12 Avantages de l'Intranet - Améliorez Votre Entreprise et Engagez les Employés
Il existe de nombreuses raisons pour une organisation d'avoir un intranet. Un tel système interne permet à une entreprise de rationaliser les processus commerciaux, mais surtout, facilite la tâche des équipes pour accomplir leurs tâches quotidiennes, systématise les connaissances des employés, fournit un moyen pratique de communication, et bien plus encore. Découvrez 12 avantages d'un intranet.
Qu'est-ce qu'un intranet et quels sont ses avantages ?
Un intranet est un réseau privé et sécurisé pour le partage d'informations et d'outils au sein d'une organisation. Contrairement à Internet, qui est accessible au public, un intranet est réservé aux utilisateurs autorisés de l'entreprise. Le système est une plaque tournante centrale pour la communication interne, la collaboration et la gestion de l'information, permettant aux employés d'accéder aux ressources de l'entreprise. Il favorise un environnement de travail cohérent et efficace.
Ci-dessous, vous trouverez des avantages spécifiques de l'intranet pour lesquels vous devriez envisager d'utiliser cette plateforme dans votre organisation.
1. Gestion de projet simplifiée et travail d'équipe
Un des principaux avantages d'un intranet est sa capacité à aider les équipes à collaborer et coopérer. Les intranets sont des lieux virtuels où les équipes peuvent travailler sur des projets, utiliser le partage de documents et communiquer entre elles en temps réel. Cela améliore la gestion de projet en garantissant que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Cela réduit également la mauvaise communication et les retards.
Les membres de l'équipe peuvent coordonner efficacement leurs actions avec les fonctionnalités de l'intranet telles que des listes de tâches partagées et des bibliothèques de documents. Les chefs de projet peuvent attribuer des tâches, fixer des échéances et suivre l'activité, le tout dans l'intranet. Cela maintient tout le monde informé et favorise la responsabilité et la transparence.
Un exemple de panneau de gestion de projet intranet conçu par les designers de Droptica, source: behance.net/droptica
Un avantage spécifique lors d'une journée de travail typique est la capacité de suivre les heures de début et de fin. Le calendrier mis en œuvre permet aux employés et aux managers de savoir qui est disponible et de distribuer les tâches efficacement.
Un autre exemple d'avantages de l'intranet est qu'un chef de projet peut facilement suivre l'avancement d'un projet sur des tâches spécifiques. Et s'il s'avère que la tâche n'a pas été marquée comme terminée ou n'a pas le statut "en cours" pour une raison quelconque, le manager le voit immédiatement et peut contacter la personne appropriée.
Quoi d'autre ? En exportant des informations spécifiques depuis la plateforme intranet, le manager peut ensuite effectuer une analyse liée au travail d'un employé en particulier ou au contexte d'un projet. Cette connaissance peut être inestimable pour planifier et améliorer la gestion à l'avenir.
2. Économies de temps en général
La gestion du temps est l'un des éléments les plus importants de tout processus commercial. Plus vous le gérez bien, plus vos employés seront productifs. Réduire successivement le temps consacré aux tâches individuelles et chercher des opportunités d'amélioration parmi elles est la voie vers une amélioration pratique des processus mentionnés.
Un système intranet est un outil qui facilite cela. Comment le faire ? Il suffit de commencer par quelque chose d'aussi banal que la correspondance par e-mail. Vérifier la boîte de réception, répondre aux messages et rechercher des pièces jointes importantes. La liste est longue.
Que se passerait-il si vous pouviez le remplacer par un espace commun auquel tout le monde peut accéder et où les changements dans le flux de documents sont transparents ? L'accès rapide à l'information et la mise à jour efficace du statut d'un processus commercial donné, c'est-à-dire la gestion de l'information, sont assurés par la plateforme intranet.
Le courriel n'est pas uniquement la correspondance entre les utilisateurs, mais aussi la newsletter. Il faut du temps pour la configurer, adresser des destinataires spécifiques au sein de l'entreprise, et l'envoyer. De plus, si cette newsletter est essentielle à la vie de l'organisation, la certitude que chaque destinataire l'a reçue et lue signifie qu'il faut attendre.
Dans un intranet, vous pouvez simplifier la distribution de la newsletter. Au lieu d'envoyer un tel message, l'administrateur peut indiquer un lieu avec un message important et également avoir une fonctionnalité qui informe de la lecture de ce contenu. La valeur ajoutée pour les employés est également qu'ils prennent moins de temps à trouver et relire la newsletter que de faire défiler des centaines d'emails dans la boîte de réception.
3. Amélioration de la communication interne au sein d'une organisation
Comme mentionné dans l'exemple de la newsletter ci-dessus, un intranet vous permet de partager rapidement et facilement des informations avec les employés à tous les niveaux de l'organisation. Cela peut inclure les nouvelles de l'entreprise, les mises à jour de la direction, les informations sur les projets ou les annonces importantes. Cela favorise la transparence et tient tous les membres de l'équipe informés. Sur l'intranet, vous pouvez publier différents types de contenus, comme tenir un blog interne. Le marquage des publications facilite la recherche d'un sujet particulier.
Un exemple de vue pour ajouter un nouvel article à un intranet
La communication concerne également le flux d'informations dans les deux sens. Pour que les employés coopèrent efficacement, ils doivent au moins connaître la disponibilité des membres de l'équipe. C'est une bonne idée de mettre en œuvre un calendrier dans le système intranet, où chaque employé peut informer les autres des jours et heures de travail prévus ou soumettre des demandes de congés. C'est un moyen très efficace d'améliorer la gestion d'un projet d'affaires particulier. On sait alors quelle personne est affectée à certaines tâches.
Chaque employé peut avoir son propre profil sur l'intranet, qui comprend l'historique de toutes ses affaires, et la correspondance avec la direction.
4. Accès rapide aux valeurs et informations de l'entreprise
Un intranet moderne permet de créer, collecter et rechercher facilement des informations pertinentes et des connaissances d'entreprise. Cela permet aux employés d'accéder rapidement aux ressources dont ils ont besoin, telles que des manuels, des procédures ou une FAQ, qui promeut une meilleure compréhension des informations organisationnelles et des valeurs de l'entreprise.
Je ne pense pas qu'il soit nécessaire de vous convaincre que c'est un avantage évident d'un intranet pour les employés.
Au lieu de s'envoyer par e-mail des versions mises à jour de fichiers, de créer de nouveaux répertoires sur Google Drive et de les partager accidentellement avec une personne non autorisée, toutes ces choses peuvent être "clôturées" avec un intranet bien fonctionnel. Cela s'applique à l'aspect des processus commerciaux et des projets sur lesquels les membres de l'équipe travaillent.
L' intranet soutient également l'aspect des ressources humaines. Les lignes directrices publiées sur l'intranet et un moteur de recherche efficace peuvent soutenir efficacement tous ceux qui ont besoin de trouver rapidement le contenu qui les intéresse.
Le périmètre des ressources humaines, qui est parfois très large (règlements, formulaires de demande, instructions, etc.), devrait également être organisé d'une manière qui permette à l'utilisateur de le naviguer. Par exemple, chaque vidéo d'instruction, ou même des captures d'écran qui illustrent comment remplir un formulaire donné, économise du temps et évite le recours inutile à des tiers.
5. Intégration et formation simplifiées des employés
Un autre avantage crucial d' un intranet d'entreprise est l'amélioration des processus d'intégration et de formation des employés. Les nouvelles recrues peuvent accéder à tous les documents de formation nécessaires, aux politiques de l'entreprise et aux documents d'intégration via l'intranet. Ce dépôt centralisé garantit que les nouveaux employés ont toutes les informations dont ils ont besoin dès le premier jour, facilitant une transition plus fluide dans leurs nouveaux rôles.
Un intranet moderne peut héberger une variété de ressources de formation, y compris des vidéos, des tutoriels et des cours interactifs. Cela non seulement standardise le processus de formation, mais permet également aux employés d'apprendre à leur propre rythme. Les gestionnaires peuvent suivre les progrès et s'assurer que tous les employés répondent à leurs exigences de formation.
En plus de l'intégration, les intranets de partage de connaissances favorisent l'apprentissage continu et le développement professionnel. Les organisations peuvent créer une bibliothèque étendue de ressources, y compris des nouvelles de l'industrie, des webinaires et des outils pratiques. Les employés peuvent utiliser ces matériaux pour se tenir au courant des dernières tendances et améliorer leurs compétences, contribuant à leur développement personnel et au succès global de l'entreprise.
6. Augmentation de l'engagement et de la satisfaction des employés
L'engagement des employés est essentiel au succès de toute organisation, et les plateformes intranet jouent un rôle important dans son amélioration.
Programmes de reconnaissance et de récompense
L'un des avantages d'un intranet est la capacité de mettre en œuvre des programmes de reconnaissance et de récompense. Vous pouvez gérer ceux-ci via l'intranet, permettant aux collègues et aux gestionnaires de reconnaître publiquement des performances exceptionnelles. Cela favorise une culture d'appréciation et motive les employés à exceller dans leurs rôles. Rien n'augmente l'engagement plus que d'être reconnu par un gestionnaire et/ou par un pair.
Enquêtes
Chaque enquête, et donc chaque retour d'information, a de la valeur. Tant en ce qui concerne les réponses aux questions sur la manière dont les employés perçoivent l'organisation que sur la manière dont ils sont perçus dans l'organisation. Les enquêtes menées sur l'intranet de l'entreprise peuvent être une évaluation trimestrielle, semestrielle ou annuelle de l'employeur et de l'employé. Elles sont particulièrement précieuses pour la culture organisationnelle car elles se déroulent dans un processus cyclique (et c'est le trait distinctif), et deuxièmement en raison du fait que les deux parties gagnent des informations sur elles-mêmes. La valeur ajoutée ici est la transparence, la construction d'une confiance mutuelle supplémentaire et l'espace pour améliorer l'environnement de travail.
Interaction sociale et construction de communauté
Un intranet moderne sert de plateforme sociale où les employés interagissent au-delà des tâches liées au travail. Des fonctionnalités telles que les flux sociaux, les discussions de groupe et les forums d'intérêt aident à former un sentiment de communauté au sein de l'organisation. Les employés peuvent partager des réalisations, célébrer des étapes importantes et engager des conversations informelles, renforçant les relations en milieu de travail et améliorant le moral.
Innovations dans la culture de l'entreprise
L'utilisation des retours d'information mentionnés précédemment et de l'intranet moderne comme plateforme de communication peut influencer efficacement l'identification des besoins et la mise en œuvre des innovations. Chaque nouvelle idée ou suggestion peut être discutée et analysée pour répondre aux attentes des parties intéressées. Les avantages d'une telle approche sont infiniment plus grands que lorsque la direction décide d'un changement sans aucune consultation préalable. Malheureusement, les coûts de ce type d'action peuvent être trop élevés et les objectifs peuvent ne pas être atteints.
7. Meilleur équilibre travail-vie personnelle et rétention des employés
Les intranets peuvent constituer un véritable atout pour les initiatives d'équilibre travail-vie personnelle. Ils fournissent des outils qui permettent des modalités de travail flexibles. Les employés peuvent se connecter depuis n'importe où, ce qui leur permet de travailler à distance ou d'ajuster leurs horaires pour mieux s'adapter à leur vie personnelle. Ce genre de flexibilité peut vraiment améliorer la satisfaction au travail et aider à maintenir des taux de rotation bas.
Un exemple d'intranet avec accès à des avantages tels que le yoga, la pleine conscience ou l'assurance, source: behance.net/droptica
Programmes de santé et de bien-être
Les plateformes d'entreprise sont également excellentes pour promouvoir des programmes de santé et de bien-être. Elles peuvent héberger une variété de ressources, allant des défis de fitness et du soutien en santé mentale aux conseils nutritionnels et aux outils de gestion du stress. L'accès facile à ces matériaux peut vraiment améliorer le bien-être des employés et créer un lieu de travail "plus sain" globalement.
8. Réduction des coûts
L'intranet peut vous aider à réduire les coûts administratifs. Il offre des e-mails, des newsletters, des mises à jour en temps réel de documents importants, un accès rapide à l'information et des réunions en ligne, avec un grand accent sur la version mobile. Grâce à cela, vous pouvez organiser un appel vidéo avec les employés, peu importe où ils sont, et cela vous permet de gérer le processus commercial plus efficacement.
De plus, en centralisant la communication et la gestion des documents, l'intranet réduit le besoin de documents papier et de stockage physique, ce qui entraîne des économies sur les coûts d'impression et d'archivage. L'automatisation des tâches répétitives et des flux de travail signifie que vous n'avez pas besoin de personnel administratif supplémentaire, ce qui signifie plus d'économies de coûts.
En outre, en ayant toutes les applications professionnelles dans un logiciel intranet unique, vous n'avez pas à maintenir plusieurs systèmes distincts, ce qui signifie une infrastructure informatique plus légère et plus rentable. Dans l'ensemble, l'intranet aide à mieux utiliser les ressources et à être plus productif, ce qui réduit considérablement les coûts globaux de l'entreprise.
9. Sécurité et conformité améliorées
La sécurité est cruciale pour toute organisation, et un intranet moderne fournit un espace sûr pour gérer les documents. Contrairement à certains outils de communication externes, cette plateforme offre un accès contrôlé aux informations sensibles, garantissant que seules les personnes autorisées peuvent voir ou éditer des fichiers importants. Cela réduit considérablement le risque de violation de données et aide à protéger les informations précieuses de l'entreprise.
Suivi et rapports de conformité
Une plateforme intranet facilite également le suivi des conformités réglementaires. Vous pouvez conserver tous vos documents de conformité en un seul endroit, suivre le respect des politiques, et générer rapidement des rapports lorsqu'ils sont nécessaires. Cette approche centralisée facilite grandement les audits et aide à s'assurer que l'entreprise respecte toutes ses obligations légales et réglementaires, évitant ainsi de potentiels amendes et problèmes juridiques.
10. Prise de décision avancée
Un des grands avantages d' utiliser un intranet est qu'il vous donne un accès en temps réel à toutes les informations d'affaires critiques dont vous avez besoin. Cela signifie que les gestionnaires et les employés peuvent prendre des décisions intelligentes rapidement. Que vous analysiez les chiffres de ventes, les mises à jour de projets ou les retours des clients, avoir ces informations à portée de main garantit que vous travaillez toujours avec les dernières données.
Meilleures capacités de reporting
Les intranets peuvent également générer des rapports détaillés fournissant un aperçu de différentes parties de l'entreprise. Vous pouvez personnaliser ces rapports pour suivre des éléments tels que l'avancement du projet, la performance des employés ou la santé financière. Avec ces outils de reporting améliorés, les entreprises peuvent repérer les tendances, anticiper les défis et saisir les opportunités, ce qui est excellent pour la planification stratégique et la prise de décision.
11. Gestion de crise
Gérer efficacement une crise est crucial pour toute organisation, non seulement pour assurer la sécurité de ses employés, mais aussi pour maintenir le bon déroulement des opérations. Un intranet peut être un véritable atout dans de telles situations.
Communication d'urgence
En cas de crise (comme une attaque informatique ou une fuite de données), un outil de communication fiable est essentiel. Un intranet permet aux organisations de partager rapidement des instructions avec tous les employés, garantissant que tout le monde est au courant et sait quoi faire. Cette communication rapide peut aider à minimiser l'impact de l'incident.
Planification de la continuité d'activité
Les intranets sont inestimables pour la planification de la continuité d'activité pendant les perturbations. Ils donnent aux employés l'accès à des informations et ressources critiques, leur permettant de communiquer avec des collègues et, si nécessaire, de continuer à travailler à distance. Cela aide l'organisation à rester opérationnelle et à se rétablir rapidement des événements imprévus.
12. Solutions personnalisables et évolutives
Chaque entreprise est unique, et un intranet peut être façonné pour répondre à ces besoins spécifiques. De l'apparence générale aux fonctionnalités qu'il offre, un intranet peut être personnalisé pour correspondre à la marque et aux objectifs de l'entreprise. Ce niveau de personnalisation garantit que l'intranet n'est pas juste un autre outil, mais un atout précieux qui s'aligne parfaitement avec les objectifs de l'organisation.
Évolutif pour l'expansion
À mesure que votre entreprise se développe, vos besoins changeront. Les intranets modernes sont conçus pour être évolutifs, grandissant aux côtés de votre organisation. Que vous ayez besoin d'ajouter plus d'utilisateurs, d'introduire de nouvelles fonctionnalités ou d'intégrer des outils externes, votre intranet d'entreprise peut s'adapter à ces changements. Cette flexibilité garantit que votre intranet reste utile et efficace, peu importe l'ampleur de votre entreprise.
Intégration avec d'autres systèmes
Les intranets d'aujourd'hui ne fonctionnent pas en isolation. Ils peuvent s'intégrer sans problème à d'autres systèmes d'entreprise comme les logiciels CRM et ERP. Cela signifie que les données peuvent circuler en douceur entre les systèmes, réduisant les saisies de données redondantes et améliorant l'efficacité. Avec tout accessible depuis une seule plateforme, les employés peuvent travailler plus productivement et prendre de meilleures décisions.
Avantages de l'intranet - résumé
Il n'y a aucun doute sur les avantages d'un intranet en place. De l'amélioration de la communication interne et de la collaboration et de l'amélioration de l'engagement des employés à assurer la sécurité et à permettre l'automatisation des flux de travail, les avantages sont nombreux.
Lors de la planification de la création de la plateforme interne, il est important d'identifier les besoins de l'entreprise et de construire un intranet basé sur les objectifs qu'il doit atteindre. En voyant les changements qu'il a entraînés au fil du temps, un intranet devrait être amélioré pour utiliser ses capacités de la manière la plus efficace. Les avantages d'un intranet sont clairs, et investir dans un intranet bien conçu peut améliorer considérablement les opérations commerciales et la satisfaction des employés.
