Comment créer un flux de travail efficace pour la création de contenu ? 5 étapes clés

Le développement en équipe des publications de l’entreprise est une bonne étape pour garantir leur haute qualité. Cependant, la coopération dans ce domaine devrait être structurée afin d’attraper les erreurs plus rapidement et de prévenir la publication de matériaux inachevés sur le site web. À cette fin, il est utile d’utiliser un flux de travail de création de contenu soigneusement planifié. Qu’est-ce que c’est, et comment le concevoir ?

Quelle est la définition du flux de travail ? 

Selon la définition du flux de travail, c’est un processus composé de différentes tâches pouvant être assignées à des membres individuels de l’équipe et dont le statut peut être modifié au fur et à mesure de la progression du projet. Cela aide à organiser les activités qu’un groupe ou une personne entreprend en programmant les étapes appropriées pour un type particulier de projet. 

Le flux de travail est l’une des caractéristiques des bons systèmes CMS. Il facilite la production de contenu dans les entreprises et les rédactions impliquant plus d’une personne dans le processus, améliorant ainsi la qualité des publications.

Pourquoi concevoir un flux de travail de création de contenu pour votre entreprise ?

Développer des publications dans les organisations est parfois chaotique. Il est courant de sauter certaines étapes cruciales, telles que la relecture. Mettre ce processus en ordre apporte de nombreux avantages, tels que :

• Augmentation de la productivité lors de la création de contenu – Les systèmes CMS qui vous permettent de concevoir votre flux de travail facilitent la publication à temps, avec l’option de fixer des délais pour chaque étape et une meilleure organisation des tâches.
• Assurer la cohérence du style et la justesse linguistique – inclure une relecture détaillée et une standardisation du style dans le flux de travail de création de contenu permet de réduire le nombre d’erreurs ou même de les éliminer complètement.
• Meilleure organisation du travail – diviser le travail sur les textes et autres types de contenu en étapes plus petites facilite son exécution.
• Améliorer la communication de l'équipe – assigner des employés à des tâches spécifiques est un moyen facile de leur attribuer des responsabilités et des compétences sur des projets particuliers. Changer les statuts, à son tour, permet aux membres de l’équipe de s’informer rapidement des progrès.
• Capacité à vérifier le travail en cours – avec des informations sur qui est responsable de chaque étape du travail, les responsables peuvent plus facilement acquérir des connaissances sur les compétences actuelles des personnes qu'ils embauchent. En conséquence, ils peuvent mieux planifier le développement de leurs compétences en création de contenu. 

Les avantages susmentionnés de l’utilisation des flux de travail peuvent être appréciés par les équipes dont les processus ont été planifiés en fonction de leurs besoins et en tenant compte des défis typiques de projets spécifiques.

Comment créer un flux de travail pour l'équipe éditoriale ?

Les flux de travail peuvent être créés dans un CMS qui dispose de solutions telles que les statuts de publication ou l'attribution de rôles aux utilisateurs. Les éditeurs peuvent s’appuyer sur des modèles de flux de travail prêts à l’emploi ou concevoir leurs propres processus à partir de zéro dans le système de gestion de contenu.

Lire aussi : Comment choisir un système de gestion de contenu (CMS) ?

1. Définir les types de contenu à créer

Les organisations qui choisissent de concevoir des flux de travail devraient garder à l’esprit d’adapter les processus à des types spécifiques de contenu. C’est différent de créer une critique et une autre de créer une interview. Diverses tâches doivent être effectuées pour publier un essai photo sur un site Web, et des tâches supplémentaires pour préparer un webinaire ou une autre vidéo à partager sur la page Web. 

Les types de contenu pour lesquels des flux de travail doivent être conçus dépendent de la stratégie de communication marketing de la marque. Les éditeurs de journaux auront probablement besoin de processus pour créer des colonnes, des interviewes, des critiques ou des communiqués de presse. Les entreprises de type business-to-business ont souvent besoin de développer différents types de pages de destination, des articles de blog et des publications promotionnelles pour les réseaux sociaux.

Les institutions culturelles, quant à elles, outre la publication d’articles sur leurs portails, doivent également promouvoir les événements qu’elles organisent, ainsi que partager des comptes rendus photo et vidéo. Chacun de ces types de contenu doit être créé d’une manière spécifique. Le processus nécessite l’implication de spécialistes particuliers (par exemple, traducteurs, relecteurs, monteurs de films, graphistes, éditeurs et rédacteurs) à chaque étape du travail.

2. Déterminer les tâches nécessaires

Après avoir indiqué les formes de publications que l’entreprise développera, il est nécessaire de se concentrer sur les tâches détaillées à réaliser pour produire un contenu spécifique. Le travail qui entrera dans les étapes particulières d’un flux de travail donné dépend du résultat escompté. Il vaut la peine de prendre le temps supplémentaire pour réfléchir attentivement au processus et identifier les objectifs étape par étape qui doivent être atteints avant la publication aussi en détail que possible.

Voici quelques exemples de tâches qui pourraient être des étapes dans le processus de création des types de publication mentionnés précédemment :

• Article de blog – recherche de mots clés, préparation des grandes lignes (appelées brief), vérification et autorisation des grandes lignes, rédaction du texte, relecture, traduction dans d’autres langues, optimisation du contenu et ajout de graphiques, et publication.
• Interview – collecte d’informations sur l’interviewé, préparation d’une liste de questions, conduite de l’interview, transcription et traitement du texte, relecture, autorisation et publication.
• Photojournalisme – prendre des photographies, sélectionner des photos pour l’album, conception graphique du matériel et publication.

Les tâches dans un flux de travail donné peuvent être assez nombreuses. Pour assurer un contenu de qualité, elles doivent être exécutées dans un ordre réfléchi. 

3. Rendre le processus de création de contenu plus ordonné

Les personnes responsables de la conception du flux de travail pour un type particulier de contenu devraient considérer quelles tâches elles doivent faire en premier et lesquelles en dernier. Dans certains cas, les diverses activités doivent se succéder en conséquence. Par exemple, la traduction de texte doit se faire seulement après les corrections, et une interview ne doit pas être publiée avant que le contenu soit autorisé.

Vous pouvez structurer le travail en assignant les données des employés aux tâches lorsque leur expertise est nécessaire et en modifiant le statut des publications de manière continue à mesure qu’elles progressent. Les entreprises ont des processus simples et plus compliqués. Les flux de travail non compliqués nécessitent généralement uniquement deux statuts : Brouillon et Publié. 

Lors de la création de contenu nécessitant l’autorisation d’une personne responsable au sein de l’organisation, d’un partenaire de l’entreprise ou de l’interviewé, il est essentiel de pouvoir générer un aperçu du matériau non publié. 

4. Attribution de rôles aux employés

Lors de la définition des tâches et de l’ordre dans lequel elles doivent être effectuées, il est également intéressant de savoir quelles personnes seront nécessaires dans le processus créatif et quelles seront leurs responsabilités dans le projet.  Il est conseillé d’avoir des employés avec les qualifications appropriées pour effectuer des tâches spécifiques dans le flux de travail. Vous pouvez distinguer entre les spécialistes en rédaction de textes, relecture, création de graphismes, enregistrement de vidéos ou commentaire sur les aspects substantiels.

Vous pouvez lier les rôles du personnel aux statuts individuels dans le flux de travail. De cette façon, lorsque l’auteur termine la création de la version originale du texte et l’envoie pour évaluation substantielle, la personne autorisée à commenter recevra immédiatement une notification. De plus, la confusion peut être évitée en excluant les personnes non autorisées de l'action à certains stades. 

5. Gestion du flux de travail

Le droit d'attribuer des statuts et des délais aux tâches peut être réservé à l'administrateur du site ou au responsable de l'équipe de rédaction. Cela leur donnera plus de contrôle sur les processus en cours. Une telle personne devrait également être capable de restaurer les statuts de publication supprimés pour protéger l’équipe contre les pertes indésirables dues à des erreurs.

Une tâche essentielle dans le contrôle du flux de travail est la gestion des rôles, c'est-à-dire l'attribution et la révocation des permissions. La création de publications peut nécessiter la participation de tiers, auquel cas il est utile de générer un aperçu du texte et de le rendre disponible à d’autres avec la garantie qu’ils ne peuvent pas le modifier. 

Un jeton peut être généré à partir de contenu avec un statut de brouillon, ce qui permet aux personnes sans compte CMS de voir le matériel. Le jeton ne permet que l'aperçu. Il est utilisé pour montrer le contenu aux partenaires pour autorisation avant publication. 

Outils pour développer des flux de travail de contenu

Il existe plusieurs systèmes CMS où il est possible de concevoir un flux de travail pour une équipe. De tels  outils d'édition peuvent être personnalisés avec des plugins et des modules disponibles. 

Un tel système de gestion de contenu est Drupal, qui permet aux utilisateurs de définir le statut d'une tâche (concernant la création d'un article, par exemple) comme non publié et publié. Le premier rend le texte enregistré dans le CMS visible uniquement pour ceux qui y travaillent et ont l'accès approprié. Passer au deuxième statut permet au contenu d’être disponible pour les utilisateurs anonymes du site.

Vous pouvez étendre ces capacités de base fournies par Drupal en utilisant des modules supplémentaires tels que flux de travail et modération du contenu. Avec ceux-ci, des statuts intermédiaires peuvent être ajoutés au flux de travail, tels que : Brouillon, À modérer, À vérifier, À approuver, ou Prêt à publier.

Configuration de nouveaux statuts de contenu dans le module Workflows pour Drupal

Le module de modération de contenu vous permet d’attribuer des rôles aux utilisateurs, et donc – de leur attribuer des droits d’édition de contenu sélectionnés par l’administrateur. De cette façon, vous pouvez désigner les personnes responsables de la création, de la modération et de l'approbation des publications terminées.

Une autre solution utile est le module Content Locking. Un utilisateur qui rencontre un contenu sous un tel verrou verra toutes les fonctionnalités du CMS, mais ne pourra pas modifier la publication. Ceux ayant des privilèges suffisamment élevés peuvent briser le verrou manuellement et modifier l'entrée. Cela peut également être fait à l'aide du sous-module de délai de verrouillage de contenu. Il est utilisé pour débloquer un post après qu'un certain temps défini par la personne imposant le verrou a passé.

Flux de travail de production de contenu – résumé

Chez Droptica, nous avons déjà conçu de nombreux flux de travail qui facilitent la création de contenu pour les entreprises. Un exemple est les solutions utilisées dans le CMS personnalisé pour les éditeurs du site Zawsze Pomorze. Ce qui le distingue, c’est la simplicité du processus. Il permet la création et la modification d’une version brouillon, son approbation par des utilisateurs autorisés, et la planification de la publication à un jour précis. L'outil permet aux rédacteurs de créer du contenu sans grandes restrictions. 

Avez-vous besoin d’une solution similaire ? Nous pouvons créer un CMS personnalisé pour vous, que nous équiperons d’un flux de travail de contenu adapté aux tâches à accomplir et au style de travail de votre équipe.