Comment améliorer la communication au sein de votre entreprise? 14 meilleures pratiques pour l'intranet

Un intranet d'entreprise peut être un outil puissant pour soutenir la communication interne, construire une culture organisationnelle et accroître l'engagement des employés. Cependant, son efficacité dépend d'une mise en œuvre réfléchie et de l'utilisation de bonnes pratiques éprouvées en matière d'intranet. Ci-dessous, vous trouverez des solutions clés pour vous aider à maximiser le potentiel de communication de votre intranet d'entreprise.

Dans cet article :

• Stratégie d'intranet - la base d'une communication efficace
• 1. Demander aux employés ce dont ils ont besoin sur un intranet d'entreprise
• 2. Choisir l'une des meilleures plateformes d'intranet
• 3. S'assurer que le portail est intuitif et adapter l'intranet aux appareils mobiles
• 4. Annuaire des employés - créer des connexions au sein de l'organisation
• 5. Construire la culture d'entreprise via l'intranet des employés
• 6. Actualités de l'entreprise et communication continue
• 7. Mettre en œuvre des outils pour la communication et l'échange d'opinions
• 8. Engagement des employés et utilisation de la personnalisation
• 9. Inclure de bonnes pratiques pour la gestion de contenu
• 10. Expérience des employés - de l'intégration au développement
• 11. Reconnaissance des employés et implication de l'équipe
• 12. Favoriser la collaboration
• 13. Créer le lieu de travail numérique du futur
• 14. Développer votre portail au fil du temps selon les meilleures pratiques en matière d'intranet

Stratégie d'intranet - la base d'une communication efficace

Un intranet efficace n'est pas créé par hasard - il nécessite une stratégie bien pensée qui combine les objectifs commerciaux avec les besoins des utilisateurs. Avant de commencer à travailler sur le système, il est utile de répondre aux questions fondamentales : quels problèmes de communication l'intranet est-il censé résoudre, qui seront ses principaux utilisateurs et comment mesurerons-nous son efficacité.

Une stratégie d'intranet bien développée deviendra la feuille de route pour l'ensemble du processus de mise en œuvre et de développement du système, garantissant que l'investissement dans la communication interne apportera des avantages tangibles à l'organisation.

Développer une stratégie de communication interne

La stratégie d'intranet devrait être une partie intégrante de la stratégie plus large de communication interne de l'entreprise. Identifiez quels canaux de communication existent déjà dans l'organisation, lesquels fonctionnent bien et lesquels doivent être soutenus ou remplacés. Un intranet peut servir de centre névralgique pour connecter des informations et des outils précédemment dispersés.

Il est également crucial de définir le ton de la communication - doit-elle être formelle et d'entreprise ou plus décontractée et amicale. Le style de communication sur l'intranet doit refléter la culture organisationnelle et être cohérent avec les valeurs de l'entreprise.

Définir les objectifs et KPIs pour l'intranet d'entreprise

Sans objectifs clairement définis, il est difficile d'évaluer si l'intranet remplit son rôle. Les objectifs peuvent aller de l'augmentation de l'engagement des employés à l'amélioration du flux d'informations en passant par la réduction du temps nécessaire pour trouver des données spécifiques.

Il est important d'établir des indicateurs de succès mesurables (KPIs) :

• métriques quantitatives : nombre d'utilisateurs actifs, fréquence des connexions, temps passé dans le système,
• métriques qualitatives : satisfaction des utilisateurs mesurée par des enquêtes, rapidité à trouver des informations, niveau de coopération entre les départements,
• métriques commerciales : impact sur la productivité, réduction du temps de déploiement des nouveaux employés, amélioration de la communication des projets.

Analyse des besoins des différents groupes de salariés

Des rôles différents dans une organisation impliquent des besoins en communication différents. Identifier ces besoins dès la phase de planification vous permettra de créer un système véritablement utile pour tous.

Exemples de besoins par groupe :

• direction : tableaux de bord avec des indicateurs clés, outils pour communiquer rapidement des décisions,
• employés opérationnels : procédures, formulaires, capacité à collaborer sur des projets,
• services de soutien (RH, IT): fonctions spécialisées, outils de gestion des processus.

1. Demander aux employés ce dont ils ont besoin sur un intranet d'entreprise

Un intranet est un outil facilitant la communication et le travail de tous vos employés, du plus bas au plus haut de la hiérarchie d'entreprise. Cependant, ceux des niveaux élevés de gestion ne comprennent souvent pas exactement quels sont les problèmes de chacun. En même temps, les bonnes pratiques d'intranet recommandées sur le Web ne sont pas adaptées aux besoins individuels des entreprises spécifiques.

Méthodes de collecte des informations des employés

Comment construire le bon outil ? La solution est simple - il suffit de demander de quoi vos employés ont besoin et ce qui les incitera à utiliser le logiciel d'intranet comme outil de communication. Il existe plusieurs méthodes efficaces pour recueillir ces informations :

• enquêtes en ligne : une solution rapide et efficace pour les grandes organisations afin de recueillir des retours de tous les employés,
• entretiens individuels : conversations approfondies avec des utilisateurs clés, particulièrement utiles pour des processus métier complexes,
• ateliers de groupe : brainstorming pour les petites entreprises ou les départements individuels
• observations sur le lieu de travail : analyse des processus de communication réels et identification des points de douleur.

Lors de la collecte des besoins, il est utile de se concentrer sur des aspects spécifiques :

• Quelles informations sont les plus difficiles à trouver dans le système actuel ?
• Quels outils de communication utilisez-vous le plus souvent et pourquoi ?
• Quels processus prennent le plus de temps en raison du manque d'outils appropriés ?
• À quoi ressemblerait une journée de travail idéale du point de vue de l'accès à l'information ?
• Quelles fonctionnalités vous rendraient plus enclin à utiliser un site intranet ?

Prendre en compte la diversité des besoins

La conduite d'ateliers avec des représentants de différents groupes d'utilisateurs aidera à identifier leurs besoins spécifiques et à hiérarchiser les fonctionnalités. Souvenez-vous que les besoins peuvent différer non seulement entre les départements, mais aussi entre les emplacements, surtout dans les entreprises multinationales où des réglementations différentes ou des normes de communication culturelle peuvent s'appliquer.

Retour d'information continu après la mise en œuvre

La collecte de retours des employés ne s'arrête pas à la phase de conception. Une fois que votre intranet est lancé, surveillez régulièrement la satisfaction des utilisateurs et recueillez des suggestions d'amélioration. Vous pouvez utiliser des enquêtes intégrées, des analyses de comportement des utilisateurs ou des sessions régulières de retours d'employés pour ce faire. Rappelez-vous que les besoins de votre organisation évoluent et que votre logiciel d'intranet doit s'adapter à ces changements.

L'investissement de temps dans la compréhension des besoins des utilisateurs au début d'un projet d'intranet se paiera de nombreuses fois sous forme de taux d'adoption plus élevés du système et de véritables améliorations de la communication au sein de l'organisation.

2. Choisir l'une des meilleures plateformes d'intranet

Sélectionner la bonne solution d'intranet est l'une des décisions les plus importantes qui affecteront la fonctionnalité, la sécurité et l'évolutivité de votre système. Il existe différentes plateformes d'intranet disponibles sur le marché, chacune avec ses avantages et limitations propres.

Intranet prêt-à-l'emploi dans le modèle SaaS

La première option est les abonnements intranet SaaS (Software as a Service), prêts à l'emploi tout de suite. Les principaux avantages d'une telle solution d'intranet sont un déploiement rapide, des mises à jour de sécurité régulières et un support technique du fournisseur. Si vous décidez de choisir cette option, il est judicieux de chercher un intranet moderne pouvant être personnalisé. Des fonctionnalités supplémentaires peuvent être ajoutées par le biais d'intégrations avec d'autres outils.

Les solutions SaaS populaires offrent :

• mise en route rapide (souvent en quelques jours),
• coûts mensuels prévisibles,
• mises à jour et sauvegardes automatiques,
• support technique inclus dans l'abonnement.

Cependant, il est important de garder à l'esprit les limitations de ce modèle - les entreprises dépendent du fournisseur et des décisions de développement de son produit, ce qui peut signifier que des fonctionnalités spécifiques ne peuvent pas être mises en œuvre. De plus, les frais de licence mensuels peuvent s'avérer plus coûteux à long terme qu'un investissement ponctuel dans un logiciel dédié.

Solution d'intranet dédiée

Investir dans un système unique qui est personnalisé à 100 % est une solution pour les organisations ayant des exigences spécifiques ou des processus d'affaires complexes. Les solutions d'intranet modernes dédiées sont créées à partir de zéro, en tenant compte de tous les besoins des utilisateurs et en s'intégrant avec les systèmes existants de l'entreprise.

Les solutions personnalisées, cependant, nécessitent significativement plus d'argent et de temps. Le temps de mise en œuvre peut aller de plusieurs mois à un an, et les coûts de développement et de maintenance sont plus élevés que pour les plateformes d'intranet prêtes à l'emploi.

Open source intranet comme alternative

Les technologies open source représentent un compromis entre les systèmes SaaS prêts à l'emploi et les logiciels dédiés coûteux, combinant la flexibilité des solutions d'intranet personnalisées avec la rapidité d'implémentation des plateformes prêtes à l'emploi. Des plateformes telles que Drupal, WordPress, ou Joomla fournissent une base solide qui peut être personnalisée pour répondre aux besoins spécifiques d'une organisation, tout en conservant le contrôle sur le code et la capacité de continuer à se développer.

Une solution intéressante dans ce domaine est Open Intranet, un système d'intranet open source gratuit basé sur la plateforme Drupal. Il comprend un ensemble de fonctionnalités de base telles qu'une base de connaissances, un annuaire d'employés, la gestion et le partage de documents, et des outils de collaboration. 

3. S'assurer que le portail est intuitif et adapter l'intranet aux appareils mobiles

Si un intranet d'entreprise n'est pas facile à utiliser, les employés ne se sentiront pas motivés à l'utiliser. Une navigation claire et intuitive est la clé du succès d'un système conçu pour soutenir le travail quotidien de votre équipe.

Concevoir une interface intuitive

Commencez la conception en identifiant les fonctions les plus importantes de la page d'intranet et en réduisant les fonctionnalités inutiles. Cela facilitera la création d'un menu simple et évitera des recherches chronophages pour les éléments du portail dont les utilisateurs d'intranet pourraient avoir le plus besoin.

Principes clés de la navigation intuitive :

• hiérarchie de l'information : les fonctions les plus importantes doivent être accessibles en 2 ou 3 clics au maximum,
• cohérence : modèles de navigation uniformes sur toutes les pages de l'intranet,
• intitulés clairs : les noms des menus et des boutons doivent être compréhensibles pour tous les utilisateurs,
• moteur de recherche : fonction de recherche facilement accessible comme alternative à la navigation.

Placer des boutons d'appel à l'action supplémentaires à des endroits bien en vue sur le site et une réflexion sur les liens internes faciliteront le déplacement des utilisateurs vers le contenu intranet le plus important.

Optimisation pour les appareils mobiles

L'une des meilleures pratiques intranet pour la navigation est de concevoir une version pour appareils mobiles ou de choisir un portail réactif. Cela facilitera l'utilisation de l'intranet n'importe où et à n'importe quel moment, ce qui est très important, surtout à l'ère du travail à distance et hybride.

Le système Open Intranet est adapté aux appareils mobiles.

Envisagez de limiter les options dans le menu principal de la version mobile du portail. Il n'a pas besoin d'être une copie fidèle de l'intranet de l'entreprise disponible dans un navigateur sur un ordinateur. Au lieu de cela, concentrez-vous sur les fonctionnalités les plus souvent utilisées par les employés en déplacement :

• accès rapide aux contacts et à l'annuaire des employés,
• la capacité de lire les actualités de l'entreprise,
• fonctions de communication de base (messages, notifications),
• accès aux documents et procédures clés.

Exigences techniques pour la version mobile

La version mobile du moderne intranet doit être esthétiquement agréable, intéressante et bien conçue, afin que les utilisateurs aient plaisir à l'utiliser sur un smartphone. Lors de la création du système, concentrez-vous sur les détails et adaptez des éléments spécifiques aux écrans des appareils mobiles :

• formulaires : champs simplifiés, boutons plus grands, saisie automatique,
• parties interactives : enquêtes, quiz, et autres éléments adaptés aux écrans tactiles,
• graphiques : mise à l'échelle automatique à des tailles appropriées,
• boutons : assez grands pour que l'utilisateur n'ait pas de difficulté à les presser,
• temps de chargement : optimisation pour des connexions mobiles plus lentes.

Rappelez-vous également de tester la fonctionnalité sur différents appareils et systèmes d'exploitation pour garantir une expérience utilisateur numérique cohérente, quel que soit le matériel utilisé.

4. Annuaire des employés - créer des connexions au sein de l'organisation

Un annuaire des employés est bien plus qu'un simple annuaire téléphonique numérique - c'est un outil pour construire des relations et collaborer au sein d'une organisation. Un annuaire bien conçu maintient les employés connectés, les aide à trouver des experts pertinents et leur permet de construire des réseaux au sein de l'entreprise.

Créer des profils d'employés détaillés

Les informations de contact de base ne sont qu'un début. Un profil d'employé efficace devrait inclure :

• informations de contact : téléphone, e-mail, emplacement du bureau, horaires de travail,
• structure organisationnelle : département, équipe, supérieur hiérarchique et subordonnés directs,
• rôle et responsabilités : une brève description du poste et des tâches principales,
• photo de profil : facilite la reconnaissance, surtout dans les grandes organisations,
• intérêts professionnels : les domaines dans lesquels l'employé souhaite se développer,
• données personnelles (optionnelles) : hobbies, intérêts, qui aident à favoriser les interactions et les relations entre employés.

L'annuaire des employés sur l'Open Intranet inclut leurs coordonnées, postes occupés, et supérieurs immédiats.

Il est important de trouver un équilibre entre utilité et confidentialité - les employés devraient avoir le contrôle sur les informations qu'ils partagent.

Cartographier les compétences et les domaines d'expertise

L'une des caractéristiques les plus importantes de l'annuaire est la capacité de trouver rapidement des experts dans des domaines spécifiques. Le système d'étiquetage des compétences vous permet de :

• identifier les experts : trouver rapidement des personnes ayant les compétences appropriées,
• planification de projet : sélectionner une équipe en fonction des compétences requises,
• développement des talents : identifier les lacunes de compétences dans l'organisation,
• mentorat : connecter ceux qui veulent apprendre avec ceux qui peuvent enseigner.

Les compétences peuvent être catégorisées selon différents critères - techniques, douces, industrielles ou par produit. Il est important que l'intranet de l'entreprise soit flexible et permette de mettre à jour facilement les profils à mesure que les employés évoluent professionnellement.

Faciliter le réseautage entre départements

Dans les grandes organisations, les employés ne connaissent souvent pas les personnes des autres départements, ce qui peut limiter la collaboration et le flux de connaissances. Un annuaire d'employés peut changer cela grâce à :

• fonctions de recherche avancées : filtrage par département, emplacement, compétence,
• suggestions de connexions : algorithmes qui suggèrent des contacts professionnels basés sur des projets communs ou des intérêts,
• visualisation de la structure organisationnelle : diagrammes montrant les connexions entre les équipes,
• historique de collaboration : informations sur les projets réalisés ensemble précédemment.

5. Construire la culture d'entreprise via l'intranet des employés

Un intranet est un outil puissant pour modeler la culture organisationnelle qui va bien au-delà de la simple communication. C'est un lieu de travail numérique où les valeurs de l'entreprise prennent vie et où les employés peuvent activement participer à la construction d'une identité commune pour l'organisation.

Présenter les valeurs et la mission de l'entreprise

Un intranet d'entreprise devrait être un reflet vivant de la culture organisationnelle, et non pas seulement un endroit où les valeurs sont écrites en texte sec. Des moyens efficaces de présenter la culture d'entreprise sont :

• section "À propos de nous" : historique de l'entreprise mis à jour dynamiquement, mission et vision avec des exemples de leur mise en œuvre,
• galerie de succès : études de cas montrant comment les valeurs de l'entreprise se traduisent par des actions concrètes,
• citations et déclarations des dirigeants : messages réguliers de la direction expliquant les décisions dans le contexte des valeurs de l'entreprise,
• dictionnaire culturel : explications des concepts clés et des principes de l'organisation.

Il est important que ce contenu de l'intranet soit mis à jour régulièrement et présenté de manière engageante, plutôt que comme des documents d'entreprise statiques.

Lire aussi : Intranet comme support RH

Créer un espace pour partager les histoires de succès

Une véritable culture d'entreprise est construite à travers les histoires et expériences des employés. L'intranet peut devenir une plateforme de partage de ces histoires grâce à :

• un blog d'employés : un espace où les équipes peuvent décrire leurs projets, défis et réussites,
• une section dédiée aux collaborateurs de l'entreprise : interviews avec les employés, leurs récits professionnels et réflexions personnelles,
• études de cas : descriptions de projets montrant comment l'entreprise met ses valeurs en pratique,
• galerie de réalisations : photos et comptes rendus des moments importants de la vie de l'entreprise.

6. Actualités de l'entreprise et communication continue

Une communication efficace de l'information courante est la base d'une organisation bien fonctionnante. Le moderne intranet peut devenir un hub central pour toutes les communications importantes, permettant aux employés d'accéder rapidement aux informations à jour et éliminant le chaos informationnel.

Centralisation des messages de la direction

L'un des plus grands défis des communications d'entreprise est de s'assurer que les informations importantes atteignent tous les employés en même temps et sous la même forme. L'intranet résout ce problème grâce à :

• une section actualités : un espace dédié aux messages les plus importants de l'entreprise,
• hiérarchie de l'information : mise en avant des messages les plus importants sur la page d'accueil de l'intranet,
• catégories d'informations : division en différents types d'informations (RH, projets, réussites, changements organisationnels),
• archive des actualités : possibilité de revenir aux informations précédentes avec une fonction de recherche.

Résultats de recherche filtrables dans le système Open Intranet.

Système de notifications et d'alertes

Toutes les informations n'ont pas le même niveau d'importance. Un système de communication efficace doit distinguer entre les mises à jour de routine et les messages urgents :

• notifications push : pour les informations critiques nécessitant une attention immédiate,
• e-mails récapitulatifs : résumés réguliers des actualités les plus importantes d'une période donnée,
• notifications in-app : alertes subtiles lors de l'utilisation de l'intranet,
• alertes personnalisées : capacité de définir des notifications pour des catégories ou départements spécifiques.

L'intranet de l'entreprise devrait également permettre aux employés de contrôler les notifications qu'ils souhaitent recevoir pour éviter une surcharge d'informations.

Archivage des informations importantes

Les communications courantes peuvent rapidement se perdre dans le flot quotidien d'informations. C'est pourquoi il est important de mettre en place un système d'archivage :

• catégories de sujets : organisation des messages par département ou thème,
• étiquetage : capacité d'assigner plusieurs étiquettes à un seul message,
• fonctionnalité de recherche robuste : filtres avancés pour trouver rapidement des informations,
• posts épinglés : possibilité de garder les informations les plus importantes en haut de la liste.

Une communication continue bien organisée permet aux employés de se sentir mieux informés et plus impliqués dans la vie de l'entreprise. C'est la base pour construire la confiance et la transparence dans l'organisation.

7. Mettre en œuvre des outils pour la communication et l'échange d'opinions

Un intranet réunit tous les employés de l'entreprise en un seul endroit en ligne. Il est judicieux de profiter de cela et de leur donner la possibilité de se contacter à travers celui-ci, plutôt que d'investir dans des outils externes supplémentaires. Idéalement, vous devriez fournir à vos employés plusieurs solutions pour qu'ils puissent choisir leur méthode de communication préférée. Certains outils possibles sont :

• chat en temps réel : pour des consultations rapides et des sujets urgents,
• forum de discussion : pour des conversations plus approfondies et le partage d'expertise,
• messages courts : messages de type réseau social pour des mises à jour continues,
• articles plus longs : espace pour discuter en détail des projets ou procédures,
• commentaires : capacité de répondre à tous types de contenu intranet.

Commentaires et réactions sous un post sur l'Open Intranet.

Si les réunions de visioconférence figurent également à l'ordre du jour de votre entreprise, vous pouvez envisager d'intégrer l'intranet avec des logiciels qui le permettent, tels que Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet.

8. Engagement des employés et utilisation de la personnalisation

Essayez d'encourager les employés à partager leurs connaissances et leurs perspectives sur diverses questions. Créez des opportunités pour que les gens puissent répondre aux publications - par exemple, ajouter des likes, commenter ou évaluer le contenu intranet. Vos employés seront plus enthousiastes à l'idée de publier tout en accordant plus d'attention à ce qu'ils écrivent.

Éléments de gamification

Vous êtes inquiet que vos employés ne veuillent pas réagir au contenu que vous publiez ? Mettez en place des éléments de gamification pour motiver les utilisateurs à devenir actifs :

• classement d'activité : une liste des utilisateurs de l'intranet les plus engagés,
• système de points : récompenses pour réagir, commenter et publier du contenu intranet,
• badges et réalisations : récompenses pour différents types d'activités,
• défis mensuels : concours pour encourager certaines activités,
• classements de départements : compétition saine entre les équipes.

Personnalisation du contenu intranet

Afficher un contenu adapté aux intérêts des utilisateurs augmente la probabilité qu'ils s'engagent davantage dans les discussions et utilisent le portail avec plus d'enthousiasme. La personnalisation de l'intranet d'entreprise est particulièrement utile dans les grandes entreprises avec des centaines d'employés.

Les personnes à différents niveaux de carrière (et donc avec des parcours différents) ont besoin de différents matériaux et outils pour faciliter leur travail. Ils ont également des intérêts différents. Moyens efficaces de personnaliser :

• page d'accueil intranet personnalisée : afficher un contenu pertinent pour un département ou un rôle spécifique,
• filtres par sujet : possibilité de masquer ou de mettre en avant des catégories de contenu spécifiques,
• recommandations : algorithmes qui suggèrent des articles en fonction de l'activité précédente,
• tableaux de bord personnalisés : possibilité de disposer l'interface selon vos préférences.

Combiner l'encouragement actif à l'interaction avec une personnalisation intelligente favorise le partage des connaissances et motive les employés à utiliser l'intranet comme leur principal outil de communication d'entreprise.

9. Inclure de bonnes pratiques pour la gestion de contenu

Les bonnes pratiques d'intranet incluent non seulement l'augmentation de l'engagement des employés, de la communication et de l'échange de connaissances et d'idées, mais aussi la vérification que les utilisateurs respectent les règles de l'interaction sociale. Une gestion efficace du contenu garantit que le moderne intranet reste un espace sûr et productif pour tous les employés.

Capacité à modérer les publications

Surveiller l'activité des utilisateurs permet de répondre aux manifestations de discrimination, de harcèlement ou de discours haineux. Cela permet de façonner une culture de respect et d'ouverture dans l'entreprise. L'administrateur du portail devrait prendre la responsabilité du contenu publié, mais cela peut également être géré par un modérateur spécialement désigné à cet effet.

Un système d'autorité et de rôles

Si vous décidez de nommer des modérateurs dédiés, il est utile que votre logiciel d'intranet soit capable de attribuer des permissions aux utilisateurs. Cela vous permet de donner à des personnes spécifiques la possibilité de modifier et de supprimer le contenu créé par d'autres employés. Le système de rôles doit être flexible et permettre différents niveaux d'accès, des utilisateurs réguliers aux modérateurs de sections en passant par les administrateurs ayant tous les privilèges.

Une vue des utilisateurs dans le panneau d'administration dans Open Intranet avec l'option de filtrer par leur rôle dans le système.

10. Expérience des employés - de l'intégration au développement

Un intranet peut avoir un impact significatif sur tout le parcours des employés dans une entreprise, du premier jour à l'avancement de carrière. Une expérience intranet bien conçue permet aux employés de s'adapter plus rapidement, de mieux comprendre leur rôle et d'avoir une vision claire des opportunités de croissance.

Processus d'intégration numérique pour les nouveaux employés

Le premier jour dans un nouvel emploi peut être écrasant - nouveaux visages, procédures, systèmes, et attentes. Un intranet peut rendre ce processus beaucoup plus agréable et efficace. Il peut créer :

• un guide de bienvenue : un parcours interactif pour initier le nouvel employé à la culture d'entreprise,
• listes de tâches d'intégration : listes de contrôle avec des étapes clairement définies à suivre pendant les premiers jours ou semaines,
• plan du bureau : un plan numérique du siège social avec des emplacements et personnes clés marqués,
• formulaires et documents : un lieu central pour tous les documents nécessaires.

Matériaux de formation et bases de connaissances

L'intranet peut devenir la principale source de connaissances pour les employés à n'importe quel stade de leur carrière. Les fonctionnalités qui aident à cela sont :

• bibliothèque de formation : un catalogue de cours en ligne disponibles, webinaires, et matériaux éducatifs,
• procédures et instructions : guides étape par étape pour tous les processus clés,
• FAQs de département : réponses aux questions fréquemment posées spécifiques à chaque équipe,
• base de connaissances sur les produits : informations détaillées sur les offres de l'entreprise,
• documentation technique : outils, systèmes et normes utilisés dans l'organisation.

Il est important que les matériaux soient régulièrement mis à jour et facilement consultables.

11. Reconnaissance des employés et implication de l'équipe

La reconnaissance publique des réalisations des employés a un impact énorme sur la motivation et la construction d'une culture organisationnelle positive. L'intranet peut devenir une plateforme où les succès sont célébrés et l'engagement des employés est systématiquement renforcé.

Systèmes pour reconnaître les réalisations et les succès

Les systèmes de reconnaissance efficaces sur l'intranet incluent un Mur de la Gloire mettant en valeur les réalisations des employés, des récompenses mensuelles pour les professionnels exceptionnels, et une galerie de succès de projets. Il est crucial que la reconnaissance des employés soit spécifique, opportune et se rapporte à des valeurs d'entreprise clairement définies.

Reconnaissance de pair à pair

La reconnaissance la plus authentique vient souvent des collègues qui observent le travail des uns et des autres au quotidien. Un système de remerciements pour envoyer des témoignages de gratitude entre employés et des nominations de pairs crée une culture de soutien mutuel et construit des liens plus solides au sein de l'équipe.

12. Favoriser la collaboration

Un intranet d'entreprise peut être non seulement une base de connaissances, mais aussi un outil complet pour faciliter le travail d'équipe quotidien. Les organisations modernes ont besoin de plateformes qui soutiennent diverses formes de collaboration et permettent une gestion de projet efficace.

Collaboration autour des documents et des fichiers

Implémentez des fonctionnalités pour collaborer sur des documents, des rapports et d'autres fichiers. Les capacités clés incluent le partage de matériaux avec des collègues de manière contrôlée, permettant différents niveaux d'accès - de la lecture seule à l'édition complète. Le système devrait offrir des commentaires sur les documents, suggérer des changements et suivre toutes les modifications avec la capacité de revenir aux versions précédentes.

Gestion des versions et contrôle d'accès

Un aspect important de la collaboration est de s'assurer que tout le monde travaille sur les versions actualisées des documents. L'intranet devrait gérer automatiquement les versions de fichiers, montrer un historique des modifications et vous faire savoir qui a apporté des modifications et quand. Le système de permissions doit être flexible, permettant d'accorder l'accès à des individus spécifiques, des départements ou des projets.

13. Créer le lieu de travail numérique du futur

Les organisations modernes ont besoin d'un intranet d'entreprise qui va au-delà de la communication traditionnelle et devient un écosystème numérique complet. L'avenir du travail nécessite des plateformes qui intègrent tous les aspects de la vie professionnelle en un seul environnement cohérent.

Intégration avec les outils de travail

Un lieu de travail numérique efficace intègre l'intranet avec tous les systèmes clés utilisés dans l'organisation. L'intégration de calendriers permet de planifier des réunions directement depuis l'intranet, de synchroniser les rendez-vous et de recevoir des rappels automatiques pour les événements importants.

Un système de gestion des tâches permet de créer et d'assigner des tâches et de suivre l'avancement des projets, tandis que l'intégration des documents offre un accès direct aux fichiers sans avoir à changer d'application.

Les intranets modernes peuvent également se connecter à des outils d'analyse, des systèmes CRM ou des logiciels industriels, créant une interface unifiée pour toutes les activités quotidiennes d'un employé.

Adaptation au travail hybride et à distance

L'avenir du travail est un modèle hybride, où les employés partagent leur temps entre le bureau et le travail à distance. L'intranet d'entreprise doit soutenir cette tendance avec des fonctionnalités qui assurent une expérience utilisateur fluide quelle que soit la localisation. Les cartes de disponibilité montrent qui travaille depuis le bureau et qui travaille à distance, facilitant ainsi la planification de réunions et la collaboration.

Le système devrait offrir des outils de collaboration virtuelle, des plateformes intégrées de visioconférence aux espaces de travail partagés, à la capacité de passer rapidement du mode bureau au mode distance. Il est également important de garantir un accès égal à l'information et aux ressources pour tous les employés, quel que soit leur lieu physique.

14. Développer votre portail au fil du temps selon les meilleures pratiques en matière d'intranet

Un intranet est un organisme vivant qui doit évoluer avec les besoins de l'entreprise et le développement de la technologie. Vous pouvez commencer avec un intranet simple servant de base de connaissances pour les employés. Une telle stratégie permet de mettre rapidement le système en route et de gagner une première expérience des employés. Au fil du temps, à mesure que l'équipe s'habitue aux fonctionnalités de base, vous pouvez ajouter progressivement des capacités plus avancées - des outils de communication aux systèmes de collaboration en passant par l'analyse avancée.

Répondre aux nouvelles technologies et mettre à jour le système

Avec le temps, de nouvelles technologies et leurs applications émergent et valent la peine d'être mises en œuvre pour que l'intranet de l'entreprise reste intuitif et moderne. Le développement de l'intelligence artificielle, de nouvelles normes de sécurité ou des changements dans notre manière de travailler (comme l'augmentation des employés à distance) nécessitent une adaptation des systèmes d'entreprise. Une surveillance régulière des tendances technologiques permet une planification proactive des mises à jour.

Il est tout aussi important de garder à l'esprit que les technologies existantes évoluent constamment et qu'après un certain temps, vous pourriez avoir besoin d'utiliser des solutions plus récentes. Les mises à jour de sécurité régulières de l'intranet, les optimisations de performance et les ajustements aux nouvelles normes sont essentiels pour maintenir la fonctionnalité du système. La planification des cycles de mise à niveau technologique évite les situations où le système devient obsolète et nécessite des mises à niveau coûteuses.

Planification stratégique

Le développement réussi de l'intranet nécessite une planification à long terme en ligne avec la stratégie commerciale de l'entreprise. La feuille de route de développement devrait tenir compte à la fois des besoins anticipés de l'organisation et du budget disponible pour les investissements technologiques. Des révisions régulières de votre stratégie de développement vous permettent d'adapter vos plans aux circonstances changeantes.

Nous pouvons vous aider à planifier, développer et mettre en œuvre votre intranet conformément aux meilleures pratiques afin que votre investissement dans la communication interne apporte des avantages pendant de nombreuses années et que le système reste un outil utile soutenant les objectifs commerciaux de votre organisation.

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Mise à jour de l'article du 12/05/2023