Intranet-Start und -Design - 12 Häufige Probleme und Lösungen dazu

Die Implementierung einer Intranet-Software ist eine große Verbesserung für ein Unternehmen - vorausgesetzt, das Projekt ist gut geplant. In der Praxis stehen viele Organisationen vor ähnlichen Problemen, die die Arbeit verlangsamen oder die Effizienz des Systems verringern. In diesem Artikel zeigen wir 12 der häufigsten Schwierigkeiten, die bei der Gestaltung und Einführung eines Unternehmensintranets auftreten. Für jede von ihnen bieten wir bewährte Lösungen an, basierend auf unserer Erfahrung.

In diesem Artikel:

• 1. Fehlende spezifische Anforderungen vom Kunden
• 2. Problem mit Rollen und Berechtigungen
• 3. Mangelndes Engagement der Mitarbeiter
• 4. Unzureichende Kommunikation zwischen dem Team und dem Kunden
• 5. Probleme im Intranet-Design
• 6. Zu umfangreiches Unternehmensintranet für den Anfang
• 7. Einführung des Unternehmensintranet-Portals als Einmalaktivität
• 8. Überkomplizierung der Technologie
• 9. Probleme bei der Integration des Intranets mit internen Diensten und Systemen
• 10. Komplexe Sicherheitsanforderungen und eingeschränkter Zugang zu internen Umgebungen
• 11. Widerstand der Mitarbeiter gegenüber Neuem
• 12. Kein Plan für Wartung und Weiterentwicklung
• Einführung und Design des Intranets - Zusammenfassung

1. Fehlende spezifische Anforderungen vom Kunden

Eine der häufigsten Herausforderungen bei der Implementierung eines neuen Unternehmensintranets ist das Fehlen einer gemeinsamen, geklärten Vision dessen, was das System sein sollte und welche Ziele es erreichen soll. Oft ist der Bedarf an der Einführung eines Intranets offensichtlich, aber die detaillierten Funktionen, die Rolle in der Organisation oder die Benutzererwartungen sind noch nicht vollständig definiert. Darüber hinaus kann in der frühen Phase der Intranet-Gestaltung ein vollständiges Bild der Unternehmensstruktur fehlen, wie die Aufteilung in Abteilungen, Rollen oder Berechtigungen, was einen erheblichen Einfluss auf die spätere Systemarchitektur hat. Wenn die Planungsphase übersprungen oder zu allgemein behandelt wird, kann dies zu längeren Implementierungszeiten und Schwierigkeiten bei der Anpassung der fertigen Lösung an die tatsächlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter führen.

Daher sollten die ersten Schritte bei der Gestaltung eines Intranets sein:

• Workshops mit wichtigen Stakeholdern (z. B., Discovery-Workshops), wie Abteilungsleiter, IT, HR oder Kommunikationsexperten, um Prozesse abzubilden und reale Bedürfnisse zu sammeln.
• Entwicklung von funktionalen und nicht-funktionalen Projektbeschreibungen - ein Dokument, das beschreibt, was das System tun soll, unter welchen Bedingungen es funktionieren sollte und welche Ziele es unterstützen soll.
• Gemeinsame Arbeit des Kunden und der Software-Agentur an der Struktur des Intranet-Systems, einschließlich vorläufiger Definition des Umfangs der Module, der Funktionalität und der Verbindung mit der regulären Arbeit der Benutzer.

Ein solcher strukturierter Start erleichtert erheblich die späteren Phasen der Intranet-Implementierung und ermöglicht es Ihnen, eine Lösung zu erstellen, die den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht.

2. Problem mit Rollen und Berechtigungen

Eines der Schlüsselelemente eines gut gestalteten Intranets ist die präzise Definition von Rollen und der ihnen zugewiesenen Berechtigungen. In vielen Organisationen sind diese Themen zu Projektbeginn nicht klar definiert, was zu Verwirrung, Verzögerungen und der Notwendigkeit führt, frühzeitig Änderungen vorzunehmen. Das Fehlen einer klaren Abgrenzung, wer Zugang zu welchen Inhalten hat, wer sie bearbeiten kann und wer sie nur einsehen darf, führt zu Chaos und dem Risiko eines unkontrollierten Informationsflusses.

Um dies zu vermeiden, lohnt es sich:

• Eine Rollenzuordnung für das Intranet erstellen und mit dem Kunden abstimmen - klar definieren, wer welche Funktion (z. B. Administrator, Redakteur, Nutzer) erfüllt und welche Aufgaben damit verbunden sind.
• Den jeweiligen Berechtigungsumfang sorgfältig beschreiben - z. B. in Form einer Tabelle oder Liste, einschließlich Zugriff auf spezifische Abschnitte, Berechtigung zum Bearbeiten, Veröffentlichen oder Freigeben von Inhalten.
• Nutzungsszenarien an Prototypen oder Mock-Ups testen - beispielsweise prüfen, ob ein Mitarbeiter der Personalabteilung Nachrichten hinzufügen und ein Mitarbeiter der Finanzabteilung Berichte herunterladen kann.

Dieser Ansatz verhindert Fehler und Missverständnisse bereits in der Intranet-Implementierungsphase, und der Kunde erhält mehr Kontrolle und Vertrauen, dass das System mit der tatsächlichen Unternehmensstruktur übereinstimmt.

3. Mangelndes Engagement der Mitarbeiter

Ein allein aus der Perspektive des Managements gestaltetes Intranet-Portal erfüllt selten seinen Zweck. Manchmal wird die Entscheidung für die Implementierung eines Intranets auf Vorstandsebene getroffen - in gutem Glauben und mit der Absicht, die interne Kommunikation zu verbessern - aber die Stimme der Mitarbeiter, die das System täglich nutzen werden, wird übersehen. Das Ergebnis? Ein Intranet wird gestartet, Nachrichten werden veröffentlicht, und... niemand liest sie!

Damit das Intranet-Design sinnvoll ist und echte Vorteile bringt, lohnt es sich:

• Vertreter verschiedener Abteilungen bereits frühzeitig in die Planung des neuen Intranets einzubeziehen, indem Arbeitsgruppen oder Workshops mit Mitarbeitern organisiert werden, die die Bedürfnisse ihrer Teams kennen.
• Feedback von Endbenutzern während des gesamten Intranetsverfahrens einholen - z. B. durch Usability-Tests, Mock-Up-Reviews und Sammeln von Feedback nach Prototyppräsentationen.
• Den Fortschritt des Projekts regelmäßig kommunizieren - Entwurfsversionen teilen, über Änderungen informieren und Feedback einholen.

Dies baut nicht nur von Anfang an ein funktionales System auf, sondern auch eine positive Einstellung zur Intranet-Einführung und dessen kontinuierliche Nutzung.

4. Unzureichende Kommunikation zwischen dem Team und dem Kunden

Der erfolgreiche Aufbau eines Intranets erfordert nicht nur gute Technologie, sondern vor allem eine effiziente und klare Kommunikation zwischen dem Entwicklungsteam und dem Kunden.  In der Praxis passiert es oft, dass jede Partei eine andere Sprache spricht - technisch oder geschäftlich -, was zu Missverständnissen; unklaren Erwartungen und Änderungen bereits während der Implementierung führt. Ein weiteres Problem kann sein, dass auf der Kundenseite eine Person fehlt, die Entscheidungen trifft und Einfluss auf die Richtung des Intranet-Projekts hat.

Um die oben genannten Probleme zu vermeiden, lohnt es sich:

• Bereits zu Beginn des Projekts klare Kommunikationswege festlegen- wer für den Kontakt zuständig ist, wer Entscheidungen trifft und wer innerhalb des Unternehmens Feedback sammelt.
• Regelmäßige Status-Meetings einführen - z. B. wöchentliche Videokonferenzen mit einer kurzen Agenda, um den Fortschritt, Probleme und geplante Aktivitäten kontinuierlich zu besprechen.
• Sicherstellen, dass Erkenntnisse dokumentiert werden - Memos, E-Mail-Zusammenfassungen oder geteilte Dateien minimieren das Risiko unterschiedlicher Interpretationen und Missverständnisse.
• Wichtige Personen des Kunden in die großen Projekt-Meilensteine einbeziehen, wie Planung, Tests und Abnahme, um Kontinuität und Konsistenz der Entscheidungen sicherzustellen.

Eine gut geplante Kommunikation verbessert nicht nur die Arbeit der Teams, sondern erhöht auch das Vertrauen und das Engagement aller Beteiligten, was in umfangreichen Intranet-Projekten, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind, von großer Bedeutung ist.

5. Probleme im Intranet-Design

Auch das technisch beste Intranet wird scheitern, wenn es unpraktisch und unbequem zu bedienen ist. Verschiedene Abteilungen in einem Unternehmen haben unterschiedliche Bedürfnisse - für einige sind Rechnungen Priorität, für andere ein schneller Zugang zu Formularen oder Nachrichten. Wenn das Schnittstellendesign diese Vielfalt nicht berücksichtigt, können sich Benutzer verloren fühlen, und das Intranet wird übersehen. Eine zusätzliche Herausforderung besteht darin, die Mitarbeiter an alte Lösungen zu gewöhnen - ein neues System, selbst wenn es besser ist, kann mit Widerstand begegnet werden.

Um dies zu verhindern, lohnt es sich:

• Personalisierte Ansichten (Dashboards) für verschiedene Benutzergruppen entwerfen - z. B. separate Startbildschirme für HR, Finanzen, Verwaltung oder Mitarbeiter in der Produktion.
• Mock-Ups und Prototypen in einer frühen Phase implementieren und kurze Usability-Tests durchführen, um zu zeigen, ob die Benutzeroberfläche verständlich und intuitiv ist.
• Feedback von realen Benutzern einbeziehen - nicht nur von der Entscheidungsträgergruppe und den Inhaltseignern, sondern von den Mitarbeitern, die das Intranet täglich nutzen werden.
• Schulungen zur Nutzung des neuen Systems organisieren, die spezifische Vorteile aufzeigen, wie schnelleres Auffinden von Dokumenten, weniger Klicks und besseren Zugang zu Werkzeugen.

Gutes UX und UI sind nicht nur eine Frage der Ästhetik - sie sind die Grundlage, die beeinflusst, ob ein Intranet zu einem alltäglichen Arbeitswerkzeug wird oder nur ein ungenutztes Add-on bleibt.

6. Zu umfangreiches Unternehmensintranet für den Anfang

Ein häufiger Fehler bei der Implementierung eines Unternehmensintranets ist der Wunsch, eine zu anspruchsvolle Vision auf einmal zu realisieren. Es ist leicht, sich ein funktional umfangreiches Portal vorzustellen - separate Bereiche für jede Abteilung, umfassende Integrationen und ein erweitertes Content-Management. In der Praxis ist es jedoch schwierig, einem so ausgearbeiteten Plan gerecht zu werden, insbesondere wenn ein großes Implementierungsteam oder eine klar definierte Entwicklungsstrategie fehlt.

Ein viel sicherer und effizienterer Ansatz ist es, im kleineren Maßstab zu beginnen und das Intranet schrittweise basierend auf den tatsächlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter zu entwickeln. Ein solches iteratives Modell reduziert nicht nur das Risiko, das Projektteam zu überlasten, sondern ermöglicht es Ihnen auch besser zu bewerten, welche Intranet-Funktionen tatsächlich benötigt werden.

Es lohnt sich:

• Mit grundlegender Funktionalität beginnen - zum Beispiel einem einzigen Dashboard, einigen wichtigen Bereichen und Integrationen, die die tägliche Arbeit unterstützen.
• Auf reale Benutzerprobleme konzentrieren - anstatt "Standardfunktionen" zu erstellen, ist es besser, spezifische Bedürfnisse zu lösen, die von Mitarbeitern gemeldet werden.
• Das Intranet-Projekt schrittweise entwickeln - mehr Module und Verbesserungen nur dann hinzufügen, wenn die grundlegenden Funktionen genutzt und geschätzt werden.
• Langfristig planen, flexibel handeln - eine Gesamtvision für die Entwicklung haben, aber sie an das Tempo und die Möglichkeiten des Unternehmens anpassen.

Das von Droptica entwickelte Open Intranet umfasst anfänglich einige Registerkarten, kann jedoch in Zukunft leicht erweitert werden.

Dieser Ansatz gewährleistet ein gleichmäßiges Arbeitstempo, eine bessere Abstimmung auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter und eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass das Intranet tatsächlich genutzt und weiterentwickelt wird.

7. Einführung des Unternehmensintranet-Portals als Einmalaktivität

Die Implementierung eines Intranet-Portals endet nicht mit dessen technischer Einführung. Dies ist nur der Beginn der Arbeit an seiner Benutzerfreundlichkeit und Popularität innerhalb des Unternehmens. Wenn Benutzer beim Betreten der neuen Plattform nur die Nachricht "Willkommen in unserem Intranet" sehen, wird es schwierig sein, das Mitarbeiterengagement aufzubauen, und die Initiative selbst kann schnell in Vergessenheit geraten.

Ähnlich wie bei der Einführung eines Business-Blogs ist es sinnvoll, sich im Voraus darauf vorzubereiten. Die ersten Wochen des Betriebs des Intranets sind entscheidend - dies ist die Zeit, in der die Benutzer Gewohnheiten entwickeln und eine Meinung über das neue Tool bilden. Wenn sie von Anfang an wertvolle Inhalte und nützliche Informationen sehen, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie regelmäßig zurückkehren.

Um das Interesse wirksam aufrechtzuerhalten und das Intranet-Projekt nachhaltig zu gestalten, lohnt es sich:

• Einen Kommunikationsplan für die ersten Monate entwerfen - mit einem Veröffentlichungsplan, der Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Themen, die für die Mitarbeiter relevant sind.
• Im Voraus einen Satz anfertiger Inhalte sammeln - Artikel, Ankündigungen, Tutorials oder Onboarding-Materialien, die das neue Intranet zum Start füllen werden.
• Kontinuität und Regelmäßigkeit der Aktualisierungen sicherstellen - das Fehlen neuer Inhalte entmutigt Benutzer schnell und macht das Intranet nicht mehr als nützliches Werkzeug wahrgenommen.
• Mitarbeiter ernennen, die für die Inhaltsentwicklung verantwortlich sind - zum Beispiel Redakteure aus verschiedenen Abteilungen, die Nachrichten bereitstellen und sicherstellen, dass das System "lebt”.

Ein Unternehmensintranet ist kein Einmalprojekt, sondern ein Prozess, der einen Plan, Konsistenz und Engagement erfordert. Nur dann wird es zu einer echten Unterstützung für die Kommunikation und Zusammenarbeit in der Organisation.

8. Überkomplizierung der Technologie

Mit dem Wachstum des Unternehmens wächst auch die Rolle des erfolgreichen Intranets - von einem einfachen Kommunikationswerkzeug entwickelt es sich häufig zum operativen Zentrum des Unternehmens. Eine natürliche Folge dieses Prozesses ist die Integration mit vielen Systemen: Raumreservierungen, Essenskarten oder der interne Helpdesk. Dies ist einerseits ein Beweis für den steigenden Wert des Unternehmensintranets und andererseits eine Quelle potenzieller Schwierigkeiten.

Überdehnung und zu enge technologische Verbindungen können zu Problemen mit der Systemflexibilität führen. Änderungen vorzunehmen wird kompliziert, und der Austausch alter Werkzeuge gegen neue wird zeitaufwändig und teuer. Eine monolithische Architektur, in der alles direkt miteinander verbunden ist, wird schnell unskalierbar und schränkt die weitere Entwicklung ein.

Um dies zu verhindern, ist es sinnvoll, bereits in der Planungsphase des Intranets Folgendes zu tun:

• Kommunikation zwischen Systemen über APIs anstelle direkt nutzen - es ist viel einfacher, APIs in der Zukunft zu ersetzen oder zu modifizieren, als eine starr gekoppelte, monolithische Architektur neu zu gestalten, die auf direktem Zugriff auf Daten aus anderen Systemen basiert.
• Funktionen vom Kern des Intranets abtrennen - zum Beispiel, wenn KPI-Daten (Key Performance Indicators) aus einem externen System angezeigt werden müssen, ist es besser, eine einbettbare Anwendung (z. B. in JavaScript) zu erstellen, die Daten aus externen Quellen abruft, anstatt diese Funktion direkt in die Kernstruktur des Unternehmensintranets zu integrieren.
• Mit zukünftigen Änderungen im Hinterkopf designen- Lösungen auswählen, die leicht ersetzt oder getrennt werden können, ohne das gesamte Intranet-System neu zu gestalten.
• Alle Integrationen dokumentieren - um schnelle Updates, Tests oder eine erneute Implementierung bei Bedarf zu ermöglichen.

Technologie sollte die Flexibilität des Intranets fördern und nicht einschränken. Eine gut gestaltete Architektur ermöglicht es dem System, nachhaltig zu wachsen, ohne die technische Verschuldung zu riskieren und ohne die Kontrolle über die Komplexität zu verlieren.

SaaS-Lösungen vs. maßgeschneiderte Lösungen

Für kleinere Unternehmen, die ein grundlegendes Intranet für Kommunikation und Informationsaustausch benötigen, lohnt es sich, fertige SaaS- (Software as a Service) Lösungen in Betracht zu ziehen. Sie haben den Vorteil einer schnellen Implementierung, einfacher Nutzung und einer niedrigen Eintrittsschwelle - es ist nicht notwendig, alles von Grund auf neu zu entwerfen und zu erstellen.

Wenn ein Unternehmen jedoch spezifische interne Prozesse hat, eine komplexere Struktur oder Pläne für eine intensive Intranet-Entwicklung in der Zukunft, ist eine maßgeschneiderte Lösung die bessere Wahl. Während es anfangs eine größere Investition sein kann, gibt es Ihnen auf lange Sicht mehr Flexibilität, Skalierbarkeit und Kontrolle über das System.

Es ist wichtig zu beachten, dass:

• SaaS gut für einfache Fälle funktioniert wo ein schneller Start und niedrige Wartungskosten Priorität haben.
• Maßgeschneiderte Lösungen besser die Bedürfnisse komplexer Unternehmen oder solcher, die in spezifischen Branchen tätig sind, erfüllen, in denen Integrationen und angepasste Ansätze entscheidend sind.
• Langfristige Kosten können proprietäre Lösungen gleichstellen oder sogar übersteigen, insbesondere wenn SaaS-Nutzergebühren oder zusätzliche Module erfordert.

Die Wahl der Technologie sollte immer auf den Geschäftsanforderungen basieren und nicht ausschließlich auf den Startkosten. Ratschläge zu diesem Thema finden Sie im Artikel Die beste Intranet-Software auswählen. Welche Faktoren sind zu berücksichtigen?

9. Probleme bei der Integration des Intranets mit internen Diensten und Systemen

Viele Intranets erfordern eine Schnittstelle zur bestehenden IT-Infrastruktur - beispielsweise Login-Systeme (wie Active Directory), Datenbanken, Dateirepositorien, HR- oder CRM-Tools. Die Integration eines Intranets mit diesen Lösungen stellt sich oft als komplexer heraus, als das Team zu Beginn des Projekts erwartet hat. Technische Dokumentationen sind möglicherweise unvollständig, der Zugang zu Testumgebungen kann eingeschränkt sein, und Spezialisten auf der Kundenseite sind möglicherweise schwer erreichbar oder mit anderen Aufgaben ausgelastet.

Open Intranet verfügt über eine LDAP-Integration, die Nutzern sicheres Single Sign-On ermöglicht.

Eine weitere Schwierigkeit besteht darin, dass in vielen Unternehmen die Systeme individuell, von verschiedenen Anbietern entwickelt werden - oft ohne einheitlichen Ansatz zur Integration. Dies bedeutet, dass die Implementierung eines kohärenten, gut funktionierenden Intranets viel Koordination und technische Flexibilität erfordert.

Um den Prozess zu erleichtern und unangenehme Überraschungen zu vermeiden, lohnt es sich:

• Alle Systeme zu identifizieren, mit denen das Intranet integriert werden soll (z.B., SaaS, interne Anwendungen, Datenbanken), bereits in der Planungsphase.
• Gemeinsam mit dem Kunden die Priorität der Integration festlegen- welche Systeme sofort funktionieren müssen und welche später implementiert werden können.
• Eine Testumgebung bereitstellen oder zumindest die Integration simulieren - z. B. durch Stubs oder API-Mock-Ups, wenn es keine Möglichkeit gibt, eine Produktionsumgebung zu verbinden.
• Bestimmte Mitarbeiter auf der Kundenseite für die technische Zusammenarbeit benennen - einschließlich API-Tests, Bereitstellung von Daten, Zugang und Dokumentation.
• Sicherstellen, dass die Integration gut dokumentiert ist - sowohl auf der Intranet-Seite als auch auf den externen Systemen - um zukünftige Modifikationen und Wartung zu erleichtern. 

Integrationen können eine der herausforderndsten Phasen der Intranet-Implementierung sein, aber ein gut vorbereiteter Prozess reduziert das Risiko von Verzögerungen und Problemen im täglichen Betrieb der Plattform erheblich.

10. Komplexe Sicherheitsanforderungen und eingeschränkter Zugang zu internen Umgebungen

Das Intranet als internes Kommunikations- und Arbeitssystem funktioniert sehr häufig ausschließlich innerhalb des Firmennetzwerks oder mit Remotezugriff über VPN. Dieser Ansatz erhöht die Datensicherheit, stellt aber gleichzeitig spezifische Herausforderungen für das Implementierungsteam - insbesondere im Kontext von Tests, Integration und Remote-Zusammenarbeit mit dem Kunden.  Probleme können beispielsweise auftreten bei Unterschieden in der Konfiguration von Umgebungen, fehlenden Testkonten, der Notwendigkeit zur Whitelist von IP-Adressen oder Einschränkungen aufgrund von IT-Richtlinien.

Wenn nicht im Voraus geplant, können Tests und Abnahmen des neuen Intranet-Systems erhebliche Verzögerungen erleiden, und die technische Kommunikation kann erschwert werden. Besonders problematisch sind Situationen, in denen auf die Infrastruktur nur vom physischen Standort des Kunden oder über nicht-standardmäßige Sicherheitsmaßnahmen zugegriffen werden kann.

Um sicherzustellen, dass die Implementierung Ihres Unternehmensintranets trotz dieser Einschränkungen reibungslos verläuft, lohnt es sich:

• Zu Beginn des Projekts das Zugriffsmodell für die Umgebungen festlegen, einschließlich Zugang über VPN, IP-Whitelisting, Login-Methode und Sicherheitsanforderungen.
• Sicherstellen, dass die Testumgebung der Produktionsumgebung so nah wie möglich kommt oder einer beispielhaften Simulation, falls ein direkter Zugriff nicht möglich ist.
• Einen Plan für die Abnahmetests in der Zielumgebung vorbereiten, um Fehler aufgrund von Netzwerkbeschränkungen, Systemkonfigurationen oder ungewöhnlichen Intranetbedingungen so früh wie möglich zu erkennen.
• Gemeinsame technische Dokumentation mit dem Kunden pflegen, einschließlich Firewall-Konfiguration, Servereinstellungen, SSL-Zertifikaten und anderen Punkten, die die Systemsicherheit und Verfügbarkeit beeinflussen.

11. Widerstand der Mitarbeiter gegenüber Neuem

Neue Systeme - auch solche, die sehr gut gestaltet sind - werden nicht immer mit offenen Armen empfangen. Mitarbeiter sind oft an bestehende Lösungen gewöhnt und sehen keine Notwendigkeit zur Änderung, besonders wenn das neue Intranet nicht sofort seinen Wert zeigt. Eine zusätzliche Barriere may der Mangel an Zeit sein, um ein neues Werkzeug zu erlernen, oder der Glaube, dass "es sowieso niemand nutzt."

Um die Annahme des neuen Intranets zu erleichtern und die regelmäßige Nutzung zu fördern, lohnt es sich:

• Eine interne Informationskampagne organisieren - die Vorteile des Intranets aus der Perspektive der täglichen Arbeit hervorheben: weniger E-Mails, einfacherer Zugang zu Dokumenten, ein zentraler Ort für Unternehmensangelegenheiten.
• Meinungsführer in verschiedenen Abteilungen einbeziehen - als Botschafter des Systems, um das System zu testen, zu fördern und seine Vorteile anderen Mitarbeitern zu erklären.
• Unterstützung in den ersten Wochen nach der Umsetzung bieten - beispielsweise durch Helpdesk, Anleitungen, Webinare, kurze Videos oder Q&A-Sitzungen.
• Sicherzustellen, dass sich das Intranet mit den Bedürfnissen des Unternehmens weiterentwickelt—dynamisch ist, regelmäßig aktualisiert, verbessert und mit neuen, nützlichen Funktionen ergänzt wird.

Erfahren Sie mehr über 6 Funktionalitäten, die dafür sorgen werden, dass Ihre Mitarbeiter das Intranet gern nutzen.

Mangel an Schulung für neue Mitarbeiter

Auch wenn der Großteil des Teams mit dem Intranet vertraut ist, können neue Mitarbeiter sich darin verloren fühlen, besonders wenn sie nicht wissen, wie es zu nutzen ist oder wo sie nach spezifischen Informationen suchen sollen. Wenn das Onboarding keine Einführung in das Intranet umfasst, kann es Wochen dauern, bis neue Mitarbeiter seine Möglichkeiten selbst entdeckt haben - was Frustration erzeugt und ihre Implementierung verzögert.

Daher ist es sinnvoll:

• Eine Intranet-Einführung in den Onboarding-Prozess integrieren - z. B. als fester Punkt am ersten Arbeitstag oder in den Abteilungsschulungen.
• Den Einstieg mit einfachen Einführungsmaterialien erleichtern - kurze Anleitungen, Erklärvideos oder interaktive Tutorials.

Keine gute Suchfunktion für Intranet-Inhalte

Mit zunehmenden Inhalten und Funktionalität wird ein Unternehmensintranet zu einer reichen Informationsquelle - aber nur, wenn Mitarbeiter dieses Wissen leicht finden können. Im Gegensatz zu Webseiten wird Intranet-Inhalt nicht von Google indiziert, daher ist eine gute interne Suchfunktion unerlässlich.

Benutzer erwarten einen intuitiven, schnellen und effektiven Mechanismus, wie sie ihn von Marktführern gewohnt sind. Das Fehlen dessen führt zu Frustration und vermindertem Engagement.

Es lohnt sich sicherzustellen, dass:

• Die Suchfunktion sichtbar, schnell und präzise ist, mit Filterung, Sortierung und Vorschlägen.
• Die Inhalte gut beschrieben und organisiert sind damit sie sowohl von der Suchmaschine als auch manuell leicht gefunden werden können.

Mit diesen Maßnahmen können Sie erheblich den Widerstand gegen Neuerungen reduzieren und Ihr neues Intranet zu einem unterstützenden Arbeitswerkzeug machen, anstatt zu einem Hindernis für Ihre täglichen Aufgaben.

12. Kein Plan für Wartung und Weiterentwicklung

Viele Unternehmen - insbesondere im Trubel der nach dem Projekt anstehenden Aufgaben - behandeln die Intraneteinführung als das ultimative Ziel. Der Kunde könnte davon ausgehen, dass das System nach der Implementierung eigenständig läuft und keine weitere Aufmerksamkeit erfordert. Oft wird der Bedarf an Korrekturen, Updates oder laufender administrativer Pflege nicht berücksichtigt. Es könnten auch Budgets oder Mitarbeiter fehlen, die für die Weiterentwicklung des Intranets und die Integration neuer Systeme in der Zukunft verantwortlich sind.

Dabei, ist ein Intranet kein einmaliges Produkt. Sein Wert steigt, wenn das System lebendig, in Entwicklung begriffen und ständig an die sich ändernden Bedürfnisse des Unternehmens angepasst wird. Ohne einen durchdachten Wartungsplan wird es schnell obsolet, veraltet und vergessen.

Zudem ist es schwierig, fundierte Entwicklungsentscheidungen zu treffen - es sei denn, jemand beobachtet, wie die Mitarbeiter das System nutzen, oder sammelt Feedback von ihnen nach der Einführung des Intranets. Und es ist die Analyse des Benutzerverhaltens, die es ermöglichen kann, Elemente zu identifizieren, die verbessert werden müssen und neue Intranet-Funktionen, die den täglichen Arbeitsalltag der Teams realistischerweise verbessern können.

Es ist sinnvoll:

• Einen langfristigen Plan für die Wartung und Weiterentwicklung des Intranets in das Projekt aufnehmen, mit klaren Verantwortlichkeiten für Inhalt, Funktionsentwicklung und technischen Support.
• Budgets und Ressourcen auf der Kunden- und der Lieferantenseite sichern - zum Beispiel in Form eines festen Stundenpakets, eines SLA (Service Level Agreement) oder eines Abonnementmodells.
• Marktanalyse systematisch auswerten- sowohl auf der Basis von quantitativen Daten (z.B. Besucherstatistiken) als auch qualitativen Daten (z.B. Feedbackformulare, Benutzerinterviews).
• Das Intranet iterativ entwickeln, in kleinen Schritten, die auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter und Geschäftsprioritäten reagieren.
• Dem Kunden Schulungen für die Personen anbieten, die das Intranet im täglichen Betrieb verwalten werden, wie Inhaltsadministratoren, Redakteure oder Superadmins, die für die Verwaltung der Struktur und Berechtigungen verantwortlich sind. 

Ein Intranet aufzubauen ist kein einmaliges Ereignis, sondern ein Prozess. Nur mit einer konsistenten Herangehensweise und Aufmerksamkeit für die Weiterentwicklung können Sie ein Werkzeug schaffen, das den täglichen Arbeitsalltag wirklich unterstützt und langfristig einen Wert liefert.

Einführung und Design des Intranets - Zusammenfassung

Die Entwicklung und Implementierung eines Intranets ist ein Prozess, der eine gut durchdachte Strategie, das Engagement der Mitarbeiter und eine gute Zusammenarbeit zwischen dem Team und dem Kunden erfordert. Wie wir in diesem Artikel gezeigt haben, können viele Probleme vorhergesagt und effektiv ausgeschlossen werden - alles, was es braucht, ist eine ordnungsgemäße Planung und ein Fokus auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Organisation. Ein Unternehmensintranet, das in Phasen erstellt und auf Basis von Daten und Benutzerfeedback entwickelt wird, hat eine weit größere Erfolgschance. Wenn Sie eine entwerfen oder ein Intranet-Plattform implementieren müssen, können wir Ihnen helfen, häufige Fallstricke zu vermeiden, indem wir eine Lösung erstellen, die auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter zugeschnitten ist.