Menüs sich an Bildschirme unterschiedlicher Größe anpassen. Ein weiteres Modul - Responsive Images - ermöglicht die Optimierung von Grafiken, je nachdem, welches Gerät die Intranet-Plattform öffnet.

Zeitrahmen für die Implementierung des Intranet-Portals

Wenn Sie dringend ein Intranet benötigen und der Aufbau einer maßgeschneiderten Lösung für Ihre Bedürfnisse momentan nicht möglich ist, lohnt es sich, SaaS-Software in Betracht zu ziehen. Sie können sofort darin arbeiten. Eine verlängerte Wartezeit auf dessen Verfügbarkeit kann durch die Notwendigkeit bedingt sein, es an Ihre Anforderungen anzupassen. Dies ist bei einigen SaaS-Intranets möglich. Darüber hinaus kann auch die Integration des Produkts mit anderen von Ihnen verwendeten Werkzeugen eine Weile dauern. 

Die beste Intranet-Software wird nicht über Nacht entwickelt. Leider müssen Sie geduldig sein. Die Gestaltung und der Aufbau eines Intranets speziell für ein bestimmtes Unternehmen kann von einigen Wochen bis zu mehreren Monaten dauern - alles hängt von der Komplexität des Intranets ab, das der Kunde benötigt. Wenn dem Unternehmen die Zeit wichtig ist, kann die Softwareentwicklungsagentur möglicherweise zuerst ein MVP (Minimum Viable Product) beauftragen. Dies ist eine Version des Produkts, die mit den grundlegenden Funktionen ausgestattet ist, die das Unternehmen benötigt. Dies bietet dem Kunden schnell einige Werkzeuge, um das Geschäft effizienter zu gestalten, und die Softwareagentur kann weiterhin mehr Funktionen entwickeln.

Technologien

Natürlich haben Unternehmen, die sich für SaaS-Intranet-Lösungen entscheiden, keinen Einfluss auf die Wahl der Technologien, die zur Entwicklung der Plattform verwendet werden. Andererseits gibt es viele Vorteile der Verwendung von gebrauchsfertiger Software. Einer davon ist der technische Support, der innerhalb eines bestimmten Abonnementpakets verfügbar ist. Kunden, die die teuersten Pakete abonnieren, können oft auf einen eigenen persönlichen Assistenten zählen. Einige Anbieter bieten auch Unterstützung bei der Implementierung als Teil des Pakets oder gegen Aufpreis an. Der Nachteil ist, dass kleinere Teams oft an solchen Intranets arbeiten, was die Geschwindigkeit der Softwareentwicklung beeinflusst.

Organisationen, die auf ein personalisiertes Intranet setzen, könnten in Betracht ziehen, Open-Source-Technologien zu verwenden. Die Vorteile eines solchen Ansatzes liegen im Zugang zum Systemcode, ohne eine Lizenz erwerben zu müssen (was niedrigere Kosten bedeutet), der Möglichkeit, die Lösung frei zu modifizieren, und den Anbieter zu wechseln.

Open-Source-Technologien sind auch mit der hohen Verfügbarkeit von Programmierern auf dem Markt verbunden. Die Wahl einer Lösung, die bei Experten beliebt ist, garantiert einen einfachen Zugang zu Unternehmen und Freiberuflern mit den notwendigen Fähigkeiten sowie wettbewerbsfähigen Preisangeboten. Drupal hat eine sehr große und aktive Community. Zahlreiche Unternehmen und einzelne Entwickler, die an der Drupal-Entwicklung beteiligt sind, veröffentlichen regelmäßig neue Versionen des Systems, die mit neuen Funktionen verbessert sind.

Gleichzeitig sollten Sie nicht vergessen, die Technologien, in denen das Intranet gebaut wird, mit denjenigen abzustimmen, die derzeit in Ihrem Unternehmen verwendet werden. Wenn es PHP verwendet, wird es beispielsweise einfacher sein, ein weiteres System in dieser Sprache zu erwerben und zu warten. 

Integrationen

Geeignete Integrationen entwickeln die grundlegenden Funktionen der Intranet-Plattformen. Die Möglichkeiten zur Integration mit externen Systemen in SaaS-Software sind begrenzt. Andererseits, wenn Sie sich entscheiden, Software für ein Intranet zu erstellen, das auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, können Sie zusätzliche Tools nach Ihren Wünschen hinzufügen.

Mit Drupal können Sie Arbeitssystemsverwaltungs aber auch soziale Medien und Zeiterfassungstools integrieren, aber auch eigene Lösungen dieser Art erstellen. Das Workflow Modul ermöglicht es, Arbeitsabläufe zu gestalten und mit dem Kalender-Modul können Nutzer Kalenderereignisse markieren..

Datenschutz und Sicherheit

Die beste Intranet-Software muss sicher für Ihre Mitarbeiter sein. Sowohl im Fall eines personalisierten Tools als auch eines kommerziellen ist es wichtig, gute Sicherheitspraktiken zu implementieren. Der Schutz von Benutzerdaten und Projektdaten sollte oberste Priorität haben. Im Fall von SaaS-Intranet-Lösungen ist es selten, dass Anbieter im Detail erklären, wie sie potenzielle Angriffe von Cyberkriminellen abwehren. 

Drupal Entwickler legen großen Wert auf Sicherheit, daher wird die Technologie für Projekte empfohlen, die erweiterte Sicherheitsfunktionen erfordern. Dieses CMS ist mit einem Fehlermeldesystem ausgestattet, das jede Schwachstelle oder Sicherheitsverletzung erkennen kann und dann das entsprechende Team darüber informiert. Regelmäßige Software-Updates und die Installation der neuesten Modulversionen halten Ihr Drupal-Intranet und seine Benutzer gut geschützt.

Die beste Intranet-Software wählen - Zusammenfassung

Es gibt viele interessante Intranet-Systeme, die auf Abonnementbasis genutzt werden können. Wenn die verfügbaren Lösungen jedoch nicht die notwendigen Funktionen für Sie haben, sollten Sie in Betracht ziehen, ein personalisiertes Portal zu erstellen. Ein solches Tool für Unternehmen wird auf die Natur des Unternehmens und seine Prozesse zugeschnitten sein. Das originelle UX und das einzigartige Intranet-Design beeinflussen den Wunsch, mit der Lösung und anderen Mitarbeitern zu interagieren, bauen Loyalität auf und schaffen ein Gemeinschaftsgefühl innerhalb des Unternehmens. Drupal bietet große Flexibilität und ermöglicht es Ihnen, eine individuelle Intranet-Plattform für Ihr Unternehmen zu erstellen.