10 signes d'alerte de retards et de dépassements de coûts dans les projets informatiques

Les dépassements de coûts et les retards dans les projets informatiques peuvent empêcher les équipes et leurs superviseurs de dormir. Lorsque des tâches sont mal estimées, que l'envergure du projet s'élargit, que les exigences changent constamment ou qu'il y a un taux de rotation élevé des spécialistes, le projet peut devenir incontrôlable à un moment donné. Heureusement, il existe des signes avant-coureurs pour réagir à temps. Découvrez les dix "signaux d'alerte" et les moyens d'y faire face.

Dans cet article :

• Que signifient les retards de projet et les dépassements de coûts dans les projets informatiques ?
• Signe 1 : Estimations inexactes de projet et élargissement de l'envergure
• Signe 2 : Planification de sprint trop ambitieuse
• Signe 3 : Absence d'exigences précises du projet
• Signe 4 : Délais irréalistes fixés avec le client
• Signe 5 : Communication insuffisante avec le client
• Signe 6 : Absence d'une équipe complète et compétente
• Signe 7 : Taux de rotation élevé des membres de l'équipe
• Signe 8 : Manque de suivi efficace de l'avancement et augmentation des blocages
• Signe 9 : Mauvaises décisions architecturales et résistance aux nouvelles technologies
• Signe 10 : Le problème des tests - manuel vs automatique

Que signifient les retards de projet et les dépassements de coûts dans les projets informatiques ?

Un dépassement de coût dans un projet informatique est une situation où le coût réel de mise en œuvre dépasse le budget du projet initialement prévu. Cela peut résulter d'une sous-estimation du travail, de changements soudains dans l'envergure du projet, d'augmentations du prix des ressources ou d'événements imprévus. Dans le contexte informatique, cela implique souvent un calendrier prolongé de progression du projet et la nécessité de faire appel à des spécialistes supplémentaires.

D'autre part, un retard de projet se produit lorsque la finalisation survient plus tard que la date prévue dans les hypothèses du projet. La raison du retard peut être à la fois interne (par exemple, faible efficacité de l'équipe, erreurs de gestion de projet) et externe (par exemple, changements côté client ou surprises aléatoires). Dans l'industrie informatique, le retard entraîne souvent des coûts supplémentaires et la nécessité de replanifier les tâches pour l'équipe. 

Voici dix signaux d'alerte qui vous permettront de constater que vous pourriez être confronté à des retards de projet et des dépassements de coûts. Les remarquer à temps vous aidera à prendre des mesures efficaces pour contrer ces situations.

Signe 1 : Estimations inexactes de projet et élargissement de l'envergure

Le premier signal de retard est simplement une mauvaise estimation du travail. Parfois, lors de la planification, l'équipe de développement peut être trop optimiste dans l'estimation des tâches et supposent trop peu de temps pour accomplir l'ensemble, sans anticiper les complications qui peuvent survenir lors de l'implémentation ou de la phase de test.

De plus, de nombreux projets informatiques souffrent de l'élargissement de l'envergure, qui est l'expansion incontrôlée de l'envergure du projet. Lors de l'implémentation, de nouvelles exigences émergent qui n'étaient pas incluses dans le plan initial ; celles-ci peuvent inclure des fonctionnalités supplémentaires ou des modifications des modules existants.

Un délai plus long se traduit par des heures de travail supplémentaires. Cela signifie automatiquement des coûts plus élevés et parfois la nécessité de renforcer l'équipe avec des spécialistes externes.

Comment prévenir le problème ?

• Estimations précises du projet - utilisez des données historiques de projets similaires passés pour mieux estimer le temps nécessaire pour des tâches semblables.
• Marge de temps - incluez une marge supplémentaire dans le calendrier du projet, par exemple pour les tâches supplémentaires.
• Révisions régulières des plans - vérifiez la faisabilité des hypothèses après chaque sprint ou cycle de projet, en ajustant le plan.

Signe 2 : Planification de sprint trop ambitieuse

Dans les méthodes agiles de gestion de projets informatiques (comme Agile ou SCRUM), les sprints sont de courtes itérations au cours desquelles l'équipe termine un ensemble spécifique de tâches. Cependant, si l'équipe prévoit plus de travail qu'elle ne peut réaliser de manière réaliste avec chaque planification de sprint, les retards de projet ne feront qu'augmenter.

Lorsque des tâches inachevées sont déplacées d'un sprint à l'autre, cette situation crée un effet boule de neige. Le regroupement des tâches grandit, bloquant de nouvelles fonctionnalités, et l'équipe passe de plus en plus de temps à rattraper le retard au lieu de développer le projet. En conséquence, les sprints suivants deviennent de plus en plus difficiles à planifier.

La poursuite incessante d'un volume de travail irréaliste conduit à des heures supplémentaires et à des dépassements incontrôlés de coûts (par exemple, la nécessité d'embaucher des aides supplémentaires pour travailler ou corriger plus tard dans le projet informatique).

Comment prévenir le problème ?

• Analyse de la vitesse de travail - vérifiez la vitesse de travail réelle de l'équipe en se basant sur les données des sprints précédents plutôt que de supposer un rythme optimiste.
• Prioriser les tâches - concentrez-vous sur les tâches les plus critiques et évitez de "tout inclure" dans un sprint sans priorités claires.
• Formation SCRUM/Agile - assurez-vous que l'équipe comprend les principes de la méthodologie agile et sait comment définir correctement le cadre du sprint.

Signe 3 : Absence d'exigences précises du projet

Un autre "signal d'alerte" est le manque d'exigences précises déjà à l'étape du chiffrage et de la planification du projet. Si le client n'a qu'une idée générale du produit (par exemple, "c'est supposé être une solution CMS simple pour gérer un site web") mais ne peut spécifier les fonctions clés ou les groupes d'utilisateurs, il est difficile de prédire le résultat final.

Le manque d'exigences détaillées est le plus souvent dû à :

• Absence d'analyse commerciale au stade de la soumission - sans une compréhension préalable des processus commerciaux et des objectifs du projet, les exigences réelles peuvent différer considérablement des hypothèses initiales.
• Connaissance insuffisante des processus du client - si le client ne connaît pas la logique commerciale complète, à plus forte raison l'équipe informatique, cela conduit à de mauvaises décisions de conception et à une mauvaise compréhension du produit sur lequel les développeurs travaillent.

Cette situation amène l'équipe à travailler à l'aveugle. Chaque modification nécessite des tests supplémentaires et des révisions, impliquant plus de spécialistes et augmentant la charge de travail. L'équipe perd du temps à ajuster le système aux nouvelles attentes au lieu de mettre en œuvre les étapes suivantes, entraînant des retards et des augmentations de budget incontrôlées.

Comment prévenir le problème ?

• Ateliers de découverte - organiser des réunions avec le client au début du projet pour clarifier les attentes et comprendre la logique commerciale du projet.
• Documentation des exigences - préparez des spécifications précises et des diagrammes de processus pour éviter les malentendus.
• Travailler en étroite collaboration avec les parties prenantes - au lieu de supposer que le client "ajustera" ses besoins plus tard, il est judicieux d'impliquer les personnes clés dès les phases de planification et de développement.

Signe 4 : Délais irréalistes fixés avec le client

Parfois, le délai de réalisation d'un projet semble irréaliste dès le départ, mais il a été imposé lors de la phase de vente - sans consultation de l'équipe technique et sans tenir compte des réels défis d'implémentation. Cela peut être dû à des pressions du marché, des exigences des investisseurs ou la nécessité de devancer la concurrence. Dans de tels cas, le calendrier est adapté aux attentes commerciales plutôt qu'à la possibilité réelle de réaliser le travail.

Le problème s'accentue lorsque des modifications majeures sont apportées dans des phases déjà closes du projet qui affectent des éléments clés du système. L'équipe doit alors revenir aux étapes antérieures, ce qui provoque des retards supplémentaires et des erreurs coûteuses. Lorsque le délai se révèle insuffisant, le projet commence à traîner, et chaque phase supplémentaire implique la nécessité de maintenir l'équipe, les serveurs ou le support technique.

Comment prévenir le problème ?

• Évaluation réaliste du temps nécessaire pour l'implémentation - avant de fixer un délai avec le client, consultez l'équipe technique et prenez en compte l'expérience des projets antérieurs.
• Communication claire entre les développeurs et le client - il est utile de fournir une analyse solide des risques avant de fixer un délai et d'expliquer pourquoi un calendrier raisonnable est dans l'intérêt des deux parties.
• Implémentation par étapes (livraison par phases) - si le délai est rigide, envisagez d'implémenter les fonctionnalités clés par étapes.

Signe 5 : Communication insuffisante avec le client

L'un des facteurs clés affectant la ponctualité et le budget initial du projet est la qualité et la rapidité de la communication entre l'équipe de développement web et le client. Si l'échange d'informations est inefficace, des retards dans la prise de décision se produisent, et les développeurs sont contraints d'agir selon leurs interprétations, ce qui peut entraîner des erreurs et la nécessité de révisions ultérieures.

Un problème courant est le long temps d'attente pour les retours - quand le client retarde l'approbation des spécifications ou des fonctionnalités terminées, le processus d'implémentation s'allonge. La communication entre les équipes est également importante, notamment lorsqu'il y a des équipes distinctes de designers, de marketeurs ou d'analystes chez le client. Le manque de synchronisation peut entraîner des changements de conception effectués avec retard.

Un autre défi est qu'il y a trop de décideurs du côté client. Différentes opinions, attentes contradictoires et absence d'un leader clair rendent le processus de prise de décision sur les fonctionnalités ou le design retardé. L'absence de communication efficace rend impossible un travail optimal de l'équipe de développement, et chaque jour de retard génère des coûts supplémentaires pour le projet.

Comment prévenir le problème ?

• Désigner un Chef de Projet - il est conseillé que le client identifie une personne ayant une voix décisive et garantissant la cohérence de la vision du projet.
• Implication de bons chefs de projet - les chefs de projet doivent veiller à ce que l'information soit cohérente et correctement communiquée à l'équipe et au client, et qu'il n'y ait pas de directives contradictoires.
• Réunions de statut constantes - les appels réguliers avec le client permettent de résoudre plus rapidement les problèmes et d'éviter les malentendus.
• Centraliser la communication - au lieu de multiples canaux et opinions éparpillées, il est conseillé d'utiliser un seul logiciel de gestion de projet pour les tâches (par exemple, Jira, Confluence, Asana) où toutes les décisions et conclusions sont documentées.

Exemple d'un tableau de gestion de projet dans Jira de Atlassian

Signe 6 : Absence d'une équipe complète et compétente

Un autre signe qui présage des problèmes est le lancement sans personnel au complet ou avec une équipe manquant de compétences. L'absence de spécialistes clés en fonction des spécifications du projet - comme un architecte système, un testeur automatisé ou un concepteur UX - conduit à des périodes d'inactivité. Dans cette situation, l'équipe doit combler les lacunes avec ses propres ressources ou attendre d'embaucher le bon expert.

Un projet informatique peut également se développer dans la mauvaise direction si l'équipe ne correspond pas correctement en termes de connaissances technologiques ou spécifiques à l'industrie. Prendre des décisions sans bien comprendre le système ou ses utilisateurs peut entraîner des erreurs architecturales ou une mauvaise qualité de code. Un manque de spécialistes peut également surcharger les membres actuels de l'équipe, qui doivent effectuer des tâches au-delà de leurs compétences, ce qui réduit l'efficacité du travail.

Les pénuries de personnel ralentissent le travail et obligent à des ajustements supplémentaires, ce qui génère des dépenses imprévues. Si, lors de l'implémentation, il s'avère que de nouveaux experts doivent être embauchés, le coût réel de leur acquisition est souvent bien supérieur à la constitution correcte de l'équipe à l'avance.

Comment prévenir le problème ?

• Compléter l'équipe avant le début du projet - au lieu de combler les lacunes, il est préférable de s'assurer que l'équipe est entièrement composée avant de commencer le travail.
• Sélectionner l'équipe en fonction de la technologie et de l'industrie - l'expérience dans une technologie particulière ou les spécificités du secteur (par exemple, l'enseignement supérieur, le commerce électronique) réduisent considérablement le risque d'erreurs et de retards.
• Planification du recrutement à long terme - au lieu d'agir de manière ponctuelle, il est judicieux d'anticiper le besoin de spécialistes et de les embaucher à l'avance.

Signe 7 : Taux de rotation élevé des membres de l'équipe

Le même ensemble de personnes gère rarement des projets de plusieurs mois du début à la fin. Cependant, lorsque le roulement de l'équipe devient trop élevé, le travail de développement ralentit considérablement et toute l'organisation du projet perd sa stabilité. Chaque spécialiste partant emporte avec lui des connaissances sur le système, la logique métier et les décisions techniques, et il faut du temps et de l'engagement de la part des membres restants de l'équipe pour former une nouvelle personne.

Le problème est particulièrement aigu lorsque des membres clés de l'équipe, tels que le développeur principal ou le tech lead, quittent l'équipe. Un manque de continuité dans l'équipe amène à devoir prendre certaines décisions à partir de zéro, et l'historique des solutions précédentes ainsi que leur justification peuvent être perdus. Cela augmente le risque d'incohérences dans le code et de changements de priorités.

Un taux de rotation élevé signifie non seulement des périodes d'inactivité, mais aussi des coûts inattendus liés à l'intégration de nouveaux membres de l'équipe. Les nouveaux employés ont besoin de temps pour apprendre le code ou comprendre la logique business. Cela signifie une productivité réduite pendant leurs premières semaines de travail et la nécessité pour les développeurs existants de passer du temps à former ces personnes plutôt que de développer des fonctionnalités.

Comment prévenir le problème ?

• Documentation du projet - il est judicieux de tenir à jour une documentation complète du code, des décisions architecturales et de la logique business afin que les nouveaux membres de l'équipe puissent se mettre au courant rapidement.
• Intégration des nouveaux employés - un processus d'intégration bien planifié, comme l'accès à des documents de formation, réduit considérablement le temps nécessaire pour une intégration complète.
• Standardisation du codage et des processus - des règles de programmation cohérentes, une révision du code et des guides de style du projet aident à maintenir une norme uniforme, indépendamment des changements dans la composition de l'équipe.

Signe 8 : Manque de suivi efficace de l'avancement et augmentation des blocages

Dans chaque projet informatique, certaines tâches nécessitent des décisions de produit, une confirmation du client ou une collaboration avec d'autres équipes - par exemple, en termes d'intégration d'API ou de besoins fonctionnels clés. Si ces questions ne sont pas résolues en continu mais remises à plus tard, elles commencent à s'accumuler. Cela conduit à un arriéré soudain s'accumulant dans la phase finale du projet.

Le manque de suivi de l'avancement aggrave le problème. Dans les méthodes agiles, les réunions de révision régulières (revues de sprint), les mêlées quotidiennes et les rétrospectives sont conçues pour identifier les obstacles et les divergences dès le départ, avant qu'ils ne deviennent une menace sérieuse pour le calendrier. Cependant, si ces mécanismes sont traités comme une formalité ou ne sont pas systématiquement mis en œuvre, les divergences clés ne se révèlent qu'au moment où elles sont les plus coûteuses et chronophages à résoudre.

Les équipes ne parviennent souvent pas à prioriser les tâches bloquantes et les remettent dans l'arriéré au lieu de les éliminer efficacement. Sans règles claires pour gérer ces problèmes, l'équipe peut s'embourber dans des questions techniques au lieu de continuer à développer des fonctionnalités.

Comment prévenir le problème ?

• Revues de sprint et rétrospectives régulières - les revues de sprint devraient être une véritable occasion d'évaluer l'avancement et de répondre immédiatement aux non-conformités.
• Règles claires pour la gestion des blockchains - définir qui est responsable de la résolution de chaque blockchain et fixer un temps d'action maximum.
• Critères d'acceptation établis pour les tâches - chaque fonctionnalité devrait avoir certaines conditions à remplir avant approbation pour éviter des révisions inutiles.

Signe 9 : Mauvaises décisions architecturales et résistance aux nouvelles technologies

Il y a aussi un signal d'alerte lorsque l'équipe n'équilibre pas l'utilisation de modules prêts à l'emploi et la création de ses propres solutions. D'un côté, essayer de personnaliser les composants existants "de force" peut entraîner des problèmes de performance et des limitations pour l'expansion future. D'autre part, une tendance excessive à écrire du code personnalisé là où des solutions éprouvées sont disponibles, telles que les modules de Drupal, augmente inutilement le temps de déploiement et conduit à davantage d'erreurs et de dépassements de coûts.

Un facteur de risque supplémentaire est la résistance aux nouvelles technologies. Certains développeurs évitent les outils qu'ils ne connaissent pas et optent plutôt pour des approches éprouvées mais sous-optimales, qui ne sont pas toujours les mieux adaptées aux besoins du projet. Bien que la stabilité de l'environnement de travail soit essentielle, des méthodes innovantes pourraient simplifier l'implémentation et réduire les coûts de maintenance du système.

De mauvaises décisions architecturales peuvent entraîner une dégradation de la performance du système et des difficultés à l'échelle, forçant des corrections coûteuses. Si la structure des données ou les composants sélectionnés ne sont pas correctement choisis, il peut être nécessaire de procéder à un important refactoring pendant le projet, ce qui génère des dépenses supplémentaires.

Comment prévenir le problème ?

• Formation et développement de l'équipe - l'élargissement régulier des connaissances sur les outils modernes permet d'éviter une situation où les développeurs s'en tiennent aux méthodes établies simplement parce qu'ils ne connaissent pas les alternatives.
• Analyse des options disponibles avant de commencer le projet - au lieu de supposer l'utilisation de certaines technologies à l'avance, il est utile de réaliser une analyse de l'approche la plus efficace.

Signe 10 : Le problème des tests - manuel vs automatique

Les tests jouent un rôle clé dans un projet informatique, mais l'absence de stratégie de test peut conduire à des problèmes coûteux. De nombreuses équipes choisissent les tests manuels pour économiser du temps dans la préparation des tests automatisés, mais à long terme, cela signifie plus de travail répétitif et des dépassements de coûts croissants. Le report des tests, d'autre part, entraîne la découverte de bugs seulement dans les étapes finales lorsqu'ils sont beaucoup plus coûteux et chronophages à corriger.

Le manque d'automatisation des tests et la détection tardive des bogues entraînent des coûts inattendus associés aux correctifs, au refactoring et aux calendriers prolongés des projets. Les tests manuels de chaque itération consomment plus de ressources, et si les tests sont ignorés ou effectués de manière irrégulière, le risque de bogues dans le produit augmente considérablement. En conséquence, les derniers correctifs peuvent nécessiter un travail intensif, des tests supplémentaires et une mobilisation accrue de l'équipe, ce qui génère des dépenses supplémentaires et des retards.

Comment prévenir le problème ?

• Tests dès les premières étapes du projet - plus les erreurs sont détectées tôt, plus le coût de leur correction est bas.
• Surveillance et optimisation de la stratégie de test - une analyse régulière de l'efficacité des tests et un ajustement de la stratégie de test selon les spécificités du projet permettent un meilleur contrôle des dépassements de coûts.
• Une approche équilibrée entre tests manuels et automatisés - les tests manuels sont efficaces pour explorer de nouvelles fonctionnalités, mais l'automatisation devrait couvrir les processus clés pour réduire le travail répétitif.

Signes de retard de projet et de dépassements de coûts - résumé

Dans chaque projet informatique, des signes avant-coureurs indiquent le risque de retards de projet et de dépassements de coûts. Sous-estimation du travail, élargissement de l'envergure, problèmes de communication ou mauvaise gestion de projet en sont quelques-uns. Il est essentiel de surveiller ces symptômes en continu pour éviter que les problèmes ne s'accumulent et entraînent des correctifs coûteux. Ce qui est important, c'est une planification réaliste, une coopération efficace entre l'équipe et le client, et une approche flexible de la gestion de l'envergure et des technologies.

Chez Droptica, nous accordons une grande attention à ces aspects, en utilisant des estimations précises et des revues de sprint régulières. Nous veillons à une communication claire et à des équipes projet bien assorties pour éviter les obstacles et les retards inutiles. Une gestion consciente du projet et une réponse rapide aux risques potentiels nous permettent de respecter le calendrier et de maintenir la haute qualité des projets réalisés par notre agence Drupal. 
 

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Cet article est basé sur la série interne de brainstorming DropStorm de l'équipe Droptica.