Quels outils lier en tant qu'intégration intranet pour rendre votre système plus utile ?

Un intranet intégré aux bons outils devient un centre de productivité numérique que les employés sont impatients de visiter quotidiennement. Trop souvent, cependant, les systèmes intranet fonctionnent de manière isolée, ce qui les rend moins attrayants et fait qu'ils sont oubliés par l'équipe. La clé du succès est d'intégrer stratégiquement votre intranet avec les applications professionnelles que votre organisation utilise déjà, créant ainsi un environnement de travail personnalisé adapté aux besoins de chaque utilisateur.

Dans cet article :

• Comment intégrer votre intranet aux applications tierces ?
• Systèmes de gestion de projets et de tâches
• Outils de communication interne
• Active Directory et systèmes d'authentification (LDAP)
• Outils de gestion du temps et des RH
• Calendrier et planification
• Réseaux sociaux
• Google Analytics et métriques du site Web de l'entreprise
• Facturation et systèmes financiers
• Intranet en tant qu'espace de travail numérique

Comment intégrer votre intranet aux applications tierces ?

L'intégration des systèmes est souvent associée à des projets informatiques longs et coûteux, mais pour un intranet, la situation est bien différente. Ici, nous ne voulons pas reproduire les fonctionnalités d'autres systèmes ; nous voulons simplement présenter les informations les plus importantes pour un individu. La clé est de montrer des données personnalisées en mode lecture seule, tandis que la fonctionnalité complète reste dans les applications tierces.

La méthode d'intégration la plus courante est via les API (REST, GraphQL) et les formats standards d'échange de données tels que JSON, XML ou RSS. Tout ce qui est requis, c'est que le système rende disponible d'une manière ou d'une autre une liste de tâches attribuées à un utilisateur sélectionné (comme JSON, XML ou même RSS). Ensuite, nous devons afficher ces données source au format HTML à l'emplacement souhaité dans le logiciel intranet. Cette approche permet de réaliser l'intégration rapidement et de manière rentable.

Pour les équipes utilisant Drupal, le processus est encore simplifié grâce à la disponibilité de modules d'intégration prêts à l'emploi. Par exemple, l'intégration avec un serveur LDAP nécessite uniquement l'utilisation d'un module prêt à l'emploi et la fourniture d'une configuration de serveur, ce qui accélère considérablement le déploiement des systèmes d'authentification.

Certaines intégrations sont si simples qu'elles peuvent être mises en œuvre en incorporant des widgets prêts à l'emploi. L'intégration des réseaux sociaux consiste généralement à intégrer un code dans un élément iframe. C'est très simple et ne devrait pas prendre plus de 1 à 3 heures-personnes. Il est tout aussi simple d'intégrer des calendriers ou des tableaux de bord analytiques.

Le principe clé lors de la planification d'une intégration est de se concentrer sur les besoins réels des utilisateurs finaux qui utilisent le logiciel intranet quotidiennement. Une intégration bien planifiée peut être mise en œuvre par un développeur expérimenté en aussi peu qu'une journée ouvrable, ce qui en fait un investissement très rentable dans la productivité de l'équipe.

Les plateformes intranet modernes, en particulier celles basées sur des systèmes de gestion de contenu (CMS) flexibles, offrent également des connecteurs prêts à l'emploi et des modules d'intégration qui simplifient davantage le processus et réduisent les coûts de mise en œuvre.

Systèmes de gestion de projets et de tâches

L'intégration avec les systèmes de gestion de projets est l'une des intégrations les plus importantes et les plus rentables que vous pouvez mettre en œuvre sur votre intranet. Simplement afficher les titres des tâches assignées à la personne actuellement connectée peut transmettre des informations pertinentes pour cet utilisateur. Cette fonctionnalité apparemment simple peut améliorer l'expérience des employés.

Outils populaires (Jira, Asana, Trello)

De nombreuses solutions de gestion de projets sont disponibles sur le marché, chacune avec ses propres points forts. Si vous n'utilisez pas encore de systèmes de gestion de projets et de tâches dans votre entreprise, il vaut la peine de passer en revue les solutions les plus populaires (payantes et gratuites) : Jira, Redmine, Asana ou Trello. Il est également bon d'ajouter à cette liste :

• Monday.com - un outil avec des workflows personnalisés.
• ClickUp - une solution qui combine la gestion de projets avec la documentation.
• Notion - une application de gestion des workflows et d'informations.
• Wrike - un outil avancé avec des fonctionnalités de reporting et d'analyse.

Chacune de ces applications professionnelles offre différentes capacités d'intégration - des API REST simples aux webhooks avancés et SDKs. Jira est particulièrement adapté aux équipes de développement utilisant des méthodologies Agile, tandis que Trello est idéal pour des projets plus simples nécessitant une gestion des workflows visuels.

Afficher des tâches et priorités personnalisées

La clé d'une intégration réussie est de présenter les informations de manière aussi personnalisée que possible. En plus du titre, il est judicieux d'afficher le nom du projet (les gens travaillent souvent sur plusieurs projets simultanément) et la priorité. Dans le graphique ci-dessous, vous trouverez les éléments qu'un tableau de bord de tâches efficace devrait contenir.

Il est également bon si la liste est triée, par exemple, par priorité ou par date de réalisation prévue, afin que les tâches les plus urgentes soient en haut de la liste. Vous pouvez également mettre en évidence visuellement les 3 tâches les plus importantes pour que tout le monde sache sur quoi se concentrer en premier.

Intégration avec les méthodologies Agile et Scrum

Pour les équipes travaillant avec des méthodologies agiles, l'intégration peut inclure des éléments supplémentaires spécifiques à ces approches. L'intranet peut afficher des informations sur le sprint actuel, des graphiques d'avancement (burndown charts) ou les prochaines cérémonies Scrum. Il est particulièrement utile d'afficher les tâches dans le contexte de leur statut au sein du tableau Kanban - qu'elles soient dans la colonne "À faire", "En cours" ou "Terminée".

L'intégration avec les outils Agile permet également d'afficher des informations sur la vélocité de l'équipe, les points d'histoire assignés aux individus ou les futures versions. Ces tableaux de bord sont particulièrement appréciés des chefs de projets et des scrum masters, qui peuvent suivre l'avancement en temps réel sans avoir à se connecter à des outils dédiés.

Il est également bon de se rappeler que l'intégration peut fonctionner de manière bidirectionnelle - le logiciel intranet peut non seulement récupérer des données du système de gestion de projets, mais aussi fournir des feedbacks, par exemple sur le temps passé sur les tâches ou leur statut.

Outils de communication interne

Aujourd'hui, les équipes comptent de plus en plus sur les plateformes de communication numérique, qui sont devenues centrales pour la collaboration quotidienne. Intégrer un intranet avec ces outils permet aux employés d'avoir un accès rapide aux informations critiques sans avoir à basculer entre plusieurs applications tierces.

Slack, Microsoft Teams, Discord

Chacune des principales plateformes de communication offre différentes capacités d'intégration adaptées aux spécificités de l'entreprise.

Slack se distingue par la richesse de ses intégrations disponibles et la facilité de configuration des webhooks. Son API permet de récupérer des messages de canaux sélectionnés, des statuts d'utilisateur ou des informations sur les conversations actives. Particulièrement utile est l'affichage des messages récents provenant des canaux d'entreprise ou de projet.

Microsoft Teams offre une intégration profonde avec l'écosystème Microsoft 365, ce qui en fait un choix idéal pour les entreprises utilisant déjà Office. Vous pouvez facilement visualiser les réunions à venir, les fichiers partagés ou l'activité des équipes projet.

Discord, bien que créé à l'origine pour les joueurs, gagne en popularité dans les environnements technologiques grâce à sa flexibilité et ses fonctionnalités avancées de communication vocale. L'intégration peut inclure l'affichage des canaux vocaux actifs.

Affichage des messages clés et des notifications

Un élément clé d'une intégration réussie avec les outils de communication interne est le filtrage intelligent du contenu pour éviter la surcharge d'informations. Sur un intranet, il est judicieux d'afficher :

1. Messages marqués comme importants - messages épinglés par les administrateurs ou marqués avec des étiquettes spéciales.
2. Notifications directes - messages adressés spécifiquement à l'utilisateur connecté.
3. Annonces de l'entreprise - messages provenant de canaux d'annonces dédiés.
4. Activité dans les projets - les dernières discussions dans les canaux de projets auxquels l'utilisateur participe.
5. Statuts de disponibilité - informations sur qui est actuellement en ligne et disponible pour une conversation.

Il est également judicieux d'afficher l'heure de la dernière activité et la possibilité de passer rapidement à la conversation complète dans l'application de messagerie native.

Active Directory et systèmes d'authentification (LDAP)

Il est avantageux d'intégrer votre logiciel intranet avec un serveur LDAP, et ainsi offrir un accès facile au système pour tous les utilisateurs. Cette intégration simplifie non seulement le processus de connexion, mais fournit également une gestion centralisée des identités des utilisateurs à travers l'organisation.

Le système Open Intranet, développé par Droptica, s'intègre avec LDAP.

Les principaux avantages de l'intégration avec Active Directory et LDAP incluent :

• l'élimination de la nécessité pour les employés de se souvenir de mots de passe supplémentaires,
• la synchronisation automatique des données des utilisateurs,
• une gestion centralisée des privilèges.

Avec cette dernière fonctionnalité, les employés peuvent se connecter à l'intranet en utilisant les mêmes identifiants qu'ils utilisent pour se connecter à leur ordinateur de travail ou à leur e-mail.

Une intégration transparente avec les systèmes d'annuaire permet la récupération et la mise à jour automatiques des informations des employés, telles que le nom, le poste, le département, le numéro de téléphone ou l'adresse e-mail. Cela signifie que lorsque les données changent dans le système RH, elles se mettent automatiquement à jour dans l'intranet, éliminant ainsi le besoin de gérer manuellement les profils des utilisateurs.

Si vous construisez un intranet sur Drupal, tout ce que vous devez faire est d'utiliser un module LDAP prêt à l'emploi. Après l'installation, spécifiez la configuration du serveur LDAP et vous pouvez vous connecter au système en utilisant les données LDAP. Des solutions prêtes à l'emploi similaires sont également disponibles pour d'autres plateformes CMS, ce qui simplifie grandement le processus de mise en œuvre.

Un avantage supplémentaire de l'intégration avec Active Directory est la possibilité d'utiliser les groupes de sécurité pour gérer les autorisations sur l'intranet. Les employés peuvent être automatiquement affectés à des rôles appropriés dans le système en fonction de leur appartenance à un groupe dans l'AD, assurant ainsi la conformité avec les politiques de sécurité de l'organisation.

Pour les organisations possédant la certification ISO27001, l'intégration avec les systèmes d'authentification est particulièrement importante, car elle assure l'application cohérente des politiques de mot de passe, le suivi des accès et la désactivation automatique des comptes d'utilisateurs inactifs. Il est également possible de mettre en œuvre l'authentification multi-facteurs (MFA), ce qui augmente considérablement le niveau de sécurité de l'accès à l'intranet.

Il convient également de mentionner la possibilité d'intégration avec les solutions modernes de Single Sign-On (SSO) telles qu'Azure AD, Okta ou Auth0, qui offrent des fonctionnalités de gestion des identités et des accès encore plus avancées, y compris la prise en charge des protocoles SAML et OAuth.

Outils de gestion du temps et des RH

Les systèmes de gestion des ressources humaines et du temps contiennent des informations clés pour chaque employé qui devraient être facilement accessibles sans obliger les utilisateurs à se connecter à de nombreuses applications différentes. Intégrer ces outils avec votre logiciel intranet vous permet de créer un point d'accès unique aux données essentielles des ressources humaines et du personnel.

Registres du temps et des congés

De nombreuses entreprises possèdent des systèmes distincts pour enregistrer le temps de travail, les congés, les voyages d'affaires, etc. Il est également utile de présenter ces données aux utilisateurs dans un logiciel intranet. Cette intégration simplifie grandement la gestion quotidienne du temps et la planification.

Le tableau de bord du temps de travail devrait inclure :

1. Enregistrements de temps :

• heures travaillées dans le mois en cours,
• solde des heures supplémentaires ou de déficit,
• historique des entrées et sorties du bureau,
• temps passé à travailler à distance vs. sur place,
• voyages d'affaires et leur règlement.

2. Informations sur les congés :

• jours de congés restant pour l'année civile,
• congés en attente de l'année précédente,
• congés sur demande et leur disponibilité,
• congés déjà programmés avec le calendrier d'absences,
• statut des demandes de congé (en attente d'approbation, approuvé, rejeté).

À lire également : L'intranet en tant que support pour le département des ressources humaines

Gestion des avantages des employés

L'intégration avec les systèmes d'avantages permet aux employés d'accéder facilement aux informations sur les avantages sociaux disponibles.

Avantages de santé :

• forfaits de soins médicaux disponibles,
• utilisation des limites pour les tests et les visites,
• contacts avec les établissements médicaux du réseau,
• informations sur les assurances complémentaires.

Développement professionnel :

• formations et cours disponibles,
• budget de formation assigné à l'employé,
• historique des formations suivies et certifications obtenues,
• plans de développement de carrière et perspectives de promotion.

Informations organisationnelles :

• organigramme actuel de l'entreprise,
• contacts avec les personnes clés de l'organisation,
• informations sur les nouveaux employés et les changements de personnel,
• calendrier des événements et formations de l'entreprise.

L'intégration peut également inclure l'affichage de notifications pour des deadlines importantes, telles que la nécessité de confirmer les données du personnel, les dates des formations obligatoires à venir, ou les rappels pour les examens périodiques annuels. Cette approche complète fait de l'intranet un lieu central pour gérer toutes les questions liées à la gestion des ressources humaines dans l'organisation.

Calendrier et planification

Le calendrier est un système fréquemment utilisé pour organiser le travail dans les entreprises (par exemple, Google Calendar). L'intégration des plateformes de calendrier avec un intranet permet de centraliser l'information sur les événements planifiés et facilite grandement l'organisation quotidienne du travail en équipe.

Google Calendar, Outlook Calendar

Il est judicieux d'afficher les événements à venir programmés pour un individu sur l'intranet. Chacune des principales plateformes de calendrier offre différentes capacités d'intégration adaptées aux besoins de l'organisation.

Google Calendar se distingue par sa simplicité d'intégration via l'API Google Calendar, qui permet de télécharger des événements, vérifier la disponibilité des participants et synchroniser les calendriers de l'équipe. Si vous utilisez Drupal pour un système intranet, vous trouverez des modules prêts à l'emploi pour intégrer Google Calendar. Il est particulièrement utile d'afficher les projets partagés et les calendriers de l'entreprise aux côtés de votre planning personnel.

Microsoft Outlook Calendar offre une intégration approfondie avec l'écosystème Microsoft 365, permettant aux utilisateurs non seulement de visualiser les événements mais aussi d'accéder aux détails des réunions, listes de participants et documents associés. L'API Graph de Microsoft permet des opérations avancées sur le calendrier directement depuis l'intranet.

Réservation de salles de réunion

L'intégration avec les systèmes de réservation de salles résout l'un des problèmes organisationnels les plus courants dans les entreprises. L'intranet peut afficher :

Disponibilité des salles :

• le statut de toutes les salles de réunion en temps réel,
• équipements des différentes salles (projecteur, tableau blanc, système de visioconférence),
• capacité des salles et leur emplacement dans le bâtiment,
• calendrier de réservation pour les jours à venir.

Fonctionnalités de gestion :

• possibilité de vérifier la disponibilité des salles avant de programmer une réunion,
• suggestion automatique de dates alternatives en cas de conflit,
• intégration avec les invitations au calendrier (ajout automatique de l'emplacement),
• système de notification pour les réservations à venir.

Calendrier dans le logiciel Open Intranet.

Réseaux sociaux

Les entreprises publient souvent des informations précieuses sur leurs profils sociaux, y compris des messages sur de nouveaux clients, des projets réalisés et d'autres informations pertinentes. Intégrer l'intranet avec les comptes de réseaux sociaux de l'entreprise permet aux employés de rester informés des efforts et des succès marketing de l'organisation.

Le principal problème que cette intégration résout est la visibilité limitée du contenu de l'entreprise parmi ses propres employés. Actuellement, les algorithmes des réseaux sociaux présentent sélectivement le contenu. Même si un employé de l'entreprise a aimé le profil Facebook de l'entreprise, il peut ne pas voir le contenu publié en raison de l'algorithme de Facebook..

C'est pourquoi il est judicieux d'afficher également dans le système intranet les messages publiés sur les profils de réseaux sociaux. Ainsi, nous sommes sûrs que le contenu pertinent des réseaux atteindra également les employés. Cette intégration apporte des avantages concrets à l'ensemble de l'organisation :

• Les employés sont tenus au courant des campagnes marketing de l'entreprise.
• Meilleure compréhension du positionnement de la marque et des valeurs communiquées.
• Engagement accru des employés.
• Mise en avant des succès de l'équipe sur les réseaux sociaux.
• Présenter les employés comme des experts dans leurs domaines.
• Montrer la culture organisationnelle et les valeurs de l'entreprise.

Techniquement, l'intégration avec les réseaux sociaux consiste généralement à intégrer un code dans un élément iframe. C'est très simple et ne devrait pas prendre plus de 1 à 3 heures-personnes. Vous pouvez également utiliser les API des différentes plateformes de réseaux sociaux pour une intégration plus avancée, ce qui vous permet de mieux adapter l'apparence de vos publications au design de votre logiciel intranet.

Google Analytics et métriques du site Web de l'entreprise

Le site web est pour de nombreuses entreprises aujourd'hui la principale source de clients ou de demandes. L'intégration de Google Analytics avec un intranet permet à l'ensemble du département de rester informé de l'efficacité des efforts en ligne de l'entreprise.

Il est utile de montrer le nombre de visites sur le site au cours du dernier mois, de la dernière semaine, et en direct. Une option intéressante serait de présenter les données sous forme de graphiques. Une telle visualisation des données permet aux employés de mieux comprendre l'impact de leurs actions sur les résultats commerciaux et les motive à prendre des initiatives pour soutenir la présence en ligne de l'entreprise.

Le tableau de bord d'analyse devrait présenter les métriques clés de trafic :

• visites en direct, comparaisons hebdomadaires et mensuelles, sources de trafic,
• indicateurs clés de conversion (formulaires de contact, téléchargements de contenu, inscriptions à la newsletter),
• données démographiques et géographiques de base des visiteurs.

Google Analytics dispose d'une API, de sorte que vous pouvez facilement télécharger les données et les rendre disponibles sur votre plateforme intranet. Si elle est construite sur Drupal, vous pouvez intégrer les statistiques de GA en utilisant le module Google Analytics.

Facturation et systèmes financiers

L'intégration avec les systèmes financiers vous permet de gérer efficacement votre trésorerie et de mieux contrôler les engagements de votre entreprise. L'affichage des informations sur les factures non payées directement sur l'intranet élimine le besoin de se connecter quotidiennement aux systèmes comptables et permet d'identifier rapidement les paiements problématiques. Le tableau de bord financier peut présenter les factures triées par date d'échéance, mettant en évidence celles qui sont en retard et celles qui approchent de leur date d'échéance.

D'autres données financières, telles que les revenus des mois précédents, peuvent également être présentées. Une telle intégration intranet permet au conseil d'administration et aux managers de suivre la situation financière de l'organisation en temps réel sans avoir à attendre les rapports comptables mensuels.

L'intégration avec les systèmes financiers populaires comme SAP ou Oracle Financials est généralement réalisée via une API standard ou une exportation de données aux formats XML/JSON.

L'accès aux informations financières sur l'intranet doit être correctement sécurisé et limité aux personnes autorisées uniquement, conformément aux politiques de sécurité de l'entreprise et aux exigences ISO27001.

Intranet en tant qu'espace de travail numérique

Un intranet efficace n'est pas un système isolé, mais le centre de l'infrastructure numérique d'une organisation qui connecte tous les outils et processus commerciaux clés. La construction d'un tel espace de travail numérique devrait commencer par identifier les systèmes les plus importants pour l'entreprise et les connecter progressivement. Lors du choix des intégrations, pensez aux personnes qui utilisent l'intranet tous les jours. Commencer par des intégrations de base, telles que Active Directory pour les connexions ou un calendrier pour les événements, vous permet de bénéficier rapidement d'avantages initiaux et de renforcer la confiance de votre équipe dans le système.

Les prochaines étapes devraient inclure l'intégration de l'intranet avec les outils les plus critiques pour le travail quotidien - systèmes de gestion de projets, communications d'équipe et données RH. Ce n'est qu'à un stade ultérieur que vous devriez envisager des intégrations plus avancées avec des outils d' analyse web, de CRM ou de marketing.

Solutions prêtes à l'emploi pour l'intégration dans le logiciel Open Intranet

Si vous recherchez une solution prête à l'emploi pour construire votre espace de travail numérique, vous pouvez choisir Open Intranet, un logiciel intranet gratuit basé sur la plateforme Drupal. Open Intranet comprend un ensemble de fonctionnalités de base telles que le partage de fichiers, le partage de documents et des outils de collaboration. Grâce à l'architecture flexible de Drupal, il peut être facilement étendu avec d'autres intégrations avec des systèmes externes. La plateforme offre des modules d'intégration prêts à l'emploi et des API pour se connecter à des outils commerciaux populaires.

Si vous avez besoin d'un soutien professionnel dans la construction d'un écosystème d'intégration, nous pouvons vous aider. Nous avons des années d'expérience en développement et implémentation d'intranet. Nous savons comment concevoir une solution qui vous permettra d'éviter les pièges courants et de tirer le meilleur parti de tous les systèmes connectés.

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Article mis à jour le 09/09/2020