Intégration CMS avec des systèmes et bases de données externes - Ce que vous devez savoir

Les intégrations CMS avec des outils externes sont essentielles pour rationaliser les processus commerciaux et offrir un meilleur service client. Sans intégrations fluides, les entreprises peuvent être confrontées à la saisie manuelle de données, des erreurs et des inefficacités. Avec les solutions modernes, il est possible d'intégrer le CMS avec différentes plateformes, permettant ainsi l'automatisation et un accès plus rapide aux informations clés. Découvrez-en plus sur ce sujet dans notre article.

Pourquoi les intégrations CMS avec les systèmes externes sont-elles importantes ?

Les organisations utilisent souvent de nombreux systèmes différents - des CRM et bases de données aux logiciels ERP ou plateformes de commerce électronique. Si ces outils fonctionnent de manière isolée, il est nécessaire de transférer manuellement les informations ou de dupliquer les mêmes données. Cela se traduit par un risque plus élevé d'erreurs, plus de temps de traitement et des coûts d'exploitation plus élevés.

Automatisation, réduction des erreurs et amélioration de l'efficacité

Le principal objectif de l'intégration CMS avec d'autres outils est d'automatiser le flux d'informations entre différentes plateformes. En pratique, cela signifie, entre autres, la possibilité de :

• transfert automatique de données (par exemple, d'un formulaire de demande dans le CMS vers un CRM),
• mise à jour continue des stocks dans la boutique en ligne,
• publication constante de contenu sur plusieurs plateformes simultanément (et rationalisation du travail pour les éditeurs de contenu),
• et de nombreuses autres activités automatisées.

Avantages pour les propriétaires d'entreprise et les utilisateurs finaux

Il existe de véritables avantages commerciaux à mettre en œuvre une intégration. Tout d'abord, cela permet une meilleure utilisation des ressources de l'entreprise et de se concentrer sur des tâches stratégiques. Les données clients, produits ou opérationnelles sont disponibles en temps réel, améliorant la qualité de la prise de décision.

L'intégration du CMS avec des outils externes aide également à rationaliser le travail des différents départements. Par exemple, combiner la plateforme avec un CRM permet à l'équipe marketing de mieux cibler les campagnes en fonction des données de vente. Le département financier, quant à lui, peut plus facilement surveiller le flux de trésorerie grâce à la synchronisation continue des données avec le logiciel de comptabilité, ce qui résulte en une planification budgétaire plus efficace.

Du point de vue des utilisateurs finaux (par exemple, des clients visitant un site web ou une boutique en ligne), les intégrations signifient des performances de site plus rapides, une plus grande précision dans la présentation des informations (par exemple, disponibilité des produits, prix actuels) et une gestion plus efficace des demandes ou des réclamations. Cela améliore l'expérience utilisateur, renforce la confiance dans la marque et consolide sa position sur le marché.

Utilisations populaires de l'intégration des systèmes de gestion de contenu

Voici quelques-uns des scénarios d'intégration les plus courants qui soutiennent une administration efficace du contenu et des données dans une entreprise. Ils permettent de combiner différentes plateformes en une infrastructure unique et cohérente, ce qui se traduit par une rationalisation des processus commerciaux et une meilleure expérience utilisateur.

Intégration CRM et CMS

Les systèmes CRM (Customer Relationship Management) sont utilisés pour gérer les contacts et les relations clients - de la conservation des données de base à l'enregistrement de l'historique des contacts en passant par l'analyse des comportements et préférences. L'intégration CRM et CMS permet cela :

• Flux de données automatique entre le site web et le CRM : les informations collectées dans les formulaires sur le site web (demandes, inscriptions à la newsletter) sont automatiquement envoyées au CRM, ce qui réduit le temps de réponse aux demandes et assure la cohérence des données.
• Communication personnalisée : grâce à la synchronisation des données, il est possible de cibler précisément les messages, de personnaliser le contenu ou d'envoyer des offres à des groupes spécifiques de destinataires.
• Gestion efficace des leads: les spécialistes du marketing peuvent observer le parcours de l'utilisateur (par exemple, sous-pages visitées, matériaux téléchargés) et évaluer rapidement la disposition à acheter, puis diriger les clients potentiels vers le service des ventes.

Intégrations CMS et base de données

De nombreuses entreprises stockent de grandes quantités d'informations dans des bases de données étendues - il peut s'agir de données produit, de catalogue de services ou d'enregistrements de transactions. L'intégration CMS permet de :

• Maintenir un contenu à jour et cohérent: toute modification dans la base de données (par exemple, prix, inventaire, paramètres de produit) apparaît immédiatement sur le site web sans qu'il soit nécessaire de faire des mises à jour manuelles, augmentant ainsi l'utilité de la page web.
• Faciliter la gestion des données dispersées : en centralisant les informations, le contenu provenant de différentes sources peut être consulté et modéré en un seul endroit (dans le panneau de la plateforme CMS).
• Traiter de grands volumes de données : la structure d'intégration appropriée permet le chargement et la mise à jour rapides de milliers voire de millions d'enregistrements sur le site web.

Intégrations avec ERP

Les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) intègrent tous les domaines principaux des opérations d'une entreprise, tels que la logistique, les ventes, les finances ou les ressources humaines. La combinaison du système de gestion de contenu (tel que Drupal) avec ERP offre les avantages suivants :

• Traitement des commandes et automatisation des stocks : les informations à jour sur la disponibilité des produits sont visibles sur le site web, minimisant le risque de vendre un article qui n'est plus physiquement en stock.
• Synchronisation complète des données: le CMS peut automatiquement présenter les informations de tarification et de promotion qui ont été saisies dans ERP.
• Analyse facilitée: les données de la boutique en ligne (exécutée dans le CMS) et la plateforme ERP peuvent être combinées en un tableau de bord de reporting unique, permettant d'analyser plus en profondeur les performances et tendances de vente.

Intégration CMS avec des plateformes marketing

Les outils marketing actuels (par exemple, HubSpot, Marketo, Mailchimp) offrent des fonctionnalités avancées pour l'automatisation des campagnes, la création et la personnalisation de contenu, ainsi que l'analyse du comportement des utilisateurs. En intégrant votre CMS avec ces plateformes d'automatisation marketing, vous pouvez rationaliser le processus d'acquisition et de gestion des leads et augmenter sensiblement l'efficacité de la communication avec votre audience.

• Synchronisation automatique des données : les informations utilisateur (par exemple, provenant des formulaires de contact ou des inscriptions à la newsletter dans le CMS) sont transférées en continu vers les outils marketing, ce qui rationalise le processus de gestion des leads.
• Meilleure personnalisation du contenu: les données collectées dans la plateforme marketing sur les préférences et le comportement des utilisateurs peuvent être utilisées pour présenter du contenu dynamique sur le site web.
• Automatisation des campagnes: l'intégration permet à votre équipe marketing de déclencher des actions spécifiques (par exemple, l'envoi d'emails ou l'affichage de pop-ups) en réponse à un comportement utilisateur spécifique sur la page web, ce qui augmente considérablement l'efficacité de vos campagnes marketing.
• Analytique et reporting complets : les données du système de gestion de contenu, telles que le nombre de visites ou les interactions avec le contenu numérique, peuvent être combinées avec des informations sur les résultats des campagnes marketing. Cela fournit une vue plus complète de l'efficacité des activités et des conclusions plus précises pour les équipes marketing afin d'optimiser leurs stratégies.

Un exemple de liaison d'un formulaire de contact depuis HubSpot à Drupal

Intégrations avec des plateformes de commerce électronique externes

Bien que de nombreuses entreprises choisissent de créer une boutique en ligne directement sur le CMS, ce n'est pas toujours la solution optimale. Dans certains cas, les entreprises possèdent déjà leur plateforme de commerce électronique (par exemple, Magento, Shopify, WooCommerce), et le CMS sert de portail d'actualités ou un blog. L'intégration entre les deux fournit :

• Gestion uniforme du contenu marketing: les articles, tutoriels ou supports éducatifs publiés dans le CMS peuvent être directement liés aux produits en boutique (à travers des liens, widgets ou recommandations).
• Cohérence de l'image de marque: avec un design graphique commun et une synchronisation des données, les clients peuvent naviguer entre le contenu numérique et la boutique sans avoir l'impression d'être sur des pages complètement différentes.
• Optimisation du parcours d'achat: lier un blog à une plateforme de commerce électronique facilite la génération de trafic à partir des articles ou vidéos directement vers la fiche produit, augmentant les chances de conversion.

Comment fonctionne l'intégration CMS avec des outils externes ?

Les intégrations CMS (par exemple, l'intégration de Drupal avec des systèmes externes) sont mises en œuvre à l'aide d'interfaces et de technologies dédiées qui permettent un échange de données transparent entre les outils. Leur fonctionnement repose sur des normes bien définies qui permettent une extension et une mise à l'échelle faciles de l'infrastructure.

Principes de base de l'API

L'API (Application Programming Interface) est un outil de base pour la communication entre un CMS et d'autres applications. L'API agit comme un pont qui permet de transférer des données entre différentes plateformes de manière normalisée et sécurisée.

En termes simples :

• Requête : le CMS envoie une requête à un serveur externe pour obtenir des données (par exemple, informations sur les produits, statut de commande) ou pour mettre à jour des enregistrements existants.
• Réponse : le serveur renvoie les données sous un format prédéterminé. Le CMS peut ensuite les enregistrer dans sa base de données, les afficher sur la page web ou initier d'autres processus en arrière-plan.

Avec ce protocole de "langage commun", il est possible de connecter même des environnements très différents - tout ce qui compte, c'est que chacun puisse traiter les données d'une manière spécifique et normalisée. Les API les plus couramment utilisées utilisent des protocoles tels que HTTP, ce qui facilite l' exposition des données au format JSON ou XML.

Exemples de technologies qui soutiennent les intégrations

REST et GraphQL sont parmi les technologies populaires soutenant les intégrations CMS. REST (Representational State Transfer) est une approche largement utilisée qui permet une communication simple et efficace entre les plateformes via des opérations HTTP (GET, POST, PUT, DELETE). Il offre des avantages de simplicité et de haute disponibilité de bibliothèques dans divers langages de programmation.

GraphQL, quant à lui, est une technologie moderne qui offre une plus grande flexibilité pour récupérer des données, permettant au client de spécifier quelles informations il a besoin. Cela évite les requêtes redondantes et améliore les performances de l'application. Il offre une grande flexibilité dans la gestion des données, en particulier pour les projets complexes.

Des intégrations correctement conçues basées sur des API font du CMS un nœud de communication clé dans l'infrastructure informatique de l'entreprise. L'extraction de données (par exemple, du CRM) et l'envoi d'informations (par exemple, notifications aux partenaires externes) peuvent être effectués rapidement, de manière fiable et sécurisée.

Principaux défis d'intégration et comment les surmonter

Le processus d'intégration d'un système de gestion de contenu avec d'autres plateformes peut impliquer plusieurs difficultés techniques et organisationnelles.

Problèmes de compatibilité des données

Les différents systèmes peuvent stocker des données dans différents formats et structures, ce qui pose un défi lors de l'intégration. Le CMS doit être capable de synchroniser les données efficacement pour éviter les erreurs liées à des champs incompatibles, formats ou encodages.

Une solution clé est d'utiliser des mécanismes de mappage de données pour convertir et standardiser les données avant qu'elles ne soient envoyées au CMS. Il est également judicieux d'utiliser des formats d'échange de données standards tels que JSON ou XML, qui facilitent l'harmonisation des informations entre systèmes.

Sécurité des données dans les intégrations

La sécurité des données est parmi les défis les plus critiques dans les intégrations CMS. Le transfert de données entre systèmes doit utiliser des protocoles sécurisés, tels que HTTPS, et des mécanismes d'autorisation et d'authentification, tels que OAuth 2.0.

De plus, il est conseillé d'utiliser le cryptage des données, tant lors de la transmission que du stockage, pour minimiser le risque de fuite de données. Des audits de sécurité réguliers  et une surveillance du trafic réseau aident à détecter d'éventuelles irrégularités et à protéger les informations sensibles contre les accès non autorisés.

Évolutivité et performance du système

À mesure que votre entreprise se développe et que le nombre d'utilisateurs augmente, vous pouvez constater que l'intégration initialement conçue commence à générer de plus en plus de charge sur vos serveurs, entraînant une diminution de la performance de l'ensemble de l'écosystème. Les solutions insuffisamment réfléchies, telles que trop de requêtes fréquentes vers les API ou l'absence de mécanismes de mise en cache des données, peuvent entraîner des retards dans les opérations du site web et augmenter les coûts de maintenance de l'infrastructure.

Pour éviter de tels problèmes, il est judicieux de mettre en œuvre des tests de charge lors de la phase de planification et de concevoir l'architecture en gardant à l'esprit l'évolutivité. Il est également judicieux d'envisager l'utilisation de solutions permettant la mise en file d'attente des requêtes (par exemple, RabbitMQ) ou des caches (par exemple, Varnish) afin que les intégrations restent efficaces même lorsque le trafic et le nombre d'opérations augmentent de manière significative.

Comment Droptica peut-elle aider avec les intégrations CMS ?

Droptica est une  agence Drupal expérimentée qui a mis en œuvre avec succès des projets d'intégration pour des clients dans diverses industries, des petites aux grandes entreprises. Nous avons des années d'expérience numérique à combiner des plateformes CMS avec des systèmes CRM, ERP et de commerce électronique, ce qui nous permet d'assortir efficacement les solutions aux exigences commerciales du projet.

Nos services d'intégration transforment le CMS en un hub centralisé, le reliant de manière transparente aux outils existants. Cela permet à une organisation de synchroniser efficacement les données, de rationaliser les processus métiers et de minimiser le travail manuel. Nous utilisons pour cela les APIs REST et GraphQL.

Intégrations CMS - résumé

L'intégration du CMS avec des outils externes est essentielle pour rationaliser les opérations de l'entreprise et rendre les organisations plus efficaces. Elle permet aux entreprises d'automatiser les processus, d'éliminer les erreurs dues à la manipulation manuelle des données et d'offrir une meilleure expérience utilisateur ou client. La cohérence des informations entre différentes plateformes permet une gestion précise des données et un meilleur service client.

Chez Droptica, nous offrons non seulement des possibilités d'intégration complètes, mais nous créons également des solutions CMS sur mesure qui simplifient la création de contenu et soutiennent les objectifs commerciaux. Contactez-nous pour une assistance dans la construction d'une plateforme dédiée.