Wie erstellt man einen effektiven Content-Erstellungs-Workflow? 5 entscheidende Schritte

Die Teamentwicklung von Unternehmenspublikationen ist ein guter Schritt, um deren hohe Qualität zu gewährleisten. Die Zusammenarbeit in diesem Bereich sollte jedoch strukturiert werden, um Fehler schneller zu erfassen und die Veröffentlichung unfertiger Materialien auf der Website zu verhindern. Zu diesem Zweck lohnt es sich, einen sorgfältig geplanten Workflow zur Inhaltserstellung zu nutzen. Was ist das und wie gestaltet man es?

Was versteht man unter Workflow-Definition? 

Laut der Workflow-Definition handelt es sich um einen Prozess aus verschiedenen Aufgaben, die einzelnen Teammitgliedern zugewiesen werden können und deren Status sich mit dem Fortschritt des Projekts ändern kann. Er hilft, die Aktivitäten, die eine Gruppe oder eine Person unternimmt, zu organisieren, indem die entsprechenden Schritte für einen bestimmten Projekttyp geplant werden. 

Workflow ist eines der Kennzeichen guter CMS-Systeme. Er erleichtert die Inhaltserstellung in Unternehmen und Redaktionsteams, bei denen mehr als eine Person am Prozess beteiligt ist, und verbessert dadurch die Qualität der Publikationen.

Warum sollte man einen Workflow zur Inhaltserstellung für Ihr Unternehmen entwerfen?

Die Entwicklung von Publikationen in Organisationen ist manchmal chaotisch. Häufig werden entscheidende Schritte wie das Lektorat ausgelassen. Das Ordnen dieses Prozesses bringt viele Vorteile mit sich, wie zum Beispiel:

• Gesteigerte Produktivität bei der Inhaltserstellung – CMS-Systeme, die Ihnen die Gestaltung Ihres Workflows ermöglichen, erleichtern die rechtzeitige Veröffentlichung, indem sie Fristen für die einzelnen Schritte setzen und die Aufgaben besser organisieren können.
• Sicherstellung von Stil-Konsistenz und sprachlicher Korrektheit – Durch detailliertes Lektorat und Stilstandardisierung im Workflow zur Inhaltserstellung ist es möglich, die Anzahl an Fehlern zu reduzieren oder sie sogar ganz zu eliminieren.
• Bessere Arbeitsorganisation – Die Aufteilung der Arbeit an Texteinhalten und anderen Inhalten in kleinere Phasen erleichtert die Umsetzung.
• Verbesserung der Teamkommunikation – Die Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeiter ist eine einfache Möglichkeit, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen bei bestimmten Projekten festzulegen. Statusänderungen ermöglichen es wiederum, dass Teammitglieder sich schnell über Fortschritte informieren.
• Möglichkeit der Überprüfung laufender Arbeiten – mit Informationen darüber, wer für jede Phase verantwortlich ist, können Führungskräfte leichter Erkenntnisse über die aktuellen Fähigkeiten der von ihnen eingestellten Personen gewinnen. So können sie die Entwicklung ihrer Kompetenzen in der Inhaltserstellung besser planen. 

Die oben genannten Vorteile der Nutzung von Workflows können von denjenigen Teams genossen werden, deren Prozesse nach ihren Bedürfnissen und unter Berücksichtigung der typischen Herausforderungen spezifischer Projekte geplant wurden.

Wie kann man die Erstellung eines Workflows für das Redaktionsteam durchführen?

Workflows können in einem CMS erstellt werden, das Lösungen wie Publikationsstatus oder die Zuweisung von Rollen an Benutzer bietet. Redakteure können auf vorgefertigte Workflow-Vorlagen zurückgreifen oder ihre eigenen Prozesse von Grund auf im Content-Management-System entwerfen.

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1. Definition der zu erstellenden Inhaltstypen

Organisationen, die sich dazu entschließen, Workflows zu entwerfen, sollten daran denken, die Prozesse an bestimmte Inhaltstypen anzupassen. Es ist anders, eine Rezension zu erstellen, als ein Interview zu erstellen. Unterschiedliche Aufgaben müssen durchgeführt werden, um ein Fotoessay auf einer Website zu veröffentlichen und zusätzliche Aufgaben, um ein Webinar oder ein anderes Video für die Veröffentlichung auf der Webseite vorzubereiten. 

Die Arten von Inhalten, für die Workflows erstellt werden sollten, hängen von der Marketingkommunikationsstrategie der Marke ab. Zeitungsredakteure benötigen wahrscheinlich Prozesse für die Erstellung von Kolumnen, Interviews, Rezensionen oder Pressemitteilungen. Business-to-Business-Unternehmen müssen häufig verschiedene Arten von Landing Pages, Blogartikel und Werbebeiträge für soziale Medien entwickeln.

Kulturelle Institutionen müssen hingegen nicht nur Artikel auf ihren Portalen veröffentlichen, sondern auch die von ihnen organisierten Veranstaltungen bewerben sowie Foto- und Videoberichte teilen. Jeder dieser Inhaltstypen muss auf eine bestimmte Weise erstellt werden. Der Prozess erfordert in jeder Phase der Arbeit die Beteiligung bestimmter Spezialisten (z.B. Übersetzer, Lektoren, Filmeditoren, Grafikdesigner, Verleger und Redakteure).

2. Bestimmung der notwendigen Aufgaben

Nachdem die Formen der Publikationen, die das Unternehmen entwickeln wird, festgelegt wurden, ist es notwendig, sich auf die detaillierten Aufgaben zu konzentrieren, die zur Erstellung spezifischer Inhalte ausgeführt werden müssen. Welche Arbeit in den einzelnen Phasen eines bestimmten Workflows erforderlich ist, hängt vom beabsichtigten Ergebnis ab. Es lohnt sich, die zusätzliche Zeit zu nutzen, um den Prozess sorgfältig zu durchdenken und die Schritt-für-Schritt-Ziele zu identifizieren, die vor der Veröffentlichung so detailliert wie möglich erreicht werden müssen.

Hier sind einige Beispielaufgaben, die Schritte im Prozess der Erstellung der zuvor genannten Publikationstypen sein könnten:

• Blog-Post – Keyword-Recherche, Erstellung eines Entwurfs (sogenannter Brief), Überprüfung und Genehmigung des Entwurfs, Texterstellung, Lektorat, Übersetzung in andere Sprachen, Optimierung der Inhalte und Hinzufügen von Grafiken und Veröffentlichung.
• Interview – Sammeln von Informationen über den Interviewpartner, Vorbereitung einer Fragenliste, Durchführung des Interviews, Transkription und Bearbeitung des Textes, Lektorat, Genehmigung und Veröffentlichung.
• Fotojournalismus – Fotografieren, Auswahl der Fotos für das Album, grafische Gestaltung des Materials und Veröffentlichung.

Die Aufgaben in einem bestimmten Workflow können recht zahlreich sein. Um qualitativ hochwertige Inhalte sicherzustellen, sollten sie in einer durchdachten Reihenfolge ausgeführt werden. 

3. Den Prozess der Inhaltserstellung ordentlicher gestalten

Personen, die für die Gestaltung des Workflows eines bestimmten Inhaltstyps verantwortlich sind, sollten überlegen, welche Aufgaben sie zuerst und welche zuletzt erledigen müssen. In einigen Fällen müssen die verschiedenen Aktivitäten entsprechend aufeinander folgen. Beispielsweise sollte die Textübersetzung erst nach den Korrekturen erfolgen, und ein Interview darf erst veröffentlicht werden, bevor der Inhalt genehmigt wurde.

Sie können Arbeiten strukturieren, indem Sie Mitarbeiterdaten den Aufgaben zuweisen, wenn ihre Fachkenntnisse erforderlich sind, und den Status der Veröffentlichungen kontinuierlich ändern, sobald sie fortschreiten. Unternehmen verfügen über einfache und komplexere Prozesse. Unkomplizierte Workflows erfordern normalerweise nur zwei Status: Entwurf und Veröffentlicht. 

Beim Erstellen von Inhalten, die von einer verantwortlichen Person innerhalb des Unternehmens, einem Unternehmenspartner oder einem Interviewpartner autorisiert werden müssen, ist es wichtig, eine Vorschau der unveröffentlichten Materialien generieren zu können. 

4. Zuweisung von Rollen an Mitarbeiter

Bei der Definition der Aufgaben und der Reihenfolge, in der sie ausgeführt werden sollen, lohnt es sich auch zu überlegen, welche Personen im kreativen Prozess benötigt werden und welche Verantwortungen sie im Projekt haben sollen.  Es ist ratsam, Mitarbeiter mit den entsprechenden Qualifikationen für die Ausführung spezifischer Aufgaben im Workflow einzusetzen. Sie können zwischen Spezialisten für die Texterstellung, das Lektorat, die Erstellung von Grafiken, die Aufnahme von Videos oder das Kommentieren sachlicher Aspekte unterscheiden.

Sie können Mitarbeiterrollen mit einzelnen Status im Workflow verknüpfen. Auf diese Weise erhält die für die Kommentare berechtigte Person sofort eine Benachrichtigung, sobald der Autor die ursprüngliche Version des Textes erstellt und zur fachlichen Bewertung weitergeleitet hat. Darüber hinaus kann Verwirrung vermieden werden, indem unautorisierte Personen vom Handeln in bestimmten Phasen ausgeschlossen werden. 

5. Workflow-Management

Das Recht zur Zuweisung von Status und Fristen zu Aufgaben kann dem Website-Administrator oder Teamleiter der Redaktion vorbehalten bleiben. Dies ermöglicht ihnen eine bessere Kontrolle über die laufenden Prozesse. Eine solche Person sollte auch in der Lage sein, gelöschte Publikationsstatus wiederherzustellen, um das Team vor unerwünschten Verlusten durch Fehler zu schützen.

Eine wesentliche Aufgabe bei der Kontrolle des Workflows ist das Management der Rollen, das heißt das Gewähren und Entziehen von Berechtigungen. Die Erstellung von Publikationen kann die Teilnahme Dritter erfordern, in diesem Fall ist es hilfreich, eine Vorschau des Textes zu erzeugen und ihn anderen mit der Garantie zur Verfügung zu stellen, dass sie ihn nicht ändern können. 

Ein Token kann aus Inhalten mit Entwurfsstatus generiert werden, das es Personen ohne CMS-Konto ermöglicht, das Material anzusehen. Das Token ermöglicht nur die Vorschau. Es wird verwendet, um Inhalte Partnern zur Autorisierung vor der Veröffentlichung zu zeigen. 

Tools zur Entwicklung von Content-Workflows

Es gibt mehrere CMS-Systeme, in denen es möglich ist, einen Workflow für ein Team zu entwerfen. Solche  Bearbeitungstools können mit verfügbaren Plugins und Modulen angepasst werden. 

Ein solches Content-Management-System ist Drupal, das den Benutzern erlaubt, den Status einer Aufgabe (zum Beispiel hinsichtlich der Erstellung eines Artikels) auf unveröffentlicht und veröffentlicht zu setzen. Der erstgenannte Status macht den im CMS gespeicherten Text nur für diejenigen sichtbar, die daran arbeiten und über den entsprechenden Zugang verfügen. Die Änderung auf den zweiten Status macht den Inhalt anonymen Website-Benutzern zugänglich.

Diese grundlegenden Fähigkeiten, die von Drupal bereitgestellt werden, können durch zusätzliche Module wie Workflows und Inhaltsmoderation erweitert werden. Mit diesen können Zwischenstatus dem Workflow hinzugefügt werden, wie z.B.: Entwurf, Zu moderieren, Zu prüfen, Zu genehmigen oder Bereit zur Veröffentlichung.

Neue Inhaltsstatus im Workflows-Modul für Drupal konfigurieren

Das Content-Moderation-Modul ermöglicht es, Rollen an Benutzer zu vergeben und dadurch – von dem Administrator ausgewählte Inhaltsbearbeitungsrechte zu setzen. Auf diese Weise können Personen bestimmt werden, die für die Erstellung von Inhalten, die Moderation und die Genehmigung fertiger Publikationen verantwortlich sind.

Eine weitere hilfreiche Lösung ist das Content Locking-Modul. Ein Benutzer, der auf gesperrte Inhalte stößt, sieht alle Funktionen des CMS, kann die Veröffentlichung jedoch nicht bearbeiten. Nutzer mit ausreichend hohen Berechtigungen können die Sperrung manuell aufheben und den Eintrag bearbeiten. Dies kann auch mit dem Content-Lock-Timeout-Submodul erfolgen. Es dient dazu, einen Beitrag automatisch freizugeben, nachdem eine von der sperrenden Person festgelegte Zeitspanne verstrichen ist.

Workflows zur Produktion von Inhalten – Zusammenfassung

Bei Droptica haben wir bereits viele Workflows entworfen, die Unternehmen die Inhaltserstellung erleichtern. Ein Beispiel sind die im CMS für die Redakteure der Website Zawsze Pomorze angepassten Lösungen. Was sie auszeichnet, ist die Einfachheit des Prozesses. Es ermöglicht die Erstellung und Änderung einer Entwurfsversion, deren Genehmigung durch berechtigte Nutzer sowie die Planung der Veröffentlichung an einem bestimmten Tag. Das Tool ermöglicht es Redakteuren, Inhalte ohne größere Einschränkungen zu erstellen. 

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