13 fonctionnalités intranet pour votre entreprise et vos employés

Avoir une plateforme intranet dans une entreprise se traduit par de nombreux avantages. Cela aide à prendre soin de l'engagement des employés, à élargir leurs connaissances et compétences, ou à développer la culture organisationnelle. Cela permet également d'améliorer constamment la communication quotidienne, en particulier parmi les membres de l'équipe travaillant à distance ou dispersés. Que peut avoir exactement votre système ? Voici une liste des fonctionnalités intranet les plus courantes et souhaitées.

1. Page d'accueil de l'intranet

La page d'accueil de l'intranet est la base d'un système bien organisé dans une entreprise. Elle sert de point de départ central pour les employés de l'entreprise. C'est la première page que les utilisateurs voient lorsqu'ils se connectent à l'intranet, son rôle est donc essentiel pour un flux d'informations adéquat et une efficacité de travail. 

Un exemple de page d'accueil intranet créée par les designers de Droptica, 
source: behance.net/droptica

Il est important de bien organiser les sections que les employés aiment utiliser (par exemple, les actualités, les liens vers les ressources essentielles, le calendrier des réunions) dans le tableau de bord principal de l'intranet. En disposant clairement et soigneusement les éléments, les utilisateurs peuvent accéder rapidement aux outils, informations et sections les plus pertinents depuis un seul endroit, ce qui leur fait gagner du temps et rationalise leur travail.

Il est également crucial de personnaliser la vue selon les besoins des utilisateurs. Lors de la planification d'un intranet pour une entreprise, il est utile de s'assurer que les employés peuvent personnaliser la page d'accueil de l'intranet selon leurs préférences afin qu'ils puissent utiliser le système encore plus rapidement et plus efficacement.

2. Base de connaissances pour les employés

Une base de connaissances est un endroit où vous pouvez stocker tous les matériaux utiles à vos employés. Vous pouvez partager de la documentation, comme des règlements, des procédures écrites ou les valeurs de l'organisation. Elle est également parfaite en tant que section contenant des savoir-faire utiles pour publier des e-books, des guides, des tutoriels, des présentations, des liens intéressants et d'autres ressources de formation. Vous pouvez librement adapter la forme de la base de connaissances pour correspondre au profil de l'organisation.

Cette fonctionnalité intranet est particulièrement précieuse pour les nouveaux employés. En rassemblant toute la documentation de l'entreprise sur les processus, connaissances et opérations de l'organisation en un seul endroit, le portail intranet facilite l'intégration des nouvelles recrues dans leurs responsabilités. Ils peuvent utiliser les ressources disponibles à tout moment pour trouver les informations dont ils ont besoin à diverses étapes de l'intégration.

Il y a beaucoup de liberté dans l'ajout de contenu intranet, grâce à la possibilité de créer des catégories. Le module de base de connaissances est généralement combiné à un système d'autorisation - vous pouvez appliquer des restrictions d'accès à des documents spécifiques ou à des catégories individuelles. Il est judicieux de collecter la base de connaissances sur l'intranet de manière claire et organisée afin que les employés puissent rapidement et facilement trouver les matériaux souhaités.

Un exemple de fonctionnalité pour accorder des permissions d'accès au contenu, 
source: behance.net/droptica

3. Section des actualités en tant que fonctionnalité intranet

Une autre fonctionnalité intranet vous permet de partager des informations actuelles sur la vie de l'organisation. Nous parlons de la section des actualités, qui peut être utilisée à diverses fins, y compris :

• publier des nouvelles sur l'entreprise,
• informer sur les activités de l'entreprise et les actions dans lesquelles les membres de l'équipe peuvent s'impliquer (par exemple, que l'entreprise X recherche des personnes pour le poste Y, et les employés peuvent utiliser le système de recommandation et recommander un candidat),
• reconnaître les réalisations des employés (tant professionnelles que personnelles),
• publier des changements concernant les projets en cours ou les postes occupés dans l'organisation,
• ajouter des comptes rendus photo des événements de l'entreprise et des voyages de renforcement d'équipe,
• présenter les employés à l'occasion de la réalisation de projets intéressants par une équipe spécifique,
• partager des moments significatifs de la vie de l'entreprise (encore mieux si ce sont les employés eux-mêmes qui publient ce type de contenu),
• fournir des informations automatiques sur les anniversaires et les anniversaires professionnels des membres de l'équipe (ces données peuvent être automatiquement téléchargées depuis la base de données des employés),
• fournir des rappels continus aux employés concernant les tâches critiques à accomplir ou les délais à respecter.

Une proposition de présentation du contenu intranet , source: behance.net/droptica

4. Foire Aux Questions (FAQ)

En ce qui concerne le contenu sur l'intranet, il est également judicieux de créer une page de Foire Aux Questions. La section FAQ devrait décrire des problèmes récurrents sur lesquels les employés posent souvent des questions. Il est judicieux de rédiger ces questions et d'ajouter des réponses pour qu'elles soient largement disponibles auprès des personnes intéressées.

Concept de la page FAQ sur l'intranet conçu par les designers de Droptica, 
source: behance.net/droptica

Les problèmes soulevés valent la peine d'être adaptés à l'organisation en question. Ce sont ses représentants qui connaissent le mieux les problèmes ou préoccupations auxquels les employés se heurtent au quotidien. Les questions dans les FAQs peuvent concerner l'organisation du travail, la base de connaissances, les règles d'utilisation du matériel de bureau, les approches pour accomplir des tâches ou les licences, et l'accès aux programmes ou outils.

La page de Foire Aux Questions sur l'intranet est un espace pour les nouveaux comme pour les employés existants. Cette section permet d'assimiler rapidement les informations les plus critiques, réduisant ainsi le nombre de messages et de questions répétitifs soumis, par exemple, au service des ressources humaines ou aux supérieurs directs.

5. La recherche intuitive sur l'intranet

La recherche sur l'intranet est une autre fonctionnalité sans laquelle il est difficile d'imaginer un système interne pour les employés. Le mécanisme de recherche vous permet d'indexer et de renvoyer des informations et ressources fournies par l'organisation (par exemple, documents, descriptions d'employés ou de projets).

Avec une recherche intranet intuitive, les employés peuvent trouver des données ou des matériaux pertinents plus rapidement, accélérant ainsi les tâches et améliorant les processus de prise de décision. La facilité de localisation des fichiers incite les utilisateurs de l'intranet à exploiter plus souvent les connaissances collectives de l'organisation et à les partager avec leurs collègues, réduisant les obstacles à l'accès à l'information. 

Comme d'autres fonctionnalités de l'intranet, le moteur de recherche mérite également d'être adapté aux besoins de l'organisation. Par exemple, vous pouvez configurer une liste déroulante de résultats qui s'ajuste au mot-clé que vous tapez et affine les résultats selon la phrase. Une autre option consiste à ajouter des filtres et la possibilité de trier les résultats pour augmenter leur pertinence.  

Un exemple de conception de recherche intranet, source: behance.net/droptica

Vous pouvez mettre en œuvre la recherche intranet pour l'ensemble du système ou la créer en tant que mécanisme dédié pour traiter une section sélectionnée, par exemple avec des documents ou des actualités, comme dans le graphique ci-dessus. 

6. Gestion de projet

Le module de gestion de projetpermet généralement des activités telles que la création de projets dans le système et la tenue d'un calendrier ou d'un programme pour une tâche donnée.

Il est également possible d'organiser des réunions (y compris des réunions de groupe) et de saisir des notes. La fonctionnalité intranet de gestion de projet peut également disposer d'un calendrier intégré et vous permettre de consulter le planning de tous les membres de l'entreprise, y compris les supérieurs. Il vaut la peine de le connecter avec le module d'absence, de sorte que lorsqu'une personne est en congé, le système envoie automatiquement ces informations et les présente dans le système.

Le module permet également de gérer les tâches et de créer des rapports. Un nombre illimité de tâches, priorités, statuts et l'attribution des responsabilités facilitent la systématisation du travail du projet le plus complexe ou de l'équipe dispersée.

Grâce aux rapports, il est possible de suivre la progression et la ponctualité des tâches individuelles. En revanche, l'enregistrement du temps facilite le contrôle de l'utilisation productive du temps de chaque membre de l'équipe de projet.

Suivi de la progression du travail

La fonctionnalité de suivi de l'efficacité du travail permet d'évaluer les performances de l'équipe de projet. Elle facilite aux managers l'analyse de l'efficacité des activités individuelles d'un projet, d'un service particulier ou de l'ensemble de l'entreprise.

De plus, des fonctionnalités intranet telles que les suivantes peuvent être incluses dans le module de suivi de la progression du travail :

• gestion du travail des membres de l'équipe,
• surveillance de l'activité et de la progression des employés,
• flux d'informations efficace,
• définition des priorités,
• délégation de tâches,
• réception de rapports de tâches (la fréquence est arbitraire).

Surveiller la performance d'une équipe entière est un défi de taille. Surtout pour les entreprises travaillant à distance ou sous un modèle distribué.

Soutien à la communication et au travail d'équipe 

La question de la communication est un élément crucial dans une entreprise. Avec l'intranet, le flux d'informations entre les employés devient simple et transparent. Cela peut s'appliquer à l'ensemble de l'organisation, mais il est également possible de le diviser en projets spécifiques au sein d'une équipe particulière.

Grâce à cela, vous obtenez :

• flux d'informations efficace au sein du projet,
• l'opportunité d'acquérir de nouvelles connaissances et de les partager avec les autres,
• accès à distance aux documents et informations,
• amélioration de la mise en œuvre des tâches et des processus.

7. Réseautage social

Un intranet pour les employés peut également fournir un espace confortable et sécurisé pour échanger des idées sur des projets, partager des connaissances et des idées, ou discuter de sujets moins formels et non liés au travail. Il existe de nombreuses fonctionnalités grâce auxquelles un intranet améliore la communication au sein d'une entreprise.

Sur la plateforme, vous pouvez implémenter, par exemple, un forum de discussion ou un chat qui encourage les conversations, offrant des options telles que :

• visibilité en ligne et hors ligne des utilisateurs,
• canaux privés et publics,
• @mention,
• partage de photos et de vidéos,
• gestion des liens internes et externes,
• like et système de commentaires,
• historique des conversations.

8. Finance et RH sur l'intranet

Le module financier est un clin d'œil à la gestion et aux ressources humaines. Il permet des améliorations telles que :

• registre électronique des factures,
• gestion numérique des voyages d'affaires, y compris leur règlement (la fonctionnalité intranet permet la circulation des délégations entre l'employé, le supérieur et la comptabilité),
• exécution des commandes par les employés (il peut s'agir de commandes telles que des gadgets publicitaires, des fournitures de bureau, etc.; dans le panneau, les personnes autorisées ont accès à des informations détaillées sur les commandes).

Il est bon de se rappeler que les capacités de la plateforme peuvent également être personnalisées dans cet aspect en introduisant des outils intranet personnalisés. 

9. Enregistrements du temps de travail

Les enregistrements des temps de travail sur un intranet incluent généralement des informations sur les heures des employés, les heures supplémentaires, les vacances et autres absences, facilitant la gestion en temps réel. 

Cette fonctionnalité intranet assure la transparence dans l'enregistrement du nombre d'heures travaillées. Les personnes employées peuvent accéder et consulter leurs relevés de temps à tout moment, renforçant la confiance au sein de l'organisation. Le module permet également aux employés de programmer des jours de congé et de soumettre des demandes à leurs supérieurs, comme pour les vacances, réduisant cette procédure au minimum nécessaire.

Les enregistrements des temps de travail sur l'intranet prouvent également que l'entreprise se conforme aux lois et règlements sur le travail liés aux horaires de travail, aux heures supplémentaires ou aux périodes de repos. Il simplifie le processus d'audits internes et de vérification, permettant de tenir des registres précis.

Un enregistrement précis des heures de travail peut également être étroitement lié à la paie. Cela garantit que les employés sont payés correctement et à temps pour les heures réellement travaillées. Cela inclut les heures supplémentaires et les primes et réduit le nombre d'erreurs ou de malentendus possibles.

10. Profil des employés et développement des compétences

Un intranet d'entreprise est une plateforme pour les employés. Ils ne sont pas seulement des récepteurs passifs mais aussi des créateurs actifs qui sont souvent désireux de s'impliquer dans le développement de cet espace virtuel. Il vaut donc la peine de s'assurer qu'ils ont également leur propre page, tout comme dans les réseaux sociaux.

Chaque utilisateur de l'intranet devrait pouvoir créer un profil d'employé pour partager des informations sur lui-même et se présenter aux autres membres de l'équipe. Une telle fonctionnalité intranet permet aux personnes de l'organisation de mieux se connaître et de rester à jour. 

Le profil d'un employé peut inclure des informations telles que :

• description des tâches et compétences,
• documents et notes,
• liste des tests, certificats et cours suivis,
• actualités sur les dernières réalisations,
• description des intérêts,
• registre des contrats et rappels,
• historique de l'emploi,
• structure organisationnelle,
• intégration avec la paie.

Développement adapté au profil de l'employé

L'intranet fonctionne parfaitement comme un mécanisme pour prendre soin du développement des employés individuels. Vous pouvez gérer chaque étape dans le système - de la planification à la programmation en passant par la livraison. Vous pouvez facilement publier du texte, des photos, des diaporamas et des vidéos sur la plateforme, qui fourniront les matériaux de formation nécessaires.

Le système intranet peut également être automatisé pour informer sur la nécessité de formations spécifiques, certifications ou tests concernant l'état de certaines informations dans le profil de l'employé.

L'intranet facilite également pour les employés des ressources humaines de suivre l'achèvement des cours de formation, d'évaluer le travail, de répondre aux questions et d'évaluer les connaissances.

11. Appréciation des employés et collègues

L'intranet sert également d'excellent instrument pour apprécier les employés et collègues, permettant l'affichage public de leurs réalisations et contributions à l'entreprise.

Un système intranet peut avoir des fonctionnalités telles que :

• un tableau blanc interactif pour partager les réalisations des membres de l'équipe, comme l'obtention d'un certificat dans la technologie XYZ ou l'amélioration des compétences professionnelles,
• un système d'attribution de kudos ou de reconnaissance informelle aux collègues pour leur comportement positif, leur assistance ou leurs contributions à un projet particulier,
• une section dédiée pour nommer des employés pour des prix de l'entreprise dans des catégories établies (par exemple, employé du mois),
• newsletters et annonces de l'entreprise pour diffuser des informations sur les succès des projets, les initiatives dignes de reconnaissance ou les promotions des services. 

Un exemple de vue de l'ajout de nouveaux kudos pour les collègues

12. Nouvelles idées dans l'organisation

Un intranet apporte de nombreux bénéfices; par exemple, il contribue au développement continu de l'entreprise et à l'innovation collaborative. 

Cette fonctionnalité intranet permet aux membres de l'équipe de soumettre des idées qui peuvent concerner divers aspects de l'organisation, tels que de nouveaux outils, des améliorations dans le travail sur les projets, ou des propositions de formation thématique.

Les autres employés ont la possibilité d'évaluer les suggestions et initiatives entrées. La possibilité de commenter les entrées est un élément pratique et essentiel de l'intranet. Des groupes de discussion peuvent également être créés ici, encourageant les employés à partager leurs connaissances et opinions. Cela permet aux membres de l'équipe de communiquer constamment entre eux et d'avoir un sentiment de contribution significative à l'entreprise.

13. Notifications en tant que fonctionnalité intranet

Les notifications sont un exemple récent mais tout aussi important d'une fonctionnalité intranet utile. Elles jouent un rôle essentiel dans la communication et la gestion de l'information dans l'organisation. Grâce aux notifications, les employés sont informés des nouvelles publiées ou des derniers changements dans l'entreprise.

L'un des principaux avantages des notifications est leur capacité à remplacer d'autres formes de communication plus chronophages, comme les e-mails ou les réunions. Tous les messages ne sont pas prioritaires pour préparer un contenu long ou convoquer les employés pour une réunion en ligne. Parfois, une courte note suffit pour accélérer le flux d'informations.

Les systèmes intranet modernes offrent également de plus en plus la possibilité de personnaliser les notifications. Par conséquent, les employés peuvent recevoir des notifications adaptées à leur poste, leurs domaines d'intérêt ou leur équipe, évitant ainsi d'être submergés par un excès d'informations non pertinentes.

Fonctionnalités de l'intranet - résumé

Les capacités ci-dessus ne sont que des exemples sélectionnés parmi les nombreuses fonctionnalités de l'intranet. Ces sections peuvent être librement ajustées et modifiées en fonction des besoins des entreprises individuelles et en fonction de la technologie ou de la plateforme choisie.

Chez Droptica, nous adaptons chaque mise en œuvre de l'intranet aux besoins du client. Nous pouvons inclure les modules décrits ci-dessus dans le système, ainsi que créer des éléments dédiés intégrés à d'autres outils de l'entreprise. Découvrez nos systèmes intranet et consultez la portée du projet avec nos spécialistes expérimentés.

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Article mis à jour le 12/08/2020