12 Intranet-Vorteile - Verbessern Sie Ihr Unternehmen und binden Sie Mitarbeiter ein
Es gibt viele Gründe für eine Organisation, ein Intranet zu haben. Ein solches internes System ermöglicht es einem Unternehmen, Geschäftsprozesse zu optimieren, aber am wichtigsten ist, dass es den Teams erleichtert, ihre täglichen Aufgaben zu erledigen, das Wissen der Mitarbeiter zu systematisieren, eine bequeme Möglichkeit der Kommunikation bietet und vieles mehr. Erfahren Sie mehr über 12 Vorteile eines Intranets.
Was ist Intranet und welche Vorteile hat es?
Ein Intranet ist ein privates, sicheres Netzwerk zum Austausch von Informationen und Tools innerhalb einer Organisation. Im Gegensatz zum Internet, das der Öffentlichkeit zugänglich ist, ist ein Intranet auf autorisierte Benutzer des Unternehmens beschränkt. Das System ist ein zentrales Zentrum für interne Kommunikation, Zusammenarbeit und Informationsmanagement, das es den Mitarbeitern ermöglicht, auf Unternehmensressourcen zuzugreifen. Es fördert ein kohärentes und effizientes Arbeitsumfeld.
Im Folgenden finden Sie spezifische Intranet-Vorteile, für die Sie erwägen sollten, diese Plattform in Ihrer Organisation zu nutzen.
1. Optimiertes Projektmanagement und Teamarbeit
Einer der Hauptvorteile eines Intranets ist seine Fähigkeit, Teams bei der Zusammenarbeit und Kooperation zu unterstützen. Intranets sind virtuelle Orte, an denen Teams an Projekten arbeiten, Dokumenten austauschen und in Echtzeit miteinander kommunizieren können. Dies verbessert das Projektmanagement, indem sichergestellt wird, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Es reduziert auch Missverständnisse und Verzögerungen.
Teammitglieder können ihre Aktionen effizient koordinieren mit Intranet-Funktionen wie gemeinsamen Aufgabenlisten und Dokumentbibliotheken. Projektmanager können Aufgaben zuweisen, Fristen setzen und die Aktivität verfolgen, alles innerhalb des Intranets. Dies hält alle informiert und fördert Verantwortlichkeit und Transparenz.
Ein Beispiel für ein Intranet-Projektmanagement-Panel, entworfen von Droptica-Designern, Quelle: behance.net/droptica
Ein spezifischer Vorteil während eines typischen Arbeitstages ist die Fähigkeit, Start- und Endzeiten zu verfolgen. Der implementierte Kalender lässt Mitarbeiter und Manager wissen, wer verfügbar ist, und Aufgaben effektiv verteilen.
Ein weiteres Beispiel für Intranet-Vorteile ist, dass ein Projektmanager den Fortschritt eines Projekts bei bestimmten Aufgaben leicht verfolgen kann. Und wenn sich herausstellt, dass die Aufgabe aus irgendeinem Grund nicht als abgeschlossen markiert oder nicht den Status "in Bearbeitung" hat, sieht der Manager dies sofort und kann die entsprechende Person kontaktieren.
Was noch? Durch den Export spezifischer Informationen von der Intranet-Plattform kann der Manager dann eine Analyse im Zusammenhang mit der Arbeit eines bestimmten Mitarbeiters oder dem Kontext eines Projekts durchführen. Dieses Wissen kann für die Planung und Verbesserung des Managements in der Zukunft von unschätzbarem Wert sein.
2. Allgemeine Zeitersparnis
Zeitmanagement ist eines der wichtigsten Elemente jedes Geschäftsprozesses. Je besser Sie es verwalten, desto produktiver werden Ihre Mitarbeiter sein. Die Zeit, die für einzelne Aufgaben aufgewendet wird, schrittweise zu reduzieren und nach Verbesserungsmöglichkeiten unter ihnen zu suchen, ist der Weg zur praktischen Verbesserung der genannten Prozesse.
Ein Intranet-System ist ein Werkzeug, das dies erleichtert. Wie macht man das? Es reicht aus, mit etwas so Alltäglichem wie E-Mail-Korrespondenz zu beginnen. Das Postfach zu überprüfen, auf Nachrichten zu antworten und nach wichtigen Anhängen zu suchen. Die Liste ist lang.
Was wäre, wenn Sie es durch einen gemeinsamen Bereich ersetzen könnten, auf den alle zugreifen können und in dem Änderungen im Dokumentenfluss transparent sind? Schneller Zugriff auf Informationen und effizientes Aktualisieren des Status eines bestimmten Geschäftsprozesses, d.h. Informationsmanagement, wird von der Intranet-Plattform bereitgestellt.
E-Mails sind nicht nur die Korrespondenz zwischen Benutzern, sondern auch der Newsletter. Es kostet Zeit, ihn einzurichten, spezifische Empfänger innerhalb des Unternehmens anzusprechen und zu versenden. Außerdem, wenn dieser Newsletter für das Leben der Organisation wesentlich ist, bedeutet die Gewissheit, dass jeder Empfänger ihn erhalten und gelesen hat, das Warten.
In einem Intranet können Sie die Verteilung des Newsletters vereinfachen. Anstatt eine solche Nachricht zu senden, kann der Administrator einen Ort mit einer wichtigen Nachricht angeben und auch eine Funktionalität haben, die über das Lesen dieses Inhalts informiert. Der zusätzliche Nutzen für die Mitarbeiter besteht auch darin, dass es weniger Zeit in Anspruch nimmt, den Newsletter zu finden und erneut zu lesen, als durch Hunderte von E-Mails im Posteingang zu scrollen.
3. Bessere interne Kommunikation innerhalb einer Organisation
Wie im obigen Newsletter-Beispiel erwähnt, ermöglicht ein Intranet, Informationen schnell und einfach mit Mitarbeitern auf allen Ebenen der Organisation zu teilen. Dies kann Unternehmensnachrichten, Management-Updates, Projektinformationen oder wichtige Ankündigungen umfassen. Dies fördert die Transparenz und hält alle Teammitglieder auf dem neuesten Stand. Auf dem Intranet können Sie verschiedene Content-Typen veröffentlichen, wie das Führen eines internen Blogs. Das Taggen von Beiträgen erleichtert es, ein bestimmtes Thema zu finden.
Ein Beispiel für eine Ansicht zum Hinzufügen eines neuen Artikels zu einem Intranet
Kommunikation bedeutet auch den Fluss von Informationen in beide Richtungen. Damit Mitarbeiter effizient zusammenarbeiten können, müssen sie zumindest die Verfügbarkeit der Teammitglieder kennen. Es ist eine gute Idee, einen Kalender im Intranet-System zu implementieren, in dem jeder Mitarbeiter andere über geplante Tage und Arbeitszeiten informieren oder Urlaubsanträge einreichen kann.Es ist eine sehr effektive Möglichkeit, das Management eines bestimmten Geschäftsprojekts zu verbessern. Es ist dann bekannt, welche Person bestimmten Aufgaben zugewiesen ist.
Jeder Mitarbeiter kann sein eigenes Profil im Intranet haben, das die Geschichte all seiner Angelegenheiten und die Korrespondenz mit dem Management umfasst.
4. Schneller Zugriff auf die Unternehmenswerte und Informationen
Ein modernes Intranet ermöglicht es, relevante Informationen und Unternehmenswissen zu erstellen, zu sammeln und leicht zu durchsuchen. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, schnell auf die benötigten Ressourcen zuzugreifen, wie Handbücher, Verfahren oder eine Unternehmens FAQ-Seite, was ein besseres Verständnis von organisatorischen Informationen und Unternehmenswerten fördert.
Ich glaube nicht, dass es nötig ist, Sie davon zu überzeugen, dass dies ein klarer Vorteil eines Mitarbeiter-Intranets ist.
Anstatt sich gegenseitig aktualisierte Versionen von Dateien zu mailen, neue Verzeichnisse auf Google Drive zu erstellen und sie versehentlich mit einer unbefugten Person zu teilen, können all diese Dinge mit einem gut funktionierenden Intranet "geschlossen" werden. Dies betrifft den Aspekt der Geschäftsprozesse und Projekte, an denen Teammitglieder arbeiten.
Das Intranet unterstützt auch den Bereich der Personalabteilung. Die im Intranet veröffentlichten Richtlinien und eine effiziente Suchmaschine können alle, die schnell den gewünschten Inhalt finden müssen, effektiv unterstützen.
Der HR-Bereich, der manchmal sehr umfangreich ist (Vorschriften, Antragsformulare, Anleitungen etc.), sollte ebenfalls so organisiert sein, dass der Benutzer darin navigieren kann. Zum Beispiel spart jedes Anleitungsvideo oder sogar Screenshots, die zeigen, wie man ein bestimmtes Formular ausfüllt, Zeit und vermeidet das unnötige Einbeziehen Dritter.
5. Vereinfachtes Onboarding und Training von Mitarbeitern
Ein weiterer entscheidender Vorteil eines Unternehmensintranets ist die Verbesserung der Onboarding- und Schulungsprozesse für Mitarbeiter. Neueinstellungen können über das Intranet auf alle erforderlichen Schulungsmaterialien, Unternehmensrichtlinien und Onboarding-Dokumente zugreifen. Dieser zentrale Speicher stellt sicher, dass neue Mitarbeiter von Anfang an alle Informationen haben, die sie benötigen, was einen reibungsloseren Übergang in ihre neuen Rollen erleichtert.
Ein modernes Intranet kann eine Vielzahl von Schulungsressourcen hosten, darunter Videos, Tutorials und interaktive Kurse. Dies standardisiert nicht nur den Schulungsprozess, sondern ermöglicht es den Mitarbeitern auch, in ihrem eigenen Tempo zu lernen. Manager können den Fortschritt verfolgen und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter ihre Schulungsanforderungen erfüllen.
Zusätzlich zum Onboarding unterstützen wissensvermittelnde Intranets kontinuierliches Lernen und berufliche Entwicklung. Organisationen können eine umfangreiche Bibliothek von Ressourcen erstellen, darunter Branchennews, Webinare und praktische Tools. Mitarbeiter können diese Materialien nutzen, um über die neuesten Trends informiert zu bleiben und ihre Fähigkeiten zu verbessern, was zu ihrem persönlichen Wachstum und dem Gesamterfolg des Unternehmens beiträgt.
6. Steigerung der Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit
Mitarbeiterengagement ist entscheidend für den Erfolg jeder Organisation, und Intranet-Plattformen spielen eine wichtige Rolle bei der Verbesserung davon.
Anerkennungs- und Belohnungsprogramme
Einer der Vorteile eines Intranets ist die Möglichkeit, Anerkennungs- und Belohnungsprogramme umzusetzen. Sie können diese über das Intranet verwalten, sodass Kollegen und Manager herausragende Leistungen öffentlich anerkennen können. Dies fördert eine Kultur der Wertschätzung und motiviert die Mitarbeiter, in ihren Rollen exzellent zu sein. Nichts steigert das Engagement mehr, als von einem Vorgesetzten und/oder Kollegen anerkannt zu werden.
Umfragen
Jede Umfrage und damit Feedback hat einen Wert. Sowohl in Bezug auf Antworten auf Fragen dazu, wie Mitarbeiter die Organisation wahrnehmen, als auch darauf, wie sie in der Organisation wahrgenommen werden. Umfragen, die auf dem Unternehmensintranet durchgeführt werden, können eine vierteljährliche, halbjährliche oder jährliche Bewertung des Arbeitgebers und des Mitarbeiters sein. Sie sind für die Unternehmenskultur besonders wertvoll, weil sie als zyklischer Prozess stattfinden (und dies ist das Unterscheidungsmerkmal), und zweitens aufgrund der Tatsache, dass beide Parteien Informationen über sich selbst gewinnen. Der hier enthaltene Mehrwert ist Transparenz, der Aufbau weiteren gegenseitigen Vertrauens und der Raum zur Verbesserung des Arbeitsumfelds.
Soziale Interaktion und Gemeinschaftsbildung
Ein modernes Intranet fungiert als soziale Plattform, auf der Mitarbeiter über arbeitsbezogene Aufgaben hinaus interagieren. Funktionen wie soziale Feeds, Gruppenchats und interessenbasierte Foren tragen zum Aufbau eines Gemeinschaftsgefühls innerhalb der Organisation bei. Mitarbeiter können Erfolge teilen, Meilensteine feiern und lockerere Gespräche führen, wodurch die Beziehungen am Arbeitsplatz gestärkt und die Moral gesteigert werden.
Innovationen in der Unternehmenskultur
Die Nutzung des oben genannten Feedbacks und des modernen Intranets als Kommunikationsplattform kann effektiv dazu beitragen, Bedürfnisse zu identifizieren und Innovationen umzusetzen. Jede neue Idee und jeder Vorschlag kann diskutiert und analysiert werden, um den Erwartungen der Interessierten gerecht zu werden. Die Vorteile eines solchen Ansatzes sind unvergleichlich größer, als wenn das Management über eine Änderung entscheidet, ohne vorherige Konsultation. Leider können die Kosten dieser Art von Maßnahmen zu hoch sein und die Ziele möglicherweise nicht erreicht werden.
7. Bessere Work-Life-Balance und Mitarbeiterbindung
Intranets können für Initiativen zur Work-Life-Balance eine echte Neuerung sein. Sie bieten Werkzeuge, die flexible Arbeitsregelungen ermöglichen. Mitarbeiter können sich von überall aus einloggen, was es ihnen ermöglicht, remote zu arbeiten oder ihre Arbeitszeiten so anzupassen, dass sie besser zu ihrem persönlichen Leben passen. Diese Art von Flexibilität kann die Arbeitszufriedenheit erheblich steigern und dazu beitragen, die Fluktuationsraten niedrig zu halten.
Ein Beispiel für ein Intranet mit Zugang zu Vorteilen wie Yoga, Achtsamkeit oder Versicherung, Quelle: behance.net/droptica
Gesundheits- und Wellness-Programme
Die Unternehmensplattformen eignen sich auch hervorragend zur Förderung von Gesundheits- und Wellness-Programmen. Sie können eine Vielzahl von Ressourcen hosten, von Fitness-Herausforderungen und mentaler Gesundheitsunterstützung bis hin zu Ernährungstipps und Stressmanagement-Tools. Einfache Zugänglichkeit dieser Materialien kann wirklich das Wohlbefinden der Mitarbeiter verbessern und insgesamt einen "gesünderen" Arbeitsplatz schaffen.
8. Kostenreduktion
Das Intranet kann Ihnen helfen, Verwaltungskosten zu senken. Es bietet E-Mail, Newsletter, Echtzeit-Updates wichtiger Dokumente, schnellen Zugriff auf Informationen und Online-Meetings, mit großem Augenmerk auf die mobile Version. Dank dessen können Sie einen Videoanruf mit Mitarbeitern organisieren, egal wo sie sich befinden, und das ermöglicht Ihnen, den Geschäftsprozess effizienter zu verwalten.
Darüber hinaus reduziert das Intranet durch die Zentralisierung von Kommunikation und Dokumentmanagement den Bedarf an Papierdokumenten und physischer Lagerung, was zu Einsparungen bei Druck- und Archivierungskosten führt. Die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben und Workflows bedeutet, dass Sie keine zusätzlichen Verwaltungskräfte benötigen, was weitere Einsparungen bedeutet.
Außerdem, indem alle Geschäftsapplikationen in einer Intranet-Software vereint werden, müssen Sie nicht mehrere separate Systeme pflegen, was eine schlankere und kostengünstigere IT-Infrastruktur bedeutet. Insgesamt hilft das Intranet, Ressourcen besser zu nutzen und produktiver zu sein, was die Gesamtkosten des Unternehmens erheblich reduziert.
9. Verbesserte Sicherheit und Compliance
Sicherheit ist für jede Organisation entscheidend, und ein modernes Intranet bietet einen sicheren Raum zum Verwalten von Dokumenten. Im Gegensatz zu einigen externen Kommunikationstools bietet diese Plattform kontrollierten Zugriff auf sensible Informationen, sodass nur autorisierte Personen wichtige Dateien einsehen oder bearbeiten können. Dies verringert das Risiko von Datenverletzungen erheblich und trägt dazu bei, die wertvollen Informationen des Unternehmens zu schützen.
Compliance-Tracking und -Berichterstattung
Eine Intranet-Plattform erleichtert es auch, den Überblick über regulatorische Compliance zu behalten. Sie können alle Ihre Compliance-Dokumente an einem Ort aufbewahren, verfolgen, wie gut Richtlinien eingehalten werden, und bei Bedarf schnell Berichte erstellen. Dieser zentralisierte Ansatz erleichtert Audits erheblich und trägt dazu bei, sicherzustellen, dass das Unternehmen all seine gesetzlichen und regulatorischen Verpflichtungen erfüllt, wodurch potenzielle Geldstrafen und rechtliche Probleme vermieden werden.
10. Fortschrittliche Entscheidungsfindung
Eines der großartigen Dinge an der Nutzung eines Intranets ist, dass es Ihnen Echtzeitzugriff auf alle wichtigen Geschäftsinformationen ermöglicht, die Sie benötigen. Dies bedeutet, dass Manager und Mitarbeiter schnell fundierte Entscheidungen treffen können. Egal, ob Sie Umsatzzahlen betrachten, Projekt-Updates überprüfen oder Kundenfeedback einsehen, der Zugriff auf diese Informationen sorgt dafür, dass Sie immer mit den neuesten Daten arbeiten.
Bessere Berichterstattungsfähigkeiten
Intranets können auch detaillierte Berichte erstellen, die Einblicke in verschiedene Teile des Unternehmens bieten. Sie können diese Berichte anpassen, um Dinge wie Projektfortschritte, Mitarbeiterleistung oder finanzielle Gesundheit zu verfolgen. Mit diesen erweiterten Berichtswerkzeugen können Unternehmen Trends erkennen, Herausforderungen antizipieren und Chancen ergreifen - was großartig für strategische Planung und Entscheidungsfindung ist.
11. Krisenmanagement
Ein effektives Krisenmanagement ist entscheidend für jede Organisation, nicht nur um die Sicherheit ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten, sondern auch um den Betrieb reibungslos fortzuführen. Ein Intranet kann in solchen Situationen lebensrettend sein.
Notfallkommunikation
Im Falle einer Krise (wie einem Hackerangriff oder Datenleck) ist ein zuverlässiges Kommunikationsmittel unerlässlich. Ein Intranet ermöglicht es Organisationen, Anweisungen schnell an alle Mitarbeiter zu verteilen, sodass jeder auf dem Laufenden ist und weiß, was zu tun ist. Diese schnelle Kommunikation kann helfen, die Auswirkungen des Vorfalls zu mildern.
Planung der Geschäftskontinuität
Intranets sind bei der Planung von Geschäftskontinuität während Störungen von unschätzbarem Wert. Sie geben Mitarbeitern Zugriff auf kritische Informationen und Ressourcen, sodass sie mit Kollegen kommunizieren und, falls erforderlich, weiterhin remote arbeiten können. Dies hilft der Organisation, betriebsfähig zu bleiben und sich schnell von unerwarteten Ereignissen zu erholen.
12. Anpassbare und skalierbare Lösungen
Jedes Geschäft ist einzigartig, und ein Intranet kann so gestaltet werden, dass es zu diesen spezifischen Bedürfnissen passt. Vom Look and Feel bis zu den angebotenen Funktionen kann ein Intranet angepasst werden, um zur Marke und den Zielen eines Unternehmens zu passen. Diese Ebene der Personalisierung stellt sicher, dass das Intranet nicht nur ein weiteres Werkzeug ist, sondern ein wertvolles Asset, das perfekt mit den Zielen der Organisation übereinstimmt.
Skalierbar für Wachstum
Wenn Ihr Geschäft expandiert, ändern sich Ihre Anforderungen. Moderne Intranets sind darauf ausgelegt, skalierbar zu sein und mit Ihrer Organisation zu wachsen. Ob Sie mehr Benutzer hinzufügen, neue Funktionen einführen oder mit externen Tools integrieren müssen, Ihr Unternehmensintranet kann sich an diese Änderungen anpassen. Diese Flexibilität stellt sicher, dass Ihr Intranet nützlich und effektiv bleibt, egal wie groß Ihr Unternehmen wird.
Integration mit anderen Systemen
Heutige Intranets arbeiten nicht isoliert. Sie können nahtlos mit anderen Unternehmenssystemen wie CRM- und ERP-Software integriert werden. Dies bedeutet, dass Daten reibungslos zwischen den Systemen fließen können, was redundante Dateneingaben reduziert und die Effizienz steigert. Mit allem, was von einer Plattform aus zugänglich ist, können Mitarbeiter produktiver arbeiten und bessere Entscheidungen treffen.
Intranet-Vorteile - Zusammenfassung
Es gibt keinen Zweifel an den Vorteilen eines Intranets. Vom Verbessern der internen Kommunikation und Zusammenarbeit bis hin zur Verbesserung des Mitarbeiterengagements und zur Sicherstellung der Sicherheit sowie der Ermöglichung von Workflow-Automatisierung, die Vorteile sind umfangreich.
Beim Planen der internen Plattform ist es wichtig, die Bedürfnisse des Unternehmens zu identifizieren und ein Intranet basierend auf den zu erreichenden Zielen zu erstellen. Wenn die Änderungen, die es im Laufe der Zeit verursacht hat, sichtbar sind, sollte ein Intranet verbessert werden, um seine Fähigkeiten auf die effektivste Weise zu nutzen. Die Vorteile eines Intranets sind klar, und die Investition in ein gut gestaltetes Intranet kann das Geschäftsbetrieb und die Mitarbeiterzufriedenheit erheblich verbessern.
