Comment résoudre les problèmes de communication interne dans une entreprise avec un intranet ouvert ?
Une communication interne efficace est la base du travail efficace de toute organisation. Sans elle, il y a chaos, frustration et diminution de la productivité. Dans cet article, je présenterai 13 des problèmes de communication interne les plus courants dans les entreprises et montrerai comment les résoudre efficacement en utilisant Open Intranet, un système basé sur Drupal. Dans l'article, j'utilise des informations tirées de ma vidéo, que vous pouvez voir sur la chaîne Nowoczesny Drupal.
Dans cet article :
- Les problèmes de communication interne les plus courants dans une entreprise
- 1. Perte de connaissances due au turnover des employés
- 2. Processus d'intégration chronophage
- 3. Questions répétées aux départements RH et IT
- 4. Pas de système de ticket pour les départements
- 5. Accès difficile aux documents et procédures
- 6. Isolement de la connaissance parmi les employés
- 7. Silos de communication entre les départements
- 8. Chaos des outils
- 9. Trop d'outils de communication
- 10. Un manque de canaux de communication pour certains employés
- 11. Pas de calendrier commun d'événements
- 12. Manque de contrôle sur l'accès aux données
- 13. Pas d'accès aux contacts internes actuels
- Open Intranet - informations de base
- Fonctionnalités clés d'Open Intranet pour les communications des employés
- Intranet d'entreprise - un élément clé pour une communication interne efficace
Les problèmes de communication interne les plus courants dans une entreprise
Nous avons réalisé une analyse détaillée des défis de communication interne signalés par nos clients qui s'intéressent à la mise en oeuvre de logiciels intranet. Notre étude est basée sur des données obtenues auprès d'environ 40 entreprises. Les informations provenaient de demandes, de briefings et de conversations directes. En conséquence, nous avons sélectionné 13 problèmes qui revenaient le plus fréquemment et avaient un impact le plus négatif sur le fonctionnement de ces organisations.
Dans la première partie de cet article, je discuterai de ces difficultés, et dans la deuxième partie, je montrerai comment les gérer en utilisant le système Open Intranet - une solution intranet prête à l'emploi et flexible basée sur le système de gestion de contenu Drupal.
1. Perte de connaissances due au turnover des employés
Un employé qui quitte une entreprise emporte souvent avec lui des connaissances clés sur l'exécution des tâches, surtout lorsque l'étendue du travail pour son poste n'est pas clairement décrite et que les procédures, instructions ou notes ne sont pas consignées. En conséquence, une nouvelle personne embauchée pour le même poste doit découvrir toutes les responsabilités et processus à partir de zéro, ce qui est chronophage et coûteux pour l'entreprise. L'absence de documentation des connaissances entraîne un gaspillage de temps et de ressources financières pour l'entreprise.
Solution dans Open Intranet : une base de connaissances. Vous pouvez y collecter des instructions, procédures et documents qui facilitent le transfert fluide des responsabilités à la prochaine personne.
2. Processus d'intégration chronophage
Un nouvel employé a besoin de temps pour apprendre les spécificités du fonctionnement d'une entreprise. Même s'il a précédemment occupé un rôle similaire dans une autre organisation, chaque entreprise a ses propres méthodes de travail uniques qu'un nouvel employé doit apprendre. Si l'intégration repose uniquement sur des directives générales, le processus peut devenir chaotique et prolongé. Sans matériel de formation bien préparé, instructions détaillées et descriptions de procédures, un nouvel employé se sent souvent perdu et doit souvent deviner ou poser des questions, exerçant une pression supplémentaire sur les autres membres de l'équipe. Le résultat de cette approche est un retard dans le moment de pleine productivité du nouvel employé et des coûts plus élevés pour l'entreprise.
Solution dans Open Intranet: base de connaissances. Notre logiciel intranet vous permet de créer des documents d'intégration structurés dans une base de connaissances, afin que chaque employé puisse rapidement atteindre une haute productivité.
3. Questions répétées aux départements RH et IT
Les employés posent souvent aux départements IT ou ressources humaines les mêmes questions concernant les vacances, les réinitialisations de mot de passe ou le télétravail. Chaque question, bien que brève du point de vue de l'employé, peut survenir des dizaines de fois par mois, sollicitant les ressources de ces départements.
Solution dans Open Intranet : une base de connaissances. Créer une centrale base de FAQ, où les réponses aux questions récurrentes sont facilement disponibles, permettra aux employés de trouver rapidement les informations dont ils ont besoin et aux départements de gagner du temps pour des tâches plus importantes.
4. Pas de système de ticket pour les départements
Solution dans Open Intranet : un système de ticket. Une telle fonctionnalité permet d'organiser le processus de prise en charge et de traitement des notifications, permet de les analyser et de suivre leur statut, ce qui améliore considérablement la communication et le fonctionnement de l'ensemble de l'organisation.
5. Accès difficile aux documents et procédures
Dans de nombreuses entreprises, les documents et procédures sont dispersés dans différents endroits - le département marketing utilise Google Drive, le département commercial stocke les fichiers dans Notion, et la production enregistre les instructions sur un lecteur réseau local. Souvent, l'endroit où les documents sont stockés dépend des préférences individuelles des employés, conduisant à une situation où certains documents ne se trouvent que dans des emails ou des messageries instantanées comme Slack. En conséquence, les employés ont un accès difficile aux documents nécessaires, perdant souvent du temps à demander aux autres au lieu de les récupérer depuis une source centrale. Il est également fréquent que les employés utilisent des versions anciennes et obsolètes des documents, ce qui entraîne des erreurs et une inefficacité.
Solution dans Open Intranet : un endroit central pour stocker les documents. Il permet une recherche rapide, un contrôle de version et une gestion d'accès précise, éliminant le chaos et améliorant l'efficacité du travail.
Lire aussi : Points clés à prendre en compte lors de la planification d'un nouvel intranet pour votre entreprise
6. Isolement de la connaissance parmi les employés
7. Silos de communication entre les départements
Différents départements ou divisions au sein d'une entreprise fonctionnent souvent comme des entités distinctes, avec leurs propres données, systèmes et procédures, sans collaborer efficacement. Un exemple serait une situation où le département commercial ignore les activités marketing, ou le siège ignore ce qui se passe dans les succursales régionales. Un tel manque de coopération entraîne une duplication du travail, la perte d'informations précieuses et un retard dans la prise de décision et l'achèvement des tâches.
Solution : un Open Intranet complet. Dans ce cas, la mise en oeuvre d'un logiciel intranet unique, commun à l'ensemble de l'entreprise, améliorera la communication inter-départements, la collaboration et le partage des connaissances.
8. Chaos des outils
Dans de nombreuses entreprises, il y a un chaos des outils - différents départements utilisent différentes applications et systèmes. Cette situation entraîne la nécessité de configurer plusieurs comptes utilisateurs, se souvenir de nombreux mots de passe et changer fréquemment d'application. Le résultat est des employés frustrés, un travail ralenti et des données désorganisées.
Solution : un Open Intranet complet. Un outil central qui intègre plusieurs fonctions simplifie le travail, réduit le besoin de plusieurs applications et fournit une transparence de l'information.
9. Trop d'outils de communication
Les entreprises utilisent souvent plusieurs canaux - emails, messageries instantanées et plateformes de réseaux sociaux. En raison de cela, des informations essentielles - telles que de nouvelles procédures, des formations ou des changements importants - ne parviennent pas aux employés. Chaque employé a ses propres préférences et habitudes concernant l'utilisation des outils de communication, ce qui conduit à des situations où des messages importants sont négligés ou ignorés.
Solution dans Open Intranet : un canal de communication principal sous la forme de nouvelles de l'entreprise, rendant les informations importantes facilement accessibles à tous.
10. Un manque de canaux de communication pour certains employés
Les employés de terrain, en paie ou en production n'ont souvent pas un accès adéquat aux nouvelles de l'entreprise car ils ne travaillent pas derrière des bureaux ou des ordinateurs. Le manque de canaux appropriés les exclut du flux d'information interne, ce qui diminue leur sentiment de valorisation et l'efficacité de leur travail.
Solution dans Open Intranet : accès à l'intranet depuis des appareils mobiles et sections spéciales disponibles pour tous types d'employés, garantissant que les documents et informations pertinents sont disponibles quel que soit l'emplacement ou le type de travail.
11. Pas de calendrier commun d'événements
L'absence d'un lieu central d'information sur les événements, formations et réunions de l'entreprise signifie que de nombreux employés en sont informés trop tard ou pas du tout. Cela entraîne une faible implication des employés et une frustration pour les organisateurs.
Solution dans Open Intranet: un calendrier central des événements de l'entreprise, facilement accessible à chaque employé.
12. Manque de contrôle sur l'accès aux données
Les entreprises manquent souvent de règles claires régissant l'accès à l'information. Les documents, procédures ou autres données clés sont disponibles pour tous, ou inversement, il n'est pas clair qui a réellement accès à eux. En conséquence, les employés peuvent voir des informations qui ne leur sont pas destinées, et parfois même d'anciens employés ont encore accès à des données confidentielles. Cette situation augmente le risque de fuite d'informations hors de l'organisation et réduit la confiance globale dans les systèmes de l'entreprise. Le manque de règles claires conduit également à une situation où les employés évitent les canaux de communication interne officiels en envoyant des fichiers via des canaux informels, ce qui génère un chaos supplémentaire et un sentiment d'insécurité.
Solution dans Open Intranet: un système de gestion des autorisations qui contrôle précisément qui a accès à quels documents et informations.
13. Pas d'accès aux contacts internes actuels
Dans de nombreuses organisations, il est difficile de trouver rapidement les coordonnées d'une personne spécifique ou de voir qui travaille dans un département ou une division particulière. Les employés doivent demander à d'autres personnes, fouiller dans les emails ou essayer leur chance en appelant des personnes au hasard. Cette méthode de communication interne est inefficace et frustrante - elle gaspille du temps, retarde les tâches et augmente les erreurs de communication. Les nouveaux employés se sentent également perdus, ne sachant pas à qui s'adresser pour une question spécifique. En conséquence, bien que l'équipe existe théoriquement, en pratique, il est difficile de communiquer avec elle.
Solution Open Intranet : un annuaire des employés filtrable par département, localisation et poste, avec des informations de contact à jour pour tous vos employés.
Open Intranet - informations de base
Open Intranet est un logiciel intranet flexible, prêt à être implémenté et basé sur Drupal qui résout efficacement tous les défis de communication interne décrits précédemment. L'outil que nous avons créé est disponible gratuitement. Il vous suffit de visiter la page d'installation d'Open Intranet sur droptica.com et de télécharger cet outil en utilisant la commande d'installation disponible.
Installation facile
L'installation d'Open Intranet est simple et rapide. Tout ce dont vous avez besoin est l'outil DDEV, qui permet de démarrer rapidement votre environnement Drupal.
- Avant de commencer l'installation, assurez-vous que DDEV est correctement installé - des instructions détaillées sont sur le site du projet.
- Ensuite, vous copiez la commande d'installation, la collez dans le terminal, et attendez que le système télécharge tous les modules et configurations Drupal nécessaires.
- Après le téléchargement, vous serez invité à supprimer tout fichier de développement.
- La dernière étape est de saisir la "commande DDEV launch" , ce qui lancera un installateur simple, où vous pourrez remplir les données d'installation de base et décider si vous souhaitez installer du contenu d'exemple. Nous recommandons d'installer le contenu d'exemple lors du premier lancement pour vous familiariser plus facilement avec les capacités du système.
Fonctionnalités clés d'Open Intranet pour les communications des employés
Open Intranet est équipé de nombreuses fonctionnalités clés qui résolvent efficacement les défis de communication interne mentionnés précédemment. Nous organiserons ci-dessous les plus importantes.
Actualités
La page d'accueil de l'intranet affiche toujours les dernières informations, telles que les annonces, les changements de procédures, les réalisations des employés ou les événements importants de l'entreprise. Chaque entrée peut inclure une photo, une date, un titre et une courte description. Les utilisateurs peuvent commenter et aimer les actualités, ce qui favorise une plus grande interaction et engagement des employés. Il y a également un historique complet de toutes les entrées dans la section Actualités, où les nouvelles archivées peuvent être facilement consultées à l'aide d'une pagination intuitive.
Lorsque vous ajoutez une nouvelle entrée, vous pouvez la taguer avec des mots-clés spécifiques qui facilitent ensuite la recherche et le filtrage des informations par catégorie, telles que les événements d'entreprise ou les mises à jour de procédures. Des documents connexes peuvent également être ajoutés de manière optionnelle, ce qui est utile, par exemple, lorsque de nouveaux formulaires ou instructions sont introduits. En outre, des éléments de nouvelles plus importants peuvent être épinglés en haut de la liste pour qu'ils soient facilement vus par tous les employés.
Calendrier
Le calendrier dans Open Intranet est disponible à la fois depuis le menu principal et comme une liste abrégée d'événements à venir sur la page d'accueil. Les employés peuvent voir les réunions d'équipe à venir, les formations ou les dates importantes dans une vue de calendrier mensuelle ou hebdomadaire. L'ajout d'un nouvel événement se fait à l'aide d'un formulaire simple - entrez simplement un titre, une description, une date de début et de fin, et - optionnellement - un lieu et des graphiques. Cela permet à chaque événement d'être décrit en détail et facilement identifié par les participants.
Annuaire des employés
L'annuaire des employés d'Open Intranet est un outil pratique pour trouver rapidement une personne travaillant dans une entreprise. Il est basé sur des comptes utilisateurs de Drupal, ce qui signifie que chaque personne ayant accès à l'intranet dispose d'une carte de visite contenant son nom, son poste, son département, son bureau et ses coordonnées.
L'annuaire peut être recherché et filtré selon divers critères - prénom, nom, département ou emplacement du bureau, ce qui réduit considérablement le temps nécessaire pour trouver le bon contact. Lorsque vous cliquez sur le profil d'un employé, vous pouvez immédiatement voir ses coordonnées et le contacter par email ou téléphone.
Gestion des accès
Open Intranet offre une gestion avancée de l'accès au contenu grâce à sa fonction intégrée d'attribution des autorisations. Chaque entrée - qu'il s'agisse d'un article de nouvelles, d'un événement, d'un document ou d'une page de base de connaissances - peut avoir des restrictions d'accès spécifiques, en fonction du département, du bureau ou du groupe d'utilisateurs spécifique.
Les administrateurs peuvent facilement définir qu'un document donné ne sera visible que par les professionnels des RH ou, par exemple, uniquement par les employés de la succursale de Madrid. Cet accès est défini en attribuant les balises et taxonomies appropriées au profil de l'utilisateur et au contenu. De cette manière, le système veille à la confidentialité des informations, réduit le risque de partage accidentel de données avec des personnes non autorisées et garantit que les employés ont accès uniquement aux contenus pertinents pour eux.
Base de connaissances
La base de connaissances d'Open Intranet est basée sur le module Book de Drupal, qui vous permet de créer une structure de contenu structurée divisée en départements, tels que RH, marketing, ventes ou production. Chaque département peut contenir ses propres sous-pages, qui peuvent être librement développées et imbriquées dans la structure. L'ajout de nouvelles pages se fait de manière intuitive - il suffit de cliquer ajouter une sous-page, remplir le contenu et sauvegarder. Cela permet de construire une documentation interne étendue et logiquement organisée.
La base de connaissances inclut également des fonctionnalités telles que :
- moteur de recherche global,
- liste des auteurs éditant le contenu,
- historique des modifications,
- option de cloner des pages existantes.
Un tel système est idéal pour organiser le contenu d'intégration, les procédures, les listes de vérification ou les réponses aux questions fréquemment posées - de cette façon, les connaissances dans l'entreprise cessent d'être dispersées et gagnent une véritable valeur pour tous les employés.
Documents
L'une des fonctionnalités clés d'Open Intranet est la gestion centrale des documents de l'entreprise. Le logiciel intranet permet de stocker, rechercher et filtrer facilement les fichiers par département, sujet ou type de document. Chaque fichier peut être affecté à un domaine d'activité spécifique, décrit, tagué par version et relié à d'autres documents.
De plus, chaque document peut être configuré pour n'être accessible que par des groupes d'utilisateurs sélectionnés, garantissant la sécurité des données et l'ordre dans la circulation de l'information. Grâce à cette fonctionnalité, les problèmes de recherche des bonnes versions des documents disparaissent, et les employés gagnent un lieu de travail numérique organisé avec les fichiers de l'entreprise.
Applications
C'est un endroit central pour signaler et gérer divers problèmes et besoins techniques et organisationnels. Open Intranet offre un formulaire de ticket simple et personnalisable, que les employés peuvent utiliser, par exemple, pour signaler des pannes d'équipement, le besoin d'accès à des outils ou d'autres questions d'entreprise.
Le formulaire peut être facilement personnalisé - ajouter de nouveaux champs, assigner des demandes aux départements appropriés (par exemple, IT, administration), définir des règles de redirection vers des systèmes ou adresses emails spécifiques. Cela garantit que chaque demande arrive exactement là où elle doit aller.
Le système est basé sur le module Webform, qui permet de créer de nombreux formulaires différents selon les spécificités de votre entreprise. Toutes les demandes peuvent être suivies, leur statut analysé, le temps de réponse mesuré, et les problèmes récurrents identifiés, ce qui améliore considérablement l'organisation du travail et la qualité du support interne.
Liens vers des outils
C'est un endroit pratique sur la page d'accueil de l'intranet où vous pouvez inclure des liens vers les applications et systèmes les plus fréquemment utilisés, à la fois internes et externes. Par exemple, si une entreprise utilise Jira, CRM, ou d'autres outils de gestion de la relation client et de gestion de projet, vous pouvez y mettre des liens rapides vers ces systèmes. Cette section peut être entièrement éditable - les administrateurs peuvent ajouter de nouveaux liens, supprimer les anciens, et les organiser en blocs ou catégories séparés. Avec cette approche, Open Intranet devient le point d'accès principal à tous les outils pertinents, aidant à réduire l'arbitraire dans les applications utilisées et soutenant un travail d'équipe cohérent et efficace à travers l'organisation.
Extension et intégration faciles
Open Intranet est entièrement basé sur Drupal, un système de gestion de contenu open source populaire et flexible. En conséquence, il peut être librement étendu avec des modules, des fonctionnalités et des intégrations supplémentaires, selon les besoins individuels de votre entreprise. Tous les manuels disponibles pour Drupal fonctionnent également dans ce système, ce qui signifie que si vous devez un jour changer quelque chose dans la configuration ou ajouter une nouvelle solution, il vous suffit de rechercher des tutoriels prêts ou de poser une question, par exemple, dans le chat GPT.
Open Intranet n'est pas un système fermé - c'est une solution construite sur la base d'un logiciel bien connu et éprouvé, qui peut être développé à la fois indépendamment et avec l'aide de l'équipe Droptica. Vous pouvez ajouter des fonctionnalités telles que la collecte d'idées des employés, des remerciements, des dossiers d'équipement, un système de réservation de salle, des journaux d'heures, un forum de discussion ou une section d'annonces.
Des intégrations avec des outils externes étendues sont également possibles. Par exemple, vous pouvez charger des données de Jira, Asana ou Trello sur l'intranet et afficher les tâches attribuées à un employé. Il est également possible d'intégrer le logiciel intranet avec la messagerie instantanée - si quelqu'un poste un article de nouvelles sur la plateforme, il apparaîtra automatiquement sur Slack ou Microsoft Teams.
Intranet d'entreprise - un élément clé pour une communication interne efficace
La communication efficace est cruciale pour le fonctionnement efficient d'une organisation. Open Intranet, avec son ensemble complet de fonctionnalités, vous permet de résoudre la plupart des défis typiques de communication interne dans les entreprises, améliorant la transparence, l'efficacité et la sécurité de partage de l'information.
Si vous envisagez de mettre en oeuvre votre premier système intranet ou de mettre à niveau une solution existante, notre équipe peut vous aider à chaque étape du projet - de la conceptualisation et du design des fonctionnalités pertinentes, en passant par le travail de programmation, jusqu'à la mise en œuvre et la maintenance continue et le développement.
